Текст книги "Продуктивная лентяйка. Как не делать лишнего и все успевать"

2
Систематизируйте

Научитесь отбирать проекты и задачи, которые окажут наибольшее влияние на ваши цели и приоритеты.

На следующем этапе методики «БЛАГОполучия» мы будем учиться строить повседневную жизнь вокруг ваших уникальных приоритетов, которые вы открыли в разделе 1. Мы задумаемся о том, как расходуем три своих ценнейших ресурса: время, энергию и внимание, а также узнаем, как использовать их максимально эффективно, чтобы тратить свою жизнь на то, что действительно имеет значение.

Мы вместе поработаем над изменением вашего мышления, чтобы вы понимали, почему нужно перестать хвататься за все подряд, зачем необходимо сжигать мосты к отступлению и как правильно расставить свои приоритеты. Вы изучите простой алгоритм, который поможет вам определять важность задач и проектов и, соответственно, знать, куда направить свое время, энергию и внимание. Цель данного этапа – научиться ставить «первоочередные дела» (приоритеты) на положенное им первое место.

МЕТОДИКА БЛАГОПОЛУЧИЯ

Глава 4. Систематизируйте свое внимание

Биться головой о стену в надежде превратить ее в дверь – это пустая трата времени.

Коко Шанель

День близится к вечеру, я чувствую себя потрепанной, как старая футболка. Я рыкаю на Джона с детьми, потому что кроме раздражения и усталости во мне больше ничего не осталось. У меня нет даже времени присесть. Я все время работаю. Все время к чему-то стремлюсь, притворяясь счастливой, а сама постоянно задаюсь вопросом «почему?». Почему я так завалена делами, что мне даже некогда перевести дыхание? Я так стараюсь быть во всем на высоте; я просто не могу позволить себе слабину. И этот психологический прессинг действует мне на нервы.

Я уже утром просыпаюсь с чувством, что что-то упустила. Что день безвозвратно потерян. Не позволяя себе понежиться в теплой постели, я на всех парах мчусь за ним вдогонку и отчаянно пытаюсь наверстать упущенное.

Я нашла этот крик души на обрывке бумаги в какой-то старой книге. Края бумаги были ровными и гладкими, как четырехлистный клевер в моей семейной Библии, а словосочетание «не могу» подчеркивалось столько раз, что страница местами прорвалась силой моего отчаяния. Я перечитала этот фрагмент своей прошлой жизни и попыталась вспомнить, в какой из дней его написала. В жаркий июльский вторник или в прохладное мартовское воскресенье?

Честно говоря, это не имело значения, потому что на том жизненном этапе я разрывалась между делами, не имея никакого истинного направления. Я загружала себя занятиями, которые тогда казались мне очень важными, а сейчас не могу припомнить ни одного из них. Я находилась в постоянной депрессии, разрываясь на части и не зная, на чем сосредоточиться.

Я не умела говорить «нет», переживала о том, «что подумают люди», и корила себя за то, что недостаточно много делаю, даже тогда, когда я целыми днями носилась как угорелая, стараясь не упустить ни единой возможности. Мое внимание рассеивалось во все стороны, как листья на ветру. Тогда я еще не знала, какое это счастье – жить, сосредоточившись на том, что действительно важно; мне еще предстояло открыть радость свободы от суеты.

СЛИШКОМ МНОГО – ЭТО ИНОГДА ДЕЙСТВИТЕЛЬНО СЛИШКОМ

На протяжении долгого времени я понятия не имела, как следует распоряжаться своим временем и энергией. Я не была продуктивной, а просто бегала и суетилась, заполняя свои дни, но не душу. Мне не хватало фокуса внимания – одного из трех ключевых элементов продуктивности, позволяющего эффективно организовывать свой день.

Чтобы быть действительно эффективными, нужно уметь фокусировать свое внимание. Однако по своему опыту я знаю, что это нелегко. Бесконечные телефонные звонки, сигналы входящих сообщений и многочисленные заманчивые возможности рассеивают наше внимание в тысяче разных направлений. В эпоху цифровых технологий мы получаем столько информации, сколько нашим предкам и не снилось. У нас есть «умные» часы, измеряющие частоту нашего пульса, мобильные приложения, напоминающие нам о необходимости взять зонт, смартфоны с уведомлениями о дорожных пробках и больше новостных ресурсов, чем нам необходимо.

Казалось бы, такое обилие информации должно упростить жизнь, но, как ни парадоксально, принимать решения становится все труднее. Когда на нас обрушивается столько всего, у нас начинают закипать мозги, и мы просто не знаем, что выбрать.

Подсчитано, что наши нервные окончания получают около одиннадцати миллионов битов информации в секунду, но наш мозг может переработать всего сорок битов. Чарльз Дахигг назвал этот феномен информационной слепотой. В своей книге «Восемь правил эффективности: умнее, быстрее, лучше» он пишет: «Неспособность пользоваться данными, когда их становится слишком много, называется информационной слепотой. Если снежная слепота подразумевает утрату способности отличать заснеженные деревья от холмов, то информационная слепота предполагает отказ мозга впитывать информацию, когда та поступает в избытке». Другими словами, мы просто физически не можем разглядеть отдельные снежинки в сильную метель и решаем прекратить это бесполезное занятие.

Нередко проблема заключается в выборе между несколькими «хорошими» решениями. Хорошее, лучшее и самое лучшее – на чем остановиться? Я вас слышу.

Одна из моих читательниц, Аманда из Южной Дакоты, в своем письме очень удачно описала эту дилемму:

У меня море замечательных мыслей и идей… но ПРОБЛЕМА с их практическим осуществлением. Как только доходит до дела, меня охватывает полный паралич. Я просто не знаю, с чего начать, чтобы сделать свою жизнь более гармоничной и счастливой.

И Аманда в этом не одинока, мы все испытывали подобные чувства.

МЫ ДОЛЖНЫ «СЖЕЧЬ КОРАБЛИ»

Архимед был древнегреческим математиком и изобретателем.

О нем сохранилось много забавных историй, но моя самая любимая легенда о том, как Архимед защищал свой родной город Сиракузы от римлян.

Архимед знал, что силы неравны и у его соотечественников нет сложного вооружения и техники для защиты своего побережья, поэтому он придумал простую конструкцию из зеркал, которую установили на одном из высоких утесов. Это сооружение выполняло одну-единственную функцию: оно отражало лучи солнца. Направляя солнечные лучи на приближающиеся корабли противника, Архимед сумел сжечь весь вражеский флот, захватчики даже не ступили на его родную землю. Важно заметить, что ключевую роль в победе сыграло не столько солнце, сколько фокусирование солнечной энергии.

Как верно заметил Александр Грейам Белл, «полностью сосредоточьтесь на том, что вы делаете. Солнечные лучи позволяют добыть огонь, только если их сфокусировать в одной точке». Поэтому речь не о том, чтобы прилагать неимоверные усилия, необходимо сконцентрировать свои усилия на чем-то одном.

Одним из способов, благодаря которому можно «добыть огонь», является постановка целей. Правильно поставленные цели, подобно зеркалам и увеличительным стеклам Архимеда, собирают наше внимание и силы в мощный пучок сфокусированной энергии и мотивации. Они позволяют абстрагироваться от суеты и сосредоточиться на том, что для нас действительно важно.

Это ключевой фактор успешного движения по пути, который указывает нам наша «путеводная звезда». Цели – это надстройка над базисом, который мы создали; они помогают нам принимать решения, способствующие достижению желаемого результата.

Возможно, что вы, как и большинство людей, сомневаетесь в эффективности и практической пользе постановки целей (особенно если прошлый опыт убедил вас в обратном). Чтобы развеять ваши сомнения, приведу данные эмпирических исследований.

Незадолго до получения престижных дипломов MBA выпускников Гарвардского университета попросили ответить на вопрос: «Есть ли у вас четкие, сформулированные на бумаге цели и планы их достижения?» Оказалось, что 84 процента студентов вообще не имели целей, 13 процентов мысленно их представляли, и только 3 процента четко сформулировали и записали свои жизненные цели и планы.

Через десять лет среди тех же выпускников снова провели соцопрос. Он показал, что люди, мысленно представлявшие свои цели, зарабатывали в два раза больше тех, кто вообще не имел целей. Впечатляет, не так ли? Но настоящего успеха добились те 3 процента, которые четко сформулировали и записали свои жизненные цели и планы: они зарабатывали в десять раз больше, чем остальные 97 процентов, вместе взятые.

Почему целеполагание эффективно? Потому что цели помогают понять, куда нам идти, что делать и на чем фокусироваться. Они естественным образом направляют наше время и энергию в нужное русло.

Как можно выстроить маршрут, не зная конечного пункта назначения? Цели – это ориентир, мишень. Зиг Зиглар сказал: «Если вы никуда не целитесь, вы будете каждый раз промахиваться». Но мы же не хотим промахиваться, верно? Мы обладаем способностью «сжигать корабли», и такая способность называется концентрацией.

Когда мы теряем из фокуса свои приоритеты, то просто бредем по жизни куда глаза глядят и куда нас заносят события дня. Фокусирование – это действие, требующее принятия решений. Эти решения могут показаться трудными. Когда мы сознательно исключаем из своей жизни бесчисленные возможности и «суету», нам кажется, что мы себя ограничиваем. На самом же деле именно это дает нам свободу жить так, как мы действительно хотим.

УСТАНОВЛЕНИЕ ГРАНИЦ ОТКРЫВАЕТ НОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Чтобы расти и процветать, нужно от чего-то отказываться. Я знаю, что это звучит противоречиво, но представьте свою жизнь в виде сада: разве вы садите растения одно на другое? Разве засаживаете свой участок так, чтобы там не было свободного места? Или оставляете каждому растению пространство, позволяющее получать достаточно дождя и солнечного света, чтобы расти и плодоносить? Нам тоже необходимо такое пространство. И единственный способ его иметь – создать его для себя. Нам необходимы границы.

Слово «границы» часто ассоциируется у нас с ограничениями. Мы не понимаем, что границы – это на самом деле источник свободы. Четкие границы создают пространство, на котором мы должны сосредоточиться.

Как-то я услышала пример о границах, который помог мне собрать все фрагменты пазла. Я хочу поделиться с вами этим примером в надежде, что он сделает для вас аналогичное. Представьте себе школу возле оживленной трассы. На перемене детям не разрешают отходить далеко от здания, чтобы не подвергать свою жизнь опасности. Но что, если на территории той же школы сделать игровую площадку и установить вокруг нее забор, границу? Тогда дети смогут свободно бегать и играть. Перед ними откроется масса возможностей, от игры в мяч до салочек. Границы дадут им свободу передвижения и исследования окружающего мира.

Что-то подобное необходимо и в жизни – не заборы, защищающие нас от машин, а «отсеки», дающие нам пространство и свободу.

В разделе 1 книги мы говорили о трех главных жизненных сферах: работе, семье и личной жизни. Создание границ и «отсеков» позволяет целенаправленно и поочередно фокусироваться на каждой из этих сфер, уделяя им должное время и внимание.

Должное – не значит одинаковое. Иногда какой-то сфере требуется больше времени и внимания. Помните, что смысл не в балансе (баланса не существует), а в гармонии.

В течение дня мы передвигаемся по «отсекам» своей жизни, как по дому, переходя из одной комнаты в другую и закрывая за собой двери. Важно заметить, что это не вращающиеся двери, мы должны плотно закрыть в своем уме одну дверь, прежде чем открыть другую. К примеру, уходя из офиса, я закрываю дверь своего рабочего «отсека» и открываю дверь семейного. Только так я могу полностью посвятить себя семье, уделяя своим родным внимание, которое они заслуживают.

Я знаю, что это может быть проблематично, мы все норовим оставить какую-нибудь дверь приоткрытой, чтобы, например, «быстренько» проверить почту, разговаривая с мужем или женой. Но что мы этим даем понять?

Иногда мы сами мешаем себе сосредоточиться.

Вы догадываетесь, о чем я говорю. Мы проверяем на своем телефоне почту, ничего там не видим и через две минуты зачем-то снова ее проверяем. Что могло измениться за две минуты? Или, более существенный вопрос, что мы ожидаем там увидеть? По данным одного исследования, люди считали, что проверяют почту каждые пятнадцать минут, в то время как на самом деле заглядывали в нее каждые пять минут! Это значит, что мы сами себя отвлекаем и даже не отдаем себе в этом отчета.

Мы должны прекратить эти бесконечные поползновения в почтовый ящик. Не знаю, как в вашем, но в моем почтовом ящике больше «крепких орешков», чем «талисманов удачи», – не сильно много радости их грызть!

Впрочем, не стоит во всем винить технологии. В действительности эта склонность заложена у нас в генах. Согласно тому же исследованию, большинство людей, проверяющих каждые пять минут почту, не получают никаких «сигналов тревоги» и «пищи для ума», и рука сама тянется к телефону. Наш мозг устроен таким образом, чтобы постоянно сканировать новую информацию. Эта особенность замечательно помогала нашим предкам, которые жили в пещерах и все время были начеку, добывая себе пищу или спасаясь от хищников, но в современном цифровом мире, где отвлекающие факторы повсюду, она, скорее, мешает. Исследования показывают, что среднестатистического работника отвлекают каждые одиннадцать минут. Чтобы снова войти в курс дела, нужно около двадцати пяти минут. В итоге почти треть рабочего дня уходит на то, чтобы сосредоточиться на работе.

Так как же сфокусироваться на своих приоритетах и задачах в современной культуре 24/7? Способность к концентрации может показаться роскошью, но это не роскошь, а залог настоящей продуктивности.

Устанавливая четкие границы и временные рамки, мы способны быть максимально эффективными и добиваться максимально возможных результатов. Подумайте об этом. Когда вы на работе, вы деловой человек. В остальное время вы играете остальные жизненные роли: жены, матери, лучшей подруги, тети, соседки. Дайте себе возможность блистать в каждой из своих ролей. Границы позволят вам это сделать.

Когда же у нас нет четких границ, окружающие постоянно вторгаются в наше личное пространство и загружают нас своими делами и проблемами. И, честно говоря, это не их вина. Если мы не обозначаем свои границы, как людям узнать, что они их нарушили?

ПРЯМАЯ И ЯСНАЯ КОММУНИКАЦИЯ

Я подхожу к стопке бумаг и, поколдовав, вытаскиваю из нее сложенный вчетверо лист. Развернув его, вижу нацарапанные черными чернилами слова: «Питер Пен». У меня вырывается вздох облегчения, а на лице появляется непроизвольная улыбка. «Просто, – думаю я. – Они быстро отгадают шараду, и мы выиграем». В нашей семье игра в шарады – это свято чтимая традиция, задающая тон всем выходным. Мы должны задать им правильный тон.

Я уверенно иду в центр комнаты и жестом показываю, что это книга. Про себя покатываюсь со смеху от того, как легко мы сейчас всех обставим. Я ставлю ноги на ширине плеч, расправляю грудь и помещаю руки на бедра, в стиле Питера Пена.

«Чудо-Женщина!» – дружно кричат все. Серьезно? Я отрицательно мотаю головой, но все снова кричат: «Чудо-Женщина!» Как они не могут понять, что я – Питер Пен? Это же так очевидно! Я еще сильнее мотаю головой, уверенная, что теперь-то уж они точно догадаются. Но они наперебой начинают перечислять одного комического персонажа за другим.

И так я стою, с руками на бедрах, недоумевая, как мы добрались до Спайдермена и Питера Паркера, когда я явно Питер Пен.

В жизни мы тоже сталкиваемся с ситуациями, когда нам кажется, что ясно даем понять, чего хотим, но до людей не доходит. В этом и заключается проблема с границами. Мы считаем, что создали их, но в действительности они недостаточно четко обозначены, а потом сами недоумеваем или злимся, что кто-то вторгается в наше сакральное пространство. Люди ожидают от нас писем в восемь часов вечера или телефонных звонков в выходные дни, но это не их вина, а наша. Мы должны четко определять и ясно озвучивать свои личные границы. Но, как мы уже знаем из раздела 1, наши истории могут говорить о том, что это невежливо или эгоистично.

Позвольте мне открыть вам одну истину: доброта и твердость не исключают друг друга.

Если мы в любое время дня и ночи отвечаем на сообщения, письма и звонки, то негласно даем людям сигнал, что доступны всегда. На самом деле это очень просто решается: установите границы между работой и семьей, чтобы на работе знали, когда вы проводите время с семьей, а ваши родные и друзья уяснили, когда вас нельзя отвлекать от работы.

Дайте своим коллегам ясно понять, что в нерабочее время вы не будете моментально отвечать на письма. Многие из нас испытывают необходимость хотя бы иногда проверять почту, и это нормально. Просто не нужно все время ходить по струнке бизнеса, оставляя двери своего рабочего «отсека» открытыми. Установите конкретное время, когда вы будете туда заглядывать.

То же касается родных и друзей. Важно, чтобы они уважали границы вашего рабочего «отсека». В конце концов, как вы можете сказать своему начальнику не беспокоить вас в выходные, когда половину рабочего дня занимаетесь личными делами?

Моя лучшая подруга никогда не звонит мне в рабочее время, а я не волную ее. Мы даем друг другу возможность сосредоточиться на работе, чтобы потом в полной мере насладиться общением друг с другом (и своими семьями). И, естественно, в это время мы не пытаемся отвечать на письма или решать какие-то рабочие задачи. Мы полностью погружаемся в разговор, делая его более содержательным. Разграничение сфер своей жизни позволяет мне уделять каждой из них должное внимание.

Я знаю, что это может казаться сложным, особенно если вы работаете не в традиционном офисе, а дома или занимаетесь бизнесом. Окружающие считают, что у вас нет фиксированного рабочего дня, поэтому вы можете позволить себе отвлечься. В таких ситуациях установление границ еще более актуально. Да, это может потребовать несколько вежливых напоминаний, но я вам обещаю, что в конце концов вас поймут.

Детей тоже можно приучить уважать ваши границы и не отвлекать вас, когда вы заняты. И это не сложнее, чем научить обезьяну ездить на велосипеде. К примеру, я с раннего возраста приучила своих малышей к звуку своего рабочего рингтона, и, услышав его, они умолкали, зная, что «маме нужно поговорить по работе». Когда я рассказываю об этом, многие поражаются такой дисциплинированности четырехлетних детей, но вы когда-нибудь видели дошколят во время пожарной тревоги? Они молча выстраиваются в шеренгу и следуют указаниям воспитателя.

Вы думаете, ребята с ходу схватывают, что им нужно делать? Ничего подобного, с ними неоднократно отрабатывали эту ситуацию. Как бывшая учительница, я часто использовала со своими детьми приемы, которые применяла в классе, например, мы заранее проигрывали всевозможные сценарии, чтобы они знали, чем им заняться, пока я разговариваю по телефону. Я проводила обучение в веселой и увлекательной форме, чтобы дети считали его игрой, но все же это было обучение.

Мы нашли способы сделать границы действенными, и вы сможете. Главное – четко сформулировать и озвучить свои ожидания, а затем последовательно к ним приучить. Дети могут быть важным ресурсом вашей продуктивности, если вы им это позволите.

НО В РЕАЛЬНОЙ ЖИЗНИ ЭТО НЕ РАБОТАЕТ

Я уже слышу голоса критиков, что, мол, в типичном рабочем пространстве установить границы не представляется возможным. Представляется. Просто, чтобы встать и очертить границы своего рабочего пространства, требуется мужество, но это единственный способ инициировать необходимые перемены.

Я познакомилась с Джордан через некоммерческую организацию, в которой она работала. Это очень душевная и умная женщина, с приветливой улыбкой и необыкновенным смехом. Большую часть своей жизни она посвятила работе по осуществлению социально значимых проектов и улучшению жизни других людей.

Джордан с большим энтузиазмом записалась на тренинг «БЛАГОполучия», но, когда я стала говорить о границах на работе, она подумала: «Все это хорошо и замечательно, если вы работаете на себя. Но как это реально осуществить, если мой рабочий график от меня не зависит? Я работаю в некоммерческой организации, где всегда полно срочных дел и задач, и не думаю, что это когда-либо изменится».

Да, когда имеешь дело с крупными инвесторами и неутомимым руководством, легко рассказывать себе историю о том, что установить границы невозможно: начальство мне это не разрешит; весь рабочий процесс четко расписан и так далее и тому подобное. Но Джордан решила меня повеселить (это ее слова) и пересмотреть свой типичный день.

Она выделила два первых часа своего рабочего времени в отдельный блок «Не беспокоить», чтобы сосредоточиться на приоритетных задачах и делах. Она также решила не проверять почту в течение этих двух часов, так как знала, что это может выбить ее из колеи на весь день. Ей понравилась идея сразу решать первоочередные вопросы, но она не думала, что эта стратегия сработает. «Несбыточная мечта», – подумала она тогда.

А вот что Джордан говорит сегодня:

Так как у нас общий органайзер и люди имеют доступ к моему календарю, они заранее узнают, можно ли со мной встретиться в «заблокированное» время. Однако чаще они стараются выбирать другое время. И теперь я в кои-то веки могу сосредоточиться на том, что для меня важно, и больше заниматься стратегическими вопросами.

Я также пришла к пониманию, что карьера – это лишь одна из моих жизненных ценностей. Помню, что до рождения детей я полностью ассоциировала себя с работой, но, став мамой, захотела играть и другие роли. Разграничив свои жизненные сферы, я могу сказать себе в 17:00, что рабочий день окончен. Когда у вас пятилетний ребенок, который ложится спать в семь часов вечера, это особенно важно. Это бесценное время, и я его упустила бы, если бы не установила границы.

Вы обратили внимание, какие я употребляю слова? Решать. Стратегические. Ценности.

Что еще дали Джордан границы? Полную «банку камешков» в конце дня.

– Я реально вижу, что сделала за день. Это приносит огромное удовлетворение и повышает самооценку. Просто выделив в своем календаре двухчасовой блок времени, чтобы полностью сосредоточиться на работе и закрыть один-два проекта, прежде чем проверять электронную почту, я обрела гармонию. Удивительно, что одно незначительное изменение может иметь такой эффект домино.

Было ли какое-то неприятие? Когда Джордан впервые поделилась своими планами с коллегой по работе, то в ответ услышала:

– Но мы же некоммерческая организация и занимаемся обслуживанием потребителей!

На что Джордан парировала:

– Наши потребители только выиграют, если я отведу конкретное время для удовлетворения их запросов и потребностей. Границы позволят мне стать более эффективной.

Стратегия Джордан действительно оказалась эффективной, и она замечает, что ее коллеги тоже начинают перестраивать свой рабочий график.

Я часто слышу отговорку: «Я не распоряжаюсь своим временем». Неправда. Мы все имеем право распоряжаться своим временем, но почему-то испытываем за это вину.

Американская писательница Брене Браун выяснила, что «чем лучше обозначены границы и чем больше их уважают, тем выше у человека уровень эмпатии и сострадания. И наоборот. Трудно оставаться добросердечными, когда вы чувствуете, что вас используют». Не могу с этим не согласиться.

Нет никакой необходимости крутиться как юла, в растерянности хватаясь за все подряд, как это когда-то делала я. Когда у нас правильно определены границы, это дает нам возможность фокусировать время и энергию на своих приоритетах и быть более осознанными. Перестаньте крутиться и начните жить!