Текст книги "Кадровое дело: оформление сотрудников"

Кадровое дело: оформление сотрудников
Вера Капылова

© Вера Капылова, 2016

ISBN 978-5-4483-4464-0

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Введение

Документы по кадровому составу подлежат хранению в течение 75 лет, от правильности представленных в них сведений зависит оформление пенсий сотрудников. За ненадлежащее ведение кадровой документации российское законодательство предусматривает штрафы для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Документированию подлежит приём, кадровое перемещение и увольнение сотрудников. Приёму на работу новых сотрудников предшествует предварительная подготовка в виде ознакомления с документами, подтверждающими образование, опыт работы, состояние здоровья. Причём работодатель имеет право запросить у соискателя только определённые документы, предусмотренные трудовым законодательством. Если принято положительное решение о приёме сотрудника, то работодатель знакомит его с локальными нормативными актами, заключает с ним трудовой договор и издаёт приказ о приёме на работу. На основании приказа в трудовую книжку и личную карточку сотрудника вносится запись о приёме на работу с указанием должности и структурного подразделения.

В процессе работы может возникнуть ситуация с изменением в положении сотрудника, например, перевод на другую должность в связи с повышением, трудоустройство по совместительству, перевод в другое территориальное подразделение и т. д. В подобных случаях оформляется кадровое перемещение, инициатором которого может выступать сотрудник или работодатель. Кадровое перемещение требует документально оформленного согласия заинтересованных сторон, после достижения которого издаётся приказ и вносится соответствующая запись в трудовую книжку и личную карточку сотрудника.

Процедура увольнения регулируется ст. 77—83 Трудового кодекса Российской Федерации. Самые распространённые основания увольнения сотрудников – по собственному желанию или соглашению сторон. Также нередко необходимость увольнения возникают в связи с жизненными обстоятельствами: призывом сотрудника на военную службу, наложением ареста, утратой права доступа к государственно тайне и т. д. Каждое основание подразумевает свои особенности в оформлении документов.

В трёх разделах раскрываются вопросы относительно подготовки и оформления приёма на работу, кадрового перемещения и увольнения сотрудников. В книге приводятся формы основных кадровых приказов, и образцы заполнения трудовых книжек сотрудников. Книга рассчитана на сотрудников кадровых отделов, а также на руководителей, бухгалтеров, менеджеров и индивидуальных предпринимателей, которым приходится совмещать обязанности по кадровому делопроизводству со своей основной деятельностью.

Раздел 1. Оформление приёма на работу

Глава 1. Предварительная подготовка перед оформлением

Приём на работу нового сотрудника связан с необходимостью проверки личных данных, оформлением определённых документов, и, в ряде случаев, прохождением медицинского осмотра. Работодателю необходимо удостовериться в уровне квалификации и опыте работы претендента на вакансию. Перед тем как приступить к оформлению кадровых документов нужно понимать, что будущий сотрудник соответствует должности: имеет необходимое образование, опыт работы и нормальное состояние здоровья. Эти факты подтверждаются документально – претендент предоставляет в кадровый отдел диплом об образовании, трудовую книжку, медсправку. Уровень компетенции, деловые и личные качества, необходимые для конкретной работы, соответствие требованиям по должности выясняется во время собеседования или конкурса на должность, если таковой предусмотрен.

Предварительные медицинские осмотры при трудоустройстве необходимы для определения соответствия состояния здоровья претендента предстоящей работе. Это нужно для снижения риска аварий в связи с человеческим фактором и для предотвращения травм и заболеваний, связанных с профессиональной деятельностью. Состояние здоровья оценивает специальная медицинская комиссия. Не всем соискателям нужно проходить медосмотр, но только тем, к которым такие требования предъявляет закон.

Предварительный медицинский осмотр при заключении трудового договора должны проходить:

работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе работа под землёй)

лица моложе 18 лет

работники транспорта

работники пищевой промышленности

работники, деятельность которых связана с общественным питанием и торговлей

работники водопроводных сооружений

работники медицинских учреждений

работники детских учреждений

работники вахтовым методом

люди, устраивающиеся на работы в условиях Крайнего Севера и приравненные к ним местности

спортсмены

судьи

парикмахеры и косметологи

Для того чтобы определить, подлежит ли принимаемый работник (кандидат) по той или иной должности, профессии медицинскому осмотру, нанимателю необходимо свериться с Трудовым кодексом РФ, а также с Федеральными законами и Санитарными правилами и нормами для каждой конкретной области работы. Например, требования к прохождению медосмотра работниками вахтовым методом, выдвигает Трудовой кодекс, а требования к прохождению медосмотра сотрудниками таможенных органов Федеральный закон №114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской федерации». Для прохождения медосмотра сотруднику необходимо получить направление от работодателя и обратиться в медицинское учреждение, проводящее подобные осмотры.

Работодатель узнаёт необходимые сведения об образовании, предыдущем опыте работы и состоянии здоровья кандидата на вакансию из документов. Часть информации о себе, подтверждённая сотрудником документально, в случае трудоустройства, будет внесена в его личную карточку. Однако работодатель не имеет права требовать от лица, поступающего на работу, документы, не предусмотренные законодательством. Это будет нарушением.

Сотрудник при трудоустройстве в обязательном порядке предъявляет нанимателю только те документы, которые предусмотрены ТК РФ:

документ, удостоверяющий личность; документы воинского учёта (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу)

трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей

диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение этой работы

направление на работу в счёт брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством

индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов)

декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами11
  Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016). Ст. 26.


[Закрыть]

Понятие дисквалификации содержится в ст. 3.11 КоАП. Дисквалификация заключается в лишении физического лица права:

занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица

входить в совет директоров (наблюдательный совет)

осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом

осуществлять управление организацией

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судом. Дисквалификация устанавливается на срок от 6 месяцев до 3 лет.22
  Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 02.06.2016) КоАП РФ, Статья 3.11


[Закрыть]

Информация из реестра дисквалифицированных лиц открыта для ознакомления. Кадровик может взять необходимую информацию по этому вопросу из единой базы, в которую заносятся сведения обо всех гражданах, подвергнутых дисквалификации. Справку из этой базы полагается запросить при приёме на работу руководителя (п. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). Справку можно получить в Информационных центрах МВД по местонахождению организации. Фиксированная стоимость справки составляет 1 МРОТ для работодателя. Если за справкой обратится сам претендент в руководители, то Информационный центр окажет ему эту услугу бесплатно.

За приём на работу руководителя без такой справки для кадровика штраф не установлен, тем не менее, её нужно запросить, поскольку если выяснится, что директор подвергся дисквалификации, то штраф для организации составит 100 000 рублей (ст. 14.23 КоАП РФ). С дисквалифицированным лицом организация не вправе заключать трудовой договор и назначать его на должность генерального директора.

С 07.01.2011 в Трудовой кодекс внесены изменения, устанавливающие необходимость предъявлять справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Работодатель имеет право запросить подобную справку при приёме на работу, к выполнению которой по закону не допускаются судимые лица или лица, в отношении которых осуществлялось уголовное преследование, у следующих категорий сотрудников:

педагоги и другие лица, осуществляющие деятельность в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних (ст. 351.1 ТК РФ)

авиационный персонал (п. 3 ст. 52 Воздушного кодекса РФ)

сотрудники органов Федеральной службы безопасности (ст. 16 Федерального закона от 03.04.1995 N 40-ФЗ «О Федеральной службе безопасности»)

судебные приставы (ст. 3 Федерального закона от 21.07.1997 N 118-ФЗ «О судебных приставах»)

сотрудники таможенной службы (ст. 7 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации»)

сотрудники, обеспечивающие транспортную безопасность (ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 09.02.2007 N 16-ФЗ «О транспортной безопасности»)

работники клиринговых организаций (ст. 6 Федерального закона от 07.02.2011 N 7-ФЗ «О клиринге и клиринговой деятельности»)

лица, обеспечивающие безопасность объектов топливно-энергетического комплекса (ст. 10 Федерального закона от 21.07.2011 N 256-ФЗ «О безопасности объектов топливно-энергетического комплекса»)

Порядок выдачи справки об отсутствии судимости предусмотрен Административным регламентом Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования33
  Административный регламент Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, утвержденным Приказом МВД России от 07.11.2011 N 1121


[Закрыть]. По общему правилу для получения справки работнику нужно подать заявление по форме, приведённой в Приложении N 2 к Административному регламенту, в информационные центры территориальных органов МВД России. Срок получения справки не должен превышать 30 дней с даты регистрации заявления в соответствующем госоргане. Этот срок может быть продлён при необходимости получения дополнительной информации в иных организациях, но не более чем на 30 дней. Справка выдаётся в количестве двух подлинных экземпляров.

Работники отдела кадров изучают предъявленные документы и проверяет их подлинность. Если работодатель принимает положительное решение о приёме на работу, то в кадровом отделе снимают с документов копии, заверяет их и переносят сведения с документов сотрудника в личную карточку, после чего подлинники документов (паспорта, документа об образовании и др.) возвращают обладателю. Трудовую книжку сотрудник оставляет в отделе кадров.

Претендент на вакансию может представить будущему работодателю резюме или рекомендации с предыдущих мест работы, для того чтобы в выгодном свете продемонстрировать свои личные и деловые качества. Работодатель, в свою очередь, может попросить соискателя на вакантную должность заполнить анкету или тесты для выявления соответствия его профессиональных и личностных качеств предстоящей работе. Предоставление и оформление подобных документов не носит обязательный характер и происходит по инициативе работодателя или соискателя.

Глава 2. Заявление о приёме на работу

Работодатель не вправе требовать от сотрудника письменное заявление о приёме на работу, поскольку оно не входит в перечень документов, обязательных для предъявления при трудоустройстве. Однако на практике принято, что для оформления на работу, гражданин чаще всего всё же пишет заявление. Не существует нормативов для формы этого документа, но есть общепринятые правила делопроизводства, которым заявление должно соответствовать.

Заявление составляют в свободной форме, как правило, на листе формата А4. Текст документа можно написать от руки или напечатать на компьютере. Заявление адресуется на имя руководителя организации, в которую трудоустраивается работник. В правом верхнем углу указывается адресат заявления: должность и Ф. И. О. руководителя организации в дательном падеже, наименование организации. Ниже сотрудник пишет собственные Ф. И. О. в родительном падеже и указывает адрес своего места жительства.

Заголовок документа размещается по центру бланка. Далее следует основной текст заявления, содержащий просьбу принять на работу с указанием должности и даты начала трудовой деятельности. Заявитель подписывает бланк заявления о приёме на работу и ставит дату оформления. После этого документ передаётся кадровому работнику или другому сотруднику, занимающемуся трудоустройством персонала в организации.

Подача заявления о приёме на работу не является обязательной для большинства организаций, потому что эту процедуру не предусматривает ТК РФ. Подача заявления обязательна лишь при поступлении на государственную и муниципальную службу, в соответствии со ст. 26 Федерального закона от 27.07.2000 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации». Однако по устоявшемуся порядку вещей большинство работодателей принимают от новых сотрудников заявление о приёме. Для работодателя заявление сотрудника является дополнительной гарантией его намерений приступить к трудовой деятельности.

Текст заявления о приёме на работу составляется следующим образом:

Заявление

Прошу принять меня на работу

в_______________________ (название организации)

на должность ________________с «___» ____________ 2016 года.

подпись, дата

В тексте заявления можно указать тип работы (основной или по совместительству), наличие или отсутствие испытательного срока, график и порядок оплаты, дополнительные условия при их наличии.

Документ, подписанный сотрудником, регистрируют в установленном в организации порядке, например, в журнале регистрации входящих документов или в журнале регистрации заявлений работников. Заявление может стать основанием для приказа о приёме работника на работу по форме Т-1.

Глава 3. Ознакомление работника с локальными нормативными актами работодателя

В права и обязанности каждой организации входит разработка локальных нормативных актов – внутренних законов, которые принимаются работодателем. Локальные нормативные акты регламентируют основные аспекты деятельности организации в плане работы с персоналом и внутреннего распорядка: корпоративную культуру, действия, полномочия и права сотрудников, порядок поощрений и взысканий и т. д. Если эти важные аспекты не закреплены документально, организация рано или поздно столкнётся с правовыми последствиями. В Трудовом кодексе РФ закреплено право юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на оформление локальных нормативных актов и обязанность знакомить с ними сотрудников под подпись.

Таким образом, Трудовой кодекс РФ закрепляет право работодателя принимать локальные нормативные акты (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) и обязанность работодателя знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для всех организаций. Работодатель также имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений. Например, по вредным условиям производства, или график сменности при наличии сменной работы.

Вот перечень основных локальных актов, принимаемых работодателями:

штатное расписание

правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (при приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под подпись.)

положение об оплате труда

положение о защите персональных данных работников (при приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под подпись)

инструкция по делопроизводству

должностные инструкции и инструкции по охране труда

положения о структурных подразделениях

положение о коммерческой тайне

положение об аттестации

положение о материальной ответственности

Эти документы оформляются в первую очередь. Даже если на начальном этапе в организацию планируется набрать всего несколько человек, информацию об их количестве и размере окладов необходимо закрепить в штатном расписании, а также составить график отпусков. Отсутствие этих документов, выявленное проверкой, приведёт к административным последствиям в виде штрафа.

Согласно ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работника необходимо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с будущей деятельностью. Обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе, специалисте по кадрам или ином сотруднике, ответственном за оформление трудоустройства.

Работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Своей подписью сотрудник подтверждает, что он ознакомлен с локальными актами и правилами трудового поведения, изложенными в них. В кадровой практике существует несколько вариантов оформления ознакомления сотрудника с локальными нормативными актами:

Работники ставят подписи, подтверждающие факт и дату ознакомления на листе ознакомления, подшитом к локальному нормативному акту.

Сотрудники проставляют подписи в специальном журнале, содержащем перечень локальных актов с указанием даты ознакомления.

Сотрудники проставляют подписи в листе ознакомления с локальными актами, прилагаемом к трудовому договору

В текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Трудовой кодекс устанавливает особенности ознакомления с локальными актами для дистанционных работников, учитывая тот факт, что с развитием информационных технологий, этот способ занятости обретает всё большую популярность. Согласно ТК РФ дистанционный сотрудник может быть ознакомлен с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами путём обмена электронными документами.44
  Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016). Ст. 312. 1


[Закрыть]

Для организации очень важно зафиксировать факт ознакомления сотрудника с документами, необходимыми для выполнения его трудовой функции. Иначе, в случае нарушения, правил внутреннего трудового распорядка или должностной инструкции, работодатель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности или уволить за неисполнение обязанностей. Ведь нет документальных свидетельств, что сотрудник был ознакомлен с этими актами.

Ситуации, когда работник, прочитав документ, связанный с его трудовой деятельностью, отказывается ставить подпись, подтверждающую ознакомление с ним, возникают редко, но всё же имеют место быть. Чаще всего сотрудники отказываются подписывать положение о материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации, а также должностные инструкции. Скорее всего, такие сотрудники руководствуются тем, что в случае санкций по отношению к ним, они смогут легко оспорить применение взысканий, ведь подписи, подтверждающей ознакомление, нет.

Для работодателя в этом случае оптимальным решением будет попробовать убедить работника подтвердить факт ознакомления подписью. Если это не удастся сделать, работодателю в подобных обстоятельствах рекомендуется документально зафиксировать отказ от проставления подписи в ознакомлении с локальными актами после их прочтения при свидетелях. Также возможно применение к несговорчивому сотруднику дисциплинарного взыскания.