Текст книги "Кадровое дело: оформление сотрудников"

Глава 4. Заключение трудового договора

Трудовой договор является документом, отражающим основные аспекты трудовых отношений работодателя и сотрудника.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определённую этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.55
  Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016). Ст.. 57.


[Закрыть]

Как правило, для всех должностей составляется один макет трудового договора. В случае заключения трудового договора с конкретным сотрудником в нём указывается название должности. Более подробная информация по требованиям, обязанностям, правам и ответственности по этой должности прописывается не в трудовом договоре, а в должностных инструкциях. Трудовой договор необходимо тщательно подготовить с учётом специфики конкретной организации. Текст трудового договора необходимо согласовать с руководителем и с юридической службой организации. Сторонами трудового договора выступают работник и работодатель.

Перед составлением типового бланка трудового договора, необходимо определиться с его видом. Трудовые договоры бывают:

Срочные

Бессрочные

Срочные трудовые договоры заключаются на срок до 5 лет. Как правило, такие договоры заключают с сотрудниками, нанимаемыми на временные или сезонные работы.

Организация имеет право заключать срочный трудовой договор в следующих случаях: для работы в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, на любой определённый срок, не превышающий пяти лет (например, на время длительного отпуска постоянной сотрудницы в связи с отпусками по беременности и родам и уходу за ребёнком до полутора лет), в случае сезонного или временного характера работ, для производственного обучения на срок не менее шести месяцев, с руководителем организации на срок, определяемый уставом данной организации

В трудовой договор в обязательном порядке вносят сведения, перечень которых указан в Трудовом кодексе РФ:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (название организации с указанием юридической формы или фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица)

сведения о документах, удостоверяющих личность работника и учредительных документах работодателя – устава или учредительного договора для организации и свидетельства о государственной регистрации для индивидуального предпринимателя

идентификационный номер налогоплательщика

сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (устав, приказ о назначении на должность)

место и дата заключения трудового договора66
  Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016). Ст.. 57.


[Закрыть]

Эти данные указывают в преамбуле договора и под текстом в реквизитах сторон. Основной текст трудового договора разбивают на разделы: общие положения, обязанности, права и ответственность сторон, режим труда и отдыха, характер работы, условия оплаты, другие условия. В тексте договора по пунктам описывают трудовые функции и обязанности работника, его права и ответственность за нарушение трудовой дисциплины и принятых в организации правил, обязанности работодателя, его права и ответственность, время работы и отдыха работника, с указанием выходных дней, а также количество дней положенного работнику отпуска, размер должностного оклада, всевозможные надбавки. Процесс внесения в трудовой договор изменений и дополнений, а также условия его расторжения указываются в документе, как правило, предпоследним пунктом

В текст договора обязательно включают существенные условия работы:

место работы, в случае, если работнику предстоит работать в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения

трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации)

дата начала работы, в случае, если заключается срочный трудовой договор – срок действия и причины, выступающие основанием для его заключения

условия оплаты труда (размер оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты)

режим работы и отдыха

компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте

условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, другой характер работы)

условие об обязательном социальном страховании работника

другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права для конкретной сферы работы

В трудовом договоре могут быть внесены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, например:

об испытательном сроке

об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя

об условиях дополнительного страхования работника

другое

Трудовое законодательство РФ предусматривает испытательный срок для работника с целью проверки его профессиональной пригодности. Это условие может быть включено в трудовой договор согласно ст. 70 ТК РФ. Если это условия отсутствует в трудовом договоре, будет считаться, что работник принят на работу без испытательного срока. Трудовой кодекс предусматривает случаи, когда сотрудник приступает к работе без заключения трудового договора.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, – не позднее трёх рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом.77
  Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016). Ст. 67


[Закрыть]

В этих случаях условие об испытании может быть включено в трудовой договор, только если стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы. Срок испытания не должен превышать трёх месяцев. Для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций – установлен испытательный срок шесть месяцев, если иное не предусматривают федеральные законы (на государственной гражданской службе срок испытания установлен от трёх месяцев до года, в правоохранительных органах до шести месяцев).

В период испытания на работника в полной мере распространяются положения трудового законодательства и других правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов.

Работодатель не имеет права установить испытательный срок для следующих категорий работников:

беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет

лиц, не достигших возраста восемнадцати лет

лиц, окончивших образовательные учреждения начального, среднего и высшего профессионального образования, имеющих государственную аккредитацию, и впервые поступающих на работу по полученной специальности в течение одного года со дня окончания образовательного учреждения

лиц, избранных на выборную должность на оплачиваемую работу

лиц, приглашённых на работу в порядке перевода от другого работодателя по согласованию между работодателями

лиц, заключающих трудовой договор на срок до двух месяцев

лиц, избранных по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведённому в порядке, установленном трудовым

законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права

иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором.

Условие об испытательном сроке предоставляет работодателю право при неудовлетворительном результате испытания расторгнуть трудовой договор с работником, в том числе до окончания срока испытания. От этом необходимо предупредить работника в письменной форме за три дня с указанием причин, ставших основанием для признания работника не прошедшим испытание. Работник имеет право обжаловать через суд это решение работодателя. При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора производится без учёта мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия.

Работник считается выдержавшим испытание, если он продолжает работу, после истечения испытательного срока. В этом случае расторжение трудового договора допустимо только на общих основаниях. Если в течение испытательного периода работник приходит к выводу, что данная ему работа не является для него подходящей, он имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, оповестив об этом работодателя в письменной форме за три дня.

Трудовой договор заключают в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами. Один экземпляр передаётся работнику, а второй – остаётся у работодателя. На экземпляре работодателя должна стоять роспись работника, подтверждающая, что он получил второй экземпляр.

Экземпляр трудового договора получил

Ф.И.О., подпись сотрудника, дата получения

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания обеими сторонами, если иное не установлено федеральными законами, или со дня фактического допущения к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Подписанный трудовой договор является основанием для приказа работодателя о приёме на работу. Содержание приказа о приёме (должность сотрудника, условия и режим работы, оклад) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ о приёме на работу объявляется работнику в трёхдневный срок со дня фактического начала работы под подпись.

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, указанного в трудовом договоре. Если в тексте трудового договора не прописан день начала работы, то сотрудник должен приступить к исполнению обязанностей на следующий рабочий день после вступления договора в силу. Если сотрудник по каким-либо причинам не приступил к работе в день, установленный законом или договором, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. В этом случае трудовой договор считается незаключенным.

Российское законодательство запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора, а также прямое или косвенное ограничение прав или установление преимуществ в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, возраста, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. Не допускается отказ в заключении трудового договора женщинам по причине беременности или наличия детей.88
  Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016). Ст. 64.


[Закрыть] Не допускается отказ в заключении трудового договора сотрудникам, приглашённым в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. При мотивированном отказе от заключения трудового договора, работодатель обязан по требованию работника сообщить ему причину отказа в письменной форме.

Завершающим этапом заключения трудового договора становится его регистрация в журнале регистрации трудовых договоров.

Глава 5. Издание приказа о приёме на работу

Новый сотрудник оформляется приказом о приёме на работу, который издаёт работодатель на основании заключенного трудового договора, согласно Трудовому Кодексу РФ. Такой порядок защищает права работника и работодателя, поскольку трудовым договором определяет права и обязанности сторон. Приказ о приёме издаётся, если стороны пришли к согласию по всем моментам будущей совместной деятельности. Содержание приказа о приёме всегда соответствует условиям заключенного трудового договора.

Приказ о приёме на работу объявляется сотруднику под подпись не позднее трёх дней со дня фактического начала работы. По требованию сотрудника кадровая служба работодателя обязана выдать ему заверенную копию данного приказа. Для получения копии приказа о приёме на работу сотрудник должен подать в кадровый отдел письменное заявление, с соответствующим требованием.

Приказ о приёме составляется в соответствии с унифицированной формой № Т-1, утверждённой постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты и указаний по их заполнению». См. Приложение 1.

Текст приказа содержит Ф. И. О. сотрудника, наименование должности, наименование организации и структурного подразделения, условия и режим работы, оклад и дату трудоустройства. При наличии испытательного срока указывают его продолжительность. Основанием для заключения приказа является трудовой договор, поэтому в документе необходимо дать ссылку на его номер и дату. Сотрудник ставит на приказе подпись и дату ознакомления. Документ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов о приёме на работу для придания ему юридической силы.

Если на работу принимаются одновременно несколько сотрудников, для экономии времени и бумаги рекомендуется использовать унифицированную форму N Т-1а. См. Приложение 2. В случае оформления приказа на группу сотрудников, подписи ознакомления можно проставить на отдельном листе, который прилагается к исходному документу.

С учётом последних изменений законодательства унифицированные формы не обязательны для оформления кадровых документов и организация может разработать собственные формы. На практике большая часть работодателей использует унифицированные формы, поскольку они отражают все необходимые аспекты кадровой деятельности. К тому же эти формы загружены практически во все отечественные программы для автоматизированного учёта кадров.

Оформление приказа приёма на работу происходит после заключение трудового договора, только на основании которого можно приступать к оформлению трудовых отношений. Содержание приказа должно полностью соответствовать положениям трудового договора. Приказ о приёме на работу, в свою очередь, является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника.

Даты составления приказа о приёме на работу, заключения трудового договора и начала работы могут не совпадать. Дата начала работы вполне может оказаться более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ. Соответственно этот факт должен быть обозначен в документах.

Глава 6. Запись в трудовой и личная карточка

На основании личных данных работника, подтверждённых документами сотрудником кадровой службы заполняется личная карточка работника. Этот документ заверяется подписями самого работника и сотрудника отдела кадров. Точный срок заполнения карточки в законе не установлен. На практике первичное заполнение личной карточки производится не позднее чем через три дня с даты фактического начала работы. Для личной карточки работника существует унифицированная форма № Т-2, которую можно взять в альбоме унифицированных форм. Для учёта личных данных государственных и муниципальных служащих предусмотрена форма личной карточки N Т-2ГС (МС), утверждённая также Постановлением Госкомстата N 1.

В личную карточку вносятся данные о возрасте, семейном положении, образовании, опыте работы и другие личные сведения, подтверждённые документами. В личную карточку в обязательном порядке вносится информация о кадровых перемещениях сотрудника, поощрениях и взыскания, а также обо всех изменениях в личных данных (например, о смене фамилии).

Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведёт трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной, согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66). Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить. В случае когда работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приёма на работу. В тех случаях, когда у принимаемого работника не было ранее трудовой книжки, работодатель оформляет титульный лист следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.)

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.)

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачётной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.)

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов99
  Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219). Ст.2.


[Закрыть]

Работник заверяет правильность указанных сведений своей подписью на титульном листе. Здесь же ставит подпись и печать сотрудник кадровой службы, ответственный за ведение трудовых книжек. Запись «До поступления на работу в… трудового стажа не имел» действующими нормативными актами не предусмотрена, однако на практике эта запись повсеместно вносится кадровиками в трудовые книжки.

Порядок внесения записей в трудовые книжки регламентируется Постановлением N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Стандартная последовательность записей работодателя в трудовой книжке работника включает:

наименование работодателя

запись о приёме на работу

записи о переводах, перемещениях присвоении разрядов и т. п.

запись об увольнении

подписи сторон

При оформлении трудовой книжки сотрудник отдела кадров в графе №3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки пишет полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) в виде заголовка. Сокращённое наименование пишут в скобках после полного. Некоторые организации используют для внесения наименования работодателя штамп. Для физических лиц понятие сокращенного имени формально не определено, поэтому пишется только полное имя с указанием статуса индивидуального предпринимателя. В строке с наименованием организации графы №1 и 2 для номера и даты записи не заполняются.

Дату и порядковый номер записи указывают в графе №1 и 2 в следующей строке, где будет содержаться запись о приёме на работу. Дату прописывают цифрами: число и месяц – по две цифры, год – четыре цифры. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). К примеру, если работник принят на работу 1 июня 2015 года в трудовой книжке делается запись «01.06.2015».

В графе №3 делают запись о принятии или назначении сотрудника с указанием наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации и структурного подразделения организации с указанием (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного).

В графу №4 заносят дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Запись о приёме сотрудника на работу выглядит следующим образом (см. рис).

При приёме работника в порядке перевода согласно п. 6.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, в записи должны содержаться указание на этот факт и наименование организации, откуда переводится работник.

В текстах записей в трудовой книжке не допускаются сокращения. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведён» и прочее.

Если при внесении записи была произведена ошибка в дате, номере, названии организации или наименовании должности, исправление производится путём внесения отдельной записи:

Запись за № _______ недействительна.

После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

После оформления трудовой книжки об этом обязательно делается отметка в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой установлена Приложением 3 к Постановлению N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Книга учёта должна быть пронумерована, прошнурована и подписана руководителем или уполномоченным кадровым сотрудником. На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая: название журнала; число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью; дату заведения реестра; подпись с расшифровкой Ф. И. О. и должности заверяющего лица. Все листы Книги должны соответствовать форме, утверждённой в Постановлении Минтруда России №69 от 10.10.2003 (см. рис):1010
  Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)


[Закрыть]

Для Книги учёта движений трудовых книжек и вкладышей к ним рекомендуется выбрать твёрдую обложку, рассчитанную на весь период её ведения и предусмотренный срок хранения – до 75 лет.