Текст книги "PRАКТИКА для пиарщика и руководителя"

База помощников

В самый верх таблицы вбиваем контакты всех дружественных и недружественных пресс-служб, с которыми приходилось или возможно придется общаться. Возглавляет этот список контакт вашей региональной пресс-службы МЧС. Запомните, пресс-секретарь МЧС – это ваш главный друг! В этой книге вы найдете рекомендации о том, как нужно работать с МЧС и для чего это необходимо.

Следующим по списку идет пресс-служба местной прокуратуры. Зачем? Именно прокуратура очень любит организовывать проверки по фактам возникновения чрезвычайных ситуаций, о которых узнает из СМИ. Знайте, что в больших городах это ведомство очень медийно, иногда даже больше, чем МЧС. Если в вашем городе у прокуратуры нет пресс-службы, то обязательно найдется Советник Юстиции, который чрезвычайно коммуникабелен в общении с прессой. Для того чтобы его определить, достаточно воспользоваться уже известным новостным агрегатором, вбив слово «прокуратура» и указав в самом поисковом запросе ваш город. Определили? Фиксируйте его в базе (ниже узнаете, как работать с этим ведомством). Далее в вашей базе идет Следственный комитет. Тоже может быть очень активным ведомством. Затем идут: региональное управление ФАС, пресс-службы всех комитетов, администраций, правительств, т. е. максимальное количество пресс-служб органов исполнительной и законодательной власти, и даже судебной, на территории зоны присутствия вашей компании. Помните, что получить !!!опу от судебных разбирательств тоже очень просто.

Если компания федерального уровня, и у нее несколько регионов присутствия, а вы возглавляете всех пиарщиков компании, то необходимо сформировать:

А. Две базы в каждом регионе присутствия – базу СМИ и базу помощников.

Б. Две аналогичные федеральные базы. В одну входят все федеральные СМИ, в другую – федеральные органы исполнительной и законодательной власти и их пресс-службы.

Золотые правила:

По крайней мере один раз вы должны пообщаться с каждым вашим контактом в обеих базах.

Вы всегда должны отслеживать переходы контактов на другие места работы. Никогда не теряйте связь с ними.

Вносите в базы их дни рождения. Один раз поздравите – к вам могут начать относиться более лояльно или хотя бы вас могут запомнить на уровне подсознания. Не забудьте и про профессиональные праздники.

Главное правило – всегда дублируйте контакты. Они должны быть в мобильном телефоне, на корпоративном компьютере, на внешней почте в черновиках, на домашнем компьютере, на внешнем носителе и в распечатанном виде под рукой. Помните, что бывают такие ситуации, когда нужные контакты могут вам очень помочь, а их отсутствие очень сильно навредить.

Регламент передачи информации на случай !!!опы

Запомните одну простую вещь: не стоит полагаться на сознательность людей и надеяться на то, что в случае прихода в вашу компанию !!!опы, вам обязательно позвонят и проинформируют. Поэтому в вашей компании должен быть регламент передачи информации на случай !!!опы по цепочке руководителей. Вы обязаны быть одним из звеньев этой цепочки.

Скорее всего, регламента нет или вас в нем нет, поэтому сейчас подробно разберем, что это за регламент и чем он может вам, как пиарщику, помочь.

Итак, если ваша компания является режимным объектом или производственным предприятием, некое положение о передаче информации, скорее всего, существует, вам просто нужно его найти. Сделать это проще всего через отдел охраны труда или через службу безопасности. Если нашли регламент, то ваша задача – занять в нем достойное место.

Как правило, информация о !!!опе поступает снизу вверх от дежурного персонала, службы охраны и т. д. по цепочке руководителей до самого первого лица. Иногда бывает так, что сначала оповещают непосредственное вышестоящее руководство, например, начальника оперативной службы компании и параллельно первое лицо компании. Порядок оповещения должен быть четко прописан в подобном регламенте. Кроме этого, там должно быть прописано время, в течение которого информация должна быть передана от одного лица другому. Ваша задача попасть в этот регламент в период не позднее 20—30 минут с момента возникновения !!!опы.

Если есть возможность попасть на более ранний временной промежуток, то не упускайте ее.

Помните, что чем раньше вы получите информацию, тем больше у вас времени продумать свои действия, принять решение, скоординировать свою позицию с руководством и подготовиться для внешней трансляции позиции вашей компании.

Подробный регламент на конкретном примере (название должностей в вашей компании могут отличаться) вы найдете в конце книги в Приложении.

Еще одна вещь, которой не всегда уделяют должное внимание. Ваш организм, особенно, если его разбудили сообщением о !!!опе среди ночи, испытывает колоссальный стресс. Именно поэтому у многих пиарщиков иногда случаются ошибки, например, возникает боязнь сделать звонок первому лицу. Помните, что бояться вы не можете, потому что вы – пиарщик. А позвонить иногда крайне необходимо по двум причинам:

1. Кто-то, как и вы, тоже побоялся будить первое лицо, и у него сейчас отсутствует информация о ЧС;

2. Ничего страшного в том, что информация у первого лица появится от двух источников. Это гораздо лучше, чем оставить его в полном неведении. Помните, что вас толкнуло на звонок не желание разделить ответственность, а субординация и дисциплина. Вы просто обязаны проинформировать руководство, даже если это уже сделали другие. Вам необходимо донести до руководителя, как и свое видение ситуации, так и возможные потенциальные риски для компании.

Читаем и применяем на практике:

Рассказываю порядок ваших действий, исходя из опыта получения ночных сообщений о возникшей !!!опе.

1. Сядьте, а еще лучше встаньте с кровати.

2. Осознайте, что вы окончательно проснулись. Если поступившая информация еще не согнала с вас сон – на первые два пункта не более 30—45 секунд.

3. Подумайте, насколько страшна !!!опа для компании? – не более 2—3 минут.

4. Если вы считаете, что действительно страшна и почувствовали возможные репутационные или другие риски для компании, то смело звоните первому лицу или вашему непосредственному руководителю. Главное, чтобы вы позвонили уже с готовым предложением по своим действиям, а не спрашивали совета у первого лица. Если у руководителя есть свое видение, он его озвучит – не более 5—10 минут.

5. Позиция скоординирована и, в случае если руководство разделяет ваши опасения и риски, а у вас есть опасения, что ситуация может выйти из под контроля, то приступаем к активным действиям (о том, к каким именно действиям приступаем, разберем подробно чуть ниже).

На эту часть ваших действий ушло 15, максимум 20 минут, плюс 20—30 минут с момента возникновения !!!опы и до момента поступления информации к вам. Итого максимум 50 минут. Со временем вы научитесь сокращать это время до 10—15 минут.

Все это возможно при условии, что вы вклинились в уже существующий регламент. Поэтому, если такого документа в вашей компании нет, то предварительно проговариваем с руководством и выходим на службу безопасности (СБ) с предложением о формировании регламента. Совместно прописываем, кто кому передает информацию, в течение какого времени, по каким номерам телефонов и в каких именно ситуациях должно происходить оповещение.

После этого запускаем процесс согласования или продвигаем его через СБ и собираем подписи ответственных лиц.

Важно: все руководители вашей компании, прописанные в этом регламенте, должны быть ознакомлены с ним под роспись, иначе кто-нибудь обязательно забудет поставить в известность именно вас.

Классификатор компаний по возможной !!!опе

Все, базы контактов готовы, регламент предоставления информации на случай !!!опы – готов. Теперь рассмотрим классификатор компаний по возможным !!!опам.

Итак, классификатор компаний позволит вам самостоятельно обратить внимание на потенциально-опасные стороны именно вашей компании.

Категория «А» – повышенная опасность

Категория «А» – повышенная опасность (продолжение)

Категория «В» – сферы деятельности компаний со средней степенью опасности

Категория «В» – сферы деятельности компаний со средней степенью опасности (продолжение)

Категория «С» – сферы деятельности предприятий с низкой степенью опасности

Итак, ваша компания/организация/учреждение находится в одной из этих категорий. И по каждой возможной !!!опе у вас должен быть разработан свой алгоритм действий. Не ленитесь, подобные планы могут существенно упростить жизнь вам и вашему руководству и выйти из любой !!!опы с достоинством или с минимальными потерями.

Социальные сети. Зло или помощник?

В качестве еще одной превентивной меры можно использовать социальные медиа. Но для этого сначала попытаемся понять, нужны они нам вообще или, наоборот, могут только навредить.

На самом деле, мнения пиарщиков на этот счет резко расходятся, поскольку достаточно сложно отследить прямую зависимость имиджевой стабильности и благополучия компании от присутствия в социальных медиа. Попробуем разобраться в том, какую роль стоит отвести социальным сетям применительно к вашей работе, исходя из конкретных задач, которые необходимо решить.

Сначала разберем, какие социальные сети пользуются наибольшей популярностью, и у каких целевых аудиторий.

Вконтакте и Одноклассники – как правило, в этих сетях присутствует большое количество людей, если не сказать, что большинство нашего активного населения, в том числе и пиарщиков и журналистов. Причем зачастую при размещении информации о себе пиарщик забывает, что он публичное лицо и выкладывает туда все подряд. Фото и видео с вечеринок, комментарии двоякого толка, а также другую информацию, которую следует держать только в своей голове. Всегда следует помнить, что даже ваша личная переписка, я молчу об открытом доступе всех пользователей к вашим личным фото и видео при попадании в социальную сеть может в любую минуту стать общедоступной. Вспомните, от какого количества ваших друзей, и с какой регулярностью приходит спам или сообщения о взломе их страниц, сделайте правильный вывод – минимум информации о себе и про себя.

Ленты новостей в каких-либо группах и сообществах могут стать для вас головной болью, а могут и наоборот. Все зависит от того, насколько тонко вы будете с ними работать и как часто отслеживать.

Помнить следует об одном важном моменте: если вы зарегистрированы, да еще и указали компанию, а уж если еще и должность пиарщика, все – будьте готовы, что через личные сообщения вам начнут приходить самые разнообразные и удивительные по своей «новизне» вопросы, касаемо вашей профессиональной деятельности.

Что касается добавления в друзья журналистов, то в этом случае следует понимать, что отклонив приглашение, вы рискуете потерять лояльность, а если добавите, то сможете получить вопрос в 3 утра об экономической модели вашей компании с перспективой развития на десять лет и видение вашего руководителя на эту тему. И если вы в 3:30 не ответили, находясь on-line, то есть проигнорировали журналиста, который даже ночью переживает о стабильности вашей компании и перспективах ее развития (а вы, выходит, не переживаете), то можно ждать утром новость и фразу: «В пресс-службе компании оперативный комментарий получить не удалось».

Так что решайте самостоятельно, готовы ли вы к такому. Стоит повториться, что если репутационные угрозы от социальных сетей исходили, они не однократны и носят системный характер, то есть вероятность, что страницу от лица компании вести придется. А делать это лучше всего в наиболее распространенной и наиболее активной в регионе вашего присутствия социальной сети.

Facebook – весьма интересный ресурс с точки зрения трансляции собственных и чужих умных мыслей, постов, новостей и т. д. В качестве антикризисного инструмента, на мой взгляд, – теоретически полезен.

Вам нужно присутствие в социальных сетях, если:

• Сегмент деятельности вашей компании исключительно социальный, т. е. непосредственное взаимодействие с людьми, B2C, а не с «неопределенным кругом потребителей»;

• Значение общественного мнения для вашей компании велико, и его негативная окраска может нанести серьезный удар по репутации компании;

• Количество ваших позитивных поводов превышает количество негативных, и вы активно о них рассказываете.

Золотое правило:

Если вы решили присутствовать в социальных медиа, то будьте готовы постоянно, везде и всегда с ними работать, а это, нужно сказать, большое количество времени и ресурсов.

А вот и видео, которые очень часто можно увидеть в социальных сетях и которое вы обязаны официально комментировать на странице компании и в СМИ, если присутствуете в сетях как официальный представитель компании.

Часть 2. !!!опа пришла. Активные меры. Разрабатываем алгоритм действий

Еще раз отмечу, что алгоритм – это четкий порядок действий, своего рода инструкция для вас, которая позволит не растеряться и в нужную минуту принять нужное решение. Но, не зная всей специфики деятельности вашей компании, невозможно учесть все до мелочей. Я поделюсь с вами практическими знаниями, которые позволят вам построить свое железобетонное антикризисное строение, пользуясь советами и подсказками. Таких домов должно быть несколько, но отличаться они будут не существенно. Тем не менее, именно от деталей зависит вся прочность ваших зданий.

Наш первый несчастный случай

Потренируемся на простых, с точки зрения отработки, и довольно распространенных ситуациях – несчастных случаях (без смертельного исхода) с участием третьих лиц. Для этого разберем одну задачку:

«В крупном мегаполисе на одном из объектов дорожно-строительной компании произошел несчастный случай – травму средней тяжести получил прохожий». Как мы видим конкретики не так много, но учимся работать и самостоятельно добывать информацию. Компания, как вы понимаете, ваша.

1. Звоним в СБ и пытаемся получить более объемную информацию.

Не получилось или пока не владеют информацией?

2. Звоним начальнику, ответственному за производство работ на этом объекте.

Получили информацию от производителя работ следующего содержания: «Какой-то дебил полез под бульдозер, когда мы снимали верхний слой асфальта, а рядом трубы меняли. Вот он глаза раскрыл, когда чуть под нож не влетел, и прыгнул в сторону. Прямо на трубы. А там сварщики работали и арматуру варили. Вот он на нее и вошел очень гладко. Я скорую вызвал и спасателей. Пока его с арматуры снимали, он сознание потерял. Кстати, пока летел, еще умудрился ногу сломать и сварочный аппарат повредить. Полный дебил, короче…».

3. Трансформируем первичную информацию в удобоваримый презентабельный текст, готовый к трансляции: «Сегодня, 18 июня 2014 года, на участке производства работ по замене дорожного покрытия на пересечении такого-то и такого-то проспектов, травмы средней тяжести получил прохожий. Пострадавший был доставлен в районную больницу, где ему была оказана вся необходимая медицинская помощь. На месте происшествия работает специально созданная комиссия, в которую входят представители компании и контролирующих органов».

Приготовили текст, несколько раз его повторили, чтобы от зубов отскакивал, согласовали с руководством и держим его в себе до первого звонка журналистов.

Данное сообщение не имеет фразы «НЕСЧАСТНЫЙ СЛУЧАЙ», что несет смягченную смысловую нагрузку. В тексте сообщения нет упоминания компании, что позволит снизить дальнейшую цитируемость новости, но так как новость идет от лица компании, то она не обезличена.

Никогда не давайте название медицинского учреждения, куда был доставлен пострадавший (при условии, что в вашем населенном пункте их больше 5). Как только журналисты узнают место, они поедут брать комментарий пострадавшего, чтобы услышать его версию или версию лечащих врачей, которые расскажут о его состоянии.

На всякий случай вы готовите развернутый вариант ответа на предполагаемые вопросы журналистов от имени руководства, цитаты согласовываются. Это так называемый «Q&A» (questions and answers, т. е. вопросы и ответы).

В случае обращения журналистов вы уже имеете на руках варианты заготовок и вносите соответствующие корректировки на месте.

Маленькая хитрость, которую нужно знать:

Если вам по одной ситуации позвонило несколько журналистов, а вы помните вызубренный текст «на отлично», то давайте комментарий всем одинаково, в том же объеме и в тех же формулировках – сжато, четко и по делу. В результате новостные публикации будут очень напоминать официальный релиз компании, т. е. получится, что вы сделали рассылку, а на самом деле вы сказали все устно. А устный текст, он такой устный.

Сделаем вид, что вы пока не очень в теме, поэтому на первом этапе вам жизненно необходимы совещания. В дальнейшем при наступлении ЧС вы будете принимать решения на бегу. Тем не менее, помните, что совещания – это источник новой для вас информации, оперативной, свежей, из первых уст.

Итак, нужно совещание рабочей группы, в состав которой входит первое лицо, руководитель СБ, пиарщик, а также, при необходимости, представители службы технадзора компании. На совещании основная задача сводится к определению позиции компании и построению коммуникативной стратегий (основной вектор коммуникаций, а также последовательность действий по устранению ситуации). У вас уже готово сообщение, и вы его озвучиваете руководству.

В идеальном варианте на месте происшествия необходимо присутствие пиарщика для корректировки ситуации с журналистами. Вся информация с места происшествия проходит через вас, что позволяет контролировать коммуникативный поток.

Вы должны разработать инструкцию для персонала вашей компании, смысл которой сводится к тому, что в случае обращения представителя СМИ, комментарии давать запрещается. Естественно, предварительно совместно с руководством компании проговариваете инструкцию по поведению сотрудников компании в случае несогласованного интервьюирования со стороны журналистов. Ваши сотрудники ни в коем случае не должны отвечать в грубой форме. Они должны посоветовать журналистам обратиться за комментарием в пресс-службу. Телефон пиарщика, как вы понимаете, у всех сотрудников должен быть. Можно подготовить соответствующие памятки с контактами пиарщика для персонала. В итоге все действия руководства и сотрудников компании четко скоординированы общей стратегией поведения, основная цель которой – стать источником первичной информации.

Всегда нужно помнить о том, что поведение компании в основном опирается на тезис «Открыта и готова к всестороннему сотрудничеству». Данная позиция подразумевает всестороннее содействие и участие не только в предоставлении информации, но также при анализе ситуации и при дальнейшей нейтрализации последствий. Когда источником информации становится сама компания, это позволяет максимально замкнуть на себе коммуникационные потоки. Тем более что травма средней тяжести не станет посылом к началу чрезмерной активности журналистов, и их вполне устроит официальная позиция компании.

Помните, что независимо от того, присутствует ли вина компании в ситуации, а она, скорее всего, присутствует, раз прохожий пробрался через ограждение (если оно вообще было), то лучше предпринять меры по нейтрализации ситуации путем повышенного внимания к пострадавшему и широкой трансляции данной позиции компании (компенсация вреда здоровью и т. д.). Репутация в данном случае не пострадает, а в случае эффективного позиционирования ситуации еще и пропиарит вашу компанию, как социально-ответственную.

Если очевидна вина пострадавшего, то все равно необходимо воспользоваться ситуацией, а именно: самостоятельно делать шаги доброй воли (навестить пострадавшего, интересоваться его самочувствием и т. д.). Когда заключение комиссии с доказанной виной пострадавшего станет доступным для публикации, необходимо его озвучить, но, в то же время, не прекращать контакта с ним. На протяжении этого этапа эффективнее всего работают устные комментарии от вас или первых лиц и представителей наших с вами дружественных пресс-служб. Финальной концовкой может стать сюжет о пожелании пострадавшему скорейшего выздоровления и т. д.

Главное в данной ситуации – максимально сократить сроки проведения кампании по нейтрализации данного информационного повода, тем самым минимизировать негатив и количество публикаций, но успеть пропиарить положительные стороны компании и первых лиц.

Теперь разберем задачку посложнее: