Текст книги "Кадровый документооборот"

2.13. Картотека актов (к выделению на уничтожение документов, о приемке-передаче дел и др.)

По истечении установленных законодательством сроков кадровые документы могут быть уничтожены либо переданы на постоянное хранение в архив организации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создается экспертная комиссия, состав которой утверждается руководителем организации.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное, временное хранение, описываются.

Уничтожение документов также осуществляет экспертная комиссия. При этом составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются, а в необходимых случаях – опечатываются.

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все существенные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи.

Акт может быть составлен в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

К акту следует приложить подробные описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел, и утверждается руководителем организации.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Использование документов, которые подлежат уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов.

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве организации в формируемом деле.

Приведем примерную форму акта о выделении к уничтожению документов и дел.

2.14. Организация последующего хранения кадровых документов

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение.

Для проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах организовываются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации создается на основании приказа руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. Ее решения утверждаются руководителем организации.

В своей работе экспертная комиссия должна руководствоваться, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Росархива, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации.

Сроки хранения кадровых документов можно разделить на три группы:

– временный срок хранения (до 10 лет включительно);

– долговременный срок хранения (свыше 10 лет);

– постоянный срок хранения.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 г., начинается с 1 января 2010 г.

Для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел, найдя соответствующую статью в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны храниться в архиве организации.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов организаций, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

В соответствии с п. 2.4.1. Основных правил работы архивов организаций по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:

– описи дел постоянного хранения;

– описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

– описи дел по личному составу;

– акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Указанные выше описи и акты дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.

После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами (пункт 73 ГОСТ Р 51141-98). Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения, а также дела по личному составу через год после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.).

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает не только соблюдение правил ведения, но и хранения кадровой документации, а также своевременную сдачу этой документации в архив.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ).

Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за отсутствие (или непредставление) документов и сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, которые запрашивают у организации налоговые и таможенные органы (ст. 15.6 КоАП РФ).

3. Прием работников

3.1. Оформление приема на работу

Порядок оформления приема на работу изложен в ст. 68 ТК РФ, требования которой обязательны как для работодателя – юридического лица, так и для работодателя – индивидуального предпринимателя.

Исчерпывающий перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу, содержит ст. 65 ТК РФ.

Обратите внимание!

Если трудовой договор заключается впервые, то трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Требовать предъявления физическими лицами прочих документов при заключении трудового договора работодатели не имеют права. Однако в исключительных случаях работодатель вправе потребовать от работника (при его согласии) предъявления дополнительных документов.

Дополнительные документы о персональных данных работника могут быть предназначены для обоснования правомерности заключения трудового договора, его прекращения, представления об условиях труда, вытекающих из содержания трудового договора, причитающихся ему гарантиях, компенсациях и льготах.

При трудоустройстве работник должен написать заявление о приеме на работу. В настоящее время унифицированной формы заявления нет, поэтому работник пишет заявление в произвольной форме. Заявление пишется на имя руководителя организации, в нем указывается дата, с которой работник приступает к работе, должность, кроме того, на заявлении ставится подпись работника и дата составления заявления.

Порядок приема на работу установлен ст. 68 ТК РФ, согласно которой прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу в соответствии со ст. 68 ТК РФ объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В приказе (распоряжении) о приеме на работу указываются:

– наименование работодателя;

– фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер;

– наименование структурного подразделения, в которое принимается работник;

– должность (специальность, профессия), категория квалификации;

– срок испытания (если такое испытание устанавливается);

– условия приема на работу, а также характер работы (например, совместительство, переводом из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы (оказания определенной услуги), и др.);

– оклад (тарифная ставка), надбавки;

– дата заключения трудового договора, на основании которого издается приказ.

При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок дата окончания действия договора в приказе не приводится, а если заключен срочный трудовой договор, в приказе должно быть указано, что данный работник принимается на работу по срочному трудовому договору на определенный срок.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ), т. е. работодатель должен ознакомить работника с должностной инструкцией, штатным расписанием, документацией по охране труда.

Правила внутреннего трудового распорядка должны быть вывешены на видном месте в помещении, где работник осуществляет свою трудовую деятельность, или их экземпляр должен быть приложен к трудовому договору, или в трудовом договоре должна быть отметка «Ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка».

Если работник не ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, а также в организации не ведется табель учета использования рабочего времени, то работодатель не сможет применять дисциплинарные взыскания к работникам, которые, например, опаздывают на работу или отлучаются с работы в течение рабочего дня.

Если в организации отсутствует должностная инструкция, то работодатель практически не может потребовать от работника улучшения качества его работы, а также применить дисциплинарные взыскания против сотрудников, относящихся халатно к своей работе. Каждому работнику при заключении трудового договора должен быть выдан один экземпляр должностной инструкции, в которой он расписывается. Своей росписью он подтверждает, что ознакомлен с данной инструкцией и обязуется соблюдать ее требования. Целесообразнее всего это сделать при подписании трудового договора.

Очень важно при приеме сотрудника на работу ознакомить его с документацией по охране труда, которая должна быть составлена в организации. При этом доводится до сведения (под роспись) работников инструкция по технике безопасности, инструкция о правилах эксплуатации электроприборов и другие документы по охране труда, о чем заносится запись в журнал инструктажей по технике безопасности.

Кадровая служба должна сформировать личное дело работника.

Документом, содержащим персональные данные работника о его трудовой деятельности и трудовом стаже, является трудовая книжка.

Форма трудовых книжек утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

Записи в трудовую книжку вносятся в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

На основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку вносится запись о приеме работника на работу, и заполняются соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Порядок хранения и использования персональных данных работников согласно ст. 87 ТК РФ устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов.

Сроки хранения персональных данных работников определяются на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.

Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, согласно данному Перечню хранятся постоянно, а иных работников – в течение 75 лет.

Обратите внимание!

В аналогичном порядке осуществляется прием работников на работу индивидуальным предпринимателем (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6 «Оформление на работу у индивидуального предпринимателя»).

3.2. Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу

При трудоустройстве работник должен написать заявление о приеме на работу. Унифицированной формы заявления нет, поэтому работник пишет заявление в произвольной форме на имя руководителя организации, указывая дату, с которой он приступает к работе, и должность. Кроме того, на заявлении работник ставит свою подпись и дату его составления.

Для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору работников применяются форма № Т-1, заполняемая на одного работника, и форма № Т-1а, заполняемая на группу работников. Данные формы составляются лицом, ответственным за прием работников, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заявлений и заключаемых трудовых договоров.

В них указываются:

– наименование организации-работодателя;

– фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер;

– наименование структурного подразделения, в которое принимается работник;

– должность (специальность, профессия), категория квалификации;

– срок испытания (если такое испытание устанавливается);

– условия приема на работу, а также характер работы (например, совместительство, переводом из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы (оказания определенной услуги), и др.);

– оклад (тарифная ставка), надбавки;

– дата заключения трудового договора, на основании которого издается приказ.

Печать на приказе не ставится.

Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Оформленный и подписанный руководителем или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется в соответствии со ст. 68 ТК РФ принятым работникам под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Работник может потребовать заверенную копию этого приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ).

На основании приказа (распоряжения) вносится запись о приеме работника на работу в трудовую книжку и заполняются соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Обратите внимание!

Реквизиты «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строка «по» заполняется лишь при заключении срочного трудового договора.

Пример 1

На имя директора ОАО «Мираж» Королевым Д.П. было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д.П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. № 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. № 244 о приеме на работу Королева Д.П. с 17 июля 2010 г.

Рассмотрим, как будет оформлен приказ о принятии на работу Королева Д.П.

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен Королев«16»июля2010 г. (личная подпись)

Пример 2

На имя директора ООО «Зодиак» Алексеевым В.Н. было написано заявление от 20 июня 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 26 июня 2010 г. на должность водителя. Между Алексеевым В.Н. и ООО «Зодиак» был заключен бессрочный трудовой договор от 25 июня 2010 г. № 123 о приеме на работу Алексеева В.Н. с 26 июня 2010 г.

Коптяевой И.В. на имя директора ООО «Зодиак» заявление было написано от 20 июня 2010 г. с просьбой о принятии ее на работу с 26 июня 2010 г. на должность секретаря-референта. Между Коптяевой И.В. и ООО «Зодиак» был заключен бессрочный трудовой договор от 25 июня 2010 г. № 124 о приеме на работу Коптяевой И.В. с 26 июня 2010 г.

Также Кузьмичев С.Н. написал заявление на имя директора ООО «Зодиак» от 20 июня 2010 г. о принятии его на работу с 26 июня 2010 г. на должность менеджера. Был заключен бессрочный трудовой договор между Кузьмичевым С.Н. и ООО «Зодиак» от 25 июня 2010 г. № 125 о приеме Кузьмичева С.Н. на работу с 26 июня 2010 г.

Рассмотрим оформление приказа о приеме на работу нескольких работников: Алексеева В.Н., Коптяевой И.В. и Кузьмичева С.Н.

3.3. Испытание при приеме на работу

При заключении трудового договора по соглашению сторон на основании ст. 70 ТК РФ может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе.

Если в трудовом договоре отсутствуют условия об испытании, то это означает, что работник принят на работу без испытания.

Если работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора (ч. 2 ст. 67 ТК РФ), то условие об испытании может быть включено в трудовой договор, если только стороны оформили его в виде отдельного соглашения до начала работы.

Следовательно, работодатель не вправе установить работнику испытательный срок при приеме на работу, если работник с этим не согласен.

На основании заключенного трудового договора издается приказ о приеме на работу работника с испытательным сроком. Если в трудовом договоре не предусмотрено условие об испытании при приеме на работу, то работодатель не имеет права приказом о приеме установить его.

В период испытания на работника распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов.

В ст. 70 ТК РФ приведен круг лиц, которым испытание при приеме на работу не устанавливается.

Если работодатель принял на работу сотрудницу, установив ей при этом испытательный срок, а позднее узнал, что она беременна, то испытательный срок он должен отменить.

Как было сказано выше, согласно ст. 70 ТК РФ условие об испытании фиксируется в трудовом договоре. Следовательно, отмена испытательного срока должна быть подтверждена документально. Для этого работодатель издает приказ об отмене испытательного срока с того дня, когда сотрудница представила справку о беременности.

Более того, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается, что пункт трудового договора, содержащий условие об испытании, признается недействующим с момента подписания дополнительного соглашения.

Молодым специалистам, впервые поступающим на работу по специальности, нельзя устанавливать испытательный срок в течение года со дня окончания образовательного учреждения.

Если молодой специалист устраивается на работу впервые, но не по своей специальности, то работодатель вправе установить такому сотруднику испытательный срок продолжительностью не более трех месяцев. При этом в трудовом договоре делается запись об установлении испытательного срока и его продолжительности.

В ст. 70 ТК РФ определены предельные сроки, на которые может быть установлено испытание:

– 6 месяцев (если иное не установлено федеральным законом) – для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций;

– 3 месяца – для остальных категорий работников.

Отметим, что при заключении трудового договора стороны могут определять испытание любой продолжительности, но в установленных трудовым законодательством пределах.

Стороны имеют право пересмотреть испытательный срок при условии, если первоначальный его срок не истек, а общая продолжительность испытания не превышает 3 или 6 месяцев.

При заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель.

В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе (например, период нахождения работника в краткосрочном отпуске без сохранения заработной платы). Иначе говоря, в случае отсутствия работника на работе течение испытательного срока прерывается. После перерыва течение испытательного срока продолжается, а его общая продолжительность не должна превышать срока, установленного трудовым договором.

Обратите внимание!

На работника в период испытания распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений, локальных нормативных актов (ст. 70 ТК РФ).

Следовательно, работники, принятые на работу с испытательным сроком, имеют право на выплату заработной платы, причем выплачивать ее работодатель обязан в полном размере, на получение пособия по временной нетрудоспособности, на выплату премий и др. Период испытательного срока включается в трудовой стаж работника и учитывается при расчете отпускных.

Испытательный срок не может являться основанием для ухудшения условий труда, которые определены работодателем для всех сотрудников. В случае когда такое ухудшение происходит, то на основании ч. 2 ст. 9 ТК РФ, оно является незаконным и не подлежит применению.

Однако работник также несет ответственность за нарушение трудовой дисциплины в период испытательного срока.

При нарушении дисциплины к нему могут быть применены меры дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения.

Работодатель вправе требовать от работника, принятого на работу с испытательным сроком, исполнения всех трудовых обязательств, направлять его в служебные командировки, а также по собственной инициативе прекратить трудовой договор по любому предусмотренному ТК РФ основанию с соблюдением всех установленных условий. Например, работник, принятый на работу с испытательным сроком, может быть уволен до истечения указанного срока в связи с сокращением численности или штата работников.

В трудовой книжке работника не делается запись об испытательном сроке (Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Условие об испытании при приеме на работу приводится в приказе о приеме, реквизиты которого указываются в графе 4 трудовой книжки.

Испытательный срок работнику устанавливается работодателем только один раз – при приеме на работу и не может быть им продлен в одностороннем порядке.

Работодатель имеет право до окончания испытательного срока остановить его и принять работника на работу на условиях, предусмотренных в трудовом договоре.

При неудовлетворительном результате испытания работодатель согласно ст. 71 ТК РФ вправе до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника, не выдержавшим испытание. Работник имеет право обжаловать в суде решение работодателя.

При неудовлетворительном результате испытания расторжение трудового договора осуществляется без учета мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного пособия.

Если испытательный срок истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается только на общих основаниях.

Работник, принятый на работу с испытательным сроком, согласно ст. 71 ТК РФ, имеет право расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, если в период испытания он решит, что предложенная ему работа не подходит для него. При этом работник обязан за три дня предупредить работодателя в письменной форме.