Текст книги "Эффективное делопроизводство"

Глава 14
PowerPoint: сила убеждения

Программа PowerPoint из пакета Microsoft Office, предназначенная для создания презентаций, позволяет создавать многостраничные презентации, учебные материалы и т. д. Элементы страниц презентации (изображение, текст) могут быть анимированы, что придает презентации красочность. Обычно презентации используются для представления нового продукта, услуги, различных отчетов, учебных мероприятий и т. д.

Возникает вопрос, зачем нужна программа PowerPoint, если любую рекламную или учебную брошюру можно сверстать в программе Word. Во-первых, как уже говорилось, презентации могут содержать анимацию. Во-вторых, в аудитории, насчитывающей несколько сотен человек, гораздо проще установить проектор и продемонстрировать презентацию, чем напечатать и раздать всем брошюры, которые, кстати, многие могут не прочитать. Презентацию можно упаковать в универсальный файловый формат (который открывается без программы PowerPoint), записать на компакт-диск и отправить партнерам или потенциальным клиентам. Красочно и профессионально оформленная презентация убедит партнеров и клиентов значительно лучше, чем коммерческое предложение, отпечатанное в Word (хотя и без него нельзя – данные формы документов дополняют друг друга).

Презентация настолько сложная и необходимая часть бизнеса, что считается искусством. Бесконечное количество учебников и руководств (в основном западных) практически с одним и тем же названием – «Искусство презентации» – заполняют прилавки магазинов деловой литературы. Рынок давно доказал: мало произвести товар или услугу, его надо правильно подать. Даже самые лучшие товары и сервис не будут востребованы, если потребитель не убедится, что это действительно нужные ему предложения.

Роль презентации велика не только в бизнесе, но и при продаже идей – в обучении, науке или формировании общественного мнения.

Презентации необходимы практически во всех сферах деятельности, поэтому и нужна программа для простого составления презентаций PowerPoint. Она позволяет создавать яркие и оригинальные презентации, по сути – слайд-шоу, которые могут как визуально поддерживать выступление докладчика, так и распространяться в качестве самостоятельного информационного продукта.

Далее вы ознакомитесь с правилами составления презентаций, освоите базовые возможности PowerPoint и принципы его использования в работе.

К числу достоинств программы следует отнести ее простоту. Вы наверняка знакомы с Word, поэтому дружественный интуитивный интерфейс PowerPoint будет вам также понятен. Проявляйте инициативу, и вы быстро освоите программу, не совершив ошибок – избежать их поможет встроенная защита.

PowerPoint объединяет в себе два типа программ – графический редактор и инструмент для слайд-шоу. Подобных программ множество, но отличие PowerPoint состоит в том, что ее графические возможности ориентированы именно на составление презентации, то есть не только картинок, но и сопроводительного текста и многочисленных дополнений для оживления показа. Кроме того, файл презентации единый, то есть не разбит на отдельные кадры-картинки.

Важное отличие также в том, что PowerPoint формирует очень экономный, малый по размеру файл, который легко открывать и пересылать по электронной почте.

Итак, вам нужно сделать презентацию средствами программы PowerPoint. Презентация будет представлять собой последовательность полноэкранных картинок, сменяющих друг друга в определенном порядке, с выбранными скоростью и способом появления. Для начала нужно создать картинки-слайды. Особенность программы состоит в том, что рабочий файл – это уже лента слайдов; вы создаете не отдельные кадры, а кадры в составе ленты, которые по мере необходимости можно удалять или добавлять.

В видеоролике «Урок 14.1. Первый слайд» продемонстрированы интерфейс программы PowerPoint 2007 и начальные этапы создания презентации.

Интерфейс PowerPoint схож с интерфейсами других офисных программ – Word, Excel. Все выполняемые операции сведены к выбору вкладки ленты, а затем – нужной кнопки или другого элемента. В слайды (именно так называются рабочие листы программы) также импортируются графические изображения и звук.

Первое, что обращает на себя внимание, – это рабочее поле, в котором располагается слайд. Слева находится лента слайдов. В данный момент вы видите на ленте только один слайд, но эта лента будет пополняться по мере добавления слайдов в композицию (рис. 14.1).

Рис. 14.1. Интерфейс программы PowerPoint

В меню, появляющемся при нажатии Кнопки «Office», выполните команду Создать.

На экране появится окно, предлагающее выбрать пустой или уже оформленный шаблон. Не будем использовать готовый шаблон, поэтому нажмите кнопку Создать.

Предположим, вы готовите презентацию для тренинга секретарей. Как правило, презентация имеет название. Поместите его на первом слайде и в отведенном участке назовите презентацию Организация труда секретаря-референта. Ниже поместите подзаголовок Основные принципы. Для ввода текста нужно щелкнуть кнопкой мыши в поле Заголовок слайда в самом слайде и вписать нужный текст. Можно также сначала набрать весь текст презентации в отдельном текстовом файле, например в Word, и затем частями копировать его из этого файла и вставлять в нужное место слайда. Отформатируйте текст, чтобы он стал выразительнее, для чего используйте кнопки и элементы управления групп Шрифт и Абзац вкладки Главная. Выбирать параметры форматирования можно также с помощью контекстного меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши. Далее выберите начертание, вид и цвет шрифта (рис. 14.2). Первый слайд готов.

Рис. 14.2. Первый слайд презентации

Добавьте следующие слайды: нажмите кнопку Создать слайд группы Слайды вкладки Главная. Кстати, если нажать нижнюю часть этой кнопки (с треугольником), на экране появится галерея с вариантами оформления следующего слайда. Выбрав подходящий слайд из этой галереи, вы можете ускорить создание презентации (рис. 14.3).

Рис. 14.3. Выбор готового макета слайда из галереи

В видеоролике «Урок 14.2. Добавляем слайды» показано, как можно добавлять слайды в презентацию в программе PowerPoint 2007.

Текстовый макет дает возможность быстро сформировать список тем. Макет графического содержания позволяет разместить на слайде таблицы, диаграммы, клипарты (небольшие тематические рисованные картинки), другие картинки, схемы организации и медиаклипы (видео и др.) (рис. 14.4).

Рис. 14.4. Второй слайд содержит текст, графику и объект SmartArt

Вверху или внизу каждого нового слайда автоматически добавляется поле заголовка презентации. Его можно видоизменить или удалить. Если в качестве макета выбран текстовый файл, строки текстовой информации размещаются по умолчанию в виде списка, каждый элемент которого выделяется графическими значками.

Слайды с графическим содержанием дают широкие возможности оформления слайдов. Здесь можно использовать как готовые графические элементы из встроенной библиотеки, так и собственные, заранее подготовленные файлы, в том числе и фотографии. Помните, что картинки включаются в файл презентации и значительно увеличивают его размер, поэтому использование, например, цифровых фотографий с высоким разрешением (150–300 точек на дюйм) нежелательно.

Лучше предварительно уменьшить их разрешение под разрешение экрана (72 или 96 точек на дюйм). Деловые схемы, использованные в слайде, можно менять в зависимости от назначения, а также добавлять к ним пояснительные надписи. Аналогично видоизменяются и диаграммы.

Анимация (оживление слайда) делает презентацию более привлекательной. Это – как спецэффекты в хорошем фильме жанра экшн.

PowerPoint располагает огромным количеством вариантов анимации. Доступ к средствам анимации осуществляется на вкладке Анимация ленты. Здесь вы можете выбрать варианты смены слайдов (переходы), звук, который будет сопровождать смену слайдов в презентации, а также настроить анимационные свойства любого выделенного элемента слайда. Например, текст в слайде может появляться так, как будто он печатается (с характерным звуком клавиш), а рисунки могут влетать в слайд или появляться плавно.

В видеоролике «Урок 14.3. Анимация» продемонстрированы основные приемы работы со средствами анимации в программе PowerPoint 2007.

Для создания анимации для выделенного элемента слайда следует нажать кнопку Настройка анимации на вкладке Анимация. В правой части окна программы появится панель Настройка анимации, на которой надо нажать кнопку Добавить эффект, после чего отобразится меню, в котором можно выбрать время анимации (вход, выход, выделение) и тип самого эффекта. После выбора времени и характера эффекта на панели Настройка анимации появляются элементы управления для более тонкой настройки (рис. 14.5).

Рис. 14.5. Выбор эффекта анимации для выделенного объекта слайда

Можно анимировать все элементы презентации, однако не следует увлекаться: если на экране все будет летать, мелькать, растворяться, печататься или сворачиваться, у зрителя начнет рябить в глазах, и он не сможет сконцентрироваться на самой теме. Ваша задача – создать убедительную и стильную презентацию, а не блеснуть фантазией при создании визуальных и звуковых эффектов.

Важным моментом является способ смены слайдов. Нужно заранее определить, как вы будете переключаться на следующий слайд: вручную или позволите сделать программе это самостоятельно через заданный интервал времени. Для этого на вкладке Анимация в области Смена слайда есть флажки. Если установить флажок По щелчку, следующий слайд презентации будет загружаться при щелчке кнопкой мыши. Если установить флажок Автоматически после, а в поле справа указать количество секунд, следующий слайд презентации будет появляться автоматически через заданный интервал времени. Можно установить оба флажка, и тогда следующий слайд автоматически загрузится через заданное время, однако вы сможете сделать это раньше, щелкнув кнопкой мыши. Важно, что эти параметры возможно установить для каждого слайда презентации. Так, например, вы можете установить автоматическую смену слайдов, в которых находится простая информация, а для слайдов, которые требуют более внимательного изучения, установить ручную смену (то есть будете загружать следующий после того, как аудитория изучит слайд и задаст необходимые вопросы).

Готовую презентацию (слайд-шоу), а также презентацию в процессе создания можно просматривать по ходу работы. Для этого на вкладке Показ слайдов расположены кнопки С начала и С текущего слайда. В первом случае показ слайдов начнется с первого, а во втором – со слайда, который активен в данный момент. С помощью остальных кнопок можно настроить различные параметры демонстрации слайдов, записать к презентации звуковое сопровождение, настроить время демонстрации, изменить разрешение (это особенно актуально для демонстрации слайдов с помощью проектора, поскольку последние могут работать с ограниченным набором разрешений изображения).

В видеоролике «Урок 14.4. Режимы работы со слайд-шоу» продемонстрированы основные режимы работы со слайд-шоу в программе PowerPoint 2007.

Просматривать слайд-шоу по нажатию клавиши не всегда удобно. Иногда это необходимо, например, когда слайды иллюстрируют выступление, но если в презентации описывается идея, процесс или предмет, то желателен автоматический режим. Для этого в PowerPoint предусмотрено несколько удобных возможностей.

Для всех операций с просмотром слайдов используется вкладка ленты Показ слайдов.

Учитывая, что показ слайд-шоу – процесс творческий, зависящий от выразительности и содержимого слайда, предусмотрена возможность отмечать продолжительность демонстрации в режиме реального времени. Для этого следует нажать кнопку Настройка времени.

Презентация переходит в режим демонстрации, а в левом верхнем углу экрана появляется небольшая панель Репетиция (рис. 14.6).

Рис. 14.6. Панель Репетиция

Вы сами определяете продолжительность просмотра каждого слайда, нажимая кнопку с изображением стрелки вправо в окне Репетиция через нужные интервалы времени. Таким образом, вы можете настроить продолжительность показа всех слайдов опытным путем, ориентируясь на собственное восприятие, то есть когда вы прочитали текст слайда и рассмотрели иллюстрации, вы нажимаете кнопку с изображением стрелки вправо. Учитывая то, что большинство людей читает примерно с одинаковой скоростью, вы определяете оптимальное время для демонстрации отдельного слайда. Указанные вами интервалы времени сохраняются. Настройку времени можно повторить столько раз, сколько нужно для достижения оптимального результата.

Как и объекты слайдов, могут появляться сами слайды, причем каждый из них – с собственным эффектом. Эта операция проста, эффектна и раскрывает творческий потенциал создающего презентацию. Подобным образом действуют видеопереходы в кино, где каждая сцена появляется на экране с каким-либо эффектом. Для выбора анимации появления слайда на экране предназначена галерея в группе Переход к этому слайду вкладки Анимация (рис. 14.7). В этой группе можно также выбрать длительность перехода – в соответствующем раскрывающемся списке.

Рис. 14.7. Выбор анимации смены слайдов

Для большего эффекта можно сопроводить показ слайдов звуками. В описанном выше режиме редактирования показа слайдов в области задач предусмотрена возможность сопровождать появление каждого слайда звуковыми эффектами.

Звуковые эффекты смены слайдов можно выбрать в раскрывающемся списке вкладки Анимация. Если ни один предлагаемый звуковой эффект не подходит, вы можете выбрать любой другой из обычного звукового файла. Для этого следует в данном списке выбрать пункт Другой звук. Кроме этого, в слайд предусмотрено добавление музыки и более сложных звуковых эффектов. При этом помните, что звуковые файлы имеют, как правило, большой размер и их включение увеличивает презентацию и затрудняет возможности ее переноса и пересылки. Коллекция звуковых файлов есть в стандартной поставке PowerPoint.

Для добавления в презентацию звукового (музыкального) сопровождения следует выбрать вкладку Вставка, нажать кнопку Звук, после чего в появившемся окне выбрать звуковой файл, хранящийся на жестком диске компьютера или другом носителе.

Кроме звуков в слайд можно вставить фильм (имеется в виду анимированное изображение или видеоклип). Процедура вставки в точности совпадает с описанной выше для вставки звука, только нажимать надо кнопку Фильм на вкладке Вставка. В презентацию можно добавить фильм в формате AVI, ASF, MPEG или WMV. Хочется еще раз предостеречь вас: не увлекайтесь эффектами, дополнительными звуками и видео – они значительно увеличивают размер презентации. Это не проблема, если вы будете демонстрировать ее на собственном компьютере, но если вы захотите отправить ее по электронной почте, а адресат платит за входящий трафик…

Презентация чаще всего делается на одном компьютере, а демонстрируется на другом. Для ее переноса нужно выполнить операцию Опубликовать, вызываемую с помощью Кнопки «Office». Запустившийся Мастер проведет по нескольким этапам операции (рис. 14.8).

Рис. 14.8. Мастер упаковки

В видеоролике «Урок 14.5. Публикация презентации» показано, как можно правильно перенести презентацию на другой компьютер.

Упакованный файл записывается на выбранный диск. При этом в пакет записываются связанные файлы и, если требуется, шрифты, которые использовались в презентации. Это необходимо, так как, если на компьютере, для которого копируется презентация, нет использованных в ней шрифтов, текст может оказаться нечитаемым. Особенно это относится к текстам, написанным кириллицей. При отсутствии на компьютере для демонстрации презентации программы PowerPoint в пакет для переноса желательно включить специальный просмотрщик презентаций. Microsoft рекомендует скачивать его свежую версию прямо с его сайта.

Печать слайдов

Печать слайдов презентаций нужна для последующей их демонстрации с помощью проектора. Особенность может быть в том, что слайды распечатываются как на черно-белых, так и на цветных принтерах, а PowerPoint автоматически оптимизирует слайды для печати на выбранном принтере. Операции подготовки к печати расположены во вложенном меню команды Печать, доступ к которой осуществляется с помощью Кнопки «Office». При подготовке к печати имейте в виду, что все файлы в презентации имеют одну ориентацию – книжную или альбомную. Ориентация и размеры страницы задаются с помощью кнопки Параметры страницы вкладки Дизайн. При печати слайдов в черно-белом варианте лучше всего предварительно просмотреть, как будут выглядеть слайды, нажав соответствующую кнопку в группе Цвет или оттенки серого вкладки Вид ленты. Для предварительного просмотра слайдов в цветном варианте в качестве принтера по умолчанию должен быть выбран цветной принтер.

В видеоролике «Урок 14.6. Печать слайдов» продемонстрирована настройка презентации в программе PowerPoint 2007 для отправки ее на печать.

Скрытие отдельных слайдов

Процедура несложная, но она может оказаться очень полезной, например, если презентация адресуется сразу двум аудиториям – клиентам и партнерам. Те слайды, которые следует показывать партнерам, могут быть неинтересны клиентам.

Скрыть некоторые слайды можно на вкладке Показ слайдов с помощью кнопки Скрыть слайд. Удобнее скрывать слайды в режиме Сортировщика слайдов (этот режим выбирается одноименной кнопкой в строке состояния, расположенной в нижней части окна программы). В этом случае номера скрытых слайдов отмечаются зачеркиванием. Скрытые слайды остаются в презентации, но не показываются при демонстрации. Открыть слайд для показа можно, нажав кнопку Скрыть слайд еще раз. Если слайдов несколько, удобно их предварительно выделить, щелкнув на них кнопкой мыши при нажатой клавише Ctrl.

Связывание презентаций

Эта операция может связывать несколько презентаций в общее слайд-шоу. Можно не только связать последовательно, одну за другой, но и вызывать одну презентацию из любого кадра другой, точнее даже из любого объекта любого кадра.

Для этого нужно перейти в обычный режим редактирования слайда. В слайде надо выделить тот объект или текст, от которого производится переход к другой презентации, нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выполнить команду Гиперссылка, после чего в появившемся окне выбрать другую презентацию, которую надо открыть.

Вернуться из связанной презентации в исходную можно, повторив описанные действия с последним слайдом связанной презентации.

Процедуры связывания могут быть применены для изменения порядка демонстрации уже содержащихся в презентации слайдов, только при назначении действия нужно выбрать переход по гиперссылке к другому слайду.

Изменение ориентации слайдов в одной презентации

По умолчанию все макеты слайдов имеют альбомную ориентацию. Это не всегда удобно – наряду с альбомной в презентации может быть необходимо использовать портретную ориентацию слайдов. Такая задача решается вышеописанной процедурой связывания двух презентаций.

Создайте новую презентацию и скопируйте в нее те слайды исходной, ориентацию которых нужно изменить. Из исходной презентации эти слайды удалите.

В новой презентации поменяйте ориентацию на книжную (вкладка Дизайн, кнопка Ориентация слайда). Последовательно повторяя операции связывания двух презентаций, описанные выше, соедините переходами обе презентации. Не забудьте в последнем слайде новой презентации вставить ссылку на исходную. Сохраните обе презентации. При демонстрации оба файла презентации должны находиться в одном каталоге. Таким образом, в действительности вы будете демонстрировать две презентации, что позволяет обходить ограничение по ориентации слайдов в одной.

PowerPoint обладает огромным количеством возможностей. Вы ознакомились лишь с базовыми операциями, которые используются при создании презентации, и некоторыми практическими особенностям. Дальнейшее изучение программы вы сможете продолжить, опираясь на полученные знания, справочную систему программы и собственную интуицию.

Все вышеописанные возможности PowerPoint относились к программе в целом. Новейшая версия, работающая под Windows, обладает рядом замечательных особенностей, о которых следует упомянуть.

Конструктор слайдов

Режим Конструктор слайдов предоставляет пользователям удобный способ вызова средств оформления слайдов. Для всех этих средств, включая шаблоны оформления, цветовые схемы и эффекты анимации, предусмотрен предварительный просмотр во время их выбора.

Эффекты анимации

Благодаря тому что вызов эффектов анимации производится в области задач, пользователи одним щелчком кнопки мыши могут получить профессиональную анимацию. Каждый эффект анимации можно предварительно просмотреть, чтобы выбрать подходящий. В PowerPoint добавлена высококачественная настройка анимации, которая помогает оживить презентацию. В качестве примеров эффектов анимации можно назвать одновременное движение нескольких объектов, анимацию по траектории (движение объектов по предписанной траектории) и возможность легко составить для слайда последовательность из всех эффектов анимации, включая выход. Увеличено быстродействие анимации и реализованы возможности, предоставляемые аппаратным ускорением (при наличии соответствующего оборудования), например аппаратный поворот растрового изображения или прозрачное смешение, предусмотренное во многих видеоплатах, поддерживающих трехмерное изображение. В PowerPoint добавлены новые интересные эффекты смены слайдов и возможность назначить эффект анимации для всей презентации одним щелчком кнопкой мыши.

Схемы и диаграммы

Пользователю предоставлен широкий выбор встроенных схем (включая организационные, пирамидальные, круговые и радиальные диаграммы) в самом приложении PowerPoint. Благодаря этому появляется возможность средствами приложения изменять диаграммы, уменьшается размер файлов и улучшается обработка текстов на национальных языках. Все это доступно на вкладке Вставка.

Сжатие рисунков

Функция сжатия рисунков позволяет пользователям сжимать изображения в файлах PowerPoint и других приложениях Office. Пользователь задает назначение данного файла (Веб, печать, отображение на экране и т. д.) и указывает, следует оптимизировать одно или все изображения в этом файле. Затем изображения сжимаются таким способом, который минимизирует их размер, не ухудшая качества. Пользователь может поворачивать все изображения в документах. Для этого нужно вставить картинку или рисунок, навести указатель мыши на зеленый маркер поворота и, нажав и удерживая кнопку мыши, переместить указатель. Рисунок будет повернут на заданный угол.

Кроме описанных, PowerPoint отличается еще рядом характеристик, повышающих надежность и безопасность.