Текст книги "Эффективное делопроизводство"

Часть 3
Виртуальный офис

Офисных программ немного, и у них вполне конкретные функции. Мысль объединить их пришла в голову разработчикам сразу нескольких фирм. Такие известные компании, как Lotus, Symantec и менее крупные, в разное время предлагали свои программы для автоматизации офисных работ. В результате в конкурентной борьбе победила корпорация Microsoft с ее пакетом программ Microsoft Office. Пакет выдержал несколько переизданий и с каждым разом становится все лучше (во всяком случае, так заявляют маркетологи Microsoft). С точки зрения пользователя все необходимые для офисной работы возможности появились уже лет пять-семь назад. Они всех устраивали и продолжают устраивать, а многие из их возможностей оказываются даже избыточными. Тем не менее все время появляются новые, усовершенствованные версии программ.

Глава 11
Новый Office 2007

Программный пакет Office от Microsoft стал стандартом программного обеспечения для офисной работы. В 2007 году появился его очередной релиз.

Microsoft Office 2007 сегодня – это несколько программ, тесно интегрированных друг с другом. Это значит, что каждая может работать независимо от других. Тем не менее все они имеют практически одинаковый интерфейс (способ взаимодействия с пользователем), совместимые форматы данных (данные из одной программы могут быть импортированы другой) и т. д. Существует некоторое количество вариантов поставки Microsoft Office, различающихся комплектом входящих программ. Уже первые выпуски Microsoft Office разделялись на стандартный (попроще) и профессиональный (посложней). Стандартный включал самые необходимые (и вполне достаточные) программы для работы в офисе:

• Microsoft Word (текстовый процессор);

• Microsoft Excel (редактор электронных таблиц);

• Microsoft PowerPoint (редактор презентаций);

• Microsoft Outlook (почтовый клиент).

Профессиональная версия была дополнена системой управления базами данных Microsoft Access и HTML-редактором Microsoft FrontPage для написания интернет-сайтов.

Сегодня фирма Microsoft предлагает семь вариантов поставки программной системы Office:

• базовый, поставляемый только с компьютерной техникой;

• для дома и учебы;

• стандартный;

• для малого бизнеса;

• профессиональный;

• профессиональный плюс;

• корпоративный.

Нетрудно догадаться, что корпоративный – самый полный и самый дорогой. Он включает, наряду с традиционными Word, Excel, PowerPoint и Outlook, несколько новых программ, в том числе OneNote, InfoPath, Communicator и Groove. Сверх того, он предоставляет возможности администрирования, то есть определения прав доступа к данным. Далее приведено краткое описание новых программ.

Office OneNote 2007 представляет собой электронную записную книжку. Она предназначена, чтобы собирать заметки и другие данные в одном месте и быстро находить нужные сведения с помощью средств поиска. Программа также предоставляет записные книжки для управления большими массивами информации и для эффективной совместной работы нескольких пользователей. Ориентация на совместную работу – это общее отличие новой версии Microsoft Office. OneNote позволяет объединять разные типы информации, включая текстовую, графическую, видео– и аудиозаписи, цифровой рукописный ввод (то есть распознанный текст рукописной записи).

Office Communicator 2007 предназначен для делового общения в пределах офиса, для обмена мгновенными сообщениями, голосовой или видеобеседы. Он интегрируется с существующими адресными книгами и каталогами предприятия, то есть может использовать контакты из этих источников и, наоборот, передавать накопленную контактную информацию для их пополнения. Сведения о доступности тех или иных участников информационного взаимодействия постоянно проверяются и актуализируются.

Office Groove 2007 – программа для совместной работы. Заявлено, что она обеспечивает динамичное и эффективное взаимодействие рабочих групп, даже если их члены работают в других организациях, в удаленном или автономном режимах. С ее помощью можно сформировать единое виртуальное пространство, общее для конкретной рабочей группы. Все члены группы смогут получить доступ к общей рабочей области для обмена файлами, их совместного редактирования, использования и публикации.

Кроме уже упомянутых программ, в некоторые поставки Microsoft Office 2007 и, конечно, в корпоративный пакет входят новые версии известных программ Project и Publisher, ранее не входивших в состав пакета Office. Это программы, соответственно, для создания и управления бизнес-проектами и для верстки, то есть профессиональной подготовки к печати в типографии многостраничных или крупноформатных документов.

Разработчик убежден, что новый релиз пакета Office соответствует новым требованиям к офисной работе. Предполагается, что обновленный Office предлагает не просто прикладные программы, а новые офисные технологии, которые могут решить следующие задачи:

• повышение индивидуальной производительности труда и персонального влияния на результаты работы предприятия;

• упрощение совместной работы вне зависимости от времени и места нахождения работников;

• наведение порядка в текущей работе и управлении корпоративным (совместным) запасом данных;

• углубление и оптимизация процесса анализа дел в организации.

Индивидуальная производительность и влияние повышаются благодаря возможностям удобной организации рабочего пространства и технологиям быстрого создания профессиональных документов. Эффективность работы связана с новым интерфейсом программ. Профессиональный вид документов достигается применением готовых графических элементов, которые несравнимо проще использовать. Кроме того, предлагается функция инспектора документов, которая дает возможность удалить из него нежелательные комментарии, индивидуальные сведения и скрытый текст. Организации рабочего времени способствует возможность определения приоритетов заданий, то есть электронного органайзера, который представляет встречи, задания под контролем и сообщения электронной почты. Большое значение имеет также функция мгновенного поиска. С ее помощью по ключевым словам можно быстро найти не только текстовые, но и графические документы.

Повышение индивидуальной производительности – это не главное. В новом Microsoft Office сделан акцент на командной работе, которая должна не суммировать, а умножать общий результат. Для этого используются все новые технологии коммуникации и создания совместного рабочего пространства. При организации совещаний и презентаций каждый участник получает доступ к базе знаний обо всех участниках, включая должности и контактные данные. В совместных проектах стало проще вести сетевой график работ и учет рабочего времени, контролировать исполнение и оценивать эффект. Все это предполагает определенную технологическую культуру офисной работы: для появления сетевого графика недостаточно наличия программы Project, нужно разработать в ней этот график и следить за ним. В то же время немало сделано для упрощения таких рутинных операций. Например, система Office SharePoint Server 2007 включает внешние шаблоны, по которым легко понять, к какому содержимому относится тот или иной документ. Там же хранится полная история прохождения документов – это вообще бесценная информация, особенно в кризисных ситуациях.

Чтобы работники группы не тратили время на сбор и первичный анализ одних и тех же сведений, применен инструмент шаблонов серверных форм. Сведения вносятся в многофункциональные формы, откуда их легко импортировать в другие документы. Для создания форм используется уже упоминавшийся сервис InfoPath Forms. Вопросы секретности также не обошли вниманием: разграничение прав доступа к различным документам теперь выполняется не администратором, а любым сотрудником, который назначен руководителем проекта. Принципиально, что один и тот же документ могут одновременно редактировать несколько сотрудников, причем как подключенные к общей информационной среде, так и работающие автономно: синхронизация исправлений происходит при подключении к сети, по дате. Правда, пока не ясно, как это будет работать на практике. Возможно, не всегда безупречно, так как не исключено, что автономно работающий сотрудник внесет те же изменения, которые другой сотрудник внесет в документ, хранящийся на сервере. Это нестрашно, но один из работников потеряет время и силы впустую.

Способ взаимодействия программы и пользователя, то есть интерфейс, также важен и определяет возможности быстрой и удобной, а значит, и эффективной работы. В новой версии Microsoft Office существенно изменился интерфейс всех основных программ. В целом упрощен их вид и реализованы новые офисные технологии. В Microsoft Office 2007 входят следующие приложения: Word 2007, Excel 2007, Access 2007 и PowerPoint 2007. Новый интерфейс используется также в некоторых функциях приложения Outlook 2007: при составлении электронных сообщений, создании заданий или контактов, а также при назначении встреч.

Новый интерфейс приятно удивляет большей рабочей площадью. Нет большого количества вроде бы нужных значков, которые загромождают рабочее поле. Достигнуто это было следующим образом. Значки только отражали команды многочисленных меню. Разработчики пришли к выводу, что система меню достигла предела. При таком большом количестве команд, которое сейчас реализовано в офисных программах, в меню пользователь не всегда может найти нужную команду, особенно если пользуется ей нечасто.

Традиционные меню и панели инструментов заменены лентой. Это новаторский инструмент, в котором команды организованы в виде вкладок. Причем вкладки отображают команды, наиболее релевантные (то есть подходящие к случаю) для каждой из задач в Office Word 2007, Office PowerPoint 2007, Office Excel 2007 или Office Access 2007. Например, Office Word 2007 содержит вкладки записи, вставки, компоновки страницы, работы со ссылками, создания сообщений электронной почты и рецензирования документов. Office Excel 2007 содержит набор вкладок для работы с электронными таблицами: создания электронных таблиц, вставки объектов типа диаграмм и графиков, работы с формулами, управления данными и т. д. Вкладки – наглядный инструмент, поэтому с их помощью проще выполнить необходимую обработку документа. Вкладки привязаны к контексту документа. Например, пока не появилась диаграмма, не будет вкладки для ее редактирования. Далее в главе, посвященной программе Word, вы ознакомитесь с организацией нового интерфейса подробнее.

Не нужно пугаться заявлений о принципиальном обновлении интерфейса. Разработчики сами заинтересованы в плавной миграции пользователей от программ ранних версий к новым – от интерфейса с меню к новому ленточному. По результатам тестирования разработчик утверждает, что пользователь привыкает к новому интерфейсу в течение одного сеанса работы.

Корпоративный пакет Microsoft Office просто поражает воображение. Коммуникаторы, записные книжки, проект-мейкеры – это, несомненно, полезные и нужные программы, как и, например, система для управления базами данных Access или HTML-редактор для создания интернет-страниц FrontPage.

Однако для офисной работы необходимости в них нет, тем более что объединить данные в электронную базу можно успешно с помощью программы Microsoft Excel, а создать интернет-сайт – с помощью Word. По этой причине в данной книге будет описана стандартная поставка пакета Office, которой вполне достаточно для ведения эффективной работы в офисе. Учитывая накал борьбы за соблюдение авторских прав, новейший пакет Microsoft Office 2007 появится на компьютерах в наших офисах не так скоро, поэтому здесь будет рассмотрена его предыдущая версия образца 2003 года.

Все программы защищены законом об авторском праве, а в комплект официальной поставки входят подробные руководства. Однако такие подробности нужны пользователю не всегда. Не в обиду их авторам будет сказано, но эти руководства часто не настолько удобны, насколько это нужно для практического освоения программ. Нелишним будет напомнить, что приобретать программы надо легально – их пиратское копирование незаконно.

Традиционно большинство программ изначально ориентированы на англоговорящего пользователя. Дело даже не в том, что во время написания первых компьютерных программ в наших широтах кибернетика все еще именовалась буржуазной лженаукой. Как французский язык был некогда избран языком дипломатического протокола, так и английский стал языком компьютерных технологий.

Оригинальные англоязычные версии программ, по мнению профессионалов, лучше: в них устоявшаяся терминология, сохраняется смысл и интуитивные ходы, заложенные создателями. При переводе часто допускаются искажения. Однако для офисного работника нужна локализованная, то есть переведенная на родной язык, версия. Во-первых, потому, что многие операции, например проверка орфографии, прямо связаны с языком написания документов. Во-вторых, на родном языке любая программа понятнее, как бы там ни был проработан интуитивный интерфейс. В данной книге программы Microsoft Office рассматриваются в их локализованных русскоязычных версиях.

Отличие всех программ, работающих в операционной среде Windows, – это графический настраиваемый интерфейс. Это относится и к программам Microsoft Office. Пользователь в определенных пределах сам может выбирать вид, размер и функции рабочих окон и управляющих значков программ. Графический интерфейс намного упрощает работу с программой и ее изучение. Как правило, значками продублированы наиболее употребительные операции. Для Microsoft Word это операции открытия и сохранения файлов, печати, изменения вида и размера шрифтов, выравнивания текста и т. д. Для Excel эти стандартные операции дополнены значком вставки формул, сортировки данных и др. Вместе с тем доступ ко всем возможностям программ осуществляется через систему меню, сгруппированных по функциям, что также наглядно и удобно.

В компьютерной среде распространено понятие макрокоманды (макроса). В общем виде макрос – это простейшая программа, задающая определенную последовательность действий. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых процедур или последовательности стандартных команд программы.

Применительно к пакету Microsoft Office макрокоманда – это сохраняемая под определенным именем последовательность действий на уровне команд Главного меню, программных инструкций на языке программирования Basic.

Макрокоманды позволяют:

• выполнить стандартные операции редактирования и оформления документов (например, задание формата абзацев, типа шрифтов, установок табуляторов и т. д.);

• объединить несколько последовательно выполняемых команд в одну;

• использовать вызов окон, обеспечить принцип умолчания для задания параметров команд;

• автоматизировать запуск и выполнение приложений (например, макрокоманда может включать в свою последовательность другие макрокоманды).

Макрокоманды пакета Microsoft Office делят на две категории:

• клавишные макрокоманды (последовательность нажатий клавиш, сохраненная под указанным именем);

• языковые макрокоманды (последовательность команд на языке программирования Visual Basic (диалектах языка для различных пакетов)).

Клавишные макрокоманды автоматически отображаются в инструкции языка программирования. Макрокоманды можно сохранять, редактировать, копировать и вызывать для выполнения по имени либо с помощью специальных клавиш, кнопок панели инструментов, а также команд меню, элементов управления диалоговых окон.

Для упрощения работы по созданию и форматированию текстов, стандартизации расположения и оформления текста, графики, типизации операций обработки документов и прочего используются шаблоны документов. Пакет Microsoft Office дает различные определения шаблона для разных программных продуктов.

Шаблон Word – это совокупность постоянного текста, графики, доступных стилей для форматирования документов, макрокоманд, элементов автотекста, панелей инструментов, нестандартных меню и клавиш сокращения.

Любой документ строится на базе выбранного шаблона, поэтому при работе с документом доступны все возможности шаблона.

Шаблоны документов создаются различными методами.

Один из вариантов создания шаблона – ручной. С помощью команды Файл → Создать с указанием типа документа (Шаблон) создается новый документ со стандартным именем Шаблон, для которого можно выполнить все необходимые оформления, разметки, подготовить стили, макрокоманды и т. д., а затем сохранить документ со стандартным расширением DOT в каталоге, содержащем шаблоны. Новая версия Word сохраняет шаблоны с расширением DOTX. Эти файлы не могут быть открыты в ранних версиях Office. Однако для обеспечения совместимости вы можете сохранить документ в формате Office 97–2003, что позволит вам открыть и редактировать файл в предыдущих версиях программ пакета Office.

Шаблон Excel – это совокупность текста, графики, форматов данных и макета печатной страницы, формул, макросов и меню.

Существуют различные виды шаблонов, наиболее типичный – шаблон рабочей книги.

Шаблон рабочей книги Excel – это рабочая книга, которую используют как образец при создании других рабочих книг. Выполнением команды Файл → Создать по выбранному шаблону создается новая рабочая книга (сам шаблон-оригинал остается неизменным); книге присваивается временное имя файла шаблона, но без расширения.

Шаблон рабочей книги содержит настройки, соответствующие тем, которые появляются после выполнения команды Сервис → Параметры:

• заданное число листов в рабочей книге;

• шрифт основного текста;

• стиль ссылок;

• режимы правки и др.

Подробнее о шаблонах будет рассказано далее.

Формат HTML используется в интернет-страницах. В Microsoft Office формат HTML дополняет собственные форматы файлов комплекта. Это новое направление развития Office, позволяющее любому пользователю на любой платформе просматривать созданные в Office документы с помощью обозревателя (имеется в виду Internet Explorer – программа для просмотра интернет-сайтов, так называемый браузер). Office упрощает создание HTML-документов, встраивая эту функцию в знакомые пользователям стандартные процедуры открытия и сохранения файлов. Создаваемые с помощью Office файлы отличаются высокой точностью воспроизведения содержимого, поэтому документ в обозревателе выглядит точно так же, как в момент его создания в приложении Office.

В комплекте программ Microsoft Office формат HTML приобрел тот же статус, что и внутренние форматы файлов Office. Это означает, что работа с HTML-документами теперь мало отличается от работы с двоичными файлами приложений Office (DOC, XLS, PPT, MDB). Office позволяет легко создавать высококачественные HTML-документы, которые сохраняют широкие возможности форматирования, характерные для документов Office, но при этом допускают свободный просмотр на любой платформе с помощью обозревателя. Кроме того, HTML-документы предлагают все привычные для пользователей Office функциональные возможности, включая стили, индивидуальную настройку панелей инструментов, свойства документа и многое другое. Благодаря этому пользователь может снова открыть HTML-файл с помощью приложения Office, где он был создан, и найти там такие же функции, параметры форматирования и состояние редактирования, как в исходном документе. Однако здесь есть некоторые замечательные особенности.

Пользователи Office привыкли к тому, что все содержимое документа находится в одном файле. Это особенно удобно, когда нужно организовать совместную работу над документом или перенести его на другой диск, так как один файл легко приложить к сообщению электронной почты или переместить с жесткого диска на съемный носитель. В то же время природа формата HTML приводит к тому, что при сохранении документа Office создается множество самостоятельных файлов. Например, в отдельный файл нужно будет поместить каждый рисунок, электронную таблицу, слайд презентации или набор вспомогательных данных. В программах Microsoft Office эта ситуация разрешается просто: в заданном каталоге создается один HTML-файл (например, workbook.htm), а к нему – папка с тем же именем, которая включает все вспомогательные файлы документа. Таким образом, при сохранении в формате HTML любой документ Office состоит из двух частей – HTML-файла и одноименной папки, содержащей все вспомогательные файлы.

Следует обратить внимание на различия в размерах файлов между HTML и форматами документов Office. Типичные документы Word при сохранении в формате HTML будут иметь примерно такой же размер, как и в своем файле, а для небольших документов (менее нескольких страниц) размер может даже уменьшиться. В то же время при увеличении документа размер HTML-файла обычно растет быстрее, чем соответствующего двоичного файла Office. Это происходит потому, что оптимизация собственных форматов продолжалась свыше 10 лет, так что они обеспечивают прекрасное сжатие данных. Формат HTML, напротив, использует простые текстовые файлы без какого-либо сжатия.

Практически все программы Microsoft Office имеют собственные шаблоны для создания веб-страниц.