Текст книги "Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие"

Техническое оснащение зала и подготовка к мероприятию

В зале, который вы арендовали под мероприятие, должны быть отменная акустика и хорошая аудиосистема. Перед началом мероприятия желательно поставить негромкую динамичную мелодию, чтобы присутствующие «подзарядились».

Обязательно наличие медиапроектора для прокрутки презентаций и рекламы, а также удобного микрофона. Важный момент: держать в руке микрофон с тяжелым проводом по 2–3 часа довольно утомительно, поэтому желательно иметь студийный беспроводной микрофон-прищепку. В моей практике был случай, когда один известный тренер выбрал из нескольких организаторов меня только потому, что я предложил ему такой микрофон.

Зал должен быть готов за ночь до старта мероприятия. Необходимо предусмотреть достаточное количество столов для регистрации, из расчета один стол на 50 человек.

Для проведения больших мероприятий (от 100 человек) зал следует разделить на зоны (ВИП, бизнес, стандарт). В ВИП-зоне должны быть соответствующие таблички.

Желательно наличие отдельной зоны для кофе-брейков. Предварительно подготовьте угощение – кофе, шоколад, печенье.

Ни в коем случае не забывайте о раздаточном материале: блокноте и ручке, информации с анонсом будущих мероприятий, спецпредложениях на продукты, связочном подарке (это может быть книга спикера) или несвязочном подарке (например, билет в кино).

Организатор должен прибыть за 2–3 часа до начала мероприятия, проверить работу микрофона, проектора, ноутбука (презентация), онлайн-трансляции, еще раз уточнить расписание мероприятия.

Перед началом мероприятия на входе в зал должен стоять встречающий (это может быть и сам организатор), который приветствует гостей и раздает небольшие презенты.

Оператор видеосъемки и фотограф на мероприятии

Для создания высококачественных рекламных материалов для будущих проектов вам понадобятся оператор видеосъемки и профессиональный фотограф. Их главные задачи: показать зал, количество людей, отразить уровень организации мероприятия, запечатлеть лучшие моменты выступлений.

Для изготовления рекламы желательно фотографировать зал таким образом, чтобы на фото создавалась видимость полного зала (особенно если людей немного). Тренера необходимо фотографировать на сцене и с аудиторией. Из отснятых материалов вы сможете сделать проморолик на 2–3 минуты.

ВИП-зона

Каким бы скромным ни было ваше мероприятие, необходимый минимум присутствующих должен составлять 20 человек.

В любом зале необходимо предусмотреть ВИП-места. При широкомасштабных мероприятиях (от 100 человек) зал делится на ВИП-зону, бизнес-зону и стандартную зону. ВИП-зона огораживается лентами, на стульях в ВИП-зоне закрепляются соответствующие (именные) таблички.

Для ВИП-посетителей должен быть предусмотрен отдельный стол регистрации, и очень желательно – отдельный вход в зал.

Под ВИП-зону обычно оборудуют первые два ряда или самые удобные места в зале. Все в этой зоне подчеркивает исключительность тех, кто за это платит. ВИП-персонам выдаются бейджи.

Кроме комфорта ВИП-клиенты должны получить больше информации, чем остальные участники. Это можно организовать во время мастер-класса на перерыве. В таком случае объявляется, что зал закрывается на 10–15 минут для проведения специального мастер-класса для ВИП-персон. Другой вариант: попросить прийти ВИП-клиентов на 10–15 минут раньше для получения ценной, предназначенной специально для них информации.

Замечено, что по окончании мероприятия ВИП-персоны покупают больше, чем все остальные.

На сайте и в других рекламных источниках обязательно разместите информацию о том, какими привилегиями пользуются клиенты, заказавшие ВИП-участие.

Пример организации пространства в зале представлен на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Организация пространства в зале

Глава 2. Продвижение и продажа мероприятий

(Юрий Черников)

Продвижение и продажа – самая сложная и, несомненно, самая важная задача в организации мероприятия. Успех продаж во многом зависит от выбранной маркетинговой стратегии и ценовой политики.

При организации крупных мероприятий с достаточным бюджетом используют все доступные средства продвижения. Однако ситуация отнюдь не безнадежна в случае, если рекламный бюджет ограничен. Интернет-технологии, партнерство, спонсорство – вот ваши основные инструменты.

Все, что необходимо для продвижения и продажи

Эффективное продвижение мероприятия не может опираться на единственный инструмент привлечения клиентов. Никогда нельзя заранее предсказать, какой именно способ даст наилучший результат. Все средства нужно разумно сочетать исходя из контекста продвижения мероприятия, его направленности, целевой аудитории, стоимости. Более того, необходимо стремиться к достижению пролонгированного, а не сиюминутного эффекта.

Итак, что можно сделать для продвижения и продажи мероприятия?

1. Создание тематического сайта (сайтов). Сайт должен иметь хорошую посещаемость, которую обеспечивает интересный контент. Прекрасно, если есть возможность создать несколько сайтов, которые ссылаются друг на друга.

2. Формирование «мыслевируса» – мема, который хорошо запоминается и быстро распространяется. Это написание и пересказ интересных сказок, легенд о тренере. Можно говорить о необыкновенных позитивных трансформациях, произошедших на прошлых тренингах. Сообщайте о реальных событиях, пусть немного преувеличивая, но выдумывать и лгать не нужно. Такие истории рассказываются на мероприятии в перерывах, во время чаепития, на тематических форумах. Это занимательные мифы, ими делятся невзначай, с правильной расстановкой акцентов. Такой миф можно сравнить с хорошим анекдотом, который с удовольствием рассказывают знакомым. Данный способ передачи информации называют сарафанным радио.

3. Формирование источников прямой рекламы. Обращение непосредственно к целевой аудитории. Для этого нужно иметь под рукой визитки, какие-либо раздаточные материалы. Прямая реклама предполагает возможность нахождения и общения в кругу потенциальных клиентов. Это могут быть бизнесмены (в случае продажи бизнес-тренингов), молодые люди (тренинги личностного роста), женщины или мужчины (тренинги для соответствующей категории), молодые мамы, всевозможные организации и т. д.

4. Общение на тематических форумах. Открытие темы тренингов и тренеров на различных форумах может дать хорошие результаты при условии, что поднимаемые темы актуальны и интересны. В этом случае информация будет распространяться. Существует множество женских сайтов с огромным трафиком, и при каждом таком портале, как правило, имеется активный форум. Прямая реклама на форумах запрещена, но не запрещено участие в обсуждении проблем, сопровождаемое «подсказками» в виде поучительных историй и советами, как решить ту или иную проблему.

5. Ведение рассылки. Это основной инструмент налаживания связи с потенциальными клиентами. Рассылка хорошо работает, когда сформирована большая база подписчиков.

6. Ведение раздела «Статьи» на сайте. Наличие на ресурсе интересных, качественных статей и других материалов всегда привлекает клиентов и партнеров. Рекламные статьи должны содержать информацию о тренере, его деятельности, об актуальности мероприятия для людей. При этом не следует в каждой статье призывать к посещению тренинга, достаточно метасообщения: «это интересно», «выгодно», «полезно». Оптимальный период выхода статей – раз в неделю (соответственно, четыре раза в месяц). Желательно также писать провокационные, побуждающие к дискуссии материалы, однако здесь важно соблюдение баланса, чтобы не вызвать гнева и осуждения со стороны читателей.

7. Написание книг. Одно крупное мероприятие – одна книга. Из печатного варианта необходимо сделать аудиокнигу. Самый быстрый способ написать книгу – сделать аудиозапись тренинга, расшифровать ее, отредактировать, дополнить, улучшить, отформатировать и передать в издательство. Книги можно предлагать в качестве бонуса, продавать, презентовать.

8. Создание видеопрезентаций. На каждый тренинг необходимо записывать видеопрезентацию с участием автора и ведущего тренинга.

9. Радиовещание. Мощный маркетинговый инструмент. Хорошо, если у тренера, который будет участвовать в мероприятии, есть возможность организовать серию передач по радио или вести отдельную рубрику. Радиоэфир должен быть регулярным. Конечно, единичные выступления также не помешают, но это малоэффективно: аудитория просто не запоминает человека, вещающего 15–20 минут. Как попасть на радио? Попробуйте предложить актуальные темы, интересные передачи главному редактору радиостанции.

10. Организация бесплатных презентационных мероприятий. Это может быть открытый семинар, мини-тренинг, кастомарафон. Ваша задача – собрать как можно больше людей.

11. Колумнистика. Предложите свои бесплатные услуги какой-либо тематической популярной газете или журналу. Это может быть ведение отдельной рубрики или колонки, регулярные ответы на вопросы читателей, статьи, тесты, советы и т. п. Это опосредованная реклама. Вы не сможете размещать информацию о мероприятии, но получите возможность презентовать себя как специалиста, проявить компетентность в какой-либо сфере.

12. Работа с партнерами. Позаботьтесь о том, чтобы ваши коллеги/партнеры разместили информацию о вас на своих ресурсах. Хорошо, если есть возможность рекомендовать ваш тренинг как наиболее интересный по конкретному вопросу в ходе какого-либо мероприятия по смежной тематике.

13. Активное и регулярное участие на различных мероприятиях, косвенно связанных с возможностью привлечения клиентов. Это конференции, круглые столы, обсуждения, выставки. На данных мероприятиях можно делать доклады, предлагать обучение.

14. Размещение печатных объявлений в местах скопления целевой аудитории. Если вы организуете тренинги личностного роста, рассчитанные, например, на молодежь, то целесообразно повесить объявления в высших учебных заведениях. Однако информацию о бизнес-тренингах не следует размещать на автобусных остановках.

15. Договор со специализированными книжными магазинами. Магазины, торгующие эзотерической литературой и материалами, иногда соглашаются за небольшую плату размещать у себя информацию о тематических тренингах.

16. Реклама на телевидении, радио. Это недешево, поэтому практически недоступно. Однако при наличии большого бюджета используйте данный вариант.

Сайт для продажи мероприятия

Правильный сайт выполняет следующие функции:

♦ привлечение клиентов;

♦ формирование и поддержка имиджа;

♦ информирование определенных групп аудитории;

♦ автоматизация информационных процессов (рассылка, информация о дате и месте проведения тренингов и т. п.).

Критерии оценки эффективности сайта:

♦ количество людей, зарегистрировавшихся на мероприятие через сайт;

♦ количество предварительных регистраций на сайте;

♦ общее количество звонков и e-mail-сообщений после просмотра информации на сайте;

♦ получение бланков акций, скидок;

♦ количество закачек контента с сайта.

Что необходимо сделать:

♦ всем, кто сколько-нибудь имеет отношение к продвигаемому мероприятию, желательно создать свои личные сайты (блоги), где будет периодически размещаться информация о главном сайте и проводимых мероприятиях;

♦ зарегистрироваться на нескольких популярных форумах и по возможности распространять информацию о тренингах и тренерах.

Работа над сайтом начинается уже с его названия. Адрес (доменное имя) должен быть кратким, удобным и запоминающимся. Это может быть сочетание двух созвучных коротких слов, но лучший вариант – одно короткое (до семи букв) слово.

Домен сайта лучше всего регистрировать в зоне *.ru или *.com.

Независимо от того, в каком формате вы работаете (тренинговый центр или персональный тренер), под каждое мероприятие необходимо оформить отдельную страницу с конкретной информацией, названием и программой.

Страницы продающего сайта должны быть максимально информативными и при этом краткими.

Рассмотрим в качестве примера наш проект «Тренер на миллион». Введение в курс дела начинается с доменного имени (например, trenernamillion.ru).

Главная страница сайта содержит следующие элементы.

1. Заголовок «Тренер на миллион».

2. Подзаголовок «Как собрать, продвинуть и продать ваш семинар или тренинг».

3. Презентационное видео. Чем более качественное видео вы разместите, тем лучше. В видеообращении тренер рассказывает о мероприятии, объясняет ценность предоставляемой информации, дает технические подробности: когда, во сколько, где. Продолжительность видео – до двух минут.

4. Контакты. Справа от названия компании необходимо указать номера телефонов, по которым вы доступны в любое время. Лучше дать номер в формате 8-800… Так или иначе это должен быть прямой телефон и номер, который несложно запомнить. Еще один момент: вместо слова «телефон» предпочтительно употребить словосочетание «горячая линия».

5. Продающий текст. Данный текст лучше составлять по классической модели (заголовок, подзаголовок, обозначение проблемы, решение). Обязательно прописать программу, рассказать о спикерах, которые примут участие в мероприятии, указать цену. Желательно создать на подписной странице кнопки «Купить билет» и «Получить бонус от спикеров». Под кнопкой «Купить билет» можно разместить небольшой блок с акцией типа «Два билета по цене одного» или «Приведите коллегу и получите скидку 50 %», однако следует предусмотреть срок действия такой акции не более трех дней. Подобные акционные предложения именуются дедлайнами, они существуют для того, чтобы у вашего потенциального клиента был повод отреагировать «прямо сейчас» и купить билет.

6. Подробности: дата, формат проведения, варианты участия в мероприятии (ВИП-пакет, стандарт и эконом или бизнес (премиум) и стандарт).

7. Способ оплаты. Укажите реквизиты нескольких платежных систем для оплаты мероприятия.

8. Отзывы клиентов.

Данная схема создания продающей подписной страницы является базовой, дополнительные блоки – по усмотрению организатора (рис. 2.1–2.4).

Рис. 2.1. Главная страница сайта

Рис. 2.2. Полезное: статьи и контент

Рис. 2.3. Страница отзывов

Рис. 2.4. Страница контактов

Видео на подписную страницу

Если у вас пока нет возможности заказать студийную видеосъемку для рекламного ролика, попробуйте сделать запись в домашних условиях. Для этого вам понадобятся видео– или фотокамера и однотонный фон. Мобильные телефоны использовать не рекомендуется, запись должна быть ровной.

Алгоритм записи продающего видео следующий.

1. Приветствие. Обозначение темы мероприятия: название и одно-два предложения о том, для чего все это. Знакомство. Можно начать с какого-либо актуального вопроса, например: «Вы спите с резиновой женщиной? Давайте я расскажу вам, как избежать использования резиновой женщины и получить настоящую». Ваша задача – с самого начала приковать внимание потенциального клиента, и уже после этого можно представиться. «Здравствуйте, меня зовут Иван Иванов. Сейчас я расскажу вам… (как, почему, зачем, для чего, кому и далее по теме, заявленной в названии)».

2. Блоки «Горькая правда», «Боль». Здесь в трех-четырех предложениях вы рассказываете о проблеме клиента. Сделать это нужно как можно более ярко, эмоционально, так, чтобы потенциальный покупатель увидел в этом описании свою ситуацию.

3. Блок «Надежда» – частичное решение проблемы. Вы кратко говорите о том, что ситуацию можно исправить, и предлагаете решение.

4. Выгоды клиента. Краткое перечисление выгод приобретения продукта/посещения мероприятия для вашей целевой аудитории. Перечень выгод оформляется маркированным списком.

5. Призыв к действию. Основные требования к видео: нейтральный однотонный либо яркий фон (например, море, пальмы, красивая архитектура).

Для начала просмотрите несколько качественных продающих видео, обратите внимание на мимику, жесты и поведение говорящего, проанализируйте, какие эмоции вызывает у вас это видео, возникает ли желание приобрести предлагаемый продукт и почему.

Во время записи видео расслабьтесь, говорите неторопливо, представляйте, что вы разговариваете с человеком вживую. Если это первое ваше видео, скорее всего, придется сделать два, три, пять, даже десять дублей, чтобы добиться качественной записи, и это нормально.

Помните, для записи хорошего продающего видео важна эмоциональная составляющая, поскольку едва ли не половина покупок совершается на эмоциях.

В конце видео обязательно должны быть призыв к действию и дедлайн.

Партнерство как основной ресурс продвижения

Продвижение мероприятия целесообразно начинать с переговоров с партнерами (с теми, у кого сформированы обширные базы подписчиков).

1. Свяжитесь с предыдущими организаторами и постарайтесь выяснить нюансы работы со спикером, выступление которого вы намерены организовать. Узнайте, насколько хорошо продавался этот спикер.

2. Предложите экс-организатору сделать рассылку по его собственной клиентской базе за процент от продажи.

3. Попросите спикера предоставить видеоприглашение на мероприятие, в котором он расскажет о себе, теме и программе мероприятия, выгодах клиента, обозначит формат проведения. На видео должны быть отображены логотип организатора, сайт и телефон.

4. Договоритесь о том, чтобы спикер разместил информацию о выступлении в социальных сетях («ВКонтакте», «Фейсбук» и пр.) и по возможности на своем сайте.

5. Обеспечьте трансфер спикера из аэропорта на автомобиле представительского класса. Поселите его в хороший отель (в зависимости от пожеланий и масштаба фигуры спикера), пригласите в ресторан. Все это способствует формированию хороших взаимоотношений и благоприятной для совместной деятельности атмосферы, что особенно важно в работе со спикером класса «звезда».

Как уже было отмечено, основной способ продвижения – это ваши партнеры, у которых есть подписные базы. Под партнерами в данном случае мы понимаем всех, кто может оказать содействие в продвижении мероприятия: тренинговые центры, инфобизнесмены, психологические центры школ и учебных заведений, студенческие объединения, бизнес-сервисы, книжные сети магазинов, сайты коллективных покупок, онлайн-версии журналов, представители МЛМ-бизнеса.

Чтобы заинтересовать партнера, ему можно предложить:

♦ 20–50 % от стоимости каждого проданного билета на мероприятие;

♦ перекрестную рассылку;

♦ размещение его логотипа на вашем сайте, на медианосителях для продвижения мероприятия;

♦ распродажу или акцию для его аудитории (подписной базы);

♦ реферальную ссылку, позволяющую отслеживать количество зарегистрированных от партнера человек.

Для начала сотрудничества партнеру необходимо предоставить следующую информацию:

♦ коммерческое предложение с описанием мероприятия;

♦ описание партнерской программы с обоснованием выгод партнера;

♦ баннеры, логотипы, промокод для его аудитории (форму регистрации, если информация о событии будет размещаться на сайте партнера).

Основные направления работы с партнерами

Основными направлениями взаимодействия с партнерами могут быть:

♦ информационное партнерство;

♦ финансовое партнерство;

♦ информационное спонсорство.

Информационные партнеры – это по сути площадки, на которых организован большой трафик людей («Работа. ру», «Живой журнал», Gismeteo и многие другие).

Где искать информационных партнеров? Вводите в любой поисковой системе запрос: «тренинговые компании», «конференции в Санкт-Петербурге и Москве», «тренинги по бизнесу» и т. п. На сайтах представителей всегда указаны информационные партнеры, к которым можете обратиться и вы.

Взять, к примеру, Александра Васильева (телепередача «Модный приговор»). Кто может быть его аудиторией? Конечно, женщины. Причем женщины, у которых есть деньги, которые готовы заплатить за семинар 3–5 тысяч рублей. Следовательно, это та категория женщин, которые посещают элитные салоны красоты и т. д. Ваша задача здесь – связаться с менеджером такого салона, рассказать о том, что будет проводиться семинар А. Васильева о новых тенденциях обувной моды, договориться о партнерстве (салон обеспечивает вам рекламу среди посетителей, а вы рекламируете салон по своим каналам). Далее ищете информационных спонсоров, в данном случае имеются в виду журналы моды, интернет-издания, в которых можно разместить пресс-релиз о вашем мероприятии бесплатно.

Для достижения максимального эффекта наймите пиарщика, который будет составлять анонсы, договариваться со СМИ и т. д.

Партнерские отношения приносят самые устойчивые дивиденды. Крупные представители информационного бизнеса в России более 10 % от общего дохода имеют только благодаря правильно организованной, разветвленной сети партнерских отношений. Главное – не скупиться!