Текст книги "Личная эффективность: думать долгосрочно и действовать точно"

Глава 8
Как критиковать сотрудника так, чтобы он хотел развивать свои слабые стороны.

Из этого урока вы узнаете:

– Как правильно критиковать сотрудника, чтобы не обесценить его труд.

– Как вдохновить сотрудника расти и развивать свои слабые стороны.

Вы сидите за своим столом в офисе и слышите телефонный разговор менеджера по продажам Кирилла с клиентом. Вообще Кирилл хороший менеджер, и опыт у него есть. Но в данном случае первое, что улавливает ваше ухо, – он явно перебивает клиента, не дослушав его до конца. «Так нельзя вести разговор! – возмущаетесь вы про себя. – Пойду отругаю его».

Вы направляетесь к Кириллу с грозным лицом, он сразу напрягается и мрачнеет и на все ваши суровые замечания («Как ты сейчас разговаривал с клиентом?! Ты следишь за своей речью? Если из-за тебя мы его потеряем – получишь выговор!») он только бурчит что-то недовольным тоном.

Бывало ли подобное в вашей практике? Вспомните, приводили ли ваши замечания к росту продуктивности сотрудника? Боюсь, что не очень. Хотя сама по себе ваша цель совершенно правильная – указать менеджеру на его ошибку и добиться того, чтобы он больше её не повторял.

Но дело в том, что замечание замечанию рознь. И в этой главе я расскажу вам о самом мудром способе покритиковать сотрудника.

Давайте разберем этот способ по шагам.

Шаг первый

Вы заметили ошибку, допущенную работником. Назовем её точкой роста: это тот конкретный пункт, над которым ему нужно поработать, чтобы увеличить свою продуктивность и профессионализм. Зафиксируйте эту точку для себя. Можете даже записать. В данном примере точкой роста будет умение терпеливо слушать клиента, не перебивая.

Шаг второй

Главное – не поддавайтесь порыву немедленно устроить провинившемуся разнос. Сначала подумайте, что он сделал правильно в разговоре с клиентом. Например, называл клиента по имени и задавал правильные открытые вопросы о его потребностях. Вот с этого и нужно начать ваш диалог с Кириллом:

– Кирилл, я слышал твой разговор, и мне понравилось, что ты называешь по имени и отчеству нашего заказчика. И ты хорошо формулировал вопросы. Молодец!

Тут Кирилл расслабляется, переводит дух – его похвалили, он все сделал хорошо. Он готов слушать вас дальше.

Шаг третий

А вы тем временем продолжаете:

– И я хочу обратить твое внимание на одну деталь: в дальнейшем, беседуя с клиентом, дай ему возможность полностью проговорить всё, что он хочет сказать. Выслушай его и возьми на заметку все его высказывания. И только потом, поймав паузу, предлагай свои решения.

То есть на этом шаге вы четко формулируете точку роста, над которой сотруднику нужно поработать.

Шаг четвёртый

Поясните сильные стороны, выгоды вашего совета.

– Чем больше клиент скажет, тем легче тебе будет предложить ему то, что его устроит. Он выговорится, выпустит пар и будет внимательнее слушать тебя. И в дальнейшем он будет больше тебе доверять, меньше сопротивляться, тебе станет проще с ним работать. Таким образом ты увеличишь объём его заказов, а заодно и свою премию.

Кирилл уже видит хорошие перспективы от того, что станет следовать вашим советам. Ваша речь воспринимается им не как назидание, а как отличный деловой манёвр. И на этой позитивной ноте он будет с большей готовностью развивать свою точку роста (умение терпеливо слушать клиента).

Шаг пятый

А теперь вам нужно получить от Кирилла подтверждение того, что он вас услышал и понял.

– Как сам думаешь, это важно – выслушивать клиента полностью? Сможешь всегда учитывать это в своей работе?

– Да, конечно! – отвечает Кирилл.

Можете спросить его, почему он так считает. Пусть он еще раз проговорит то, что сказали вы.

Шаг шестой

И в завершение диалога – одобрение с вашей стороны:

– Отлично! Работаем дальше!

При таком подходе ваша критика – как кочерыжка в кочане капусты: она является основой диалога с сотрудником. Но она настолько скрыта под листьями похвалы и деловых рекомендаций, что становится незаметной, а значит, необидной. И даже наоборот: вы вдохнули в коллегу желание поработать над собой и повысить эффективность. Прислушайтесь к его последующим переговорам с клиентами – я уверен, что вы услышите, как Кирилл старательно применяет данный вами совет.

Вернёмся к самому началу ситуации. Почему же хороший менеджер вдруг совершил ошибку?

У любого действия есть своя причина. Возможно, он сегодня плохо выспался или у него схватило живот. А может быть, он таким образом привлекает ваше внимание. Знаете, как ребенок – хулиганит, чтобы вечно занятые взрослые обратили на него внимание. То есть его «детское эго» заставляет его специально косячить.

Помните: если вы испытываете гнев на сотрудника из-за того, что он в вашем присутствии делает что-то неправильно – это подсознательная провокация с его стороны, вызванная вашим же подсознательным желанием эмоциональной разрядки с помощью гнева. Присмотритесь сами к себе как бы со стороны в подобной ситуации, и вы увидите это.

Как мудрый руководитель, вы должны иметь в виду, что зачастую ошибки ваших сотрудников – это ваши ошибки. Вы исправляете свои тем, что помогаете коллегам исправлять их оплошности и недоработки.

Надеюсь, я вас убедил, что такой маневр хорош со всех сторон.

Решайте – будете ли вы брать его на вооружение?

Глава 9
Как правильно уволить сотрудника по инициативе руководителя?

Из урока вы узнаете:

– Как провести увольнение в доброжелательной атмосфере и не обидеть человека.

– Как оставить между вами и бывшим сотрудником добрые отношения.

Увольнение сотрудника – одна из самых неприятных обязанностей любого руководителя.

Можно ли сделать её – не скажу «приятной», – но хотя бы спокойной? Чтобы выполнять эту процедуру легко и без переживаний.

Да, конечно. И это не очень сложно, нужно лишь научиться смотреть на неё под другим углом зрения.

Объясню, что я имею в виду.

Как правило, руководитель увольняет сотрудника, когда тот плохо работает, не выполняет свои обязанности, нарушает дисциплину, сопротивляется нововведениям, создаёт негативную атмосферу в офисе и тому подобное. Всё это само по себе – достаточный повод для беспокойства.

Для восстановления позитивного рабочего ритма в компании самое правильное решение – расстаться с проблемным сотрудником. Заметьте: я не сказал «уволить». Я сказал – «расстаться».

Можно сравнить это с жизненной историей, которая случается с некоторыми из нас: мы расстаёмся с кем-то, кто некоторое время был рядом, потому что чувствуем, что это «не наш» человек и не собираемся провести все оставшиеся годы бок о бок с ним. Возможно, вы когда-либо оказывались в такой ситуации и знаете, что часто расставание идет на пользу обоим.

Человек не ведает всех путей, а их великое множество, и у каждого есть свой. И именно ваш путь приведет к тому человеку, который для вас окажется наилучшим спутником.

Так же и в деловых взаимоотношениях. Сотрудник, который заставляет вас нервничать – «не ваш» товарищ, а вы – не лучший босс для него. Ваши обоюдные страдания совершенно ни к чему, вы просто не подходите друг другу. Вот с этой позиции и нужно вести разговор об увольнении.

Первое ваше действие – это принятие решения. И не стоит с этим затягивать. Десятое предупреждение, пятнадцатый выговор – перебор. Наверняка вы уже задолго до десятого предупреждения поняли, что с этим сотрудником придется расставаться. Так сделайте это скорее. Только заранее продумайте, кем вы сможете его заменить или как распределить его обязанности между коллегами, пока не найдётся замена.

Итак, решение принято – а это половина дела!

Когда лучше объявить сотруднику о решении? Обговорите это с ним в пятницу в 17.30 – в завершение рабочей недели. Вы сбросите с себя этот разговор и со спокойной совестью уйдёте на выходные. А у работника будет два дня, чтобы обдумать ситуацию со своей стороны.

Теперь подходим к главному: как вести разговор, чтобы он не оставил неприятного осадка и чувства обиды и взаимного недовольства?

Возможны два варианта. Я расскажу об обоих, и вы сами сможете решить, какой из них пригодится для конкретной ситуации.

Вариант первый, назовём его «Личность / Функция»

При этом варианте лейтмотивом вашего монолога будет следующая мысль: функции не соответствуют личности.

– Кирилл, я вижу, что ты – яркая личность, серьёзный профессионал с широкими умениями. Но те функции, которые на тебя возложены в нашей компании, не подходят тебе, они слишком узки, и не дают тебе использовать твои качества. И будет эффективнее – для тебя, как для профессионала, и для нас, как для компании, – если мы начнём плавно расходиться, не тратя лишнее время.

Вариант второй: «Личность / Место»

Аналогично первому – место работы не соответствует личности.

– Фёдор, мне нравятся твои качества как профессионала, но я вижу, что наша компания – не то место, где ты действительно можешь их реализовать. У тебя серьёзный потенциал для роста, но наша компания не может дать тебе такой возможности. И будет эффективнее, если мы начнем плавно расходиться.

Обратите внимание – и в одном, и в другом варианте вы показываете свое уважение сотруднику и подчёркиваете, что дело не в нём; виноват не он (но и не вы!), а объективное несовпадение. Ваша компания или его должность в ней не подходят данному человеку.

Как я говорил ранее, многие подсознательные вещи проявляются в реальности странными способами. Скорее всего, проблемы, которые создаёт вам этот условный Кирилл или Фёдор, являются выплеском его подсознательной неудовлетворенности своим местом работы. Если вы дадите ему импульс к поиску более подходящей компании, то в другом месте он будет и работать лучше, и чувствовать себя более полезным.

При таком подходе к увольнению акценты расставлены очень деликатно: вы не обижаете сотрудника, не наносите ему вреда, не выгоняете его – вы цените его как личность и помогаете ему реализоваться в более подходящем для него направлении.

А теперь подумайте и о себе, – разве вам не станет легче после такого разговора и после расставания с этим человеком? И у вас появится возможность найти нового сотрудника, который «совпадёт» с вашим коллективом и станет прекрасным приобретением для компании.

Но вернёмся к разговору между вами и увольняемым.

В завершение предложите ему поддержку: хорошую характеристику, рекомендацию или помощь в составлении выигрышного резюме. Этим может заняться ваш кадровик под вашим руководством.

Конечно, может случиться и самый сложный момент разговора: сотрудник начнет уговаривать вас, чтобы вы его не увольняли, приводить доводы против этого, бить на жалость и упрашивать оставить его.

Не ведитесь на уговоры. Ведь вы приняли взвешенное решение на основании объективных причин. Вы точно знаете, что вам не по пути с этим товарищем и что расставание принесет пользу не только вам, но и ему. Стойте на этой позиции и оставайтесь доброжелательны, но непоколебимы.

Но вполне возможно, что сотрудник поддержит ваше решение, поняв его правильность – если вы нашли нужные слова и нужный тон разговора. В таком случае он будет вам благодарен за вовремя сделанный шаг, и вы сохраните хорошие отношения с этим человеком на будущее. А что может быть лучше, чем расстаться друзьями, а не врагами?

Этого я вам и желаю! Используйте данный манёвр в своей нелёгкой работе, и пусть он поможет росту вашей компании!

Глава 10
Как презентовать себя так, чтобы подчеркнуть свой профессионализм?

Из урока вы узнаете:

– На чем акцентировать внимание клиента, чтобы он видел в вас профессионала.

– Как презентовать себя так, чтобы и самому поверить в свою исключительность :)

Общаясь с людьми самых разных профессий, я часто замечал, что прекрасные специалисты, работающие ответственно и увлечённо, приносящие много пользы, не умеют кратко и ёмко рассказать о себе и донести до собеседника свою ценность.

Поэтому и появилась такая глава – о самопрезентации. Заметьте – самопрезентация не означает самовосхваление. Это скорее краткий информационный монолог, раскрывающий вас как профессионала.

В каких случаях вам может понадобиться презентовать себя?

• Например, когда вас назначили руководителем в новый для вас коллектив.

• Или при переговорах с потенциальными заказчиками.

• При встрече с возможными партнёрами.

• На любом деловом мероприятии.

• В нетворкинге.

• На интервью.

• На youtube канале.

• И даже в беседе со случайными попутчиками.

В каждой из этих ситуаций вы можете использовать подготовленную заранее самопрезентацию, меняя лишь её длину или стиль изложения.

В этой главе я расскажу вам, как подготовить такую презентацию, которая убедит ваших собеседников, зрителей или слушателей в вашем исключительном профессионализме, чтобы они захотели сотрудничать только с вами.

Для наглядности я изображу презентацию в виде пирамиды из девяти слоев. Каждый слой – это один пункт вашего рассказа, имеющий определённый смысл.

Какие же это пункты? Обозначим их так: (рисунок пирамиды)

1. Я. Моя ценность.

2. Я делаю.

3. Моя цель.

4. Мои клиенты.

5. Результаты моих клиентов.

6. Мои условия.

7. Призыв к действию и польза.

8. Открытый вопрос.

Я

Вы называете себя и говорите, кем вы являетесь – а это зависит от того, в каком контексте и в какой роли вы себя презентуете. То есть в одной ситуации вы можете говорить о себе как о руководителе компании, в другой – как о специалисте по рекламе, в третьей – как о депутате муниципального округа, например.

В моем исполнении это прозвучит так:

– Приветствую вас! Я – Альберт Сафин, автор и ведущий курса «Развитие стратегического мышления».

Моя ценность

Что является основной миссией вашей деятельности в названном выше качестве? В чём вы видите свою ценность для общества, какую пользу вы создаёте для окружающих вас людей и шире – для города и страны?

– Главной ценностью моего курса является развитие способности у слушателей думать долгосрочно и действовать точно. Я считаю, что именно это умение является основой процветания человека, семьи, компании, а следовательно, и страны.

Я делаю

Перечислите, что конкретно вы делаете в рамках своей миссии, каким образом воплощаете её в жизнь.

– Я создаю образовательную программу, которая позволяет моим слушателям выработать у себя это умение. И я сам веду эту программу в Санкт-Петербурге, проводя занятия в малых группах.

Моя цель

Как я улучшаю мир: этот пункт перекликается со вторым пунктом и тоже подчёркивает идеологическую составляющую вашей миссии.

– Я считаю, что мысли и действия напрямую влияют на качество жизни людей. И я стремлюсь к тому, чтобы мой курс помогал моим клиентам повышать качество их жизни. Занимаются ли они любимым делом, имеют ли внутреннюю мотивацию преуспевать в нём, правильно ли выстроены их взаимоотношения с окружающими – это и многое другое в совокупности влияет на их жизнь, и все эти вопросы мы разбираем в ходе обучения.

Мои клиенты

Можно дать или общую характеристику ваших клиентов, или назвать несколько конкретных организаций, являющихся вашими заказчиками, если они действительно значимы.

Я в этом пункте говорю следующее:

– Моя аудитория – деловые люди, от 28 до 48 лет. Согласно статистике, преимущественно мужчины. Дамы, которые занимаются на моём курсе, как правило, – жены участников. Многие новые клиенты приходят ко мне по рекомендации своих друзей.

Результаты моих клиентов

В этом пункте бывает очень уместно сказать собеседнику или слушателю, где он может найти отзывы ваших клиентов или статистику результатов – на вашем сайте, на канале youtube, в группе ВК и так далее. В некоторых случаях прямое, «в лоб», перечисление результатов звучит нескромно и нарушает картину вашей презентации.

Но это зависит от конкретной ситуации и от области вашей деятельности. Иногда, наоборот, названные сразу цифры и факты звучат очень убедительно. Например, адвокат в этом случае может назвать выигранные им дела, а за подробностями по каждому делу уже отсылать к информации в интернете.

Мои условия

Опишите, на каких условиях вы работаете с клиентами, как строится ваше взаимодействие.

– Я провожу презентации моего курса в Санкт-Петербурге один раз в полгода и набираю группы. Первые два занятия курса являются тестовыми, бесплатными, чтобы слушатели могли понять, подходит ли им этот курс. С третьего занятия стоимость обучения – ххх рублей в месяц.

Призыв к действию и польза

В предыдущих пунктах вы уже дали всю необходимую информацию, двигаясь от общего, глобального, к частному, конкретному.

Теперь пора переходить к действиям:

– Мне очень важно быть для вас полезным. Независимо от того, будем мы с вами сотрудничать или нет, разрешите мне поделиться с вами… —

И далее предложите аудитории что-то, имеющее для нее реальную пользу:

… – брошюрой, в которой вы найдёте пять самых серьезных ошибок при покупке недвижимости (если вы риэлтор).

… – буклетом, в котором приведены образцы смет на строительство коттеджей (если вы строитель).

… – ссылками на материалы для подготовки к тесту (если вы преподаватель).

В моём случае это видео уроки: их могут просматривать и те, кто занимается на моём курсе, и те, кто живут в других городах и не имеют возможности участвовать в занятиях. Уроки совершенно бесплатны и доступны всем желающим.

Открытый вопрос

После всего вышесказанного можно пригласить слушателей к беседе, задав им открытый вопрос, требующий обсуждения. Например:

– Расскажите, какие сложности вы испытываете в этой области? Я попробую прямо сейчас дать вам совет, как их преодолеть.

Или:

– Насколько для вас важно разобраться в том, о чём я говорил? Что ещё вы хотели бы узнать от меня?

В этой беседе, скорее всего, вы и увидите, кто готов стать вашим клиентом, а кто пока не убеждён в необходимости сотрудничать с вами. И если такие есть, значит, над презентацией нужно ещё поработать!

Чтобы привести вам пример полной презентации, я сыграю роль сантехника Игоря.

Приветствую вас! Меня зовут Игорь, я сантехник, и я занимаюсь прокладкой технических узлов в ванных комнатах.

Для меня главное – сделать работу сантехники безупречной, чтобы мои клиенты не испытывали никаких проблем в её использовании.

Что я делаю? Я прокладываю канализационные и отопительные сети и устанавливаю оборудование в ванных, встраивая всё это в общую техническую схему квартиры.

Моя глобальная задача – предоставить такой сервис, который гарантировал бы наилучшее качество сантехнических работ для моих клиентов.

А ими являются жители нашего города, в основном этого района. Чаще всего – жители кирпичных домов старого фонда.

Здесь вы можете посмотреть фотографии выполненных мной работ, также указаны сроки и бюджет по каждому заказу.

Я готов приехать к вам прямо сегодня, сделать замеры вашей ванной и обсудить с вами возможные варианты. Затем мне понадобится один день, чтобы составить сметы на каждый вариант и прислать их вам вместе с планами работ.

Независимо от того, будете ли вы делать у меня заказ или нет, я хочу предложить вам небольшую брошюру – я написал, на чём можно сэкономить при ремонте ванной комнаты, а на чём, наоборот, экономить нельзя. Надеюсь, что эта информация будет вам полезна при планировании ремонта.

О себе я рассказал, а теперь хочу спросить вас: что для вас главное в вашей ванной комнате? Чему вы бы хотели уделить основное внимание?

Как видите, все слои презентации присутствуют, она получается информативной, насыщенной, но не растянутой.

Такая схема самопрезентации выросла из практики. На занятиях курса мы вместе с моими слушателями отработали и усовершенствовали схему, и неоднократно убедились на опыте, что она работает, и работает очень хорошо.

Что я советую вам сделать:

Продумайте и запишите текст вашей презентации по схеме. Перечитайте, исправьте; что-то захочется сократить, а что-то – дополнить. Еще раз перечитайте, и снова внесите правки, если необходимо. Сделайте текст таким, чтобы он вам самому казался идеальным. Потом проговорите его вслух несколько раз – возможно, при этом вы поймете, что где-то нужно заменить одни слова другими. Выучите текст и порепетируйте его перед зеркалом, чтобы говорить уверенно, чётко, без сбоев. Вы сами должны верить в то, что говорите, тогда и слушатель поверит!

А ещё – добавьте к тексту хороших фотографий и опубликуйте его на своей странице в соцсетях. Я уверен, что кто-то из ваших знакомых, читателей или подписчиков увидит вас по-новому!

Начинайте работу над презентацией, и да сопутствует вам удача!

Глава 11
Как сделать совещание еще более эффективным и почему это важно?

Из урока вы узнаете:

– Как структурировать ожидаемый результат совещания в голове сотрудников.

– Как синхронизировать цели всех участников собрания.

Рабочие совещания могут быть постоянной головной болью для руководителя, а могут быть прекрасным инструментом для решения любых вопросов.

Как превратить первое во второе?

Есть очень простой манёвр, проверенный и эффективный, и я хочу рассказать вам о нём.

Но сначала задам вопрос: что, по вашему мнению, является основной целью любого совещания? Обсудить рабочие проблемы?

Видел я такие собрания, посвящённые обсуждению. Обычно получается так: кто-то сидит молчком; кто-то настаивает на своём мнении, не слушая других и порождая шумные споры; кто-то пытается призвать всех участников к порядку, но не слишком в этом преуспевает. Собрание растягивается на два часа вместо одного. Под конец народ начинает роптать и расходиться, устав от бесполезной траты времени.

Нет!

Ключевая цель – принятие решения.

Именно для этого стоит созывать коллег на совещание и именно это должно быть его итогом. И не имеет значения, участвуют в собрании три человека или тридцать.

То есть любое совещание в итоге должно иметь конкретное решение по конкретному вопросу или вопросам. Это решение принимается и подтверждается всеми участниками, фиксируется и становится обязательным для всего коллектива.

Обсуждать тему собрания можно и нужно заранее. Этому очень помогает предварительное информирование сотрудников о повестке будущего собрания. Предложите им обдумать и обсудить её между собой или внутри каждого отдела.

На самом же собрании вашей задачей будет фиксация внимания участников на главном – на конечном результате встречи, то есть на принятии решения.

Открывая собрание, скажите:

– Коллеги, сегодня на повестке такой-то вопрос. Все ли согласны с тем, что это то, на чём нам нужно сосредоточиться? К какому решению мы должны прийти? У нас тридцать минут, и по истечении этого времени мы запишем наше общее решение.

Обратите внимание: собрание пройдет намного эффективнее, если все его участники будут единодушны. То есть если все согласятся, что тема совещания действительно самая важная и что нужно принять по ней определённое решение.

Включите эти вопросы в предварительную информацию. Дайте время людям подумать над важностью темы и над необходимостью решения. Если будут несогласные, они, скорее всего, поделятся с вами своими возражениями. В этом случае у вас будет возможность переубедить их заранее, чтобы избежать споров на совещании.

В процессе обсуждения на собрании постоянно следите за его ходом. Если участники отвлекаются и увлекаются посторонними, хоть и рабочими, вопросами, твёрдо возвращайте их к ключевой задаче.

– Мне очень импонирует то, что говорит Дмитрий, но эту проблему мы обсудим отдельно. Сейчас у нас другой вопрос, вернёмся к нему.

Направляя вектор внимания всех присутствующих к одной точке, одной главной цели, вы умножаете энергию решения на количество человек.

Важно иметь в виду также следующее: когда решение принято собранием, необходимо сразу же

• зафиксировать (записать) его,

• составить план реализации,

• назначить ответственных / исполнителей,

• определить сроки и назначить следующую встречу по этому вопросу.

Без этого решение останется лишь на бумаге, и, возможно, так и не будет выполнено.

Вот такой несложный, но очень действенный манёвр.

Если у вас пока не получается проводить собрания в таком стиле – тренируйтесь! Тренируйте свою способность управлять и своим фокусом внимания, и фокусом внимания своих коллег.

Где внимание – там энергия!