Текст книги "Финансовое планирование. Искусство создавать доход"

Предложение по распределению – документ, где перечислены все одобренные и отклоненные заявки, распределенные по департаментам, и точно указана общая сумма по всем одобренным заявкам. В последующих главах будет подробно рассмотрен регламент совета и все необходимые для его проведения документы.

После того как совет руководителей департаментов завершил свою работу, копии одобренных планов, справки Финансового департамента о доходах, расходах, остатках денежных средств и оригиналы всех одобренных и не одобренных заявок подают на утверждение Исполнительному совету. Исполнительный совет – совет, в который входят заместители директора, его председателем является директор компании. Задача Исполнительного совета – соотнести планы департаментов с общими планами компании, проверить и одобрить предложение по распределению средств. Именно Исполнительный совет отвечает за успешность финансового планирования. В небольших компаниях, где нет заместителей и руководители департаментов подчиняются директору, обычно действует только один совет, в который входят руководители департаментов и директор. Исполнительный совет имеет полное право изменить предложение по распределению, отменить какие-то из заявок, изменить суммы или наоборот – одобрить заявки, которые были отклонены Рекомендательным советом.

После одобрения директором всех документов, полученных в результате работы совета, их передают Руководителю службы финансов Офиса владельца (в небольших компаниях эту функцию выполняет сам владелец). Его задача – тщательно проверить эти документы и, если они соответствуют установленным правилам, одобрить предложение по распределению дохода и перечислить одобренную сумму на Главный счет. После этого он отправляет все одобренные и не одобренные заявки на выделение средств в Финансовый департамент.

Финансовый департамент быстро оповещает сотрудников-составителей одобренных заявок о том, что средства выделены, и возвращает составителям не одобренные заявки. После этого составители заявок начинают подавать в Финансовый департамент счета для оплаты и осуществляется приобретение. В отношении приобретений у специалистов Финансового департамента есть еще ряд обязанностей, которые будут описаны отдельно. В конце отчетной недели руководитель представит отчет о произведенных расходах и остатках и данные о доходе за неделю. А Руководитель службы финансов (Офис владельца) проверит эти данные и изымет невостребованные средства или остатки.

Итак, мы рассмотрели в целом процесс одобрения заявок, ответственность сотрудников и общие обязанности основных участников этого процесса.

Глава 5
Резервы и дивиденды

Когда мои знакомые задают мне вопрос, какова прибыльность моего бизнеса, я всегда могу легко ответить на него, назвав и процент прибыльности компании, и, собственно, сумму прибыли. Но редко кто из моих знакомых может похвастаться пониманием того, сколько прибыли приносит их компания. Причина, почему так происходит, относится к способу обращения с деньгами. Ведь прибыль – это то, что остается после всех расходов, и исходя из этого большинство владельцев бизнеса считают, что прибыль можно получить, только оплатив все, что необходимо для деятельности. Это распространенная ложная идея, и я легко могу доказать, что это не так.

Все дело в том, что организация или человек зарабатывает столько, сколько считает необходимым для своего выживания. Если человек уверен, что для его выживания жизненно необходима определенная сумма, как правило, он находит способы заработать необходимые деньги.

Много лет назад у меня был знакомый, который зарабатывал на посредничестве – он получал заказы в разных министерствах и ведомствах и размещал их на одном из моих предприятий. При этом он был настолько успешен, что в среднем его заказы приносили компании около четверти ее дохода. При этом у нас был довольно неплохой отдел продаж, но тем не менее этот парень умудрялся находить хорошие заказы, размещать у нас и зарабатывать при этом. Меня всегда удивляла его скромность в расходах – он ездил на стареньком авто, ходил с потертым портфелем и, насколько я знал, был очень умерен в тратах. При этом, так как он размещал у нас заказы, я имел довольно точное представление о его отпускных ценах и, соответственно, об уровне его дохода, и, поверьте, он был немалым. Он зарабатывал не меньше, чем мы с партнером. И этот уровень дохода не очень-то соответствовал его расходам. Мы с ним прекрасно сотрудничали, и я никогда не задавал ему вопросов, как он тратит заработанные деньги, но при этом каждый раз удивлялся, глядя на его машину, – она была очень потрепана жизнью.

Однажды он приехал на встречу со мной на новом прекрасном автомобиле, и я не мог удержаться и спросил его, что, собственно, изменилось и почему он купил новый автомобиль. В ответ он рассказал историю, которая заставила меня впервые задуматься о том, от чего на самом деле зависит доход человека. Его история не отличалась оригинальностью, но она стоит того, чтобы об этом упомянуть. Он рассказал, что еще несколько лет назад работал в государственном учреждении и имел довольно скромную заработную плату, которой ему вполне хватало. Но однажды его близкий родственник предложил ему принять участие в создании очень выгодного предприятия, которое сулило по-настоящему большой доход. Требовалось только вложить значительную сумму, и можно было рассчитывать на очень хорошую постоянную прибыль. Такого количества собственных средств у моего знакомого не было, но идея была настолько привлекательной, что он решился занять деньги у одного из своих состоятельных друзей. Он занял деньги и вложил их в предприятие своего родственника, и, как часто бывает в таких случаях, предприятие не состоялось. Он потерял деньги и приобрел огромные по сравнению с его уровнем зарплаты долговые обязательства.

Чтобы рассчитаться, он был вынужден искать способ быстро заработать деньги, иначе ему пришлось бы рассчитываться с долгом всю жизнь. Он перепробовал несколько способов и в конце концов пришел к тому, что стал профессионально заниматься посредничеством в получении заказов на изготовление наград и сувениров. Он искал и получал заказы и размещал их на моем предприятии, для него это оказалось очень успешной деятельностью. Рассказав мне эту историю, он закончил ее словами: «Если бы не этот долг и необходимость его отдать, я никогда бы не научился столько зарабатывать. И этот автомобиль я приобрел просто потому, что в прошлом месяце полностью рассчитался». К слову сказать, через пару месяцев я узнал, что он купил прекрасный большой дом в пригороде, и был очень доволен этим.

Его история впечатлила меня, и тогда я впервые осознал, что уровень дохода действительно определяется потребностями человека. Возможно, вы тоже ощущали это в отношении своей жизни или видели такие примеры в своем окружении. Этот принцип полностью применим не только к отдельному человеку, но и к группе людей при условии, что они действительно осознают уровень потребности в доходе. Вы обращали внимание, что небольшая и дружная компания, начиная с нуля, обычно быстро наращивает доход? Приходится энергично работать, прилагая большие усилия и проявляя намерение, но, когда все члены группы хорошо осознают, что их зарплата и успех полностью зависят от дохода, он быстро растет. Причем этот бурный рост продолжается практически до момента, пока в группе людей не возникнет идея «жизнь удалась» и можно больше не напрягаться, потому что дела идут и так очень неплохо. Это правда – большинство компаний малого бизнеса перестают расти, когда ключевые руководители достигают приемлемого для них уровня комфорта. Можно сказать, что у них в этот момент исчезает необходимость в том, чтобы бороться за рост дохода.

Поэтому, как ни странно, создатель компании, если он хочет добиться роста бизнеса, должен в первую очередь заботиться не о снижении затрат, а о росте потребности в увеличении дохода. Хорошая система финансового менеджмента должна обязательно создавать определенное давление, которое заставляет руководителей повышать доход. Единственная идея, которая останавливает владельца в этом, – угроза потерять прибыль, которую он получает. Ведь если прибыль формируется по остаточному принципу, с ростом расходов она будет снижаться, если вообще будет существовать.

Единственное решение, которое позволяет одновременно и повышать потребность компании в деньгах, и обеспечивает рост прибыли – сделать прибыль обязательным расходом. На первый взгляд это может звучать странно и нелогично, но на самом деле это единственное решение. Если при использовании системы разделения счетов, которая описана в третьей главе, вы сделаете прибыль обязательным расходом, то получите прибыль определенного размера. А руководители компании очень быстро привыкнут, что это – такой же расход, как, например, налоги или аренда. Осознают, что этот расход неизбежен, и в своей работе по созданию дохода будут отталкиваться от этого.

Ввести это в практику работы компании очень просто – еженедельно на основе валового дохода, поступающего на Счет № 1, необходимо рассчитывать валовую прибыль и определенный процент этой прибыли сразу отправлять на Резервный счет, а определенный процент – на Счет дивидендов. В распоряжение руководителей компании эти деньги не поступают, они фактически становятся обязательным расходом для компании.

Валовой доход компании – это все деньги, пришедшие в компанию на расчетный счет или оплаченные наличными. В практике бизнеса используется слово «оборот», это то же самое, что валовой доход.

Валовая прибыль – это разница между валовым доходом и расходами, которые относятся непосредственно к предоставленному продукту или услуге. Например, для розничной торговли валовая прибыль представляет собой разницу между валовым доходом и закупочной стоимостью проданных товаров, которая может включать транспортные расходы, возникающие в процессе приобретения товара. Для производства нужно вычесть расходы на материалы для изготовления продукта, в случае энергоемкого производства – расходы на электроэнергию. В производстве заработная плата также может быть учтена при расчете валовой прибыли, если работникам платят за единицу произведенного товара.

По сути, сумма, которую вычитают из валового дохода, чтобы посчитать валовую прибыль за неделю – это та сумма, которая должна быть возвращена на Счет оборотных средств. Иногда посчитать ее точно довольно сложно, например в дистрибьюторской компании, торгующей продуктами питания. Такая компания закупает продукты у производителей и поставляет их в розничные магазины, и обычно у нее большой ассортимент товаров, на разные категории которых устанавливается разная наценка. В этом случае рекомендуется просто рассчитать средний процент наценки с учетом среднего соотношения в товарообороте разных товаров. Например, на молочные продукты наценка составляет 10 %, а их доля в товарообороте – 20 %, консервы составляют 30 % товарооборота и средняя наценка составляет 15 %, а на остальные товары средняя наценка составляет 20 %. Несложно подсчитать, что во всем товарообороте компании средняя наценка составит около 18 %. Рекомендую только при расчете такой средней наценки для определения еженедельного размера валовой прибыли несколько занижать ее процент. Лучше ошибиться в пользу роста оборотных средств, чем из-за ошибки в расчетах постепенно проедать их. Ведь если мы будем слишком оптимистичны в определении этого процента, на Счет оборотных средств будет поступать слишком мало денег, что станет сдерживать развитие.

Итак, вы определяете формулу, по которой еженедельно рассчитывается валовая прибыль, либо просто устанавливая определенный процент, либо получая данные из смет по выполняемым заказам, как было описано в примере с типографией в третьей главе. Следующее, что вам нужно сделать, – это установить твердое правило в отношении того, сколько процентов от валовой прибыли еженедельно Руководитель службы финансов (Офис владельца) будет направлять на Резервный счет, а сколько – на Счет дивидендов.

Опыт внедрения системы финансового менеджмента в различных компаниях говорит, что процент еженедельных отчислений на Резервный счет в разных компаниях может значительно отличаться и составлять от 3 до 10 % в неделю, в большинстве случаев он составляет около 5 %. На первый взгляд может показаться, что это слишком много. Но задумайтесь о том, какой объем денежных резервов вы могли бы считать достаточным, чтобы компания могла пережить любую передрягу? Лично мой опыт владельца компании говорит, что как владелец компании я могу спать спокойно, только если знаю, что компания сможет существовать без дохода хотя бы три месяца. С учетом того что время от времени случаются кризисы, которые приводят к значительному снижению спроса, и могут возникнуть другие неприятности, три месяца – не так уж и много. И, если торговая компания с 18 % средней валовой прибыли будет отчислять в резервы 5 % еженедельно, ей понадобится около пяти лет еженедельных отчислений, чтобы накопить деньги только лишь на то, чтобы она могла продержаться без дохода три месяца!

Конечно, может возникать вопрос, действительно ли так важно иметь денежные резервы. Ведь есть же идея о том, что деньги должны работать и делать деньги, и с этой точки зрения накопление резервов выглядит странно. И это правда, деньги действительно должны работать, но это не имеет никакого отношения к денежным резервам. Когда мне задают такой вопрос на семинарах, я обычно отвечаю: «Представьте себе, что вы оборудовали прекрасный офис, оснастили его современной техникой. Поставите ли вы сигнализацию и наймете ли охрану?» Ведь согласитесь – ни сигнализация, ни охрана не повышают ваш доход. Но правда в том, что мы живем не в идеальном мире и время от времени нам приходится отбивать различные атаки и переживать спады экономики. В таких случаях деньги нужны немедленно и желательно наличными, потому что в некоторых критических ситуациях ко всем неприятностям могут оказаться заблокированными счета компании. Так что не относитесь к денежным резервам как к деньгам, это не деньги, это ваша защита, которая должна спасти компанию в момент опасности.

Когда вы устанавливаете дорогую систему сигнализации, она теряет половину своей стоимости, как только вы привезли ее в компанию и прикрутили к стене. То же самое и с денежными резервами – они постепенно обесцениваются из-за того, что существует инфляция. Но еженедельные поступления на Резервный счет компенсируют эти потери. Причем очень рекомендую выводить эти деньги со счетов компании, при этом вы будете терять ощутимую часть этих денег, так как невозможно вывести деньги из компании, не заплатив налоги. Поэтому фактическая сумма, которая будет поступать в резервы, окажется ниже на сумму налогов, которые будут возникать при выводе средств. Так что в описанном выше расчете на самом деле понадобится не пять лет, а даже больше. Но пусть вас не смущают эти потери. Как было описано выше, компания зарабатывает столько, сколько считает необходимым для выживания, поэтому такое увеличение затрат только повысит необходимость в повышении дохода.

Что касается дивидендов, то с ними обращаются подобным образом. Необходимо установить определенный процент от валовой прибыли, который еженедельно Руководитель службы финансов (Офис владельца) будет направлять на выплату дивидендов. В эту сумму так же, как и в случае с резервами, будут включены налоги, которые возникают при выплате дивидендов владельцам. Как правило, размер дивидендов тоже находится в диапазоне 3–15 % валовой прибыли, в среднем он составляет около 10 %. И, если валовая прибыль компании за неделю увеличивается, дивиденды растут, если уменьшается – снижаются. Очень интересная игра, и что примечательно, когда владелец компании начинает получать свое вознаграждение именно по этому принципу, его интерес к увеличению дохода тоже растет. Уже около пятнадцати лет я лично получаю дивиденды от своих компаний именно так и благодаря этому могу лично вести финансовый менеджмент. С моей точки зрения, это очень честный подход, который помогает и компании, и владельцу поддерживать равноценный обмен. Если благодаря разумным действиям владельца при выполнении своих обязанностей[1]1
  Подробно эти обязанности описаны в книге А. Высоцкого «Обязанности владельца компании».


[Закрыть] растет доход компании, растет и его личное вознаграждение, и наоборот.

Равноценный обмен – состояние, при котором каждая из участвующих в обмене сторон получает предметы равной ценности. Противоположностью этого является неравноценный обмен, когда одна из сторон получает больше ценности и, соответственно, отдает меньше.

Если же говорить об использовании денежных резервов, то часто мне задают вопрос, стоит ли эти резервы вкладывать в недвижимость, акции или какие-то другие активы. Поэтому следует разобраться в том, как их можно использовать. Первое, о чем стоит сказать, – хранить денежные резервы имеет смысл только в денежной форме. Желательно в такой корзине валют, чтобы локальные финансовые кризисы не привели к значительным потерям. Еще один момент: как хранить эти деньги – на банковских депозитах или наличными в банковской ячейке.

Банковские депозиты хороши только в очень надежных банках, которые разумно распоряжаются деньгами и не используют их для инвестиционных проектов. Обычно такие банки предлагают низкие проценты по депозитам, но тем не менее это имеет смысл, так как предназначение этих средств не заключается в том, что они должны зарабатывать. Главное в данном случае – надежность. К сожалению, я неоднократно сталкивался с тем, что в момент финансового кризиса возникают сложности с получением денег с депозитных счетов. Поэтому могу рекомендовать как минимум часть денег хранить просто в виде наличных в банковской ячейке. Акции и ценные бумаги, хоть они и позволяют заработать, могут быстро обесцениться и поэтому для хранения денежных резервов не подходят. О недвижимости и говорить нечего: мало того, что в моменты кризисов она может сильно обесцениться, но главное – в случае опасности продать недвижимость не так-то просто. А денежные резервы хороши только тогда, когда владелец может быстро получить к ним доступ в случае опасности.

Есть еще один важный момент, с которым мне пришлось познакомиться на практике, – руководители компании, зная о наличии средств в резервах, могут искусственно создавать опасные ситуации, чтобы получить доступ к этим деньгам. Да, это именно так, время от времени вы будете сталкиваться с этим. На этот случай существует хорошее правило, о котором должен знать директор компании. Если компания попала в неприятности и необходимо использовать денежные резервы, последовательность должна быть такой:

1. Снять с должности директора, понизив его в должности или уволив.

2. Использовать деньги из резервов, чтобы справиться с опасной ситуацией и поддержать компанию, пока не будет введен в должность новый директор, который наладит работу. В такой период отчисления в денежные резервы могут быть направлены на погашение долгов, которые создают угрозу деятельности компании.

Однажды директор моей производственной компании обратился ко мне с тем, что жизненно необходимо взять часть денег из резервов и потратить их на приобретение дополнительного оборудования. Он объяснял это тем, что компания приняла очень большой и выгодный заказ и есть только одна загвоздка – выполнить его в срок невозможно из-за нехватки оборудования. Понимаете, он допустил, чтобы компания взяла заказ, который невозможно выполнить, только потому, что рассчитывал добраться до денежных резервов компании! Когда я напомнил ему об описанном выше правиле, он, немного подумав, нашел другое решение этой проблемы. Компания просто нашла поставщика оборудования, который дал его в лизинг. В результате заказ был выполнен и резервы остались в сохранности. Так что обязательно используйте это правило в своей политике по финансам и, скорее всего, вы никогда не столкнетесь с такой искусственно созданной проблемой. Один из наших клиентов, который использует систему разделения счетов, рассказал, что для того, чтобы директор компании мог получить деньги из резервов, необходимо получить единогласное решение очного совета совладельцев. При этом совладельцы живут в разных странах и собираются вместе всего лишь несколько раз в год. Поэтому, чтобы выполнить эту процедуру, директор обязан организовать их сбор и получить единогласное одобрение. Так как я лично знаю этих людей, могу вас заверить, это – практически невыполнимая миссия. Думаю, что директор даже не будет пытаться это сделать. Но предположим, что вы накопили уже достаточно большие денежные резервы, ведь рано или поздно с вами это должно произойти. В этом случае часть из них можно потратить на:

1. Приобретение недвижимости для компании в ипотеку. При этом деньги из резервов могут быть потрачены на первый взнос, а все текущие оплаты компания должна будет погашать так же, как и остальные текущие расходы.

2. Проекты, выполняемые Офисом владельца. Обычно это проекты, связанные с развитием работы компании, требующие проверки на практике. Например, эксперименты в области освоения новых технологий, создания новых продуктов.

3. Финансирование других проектов, создание новых компаний и направлений бизнеса.

В любом случае оставшаяся часть денежных резервов должна быть достаточной, чтобы выполнять главную функцию – защиту компании в случае опасных ситуаций. Это необходимо учитывать при использовании денежных резервов.

Если вы по какой-то причине не используете физически разделенные счета, а делите их только виртуально, есть еще один важный момент, который нужно учесть. Очень важно организовать работу так, чтобы резервные средства и дивиденды регулярно физически выводились со счетов компании. Вы и глазом моргнуть не успеете, как компания съест эти деньги, если вы не будете их физически забирать. Помните, что невозможно потратить деньги, к которым нет доступа.

Конечно, если компания только начинает свою деятельность и владелец продолжает активно вкладывать деньги в ее развитие, в этот период резервы и дивиденды не отчисляют. Ведь такие денежные поступления, как инвестиции и кредиты, не являются валовым доходом, они поступают не как оплата за продукт компании. Но даже в период, когда валового дохода еще нет или он недостаточный, а для покрытия расходов используются инвестиции или заемные средства, можно и нужно применять остальные принципы управления финансами.

Если вы будете обращаться с резервами и дивидендами так, как описано в этой главе, то легко сможете ответить себе и другим на вопрос, какую прибыль приносит ваша компания. При этом еженедельные отчисления денег в эти фонды будут способствовать росту дохода и обеспечивать хороший обмен с владельцами компании.