Текст книги "Ты же оратор. Мощные инструменты для выступлений и презентаций"

Часть I
Подготовка выступления

Глава 1
Карта презентационных компетенций. Из чего складывается презентационное мастерство?

Кто такой идеальный спикер? Какими качествами и умениями нужно обладать, чтобы проводить презентации, достойные оваций? Как научиться выступать публично? Эти и другие вопросы продолжают интересовать людей из года в год. Это актуально не только потенциальным ораторам, но и тренерам, то есть тем, кто находится по другую сторону баррикад, занимаясь обучением и развитием.

С появлением различных тренинговых программ и «гуру» презентаций споры вокруг ключа к успеху на сцене звучат только громче. Одни утверждают, что важна харизма, другие стоят на защите актерских умений оратора, третьи отстаивают идею первостепенной значимости контента. Но на что опираться специалисту по обучению и развитию персонала, который выбирает тренинг и провайдера? Как найти не пустую программу, а курс, который действительно развивает?

Разбираясь в том, что же важно на самом деле и чем нужно обладать, чтобы быть эффективным презентатором, я провел собственное исследование.

Моей целью было определить набор умений, повышающих вероятность успешного проведения презентаций. Для этого я пригласил восемь экспертов, специалистов по тренингам, в том числе специализирующихся именно на презентационной тематике.

Эксперты в свободной форме отвечали на вопрос: «Какие умения, навыки или качества (компетенции) позволяют людям с большей вероятностью проводить успешные и эффективные презентации?»

Подчеркну, что меня интересовали не качества или глубинные свойства личности, а именно навыки как развиваемые характеристики, отчетливо проявляющиеся на уровне поведения. К примеру, такому умению, как зрительный контакт с аудиторией, можно научить – в отличие от «честности» или «эмоциональной стабильности». Поэтому ответы, в которых были указаны личностные черты, скорее присущие людям от природы, приходилось отбраковывать.

В полном виде список состоит из 30 умений, среди которых, например: постановка цели презентации, умение создавать структуру, навыки аргументации, владение голосом, контакт с залом, визуализация (дизайн презентаций или скрайбинг), работа с техникой и др. Получив лонг-лист, сходные по формулировкам ответы я объединил в группы.

В четырех группах была замечена сквозная линия: это умения, необходимые на четырех этапах, которые проходит спикер от подготовки до окончания выступления. Группы были названы следующим образом:

В конечном итоге из наиболее часто повторяющихся умений был составлен short-list:

1. Постановка цели.

2. Понимание потребностей, знание ЦА (целевой аудитории).

3. Владение темой (является, в основном, следствием опыта).

4. Умение выстраивать структуру, смысловые части, контент.

5. Аргументация, примеры из жизни, конкретика.

6. Диалог с залом/контакт с аудиторией/вовлечение.

7. Удержание внимания.

8. Ответы на вопросы, реагирование на негатив.

9. Жестикуляция и движения.

10. Паузы, интонации, голос.

11. Зрительный контакт с залом.

Это минимально необходимый набор умений, которыми должен владеть спикер, чтобы уверенно и результативно проводить презентации. В перечне все показатели измеримы, практически осязаемы (их можно проследить), применимы для анализа и оценки выступлений. И если полный список – идеал, к которому можно стремиться, то short-list – оптимум презентационного мастерства.

Конечно, книжный формат имеет свои ограничения: освоить некоторые приемы (например, владение голосом) без практики нереально. В книге я рассматриваю только те умения, которым можно (и нужно) уделить пристальное внимание, над которыми следует посидеть и пофантазировать. Это умения из области работы с контентом (пункты 1, 2, 4) и вербальные техники работы с аудиторией (пункты 6, 7). За остальными – добро пожаловать на практические занятия.

Итак, начинаем подготовку!

Глава 2
Что угрожает вашим презентациям? Какие ошибки допускают спикеры и чего следует избегать?

Посещение различных мероприятий, где люди выступают публично, является моей профессиональной необходимостью и одновременно удовольствием. Это и конкурсы стартапов, и диспуты политиков (вне зависимости от их политических взглядов), и отраслевые форумы. Везде я внимательно наблюдаю за «фирменным стилем» спикеров, отмечая интересные приемы работы с аудиторией и типичные ошибки, которые, увы, встречаются чаще, чем хотелось бы.

Многие из них наверняка бросались в глаза и вам. Один спикер читает со слайдов, вместо того чтобы поддерживать контакт с аудиторией. Другой перелистывает картинки со словами: «Так, ну это мы пропустим, это вам не надо». Третий перескакивает с мысли на мысль – а вместе с ним скачут и изображения на экране, не давая зрителям сосредоточиться.

На своих тренингах я порой иду от противного и задаю участникам провокационный вопрос – как испортить себе презентацию? Вот список из десяти надежных способов провести «провальное» выступление (в случайном порядке):

1. Читать со слайдов.

2. Говорить тихо.

3. Не поддерживать контакт с залом.

4. Прятать руки в карманы.

5. Перегружать слайды текстом или данными.

6. Не разбираться в материале.

7. Не уложиться в отведенное время.

8. Неуместно шутить.

9. Не отвечать на вопросы.

10. Сумбурно представлять материал, сбиваться с мысли.

Это наиболее часто упоминаемые ошибки, угрожающие выступлению, – при желании список можно значительно расширить. Любопытно, что, если развернуть все формулировки на 180 градусов, мы получим набор советов по проведению успешной презентации, своего рода KPI (ключевые показатели эффективности), к достижению которых следует стремиться.

Но все-таки в чем «корень зла»? Почему такие очевидные ошибки повторяются из раза в раз? Причина проста: на этапе подготовки спикеры не уделили должного внимания ключевым моментам – в результате мы видим скучные, непоследовательные, монотонные презентации.

Если немного перекроить данный список ошибок и объединить пункты по смыслу, мы увидим несколько групп проблем.

Первая группа связана с контентом. Всем нам доводилось наблюдать отсутствие какой-либо логики и структуры в презентации (пункты 6, 8, 10). Наверняка, сидя в зале, вы иногда недоумевали: и термины звучат понятные, и цифры убедительные, и тема в целом вам знакома – а ясности нет, и вы к тому же чувствуете себя как выжатый лимон. Увы, такое случается, когда спикер непоследовательно излагает материал и зрителям приходится прикладывать дополнительные усилия, чтобы связать в голове разрозненные идеи.

Вам когда-нибудь приходилось слушать истории, затянутые из-за переизбытка деталей? Мучительное ощущение… То же самое случается и на деловых презентациях, содержащих большое количество абсолютно ненужной информации, не имеющей отношения к теме. Готовя выступление, следует постоянно задавать себе вопрос: «Если опустить этот факт, что я и мои зрители потеряем?»

Презентацию можно сравнить с сонатой, новеллой или фильмом. Как и в художественном произведении, в ней важно продуманное содержание, выстроенная последовательность изложения тех или иных смысловых блоков. По-другому это называют композицией, или сценарием: с чего начинается, как развивается и чем заканчивается ваше повествование? Какие фразы, примеры, идеи вы закладываете в основу своей презентации? Если упустить эти вопросы из виду, возникнет хаос, и зрители почувствуют себя уставшими после вашего доклада.

На глобальном же уровне все упирается в наличие смысла. К сожалению, многие спикеры не видят его в проведении презентации как таковой, они относятся к своим выступлениям как к скучной формальности. Печально, но факт: когда доклад делается только ради доклада, результат предсказуем. Чтобы избежать такого эффекта, обязательно спросите себя: какие «горы» или хотя бы «холмики» вы хотите «свернуть» с помощью своего выступления? Что изменится в жизни зрителей, если они воспользуются вашим решением, внемлют вашим советам или купят ваш продукт? Найдите смысл в своих сообщениях – и ваши глаза загорятся, а презентации станут убедительными.

Стивен Косслин, профессор психологии Гарвардского университета, провел исследование, с помощью которого доказал: одним из лидирующих раздражителей в презентациях является отсутствие внятной главной мысли. Зачастую основная идея оказывается «замыленной» массой других, второстепенных. Нередко закрадывается подозрение, что спикеры специально перегружают свое выступление лишними фактами и данными, чтобы скрыть отсутствие в нем мысли.

Вторая группа проблем возникает как прямое следствие отсутствия продуманной структуры презентации. Непроработанная структура проявляется в визуальном хаосе на слайдах (пункты 5, 10). Всем, наверное, доводилось видеть «слайдоменты» – текстовые документы, перенесенные в иллюстративный ряд. Такая перегрузка возникает по причине непонимания того, в чем заключается основная мысль отдельно взятого эпизода презентации.

При проработке идей нужно составлять наглядный план своей речи. Очевидно, что, только когда вы знаете, что говорить в какой-либо части презентации, вам становится понятно, что в этот момент должно быть на экране позади вас.

К сожалению, на практике все часто происходит ровно наоборот. Приходя на индивидуальное занятие, клиенты начинают с того, что открывают ноутбук и показывают свои слайды. Мои вопросы – в чем цель выступления и из кого будет состоять аудитория – становятся для них полной неожиданностью. Угадайте, к какой мысли часто приходит заказчик, после того как мы совместно продумали план его выступления? Верно: «Слайды надо переделывать!» (И это нормально!) Хорошая мысль, но запоздалая: человек уже сделал двойную работу, потратил уйму времени даром.

Часто проблема со слайдами усугубляется ленью спикера. Иными словами, докладчик, готовя презентацию, просто перемещает информацию из файла *.doc в *.ppt. Иногда хочется произнести фразу, ставшую народной мудростью XXI века: «Слайды – это не документ!» Они выполняют другую задачу, следовательно, к их созданию необходимо подходить иначе – переформатировать текст, изменять формулировки, учитывать человеческие особенности восприятия информации и т. д.

Третья группа проблем – отсутствие внятной подачи и контакта с аудиторией. Всем нам случалось видеть спикеров-«моноораторов», которые беседуют исключительно с экраном, бубнят себе под нос – в общем, выступают так, словно находятся в гордом одиночестве. Зачастую такое поведение опять-таки связано с плохо продуманной структурой презентации. Другая причина «монолога под нос» заключается в отсутствии навыков выступлений и неумении взаимодействовать с аудиторией. Иногда даже продуманный контент и профессионально оформленные слайды неспособны компенсировать монотонную и скучную подачу.

Между тем увлекательные презентации действуют на присутствующих даже с точки зрения физиологии! Ученые установили: когда человеку удается узнать что-то новое или разобраться в сложном материале, его организм вырабатывает дофамин, «ответственный» за ощущение удовлетворенности. Теперь представьте: в начале вашей презентации аудиторию беспокоят какие-то неразрешенные вопросы. Ваше выступление помогает им разобраться в определенной теме. Эффект удовольствия в данном случае четко связан с вами как с гуру, который «пролил свет» на ситуацию. У людей улучшается настроение, а вместе с ним – растет ваш авторитет!

Кроме того, не секрет, что человеческая самооценка во многом формируется отношением окружающих. Мы, спикеры, тоже начинаем нравиться себе больше, когда помогаем аудитории что-либо понять. Вот чем полезно умение красиво выступать.

Поскольку ключевая задача этой книги – научить проводить понятные и вовлекающие презентации, а вовлечение базируется на продуманном содержании, начнем с основ – темы подготовки публичного выступления. Из следующей главы вы узнаете, без чего невозможна презентация и какие нюансы необходимо учесть при ее создании.

Глава 3
«Ингредиенты» презентации. Что нужно учесть при подготовке к презентации?

Перед тем как перейти к «ингредиентам», прежде всего сразу определимся с тем, что конкретно я понимаю под словом «презентация», поскольку значений этого слова в русском языке множество.

В книге речь идет о презентации как о коммуникации спикера и аудитории. Да, в этом общении могут использоваться и слайды. Но я буду говорить о процессе коммуникации в формате публичного выступления.

Итак, вы готовитесь выступить. Без чего невозможна презентация и что нужно учесть, чтобы она прошла не просто гладко, а максимально эффективно? Вот какие «ингредиенты» нам понадобятся.

Разумеется, все громкие выступления проводятся не ради самого выступления. Выдающиеся презентации преследуют какие-то конкретные цели. Мартин Лютер Кинг выступал перед 250-тысячной толпой в Вашингтоне, потому что хотел изменить ситуацию в обществе. Специалист в области человеческого капитала Кен Робинсон, выступая на конференции TED[2]2
  TED – Technology Entertainment Design – это проект, посвященный «Идеям, Достойным Распространения» (Ideas Worth Spreading). Ежегодная Конференция TED предлагает ведущим мировым мыслителям и деятелям выступить в течение 18 минут. Затем их речи выкладываются в бесплатном доступе на сайте TED.com. Докладчиками TED в разное время были Билл Гейтс, Эл Гор, Сергей Брин, Илон Маск, сэр Ричард Брэнсон, Боно, Филипп Старк, Иван Крастев, Исабель Альенде, Ален де Боттон, Гордон Браун и многие другие. – Прим. ред.


[Закрыть], стремился привлечь внимание к образовательным проблемам, в частности к вопросу развития креативности у детей. Всемирно известный сооснователь Apple Стив Джобс держал речь перед выпускниками Стэнфорда не просто для того, чтобы поздравить их с завершением учебы, – он хотел поделиться личным опытом выбора жизненного пути.

Очевидно, каждому необходима цель презентации. На что вы хотите повлиять? Чего добиться своим выступлением? Что в идеале должно произойти с аудиторией после вашего выступления?

Когда я работаю с клиентами, разговор о целях часто похож на учебные стрельбы, где бывают перелет, недолет и осечка. Начнем с последней.

«Осечка»: многие не задумываются о целях своих выступлений. Такое часто бывает, когда сотрудников обязывают проводить презентации (например, представлять отчеты) чуть ли не каждую неделю. Они начинают смотреть на доклады как на очередную рутину, которая к тому же не дает ощутимого «выхлопа», перестают видеть смысл и ценность в своих внутренних или внешних коммуникациях. Но ведь если не держать постоянно в уме то, к чему мы стремимся в итоге, не факт, что мы этого достигнем (и как узнаем, что достигли?). Поэтому важно заставить спикеров задуматься над целью их презентации.

«Перелет» случается чаще всего с начинающими стартаперами. Многие из них наивно полагают, что мощная презентация незамедлительно принесет им инвестиции. Однако, как показывает практика, со сцены никто не уходит с чемоданом денег. Важно уметь правильно формулировать цели, понимая всю цепочку процесса привлечения инвестиций, и двигаться последовательно. Здесь действует излюбленный стартаперами «принцип воронки». Предположим, для начала вы выступили на конкурсе стартапов перед сотней людей, после чего к вам подошли обменяться контактами несколько человек. Двое из них объявились через несколько дней, чтобы узнать о проекте в деталях и познакомиться с вами лично. Вы попили с каждым кофе, а через неделю один пригласил вас к себе в офис на встречу с партнером и группой аналитиков… Цепочка может растянуться еще на несколько этапов, пока вы наконец-то получите вожделенное предложение инвестиций. Это конечная цель. А первичная – привлечь интерес к своему проекту, то есть не деньги, а человека, который способен их дать.

«Недолет». Внимание: это обычно самая сложная часть, с которой многие не соглашаются, – и в этом, как мне кажется, кроется большая проблема! «Недолет» случается, когда спикер видит целью своей презентации исключительно информирование аудитории.

Известный специалист в области презентаций Нэнси Дуарте прямо ставит этот животрепещущий вопрос в одной из своих статей: «Всегда ли нужна презентация?» Я с ней согласен: не стоит отрывать людей от их занятий только для того, чтобы донести до них какую-то информацию, – в конце концов, это можно сделать и по электронной почте. К тому же в отличие от не записанных на камеру выступлений ролик, файл или брошюру адресат всегда может перечитать или пересмотреть снова.

Что же такое «правильная цель»? Это изменение, произошедшее со зрителями по окончании презентации. Оно может заключаться в конкретном действии, принятии решения, отказе от привычных моделей поведения или взглядов.

Предположим, вас пригласили на бизнес-форум, чтобы узнать об опыте, полученном за время работы в компании Х на позиции Y. Допустим, главная цель выступления – предостеречь людей от совершения тех или иных ошибок.

Итак, вы хотите, чтобы ваши зрители перестали делать «А» и начали делать «Б». Это уже хорошо. Речь идет о действии, смене курса, изменениях, а не о пассивном получении информации.

Даже целью обычного доклада может быть нечто большее, чем простое информирование о текущем положении дел. Представьте такую ситуацию: группа руководителей собирается для квартального отчета. Один из спикеров приносит отнюдь не благоприятные новости: показатели за последний месяц упали в два раза, наблюдаются отток кадров, дефицит ресурсов и простои. После окончания затевается бурная дискуссия, в ходе которой ключевые лица определяют план действий, намечают ближайшие шаги и назначают ответственных. Реалистично? Вполне. Другой сценарий: после отчета о спаде все сказали: «Понятно… Ну что, теперь на обед?» Подобная реакция возможна, только если ситуация всем безразлична (однако лично я бы не хотел иметь дело с подобными компаниями и отчетами). Даже такой «родственник» презентации, как прогноз погоды, способен изменять поведение аудитории. Узнав, что завтра обещают дождь, мы одеваемся теплее и говорим себе, что нужно не забыть зонтик. Иными словами, мы не только получаем информацию, но и делаем выводы.

Цель презентации – это действие на стороне аудитории. Ее формулировка от имени публики выглядит для спикера амбициозной и, возможно, даже более опасной, поскольку придется брать на себя дополнительную ответственность, а к ней готовы далеко не все выступающие. Может быть, тогда лучше вернуться к брошюре?

Спросите себя, к какому действию вы хотите подтолкнуть аудиторию?

Второй компонент, без которого презентация невозможна, – это аудитория. Только точно зная, кто будет находиться в зале, мы можем снизить степень волнения, предугадать возможные вопросы, понять, какие словесные обороты следует исключить из речи, точнее сформулировать главные «месседжи» и продумать аргументы.

Постарайтесь собрать как можно больше информации: о количестве участников мероприятия, их должностном, возрастном, гендерном составе. Подумайте, какие у них могут быть ожидания от вашей презентации. Каков уровень их осведомленности о теме вашего выступления – профи они или новички? Обязательно узнайте об их интересах и проблемах. Концентрируйтесь на том, что их волнует, что они получат в ходе презентации и какую выгоду они смогут извлечь из вашего предложения. Поверьте, есть масса способов получить эту информацию. Вопрос только в том, насколько хорошо подготовленным хочет быть спикер.

Кроме того, вызвать расположение аудитории помогают некоторые нюансы, которые тоже необходимо учесть, – начиная с цвета и покроя вашего костюма и заканчивая использованием профессионального жаргона. Все эти детали сыграют вам на руку, если продумать их заранее.

Вспоминаю забавный эпизод из собственной практики. Жарким июльским днем я проводил мастер-класс в загородном пансионате. Аудитория была молодая, довольно активная, открытая всему новому да еще взбодренная «неформальной» атмосферой. В первом же перерыве ко мне подошли два участника со словами: «Александр, извините, не могли бы вы снять пиджак? Мы, честно говоря, чувствуем себя перед вами неловко в шортах и шлепках». Иными словами, даже стиль одежды способен создать барьер или, наоборот, растопить лед в общении.

Тщательно изучите состав аудитории и ее потребности.

Содержание презентации – это, пожалуй, основная составляющая. Представьте себе ситуацию: руководство сообщает, что через неделю вам предстоит выступать на конференции. Босс дает простые вводные: «Регламент полчаса, тема такая-то, аудитория – потенциальные клиенты, топ-менеджеры». Какой вопрос рождается у вас в голове одним из первых? О чем говорить, верно? Даже при условии, что тема понятна, а аудитория описана хотя бы в двух словах, вам важно понимать: что рассказывать этим людям в течение тридцати минут.

Что такое контент? Это смысловые блоки (подтемы) презентации, аргументы, ключевые послания, истории и примеры, необходимые для раскрытия темы. Самая ответственная часть подготовки начинается, когда необходимо выстроить структуру выступления и четко понять, что включать в свой рассказ и какие вопросы освещать. Здесь происходит соединение двух «ингредиентов»: содержания презентации и специфики аудитории, от интересов и настроя которой и зависит успех. О структуре я расскажу отдельно, а о том, как грамотно организовать процесс подготовки в целом, читайте в главе 4.

Как-то раз мне нужно было провести презентацию тренингового проекта для подростков перед учителями и родителями. Собравшихся предстояло убедить в том, что школа не уделяет должного внимания вопросам развития коммуникативных навыков подростков, их лидерских качеств, умения планировать время и т. д. Конечно, я вооружился клише «в школе нас не учили общаться» и собирался катком пройтись по консервативной школьной программе. В общем, настрой был боевой. Но за десять минут до начала я узнал, что в зале присутствует авторитетная дама из управления образования, и решил воздержаться от опасных сравнений и «наездов». В итоге презентацию я провел в гораздо более мягкой манере, чем планировал первоначально. Судя по реакциям чиновницы даже на совсем безобидные пассажи моего выступления, я понял, что могло бы случиться, пойди я на открытую конфронтацию.

Подумайте, о чем вы будете рассказывать. Задайте себе вопрос: из каких смысловых блоков будет складываться выступление? Какие истории, примеры, кейсы можно использовать?