Текст книги "Ты же оратор. Мощные инструменты для выступлений и презентаций"

Практически ни одно выступление сегодня не обходится без слайдов. Современному человеку необходима визуальная «опора», помогающая усваивать материал, поэтому зрительные образы стали использоваться повсеместно.

Ученые Гарвардского университета провели исследование, в ходе которого сравнили с точки зрения эффективности, убедительности и увлекательности три разновидности презентаций: с традиционными слайдами, выполненными в PowerPoint, с визуализацией Prezi и устным рассказом. Конечно, только ленивый при каждом удобном случае не подвергает нападкам детище от Microsoft, но все-таки PowerPoint занял второе место по 2 из 4 параметров. Наиболее же увлекательными, убедительными и эффективными были признаны выступления с Prezi-презентацией. Это ожидаемо: доклад с «картинками» зрители оценивают как более детальный и заслуживающий доверия. На мой взгляд, устное выступление незаслуженно стоит на третьем месте, но факт остается фактом: визуальная составляющая оказывает неоспоримое положительное влияние на восприятие.

Насколько же часто это влияние – положительное? Вспомните про тонны текста, мелкие графики, нелепую анимацию, нечитаемые шрифты на слайдах и т. д. Что нужно сделать, чтобы визуализация работала на достижение цели? Я дам несколько общих рекомендаций по грамотному подходу к оформлению слайдов. Во-первых, начинать нужно с черно-белой палитры. Не спешите украшать. Вы сделали план речи, теперь открывайте программу и фиксируйте заголовки и два-три ключевые слова или цифры, чтобы легче ориентироваться в том, что в дальнейшем будет на слайде. Во-вторых, определитесь заранее со стилем презентации: какое должно быть разрешение, какая цветовая гамма, какие шрифты, настройте эти параметры сразу. Затем переходите к верстке слайдов: двигайтесь последовательно, выдерживайте логику повествования. Используйте разные типы слайдов: со схемами или графиками для информирующих частей выступления, с иллюстрациями – для переключения или акцентирования внимания.

Придумайте, как можно визуально оформить свои идеи. Какие картинки, данные или фразы помогут раскрыть мысль наиболее ярко?

Не менее важным является вопрос «как говорить?». Речь идет о форме подачи информации и взаимодействия с аудиторией. Приходилось ли вам когда-нибудь присутствовать на скучной лекции или докладе? С одной стороны, тема выступления, возможно, была интересна, мотивировала на внимательное слушание, но… спустя пятнадцать минут вы уже боролись со сном. В этом вечное противостояние формы и содержания: тема интересная, но спикер выстроил логику презентации совершенно без учета особенностей подачи материала и акцента на реакцию аудитории.

На этапе подготовки выступления контент представляется нам наиболее важным, но при этом вопросы подачи также необходимо учитывать. Вследствие слабого взаимодействия с залом спикер «теряет» аудиторию с каждой минутой своей речи – и, как следствие, не достигает запланированных результатов.

Подача – это не только позы, интонации или жесты. Она включает в себя много разных составляющих – например, как именно спикер взаимодействует со зрителями, чем привлекает их внимание и «держит в тонусе» (последнее особенно актуально, если выступление длинное), как использует образную речь, дает ли слово зрителю.

Вопросам взаимодействия с аудиторией я уделяю в этой книге ключевое место. Ниже мы рассмотрим ряд приемов для вовлечения зрителей и управления динамикой презентации. В результате вы не только вникнете в механизмы, заставляющие людей реагировать на выступление, но и сможете применять их в своей практике.

Научитесь правильно «упаковывать» свои идеи. Освойте навыки вовлечения аудитории.

Описанные выше «ингредиенты» – это пять компонентов, без которых невозможна успешная презентация. О них необходимо задуматься на самом начальном этапе подготовки, задолго до выхода на сцену. Итак, чтобы выступление было эффективным, необходимо четко сформулировать его цель, продумать содержание с учетом особенностей аудитории, грамотно оформить визуализацию своих идей и работать со зрителями, вовлекая их в процесс.

Резюме

1. Начинайте с формулировки цели презентации. Она задает тон и направление вашего доклада. Помните, что цель связана с действиями аудитории: что зрители предпримут или как изменятся после вашего выступления?

2. Изучите вашу аудиторию. Поймите, что волнует зрителей, какое решение вы им предлагаете и чем можете помочь?

3. Помните: от того, насколько хорошо вы продумали содержание презентации, зависит не только полнота раскрытия темы, но и «градус» вашей внутренней уверенности.

Теперь мы вместе потрудимся над выступлением. Вы можете готовиться прямо здесь, на страницах книги, или воспроизводить предлагаемые действия на более привычных носителях. Кроме бумаги формата А4 или А3, вам понадобятся карандаш и стикеры.

Для начала определимся: над чем вы планируете работать? Предстоит ли вам какое-то выступление в обозримом будущем? Какой оно носит характер – презентация перед клиентами или коллегами? Доклад на конференции? Определитесь с типом и сформулируйте тему:

Тема «________________»

Затем подумайте и дайте лаконичный ответ: в чем состоит цель вашей презентации? Для чего вы выступаете? Продолжите следующее предложение:

«Я хочу, чтобы после презентации ______________________»

Важно понимать, для кого вы ее проводите. Проанализируйте имеющуюся у вас информацию (при необходимости соберите ее) и запишите короткие ответы на стикеры или ниже.

Осведомленность в материале: низкая/высокая

Количество зрителей вашей презентации

Чем занимаются, род занятий

Их ценности и приоритеты

Их потребности или проблемы

Также поинтересуйтесь у организаторов мероприятия следующими моментами: требования к формату, рассадка зрителей в зале, расположение ноутбука, наличие микрофона, очередность выступлений. Эти мелочи, если не учесть их заранее, способны здорово испортить вам настроение.

Глава 4
Алгоритм подготовки выступления. Из каких этапов состоит подготовка?

Чтобы отлично выступить, нужно проделать тщательную предварительную работу. «От хорошей подготовки еще никто не умирал», – всегда говорю я участникам мастер-классов и тренингов.

Вы, возможно, видели в Интернете фотографию (например, эту), где микрофон, установленный на сцене, находится в фокусе, если смотреть на зал глазами выступающего, а сидящие напротив зрители размыты.

На мой взгляд, эта фотография прекрасно иллюстрирует состояние плохо подготовленного спикера (далее ППС), который не видит ничего дальше 30 см от собственного носа, у которого нет цельной картины своего выступления. Дело в том, что ППС, выходя на сцену, сконцентрирован на себе и содержании своей речи. Стоя перед зрителями, он все еще создает контент. Именно сейчас, «в прямом эфире», у него в голове крутятся мысли: «Сказать вот это, не забыть об этом, добавить в конце про…» Стоп! Наша задача – не допустить такого хода событий, который приведет к провалу выступления!

Хорошо подготовленный спикер имеет целостное видение и понимание общей картины своего выступления.

Итак, начинаем пошагово строить сценарий идеальной презентации.

Будем исходить из того, что вы уже сформулировали цель (действие аудитории по итогам презентации), а также обладаете необходимой информацией о зрителях (их количестве, статусе, потребностях или проблемах), и начнем с проработки «ингредиента» № 3 – содержания выступления.

Возьмите обычный лист бумаги, ручку или карандаш. Дополнительно советую запастись стикерами разных цветов, чтобы легче было отличать одни смысловые блоки от других.

Задайте себе вопрос о главной мысли презентации. По-другому это называется «месседж». Какую идею вы транслируете аудитории? Идеально – сформулировать ее в одном предложении. Представьте, что на презентацию вам отведен ровно один вдох. Что бы вы сообщили зрителям?

Почему важно сформулировать месседж? Во-первых, он задает строгую линию презентации. Всегда есть риск начать рассказывать обо всем, сваливая полезные мысли в кучу (помните приведенное выше исследование Стивена Косслина про «замусоренность» главной идеи?). «Ах, но все такое важное!» – убеждают меня клиенты. Да, важной информации много, а вы – специалист в своей области. И если представится возможность, то вы сможете говорить часами. Но вряд ли в этом есть реальная необходимость. Не всегда аудитория нуждается во всех-всех деталях. Нужно уметь выделить главное. Ключевая мысль помогает рассказчику держать себя в определенных рамках, ограничивая нерелевантную, т. е. второстепенную, информацию.

Ключевая мысль – это квинтэссенция всей вашей речи. Именно к ней вы подводите аудиторию. Это то, что должно осесть в головах зрителей после окончания выступления. Это главный итог, вывод, который вы делаете в завершение презентации.

Любопытен такой факт: на следующий день после презентации iPhone 2G в 2007 году множество газет и статей в Интернете вышли с заголовками «В Apple заново изобрели телефон». Они не сговаривались, просто Стив Джобс грамотно «зомбировал» журналистов своей ключевой идеей, которую повторил несколько раз.

Если вы испытываете затруднения с формулировкой главной мысли выступления, поделюсь схемой, которую я часто использую в своей практике. Ее смысл раскрывает следующая история. Однажды во время индивидуального занятия по подготовке к выступлению я долго не мог добиться от клиента четкой формулировки главной идеи, которая должна быть донесена до слушателей. Все, что он выдавал, носило общий, описательный характер. Тогда я попросил его представить такую ситуацию – после окончания выступления он идет к выходу и слышит в толпе разговор: «Простите, я опоздал на презентацию N. Скажите кратко, о чем он говорил?» В этом месте я сделал паузу и попросил клиента дать ответную реплику. Он без труда выдал мне: «У тех парней есть проект, который сделает наши продажи лучше». Браво! Теперь, если сформулировать эту фразу от имени спикера, получится: «Наш проект сделает ваши продажи лучше». Вот и месседж! В одном предложении, на одном вдохе.

От теории к практике

Определяем ключевую мысль

Предлагаю проследить «путь спикера» на примере вымышленной презентации. Возьмем тот же месседж: «Мы сделаем ваши продажи лучше». Представим, что наш докладчик – гуру туристической индустрии, представитель торговой онлайн-площадки, предлагающей туры с существенной скидкой. Его, как признанного специалиста в области продаж, пригласили на форум рассказать о способах привлечения клиентов и поделиться наработанными кейсами.

Предположим, в зале собрались предприниматели, в частности руководители отелей и турбаз. Цель спикера заключается в том, чтобы после рассказа о полезном опыте продать услуги своего сервиса и в конечном итоге подключить к системе минимум одну новую туристическую базу. Итак, ключевая мысль: «Мы сделаем ваши продажи лучше».

Это самый ответственный этап, на котором создается общая канва выступления. При составлении плана мы двигаемся по так называемой горизонтальной структуре, определяем смысловые блоки (подтемы), через которые будет раскрываться главная тема презентации.

Как я уже писал выше, одной из крайне сложных задач в процессе подготовки содержания является определение нужного количества информации. Здесь лучше руководствоваться принципом достаточного минимума. На этом шаге я обычно прошу клиента взять стикеры или листы бумаги и написать на них продолжение фразы: «Три вещи, о которых я расскажу в своей презентации, – это …» На каждом стикере один вариант фразы. Обратите внимание: я не прошу пересказывать презентацию. Задача – записать на стикере название смыслового блока, который будет приближать спикера к освещению заявленной темы.

Данный метод называется «сторибординг». Подобным образом аниматоры и сценаристы создают, например, мультфильмы с помощью эскизов. Имеющийся текст они перекладывают в наброски рисунков, чтобы увидеть визуальное развитие сюжета. Примерно то же самое делаем и мы – фиксируем ключевые фразы, на которых основывается рассказ. Жирными мазками мы пишем целостную картину презентации.

Обычно я беру стикеры и наклеиваю их в ряд. Конечно, если вижу, что идей у клиента больше, чем три, то я продолжаю выдавать стикеры. После этого мы критически смотрим на набор и пытаемся понять, что можно объединить по смыслу, а от чего – безболезненно отказаться. Важно, что введение ограничений на объем информации положительно сказывается на восприятии идей аудиторией. Зрители по определению не запомнят все, что вы им способны рассказать, поэтому мы отбираем самое главное.

По моим личным наблюдениям, в 80 % случаев после «критического обзора» автор все равно оставляет не более трех стикеров с самыми важными идеями. Это, на мой взгляд, лучший объем для презентаций вне зависимости от их длительности. Триады обладают настоящим магическим эффектом! Спросите любого зрителя, который выходит из кинотеатра, какие три эпизода фильма врезались ему в память, – и он назовет их без труда. Спросите друга, который только что закончил читать книгу, какие три идеи он вынес из нее, – держу пари, что он перечислит их без запинки. Спросите соседа по конференции, какие три тезиса из только что услышанного выступления он запомнил, – и услышите четкий ответ. А вот с четвертым уже могут возникнуть проблемы.

Триады живут в глубине нашего сознания. Помните сказки? Три богатыря, три сестры, три раза вокруг избушки обойди… Помните крылатое выражение «Быстрее, выше, сильнее» или лозунг «Мир, труд, май»? Мало кому известно, что триада Черчилля «кровь, пот и слезы»[3]3
  Выражение содержалось в знаменитой речи Уинcтона Черчилля, произнесенной им 13 мая 1940 г. перед палатой общин после назначения на пост премьер-министра по случаю вступления Великобритании во Вторую мировую войну. – Прим. ред.


[Закрыть] изначально была «четверкой» и дополнялась словосочетанием «тяжкий труд», которое, однако, осталось «за кадром», поскольку выбивалось из «привычной» тройки. В историю вошли только три главных слова.

Предположим, тема моей презентации – «Мое хобби». Я задаю себе вопрос «о каких трех вещах я хочу рассказать?» и формулирую подтемы:

1. Как я пришел к этому хобби.

2. В чем оно заключается и как мне удается выкраивать на него время.

3. Чем оно помогает мне в жизни.

Напоминаю, что для наглядности мы используем стикеры, на которых записаны названия смысловых блоков. Мы можем менять их местами, удалять, переформулировать – и в результате получаем общий план выступления.

От теории к практике

Сверяемся с ожиданиями аудитории

Продолжим создавать план презентации для представителей туристических баз. Спикер берет стикеры и на каждом пишет, о чем бы он хотел рассказать потенциальным клиентам. Кстати, весьма полезно бывает отталкиваться не только от того, что вы хотите рассказать, но и от того, что аудитория хотела бы услышать. К этому можно прийти двумя путями: попытаться самому представить ее ожидания или опросить нескольких потенциальных участников. Итак, перед нами три блока презентации:

Они составляют основную часть выступления. Однако следует помнить, что, согласно правилам композиции, основной части предшествует вступление, в котором спикер устанавливает контакт с залом, знакомит аудиторию с темой и подводит к главным мыслям (об этом мы детально поговорим в главе 5).

Почему аудитории полезно выслушать эту презентацию? Ответ на данный вопрос позволит спикеру сформулировать фразы для вступления. Поэтому берем еще один стикер (лучше другого цвета), на котором пишем: «Недостатки существующих способов привлечения клиентов».

Заключительная часть презентации призвана обобщить ее основные положения и заложить фундамент для дальнейшего взаимодействия с аудиторией. Поэтому на новом стикере клиент пишет: «Резюме, дальнейшие шаги».

Планирование выступления похоже на создание архитектурного проекта дома. Если месседж – это фундамент (от того, какой мы хотим построить дом, на сколько человек и для каких нужд, зависят его форма и размер), то смысловые блоки – его этажи. У вас будет одноэтажное строение – блиц-выступление с одной главной мыслью? Или большой особняк – длинная презентация с возможностью полного освещения вопроса? После возведения стен и перекрытий можно приступать к планировке внутренних помещений.

Что необходимо разместить на первом этаже, что на втором? Где будет кухня, а где гостиная, сколько будет спален? Все это касается содержания каждого смыслового блока. Этим мы и займемся на следующем этапе.

Определившись с горизонтальной структурой, переходим к вертикальной – начинаем прорабатывать каждый смысловой блок отдельно.

На данном этапе нужно наполнить конкретикой подтемы. Обычно клиент проговаривает вслух какие-то фразы, а я делаю тезисный конспект, фиксирую удачные мысли, цифры или ключевые слова. Я записываю их на стикеры и наклеиваю в столбик, под стикером верхнего уровня.

Клиенту и здесь важно помочь удержаться от дословной записи текста своего выступления. В противном случае это будет письменная речь, лишенная живости и простоты, которая присуща устному общению. Также важно помнить про самоограничение, иначе мы рискуем выдать слишком много информации и не уложиться в отведенный регламент. Как и в случае с горизонтальной структурой, здесь тоже можно использовать «принцип триад» для каждого смыслового блока: записать по три тезиса под каждой подтемой.

На данном этапе полезно уделить внимание разноплановости материала, который планируется включить в рассказ. Мы подбираем аргументы, поддерживающие идеи выступающего, ищем статистику, изучаем результаты исследований. Вспоминаем личные истории или случаи из практики, которые позволяют ярче представить материал. Подбираем интересные метафоры и аналогии. Чередуем рациональную (цифры, исследования) и эмоциональную (метафоры, истории) информацию, благодаря чему контент становится убедительным и динамичным.

От теории к практике

Составляем сториборд

В начале презентации сервиса для туристических баз наш спикер рассказывает, в чем заключаются недостатки существующих способов привлечения туристов. Кратко его фразы для вступления можно представить так:

Вступление: Недостатки существующих способов привлечения клиентов:

1. Тренд на снижение посещения туристических баз, статистика.

2. Три типичных ключевых канала привлечения клиентов.

3. Причины неэффективности этих каналов и риски, связанные с их использованием.

Прорабатывая вертикальную структуру, мы также используем стикеры для наглядности и наклеиваем их ниже.

По аналогии мы последовательно прорабатываем блоки основной части. Первый – «Как устроена наша система» – можно раскрыть через следующие тезисы:

1. Ноу-хау нашего сервиса – онлайн-торги за номер в гостинице.

2. Какой функционал имеет наш сервис: три основные особенности.

3. Как происходит механика взаимодействия «клиент – турбаза».

Второй блок основной части – «Какие выгоды несет клиенту наше сотрудничество»:

1. Вирусное распространение информации о свободных номерах по соцсетям.

2. Снижение издержек вследствие простоя.

3. Скорость и удобство расчетов с клиентами.

Третий блок – «Примеры успешно реализованных проектов»:

1. Пример торгов туристической базы «А».

2. Отзыв владельца гостиницы «Б».

Заключение презентации:

1. Алгоритм действий для начала сотрудничества между сторонами

2. Ближайшие шаги для начала сотрудничества.

Таким образом, мы получаем текстовый сториборд, то есть краткое изложение контента, которое включает в себя 13 тезисов.

Если исходить из того, что на презентацию отведено пятнадцать минут, то мы подготовили почти каждую фразу. Для спикера данное упражнение полезно тем, что позволяет увидеть любой эпизод предстоящего выступления и соответственно снижает степень беспокойства перед выходом на сцену. Действительно, когда огромный пласт работы уже позади, поводов для волнения становится намного меньше.

Почему это важно сделать именно сейчас? Дело в том, что наше образное мышление по скорости опережает способность устно воспроизводить информацию. Да, у нас есть видение общей картины презентации, мы собрали сториборд из стикеров (или создали mind map), теперь мы понимаем, о чем говорить. Достаточно бросить взгляд на стикер, как в голове всплывает «образ» конкретной части презентации. Трудности же возникают с переводом мыслей из внутренней речи во внешнюю. Это нормально – такой барьер приходится преодолевать всем без исключения. Нужные слова еще не найдены, цельные предложения пока находятся в процессе рождения. Поэтому первые несколько раз мы проговариваем свою речь, глядя на сториборд. По мнению ученых, даже проговаривание материала про себя положительно сказывается на запоминании информации (все дело в описанной в 1974 г. Аланом Бэддели и Грэмом Хитчем артикуляционной петле, которая выполняет функцию внутреннего повторения)[4]4
  Бэддели А. Рабочая память // Психология памяти / Под ред. Ю. Б. Гиппенрейтер, В. Я. Романова. – 3-е изд. – М.: Астрель, 2008. – С. 436–461. – Прим. авт.


[Закрыть]. В результате после двух-трех повторов находятся нужные слова, запоминается текст и настроение спикера ожидаемо улучшается.

Проговаривая вслух, мы начинаем слышать себя со стороны. Конечно, объективно оценить свою речь невозможно, но вполне достаточно, чтобы понять, что следует доработать или изменить.

Зачастую именно на стадии проговаривания спикер понимает, в каких местах следует привести дополнительные примеры, от чего отказаться, где обязательно будет задан вопрос или может возникнуть конфронтация (следовательно, нужно усилить аргументацию). Согласитесь, гораздо лучше понять недочеты, репетируя дома или в переговорной, чем вспотеть от страха, уже стоя перед публикой.