Текст книги "Бюджетирование на компьютере"

Общий алгоритм бюджетирования в системе «Галактика»

В модуле «Управление бюджетом» реализована поддержка всех бизнес-процессов бюджетирования. На основании этих бизнес-процессов вырисовывается общий алгоритм эксплуатации модуля, который включает в себя несколько этапов.

На первой стадии работы с модулем следует произвести его настройку, чтобы максимально адаптировать продукт к своим потребностям и специфике конкретного предприятия. Данный этап характеризуется выполнением соответствующих операций и процедур: заполнение справочников, настройка параметров, и др. Применение механизма типовых форм бюджетов, список которых составляется в специально предназначенном справочнике, предоставляет возможность оперативного переключения с одного вида бюджета на другой простым выбором нужной формы из справочника. В частности, вы можете быстро переключиться с бюджета доходов на бюджет расходов. Кроме этого, привязав несколько групп аналитики к одному и тому же набору статей в разных типовых формах, можно рассматривать бюджет с разным уровнем детализации информации.

На следующей стадии производится формирование бюджета, другими словами – реализуется процесс планирования. Для разных бюджетных статей плановые данные формируются на основании ряда источников, перечень которых приводится ниже.

• Плановые данные, имеющиеся в модуле «Управление договорами». В частности, таковыми могут являться сведения, которые базируются на календарных планах отгрузок и платежей по заключенным договорам.

• Расчетные данные. По некоторым бюджетным статьям можно рассчитывать одни бюджетные показатели на основании других. Особенно часто данный механизм задействуется, например, для расчета статей бюджета движения денежных средств.

• Экспертные и статистические данные. Таковыми, в частности, могут являться сведения прошлых периодов планирования; информация, полученная из внешних источников; различного рода экспертные оценки, специальные статистические исследования, и т. д. В большинстве случаев такие сведения вводятся вручную.

• Данные прошлого периода с учетом динамики внешнего фактора, оказывающего непосредственное влияние на бюджетную статью или группу статей. Наиболее типичные примеры внешних факторов – индексы сезонных колебаний цен и спроса, индекс инфляционных или девальвационных ожиданий, индексы цен на услуги и товары, и др. Функциональные возможности модуля предусматривают привязку внешнего фактора к периоду планирования и бюджетной статье, на которую он непосредственно влияет. Также имеется возможность гибкой настройки различных вариантов динамики внешних факторов.

Ранее мы уже упоминали о том, что бюджетные показатели можно вводить вручную или формировать в автоматическом режиме – например, на базе информации, содержащейся в договорах либо иных зарегистрированных в программе документах.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для автоматического расчета бюджетных показателей модуль «Управление бюджетами» должен задействоваться совместно с другими модулями «Галактики» (например, модули «Управление договорами», «ХозОперации», и др.).

Моделирование различных вариантов бюджета относится к числу ключевых этапов бюджетирования. В «Галактике» реализована возможность создания, сравнения и анализа нескольких разных вариантов бюджета, содержимое которых соответствует различным сценариям конъюнктуры рынка или этапам согласования бюджета.

ПРИМЕЧАНИЕ

Любой вариант бюджета можно зарегистрировать и сохранить в программе (иначе говоря, записать в базу данных модуля) и впоследствии использовать по мере необходимости.

К числу важнейших этапов бюджетирования относится также стадия согласования и утверждения. В частности, компании, являющиеся частью холдинга или корпорации, составляют свои бюджеты и передают их руководителям холдинга для согласования и утверждения. На основании бюджетов, полученных от подчиненных субъектов хозяйствования, руководство холдинга формирует агрегированный бюджет и, при необходимости – вносит в него требуемые корректировки. Разумеется, после этого соответствующие изменения в свои бюджеты должны внести и подчиненные компании. После этого они вновь отправляют свои бюджеты на согласование, и т. д. – до тех пор, пока не будет сформирован согласованный вариант бюджета, который и утверждается руководством холдинга. Для реализации подобных операций с бюджетами в «Галактике» предусмотрен механизм вариантов и статусов: например, бюджет может быть формируемый, согласованный, утвержденный, и т. д.

Еще один важный этап – формирование фактических показателей бюджета. Эти показатели характеризуют исполнение статей бюджета, которые были определены на этапе планирования. Большинство показателей можно формировать автоматически на основе оперативных и бухгалтерских данных системы «Галактика» с помощью встроенного механизма типовых финансовых операций. Однако наряду с этим показатели бюджета можно также вводить с клавиатуры. Фактические данные для различных статей бюджета могут формироваться на основе перечисленных ниже источников.

• Бумажные носители информации, созданные в неавтоматизированных подразделениях (отделах, службах). Такого рода информация вводится в модуль вручную.

• Бухгалтерская информация, имеющаяся в системе «Галактика». Эти данные рассчитываются с помощью встроенных алгоритмов обработки бухгалтерской информации.

• Оперативные данные, имеющиеся в системе «Галактика». В большинстве случаев эти данные берутся из модуля «Управление договорами». В системе реализована возможность разноски указанных фактических данных по статьям бюджета.

Важную роль в бюджетировании играет процесс сравнения бюджетов. В системе «Галактика» реализован удобный механизм сравнения бюджетов разных видов – например, плановых и фактических показателей, бюджетов разных периодов планирования, и т. д. При этом показываются как разности между показателями сравниваемых бюджетов, так и проценты выполнения плана.

Завершающий этап бюджетирования – корректировка данных. Суть его заключается в том, что по результатам анализа исполнения бюджетов проводится корректировка бюджетов на последующие периоды с учетом фактических данных.

Основные элементы и инструменты модуля «Управление бюджетом»

Основным элементом модуля «Управление бюджетом» является главное меню, которое находится вверху интерфейса (сразу под заголовком окна). Оно содержит пункты Документы, Операции, Отчеты, А (меню администрирования модуля), Н (меню настройки) и = (меню «Утилиты»). Команды главного меню предназначены для активизации соответствующих функций программы, а также для выбора режимов работы. Кратко охарактеризуем каждый пункт главного меню.

С помощью команд, включенных в состав меню Документы, осуществляется переход в режимы ввода, редактирования, просмотра и хранения бюджетов, а также для ведения книг финансовых операций (плановых, фактических и «по данным бух. учета»). Отдельная команда предназначена для вызова архива бюджетов.

Команды, находящиеся в меню Операции, предназначены для выполнения операций групповой модификации данных. Таковыми являются: расчет и формирование показателей бюджетов на основе операций, ранее зарегистрированных в книге финансовых операций; декомпозиция бюджетов по периодам планирования и центрам финансовой ответственности; агрегация бюджетов по периодам планирования и центрам финансовой ответственности; групповое копирование бюджетов, и др. Особо стоит отметить возможность распределения бюджетов одного центра финансовой ответственности по статьям бюджетов других центров финансовой ответственности с использованием баз распределения и моделей распределения, а также механизм пересчета информации в бюджетах. Также в программе предусмотрена возможность настройки и использования пакета заданий (пользователь самостоятельно формирует список заданий, которые будут выполняться без его участия, то есть автоматически), и обмена данными (экспорт и импорт) с внешними источниками.

Для выполнения анализа бюджетов, а также для получения отчетов, создаваемых на основании данных бюджетирования, предназначены команды, находящиеся в меню Отчеты.

В каждом модуле системы «Галактика» предусмотрены команды администрирования. Они объединены в меню – А-, и модуль «Управление бюджетом» не является исключением из этого правила: с помощью соответствующих команд данного меню осуществляется контроль целостности базы данных, включая проверку каталогов бюджетирования, таблиц контрагентов, аналитики, классификатора документов, и др.

Команды меню настройки предназначены для ввода, редактирования, просмотра и вывода на печать самых разных каталогов и классификаторов модуля – например, Статьи бюджетов, Варианты бюджетов, Типовые формы бюджетов, Центры ответственности, Типы периодов планирования, Периоды планирования, и др.

С помощью команд последнего меню (меню =) осуществляется доступ к сервисным функциям системы «Галактика». Это меню также присутствует во всех модулях системы.

Перед тем как начать работу с модулем, нужно обязательно выполнить его предварительную настройку, потому что без присвоения значений некоторым параметрам полноценная эксплуатация модуля будет невозможной. Об этом пойдет речь далее.

Подготовка программы к работе и ее адаптация к потребностям пользователя

Выше уже говорилось о том, что «Галактика» отличается гибким механизмом настройки, который позволяет учесть практически любые потребности пользователей и специфику конкретного предприятия. По количеству параметров настройки программа существенно опережает многих конкурентов. Эти параметры находятся в реестре настройки, который вызывается с помощью команды главного меню Н→Настройка. Окно реестра настроек, которое отображается в результате выполнения данной команды, представлено на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Реестр настройки программы «Галактика»

На рисунке видно, что данное окно имеет двухпанельное представление. В левой панели находится список разделов настройки, имеющий иерархическую структуру. Параметры настройки, включенные в раздел, отображаются в правой части окна. Таким образом, чтобы получить доступ к требуемым параметрам настройки, нужно щелчком мыши выделить раздел, в котором они находятся.

ПРИМЕЧАНИЕ

Разделы настройки могут иметь вложенные подразделы, причем в некоторых случаях используется несколько уровней вложенности. Такие разделы в списке помечены соответствующими символами. Например, на рис. 3.1 такими разделами являются Бухгалтерский контур, Платежный календарь, Управление финансами (он в данном случае является открытым), и др. А, например, разделы Национальная денежная единица и Сроки хранения данных подчиненных уровней не имеют.

В правой части окна в колонке Наименование настройки отображается название (имя) параметра, а в колонке Значение – его текущее значение. Чтобы отредактировать значение параметра, установите курсор в колонку Значение, после чего совершите требуемое действие. Порядок заполнения и редактирования зависит от конкретного параметра: выбор значения может осуществляться через клавиши F3 или F4, выбираться из раскрывающегося списка, вводиться с клавиатуры, и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ

В реестре настройки настраивается не только модуль «Управление бюджетом», но и другие модули «Галактики». Параметры, имеющие непосредственное отношение к модулю «Управление бюджетом», находятся в разделе Управление финансами, подраздел Бюджетирование.

Тем не менее, есть ряд параметров, которые также имеют отношение к модулю «Управление бюджетом», но при этом находятся в корневом разделе реестра настроек, который так и называется – Настройка. Значения этих параметров следует определить в первую очередь, и об этом пойдет речь в следующем разделе.

Настройка общих параметров

В разделе Настройка имеется три параметра, значения которых имеют непосредственное отношение к модулю «Управление бюджетом». Одним из них является Тип периода планирования – параметр, определяющий текущий тип периода планирования. Его необходимость обусловлена тем, что все проводимые при бюджетировании операции используют периоды планирования только одного типа. Если же необходимо формировать бюджеты по нескольким разным типам периодов планирования, то это делается параллельно. Чтобы выбрать тип периода планирования, нажмите клавишу F4 – после этого отобразится окно, которое показано на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Определение типа периода планирования

Здесь в поле Значение следует нажать F3 или кнопку выбора – в результате на экране отобразится окно справочника типов периодов планирования, где нужно щелчком мыши указать нужный тип и нажать клавишу Enter, а затем – кнопку ОК.

Значение параметра Период планирования определяет конкретный период, который будет предлагаться при бюджетировании по умолчанию. Требуемое значение данного параметра выбирается в окне справочника периодов планирования таким же образом, как и значение рассмотренного выше параметра.

И еще один важный параметр называется Центр ответственности. О том, что представляет собой центр ответственности и как этот элемент используется в бюджетировании, уже говорилось ранее (подробнее см. выше раздел «Бюджет современного предприятия»). С помощью данного параметра определяется центр финансовой ответственности, который будет предлагаться по умолчанию при составлении бюджетов, а также в иных режимах работы модуля. После заполнения этого параметра курсор в интерфейсах выбора центра ответственности будет автоматически устанавливаться на заданный здесь центр ответственности. Требуемое значение выбирается в окне справочника центров финансовой ответственности таким же образом, как осуществляется выбор значений рассмотренных выше параметров.

Настройка параметров бюджетирования

Для настройки модуля «Управление бюджетом» предназначены параметры, которые находятся в разделе Настройка→Управление финансами→Бюджетирование реестра настроек. Отметим, что этот раздел содержит несколько подчиненных подразделов. Здесь мы рассмотрим параметры, расположенные в «корне» раздела (параметры подчиненных подразделов рассматриваются ниже).

В разделе Бюджетирование имеются уже знакомые нам параметры Тип периода планирования, Текущий центр ответственности и Текущий период планирования, поэтому порядок их заполнения нам также уже известен.

ВНИМАНИЕ

Значения, которые установлены данным параметрам в разделе Бюджетирование, имеют более высокий приоритет по сравнению с аналогичными параметрами раздела Настройка.

С помощью параметра Текущая типовая форма из соответствующего справочника выбирается типовая форма бюджета, которая будет применяться по умолчанию для просмотра бюджета из других модулей «Галактики». Например, если вы захотите просмотреть бюджет, находясь в модуле «Платежный календарь», то он будет соответствовать указанной с помощью данного параметра типовой форме. Также текущая типовая форма определяет перечень бюджетных статей, доступных для текущего пользователя при определенном значении параметра Доступные статьи (его описание приведено ниже).

ПРИМЕЧАНИЕ

Параметр настройки Текущая типовая форма не является обязательным для заполнения, по умолчанию значение ему не присвоено.

Параметр Текущее представление для анализа бюджетов определяет представление для анализа бюджетов, которое будет использоваться по умолчанию. При открытии окна Настройка сравнения бюджетов, открываемом при активизации команды главного меню Н→Представления для анализа бюджетов (описание данного режима рассматривается ниже, в соответствующем разделе), курсор будет автоматически установлен в позицию, которая соответствует значению данного параметра. Для заполнения данного параметра нужно нажать клавишу F3, затем в открывшемся окне Выбор настройки сравнения бюджетов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.

Возможности программы предусматривают ведение многовалютного учета, что позволяет формировать бюджеты в разных валютах. Курс валюты в пределах периода планирования формируется на основании значения параметра Курс валют по периоду планирования. Дата, на которую программа автоматически рассчитает курс валют, может быть на начало или на конец периода планирования (значения соответственно брать на дату начала периода планирования или брать на дату конца периода планирования).

Бюджеты могут формироваться на основе финансовых операций. Более подробно данный механизм рассматривается ниже, а здесь поясним, что в настройках модуля предусмотрен параметр, определяющий курс валюты для пересчета финансовых операций. Он называется Курс валют финансовых операций и может принимать значения брать на дату фин. операции или брать на период фин. операции. В первом случае программа автоматически возьмет курс валюты, сложившийся на на дату совершения финансовой операции, во втором случае курс валюты будет устанавливаться в зависимости от значения параметра Курс валют по периоду планирования, описание которого приведено в предыдущем абзаце.