Текст книги "Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно"
Автор книги: Алексей Гладкий
Жанр: Малый бизнес, Бизнес-Книги
сообщить о неприемлемом содержимом
Текущая страница: 5 (всего у книги 17 страниц) [доступный отрывок для чтения: 6 страниц]
Формирование отчетности
В программе WinBlack реализована возможность гибкой настройки и вывода на печать отчетности по личным финансам и операциям с ними. Необходимые действия выполняются на вкладке Отчеты, содержимое которой показано на рис. 1.17.
Рис. 1.17. Вкладка Отчеты
На вкладке содержится список отчетов, которые были сформированы ранее (при первом открытии вкладки на ней не будет ни одной позиции). Для каждой отчетной формы показывается ее название, дата и время создания, а также имя пользователя, создавшего или изменившего форму.
Для перехода в режим настройки нового отчета предназначена кнопка Новый отчет; чтобы отредактировать имеющийся отчет, следует воспользоваться кнопкой Исправить. При нажатии на любую из перечисленных кнопок на экране открывается окно ввода и редактирования отчета, изображенное на рис. 1.18.
Рис. 1.18. Настройка параметров отчета
В верхней части данного окна в поле Наименование отчета с клавиатуры вводится произвольное название отчета. Желательно, чтобы значение данного поля кратко отражало суть отчета – это позволит быстро идентифицировать требуемый отчет в списке отчетов, что особенно актуально при использовании большого количества отчетных форм.
Остальные параметры окна настройки отчета сгруппированы в нескольких областях настроек.
В области Период с помощью переключателя можно указать интервал времени, данные которого должны быть включены в отчет. Если переключатель установлен в положение Все время работы, то в отчет будут включены данные за весь период эксплуатации программы. При установленном положении Текущий месяц в отчет будут включены только данные текущего месяца. Если переключатель установить в положение Последние, то в расположенном справа поле можно указать число последних дней, данные которых нужно включить в отчет. При установленном положении Интервал в расположенных ниже полях можно указать произвольный интервал времени (требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием расположенной справа кнопки).
Область настроек Вычисления включает в себя два флажка: Вычислять доходную часть и Вычислять расходную часть. При установке этих флажков в отчет будут включены соответственно расчеты доходной и расходной частей.
В области настроек Содержание (операции) путем установки соответствующих флажков указывается, данные по каким разделам учета необходимо включить в отчет.
Параметры, расположенные в области настроек Детализация, предназначены для настройки детализации включаемых в отчет данных. Например, если установлен флажок Показывать контрагентов, то информация в отчете будет представлена с детализацией по контрагентам, а при снятом данном флажке контрагенты выделяться не будут.
В области настроек Дополнительно можно установить некоторые дополнительные параметры формирования отчета. Если установлен флажок Учитывать планируемые операции, то в отчет будут включены обороты по планируемым операциям. При необходимости данные отчета можно пересчитать в любую валюту, которая ранее была введена в справочнике валют. Для этого нужно установить флажок Пересчет в, затем в расположенном справа раскрывающемся списке выбрать требуемую валюту и с помощью переключателя выбрать курс валюты (возможные варианты – по текущему курсу либо по курсу операции).
Настройка признаков отбора данных в отчет выполняется в области настроек Фильтрация. В верхнем поле путем установки соответствующих флажков выбирается признак, а в нижнем поле аналогичным образом указывается состав отчета. Содержимое нижнего поля зависит от того, в какой позиции находится курсор в верхнем поле.
Все выполненные настройки отчета сохраняются только после нажатия в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Чтобы удалить тот или иной отчет из списка отчетов, нужно установить на него курсор и нажать кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
Чтобы сформировать отчет в соответствии с выполненными ранее настройками нужно выделить его в списке отчетов курсором и нажать кнопку Рассчитать. Пример сформированного отчета показан на рис. 1.19.
Рис. 1.19. Пример сформированного отчета
В нижней части окна отчета находятся кнопки Экспорт в html и Экспорт в Excel, с помощью которых можно экспортировать отчет в файл соответствующего формата.
Глава 3. Ведение бухгалтерии в программе «Мои деньги»
Программа «Мои деньги» (http://www.augustlab.com), с которой мы познакомимся в данной главе, изначально создавалась для учета личных финансов, но ее возможности позволяют успешно использовать ее для автоматизации учета предпринимательской деятельности (это относится в первую очередь к индивидуальным предпринимателям, осуществляющим свою деятельность без образования юридического лица).
Программа распространяется условно-бесплатно, ограничение демонстрационной версии состоит в том, что запускать ее можно не более 100 раз. Процесс установки программы достаточно прост – нужно лишь запустить инсталляционный файл и далее следовать указаниям программы установки.
Описание пользовательского интерфейса
После запуска программы на экране отображается ее пользовательский интерфейс, который представлен на рис. 1.20.
Рис. 2.1. Главное окно программы «Мои деньги»
В верхней части интерфейса находится главное меню, включающее в себя следующие пункты: Файл, Дерево данных, Планирование, Валюты, Кошельки, Отчеты, Настройки и Справка.
Команды меню Файл предназначены для выполнения операций с файлом базы данных: очистка файла базы данных, сохранение изменений, экспорт и импорт данных, отправка данных на печать, защита данных паролем, сохранение резервной копии базы данных и восстановление данных из резервной копии.
С помощью команд Дерево данных ведется текущая работа с данными: построение и редактирование иерархической структуры статей, ввод данных по статьям, удаление статей и данных по ним, а также поиск данных.
Команды меню Планирование предназначены для работы с плановыми операциями.
ПРИМЕЧАНИЕ
Плановая операция – это операция, которая введена в программу, но сумма по ней не участвует в расчетах.
Валюты и Кошельки – с помощью команд, расположенных в данных меню, ведется работа соответственно со справочником валют и списком кошельков (в программе «Мои деньги» кошелек – это хранилище денежных средств).
Команды меню Отчеты предназначены для формирования разнообразной отчетности по личным финансам (табличные отчеты, графики, диаграммы, и др.).
С помощью команд меню Настройки выполняется настройка параметров работы программы.
Команды меню Справка предназначены для вызова справочной информации, а также для просмотра информации об используемой версии программы.
Слева под главным меню расположены поля От и До, в которых отображаются соответственно начальная и конечная даты рабочего интервала времени. Настроить рабочий интервал можно с помощью кнопки Выбрать рабочий диапазон (эта кнопка находится справа от полей От и До; ее название отображается в виде всплывающей подсказки при подведении указателя мыши). При нажатии на данную кнопку открывается окно Выбор периода, в котором с помощью переключателя выбирается требуемый рабочий интервал времени. Возможен выбор одного из перечисленных ниже вариантов.
♦ С самой первой записи по самую последнюю.
♦ Вчера.
♦ Вчера и сегодня.
♦ Сегодня.
♦ За последнюю неделю.
♦ За последний месяц.
♦ За последний год.
Изменить рабочий диапазон дат можно только в окне Выбор периода, ручное редактирование дат в полях От и До невозможно.
Справа от полей От и До под главным меню расположена инструментальная панель программы, кнопки которой дублируют некоторые команды главного меню. Эту панель можно настроить по своему усмотрению; для перехода в режим настройки инструментальной панели следует выполнить команду главного меню Настройки ▶ Панели инструментов.
Внизу интерфейса находится строка состояния. В данной строке отображается итоговая информация о статье расходов, на которой установлен курсор в иерархическом списке статей. В программе предусмотрена возможность настройки строки состояния; для перехода в данный режим нужно выполнить команду главного меню Настройки ▶ Строка состояния.
Центральная часть интерфейса разделена на две части – левую и правую. В левой части отображается иерархический список статей, в правой – перечень операций, относящихся к статье, на которой в левой части установлен курсор.
Нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню, команды которого предназначены для быстрого доступа к некоторым функциям и режимам работы программы. Содержимое контекстного меню может изменяться в зависимости от текущего режима работы.
Ввод исходных данных
Перед тем, как приступить к эксплуатации программы, следует заполнить справочник валют, сформировать список кошельков и построить иерархическое дерево статей. Об этом и пойдет речь далее.
Настройка многовалютного учетаВ справочнике валют осуществляется ввод, редактирование и хранение информации об используемых в программе валютах, а также о курсах этих валют по отношению к национальной денежной единице.
Для перехода в режим работы со справочником валют предназначена команда главного меню Валюты ▶ Список валют. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 2.2.
Рис. 2.2. Справочник валют
В данном окне сразу под инструментальной панелью отображается название основной валюты. Основная валюта указывается при первом запуске программы в автоматически открывающемся диалоговом окне; по умолчанию в качестве основной валюты предлагается использовать российский рубль.
Справа от инструментальной панели расположен переключатель, который может принимать одно из двух положений: Курс1 и Курс2. Дело в том, что в программе реализована возможность использования двух курсов на одну и ту же дату для каждой валюты. Это обусловлено тем, что иногда одна и та же валюта может иметь два курса – например, наличный курс и безналичный. Положение переключателя определяет, какой из этих двух курсов программа должна воспринимать в качестве основного.
Кнопки инструментальной панели предназначены для выполнения различных операций в справочнике: ввод новой валюты, ввод курса валюты, редактирование записей, удаление валют и курсов валют, вывод на экран графика изменений курсов валют, а также обновление курсов валют через Интернет с сайта Центробанка Российской Федерации (для выполнения последней операции необходимо наличие действующего подключения к Интернету).
ВНИМАНИЕ
Название кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.
В левой части окна справочника содержится список используемых в программе валют, в правой части – перечень курсов для валюты, на которой установлен курсор.
Для добавления в список новой валюты нужно в левой части окна нажать правую кнопку мыши, и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Новая валюта (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+N). При активизации данной команды на экране открывается окно Новая валюта, изображенное на рис. 2.3.
Рис. 2.3. Добавление валюты в справочник
В данном окне в поле Валюта нужно из раскрывающегося списка (содержимое этого списка заложено в программе изначально) выбрать обозначение требуемой валюты. Обозначения валют отображаются в соответствии с Общероссийским классификатором валют (например, доллар США обозначается USD, а евро – EUR, и т. д.). Поле Описание будет заполнено автоматически сразу после выбора валюты в поле Валюта, но его значение при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.
ВНИМАНИЕ
При вводе новой валюты рекомендуется соблюдать особое внимание, поскольку редактирование введенных ранее валют невозможно. Если же выяснилось, что при вводе валюты допущена ошибка, то нужно удалить эту валюту из справочника и ввести ее заново.
Чтобы удалить валюту из справочника, нужно выделить ее курсором и выполнить команду контекстного меню Удалить либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+D. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Чтобы добавить в справочник информацию о курсе какой-либо валюты, нужно выделить эту валюту курсором, а затем в правой части окна выполнить команду контекстного меню Новый курс валюты (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+I) либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно редактирования валюты, изображенное на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Добавление валютного курса
В данном окне в поле Дата следует указать дату, по состоянию на которую вводится курс валюты. Требуемое значение можно ввести либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
В поле Номинал указывается количество единиц валюты, курс которой вводится. Например, курс рубля по отношению к евро или к доллару США обычно указывается за один евро или за один доллар США, поэтому для данных валют номинал будет равным 1. Однако для некоторых валют (как правило – слабоконвертируемых) номинал может быть отличным от 1; например, можно указать курс рубля по отношению к 100 белорусским рублям (информация актуальна на момент написания данной книги).
В полях Курс1 и Курс2 вводятся первый и второй курсы валют. Эти курсы могут совпадать, а могут – и отличаться (например, наличный курс может отличаться от безналичного).
Завершается процесс ввода информации о курсе валюты нажатием в данном окне кнопки Добавить (при редактировании введенного ранее курса валюты эта кнопка будет называться Записать). С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Если необходимо отредактировать информацию о введенном ранее курсе валюты, то нужно выделить его в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Изменить (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+E). При этом на экране откроется окно, как на рис. 2.4, в котором выполняются необходимые действия.
Для удаления записи об изменении курса валюты из справочника предназначена команда контекстного меню Удалить, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+В (для удаления записи можно также воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели). При активизации данной команды программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
В программе реализована возможность отражения в учете валютно-обменных операций. Для ввода такой операции предназначена команда главного меню Валюты ▶ Обменять валюты. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.5.
Рис. 2.5. Обмен валют
В данном окне в поле Дата следует указать дату проведения валютно-обменной операции. Требуемое значение можно ввести либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.
В поле Из кошелька указывается название кошелька, который выступает в качестве «продавца», а в поле В кошелек – название кошелька, выступающего в качестве «покупателя». Значение каждого из этих полей выбирается в окне списка кошельков, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора (порядок формирования списка кошельков рассматривается ниже, в соответствующем разделе).
В полях Валюта для каждого кошелька указывается название валюты. Для заполнения каждого из этих полей нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника валют выделить курсором требуемую валюту и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter. Если же необходимо указать валюту, используемую в качестве основной (по умолчанию это российский рубль), то нужно нажать кнопку р. расположенную слева от поля.
В полях Сумма указывается сумма операции в каждой валюте, а в поле Курс – курс валют. Значения этих полей взаимосвязаны (при изменении суммы в одном поле автоматически изменится сумма в другом поле в соответствии с указанным в поле Курс курсом валют). Между этими полями из раскрывающегося списка выбирается требуемое математическое действие – умножение или деление (иначе говоря, следует указать, как при обмене поступить с суммой из кошелька-«продавца» – умножить ее на курс или разделить).
Завершается процесс ввода валютно-обменной операции нажатием кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.
Чтобы просмотреть информацию о введенных ранее валютно-обменных операциях, нужно выполнить команду главного меню Валюты ▶ Протокол обмена валют. При активизации данной команды на экране откроется окно со списком введенных ранее операций. В данном режиме можно ввести в список новую операцию – для этого нужно выполнить команду контекстного меню Добавить либо нажать соответствующую кнопку инструментальной панели. Для редактирования введенной ранее операции нужно установить на нее курсор и выполнить команду контекстного меню Редактировать. И при добавлении новой, и при редактировании имеющейся записи на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.5, в котором выполняются необходимые действия.
Для удаления операций из списка предназначена команда контекстного меню Удалить. При активизации данной команды программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Формирование списка кошельковКак отмечалось выше, в программе «Мои деньги» кошелек – это место или способ хранения денежных средств. В качестве кошелька могут выступать, например, наличные деньги, счет в банке, накопительный вклад, и т. д. Информация об используемых кошельках хранится в списке кошельков; для перехода в режим работы с данным списком предназначена команда главного меню Кошельки ▶ Список кошельков. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.6.
Рис. 2.6. Список кошельков
В данном окне содержится список введенных ранее кошельков (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции). Окно состоит из двух частей: в левой части отображаются названия кошельков; в правой части для кошелька, на котором установлен курсор, показывается список валют и остаток по каждой валюте на данный момент.
Для добавления в список нового кошелька предназначена команда контекстного меню Новый кошелек. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.7.
Рис. 2.7. Добавление кошелька
В данном окне нужно ввести произвольное название кошелька и нажать кнопку Добавить. Желательно, чтобы название кошелька кратко раскрывало его суть – это позволит впоследствии быстро идентифицировать его в интерфейсах списка и выбора, что особенно важно при работе с большим количеством кошельков.
Название любого кошелька при необходимости можно изменить – для этого нужно выделить его в списке курсором, выполнить команду контекстного меню Переименовать, и в открывшемся окне (см. рис. 2.7) ввести требуемое название.
Суммы в кошельках рассчитываются программой автоматически на основании введенных операций прихода, расхода, перевода денег и долгов. Однако в любой момент сумму кошелька можно изменить по своему усмотрению. Для этого нужно в окне списка кошельков выбрать курсором требуемый кошелек и выполнить команду контекстного меню Новая сумма в кошелек – при этом на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.8.
Рис. 2.8. Оприходование денег в кошелек
В данном окне в поле Валюта указывается валюта, в которой будет введена сумма. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника валют выделить курсором требуемую валюту и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter. Если же необходимо указать валюту, используемую в качестве основной (по умолчанию это российский рубль), то нужно нажать кнопку р. расположенную слева от поля.
В поле Новая сумма с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, вводится требуемая сумма.
Завершается ввод новой суммы в кошелек нажатием кнопки ОК. Чтобы выйти из данного режима без сохранения выполненных изменений, следует воспользоваться кнопкой Отмена.
При необходимости любой кошелек можно защитить паролем – это полезно для защиты его от несанкционированного либо неквалифицированного доступа. Чтобы установить пароль на кошелек, нужно выделить его курсором и выполнить команду контекстного меню Пароль на кошелек. При активизации данной команды на экране открывается окно ввода пароля, которое представлено на рис. 2.9.
Рис. 2.9. Защита кошелька паролем
В данном окне в поле Старый пароль следует ввести предыдущий пароль, которым был защищен кошелек. Если до настоящего момента кошелек не был защищен паролем, то данное поле заполнять не следует.
В полях Новый пароль и Еще раз новый пароль нужно ввести новый пароль. Двойной ввод пароля необходим с целью предотвращения возможной ошибки. При вводе пароля необходимо помнить, что программа учитывает регистр символов (прописные либо строчные).
Завершается ввод пароля нажатием в данном окне кнопки ОК. Если по каким-то причинам вы решили отказаться от ввода и применения пароля, то следует нажать кнопку Отмена.
В программе предусмотрена возможность перевода денег из одного кошелька в другой (например, для отражения операции пополнения счета в банке, снятия процентов по вкладу, и т. п.). Для ввода операции перевода денежных средств следует выполнить команду главного меню Кошельки ▶ Перевести деньги. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.5; порядок работы в данном окне такой же, как и при проведении валютно-обменных операций.
Чтобы просмотреть информацию об операциях по переводу денег из одного кошелька в другой, нужно выполнить команду главного меню Кошельки ▶ Протокол перевода денег. Порядок работы в данном режиме такой же, как и при работе с протоколом обмена валют, который рассмотрен в предыдущем разделе.
Правообладателям!
Данное произведение размещено по согласованию с ООО "ЛитРес" (20% исходного текста). Если размещение книги нарушает чьи-либо права, то сообщите об этом.Читателям!
Оплатили, но не знаете что делать дальше?
