Текст книги "Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно"

Регистрация хозяйственных операций по статьям учета

В правой части главного окна программы отображается список операций по статье, на которой в левой части установлен курсор (2.1).

Чтобы ввести операцию по той либо иной статье учета, нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду главного меню Дерево данных ▶ Добавить данные либо аналогичную команду контекстного меню (также для этого можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+I). Содержимое окна ввода операций зависит от типа статьи, по которой вводится операция. Для приходных и расходных операций это окно имеет один вид, а для операций по долгам – другой вид. Рассмотрим оба варианта.

При вводе приходной (расходной) операции окно ввода будет иметь вид, как показано на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Ввод данных по статье учета

В данном окне в поле Дата следует указать дату проведения операции. Требуемое значение можно ввести либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

В поле Кошелек указывается название кошелька, из которого убывают (либо в который поступают) денежные средства. Значение данного поля выбирается в окне списка кошельков, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора (порядок формирования списка кошельков рассматривается выше, в разделе «Формирование списка кошельков»).

В поле Валюта указывается название валюты операции. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника валют выделить курсором требуемую валюту и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter. Если же необходимо указать валюту, используемую в качестве основной (по умолчанию это российский рубль), то нужно нажать кнопку р., расположенную слева от поля.

В поле Сумма указывается сумма операции. Это поле можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

В программе реализована возможность количественного учета товарно-материальных ценностей. В поле Кол-во указывается количество приобретенных (или проданных) товарно-материальных ценностей, а в расположенном справа поле Ед. изм. – единица измерения, в которой они учитываются. Отметим, что поля Кол-во и Ед. изм. не обязательны для заполнения.

В поле Примечание при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной операции. Например, если операция отражает расход по статье Ремонт и техническое обслуживание автомобиля, то в поле Примечание можно отразить суть выполненных работ – Замена масла и фильтров.

Завершается процесс ввода новой операции нажатием в данном окне кнопки Добавить. В режиме редактирования операции (для перехода в этот режим нужно выделить операцию в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Редактировать данные либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+E) аналогичная кнопка называется Записать. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Для удаления из списка введенной ранее операции предназначена команда главного меню Дерево данных ▶ Удалить либо аналогичная команда контекстного меню (также для этого можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+D). При выполнении команды программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Ввод операций по задолженности (как дебиторской, так и кредиторской) осуществляется в окне, изображенном на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Ввод информации о задолженности

В данном окне в поле Дата следует указать дату проведения операции. Требуемое значение можно ввести либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

В поле Кошелек указывается название кошелька, из которого убывают (либо в который поступают) денежные средства. Значение данного поля выбирается в окне списка кошельков, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора.

В поле Валюта указывается название валюты долга. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника валют выделить курсором требуемую валюту и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter. Если же необходимо указать валюту, используемую в качестве основной (по умолчанию это российский рубль), то нужно нажать кнопку р., расположенную слева от поля.

В поле Сумма указывается сумма долга в валюте, которая выбрана в поле Валюта. Сумму долга можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

Если на сумму долга необходимо начислять проценты, то в поле Процент нужно указать процентную ставку, а с помощью расположенного справа переключателя выбрать периодичность начисления процентов: Процент в месяц либо Процент в год. Если установлен флажок Все месяцы по 30 дней, то при автоматическом расчете процентов программа будет исходить из того, что все месяцы в году включают в себя по 30 дней.

В поле Примечание при необходимости можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной операции. Например, если вы предоставили товарный кредит покупателю, то в данном поле можно ввести текст: Товарный кредит покупателю.

Завершается процесс ввода новой операции нажатием в данном окне кнопки Записать. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Переход в режим редактирования введенной ранее операции осуществляется с помощью команды главного меню Дерево данных ▶ Редактировать данные либо аналогичной команды контекстного меню. Для удаления операции следует воспользоваться командой Удалить, которая находится как в меню Дерево данных, так и в контекстном меню.

В программе реализована весьма полезная функциональность пересчета суммы операции (это относится к операциям всех типов – приходным, расходным и по долгам). Смысл ее заключается в том, что можно пересчитать сумму операции на любую дату в какой-либо базовой валюте (не путать с основной валютой). В результате можно увидеть, что, например, на начало месяца сумма операции 4500 рублей равнялась 166,67 долларов США (базовая валюта – доллар США), а на конец месяца эта сумма относительно базовой валюты составит только 4480 российских рублей (в данном примере сумма уменьшилась в результате падения курса доллара).

Чтобы пересчитать сумму операции, нужно установить на нее курсор и выполнить команду главного меню Отчеты ▶ Перерасчет либо аналогичную команду контекстного меню. В результате на экране откроется окно перерасчета суммы операции, изображенное на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Перерасчет суммы операции

В данном окне в области Исходная сумма в соответствующих полях отображается дата операции, ее сумма и валюта. В поле Базовая валюта указывается название базовой валюты для пересчета (т. е. валюты, относительно которой будет выполняться пересчет). Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника валют выделить курсором требуемую валюту и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter. Если же в качестве базовой валюты необходимо указать валюту, используемую в качестве основной (по умолчанию это российский рубль), то нужно нажать кнопку р., расположенную слева от поля. После выбора базовой валюты в расположенном справа поле Сумма в базовой валюте отобразится сумма операции в базовой валюте. Значение данного поля рассчитывается программой автоматически, и его редактирование невозможно.

ВНИМАНИЕ

Чтобы выполнение пересчета суммы было возможным и имело смысл, предварительно в справочнике валют должны быть указаны курсы базовой валюты на соответствующие даты.

В области Результат отображаются результаты пересчета. В первую очередь в поле Дата нужно указать дату, на которую должен быть выполнен пересчет. Данное поле можно заполнить либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора. В поле Сумма отображается пересчитанная относительно базовой валюты сумма операции, а в поле Разность показывается разность между исходной и пересчитанной суммами операции. Значения полей Сумма и Разность рассчитываются программой автоматически и с клавиатуры не редактируются.

Расчет процентов по долгам в автоматическом режиме

В программе реализована возможность расчета процентов как по дебиторской, так и по кредиторской возможности. Это позволяет увидеть сумму набежавших процентов на любую дату.

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы выполнять автоматический расчет процентов, в окне редактирования операции (см. рис. 2.12) должны быть заданы условия расчета процентов.

Чтобы перейти в режим расчета процентов по текущей операции, отражающей задолженность, нужно выполнить команду главного меню Отчеты ▶ Расчет процентов либо аналогичную команду контекстного меню. В результате на экране откроется окно расчета процентов, которое показано на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Расчет процентов по долгам

В верхней части данного окна отображаются основные параметры операции: дата ее проведения (начиная именно с этой даты будет осуществляться расчет процентов), валюта операции, сумма и условия расчета процентов. В области Сумма на указанную дату в поле Дата следует указать дату, на которую необходимо рассчитать проценты. Требуемое значение можно ввести либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

При каждом изменении даты автоматически будет рассчитываться новая сумма долга с учетом процентов (поле Сумма в области Сумма на указанную дату) и сума рассчитанных процентов (поле Сумма в области Разность).

При необходимости можно менять валюту операции, валюту общей суммы долга и валюту процентов – для этого в соответствующем поле нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника валют выделить курсором требуемую валюту и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter. Если же необходимо указать валюту, используемую в качестве основной (по умолчанию это российский рубль), то нужно нажать кнопку р., расположенную слева от поля Валюта. При использовании в расчете процентов разных валют применяются курсы, введенные ранее в справочник валют.

Настройка, формирование и печать отчетности

Один из наиболее популярных отчетов в программе «Мои деньги» – это отчет по сумме. Для просмотра этого отчета предназначена команда главного меню Отчеты ▶ Сумма. Перед выполнением данной команды следует установить курсор на ту статью в иерархическом списке, по которой необходимо сформировать отчет. Если установить курсор на самую верхнюю ветвь иерархии, то отчет будет сформирован по всем статьям.

В отчет попадут данные интервала времени, который указан слева вверху интерфейса в полях От и До (см. рис. 2.1).

На рис. 2.15 показан пример сформированного отчета по всем статьям за период времени с 1.01.2011 по 31.12.2011.

Рис. 2.15. Отчет по сумме

В верхней части данного окна в поле Валюта указывается валюта формирования отчета. По умолчанию в данном поле предлагается основная валюта. При формировании отчета в разных валютах программа использует курсы валют, введенные ранее в справочник валют.

В колонке Количество показывается количество приобретенных и выбывших товарно-материальных ценностей, при условии ведения количественного учета.

Если в программе ведется учет планируемых операций (для работы с планируемыми операциями предназначены команды меню Планирование), то в отчете информация о них показывается отдельно. При этом в специально предназначенном поле указывается дата, до которой должны быть учтены все планируемые операции.

Данные отчета, представленного на рис. 2.15, свидетельствуют о том, что в указанном периоде планирования приход денежных средств в российских рублях составил 232500 рублей, расход – 0 рублей, сальдо за этот период является положительным и составляет 232500 рублей.

В программе реализованы широкие возможности для построения графических отчетов. С помощью команды Отчеты ▶ График можно построить график, отражающий движение денежных средств по текущей статье. Например, на рис. 2.16 показан график, отражающий движение денежных средств по статье Торговая точка на рынке за 2011 год.

Рис. 2.16. Пример графического отчета

В верхней части окна отчета слева находится несколько полос прокрутки, с помощью которых можно увеличивать либо уменьшать размер графика, а также изменять его расположение. Требуемая детализация по периоду выбирается из соответствующего раскрывающегося списка; возможные варианты – День, Неделя, Декада, Месяц, Квартал, Полугодие и Год. Информация, представленная на графике, может основываться как на суммах денежных средств, так и на данных количественного учета (на рис. 2.16 в соответствующем поле выбрано значение Сумма).

При необходимости можно сохранить сформированный график в отдельном файле. Для этого нужно в инструментальной панели окна графика нажать кнопку Сохранить график в файл, и в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать путь для сохранения и имя файла. Чтобы открыть ранее сохраненный график, следует в инструментальной панели нажать кнопку Открыть ранее сохраненный график, после чего в открывшемся окне указать путь к требуемому файлу. Для вывода текущего графика на печать в инструментальной панели предназначена кнопка Печать.

ПРИМЕЧАНИЕ

В окне графика названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Отчетную информацию по любой статье можно представить также в табличном виде – для этого следует воспользоваться командой главного меню Отчеты ▶ Таблица, предварительно выделив курсором требуемую ветвь. На рис. 2.17 показан пример табличного отчета.

Рис. 2.17. Пример табличного отчета

В верхней части окна отчета можно изменять некоторые его параметры – в частности, степень детализации по периодам, валюту отчета и данные, на основании которых базируется отчет.

Степень детализации отчета можно выбрать из раскрывающегося списка в поле Период; на рис. 2.17 показан отчет с детализацией по месяцам.

Для выбора валюты отчета предназначено поле Валюта. Чтобы выбрать нужную валюту, нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника валют выделить курсором требуемую валюту и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter. Если же необходимо указать валюту, используемую в качестве основной (по умолчанию это российский рубль), то нужно нажать кнопку р., расположенную слева от поля Валюта. При использовании валют для формирования отчета применяются курсы этих валют, введенные ранее в справочник валют.

В поле Сумма/Кол-во выбирается тип данных, на основании которых должен формироваться отчет – сумма (это значение выбрано на рис. 2.17) или кол-во (это значение имеет смысл выбирать только при ведении количественного учета).

Для вывода сформированного отчета на печать предназначена кнопка Печать таблицы на принтере, расположенная в инструментальной панели окна отчета (название кнопки отобразится при подведении к ней указателя мыши).

Глава 4. Отражение бухгалтерских операций в программе «Оперативная работа»

Программа, описанию которой посвящена данная глава, предназначена для ведения несложной бухгалтерии и адресована в первую очередь представителям малого бизнеса: владельцам коммерческих ларьков, торговых палаток, и т. п.

Эта программа называется «Оперативная работа» (сайт программы – www.memo4x4.ru), она создана отечественными разработчиками и распространяется на безвозмездной основе (программа представляет собой «облегченный» вариант платного аналога Memo Fora 4x4 «Свой бизнес», который можно найти на сайте www.memo4x4.ru). Среди достоинств программы в первую очередь следует отметить широкую функциональность и возможность гибкой настройки применительно к потребностям конкретного пользователя. Программа обладает простым и удобным русскоязычным интерфейсом, который легко воспринимается даже неопытными пользователями компьютера.

Назначение и функциональные возможности

Функциональные возможности, реализованные в программе «Оперативная работа», позволяют решать перечисленные ниже задачи.

♦ Формирование и ведение различных справочников: контрагентов, ответственных лиц, видов деятельности, товаров и услуг, единиц измерения, стран происхождения товаров, видов платежей, и др.

♦ Импорт данных из внешних источников.

♦ Сохранение используемой базы данных во внешнем файле и последующее восстановление ее из внешнего файла.

♦ Формирование и вывод на печать разнообразных бухгалтерских и иных документов: платежных поручений, кассовых документов, товарно-сопроводительных документов, и др.

♦ Ведение списка долгов.

♦ Использование встроенного счетчика банкнот для быстрого подсчета наличной денежной выручки.

♦ Гибкая настройка программы, причем можно создать несколько разных профилей настроек и использовать их в зависимости от текущих потребностей.

♦ Настройка, формирование и вывод на печать разнообразных отчетов: реестров документов, книг покупок и продаж, кассовой книги, оборотов по счету, денежных оборотов по дням, и др.

Помимо перечисленных, с помощью программы «Оперативная работа» можно решать и другие задачи, возникновение которых обусловлено спецификой конкретного пользователя.

Как и при работе со многими другими программными продуктами, перед тем, как приступить к эксплуатации программы, следует выполнить ее настройку, а затем – заполнить основные справочники. С этими режимами мы и познакомимся в первую очередь.