Текст книги "Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере"

Прием сотрудника на работу в организацию

Как мы уже отмечали ранее, в программе «Отдел кадров» процесс приема сотрудника на работу выполняется в два этапа: на первом этапе нужно оформить его в качестве кандидата, а на втором – принять на должность.

Чтобы оформить кандидата, нужно нажать кнопку Создать кандидата, которая находится в главном окне программы под списком сотрудников. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.25.

Рис. 2.25. Ввод начальных сведений о кандидате

В данном окне вводятся основные сведения о кандидате: его ФИО, табельный номер, а также склонения ФИО по падежам. Все параметры данного окна заполняются с клавиатуры, а поле Таб. № можно заполнить автоматически – значением, сгенерированным случайно самой программой. Для этого нужно нажать кнопку Случайный, которая находится справа от данного поля.

После нажатия в данном окне кнопки Сохранить на экране откроется окно карточки сотрудника, изображенное на рис. 2.26.

Рис. 2.26. Карточка сотрудника

Карточка сотрудника – это документ, в котором хранится о нем самая подробная информация: возраст, образование, семейное положение, и т. д. Более подробно о том, как осуществляется ведение карточек сотрудников, мы поговорим позже (карточка сотрудника – довольно объемный документ, поэтому ему будет посвящен отдельный раздел). Отметим лишь, что для приема сотрудника на работу необходимо ввести основные сведения о нем (пол, возраст и т. д.). Впоследствии в карточку сотрудника можно будет внести любые изменения.

После нажатия в данном окне кнопки Сохранить или клавиши F2 сотрудник будет добавлен в список кандидатов (рис. 2.27).

Рис. 2.27. Новый сотрудник в списке кандидатов

Чтобы принять сотрудника на работу, выделите его в списке щелчком мыши, и в появившемся слева наборе инструментов нажмите кнопку Принять на работу. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.28.

Рис. 2.28. Ввод даты и номера приказа о приеме на работу

В соответствующих полях данного окна нужно ввести номер и дату приказа о приеме на работу, в соответствии с которым сотрудник принимается на работу в организацию. Номер вводится с клавиатуры, а значение поля Дата документа выбирается в календаре, который находится в раскрывающемся списке.

После нажатия в данном окне кнопки Продолжить на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.29.

Рис. 2.29. Ввод остальных реквизитов приказа о приеме на работу

В данном окне вводятся все остальные реквизиты приказа о приеме сотрудника на работу.

В поле Организация указывается название организации, в которую оформляется прием сотрудника. По умолчанию здесь отображается наименование организации, которая была выбрана в начале сеанса работы с программой. Чтобы перевыбрать организацию, нажмите расположенную справа от данного поля кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши укажите организацию и нажмите кнопку Выбрать.

После заполнения поля Организация автоматически будут заполнены поля Должность руководителя и ФИО руководителя. И значения формируются на основании соответствующих данных из карточки организации (см. рис. 2.2).

В области Сотрудник в поле Принять сотрудника отображается фамилия, имя и отчество кандидата, который принимается на работу. Значение данного поля не редактируется. В полях Трудовой договор № и от указывается соответственно номер и дата трудового договора, заключенного с этим сотрудником. Эти поля можно заполнить как вручную, так и автоматически. В первом случае нужно просто ввести номер договора с клавиатуры, а его дату выбрать в календаре, который находится в раскрывающемся списке.

Для автоматического заполнения данных полей нажмите кнопку, которая расположена справа от поля от. При этом на экране откроется окно, которое представлено на рис. 2.30.

Рис. 2.30. Окно трудовых договоров работника

В данном окне формируется перечень трудовых договоров, заключенных с данным работником. Для кандидата это окно при первом открытии будет пустым. Чтобы добавить в список трудовой договор, нажмите кнопку со знаком «плюс», которая находится внизу окна. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 2.31.

Рис. 2.31. Ввод сведений о трудовом договоре

В данном окне в полях Номер договора и Дата договора указывается соответственно номер трудового договора и дата его заключения или вступления в силу. В поле Описание при желании можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу. В поле Файл можно указать путь к файлу договора, если он хранится в электронном виде на компьютере. Для этого нажмите кнопку выбора, расположенную справа от данного поля, и в открывшемся окне по обычным правилам работы с Windows-приложениями укажите требуемый путь.

Завершается ввод данных о договоре нажатием в данном окне кнопки Сохранить. После этого договор появится в списке договоров, заключенных с данным сотрудником (рис. 2.32).

Рис. 2.32. Добавление трудового договора в список

Теперь нужно в данном окне выделить договор щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать – в результате в окне Приказ о приеме на работу сотрудника соответствующим образом заполнятся реквизиты трудового договора (см. рис. 2.29).

В полях Принять на работу с по (см. рис. 2.29) указываются соответственно начальная и конечная даты периода времени, на который с сотрудником заключен трудовой договор. При заключении бессрочного договора (когда дата прекращения его срока действия не оговаривается) поле по оставляется незаполненным.

В поле Должность и подразделение по ШР из раскрывающегося списка выбирается должность, на которую принимается сотрудник, и одновременно с этим – название структурного подразделения предприятия, в котором он будет работать. Содержимое раскрывающегося списка представляет собой уже знакомую нам иерархическую структуру штатного расписания (рис. 2.33).

Рис. 2.33. Выбор должности и подразделения

Для выбора должности и подразделения раскройте соответствующую ветвь иерархии и дважды щелкните на требуемой позиции мышью.

В поле Ставка указывается число ставок, на которое принимается работник. По умолчанию в данном поле установлено значение 1, но вы можете изменять его произвольным образом с точностью до двух знаков после запятой.

В поле Вид работы указывается, на какую работу принимается сотрудник. Из раскрывающегося списка выбирается один из трех вариантов:

♦ Основная работа – штатная работа в соответствии с внутренним распорядком, установленным на предприятии, с соответствующей записью в трудовой книжке.

♦ Совместительство – работа по совместительству в то время, как основная работа сотрудника находится на другом предприятии.

♦ Внутреннее совместительство – работа по совместительству, когда и основная работа сотрудника находится на этом же предприятии.

В поле Условия приема на работу нужно указать, на каких условиях сотрудник будет работать на предприятии. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, который по умолчанию включает в себя три варианта: Полный рабочий день, Неполный рабочий день и Работа на дому. При необходимости вы можете дополнить этот список новыми вариантами. Для этого нажмите расположенную справа от данного поля кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника условий приема на работу введите требуемые позиции.

Аналогичным образом в поле Характер работы выбирается характер работы сотрудника. По умолчанию предлагается выбрать один из трех вариантов: Постоянный, Временный или Внештатный, но при необходимости вы можете добавить в программу новые варианты – так же, как и в случае с условиями приема на работу.

В поле График работы указывается, по какому графику будет работать сотрудник. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Отметим, что в большинстве случаев используется график 8 часов в день (40 в неделю).

Если в раскрывающемся списке подходящего графика нет, его нужно ввести. Для этого нажмите кнопку, которая расположена справа от данного поля – в результате на экране откроется окно списка графиков, которое показано на рис. 2.34.

Рис. 2.34. Список графиков работы

В данном окне представлен перечень сформированных ранее графиков (этот перечень соответствует содержимому раскрывающегося списка поля График работы). Чтобы сформировать новый график, нажмите в данном окне кнопку со знаком «плюс». После этого программа перейдет в режим формирования графика (рис. 2.35).

Рис. 2.35. Формирование графика работы

В данном окне в поле Наименование с клавиатуры вводится произвольное наименование графика. Рекомендуется присваивать графикам такие названия, чтобы они кратко отражали суть графика – в этом случае их будет проще идентифицировать при выборе.

После этого нужно путем установки соответствующих флажков отметить дни недели, которые по данному графику будут являться рабочими. По умолчанию рабочими днями предлагается считать все дни недели, кроме субботы и воскресения. Для каждого дня в соответствующих полях указывается дневное и ночное время.

Завершается формирования графика нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

В поле Оклад (см. рис. 2.29) с клавиатуры вводится сумма должностного оклада сотрудника, выраженная в рублях. Если к окладу полагается надбавка, то ее сумма вводится цифрами в поле Надбавки, и прописью – в поле Надбавка прописью.

Если сотрудник принимается на работу с испытательным сроком, то в поле Испытательный срок с клавиатуры вводится продолжительность испытательного срока, выраженная в месяцах. После этого автоматически заполнится поле Окончание исп. срока, в котором программа сгенерирует дату окончания испытательного срока. Отметим, что дату окончания испытательного срока можно ввести или отредактировать вручную.

В нижней части окна находится кнопка Внешние файлы (см. рис. 2.29). С ее помощью осуществляется переход в режим работы с внешними файлами, хранящимися на компьютере или в локальной сети и имеющими непосредственное отношение к данному сотруднику (эти файлы являются прикрепленными к документу). Это может быть, например, план работы на испытательный срок, фотография сотрудника, и т. д. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.36.

Рис. 2.36. Файлы, прикрепленные к документу

В данном окне представлен список прикрепленных к документу файлов. При вводе кандидата это окно будет пустым. Чтобы прикрепить к документу файл, нажмите кнопку Добавить файл, которая находится слева внизу окна – в результате отобразится окно, изображенное на рис. 2.37.

Рис. 2.37. Добавление внешнего файла

В данном окне в поле Дата указывается дата добавления файла, а в поле Описание файла можно ввести его краткое описание (введенный текст впоследствии отобразится в колонке Описание файла, см. рис. 2.36). В поле Файл указывается имя файла. Для этого нужно нажать расположенную справа кнопку Выбор файла, затем в открывшемся окне указать путь к файлу, выделить его щелчком мыши и нажать кнопку Открыть.

Завершается присоединение файла нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без прикрепления файла.

Вы можете в любой момент просмотреть содержимое любого из прикрепленных к документу файлов. Для этого нужно выделить его в списке (см. рис. 2.36) щелчком мыши и нажать кнопку Просмотреть файл.

Для удаления файлов из списка используйте кнопку Удалить файл, которая находится справа внизу окна (см. рис. 2.36).

Завершается процесс приема сотрудника на работу нажатием кнопки Сохранить (см. ри. 2.29). Если над этой кнопкой установлен флажок Печатать форму Т-1, то на экране отобразится текст приказа о приеме сотрудника на работу в соответствии с законодательно утвержденной формой № Т-1 (рис. 2.38).

Рис. 2.38. Приказ о приеме сотрудника на работу по форме № Т-1

Чтобы отправить приказ на принтер, нажмите кнопку Печать, расположенную в левом верхнем углу окна.

После нажатия в окне ввода приказа (см. рис. 2.29) кнопки Сохранить сотрудник будет перенесен из списка кандидатов в список сотрудников предприятия.

Ведение карточки сотрудника

Как мы уже отмечали ранее, в программе «Отдел кадров» по каждому сотруднику предприятия ведется карточка, которая содержит все необходимые сведения: пол, возраст, образование, место жительства, и т. д. Эту карточку можно вывести на печать по утвержденной форме № Т-2.

Карточка заводится на каждого вновь принимаемого на работу сотрудника, но впоследствии ее содержимое можно отредактировать. О том, как завести карточку на нового сотрудника, мы говорили ранее. Чтобы отредактировать карточку по сотруднику предприятия, нужно дважды щелкнуть на нем в списке мышью, или выделить его щелчком мыши и в появившемся слева наборе инструментов нажать кнопку Редактировать.

При открытии карточки на ней отображается общая сводная информация о сотруднике (рис. 2.39).

Рис. 2.39. Карточка сотрудника, сводные сведения

Как видно на рисунке, сводные сведения содержатся на вкладке Все. Перечень вкладок находится в правой части окна, каждая вкладка предназначена для ввода, редактирования и хранения соответствующей информации. Исключением является только вкладка Все – на ней ввод и редактирование данных невозможны, а информация доступна только для просмотра.

Далее мы рассмотрим порядок работы на вкладках окна карточки сотрудника.

Ввод общих сведений о сотруднике

Заполнение карточки сотрудника обычно начинается на вкладке Общее, на которой вводятся самые основные сведения о сотруднике. Содержимое данной вкладки показано на рис. 2.40.

Рис. 2.40. Ввод общий сведений о сотруднике

Напомним, что фамилия, имя и отчество сотрудника, а также его табельный номер вводятся еще на стадии его оформления как кандидата. Но вы можете изменить эти реквизиты на вкладке Общее: например, женщина может сменить фамилию после замужества, либо сгенерированный автоматически табельный номер нужно привести в соответствие с действующей на предприятии системой табельных номеров, и т. д.

С помощью переключателя Пол указывается пол сотрудника – Мужской или Женский.

Поля Гражданство и Национальность заполняются одинаково – путем выбора значений из соответствующих раскрывающихся списков. При необходимости можно дополнить содержимое этих списков – для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную справа от поля, и в открывшемся окне справочника ввести требуемые сведения.

Справа от этих полей находится область Фото, которая предназначена для фотографии сотрудника. Чтобы вставить в карточку фотографию, нажмите кнопку со знаком «плюс» – в результате откроется окно, в котором по обычным правилам работы с Windows-приложениями указывается путь к файлу с фотографией (этот файл должен иметь расширение JPEG – другие графические форматы программа не поддерживает).

Если впоследствии потребуется удалить фотографию из карточки сотрудника, то в области Фото нажмите кнопку со знаком «минус». Фотография будет удалена после сохранения карточки сотрудника с помощью кнопки Сохранить (эта кнопка находится справа внизу окна и доступна на всех его вкладках).

Сведения о дате и месте рождении сотрудника, а также о его возрасте вводятся в области Дата и место рождения. В поле Дата рождения из календаря, который находится в раскрывающемся списке, выбирается дата рождения сотрудника. После заполнения данного поля программа автоматически заполнит поле Возраст, в котором отобразится возраст сотрудника на сегодняшнюю дату.

Поля Страна, Область, Район и Населенный пункт заполняются одинаково – путем выбора значений из соответствующих справочников (для вызова справочника используйте кнопку выбора). При необходимости в каждый из этих справочников можно ввести новые значения, и сразу после этого выбрать их для заполнения полей.

Значение поля Полный адрес генерируется программой автоматически на основании значений полей Страна, Область, Район и Населенный пункт после сохранения внесенных данных с помощью кнопки Сохранить.

В области Прочее указываются дополнительные сведения о сотруднике: семейное положение, образование, номер свидетельства ПФР, номер медицинской страховки, индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН), и др.

Значения полей Семейное положение и Образование выбираются из раскрывающихся списков, содержимое которых формируется в соответствующих справочниках (причем сделать это можно прямо из карточки сотрудника, вызвав справочник с помощью кнопки выбора). Номера страховки ПФР, медицинского полиса и ИНН вводятся с клавиатуры, а поля Категория персонала и Группа персонала заполняются по аналогии с параметрами Семейное положение и Образование. Отметим, что необходимость заполнения полей Категория персонала и Группа персонала определяется особенностями организации кадрового учета на конкретном предприятии.

Ввод сведений о документе, удостоверяющем личность

На вкладке Паспорт вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность сотрудника. Несмотря на такое название вкладки, здесь можно вводить данные не только о паспорте, поскольку в России существует немало других документов, удостоверяющих личность. Это может быть, например, свидетельство о рождении, удостоверение беженца, военный билет, и т. д.

Содержимое вкладки Паспорт показано на рис. 2.41.

Рис. 2.41. Ввод сведений о документе, удостоверяющем личность

В первую очередь нужно указать вид документа, о котором будут вводиться сведения. Не секрет, что в подавляющем большинстве случаев это будет паспорт гражданина Российской Федерации. Выбор вида документа осуществляется из раскрывающегося списка, а если в списке нет нужной позиции – нажмите расположенную справа от данного поля кнопку, и в открывшемся окне справочника видов документов добавьте требуемые сведения. Аналогичным образом заполняется поле Кем выдан, в котором указывается наименование органа внутренних дел, выдавшего документ. Серия и номер документа, удостоверяющего личность, вводятся в соответствующих полях с клавиатуры, а в поле Дата выдачи с помощью календаря, который находится в раскрывающемся списке, указывается дата выдачи документа.

В области Регистрация вводятся сведения об адресе, по которому зарегистрирован данный документ (этот адрес в большинстве случаев совпадает с адресом фактического проживания человека).

Поля Почтовый индекс, Область, Район, Населенный пункт и Улица заполняются одинаково – путем выбора значений из соответствующих справочников (для вызова справочника используйте кнопку выбора). При необходимости в каждый из этих справочников можно ввести новые значения, и сразу после этого выбрать их для заполнения полей. Значение поля Полный адрес формируется автоматически на основании значений полей Почтовый индекс, Область, Район, Населенный пункт, Улица, Дом, Корпус и Квартира после сохранения карточки сотрудника с помощью кнопки Сохранить. Отметим, что поля Дом, Корпус и Квартира заполняются с клавиатуры, а дата регистрации выбирается в раскрывающемся списке.

Если у сотрудника имеется заграничный паспорт, то реквизиты этого документа можно ввести в области Загранпаспорт. Предназначенные для этого параметры заполнятся так же, как аналогичные параметры для общегражданского паспорта.

Контактные данные сотрудника

Информация о контактных данных сотрудника, которые можно использовать для связи с ним, вводятся на вкладке Контакты, содержимое которой показано на рис. 2.42.

Рис. 2.42. Контактные данные сотрудника

В первую очередь следует заполнить адрес фактического проживания сотрудника. Если он совпадает с адресом регистрации, указанным на вкладке Паспорт, то можно заполнить соответствующие параметры в автоматическом режиме на основании введенного ранее адреса регистрации – для этого нужно нажать кнопку Заполнить по адресу регистрации. В противном случае фактический адрес вводится вручную по тем же правилам, что и адрес регистрации на вкладке Паспорт. Значение поля Полный адрес формируется программой автоматически на основании введенных ранее реквизитов адреса.

В соответствующих полях, расположенных в области Средства связи, указывается номер домашнего и мобильного телефона, а также электронный адрес сотрудника (при наличии такового). При необходимости вы можете указать и дополнительные контактные данные: веб-сайт, номер ICQ, телефон на даче, и др. Их список формируется в области Прочие средства связи. Чтобы добавить в список новую позицию, нажмите кнопку с символом «плюс», расположенную внизу окна – в результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.43.

Рис. 2.43. Ввод дополнительных контактных данных

В данном окне в поле Вид связи из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбирается вид контактных данных. Справочник при необходимости можно дополнить, не выходя из данного режима – он вызывается с помощью кнопки, расположенной справа от данного поля.

В поле Значение вводится конкретное значение средства связи: номер ICQ, адрес веб-сайта, и т. д. После нажатия кнопки Сохранить средство связи будет добавлено в список.