Текст книги "Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере"

Формирование штатного расписания осуществляется в центральной части основного интерфейса программы (см. рис. 2.3). При этом рекомендуется вначале сформировать структуру предприятия, а после этого заполнять структурные подразделения должностями.

Основной инструмент, который используется при формировании штатного расписания – это команды контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопкой мыши. Далее мы рассмотрим, как в штатное расписание осуществляется добавление всех ключевых элементов: филиал, структурное подразделение и должность.

Как мы уже отмечали ранее, верхним уровнем иерархии штатного расписания является название предприятия. Этот уровень формируется автоматически при создании нового предприятия. Если предприятие имеет филиальную структуру, то каждый филиал будет находиться в подчинении головному предприятию.

Чтобы добавить информацию о филиале, щелкните на верхней позиции иерархии правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Добавить филиал. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Добавление в штатное расписание информации о филиале предприятия

В данном окне в полях Полное наименование и Краткое наименование нужно с клавиатуры ввести соответственно полное и краткое название филиала. После нажатия в данном окне кнопки Сохранить в штатном расписании появится позиция для нового филиала (рис. 2.13).

Рис. 2.13. Филиал добавлен в штатное расписание

На данном рисунке добавленный филиал выделен курсором (его позиция является последней в списке).

Теперь добавим в штатное расписание информацию о структурном подразделении. Вы можете добавлять подразделения на разных уровнях иерархии, подчиняя их головному предприятию, филиалам или другим подразделениям – как мы уже отмечали ранее, в программе нет ограничений по количеству вложенностей уровней иерархии штатного расписания.

Чтобы добавить подразделение (отдел), нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на той позиции, которая будет являться для него родительской, и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить подразделение. Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Добавление структурного подразделения

В соответствующих полях данного окна нужно ввести полное и краткое наименование подразделения, его числовой код (данный параметр не является обязательным для заполнения), а также должность и ФИО руководителя. После нажатия кнопки Сохранить в штатном расписании появится соответствующая позиция (на рис. 2.15 она выделена курсором).

Рис. 2.15. Подразделение добавлено в штатное расписание

Для каждого структурного подразделения предприятия необходимо сформировать свой список должностей. Чтобы добавить должность, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на ветви иерархии, соответствующей подразделению, и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить должность. В результате отобразится окно, как на рис. 2.16.

Рис. 2.16. Добавление должности в штатное расписание

Параметры данного окна позволяют ввести все данные о должности, необходимые для ведения кадрового учета.

Поле Подразделение заполняется автоматически, что логично – в нем отображается наименование подразделения, в которое добавляется должность. Название должности указывается в поле Должность. Это значение выбирается в окне справочника должностей: для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную справа от поля, и в открывшемся окне дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции. Если в справочнике отсутствует нужная должность – вы можете ее ввести прямо сейчас (о том, как добавлять позиции в справочники, мы говорили ранее, в разделе «Ввод исходных данных в справочники программы»).

Если для данной должности предусмотрено применение разрядов, классов и т. п. – выберите требуемое значение в раскрывающемся списке поля Разряд. Содержимое данного списка формируется в справочнике разрядов, который вызывается нажатием кнопки выбора справа от списка.

В поле Количество штатных единиц с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика укажите количество штатных единиц для данной должности. По умолчанию для всех должностей предлагается одна штатная единица.

Сумма должностного оклада указывается в поле Оклад с точностью до двух знаков после запятой. Отметим, что вы можете указывать оклад не только в российских рублях, но и в долларах, евро или условных единицах. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка справа от поля Оклад (по умолчанию здесь установлено значение Руб.). Аналогичным образом в поле Валюта надбавок можно указать валюту, в которой работнику будут выплачиваться премии, надбавки и прочие подобные выплаты.

Перечень доплат и надбавок формируется в табличной части окна. Чтобы добавить в список надбавку или премию, нажмите кнопку Добавить, которая находится под табличной частью. При этом на экране отобразится окно, которое представлено на рис. 2.17.

Рис. 2.17. Ввод данных о премиях, доплатах и надбавках

В данном окне в поле Тип из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике надбавок и премий, выбирается тип доплаты: премия, прогрессивка, доплата за работу в ночное время и т. д. Если в списке требуемой позиции нет, нажмите расположенную справа кнопку выбора и добавьте ее в справочник.

Надбавка или премия может рассчитываться как процент от должностного оклада, либо выражаться конкретной суммой. В первом случае нужно установить в данном окне флажок Процент от оклада (при этом автоматически заполнится поле Оклад в соответствии со значением, указанным ранее, см. рис. 2.16), а в поле Процент ввести процентную ставку для расчета премии (надбавки). В результате сумма надбавки рассчитается автоматически на основании значений полей Оклад и Процент, и отобразится в поле Сумма надбавки (доплаты).

Если же сумма надбавки должна иметь фиксированное выражение, то флажок Процент от оклада нужно снять, а в поле Сумма надбавки (доплаты) ввести требуемое значение. При этом в расположенном справа поле из раскрывающегося списка можно выбрать валюту надбавки (доллары, рубли, евро или условные единицы). Отметим, что для каждой надбавки можно установить свою валюту.

Завершается ввод данных о надбавках и премиях нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить информацию о доплатах и премиях к должности, нужно в табличной части окна (см. рис. 2.16) выделить соответствующую позицию щелчком мыши и нажать кнопку Удалить. При этом нужно действовать внимательно и осторожно, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Любую позицию иерархии штатного расписания можно отредактировать. Для этого нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Редактировать. В результате на экране откроется окно редактирования элемента, которое полностью аналогично окну его ввода.

Чтобы удалить позицию из штатного расписания, используйте команду контекстного меню Удалить. При ее активизации программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

В программе «Отдел кадров» реализована возможность копирования и перемещения должностей из одного структурного подразделения в другое. Например, если в подразделении Склад материалов есть должность Кладовщик, и ее нужно иметь также в подразделениях Производственный склад и Склад готовой продукции, то вы можете не вводить ее в каждое подразделение по отдельности, а скопировать. То же самое касается ситуации, когда в одном подразделении должность ликвидируется и переносится в другое: намного удобнее не удалять ее из одного подразделения и заново создавать в другом, а просто перенести.

Чтобы скопировать должность, в иерархическом списке щелкните на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Копировать. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.18.

Рис. 2.18. Копирование должности из одного подразделения в другое

В данном окне в поле Подразделение нужно из раскрывающегося списка выбрать название структурного подразделения предприятия, в которое необходимо скопировать должность. После этого в поле Количество копий вводится количество копий данной должности. Смысл данного параметра состоит в том, что для каждой копии в штатном расписании будет создана своя ветвь. На рис. 2.19 показан пример, когда из подразделения Производственный отдел должность Подсобный рабочий (на рисунке она выделена курсором) скопирована в трех экземплярах в подразделение Склад материалов (см. три последние позиции иерархии).

Рис. 2.19. Копирование должности из одного подразделения в другое

Для каждой скопированной позиции все параметры (количество штатных единиц, оклад, надбавки и др.) соответствуют позиции-источнику.

Чтобы переместить должность из одного подразделений в другое, нужно выделить ее щелчком мыши и выполнить команду контекстного меню Переместить. При этом на экране отобразится окно, которое представлено на рис. 2.20.

Рис. 2.20. Перемещение должности из одного подразделения в другое

В данном окне в поле Подразделение из раскрывающегося списка выбирается название структурного подразделения, в которое нужно переместить должность. Если установлен флажок Изменить данные в приказе о приеме, то одновременно с перемещением программа автоматически изменит данные в приказе о приеме на работу сотрудников, занимающих данную должность. Должность будет перемещена после нажатия в данном окне кнопки Переместить.

Ввод и редактирование реквизитов штатного расписания

Любое штатное расписание имеет перечень обязательных реквизитов: дата формирования, номер, период действия, а также сведения об утверждении его руководством предприятия. Без любого из этих реквизитов штатное расписание не будет иметь юридической силы.

Для перехода в режим ввода, просмотра и редактирования реквизитов штатного расписания предназначена кнопка Реквизиты, которая находится в области Штатное расписание. При нажатии данной кнопки на экране отображается окно, которое показано на рис. 2.21.

Рис. 2.21. Реквизиты штатного расписания

В данном окне в поле Номер вводится порядковый номер штатного расписания в соответствии с внутренней нумерацией документов на предприятии. В поле Дата составления указывается дата составления документа. Требуемое значение выбирается в календаре, который находится в раскрывающемся списке. Аналогичным образом в полях с и по вводятся соответственно начальная и конечная даты интервала времени, в течение которого будет действовать штатное расписание.

В поле Утверждено приказом № указывается номер приказа, которым руководитель предприятия утверждает данное штатное расписание, а в поле от – дата этого приказа.

Ввод и редактирование данных о штатном расписании завершается нажатием в данном окне кнопки Сохранить. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Просмотр истории изменений штатного расписания

В программе реализована возможность протоколирования всех изменений штатного расписания, и последующего просмотра истории этих изменений. Для перехода в данный режим предназначена кнопка История, которая в области Штатное расписание находится под кнопкой Реквизиты. С помощью этой кнопки на экран вызывается окно, которое показано на рис. 2.22.

Рис. 2.22. История изменений штатного расписания предприятия

Отметим, что данное окно никакой функциональной нагрузки не несет – оно носит лишь информационный характер, и выполнение каких-либо действий в нем (за исключением просмотра истории) не предусмотрено. В окне представлен список всех событий, происходящих со штатным расписанием с момента его создания. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата события, имя пользователя, который внес изменения в штатное расписание, а также краткое описание события (добавление подразделения, изменение должности, и т. д.).

Для навигации по списку используйте вертикальную полосу прокрутки, которая находится вдоль правой границы окна. Отметим, что в данном окне реализована возможность быстрого поиска позиций. Этот поиск осуществляется по значению той колонки, в которой находится курсор. Например, если вы хотите найти запись за 12 апреля 2010 года, то щелкните мышью в колонке Дата изменения, и с клавиатуры вводите дату в формате дд. мм. гггг. Учтите, что поиск ведется в направлении (сверху вниз).

Для выхода из режима просмотра истории штатного расписания нажмите кнопку Закрыть, которая находится внизу окна.

Печать штатного расписания

Для вывода штатного расписания на печать используйте кнопку Печать, которая находится в области Штатное расписание под кнопкой История. При нажатии данной кнопки открывается окно, которое показано на рис. 2.23.

Рис. 2.23. Настройка печати штатного расписания

В программе реализована возможность печати штатного расписания как по всему предприятию, так и по отдельным структурным подразделениям. В первом случае нужно установить переключатель в положение по всей организации и нажать кнопку Печать. Во втором – установить переключатель в положение по подразделению, затем в расположенном справа раскрывающемся списке выбрать название структурного подразделения и нажать кнопку Печать.

На рис. 2.24 показан фрагмент штатного расписания всей организации по утвержденной форме № Т-3.

Рис. 2.24. Фрагмент печатной формы штатного расписания

Чтобы отправить документ на принтер, нажмите в данном окне кнопку Печать, которая находится в левом верхнем углу.