Текст книги "1С. Бухгалтерия для начинающих"

Глава 10. Учет заработной платы

В этой главе мы рассмотрим, как в программе «1С: Бухгалтерия 8» ведется учет расчетов с работниками предприятия по оплате труда.

В конфигурации реализован удобный пошаговый механизм расчета, начисления и выплаты заработной платы сотрудникам предприятия, а также расчета и начисления причитающихся налогов, удержаний и взносов. При этом предусмотрен следующий алгоритм действий.

На первом этапе осуществляется начисление заработной платы с одновременным расчетом НДФЛ. После этого производится расчет и начисление страховых взносов на основании ставок, хранящихся в соответствующем регистре сведений. На следующем этапе осуществляется подготовка сумм заработной плате к выплате, оформление выплаты и формирование соответствующих бухгалтерских проводок. При необходимости параллельно производится депонирование сумм, печать расчетных листков и платежных ведомостей, а также выполнение иных необходимых действий, связанных с расчетами с персоналом по оплате труда.

Дальнейшее описание процессов, связанных с начислением и выплатой зарплаты сотрудникам предприятия, я буду приводить в соответствии с этим алгоритмом.

Порядок начисления зарплаты и расчета НДФЛ

Начисление заработной платы осуществляется в конце каждого месяца – для этого в конфигурации предназначен документ, который так и называется: Начисление зарплаты работникам организаций. Чтобы приступить к начислению зарплаты, щелкните на вкладке Зарплата панели функций на ссылке Начисление зарплаты работникам организаций или выберите соответствующую команду в меню Зарплата. В любом случае откроется окно списка документов на начисление заработной платы, которое показано на рис. 10.1.

Рис. 10.1. Окно списка документов на начисление зарплаты

Для всех содержащихся в списке документов указывается следующая информация:

• признак проведения документа по бухгалтерскому учету (на рис. 10.1 все документы являются проведенными);

• дата формирования документа;

• номер документа;

• наименование организации, от имени которой сформирован документ;

• период (месяц и год), за который произведено начисление заработной платы сотрудникам предприятия;

• имя пользователя, ответственного за составление документа;

• произвольный комментарий.

Для перехода в режим формирования нового документа на начисление заработной платы нажмите кнопку Insert или выполните команду Действия►Добавить. Если потребуется отредактировать параметры сформированного ранее документа, выделите его в списке и нажмите клавишу F2 или выполните команду Действия►Изменить. Формирование новых и редактирование созданных ранее документов производится в окне, изображенном на рис. 10.2.

Рис. 10.2. Начисление заработной платы сотрудникам предприятия

Прежде всего в данном окне нужно указать период времени, за который производится начисление. Иногда пользователи забывают это сделать, что приводит к возникновению путаницы в учете после проведения документа. Период задается в поле Месяц начисления, которое расположено в верхней части окна. Ну и, как обычно, следует определить значения полей Номер, от, Организация, Подразделение и Ответственный, с которыми вы уже познакомились в предыдущих главах книги.

Основная часть окна содержит вкладки Начисления и НДФЛ. Как нетрудно догадаться, первая вкладка предназначена для начисления заработной платы и прочих причитающихся выплат, а вторая – для удержания налога на доходы физических лиц.

На вкладке Начисления (см. рис. 10.2) в табличной части нужно составить перечень сотрудников, которым необходимо начислить заработную плату. Вы можете делать это как в автоматическом, так и в ручном режиме.

В первом случае следует нажать кнопку Заполнить (она находится в верхней части окна на панели инструментов), после чего в открывшемся меню выбрать способ заполнения – По плановым начислениям или Списком работников. Независимо от выбранного способа вы можете вручную внести любые изменения в список.

Для ручного добавления позиции в список нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить, которая находится на панели инструментов данной вкладки. Затем в поле Работник нажмите клавишу F4 или кнопку выбора и в открывшемся окне справочника сотрудников организации выберите работника для включения в список. После этого в поле Начисление укажите вид начисления (он также выбирается в конкретном справочнике), в соответствии с которым будет начислена зарплата. В поле Результат указывается сумма начисленной зарплаты, а поле Код дохода НДФЛ будет заполнено автоматически после выбора необходимого значения в поле Начисление.

Налог на доходы физических лиц начисляется на вкладке НДФЛ (рис. 10.3).

Рекомендуется для начисления НДФЛ использовать автоматический режим. Это, во-первых, позволяет сэкономить время, а во-вторых, – минимизирует вероятность ошибки при начислении. Чтобы выполнить автоматический расчет НДФЛ, нажмите кнопку Рассчитать, которая находится на панели инструментов данной вкладки. В результате в столбце Налог отобразится сумма налога по каждому работнику. При этом исходные данные для расчета НДФЛ берутся из соответствующих настроек, справочников и регистров конфигурации.

Документ будет проведен по учету после нажатия кнопки OK или выполнения команды Действия►Провести. Если вы хотите сохранить документ без проведения (например, чтобы вернуться к работе с ним позже), нажмите кнопку Записать.

Рис. 10.3. Начисление налога на доходы физических лиц

Характерной особенностью документа на начисление заработной платы является то, что после его проведения бухгалтерские проводки в конфигурации не формируются. Кстати, это касается также документов Зарплата к выплате организации и Расчет страховых взносов, порядок работы с которыми рассматривается ниже. Бухгалтерские проводки программа создаст лишь после проведения документа Отражение зарплаты в регламентированном учете, описание которого также приведено ниже.

Подготовка данных для выплаты зарплаты

Следующий этап – это подготовка зарплаты к выплате. Для этого в конфигурации предусмотрен документ Зарплата к выплате организации. К его формированию следует приступать лишь после того, как создан и проведен по учету документ Начисление зарплаты работникам организаций, описание которого приведено в предыдущем разделе. Иначе говоря, после того как начислена зарплата и рассчитан НДФЛ, нужно подготовить ее к выплате, и об этом пойдет речь в данном разделе.

Чтобы подготовить зарплату к выплате, щелкните на ссылке Зарплата к выплате, которая находится на вкладке Зарплата на панели функций, или выполните команду главного меню Зарплата►Зарплата к выплате. В результате отобразится окно списка документов (рис. 10.4).

Здесь содержится перечень сохраненных ранее документов. Для каждого из них в соответствующих колонках показывается: признак проведения документа, дата его формирования и номер, название организации, период выплаты зарплаты, а также способ выплаты (через кассу или через банк).

Рис. 10.4. Документы на подготовку зарплаты к выплате

Чтобы сформировать новый документ, нажмите на панели инструментов кнопку Добавить или воспользуйтесь клавишей Insert, а для редактирования имеющихся документов используйте клавишу F2 или команду Действия►Изменить. Интерфейс редактирования документа показан на рис. 10.5.

Рис. 10.5. Подготовка заработной платы к выплате

Номер и дата документа, название организации, период начисления зарплаты, а также наименование структурного подразделения (последний параметр можно не заполнять) указываются в соответствующих полях верхней части окна. В поле Способ выплаты из раскрывающегося списка выбирается способ выплаты заработной платы – Через кассу или Через банк.

В центральной части окна содержится таблица, где составляется перечень сотрудников для выплаты заработной платы. Это можно сделать как вручную, так и автоматически.

При ручном формировании списка добавление в него работников осуществляется с помощью кнопки Добавить, расположенной на панели инструментов табличной части, или клавиши Insert. После этого нужно выбрать работника и указать причитающуюся к выплате сумму.

Для автоматического формирования списка нужно в верхней части окна нажать кнопку Заполнить и в открывшемся меню выбрать один из следующих вариантов: Списком работников или По задолженности на конец месяца. При задании варианта Списком работников откроется окно, изображенное на рис. 10.6.

Рис. 10.6. Отбор сотрудников для включения в список

Здесь нужно настроить параметры формирования списка. В частности, вы можете как включить в него всех сотрудников организации, так и ограничить список подразделением, должностью или иными параметрами.

Однако большинство пользователей для формирования списка предпочитают вариант По задолженности на конец месяца. Главное преимущество этого способа состоит в том, что будет не только сформирован список работников, но и по каждому из них будет автоматически проставлена причитающаяся к выплате сумма (эти данные берутся из документа Начисление зарплаты работникам организаций, описание которого приведено в предыдущем разделе).

Готовый документ можно вывести на печать в виде платежной ведомости по форме № Т-53 или расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49. Требуемый вариант выбирается в меню, которое открывается при нажатии кнопки Печать. На рис. 10.7 показана ведомость по форме № Т-53.

Рис. 10.7. Ведомость по унифицированной форме № Т-53

Как мы уже отмечали ранее, выплачивать заработную плату можно как через кассу, так и через банк. При выборе первого варианта учтите, что после того как все выплаты по ведомости произведены, необходимо вернуться в окно редактирования документа (см. рис. 10.5) и в колонке Отметка для каждой позиции установить значение Выплачено (для этого удобно использовать кнопку Заменить отметку на, которая находится на панели инструментов над списком сотрудников).

Затем следует провести документ по бухгалтерскому учету, а после этого выполнить команду Действия►На основании►Расходный кассовый ордер для формирования расходного кассового ордера на выплату заработной платы из кассы предприятия.

ВНИМАНИЕ

Бухгалтерские проводки, отражающие факт выплаты денег из кассы предприятия, будут сформированы именно на основании этого расходного кассового ордера.

Учтите, что вы не сможете отредактировать документ Зарплата к выплате организации после того, как на его основании сформирован расходный кассовый ордер.

Следующий этап – это расчет сумм страховых взносов. Об этом пойдет речь в следующем разделе.

Расчет страховых взносов

Расчет сумм страховых взносов осуществляется с помощью документа Расчет страховых взносов. Для перехода в режим работы с этим документом нужно в главном меню программы выполнить команду Зарплата►Расчет страховых взносов. По данному документу программа автоматически создаст соответствующие бухгалтерские проводки после того, как будет сформирован и проведен документ Отражение зарплаты в регламентированном учете (его описание приводится ниже).

ПРИМЕЧАНИЕ

С 1 января 2010 года в России был отменен ЕСН, вместо которого теперь начисляются страховые взносы. Однако механизм расчета ЕСН в программе остался. Это может потребоваться, например, для отражения в учете данных о зарплате за прошлые годы. Для расчета сумм ЕСН предназначен соответствующий документ, вызываемый с помощью команды главного меню Зарплата►Расчет ЕСН.

На рис. 10.8 изображено окно списка сохраненных ранее документов Расчет страховых взносов.

Рис. 10.8. Документы на расчет страховых взносов

По каждому документу показывается дата его формирования, порядковый номер в конфигурации, название организации, перечень работников, по которым выполнен расчет, и иные сведения. Чтобы сформировать новый документ, нажмите на панели инструментов кнопку Добавить или клавишу Insert. Чтобы отредактировать имеющийся, дважды щелкните на нем кнопкой мыши или воспользуйтесь командой Действия►Изменить, предварительно выделив этот документ. В любом случае открывается окно ввода и редактирования документа, которое показано на рис. 10.9.

Рис. 10.9. Режим редактирования документа

Прежде всего, помимо заполнения стандартных параметров, (Номер, от, Организация, Подразделение и Ответственный), нужно в поле Месяц начисления указать месяц, в котором текущий документ должен быть проведен по бухгалтерскому учету.

Центральная часть окна включает в себя две вкладки: Взносы и Начисления. Параметры, расположенные на первой вкладке, предназначены для расчета сумм страховых взносов. Что касается второй вкладки, то находящиеся на ней данные о начисленных работникам суммах зарплаты используются для расчета сумм страховых взносов.

Заполнять табличную часть окна можно как вручную, так и автоматически. В первом случае добавление позиций осуществляется стандартным способом – с помощью кнопки Добавить, которая располагается на панели инструментов. После этого вручную вводятся суммы начисленных налогов.

Для автоматического заполнения таблицы нажмите кнопку Заполнить и рассчитать, расположенную в верхней части окна. После этого на основании введенного ранее документа Начисление зарплаты работникам организаций (с ним мы познакомились ранее, в соответствующем разделе) будет сформирован список сотрудников, а на вкладке Начисления отобразится информация о произведенных в данном месяце начислениях. На вкладке Взносы на основании сведений о ставках налога, хранящихся в соответствующем регистре, отобразятся суммы начисленных страховых взносов по каждому сотруднику.

Для проведения документа по учету нажмите кнопку OK, а чтобы просто сохранить введенные данные без проведения документа – кнопку Записать.

Бухгалтерские проводки и отчетность по зарплате

Как уже отмечалось ранее, бухгалтерские проводки по заработной плате, а также по начислениям и удержаниям программа автоматически сформирует после того, как создан и проведен документ Отражение зарплаты в регламентированном учете. Для перехода в режим работы с этим документом нужно в главном меню выполнить команду Зарплата►Отражение зарплаты в регламентированном учете. Но не забывайте, что предварительно должны быть созданы и проведены документы Начисление зарплаты работникам организаций и Расчет страховых взносов за соответствующий месяц, описание которых приведено в предыдущих разделах.

Список сохраненных ранее документов хранится в окне, которое изображено на рис. 10.10.

Рис. 10.10. Список документов на отражение зарплаты в регламентированном учете

Из рисунка видно, что данное окно представляет собой стандартный интерфейс списка. Поэтому мы не будем на нем останавливаться, а сразу перейдем к описанию окна редактирования документа, которое показано на рис. 10.11.

Поскольку все подготовительные действия мы уже выполнили, для формирования проводок по зарплате нужно лишь нажать на панели инструментов данного окна кнопку Заполнить. После этого необходимо провести документ нажатием кнопки OK или с помощью команды Действия►Провести. Чтобы убедиться в том, что документ проведен по учету и в конфигурации сформированы все необходимые проводки, выполните команду Действия►Результат проведения документа, которую можно вызвать как в окне списка, так и в окне редактирования. На рис. 10.12 показан результат проведения документа, изображенного на рис. 10.11.

Рис. 10.11. Окно редактирования документа

Рис. 10.12. Отражение данных по заработной плате в регламентированном учете

В данном окне с помощью соответствующих вкладок можно переключаться между режимами просмотра проводок бухгалтерского и налогового учета.

Для быстрого формирования отчетности по зарплате на вкладке Зарплата панели функций имеются соответствующие ссылки (это не исключает формирования отчетности по зарплате с помощью соответствующих команд меню Отчеты). Например, чтобы получить расчетные листки работников, нужно щелкнуть на ссылке Расчетные листки, затем в открывшемся окне указать отчетный период и нажать кнопку Сформировать. Пример расчетных листков показан на рис. 10.13.

Рис. 10.13. Расчетные листки сотрудников предприятия

Если выплата зарплаты за данный месяц уже производилась, то в расчетном листке будет присутствовать строка Выплачено, в которой отобразится выплаченная сотруднику сумма.

Чтобы сформировать расчетную ведомость в произвольной форме, нужно щелкнуть на ссылке Расчетная ведомость (произвольная), затем в открывшемся окне указать отчетный месяц и нажать кнопку Сформировать. Пример расчетной ведомости показан на рис. 10.14.

Рис. 10.14. Расчетная ведомость произвольной формы

В данном случае выплаты работникам еще не произведены. Если же все причитающиеся деньги были бы выплачены, то в ведомости не было бы последней колонки Конечное сальдо, а вместо нее отображались бы колонки Всего выплачено и Через кассу.

Подобным образом с помощью соответствующих ссылок, расположенных на вкладке Зарплата панели функций, формируются и другие виды отчетов по заработной плате.

Глава 11. Ведение производственного учета

Содержимое данной главы адресовано тем, кто планирует вести производственный учет средствами программы «1С: Бухгалтерия 8». Фирма «1С» для автоматизации учета и управления на производственном предприятии предлагает отдельное типовое решение, но и в рассматриваемой конфигурации можно решать подобные задачи.

Отпуск и списание сырья и материалов по требованию-накладной

Проведение по бухгалтерскому учету операций, связанных со списанием на затраты предприятия сырья и материалов, в конфигурации осуществляется с помощью документа Требование-накладная. Списываемые ценности можно относить не только на производственные, но и на иные виды затрат (прочие расходы, издержки обращения и т. д.).

Чтобы открыть список документов Требование-накладная, нужно выполнить соответствующую команду меню Производство или щелкнуть на ссылке Требование-накладная на панели функций. Окно, которое при этом появится на экране, показано на рис. 11.1.

Рис. 11.1. Список требований-накладных

Это окно представляет собой типичный интерфейс списка. Для каждого документа показаны основные данные (дата формирования, порядковый номер, склад, организация, ответственный и комментарий).

Чтобы оформить списание ценностей на затраты предприятия, выполните команду Действия►Добавить. Ввод и редактирование документов осуществляется в окне, которое показано на рис. 11.2.

Общая структура данного интерфейса нам уже хорошо известна – с подобными документами мы знакомились в предыдущих главах. Порядковый номер и дата документа заполняются автоматически, а в поле Организация по умолчанию предлагается название организации, которая выбрана в соответствующем справочнике в качестве основной. Если программа эксплуатируется от имени только одной организации, в данном поле автоматически отобразится ее название.

Рис. 11.2. Формирование документа на списание материалов

Если установлен флажок Отразить в налог. учете, то в спецификации документа появится столбец Счет учета (НУ) для указания счета из плана счетов налогового учета.

Название склада, с которого списываются ценности, указывается в поле Склад. Учтите, что если на выбранном складе числится ценностей меньше, чем указано для списания в документе, провести документ по учету (а следовательно, осуществить списание материалов) вы не сможете.

Если в правом верхнем углу окна установлен флажок Счета затрат на закладке “Материалы”, то на вкладке Материалы появятся столбцы для ввода номенклатурной группы, статьи затрат и счета по учету затрат. Если флажок снят, то данные параметры находятся на вкладке Счета затрат.

Перечень ценностей, которые списываются по документу, формируется на вкладке Материалы. Для добавления в список новой позиции нужно на панели инструментов данной вкладки нажать кнопку Добавить или клавишу Insert. В результате появится новая строка, номер которой будет присвоен автоматически. Затем в поле Номенклатура из соответствующего справочника выбирается название списываемой ценности, в поле Количество вводится ее количество, а в поле Счет учета (БУ) указывается счет бухгалтерского учета, с которого она должна быть списана. Если вы ведете налоговый учет, то в столбце Счет учета (НУ) укажите счет налогового учета для списания ценностей.

На вкладке Счета затрат (рис. 11.3) вводятся сведения о затратных счетах, на которые будут списаны ценности по документу.

Рис. 11.3. Оформление списания ценностей, вкладка Счета затрат

Здесь в поле Счет нужно указать счет по учету затрат, на который будут списаны ценности. Если вы ведете налоговый учет, то счет учета затрат нужно будет указать дважды – для бухгалтерского и налогового учета.

В поле Подразделение можно ввести название подразделения, на которое списываются ценности, в поле Номенклатурная группа – название номенклатурной группы, а в поле Статья затрат – название статьи затрат. Эти параметры являются субконто по счету 20.01 «Основное производство», который предлагается в поле Счет по умолчанию. При выборе другого счета по учету затрат, если у него набор субконто отличается, соответствующим образом изменится и содержимое вкладки Счета учета.

ПРИМЕЧАНИЕ

Единственным обязательным для заполнения параметром на вкладке Счета учета является поле Счет.

Что касается вкладки Материалы заказчика, то она заполняется в случае, когда на производственные затраты списывается давальческое сырье. Это делается по тем же правилам, что и на вкладке Материалы, с той разницей, что необходимо также указать счет, на котором учитываются материалы заказчика в производстве. Еще в поле Контрагент необходимо указать название контрагента, предоставившего давальческое сырье.

Готовый документ можно вывести на печать в двух вариантах: по форме № М-11 (рис. 11.4) и в простой форме. Для этого нужно выбрать соответствующую команду в меню кнопки Печать.

Рис. 11.4. Требование-накладная по форме № М-11

Чтобы распечатать документ, выполните команду главного меню Файл►Печать или нажмите сочетание клавиш Ctrl+P.