Текст книги "Бухгалтерия для небухгалтеров. Перевод с бухгалтерского на человеческий"

Что такое расходы и как их считать

Нельзя считать расходом любые уплаченные компанией суммы. Выплата – еще не обязательно расход. Все несколько сложнее.

Расходы – это уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов или возникновения обязательств, которое приводит к уменьшению капитала компании. Исключение – уменьшение капитала по решению собственников компании. Так гласит федеральный стандарт бухгалтерского учета ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Знакомо? Расходы определены зеркально доходам. И так же четко отделены выплаты денег от расходов. Здесь важно понять два момента:

1. Расходы возникают, когда компания отдает любые активы, а не только деньги. Или когда увеличиваются ее обязательства перед контрагентами.

2. Выбытие активов или возникновение обязательств будет расходом компании, только если ее капитал станет меньше. Это и есть уменьшение экономических выгод.

Пример 1:

Вчера продавец и покупатель договорились о купле-продаже партии товаров за 100 рублей. Вчера же покупатель перечислил предоплату 50 рублей. Сегодня он забрал со склада всю партию товара. Оставшиеся 50 рублей покупатель заплатит завтра – такой порядок оплаты зафиксирован в договоре купли-продажи. Когда покупатель понес расход и сколько он составил?

Вчера с расчетного счета ушло 50 рублей. Это предоплата за товар. Если продавец не отгрузит товар, то предоплату придется вернуть. Значит, вчера одновременно с выбытием одного актива (денежных средств) у компании появился другой актив (дебиторская задолженность). То есть, меньше активов не стало и экономические выгоды не уменьшились. Поэтому вчера расхода у покупателя еще не было. Сегодня у покупателя появился новый актив – товары, которые он забрал со склада продавца. Их стоимость – не расход, потому что активов стало больше, а не меньше. То есть сегодня расхода тоже нет.

Снова напомню капитальное уравнение, из которого следует, что капитал равен разности между активами и обязательствами.

Чтобы уменьшение активов стало расходом, нужно в результате сделки не получить такое же или большее уменьшение обязательств. Чтобы увеличение обязательств стало расходом, нужно в результате сделки не получить такое же или большее увеличение активов.

Так может, в нашем примере расход появится завтра, когда покупатель выплатит вторые 50 рублей? Ведь активы-то уменьшатся. Нет. Сегодня покупатель получил товаров на 100 рублей Это не доход, потому что на эти же 100 рублей возникло обязательство перед продавцом. Частично оно погашено вчера, когда покупатель перечислил предоплату. Завтра оно будет погашено полностью. Покупатель останется при своих активах, просто они изменят форму: 100 рублей денежных средств поменяется на 100 рублей товаров.

Пример 2:

Вчера компания взяла в кредит 100 рублей на год под 20 %. За пользование деньгами банка она при возврате кредита должна будет заплатить 20 рублей процентов. Являются ли расходом выплаты по кредиту?

При получении кредита вместе с активом (деньгами) возникает обязательство. При его погашении – обязательство списывается. Нет ни дохода, ни расхода. Но это относится только к телу кредита – сумме, которая была взята в долг. В нашем примере это 100 рублей. Проценты по кредиту – это увеличение обязательств перед банком, в обмен на которые заемщик не получает никаких активов. Другие обязательства при этом не уменьшаются. Следовательно, начисленные проценты уменьшают экономические выгоды компании. Поэтому 20 рублей процентов – это расход. Причем расход этот возникает, не когда проценты выплачиваются, а когда банк получает право их истребования по договору.

Как и для доходов, важно запомнить, что расходы никак не связаны по времени с поступлением денег. Деньги могут выплачиваться раньше, позже или одновременно с признанием расхода. Выплаты могут вообще не быть связаны с расходами. Поэтому планировать и учитывать расходы нужно отдельно от планирования и учета платежей.

Чем затраты отличаются от расходов

На бытовом уровне эти понятия употребляются как синонимы. Да и предприниматели часто путают их. Чего уж там – и большинство бухгалтеров не понимают разницы. Из-за этого принимаются неправильные управленческие решения. Определять прибыль как разницу между доходами и затратами – все равно, что вычитать из теплого мягкое в надежде получить зеленое. Давайте разбираться.

Затраты – категория, которая в российском правовом поле долго не была определена. В международных стандартах затраты (Cost) также не расшифровываются. Но на Западе все понимают cost примерно одинаково – уровень экономической подготовки среднего бухгалтера там выше, да и терминология выстраивалась веками. А у нас подмена понятий идет даже на уровне минфиновской нормативки. Лишь с 2020 года начали вводить федеральные стандарты бухгалтерского учета нового поколения, в которых под затратами понимается уменьшение активов компании или увеличение ее обязательств, связанных с поступлением конкретных видов активов.

Перевожу: затраты – это стоимость потребленных ресурсов. Купили материалы – затратами будет цена приобретения. Начислили зарплату – образовались затраты в сумме обязательств перед работником. Но при этом далеко не очевидно, что экономические выгоды компании уменьшились, и надо признавать расход.

Пример:

ООО «Рога и копыта»» производит торты. Позавчера были куплены продукты на 300 рублей. Вчера из этих продуктов начали делать три торта. Сегодня испекли два, еще один только предстоит отправить в духовку. Зарплата кондитера за два готовых торта составила 200 рублей, за один незаконченный – 70 рублей. Для простоты будем считать, что больше никаких затрат не было. Один из двух испеченных тортов сегодня продали, второй пока стоит в холодильнике.

Торт № 1: изготовлен и продан. Затраты составили 200 рублей. (100 рублей – продукты и 100 рублей – зарплата). Расходы – 200 рублей, так как актив выбыл и теперь торт – актив покупателя.

Торт № 2: изготовлен и не продан. Затраты составили 200 рублей (100 рублей – продукты и 100 рублей – зарплата). Расходы – 0 рублей. Актив остался у нас. Фактически мы обменяли один актив (деньги) на другой (готовая продукция). Экономические выгоды не изменились.

Торт № 3: изготовлен не полностью. Затраты составили 170 рублей (100 рублей – продукты и 70 рублей – зарплата). Расходы – 0 рублей. Актив остался у нас. Фактически мы обменяли один актив (деньги) на другой (незавершенное производство). Экономические выгоды не изменились.

Всего затраты за месяц составили 570 рублей, а расходы только 200 рублей. 370 рублей капитализированы в активах. Они станут расходами, когда мы продадим оставшиеся торты.

Если цена торта 250 рублей, то доходы за период составили 250 рублей. Вычитая из них расходы, получим прибыль 50 рублей. И это настоящая прибыль: мы поменяли актив, стоимостью 200 рублей, на 250 рублей денег.

Вычитая из доходов затраты, получим убыток 320 рублей? Нет! Это не убыток. Завтра мы продадим оставшиеся 2 торта за 500 рублей и заработаем на каждом по 50 рублей. Если мы будем считать 370 рублей, капитализированных в стоимости тортов, расходами, то можем решить, что делать торты – плохой бизнес. И отказаться от выгодного направления.

Не вычитайте затраты из доходов – это бессмысленное и вредное занятие. И тете Маше расскажите.

Виды расходов

Расходы в бухучете делятся на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы.

В расходы по обычным видам деятельности включают три главных составляющих:

• себестоимость;

• коммерческие расходы;

• управленческие расходы.

Себестоимость (Cost of Goods) – это затраты на изготовление и продажу продукции, выполнение работ, оказание услуг. Дальше, говоря о продукции, буду подразумевать работы и услуги тоже.

Вроде простое определение, но важно понимать, что себестоимость бывает разная. Каждую из посчитанных себестоимостей анализируют для своих целей. И если себестоимость продукции – 100 рублей, а выручка от продаж – 150 рублей, вовсе не обязательно прибыль от продаж составит 50 рублей. Такой информации недостаточно – нужно уточнить, о какой именно себестоимости идет речь.

Производственная себестоимость – это затраты на изготовление продукции. Ее нужно считать и раскладывать на составляющие, чтобы понять, что можно подкрутить в производственном процессе. Например, уменьшить непроизводительные расходы материалов, перейти на более дешевые аналоги или организовать работу более эффективно, чтобы снизить затраты на оплату труда.

Производственная себестоимость за месяц показывает, во сколько обошлось производство. Но ее бесполезно сравнивать с выручкой по трем причинам:

1. Мало произвести продукцию, ее надо еще продать. А до того, как она продастся, где-то хранить. И все это – дополнительные расходы, которые влияют на финансовый результат.

2. Не всегда продукция, которую начали производить в этом месяце, выпущена в этом же месяце. Затраты уже есть – продукции еще нет. Такие затраты и формируют стоимость незавершенного производства. И это ваш актив.

3. Не всегда произведенная за месяц продукция продана в этом же месяце. Это относится только к продукции, для работ и услуг не актуально. Если продукция осталась на складе – это тоже ваш актив.

Когда вы смотрите в отчет о финансовых результатах, то видите там именно производственную себестоимость проданной продукции. Если у вас торговая организация – все проще. Вместо производственной себестоимости есть стоимость, по которой вы приобрели перепроданные товары. В бухучете ее называют фактической себестоимостью товаров.

Себестоимость продаж, она же полная себестоимость – это расходы на изготовление и продажу продукции. Себестоимость продаж складывается из производственной себестоимости проданной продукции и расходов на ее продажу. Именно эту себестоимость надо сравнивать с выручкой для корректного определения финансового результата.

Пример 1:

Вернемся к тортам. За день было изготовлено и продано три торта. Для их изготовления было куплено продуктов на 500 рублей, еще 1 000 рублей составила зарплата кондитера. Торты продаются в соцсетях по 1 000 рублей. Таргетированная реклама обошлась в 2 000 рублей.

Производственная себестоимость: 1 500 рублей (500 рублей + 1 000 рублей).

Себестоимость продаж: 3 500 рублей (1 500 рублей + 2 000 рублей).

Убыток от продаж: 500 рублей (3 000 рублей – 3 500 рублей).

Если бы собственник при определении финансового результата ориентировался на производственную себестоимость, он бы решил, что владеет прибыльным бизнесом. Но это не так.

Пример 2:

Те же условия, но продано два торта.

Производственная себестоимость выпуска: 1 500 рублей.

Себестоимость продаж: 3 000 рублей (2 × 500 рублей + 2 000 рублей)

Убыток от продаж: 1 000 рублей (2 000 рублей – 3 000 рублей)

Еще 500 рублей – производственная себестоимость оставшегося на складе торта. Если завтра его купят без дополнительной рекламы, то он принесет прибыль в 500 рублей, но в целом бизнес все равно сработал с убытком.

Коммерческие расходы (Selling Expense) – это расходы на продажу товаров, продукции, работ, услуг. Состав таких расходов зависит от того, чем занимается компания.

Если она производит продукцию, то расходы на продажу начинаются сразу после того, как продукция выпущена. Коммерческими будут расходы на:

• хранение продукции (аренда или амортизация складов, зарплата кладовщиков и грузчиков);

• продвижение ее к покупателю (маркетинг и реклама, услуги посредников-продавцов);

• отгрузку (упаковка, доставка, растаможка экспорта, страховка в пути).

Если компания выполняет работы или оказывает услуги, то коммерческими будут в основном расходы, связанные с их продвижением. Хранить и отгружать попросту нечего.

Если компания продает товары, то коммерческими являются почти все расходы, связанные с торговлей, кроме себестоимости самих товаров:

• транспортно-заготовительные расходы (вознаграждения посредникам-снабженцам, растаможка импорта, страховка в пути);

• стоимость доставки купленных товаров до своего склада или магазина, а проданных товаров – до покупателя;

• зарплата (от директора до продавца – все занимаются продажей);

• амортизация или аренда зданий, оборудования и транспорта;

• расходы на маркетинг и рекламу;

• представительские расходы;

• расходы на гарантийный ремонт;

• любые другие расходы на хранение и отгрузку товаров.

Перечень коммерческих расходов у торговых организаций шире, чем у производственных. Поэтому и их удельный вес в отчете о финансовых результатах обычно выше. Например, в финансовой отчетности Магнитогорского металлургического комбината за 2020 год коммерческие расходы составляют 7,6 % от выручки. А в такой же отчетности «Ленты» – 22,4 %.

Управленческие расходы (Administrative Expense) – это расходы, которые не связаны с производством, хранением и сбытом продукции, но необходимы для работы компании. Еще их называют общехозяйственными.

Сюда входят:

• зарплата управленцев и прочих офисных сотрудников от бухгалтера до уборщицы;

• затраты на содержание офиса от кофе с печеньками до амортизации или аренды;

• затраты на оценку, аудит и прочие консалтинговые услуги;

• транспортные расходы офисного планктона от содержания персоналки директора до корпоративного такси или проездных за счет компании;

• представительские расходы, если нет возможности соотнести их с продажей конкретных товаров;

• любые другие расходы по обычным видам деятельности, не связанные с производством, хранением или сбытом продукции.

Перечень управленческих расходов для конкретного предприятия зависит от специфики его деятельности. Например, для большинства бизнесов зарплата бухгалтера – общехозяйственный расход, а в бухгалтерских компаниях она входит в себестоимость услуги. Для колл-центра стоимость телефонии – это производственные затраты, а для завода – общехозяйственный расход.

В основном управленческие расходы направлены на содержание административно-управленческого персонала и офисной инфраструктуры. Когда я начинал свою карьеру на заводе, таких сотрудников цеховой люд метко называл нахлебниками. Потому что они не производят продукцию и не продают ее. А кормить их надо.

В этом есть своя правда. Управленческие расходы, как правило, являются условно-постоянными. То есть не зависят от объемов выпуска. А значит, они должны быть как можно меньше, – подробнее об этом я расскажу в главе 7. И с этим связан один интересный факт.

До 2021 года в отчете о финансовых результатах управленческие расходы могли показываться либо в себестоимости продаж, либо отдельной строкой. И вот два примера финансовой отчетности за 2020 год:

• частный «Норильский никель»;

• государственные «Россети».

В первом случае управленческие расходы показаны отдельной строкой. Поэтому сразу видно, что на 1 рубль себестоимости приходится 14 копеек управленческих расходов. Во втором случае управленческие расходы погребены в себестоимости. А отчего она такая большая, непонятно. Может, ресурсы дорогие, а может, директора огромные зарплаты получают.

Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы», который начал действовать с 2021 года, запрещает включать управленческие расходы в себестоимость продукции. Как сказал Петр Великий: «Дабы дурь каждого видна была». Так что, начиная с бухгалтерской отчетности за 2021 год, эта практика ушла в историю.

Прочие расходы (Other Expense) – это любые расходы компании, которые не относятся к ее основной деятельности. Разделение на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы производится аналогично разделению на выручку и прочие доходы.

Вот типичные представители прочих расходов:

• расходы по содержанию сданных в аренду основных средств, если у вас не лизинговая компания;

• стоимость любых выбывших активов, кроме продукции и товаров;

• расходы по оплате услуг банков;

• штрафы, пени и неустойки за нарушение условий договоров с контрагентами;

• расходы на устранение последствий от пожаров, аварий, стихийных бедствий и прочих форс-мажоров;

• стоимость подарков для дарителя;

• проценты, начисленные по взятым кредитам и займам.

Последний показатель раскрывается в отчете о финансовых результатах отдельно от остальных прочих расходов. Там он называется «Проценты к уплате». Так установлено федеральным стандартом бухгалтерского учета ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации». Сделано это для того, чтобы из финансовой отчетности можно было оценить уровень кредитной нагрузки компании.

Пример:

Завод продал за месяц две партии продукции, затраты на производство каждой составили 500 000 рублей. Затраты на хранение и доставку продукции – 100 000 рублей, на рекламу – 30 000 рублей. Первая партия доставлена в срок, вторая с опозданием, за которое пришлось выплатить неустойку 40 000 рублей. Всего расходов 1 170 000 рублей, из них себестоимость продаж – 1 000 000 рублей, коммерческие расходы – 130 000 рублей, прочие расходы – 40 000 рублей.

Что такое прибыли и убытки и как их считать

Прибыли и убытки (Profit and Loss) – это финансовые результаты деятельности компании. Чтобы их определить, нужно из доходов вычесть расходы. Если разница положительная – компания получила прибыль. Если отрицательная – убыток.

Финансовый результат можно определить, когда известны доходы и расходы за период. В бухучете прибыли и убытки определяют за месяц. Но никто не мешает определять финансовый результат по каждой операции. Важно только правильно определить доходы и расходы по ней. Поясню на примере.

Пример:

Вчера продавец договорился о продаже товаров покупателю за 100 рублей. Вчера же на расчетный счет компании поступила предоплата 50 рублей. Оставшиеся 50 рублей покупатель обещает заплатить завтра – такой порядок оплаты зафиксирован в договоре купли-продажи. Продавец тут же купил на оптовке всю партию товара, обещанную покупателю, за 40 рублей. Сегодня покупатель забрал ее со склада. Когда компания получила прибыль и сколько она составила?

Вчера не было ни дохода, ни расхода. Поступившая предоплата уравновешена обязательством выплатить 50 рублей, которое будет гаситься поставкой товара. А истраченные на закуп товара 40 рублей – не расход, потому что в обмен на денежные средства компания получила запасы на ту же сумму. Поэтому вчера прибыли еще не было.

Сегодня право собственности на товар перешло покупателю. Это значит, что актив выбыл безвозвратно. Экономические выгоды компании уменьшились на 40 рублей, в которые обошлось его приобретение. Это – расход.

В то же время обязательство перед покупателем исполнено полностью, а значит, он должен продавцу 100 рублей в соответствии с договором. Эта сумма увеличивает активы продавца. 50 рублей уже перечислено вчера, еще 50 рублей пока существует в виде дебиторской задолженности. Поэтому сегодня продавец фиксирует доход 100 рублей. Поступившие завтра деньги уменьшат дебиторскую задолженность, но не приведут к увеличению экономических выгод. Это как переложить монетку из одного кармана в другой.

Таким образом, уже сегодня известны доходы – 100 рублей и расходы – 40 рублей. Разница между ними – 60 рублей – это прибыль. И она получена сегодня.

Представьте, что в нашем примере предоплата составила 100 рублей, а на оптовке удалось купить товар за 120 рублей, но с отсрочкой платежа до завтра. Если ориентироваться только на денежный поток, то вчера продавец получил доход 100 рублей. Сегодня с деньгами ничего не происходило. Зато завтра расход составит 120 рублей. И результатом операции станет убыток 20 рублей. Но вчера доход был 100 рублей, а расхода не было вовсе. Поэтому продавец предполагал, что все 100 рублей – это его прибыль. И потратил ее. А завтра он будет думать, чем заплатить поставщику.

Одновременная фиксация дохода и расхода не дает принять желаемое за действительное. Из бухучета сразу после завершения операции виден ее финансовый результат. При этом понятно, которая из сторон сделки сколько должна контрагенту. Предприниматель, который учитывает и планирует доходы и расходы отдельно от денежных потоков, понимает экономику своей компании и не тратит незаработанные деньги. Тот же, кто валит все в одну кучу, приближает себя к банкротству и достает главбуха вопросом: «Почему прибыль есть, а денег нет?».

Прибыль есть, а денег нет! Как так-то?

Главный бухгалтерский мем звучит, когда предприниматель не понимает разницы между:

• поступлениями денег и доходами;

• выплатами денег и расходами.

В его мире прибыль – это разница между поступлениями и выплатами, а в мире бухгалтера – между доходами и расходами.

Предприниматель живет по кассовому методу. Он знает, что должен в этом месяце заплатить зарплату, налоги, аренду, проценты по кредиту. Чтобы это сделать, нужно получить деньги от покупателей. В мире бухгалтера живет розовый единорог, который не какает. Его зовут Метод Начисления, он же Допущение Определенности Фактов Хозяйственной Жизни. Эти два мира плохо понимают друг друга без переводчика, а главбух со спины единорога не всегда может объяснить предпринимателю, почему нельзя ориентироваться только на денежный поток.

В результате в совершенно реальной бухгалтерии поселяется ведьма, которая наводит морок. А в кабинете директора – Винни-Пух, в голове которого опилки! Да-да-да! Чтобы не стать персонажем этой сказки, достаточно понимать, что финансовый результат и денежный поток нужно рассматривать в комплексе. Если смотреть на них по отдельности, легко принять желаемое за действительное.

Пример:

Компания оказывает услуги. За месяц от покупателей поступило 100 рублей. Из них 70 рублей ушло на зарплату и аренду. На расчетном счете осталось 30 рублей. Это прибыль? Вовсе не обязательно! За платежами могут скрываться разные варианты формирования финансовых результатов.

Вариант 1. В этом месяце было оказано услуг на 300 рублей. Из них 100 рублей поступили на расчетный счет, еще 200 рублей остались в виде дебиторской задолженности. Она станет деньгами только в следующем месяце, а доходом является уже сейчас. Значит, прибыль составила 230 рублей. А вот денег в конце месяца осталось только 30 рублей. Прибыль есть, а денег нет!

Вариант 2. Все поступившие 100 рублей – это предоплата. Услуги в счет нее еще предстоит оказать. Пока это не доход: если услуга не будет оказана, деньги придется вернуть. 70 рублей зарплаты выплачивалось за работу, выполненную в прошлом месяце. Этот расход уже был признан. Но за этот месяц предстоит выплатить сотрудникам и арендодателю еще 70 рублей, а это уже расход – они свои обязательства за месяц выполнили. Значит, убыток составил 70 рублей. Деньги есть, а прибыли нет!

Для того, чтобы не принять чужие деньги за прибыль, а кассовый разрыв за убыток, в бухучете придуманы два отчета:

• отчет о финансовых результатах (он же отчет о прибылях и убытках).

• отчет о движении денежных средств.

Только глядя в оба этих отчета, можно понять, сколько из заработанного вы уже получили и сколько из полученного заработали. Я рассмотрю их в главе 3.

Какая бывает прибыль и зачем считать ее по-разному

В бухгалтерском учете рассчитываются несколько видов прибыли. Это нужно для понимания эффективности различных бизнес-процессов компании.

Валовая прибыль (Gross Profit) – разница между выручкой от продаж и производственной себестоимостью проданной продукции. Она показывает эффект от производственной деятельность компании. Кстати, в слове «валовАя» ударение на последний слог – как «дорогАя». И она реально дорога для компании. Если валовая прибыль равна нулю или отрицательна – пора закрываться или всерьез пересматривать производственный процесс. Неэффективное производство не спасет ни грамотное управление, ни отличные маркетинг с продажами.

Прибыль от продаж (Operating Income) – это валовая прибыль минус коммерческие расходы минус управленческие расходы. Она показывает эффект от основной деятельности компании – продажи того, что она произвела. Убыток от продаж – неприятная штука, но от него часто получается уйти при наращивании объемов выпуска. Это называется эффект масштаба.

Пример:

ООО «Рога и копыта» покупает рога по 8 рублей, а продает по 10 рублей. В прошлом месяце было продано 50 рогов. При этом зарплата продавца – 150 рублей в месяц.

Валовая прибыль: 100 рублей (50 × (10 рублей – 8 рублей)).

Убыток от продаж: 50 рублей (100 рублей – 150 рублей).

Если в текущем месяце компании удастся продать 100 рогов, то ситуация изменится к лучшему.

Валовая прибыль: 200 рублей (100 × (10 рублей – 8 рублей).

Прибыль от продаж: 50 рублей (200 рублей – 150 рублей).

Прибыль до налогообложения (Income Before Tax) – это прибыль от продаж плюс прочие доходы минус прочие расходы. Прибыль до налогообложения показывает эффект от всей деятельности компании, а не только основной.

Чистая прибыль (Net Income) – прибыль до налогообложения минус налог на прибыль. Это то, что остается компании после Егорова и его команды (от редакции: Егоров Даниил Вячеславович – руководитель Федеральной налоговой службы). У спецрежимников вместо налога на прибыль вычитается налог по упрощенной системе налогообложения или единый сельскохозяйственный налог.

Нераспределенная прибыль (Retained Earnings) – чистая прибыль минус дивиденды учредителям. Часть чистой прибыли надо отдать учредителям за то, что они внесли свои активы в уставный капитал. Эта процедура называется распределением прибыли. С точки зрения учредителей именно в этом смысл существования компании. Но в первые годы учредители могут и не выводить дивиденды себе в карман, пуская прибыль на развитие компании. Тогда чистая прибыль текущего года увеличивает нераспределенную прибыль, оставшуюся с прошлых лет.

Собственник может увидеть первые четыре вида прибыли с начала года в отчете о финансовых результатах. Нераспределенную прибыль за все время существования компании – в бухгалтерском балансе. Об этих отчетах читайте в следующей главе.