Текст книги "Windows 7 и Office 2010. Компьютер для начинающих. Завтра на работу"

Для запуска редактора Microsoft Word 2010 щелкните мышью по кнопке

в появившемся Главном меню выберите пункт Все программы. В появившемся списке щелкните мышью по папке Microsoft Office и в раскрывшемся перечне приложений щелкните мышью по пункту Microsoft Word 2010.

Откроется окно с чистым листом в рабочей области окна.

Как и все окна в операционной системе Windows 7, окно Microsoft Word 2010 (рис. 3.1) имеет заголовок (вверху окна, где в середине стоит надпись Microsoft Word), в правой части которого есть стандартные кнопки управления окном.

Рис. 3.1. Окно Microsoft Word 2010

В левой части заголовка располагается значок приложения. Правее значка расположена Панель быстрого доступа

На ней первоначально расположены (слева направо) кнопки Сохранить, Отменить действие, Повторить действие.

Ниже заголовка расположены вкладки, как в диалоговых окнах. Эта область называется лентой. С лентами мы уже знакомы. Они используются повсеместно в стандартных приложениях Windows 7. Названия вкладок на ленте следующие: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование и Вид.

Для того чтобы увидеть вкладку, надо щелкнуть по соответствующему названию вкладки. Первоначально вы видите вкладку с названием Главная.

Что собой представляет вкладка? Это полоса с размещенными на ней управляющими элементами (кнопками, раскрывающимися списками, полями и т. д.). Несколько элементов могут быть объединены в группу. В этом случае они заключены в рамку, в нижней части которой находится название группы.

На рис. 3.2 показана группа Шрифт. Если справа от названия группы элементов стоит значок

то, щелкнув по нему мышью, можно открыть диалоговое окно с дополнительными настройками.

Рис. 3.2. Группа Шрифт

Справа от названий вкладок располагается значок

Если вы щелкните по нему мышью, вкладки на ленте скроются и на виду останутся только ярлычки. Это может оказаться полезным, если вам захочется увидеть большую часть документа в центральной части окна (рабочей области).

Следующий элемент, расположенный еще правее, значок

Щелкнув по нему мышью, можно вызвать окно со справочной информацией по приложению Microsoft Word 2010. В этом окне можно перемещаться от одного раздела к другому, щелкая мышью по ссылкам с названиями разделов.

Ниже ленты располагается рабочая область основного окна Microsoft Word 2010. В этой области располагается документ, с которым вы работаете. Он показан по умолчанию в виде белого листа, на котором можно размещать текст и элементы оформления документа.

В верхней и левой частях рабочей области могут располагаться линейки, где показаны реальные размеры текущего листа в сантиметрах, если его напечатать на принтере. Это очень удобно. Дело в том, что размеры букв на экране и размеры букв при печати этого документа на принтере могут не совпадать. Вы сами можете установить масштаб отображения документа на экране. Его можно приблизить, а можно отдалить. Видимые на экране размеры символов при этом будут меняться, а реальный их размер при печати этого документа на принтере останется прежним.

Если линейки не видны, щелкните мышью по кнопке

в правом верхнем углу рабочей области (под лентой).

Белые области на горизонтальной и вертикальной линейках показывают размер поля на листе, выделенного для размещения текста. Серые области линеек – поля страницы.

На горизонтальной линейке видны маркеры

и

Они обозначают следующее:

– левая граница текущего абзаца (где мигает курсор).

– правая граница текущего абзаца (где мигает курсор).

– абзацный отступ текущего абзаца («красная» строка).

Чтобы сделать абзацный отступ («красную» строку), перетащите мышью (с нажатой левой кнопкой) маркер

вправо на нужное количество сантиметров по линейке.

Изменить масштаб изображения можно, перетаскивая мышью (с нажатой левой кнопкой) бегунок

в правом нижнем углу окна Microsoft Word 2010. Перетаскивая его ближе к кружку со знаком минус, вы уменьшаете масштаб (отдаляете лист от себя), а перетаскивая ближе к кружку со знаком плюс, вы увеличиваете масштаб (приближаете к себе лист).

Слева от кружка со знаком минус показан текущий масштаб в процентах.

Еще левее расположен блок кнопок

Они переключают режимы отображения документа. Удобнее всего вводить текст документа в режиме Разметка страницы (он установлен по умолчанию).

В нижней части окна Microsoft Word 2010 слева расположены следующие сведения: после слова Страница указан порядковый номер текущей страницы и общее количество страниц в текущем документе; после слов Число слов указано подсчитанное число слов в вашем документе (для писателей и журналистов эта информация очень нужна); следом указан текущий язык для ввода текста.

Мы рассмотрели основные элементы окна Microsoft Word 2010.

После запуска Microsoft Word 2010 появляется чистый лист для ввода нового документа. В первой строке мигает курсор клавиатуры (вертикальная черта). В этом месте будут появляться вводимые буквы. Можно сразу приступать к вводу текста.

Перед вводом текста обратите внимание на индикатор языка клавиатуры на Панели задач (справа внизу экрана). Если вы собираетесь вводить русский текст, а индикатор показывает EN, щелкните по нему мышью и выберите пункт Русский, так чтобы индикатор показывал RU.

Далее нужно определиться с выравниванием текста. Возможные варианты: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине. За выравнивание отвечает группа кнопок

В настоящий момент установлено выравнивание, соответствующее выделенной другим цветом кнопке (по левому краю).

При выравнивании по ширине пробелы между словами автоматически вытягиваются так, чтобы левый край текста абзаца и правый край текста абзаца были ровными по вертикали.

В случае необходимости установите абзацный отступ, перетащив мышью (с нажатой левой кнопкой) маркер

вправо на нужное количество сантиметров по линейке.

Перед вводом текста можно установить шрифт, которым будут отображаться буквы вашего текста. От выбранного шрифта зависит форма букв, наличие засечек на буквах. Шрифт выбирают, щелкнув мышью по раскрывающемуся списку

с названием текущего шрифта. Он расположен на вкладке Главная в группе Шрифт.

Но надо помнить, что не все указанные в списке шрифты отображают русские буквы. Так что не удивляйтесь, если после выбора незнакомого шрифта вместо вашего русского текста появятся нечитаемые символы. Три стандартных шрифта, которые точно содержат русские буквы: Times New Roman, Arial, Courier New.

Справа от раскрывающегося списка со шрифтами есть числовой раскрывающийся список

Щелкнув мышью по стрелке вниз справа от числового значения, можно изменить размер шрифта. Также можно увеличивать размер шрифта, щелкая по кнопке

и уменьшать, щелкая по кнопке

Этот размер влияет на печать букв на принтере. Чем больше размер символов вы выставите, тем большего размера они будут на бумажном листе при распечатке текста на принтере.

Для символов вашего текста можно выставить различные начертания, что позволит вам выделить в тексте, например, главную мысль, новый термин или предупреждение. Щелкнув по кнопке мышью, вы включаете начертание, щелкнув по ней еще раз – выключаете. Можно включать различные начертания в любых комбинациях. Есть возможность включить следующие начертания:

– включает полужирное начертание шрифта;

– делает символы текста наклонными;

– подчеркивает текст линией;

– перечеркивает текст;

– добавляет нижний индекс. Набранные символы в этом случае будут уменьшенными и располагаться в нижней части строки. Удобно, например, для записи химических формул.

– добавляет верхний индекс. Набранные символы в этом случае будут уменьшенными и располагаться в верхней части строки. Удобно для формул и записи времени.

Кроме перечисленного выше, можно задать цвет символов. Для этого в группе Шрифт присутствует кнопка

При щелчке мышью по стрелке вниз в правой части этой кнопки появляется список цветов, среди которых можно выбрать нужный.

Надо сказать, что описанные выше установки значений параметров для вводимого текста можно сделать как перед вводом очередной порции текста, так и на готовом документе. Для изменения параметров уже введенного текста надо сначала выделить фрагмент текста (проведя по нему мышью с нажатой левой кнопкой). После того как фрагмент текста выделен, меняйте любые его параметры.

В отличие от некоторых простых текстовых редакторов, в Microsoft Word 2010 клавишу Enter на клавиатуре нужно нажимать только в конце абзаца, чтобы начать новый абзац на новой строке. Пока абзац не кончился, не нажимайте эту клавишу. По достижении курсором правой границы текста он будет автоматически перемещен на следующую строку. Если слово не умещается на строке, оно либо автоматически перенесется на следующую строку целиком, либо разобьется по слогам и автоматически произойдет перенос части слова на другую строку с проставлением знака переноса.

Стоит напомнить, что если на клавише нанесены три значения, одно из них вводится при простом нажатии клавиши, второе – при нажатии клавиши с одновременным нажатием и удерживанием клавиши Shift (можно предварительно нажать клавишу Shift, держать ее, при этом нажимая нужную клавишу), третье значение – при переключении раскладки клавиатуры на другой язык и нажатии клавиши Shift. Например, на клавише с цифрой 7 нанесен еще символ & и символ ?. Если у вас в данный момент русская раскладка клавиатуры (в нижней части окна Microsoft Word 2010 стоит надпись Русский (Россия)), при простом нажатии этой клавиши на клавиатуре на экране появится цифра 7. Если нажать клавишу Shift и, удерживая ее в нажатом состоянии, нажать на клавишу с цифрой 7, на экране появится символ ?. Если теперь переключить раскладку клавиатуры на английский язык и с нажатой клавишей Shift снова нажать на клавишу с цифрой 7, на экране появится символ &.

Вводите текст последовательно. Если надо что-либо исправить в уже введенном тексте, подведите курсор клавиатуры к месту исправления с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре или щелкните в этом месте текста мышью.

Для вставки текста просто наберите вставляемый текст на клавиатуре. Он появится в том месте, где мигает курсор клавиатуры, а идущий следом текст подвинется автоматически.

Чтобы удалить часть текста, есть несколько способов:

• установите курсор клавиатуры слева от удаляемого фрагмента текста и нажимайте на клавиатуре клавишу Delete (Del), пока все ненужные символы не удалятся;

• установите курсор клавиатуры справа от удаляемого фрагмента текста и нажимайте на клавиатуре клавишу со стрелкой влево, расположенную справа в ряду клавиш с цифрами, пока все ненужные символы не удалятся;

• выделите удаляемый фрагмент с помощью мыши (проведя по нему мышью с нажатой левой кнопкой) и нажмите на клавиатуре клавишу Delete (Del).

Помните, что любое последнее действие можно отменить с помощью щелчка мышью по кнопке

в левой части заголовка окна Microsoft Word 2010. Можно отменить сразу несколько последних действий, последовательно щелкая по этой кнопке. Кроме того, можно щелкнуть по кнопке со стрелкой вниз справа от этой кнопки и увидеть список последних действий. Щелкнув мышью по любому действию, вы отмените его. Но есть одно ограничение: нельзя, выбрав из середины списка последних действий отменяемое действие, отменить только его. Все действия, сделанные после него, тоже отменятся (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Отмена нескольких действий одновременно

На экране перед вами видны как бы листы бумаги. По этой причине вы увидите, когда набираемый вами текст достигнет конца страницы и перейдет автоматически на следующую страницу. При этом в нижней левой части окна Microsoft Word 2010 после слова Страница номер текущей страницы и общее количество страниц увеличатся.

Кроме символов, указанных на клавиатуре, можно добавлять в документ и некоторые специальные, например знак защиты авторских прав (букву «с» в окружности). Для этого установите курсор клавиатуры в место, куда нужно вставить символ, и щелкните мышью по кнопке Символ на вкладке Вставка. Откроется меню, где представлены наиболее часто используемые специальные символы. Щелкните мышью по нужному вам, и он вставится в текст.

Если среди представленных символов нужного нет, щелкните по пункту Другие символы. В результате откроется окно с полным набором символов, которые можно вставить. В этом окне нужно щелкнуть мышью по символу, который вы хотите вставить, а затем по кнопке Вставить. При этом символ вставится, а окно не закроется. Если вам больше не надо вставлять специальные символы, закройте это окно щелчком мыши по кнопке Закрыть.

Когда документ набран, нужно сохранить его в файле на диске. Иначе при закрытии программы Microsoft Word 2010 все ваши труды пропадут.

Для того чтобы сохранить документ в файле, надо либо щелкнуть мышью по кнопке

в левой части заголовка окна Microsoft Word 2010, либо щелкнуть мышью по ярлычку вкладки Файл и в появившемся меню выбрать команду Сохранить. Когда вы выполняете сохранение документа таким образом первый раз, появляется стандартное окно сохранения файла (рис. 3.4), где нужно указать место для хранения файла.

Рис. 3.4. Стандартное окно сохранения файла

С помощью мыши найдите папку, в которую хотите сохранить свой документ. Щелкните мышью в поле Имя файла, так чтобы там замигал курсор клавиатуры, и введите имя для файла, в котором будет храниться документ (придумайте это имя сами). Щелкните мышью по кнопке Сохранить.

При последующем щелчке мышью по кнопке

или выборе команды Сохранить стандартное окно сохранения файла появляться уже не будет (Microsoft Word 2010 уже знает, в каком файле нужно хранить этот документ), а все изменения будут сохраняться в заданном вами файле. При сохранении документов в стандартном формате Microsoft Word 2010 файлам присваивается расширение .docx.

Совет

Сохраните документ, как только ввели первые несколько слов, и затем периодически выполняйте его сохранение в процессе работы над документом. Этим вы убережетесь от сердечного приступа, когда выяснится, что вы ввели 30 страниц текста, а в момент, когда вы уже собрались поставить последнюю точку и наконец выполнить сохранение, отключилось электричество и весь ваш документ пропал и его придется набирать заново.

Конечно, Microsoft Word 2010 и сам периодически сохраняет ваш документ в своем временном файле (это называется автосохранение), но нормальное восстановление документа из такого файла не всегда проходит успешно.

Бывают случаи, когда вы сохраняли документ под одним именем, а потом вдруг потребовалось сохранять дальнейшие правки документа под другим именем. Или надо выполнить сохранение документа не в стандартном формате Microsoft Word 2010, а в каком-то другом. Для таких случаев есть специальная команда. Для ее вызова щелкните мышью по ярлыку Файл и в появившемся меню выберите команду Сохранить как.

При этом откроется стандартное окно сохранения файла. Если вы хотите просто сохранить файл под прежним именем, но в другом месте, выберите нужную папку и щелкните по кнопке Сохранить.

Если надо задать другое имя для файла с документом, щелкните мышью в поле Имя файла, так чтобы там замигал курсор клавиатуры, и введите новое имя для файла.

Если вы хотите сохранить документ в файле другого формата, в раскрывающемся списке Тип файла выберите нужный формат.

Примечание

Документы, сохраненные в формате Microsoft Word 2010 (расширение. docx), не открываются в версиях Microsoft Word младше 2007. Если вы передаете свой файл с документом кому-то еще, стоит побеспокоиться о совместимости. Чтобы файл с документом успешно открывался большинством текстовых редакторов, можно сохранить его в формате RTF (расширение файлов. rtf).

Для завершения работы с Microsoft Word 2010 щелкните мышью по стандартной кнопке закрытия окна Microsoft Word 2010 (кнопка с крестом в верхнем правом углу окна) или щелкните мышью по ярлыку Файл и в появившемся меню щелкните мышью по пункту Выход.

Если последние изменения документа, с которым вы работали, сохранены в файле, работа Microsoft Word 2010 будет завершена и его окно закроется.

Если же Microsoft Word 2010 обнаружил, что вы не сохранили последние изменения в документе, на экране появится диалоговое окно с вопросом «Сохранить изменения?» Если вы щелкните мышью по кнопке Да, изменения будут сохранены, а Microsoft Word 2010 завершит свою работу. Если вы щелкните по кнопке Нет, изменения не будут сохранены, а Microsoft Word 2010 завершит свою работу. Если вы щелкните мышью по кнопке Отмена, можно будет продолжить редактирование текущего документа.

Для выработки и тренировки навыков оформления документов попробуем создать заявление на отпуск. Для этого выполните действия, указанные в следующей пошаговой инструкции.

1. Запустите редактор Microsoft Word 2010 (Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Word 2010).

2. На горизонтальной линейке (если она не видна, щелкните мышью по кнопке

перетащите мышью маркер абзацного отступа

на цифру 8.

3. На горизонтальной линейке перетащите мышью маркер левой границы абзаца

на цифру 8 (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Установка маркеров абзацного отступа и левой границы абзаца

4. В раскрывающемся списке

установите размер шрифта 14.

5. Введите с клавиатуры слова Директору ООО «Стратостат». Нажмите на клавиатуре клавишу Enter.

6. Введите с клавиатуры слова Залепину Эдуарду Константиновичу. Нажмите на клавиатуре клавишу Enter.

7. Введите с клавиатуры слова от бухгалтера 1 категории. Нажмите на клавиатуре клавишу Enter.

8. Введите с клавиатуры слова Помпезной Аделаиды Ивановны. Нажмите на клавиатуре клавишу Enter (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Ввод шапки документа

9. На горизонтальной линейке перетащите мышью маркер абзацного отступа

на значение 1,25 (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Установка маркеров абзацного отступа и левой границы абзаца

10. На горизонтальной линейке перетащите мышью маркер левой границы абзаца

на значение 0 (граница на линейке между серой и белой областями).

11. Установите выравнивание текста по центру щелчком мыши по кнопке

12. Установите полужирное начертание шрифта щелчком мыши по кнопке

13. Нажмите на клавиатуре клавишу Enter два раза.

14. Введите с клавиатуры слово З А Я В Л Е Н И Е. Нажмите на клавиатуре клавишу Enter.

15. Выключите полужирное начертание шрифта щелчком мыши по кнопке

16. Установите выравнивание текста по ширине щелчком мыши по кнопке

17. Введите с клавиатуры текст (не нажимая клавишу Enter): Прошу предоставить мне плановый отпуск с 1 июля 2010 года в соответствии с утвержденным графиком отпусков. Нажмите на клавиатуре клавишу Enter.

18. Получился документ, как на рис. 3.8. Сохраните документ, щелкнув мышью по кнопке

В появившемся стандартном окне сохранения файла выберите папку, куда хотите сохранить документ. Можно создать новую папку щелчком мыши по кнопке Новая папка. После щелчка мышью по этой кнопке надо сразу ввести с клавиатуры имя для вашей папки (рис. 3.9) и нажать на клавиатуре клавишу Enter. Имя для файла редактор предлагает автоматически, но можно ввести и другое. Для этого щелкните мышью внутри поля Имя файла, так чтобы замигал курсор клавиатуры, сотрите предложенное имя файла (установив курсор клавиатуры в начало поля и пользуясь кнопкой Delete на клавиатуре) и введите придуманное вами имя файла, как показано на рис. 3.10. Щелкните мышью по кнопке Сохранить.

Осталось распечатать документ на принтере, поставить подпись и дату и отнести его в приемную директора.

Рис. 3.8. Вид готового документа

Рис. 3.9. Создание новой папки в стандартном окне сохранения файла

Рис. 3.10. Ввод нового имени файла

Ваш документ сохранен на диске в какой-то папке с известным вам именем. Вы завершили работу Microsoft Word 2010, а через какое-то время решили продолжить работу с этим документом. Как же сделать так, чтобы Microsoft Word 2010 опять показывал ваш документ и позволял его редактировать?

Чтобы открыть документ, нужно щелкнуть мышью по ярлыку вкладки Файл и в появившемся меню выбрать команду Открыть.

При этом появится стандартное окно открытия документа, где нужно найти папку, в которой хранится ваш документ, а затем щелкнуть мышью по имени документа и по кнопке Открыть.

Если вы не очень давно работали в Microsoft Word 2010 с документом, который собираетесь редактировать, можно щелкнуть мышью по ярлыку вкладки Файл и в правой части появившегося меню отыскать название своего документа в списке Последние документы. Для открытия документа просто щелкните мышью по его названию в списке.