Текст книги "Управленческий учет. Автоматизация учета и управления в малом и среднем бизнесе"

Управленческий учет
Автоматизация учета и управления в малом и среднем бизнесе
Анатолий Анимица
Леонид Тепман

© Анатолий Анимица, 2023

© Леонид Тепман, 2023

ISBN 978-5-0060-3805-9

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Предисловие

Книга «Управленческий учет для малого и среднего бизнеса» представляет собой объединение многолетнего опыта создания экономических служб и руководства экономическими отделами предприятий, а позже преподавания соответствующих дисциплин в высших учебных заведениях экономического профиля – одного из авторов, профессора Леонида Тепмана [1], и практики создания систем автоматизации учета и управления на промышленных предприятиях (в основном малого и среднего бизнеса), с одновременной подготовкой сотрудников непосредственно в процессе создания систем управленческого учета – второго автора, инженера Анатолия Анимицы [2,3].

Авторы предлагают эту книгу в качестве учебного пособия для будущих бакалавров и специалистов – студентов экономических и связанных с экономикой специальностей колледжей, университетов, а также будущих магистров по специальностям (представлены лишь некоторые из них):

– Предпринимательство и маркетинг,

– Управление,

– Экономика,

– Финансовый менеджмент,

– Бухгалтерский учет, анализ и аудит,

– и многих других, связанных с производством и управлением.

Адресуя книгу преимущественно будущим специалистам и руководителям малого и среднего бизнеса, которым предстоит создавать и совершенствовать предприятия с малой численностью работающих, авторы ориентируют своих читателей на экономию людских ресурсов для описываемой деятельности [3]. В том числе – специалистам экспорт ориентированных малых предприятий, которым предстоит выдерживать конкуренцию с мировыми лидерами в их продукционных областях.

Именно поэтому в качестве программно-технической основы для автоматизации этой деятельности авторы выбрали наиболее экономичную программную платформу «Финансы без проблем», родом из Мариуполя, и выражают благодарность ее авторам – Аркадию и Светлане Водяник11
  http:/hdru.com.ua


[Закрыть], а также сотрудникам фирмы Сергею Свиридову и Дмитрию Придаткину.

Авторы благодарны памяти своих учителей:

– доктора экономических наук, профессора Купрякова Евгения Михайловича22
  https://clck.ru/357dFB


[Закрыть],

– доктора экономических наук, профессора Швандара Владимира Андреевича33
  https://clck.ru/357dHr


[Закрыть],

– доктора технических наук, профессора Кагана Бориса Моисеевича44
  https://clck.ru/357dKg


[Закрыть],

– доктора технических наук, профессора Шилейко Алексея Вольдемаровича55
  https://clck.ru/357dMK


[Закрыть],

– доктора технических наук, профессора Вентцель Елены Сергеевны66
  https://clck.ru/357dNu


[Закрыть],

– члена национальной академии наук США Джона Маккарти77
  https://clck.ru/HhLju


[Закрыть],

– профессора компьютерных наук Никлауса Вирта88
  https://clck.ru/JCARE


[Закрыть],

– Владимира Секретева, Сергея Васеленко, Анатолия Тупицына, Артура Лолейта, Бориса Степаненко, Александра Гратулевича, Виталия Сороколита, и еще многих наших коллег, разработчиков приложений ФБП во многих странах мира,

– многолетних верных друзей, учеников и одновременно учителей, внедрявших и затем десятилетиями использовавших системы управленческого учета на платформе ФБП: Е. Смирнова, Н. Сурму, А. Бородича, З. Жгуна, Н. Косилова, Э. Уменко, Н. Скрябину, К. Шевцова, С. Козулина, Н. Фоменко, и многих их коллег по цеху учета и управления в бизнесе,

а также многих учителей, коллег, пользователей, каждый из которых внес частичку своей души в идеи этой книги.

Авторы также благодарят своих жен Тепман Фиру Александровну и Анимица Лидию Сергеевну за помощь и поддержку авторов в подготовке и написание этой книги.

Авторы выражают свою благодарность сотрудникам издательства и компании «Издательские решения» (платформа Ridero’) за огромный труд по подготовке к печати и изданию книги.

Цитата о программных реализациях систем на базе ФБП (пакета «Финансы без проблем»)99
  https://clck.ru/357ewX


[Закрыть] :

ФБП дает бухгалтеру ПРОГРАММНЫЙ (процедурный) инструмент для моделирования некой реальной системы учета и/или даже не учета, и учит пользователей программировать свою жизнь и жизнь своего предприятия. Может быть, мой нос и смотрит в небо, может, и зря, но – и я цитирую сообщение нашего коллеги В. Борц из Новочеркасска в relcom.accounting1010
  https://habr.com/ru/articles/177673/


[Закрыть]: «Никто из моих пользователей за время сопровождения ФБП не перешел на другие системы».

Мы восхищены, и за этим стоит простая вещь: бухгалтер, который стал программистом своего бизнеса, уже никогда не возьмет в рот жвачку готовых, часто навязываемых, решений.

Какой бы устойчивый вкус у нее ни был.

Тем более радует, когда предприятие удается автоматизировать по полной программе – когда его CEO1111
  https://clck.ru/357ez3


[Закрыть] и другие руководители управленческого уровня проникнутся важностью дела и поймут, что наша любимая высказываемая идея ФБП-регистрации хозяйственных событий «как есть» с их интерпретацией силой алгоритмов управленческой системы (заменено) – это тоже философия.

Когда удается ухватить существенные показатели отражаемых фактов и событий и их представление в управленческой системе, через год работы удивляешься – сотрудники предприятия не имеют никаких затруднений в понимании алгоритмов и программ освоенной системы, а имеющийся набор инструментов и приемов уже вполне достаточен для полноценного описания деятельности предприятия!

Собственно управленческому учету, бюджетированию, экономике создания управленческих систем и использованию этих инструментов в управлении посвящена основная часть книги, а «программистская» – вынесена в приложения. Это позволяет изучать предмет раздельно – сначала принципиальные вопросы техники управленческого учета, а затем – пути ее самостоятельного создания или изучения.

Рисунок обложки – это чудом сохранившийся скриншот графического представления состояния управленческого баланса и оборотов системы управленческого учета на базе ФБП одного из предприятий. Одного взгляда достаточно, чтобы руководитель мог оценить состояние предприятия и понять, на что надо обратить внимание.

Необходимо отметить, что ссылки на интернет ресурсы в сносках часто имеют большую длину, и их пришлось заменить на короткие, применен сервис https://clck.ru/ Яндекса.

А теперь пожелаем успеха читателю и студенту.

Профессор Леонид Тепман,     инженер Анатолий Анимица

Введение

Деятельность в качестве руководителя проектов систем управления и учета, и одновременно – программиста, системного администратора, преподавателя основ информационных технологий и программирования, бухгалтерского и налогового учета, налогового консультанта, промышленного психолога, и исполнителя еще десятков маленьких ролей требует в каждом конкретном случае всестороннего видения стоящих перед руководителем проекта задач.

Причем одной из главных задач в этом процессе является воспитание коллектива специалистов, которые сумеют в будущем не только самостоятельно управлять сложной автоматизированной системой, но и готовить себе смену.

Каждому, кто рискнет взять на себя труд привести в порядок дело исчерпывающе полного, непротиворечивого, достоверного и понятного всем участникам процесса управления и учета для целей управления (вот мы и дали определение понятия «управленческий учет»), предстоит пройти этот путь, и авторы выражают надежду, что предлагаемая книга может оказать помощь специалистам и студентам.

Один из первых вопросов, который неизменно возникает в задаче постановки и внедрения системы компьютеризированного управленческого учета на предприятии: «какое программное обеспечение использовать». У авторов нет однозначного ответа на этот вопрос. Мало того, этот ответ и не самый важный.

Часто главным доводом в пользу той или иной программы учета окажется наличие в коллективе предприятия специалиста, владеющего этой программой в совершенстве.

Тогда, по крайней мере на первых этапах строительства системы, этот специалист позволит избежать типичной ситуации, когда вместо строительства системы его время будет тратиться на ответы на вопрос «какие кнопки нажать, чтобы записать или получить такие-то и такие-то данные».

Развитие учетной системы, идущее бок о бок с развитием предприятия, приводит к тому, что объемы данных в системе учета неизбежно перерастают со временем архитектурные ограничения комплекса технических средств и потенциальные возможности самой учетной программы. Руководители предприятия и люди, отвечающие за учет, должны постоянно помнить об этом и заблаговременно изучать программные системы, которые смогут заменить действующую в будущем, и даже готовить план перехода на новую систему и направления ее адаптации к уже действующим на предприятии правилам и особенностям.

Подходы к организации надежного и полного управленческого учета, конкретнее, алгоритмы учета, слабо связаны с конкретной программой, если она имеет удовлетворительную базовую функциональность.

Даже 1С бухгалтерия, при условии, если на предприятии есть программист, способный сделать что-нибудь большее, чем установить систему с дистрибутива на пустой раздел диска, подойдет как платформа для организации такого учета.

Специфика малого и среднего бизнеса состоит в том, что классификация предприятия как малого или среднего в первую очередь определяется численностью его работников, (от нескольких десятков до нескольких сотен человек), и поэтому на малом и среднем предприятии нет возможности содержать многочисленный штат отдела информационных технологий (далее мы будем называть его ИТ отдел), и к будущим специалистам системы управленческого учета предъявляется требование самостоятельного поддержания работоспособности всего комплекса системы учета.

При этом руководитель предприятия или ответственный за учет менеджер должен быть способен осознавать, что кроется за горами цифр, красивых графиков и диаграмм, и делать правильные выводы для ответа на вопрос «что происходит с предприятием».

Описывая наш подход к организации управления на малом и среднем предприятии на основе компьютерной системы управленческого учета, мы будем использовать примеры из практики использования известной уже много лет, с 1991 года, платформы ФБП «Финансы без проблем»1212
  http://hdru.com.ua/


[Закрыть], которая применяется авторами для построения интегрированных учетных систем практически с 1991—1993 года, на многих предприятиях в разных странах, причем многие из них продолжают использовать эту программную платформу до сих пор, через 30 лет, сохраняя неизменной фундаментальную основу системы.

Что особенно ценно, специалисты этих предприятий, как правило, настолько хорошо осваивают систему, что им практически не требуется сопровождение со стороны разработчиков, а это положительно сказывается на стоимости владения такой системой.

Алгоритмы, правила, приемы управленческого учета, описанные в книге, разумеется, можно использовать в любой привычной для пользователя среде на любой базе данных, большее значение имеет сама алгоритмическая модель учета и ее полнота и функциональность.

Что предстоит получить, узнать, научиться использовать студенту или читателю на материале этой книги:

– знание предмета управленческого учета и взаимосвязи его с налоговым, бухгалтерским, финансовым, владельческим и другими видами учета (можно добавить оперативный, складской, производственный, логистический и множество других специальных разновидностей учета);

– понимание управленческого учета как инструмента для систематической фиксации событий хозяйственной деятельности предприятия с достаточной полнотой в реальном масштабе времени;

– знание правил формирования управленческого плана счетов как пространства систематизации структуры и системы экономических показателей, состояния и динамики предприятия;

– понятие управленческой учетной операции, систематики операций и порядка классификации бизнес событий над управленческим планом счетов;

– представление об учетных регистрах управленческого учета и функциональной взаимосвязи регистров и управленческих отчетов;

– представление о компьютерных системах управленческого учета, методах их строительства, о роли сотрудников предприятия в успешной реализации системы, о граничных показателях стоимости внедрения и совокупной стоимости владения автоматизированной системой управленческого учета;

– знакомство с практическими образцами действующих систем управленческого учета для различного рода предприятий.

Приложения к книге рассчитаны больше на программиста, и отчасти – на специалиста по управлению и учету, который желает самостоятельно разбираться и участвовать в построении управленческой системы.

В приложениях к книге будут даны  выдержки  из руководств пользователей программной платформы «Финансы без проблем» и комментарии к ним, некоторые полезные программы, написанные на встроенном языке ФБП, а также описаны пути развития будущих систем управленческого учета на сходных с ФБП базовых принципах

1. Что такое «управленческий учет»?
Корпоративное управление и информация для управления. Взаимосвязь управленческого, налогового, бухгалтерского и других специфических видов учета. Единство и противоречия различных видов учета, их согласование и обеспечение взаимного соответствия

В практической жизни предприятия присутствует сразу несколько видов учета, объективно отличающихся между собой предметом, целями, пользователями, методами и т.п., причем на первых этапах именно объективно.

Потому что это обстоятельство не всегда в полной мере осознается самими участниками процесса разработки и внедрения системы управленческого учета.

Как минимум, к таким видам учета относятся налоговый, кадровый, статистический, финансовый, управленческий, складской, логистический, маркетинговый учет, учет валютных и внешнеторговых операций и т. п.

Есть распространенное мнение (достаточно отобрать в Интернете публикации по строке запроса «разделение управленческого и бухгалтерского учета»), что эти виды учета должны быть разделены между собой в методическом, организационном и документарном планах, и тем самым якобы эффективнее будет реализован каждый из них (под эффективностью понимается отношение стоимость/результат), и тем более эффективной будет деятельность предприятия в целом.

Авторы с этим не согласны, и мы постараемся показать, почему.

Налоговый учет

С введением Налогового Кодекса было признано на уровне законодательства, что целью налогового учета является учет баз налогообложения и доказательство правильности налоговых расчетов. Вовсе не минимизация налогообложения, как можно было бы надеяться.

Если с помощью учетных технологий компания законным образом добьется снижения налогов – это не возбраняется. До момента, пока неизбежно не возникнет разница в трактовке тех или иных положений налогового законодательства у предприятия и налогового органа.

А мотивом для обнаружения такой разницы может быть желание тех или иных субъектов путем налогового преследования предприятия понизить его стоимость и затем завладеть активами успешного предприятия, не заплатив его владельцам положенной стоимости. Или не заплатив вообще ничего.

Потребителей у налогового учета два – налоговые органы и арбитражные суды. Второй потребитель становится все важнее – в числе пользователей систем разработки одного из авторов есть, например, предприятия, которые, детально и доказательно ведя учет своей внешнеэкономической деятельности, не только заставляли налоговую инспекцию возвращать экспортный НДС по суду, но и добивались уплаты штрафа за его несвоевременный возврат.

Можно сказать, что именно суды являются основным потребителем данных налогового учета, и сам налоговый учет должен строиться в расчете на них, а не на пагубную идею «договориться» с налоговой службой».

Если учет правильный и доказательный, это рано или поздно будет подтверждено со всеми вытекающими последствиями – и именно в суде. Но для этого у предприятия должно хватить ресурсов, чтобы не обанкротиться, дожидаясь восстановления справедливости.

Разумеется, полагаться на существование справедливого суда по меньшей мере наивно, но хороший налоговый учет может остановить излишнее рвение налоговой службы уже на ранних этапах, на подступах к предприятию, когда будет ясно, что просто так с предприятия лишнего не возьмешь.

Налоговый учет регулируется Налоговым Кодексом и документами, к нему относящимися. Он имеет самостоятельный документооборот (счета-фактуры для учета НДС, универсальные передаточные документы УПД, объединяющие счет-фактуру и товаро-транспортную накладную, книги продаж и покупок и т.п.), самостоятельные регистры, свои отчетные формы и т. д. Принцип ведения налогового учета – отражение всех событий и операций, так или иначе влияющих на базу того или иного налога.

Санкции за неправильное ведение налогового учета – доначисления налогов, штрафы и пени – не имеют в большинстве случаев верхнего порога и могут стать в совокупности сколь угодно большими. Кроме санкций и других экономических мер не редкостью является уголовное преследование высшего менеджмента и владельцев предприятий.

Поэтому система налогового учета должна быть построена так, чтобы никакое изъятие бумаг и компьютеров не могло лишить предприятие первичных документов – доказательной базы своей чистоты перед законом. Здесь неоценимую помощь могут оказать системы и процедуры электронной подписи и комплексы удаленного доступа к вычислительным мощностям налоговой учетной системы предприятия.

Предприятия малого и среднего бизнеса, особенно в случае, когда их много, проще защитить от рейдерских аппетитов захватчиков, применяющих в своем арсенале и налоговые претензии.

Повышенная трудоемкость захвата большой группы малых предприятий может явиться в ряде случаев решающим фактором разбиения бизнеса на независимые производственные единицы.

Множество независимых малых предприятий при этом, при правильной постановке учета, может использовать одну и ту же программную платформу на одной и тоже системе управления базами данных и на одном и том же комплексе технических средств – главное, чтобы этот комплекс территориально, физически и юридически никак не был связан с этой группой малых предприятий.

…Время является безвозвратно расходуемой величиной, и в одну реку невозможно ступить дважды, как сказал Гераклит Эфесский, поэтому торжество справедливости после многих лет необоснованных судебных преследований не восстановит эту справедливость, и предприятию необходимо заранее принимать меры, обеспечивающие неуязвимость своей системы налогового учета.

Финансовый учет

С точки зрения распространенной теории целью финансового учета является сбор и предоставление информации для внешних по отношению к предприятию потребителей, и прежде всего – для акционеров, кредиторов (банков) и разного рода инвесторов.

Получается, что финансовый учет – это «фасад» здания компании. Финансовый учет регламентируется в нашей стране Законом о бухгалтерском учете, министерством финансов и некоторыми другими органами (в рамках предоставленных законодательством полномочий).

Это – наиболее проработанный (так называемые Правила бухгалтерского учета ПБУ1313
  https://clck.ru/357fWD


[Закрыть], разного рода общегосударственные, отраслевые и ведомственные правила, методические указания и рекомендации, а также учебники и материалы в периодической печати и Интернете), регламентированный, развитый на сегодняшний день вид учета.

Грамотные банки и инвесторы предпочитают пользоваться не столько публичной информацией и полученными от официального финансового учета показателями, сколько собственноручно полученной и систематизированной информацией – от периодических балансов и отчетов и аутсайдерской управленческой) информации до собственной интуиции или косвенных оценок. Поэтому данные официального финансового учета не покрывают всех информационных потребностей инвесторов и кредитующих банков, а роль финансового учета является вспомогательной.

Польза предоставляемых государственным органам отчетных данных финансового учета тоже не должна быть абсолютизирована, поэтому к ней добавляются различные формы дополнительной отчетности, например, статистической.

Управленцы компаний тоже не всегда доверяют этим данным, поскольку принципы финансового учета, особенно откорректированные в силу многолетних традиций по правилам «поменьше информации – поменьше вопросов и налогов», снижают их управленческую ценность.

Конечно, финансовый учет можно построить так, как предлагают некоторые теоретики – чтобы там была правда, только правда, и ничего кроме правды – тогда он будет совпадать с управленческим учетом. В результате получается, что ведение финансового учета имеет своей целью «всего лишь» спокойствие компании. И чем меньше средств и усилий тратится на ведение этого учета при сохранении необходимой целостности «фасада» – тем лучше.

Авторы полагают, что правильно будет обеспечить такую полноту и доказуемость финансового учета, чтобы любой запрос от внешнего агента к данным финансового учета дал ему результат, который соответствует ожиданиям агента, с одной стороны, и ограничен регламентами раскрытия и учетной политикой предприятия – с другой.