Текст книги "Управленческий учет. Автоматизация учета и управления в малом и среднем бизнесе"

Дополнительные показатели управленческого плана счетов

Кроме традиционных показателей, образующих валюту управленческого баланса традиционным образом, управленческий баланс может быть расширен многомерным представлением дополнительных показателей, расширяющих представление баланса при сохранении общего подхода – управление предприятием не терпит крайностей и перекосов, и равновесие активов и обязательств, определение негативных тенденций в колебаниях баланса по косвенным показателям является одним из важных инструментов управления предприятием.

Программа ФБП обладает развитым набором встроенных инструментов, позволяющих вести полноценный аналитический учет в целях управления предприятием, и мы, описав общие вопросы, переходим к предметному изложению постановки управленческого учета на предприятии, сосредоточив их в следующей, восьмой главе.

8. Функциональные подсистемы УС

8.1. Финансовая подсистема

Расчетные счета, касса, состав и декомпозиция касс; валютные счета и кассы, проблемы и методы переоценки валютных счетов; валюта управленческого баланса; финансовые деривативы в управленческом учете и особенности их применения. управленческое сальдо расчетов с контрагентами и уровни его детализации; опорные атрибуты сальдо расчетов – контракт, счет, счет-фактура, накладная, заказ, требование; достоинства и недостатки различных опорных атрибутов; наконец, операторы финансовой подсистемы – вот неполный перечень вопросов, которые необходимо обсудить в этой части описания системы управленческого учета.

Разумеется, в одной главе книги не удастся рассмотреть их все в равной степени подробно, поэтому мы сделаем акцент на основных принципах учета в финансовой подсистеме, а на практике можно следовать аналогиям подходов, описанных ниже.

Финансы занимают особое место в деятельности предприятия и в его хозяйственных процессах в частности. Они не являются материальным ресурсом производства – таким, как сырье, полуфабрикаты и основные средства. Они в первую очередь определяют тот срок, в течение которого бизнес-цикл предприятия позволит преобразовать упомянутые выше ресурсы в продукцию, реализовать ее и вернуть вложенные в ресурсы финансовые средства.

Таким образом, универсальная роль финансов – контроль за балансом встречных обязательств предприятия и его внешней среды, отнесенный к отпущенному для этого времени – естественному жизненному циклу предприятия. Другими словами, финансы предприятия независимо от их происхождения и состояния определяют наличие запаса времени, в течение которого процессы жизненного цикла предприятия должны совершить полный оборот и оборотные средства восполнены.

Расчетные счета предприятия отражают движение денежных средств в банках и в управленческом учете наиболее удобно вести их на счете 51, отводя по одному субсчету на один расчетный счет. Это позволяет просто контролировать состояние и движение каждого субсчета отдельно по выпискам банка-корреспондента, одновременно дополняя каждую транзакцию по такому субсчету необходимой для полного отражения в управленческом учете атрибутикой обстоятельств и оснований таких транзакций.

Для анализа расчетов с контрагентами, когда нет нужды видеть историю каждого субсчета в отдельности, можно использовать полусинтетические корреспонденции – контрагенты в таких корреспонденциях представляются детально, а расчетные счета – синтетически, иногда даже без детализации – расчетные счета или кассы или даже другие счета используются для замыкания корреспонденций.

Касса (наличные денежные счета в национальной валюте) в управленческом учете почти не отличается от расчетного счета – настолько, что при выборе контрагентного счета в операциях движения денежных средств их можно и нужно предлагать единым списком, но строгая финансовая дисциплина в кассовом обороте на помешает и в управленческом учете. Приходные и расходные ордера, мемориальные ордера, расписки с личными подписями участников отражают движение ответственности участников денежных расчетов и пренебрегать этим в управленческом учете было бы большим легкомыслием.

Для ведения учета наличных денежных средств в иностранной валюте (валютные кассы) используются субсчета того же счета 50, причем желательно делать эти субсчета моновалютными, что исключит проблемы переучета и купюрного пересчета валютных остатков, а также динамической переоценки курсовых разниц.

Разумно кодировать кассовые счета в иностранной валюте как 5001USD, 5001EUR и т.д., где 5001 локализует кассу (кассир плюс помещение кассы), а USD, EUR и т. п. дает ясное всем понимание, о какой валюте идет речь.

Абсолютно так же можно вести учет валютных средств на счетах в банках – на счете 52, при этом удобны коды вида 5201USD, 5201EUR, где 5201 – это банк или банк-счет, а USD, EUR – валюта счета, причем даже при мультивалютном договоре с банком рационально разделить остатки и обороты в различных валютах по различным субсчетам, обеспечив их слияние в валюте управленческого баланса аналитическими методами.

Сегодня почти не применяется еще одна разновидность касс – кассир цеха или участка без своего кассового окошечка с ведомостью на выдачу зарплаты и соответствующей суммой наличности. Особенность такой кассы – кратковременность ее существования, от получения суммы по ведомости до возврата в главную кассу предприятия ведомости с расписками работников в получении.

Повсеместное распространение перечисления зарплаты на банковские карточки работников позволяет фиксировать событие расчета с работником по зарплате по факту отправки суммы зарплаты в банк, обслуживающий зарплатные карточки работников.

Отдельная тема в финансовой подсистеме – это переоценка сумм валютных остатков на счетах и валютных кассах в валюту управленческого баланса, но она будет рассмотрена позже.

Косвенным образом к подсистеме финансов относятся суммы наличных средств, выданных подотчетным лицам для совершения платежей наличными при закупке, например, материалов и комплектующих. Управленческий учет позволяет это делать, формируя виртуальную кассу с этим подотчетным лицом в роли кассира.

8.2. Учет основных средств и других долгосрочных активов, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), производственных запасов (МПЗ), прочих оборотных вещественных активов

Учет основных средств и других долгосрочных активов, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), производственных запасов (МПЗ), прочих оборотных вещественных активов. Складской учет. Понятие виртуального склада. Дуализм «место хранения» -«счет учета» при описании состояний ТМЦ. Методы учета и списания стоимости. ТМЦ и МПЗ в основном производстве. Проблема раздельного учета исторической себестоимости ТМЦ в распределенном предприятии. Учет хозинвентаря и прочих малоценных предметов.

Учет основных средств в управленческом учете в наших системах ведется в основном в соответствии с правилами бухгалтерского учета, но с некоторыми дополнениями: – каждое основное средство образует отдельный субсчет на счете 01 Основные средства и учитывается по стоимости приобретения. При этом, если кроме его первоначальной стоимости по Правилам бухгалтерского учета существуют еще дополнительные, не учтенные в бухгалтерском учете сумы, например, связанные с приобретением данного основного средства, можно их отнести на специальный субсчет «Прочие основные средства сумме», аналитически в экстрапараметре «дополнительные суммы» указать их по каждому такому основному средству,

– счет 02 Износ основных средств также содержит по одному субсчету на каждое основное средство на субсчете счета 01, причем соответствующий субсчет износа (амортизации) может создаваться автоматически при регистрации основного средства в системе.

– начисление амортизации производится по нормам амортизации и ожет производиться с отнесением сумм износа в затраты основного производства или на иные счета расходов в зависимости от функционального назначения основного средства, чем обеспечивается автоматизация костинга4848
  https://habr.com/ru/articles/536262/


[Закрыть] выпускаемой продукции.

Аналогичным образом ведется учет нематериальных активов (на счетах 04, 05). Отличительной особенностью нематериальных активов является иной, отличный от основных средств, набор факторов их амортизации (уменьшения стоимости). Данный вопрос довольно специфичен и не будет здесь рассматриваться подробно. Внятное изложение задачи амортизации нематериальных активов в управленческом учете изложено в статье «Как учитывать нематериальные активы в управленческом учете»,4949
  https://clck.ru/357qdv


[Закрыть] и во множестве других источников5050
  https://clck.ru/357qpM


[Закрыть]. Задачей разработчика системы управленческого учета на ФБП является выбор наиболее удобного с точки зрения алгоритмической платформы ФБП и непротиворечивого с точки зрения ПБУ, МСФО и других стандартов метода учета.

Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и их движения является составной частью управленческого учета ресурсов и обеспечивает сквозной аналитический и синтетический управленческий учет ТМЦ и, в частности, материально-производственных запасов (МПЗ) в денежном и натуральном выражении, а также в их отношении к различным аспектам деятельности хозяйствующего субъекта.

Места концентрации ТМЦ и одновременно центры ответственности по ТМЦ принято именовать складами, и мы не откажемся от этого определения в угоду оригинальности, лишь расширим понятие склада для целей улучшения динамики и точности учета ТМЦ в различных целях и участках предприятия.

Назовем физическим складом место и одновременно ответственное за сохранность ТМЦ в этом месте лицо, если у него есть определенные топологические ограничения – место нахождения ТМЦ. В таком месте могут находиться различные предметы, стоимость которых может быть учтена на различных счетах бухгалтерского – а в нашем случае и управленческого – учета. Счет 10 с его субсчетами – это материалы, топливо, тара, запчасти, а с момента отмены счета 12 – и хозяйственный инвентарь (сч.109), счет 41 – это товары с его субсчетами, отражающими различное отношение по этим товарам, и так далее.

Понятно, что два одинаковых предмета в одном и том же месте могут учитываться в денежном учете на раздельных счетах управленческого учета – одна гайка может быть представителем материалов, а вторая точно такая же – товаром для продажи или готовой продукцией. Возможность в управленческом учете эти вещи различать и поступать с ними в соответствии с их бухгалтерским отражением природы улучшает прозрачность и качество учета, так как позволяет раздельно следить за формированием и движением учетной стоимости ТМЦ.

Понятие физических складов расширяется и дополняется понятием складов виртуальных – таких, которые не обозначены табличками, замками и печатями. Например, подотчетное лицо получило для работы осциллограф и компьютер – достаточно образовать виртуальный склад из соответствующего ему субсчета 71 – и готово дело. Теперь с этим осциллографом можно поступать как и с гайкой на главном складе гаек.

Особый случай – это передача на такие виртуальные склады предметов (чаще всего относящихся к субсчету 109 – инструменты, инвентарь и т.п.) с одновременным списанием их стоимости на затраты или расходы (различие этих понятий мы дадим позже).

И, наконец, совершенно особый случай виртуального склада – это основное производство (счет 20). Если разбить 20 счет на субсчета таким образом, чтобы каждому субсчету соответствовал технологически и личностно обособленный участок производства – на таком субсчете можно организовать полноценный складской учет материальных ресурсов в основном производстве с такими же законами и операциями преобразования и движения, что и на физическом складе. С той лишь разницей, что материальные ресурсы в производстве регулярно исчезают, преобразуясь в другие сущности – полуфабрикаты, готовую продукцию, брак и отходы, наконец. И универсальный алгоритм складского учета должен быть расширен набором таких преобразований движения для поддержания полноты и целостности учета.

Очень важный момент организации учета ТМЦ – правильное кодирование вещей. Оно должно опираться на глубокое понимание сущностей процессов на предприятии, быть компактным и неизбыточным и допускать прогнозируемое расширение потребностей в кодовом пространстве материальных сущностей.

8.3. Управленческий учет в производстве

Производство полупродуктов и способы их учета. Производство конечной (готовой) продукции. Понятие прямой и полной себестоимости продукции. Учетная и фактическая себестоимости и методы их приведения в соответствие. База для расчета прямой себестоимости. Методы распределения косвенных затрат. Счета управленческого баланса для учета продукции и полуфабрикатов. Полная себестоимость продукции. Товарная продукция и счета учета.

Мы уже описали вкратце управленческий учет состояния и движения ТМЦ. Абсолютно так же можно организовать учет материальной составляющей процесса производства.

Если в традиционном складском учете вещи перемещаются между счетами учета и местами хранения не изменяясь или практически не изменяясь (за исключением потерь или переоценок, может быть), то в производстве происходит существенное преобразование этих атрибутов бизнес процессов предприятия: одни вещи исчезают, вместо них появляются другие, и если разумно все это организовать, производственный учет с успехом может пользоваться алгоритмической базой складского учета.

Добавляются только операции передачи ТМЦ в производство (аналогично внутреннему перемещению ТМЦ), приходования полуфабрикатов и готовой продукции (совершенно аналогично приходованию ТМЦ от других источников – например, от поставщиков), а также списания материалов на выпуск продукции (операция аналогична расходу ТМЦ на какой-нибудь счет).

Проблема состоит в добавлении иных компонент стоимости продукции кроме списанных материалов – зарплата и начисления на нее, амортизация предметов труда, косвенные затраты, накладные затраты, а при директ костинге5151
  https://clck.ru/34o8XM


[Закрыть] и распределяемые расходы – делают не решаемой задачу непосредственного исчисления полной себестоимости продукции и побуждают прибегать к методам управленческого учета производства продукции на основе расчета нормативной себестоимости (учетной стоимости) продукции.

К счастью, высокое быстродействие систем управленческого учета позволяет за одну-три итерации с манипулированием нормативной себестоимостью свести невязки между фактической и нормативной себестоимостью до несущественных величин – на счете 40 «выпуск продукции», замыкая его при закрытии периода – чаще всего месяца – на счет 90 как расходы или доходы в зависимости от знака невязки. Сейчас был описан метод итеративного директ костинга путем использования уникальной способности систем на платформе ФБП мгновенно пересчитывать полное состояние системы при внесении изменений в одну или несколько операций прошлого, причем пересчитывается абсолютно все, в том числе и показатели, которые это изменение не затрагивает. Этот «артиллерийский метод  недолет-перелет-накрытие» позволяет очень точно и, главное, динамически корректировать нормы распределяемых затрат и получать точную картину полной себестоимости производства продукции.

8.4. Реализация

Контракт, счет, накладная, счет-фактура, расходы на продажу, складской учет на этапе реализации. Покупатель. Лимит открытой позиции и пределы компетенции персонала при реализации продукции. Товары в пути, ответственное хранение с правом реализации, отчет комиссионера (внешнего хранителя) о продажах, расчеты с внешним хранителем.

Реализация – это отчуждение актива (продукции, товара, другого актива, имеющего ценность для покупателя) в обмен на обязательство покупателя оплатить реализованный актив.

Ветвь операции реализации

Вот как выглядит операция реализации в управленческом учете холдинг ориентированной (то есть состоящей из множества в основном малых предприятий с отдельными юридическими лицами и самостоятельными балансами) структуры.

Ветвь Реализация, от – вопрос, ответ на который выбирает организацию холдинга из справочника организаций (счет ORG в управленческом плане счетов), операция – вопрос, ответ на который отвечает на обстоятельства реализации и набор выходных документов, из – вопрос, ответ на который выбирает склад отпуска из справочника складов (счет SKLADS), кому – вопрос, ответ на который выбирает из справочника контрагентов (счета 62, 60, 70, 76 и т.п.) одного контрагента и сразу же привлекает для заполнения документов его атрибуты и реквизиты (ИНН, КПП, адрес и т.п.), номер счет-фактуры – сразу же предлагает автоматически номер счет-фактуры к данному событию реализации, а также обеспечивает автоматическое формирование книг продаж, накл.No. – автоматический нумератор накладных, к-во – количество реализуемых товаров или продукции, цена/сумма – в зависимости от контекста «операция» указывает на ввод цены реализации или суммы с НДС, %НДС – ставку НДС при реализации, и, наконец, @SKLAD – инициирует выбор номенклатурной позиции товара или продукции из справочника SKLAD, автоматически предлагая контекстно актуальный список товаров на заданном вше складе.

Одна такая операция отгружает одну позицию товара, но если при регистрации операции заранее не ответить на вопросы о количестве и цене/сумме товара – система предложит возможность объединить в группу несколько (на практике – до сотни, редко больше) номенклатурных позиций, которые будут объединены и обработаны единой транзакцией с формированием одного комплекта документов и одной полной группы управленческих и бухгалтерских проводок, сопровождающих операцию реализации.

Первичный документ операции PDTMCOTG. RPT в зависимости от выбранного режима работы вырабатывает или счет-фактуру и накладную, или Универсальный передаточный документ УПД5252
  https://clck.ru/357sv8


[Закрыть], содержащий всю необходимую информацию операции реализации и для контрагента, и для налогового и бухгалтерского учета.

8.5. Зарплата и труд

Управленческие счета для учета трудовых затрат. Труд как единственный источник богатства и связь да с налоговыми аспектами управленческого учета. Распределение зарплаты и начислений на нее в себестоимости продукции и расходах на продажу. Где учитывать зарплату работников подразделений снабжения предприятия. Управленческие аспекты мотивации сотрудников.

Расходы на оплату труда – заработную плату – учитываем на счете 70, каждый субсчет которого соответствует работнику. Обозначение субсчета разумно использовать в качестве табельного номера или, наоборот, табельный номер будет отрезком кода субсчета. Неизменный в течение всего срока трудовой деятельности работника субсчет упрощает ведение кредитной истории по зарплате и сопутствующих атрибутов – таких, как стаж, семейное положение, служебные перемещения и т. п.

Для структурирования затрат на заработную плату создаем управленческий счет учета 70ОТ – отделы, цеха, участки (центры затрат по зарплате и связанным расходам). Поскольку работник в процессе трудовой деятельности перемещается между подразделениями, эти перемещения организуются динамически. Один субсчет счета 70ОТ соответствует одному центру затрат по зарплате, различимому с точки зрения управленческого учета – так, например, если в цехе 3 участка, разумно устроить 3 раздельных субсчета для каждого из них и, быть может, добавить четвертый – консолидирующий субсчет.

Множество видов и режимов начислений зарплаты сводится в справочник видов начислений – счет 70IN, каждый субсчет которого определяет трудовой режим, обстоятельства, единицу измерения – день, час, рубль, а также в совокупности с субсчетом 70ОТ – счет затрат по данному виду начисления. Такой подход позволяет очень компактно отразить в управленческом учете один из наиболее сложных участков – учет труда и заработной платы.

Аналогичные механизмы применяются и для целей автоматизации удержаний – для этой цели служит справочник 70EX.

Таким же способом подлежат учету льготы типа необлагаемого минимума, льготы на иждивенцев и проч. Для этих целей создается и ведется справочник 70LG.

И, наконец, рутинная, но не самая простая составляющая управленческого учета труда и зарплаты – начисление социальных сборов и налогов, особенно в связи с возможностью, а, как выясняется, с требованием организации регрессного учета социальных сборов.

Аналогичные справочники для этой цели организуются на счетах 69 и в бизнес логике начислений прописываются алгоритмы начисления социальных сборов, в соответствии с законодательством.

Недавнее объединение Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования в единый Социальный Фонд принципиально не изменило принципы учета труда и зарплаты, но изменило состав и атрибуты документов, отражающих начисления сборов в этот фонд, что реализуется внедрением контекстной зависимости формы и состава первичных документов.