Текст книги "Бухгалтерский учет с нуля"

Упомянем некоторые архивные правила, которые целесообразно соблюдать при хранении документов.

Первичные документы одного вида формируются в так называемые дела, т. е. папки.

Организации имеет смысл периодически определять свою номенклатуру дел, т. е. систематизированный перечень наименований дел. В одно дело группируются документы одного периода – месяца, квартала или года. По завершении периода дело закрывается, что означает запрет на добавление в него новых документов.

Некоторые переходящие дела не закрываются даже по завершении календарного года.

Переходящие дела – это, например, личные дела работников. На каждого работника организации заводится отдельное личное дело, в котором собираются все документы, касающиеся его взаимоотношений с организацией и трудовой деятельности. Личное дело работника закрывается только при его увольнении из организации.

Дело должно содержать опись хранящихся в нем документов. Документы следует размещать в деле в определенном порядке, например, в хронологическом. Приложения присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их составления.

На обложке папки должно быть указано название организации и дела, его порядковый номер с начала года, дата его открытия и закрытия, срок его хранения после закрытия.

Срок хранения дела зависит от находящихся в нем документов.

Бухгалтерский контроль за документооборотом

Итак, все хозяйственные операции должны оформляться документами. Документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, на бухгалтерском языке называется первичным документом. После совершения хозяйственных операций все первичные документы должны поступать в бухгалтерию.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат проверке на предмет: формы, расчетов, содержания.

Проверка по форме означает контроль заполнения обязательных реквизитов документа, а также контроль отсутствия подчисток и неоговоренных исправлений.

На денежных документах никакие исправления не допускаются. На других первичных документах исправления допускаются, но они должны быть подтверждены на документе подписями лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных (неденежных) документах исправляются следующим образом:

• неправильный текст зачеркивается одной тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое;

• над зачеркнутым текстом надписывается новый текст;

• на поле листа документа на уровне исправленного текста делается оговорка «Написанному в исправлении ошибки (указать новый текст) верить», которая заверяется подписями всех лиц, ранее подписавших документ. Также на документе проставляется дата исправления.

Проверка расчетов заключается в проверке правильности всех расчетов в документе.

Проверка содержания – это проверка на соответствие законодательству и целесообразности хозяйственной операции, которая подтверждается документом. Бухгалтер должен удостовериться в том, что документ подписан именно теми работками организации и что документ не противоречит другим документам и правилам, принятым в организации.

Например, товарно-транспортная накладная на передачу каких-либо материальных ценностей другой организации оформляется после оплаты передаваемых ценностей или заключения договора, в котором должно быть четко указано, в какой срок другая организация обязуется оплатить получаемые материальные ценности.

Некоторые договоры могут заключаться в устной форме. Но договоры, которые представляют интерес для бухгалтерии, должны иметь форму бумажного документа.

Если документ выдержал бухгалтерскую проверку по перечисленным пунктам, то затем он обрабатывается: на основании этого первичного документа делаются записи в бухгалтерских книгах или журналах.

Самые важные хозяйственные события связаны с взаимодействием организации с внешним миром. Такие события оформляются внешними документами. От других организаций внешние документы поступают в бухгалтерию обычно в бумажном виде, правильность их оформления бухгалтеры должны проверять.

Проверки расчетов, казалось бы, можно избежать, если из документа, представленного в бумажном виде, видно, что он составлен с помощью компьютера. Зачем бухгалтеру проверять на калькуляторе расчеты, сделанные на компьютере, ведь компьютер не ошибается? Компьютер работает под управлением компьютерной программы, и он действительно не ошибается в том смысле, что абсолютно точно исполняет все инструкции, которые заложены в компьютерной программе. Но программист, составлявший программу, мог ошибиться и заложить в программу какую-нибудь неправильную инструкцию. Есть еще одна причина необходимости арифметической проверки документов, сформированных с помощью компьютера. Компьютер позволяет вносить в готовый электронный документ произвольные исправления. И этой возможностью мог воспользоваться работник, готовивший документ.

Так что бумажный документ, составленный с помощью компьютера, может содержать арифметические ошибки, выявить которые обязан бухгалтер.

Бухгалтер может быть относительно уверен в правильности расчетов только тех документов, которые составлены лично им и с помощью той компьютерной программы, в надежности которой лично он неоднократно убеждался. А расчеты в любых других документах все же следует проверять.

Электронный документооборот

Выше шла речь о бумажных документах, т. е. о документах, которые печатаются на бумаге, т. е. о бумажном документообороте.

Альтернатива бумажному документу – электронный документ. Соответственно бумажному документообороту существует такая альтернатива, как электронный документооборот.

Электронный документ – это документ, существующий в электронной форме, который создается с помощью компьютера и может храниться в его памяти. Электронный документ содержит ту же информацию, что и бумажный документ. Его можно просмотреть на экране компьютера, распечатать в бумажном виде – тогда мы получим бумажный аналог электронного документа, размножить в огромном количестве экземпляров, мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью Интернета – всемирной компьютерной сети.

Но электронный документ значительно проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.

Электронные документы уже широко используются в отношениях между организациями и банками, организациями и налоговыми органами. Это существенно упрощает взаимодействие, хотя в большинстве случаев электронные документы требуется подтверждать бумажными документами.

В крупных организациях существует внутренний электронный документооборот. При этом внутренние материальные документы практически не приходится печатать в бумажной форме.

В современной организации бухгалтерские записи также ведутся в электронном виде – с использованием специальных бухгалтерских компьютерных программ. Естественно, если какие-либо документы создаются с помощью бухгалтерской программы, она автоматически формирует бухгалтерские записи по этим же документам.

Компьютеризация позволяет избавить бухгалтеров и других работников от двойной работы. При работе с документами любая информация вносится в память компьютера только один раз, а все, что можно сделать автоматически, выполняет компьютер.

Если документ был подготовлен с помощью компьютера, то в его памяти, скорее всего, этот электронный документ сохранился. Исправления проще внести в электронный документ, распечатать бумажный вариант документа и подписать его у всех лиц, которые ранее подписали неправильный документ.

Сейчас чаще всего так и поступают. Получается быстрее, если компьютер, с помощью которого был подготовлен документ, легко доступен. В противном случае будет проще воспользоваться устаревшим способом исправления документа.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Итак, бухгалтерский учет – это своеобразная летопись хозяйственной жизни организации, которая ведется в структурном подразделении предприятия – бухгалтерии на основании документов, поступающих от других работников организации, а также документов, которые составляют сами бухгалтеры.

По этим документам бухгалтерия организации прослеживает перемещения имущества организации – материальных ценностей и денег. На любой момент времени бухгалтерия организации может иметь представление о распределении имущества организации, т. е. какое имущество принадлежит организации и где оно находится.

Но в такой схеме работы могут возникать сбои.

Документ, который передан в бухгалтерию и оформлен совершенно правильно, на самом деле может не соответствовать реальной хозяйственной операции. Другой документ мог пропасть по дороге в бухгалтерию. Материальные ценности, принадлежащие организации, могли быть потеряны или украдены.

В результате подобных событий картина распределения имущества организации, получаемая на основании данных бухгалтерии, не будет соответствовать реальному положению.

Конечно, отдельные расхождения между реальной хозяйственной ситуацией и данными бухгалтерского учета будут обнаруживаться сами собой – при случае. Но если не предпринимать специальных мер по сверке реальной хозяйственной ситуации с данными бухгалтерского учета, то в целом расхождение будет усиливаться и через некоторое время может возникнуть вопрос: а нужен ли в организации такой бухгалтерский учет, который не отражает реального положения дел?

Для своевременного выявления и исключения возникновения расхождений периодически проводится инвентаризация – проверка соответствия имущества, числящегося в организации, данным бухгалтерского учета.

Руководство организации и ее собственники заинтересованы в том, чтобы инвентаризации имущества организации проводились регулярно и добросовестно. Кроме того, регулярное проведение инвентаризаций предусмотрено законодательством.

По степени глубины различают выборочные и полные инвентаризации, по времени проведения – плановые, внезапные и внеплановые инвентаризации.

Плановая инвентаризация в организации проводится по заранее установленному порядку. Например, в конце каждого финансового года перед составлением годового отчета в организации может проводиться полная плановая инвентаризация. Отдельные виды имущества, находящегося в обороте, подвергаются инвентаризации чаще.

Внезапная инвентаризация проводится без предварительной огласки при возникновении подозрения в хищении материальных ценностей.

Внеплановая инвентаризация проводится в особых случаях: при передаче имущества организации в аренду или его продаже, стихийном бедствии, пожаре или в других чрезвычайных обстоятельствах, при которых может произойти порча или хищение имущества, при реорганизации или ликвидации организации.

Например, при увольнении работника, который является материально ответственным лицом, проводится инвентаризация материальных ценностей, которые за ним числились.

Для проведения инвентаризации в организации создается специальная инвентаризационная комиссия с участием бухгалтеров. При проведении инвентаризации соблюдается следующий принцип: работник не должен проверять себя сам, его проверяют другие работники, желательно из другого подразделения. Это нужно для того, чтобы инвентаризация не превращалась в пустую формальность.

Результаты работы инвентаризационной комиссии оформляются документами, формы которых унифицированы, – это ведомость результатов, выявленных инвентаризацией, акты инвентаризации и сличительные ведомости по отдельным видам имущества и обязательств организации.

В итоговых документах инвентаризационной комиссии перечисляются все расхождения между данными бухгалтерского учета и наличием материальных ценностей в организации. Отсутствие каких– либо материальных ценностей, которые должны наличествовать в соответствии с данными бухгалтерского учета, называется недостачей, присутствие в организации лишних материальных ценностей, которые по бухгалтерскому учету не числятся, называется излишками. При обнаружении недостачи комиссия определяет сумму ущерба, а также конкретного виновника: или материально ответственное лицо, или другого работника, которому можно предъявить претензию.

Итоговые документы инвентаризационной комиссии передаются руководителю организации, который принимает решение по обнаруженным недостачам и излишкам. Затем все документы передаются в бухгалтерию, которая приводит бухгалтерский учет в соответствие с реальной ситуацией.

Если в результате инвентаризации обнаружена недостача и установлено конкретное виновное лицо, то оно может возместить ущерб добровольно, внеся в кассу организации необходимую денежную сумму, или отказаться это сделать. Тогда организация вправе обратиться в суд, который может обязать виновника возместить имущественный ущерб.

Следует отметить, что во многих российских организациях ежегодная инвентаризация, как того требует законодательство, не проводится, а если и проводится, то формально: инвентаризационная комиссия ничего не проверяет, составляет все необходимые акты и ведомости, в которых отражено, что в организации все в порядке, никаких отклонений от данных бухгалтерского учета не выявлено. Сегодня имущество принадлежит конкретным собственникам, которые заинтересованы в том, чтобы оно хранилось надлежащим образом, не портилось и не расхищалось.

При этом на тех российских предприятиях, где инвентаризации проводятся реально и регулярно, в актах инвентаризации будет, скорее всего, отражено: все в порядке, отклонений не выявлено. Тогда может возникнуть резонный вопрос: а зачем в организации проводить очередную инвентаризацию, если ее имущество всегда в полной сохранности? В организации все в порядке как раз потому, что все материально ответственные лица и сотрудники знают, что инвентаризации проводятся регулярно и всерьез.

НАЛОГИ

Организация уплачивает государству налоги за себя и за своих работников. Основные налоги – это налог на прибыль и налог на добавленную стоимость. За своих работников организация платит налог на доходы физических лиц (НДФЛ), предварительно удерживая его из их зарплаты.

Главная идея налогообложения заключается в следующем: организация должна поделиться с государством долей дохода, которую получила или накопила она сама или ее работники.

Начисление налогов

Налоги рассчитываются бухгалтерией организации и уплачиваются по окончании месяца или квартала. Для каждого налога установлены правила определения налоговой базы (т. е. правила расчета дохода или накопленного дохода) и его ставка (доля в процентах, которую следует отдать государству). Типовая схема денежного расчета следующая: рассчитывается налоговая база – денежное выражение заработанного или накопленного дохода, частью которого организация должна поделиться с государством, а затем рассчитывается доля налоговой базы в соответствии со ставкой налога, которую и следует отдать государству в виде денежной суммы.

Если организация занимается особо полезной деятельностью, то государство может предоставлять ей льготы, т. е. уменьшить базу налогообложения или уменьшить налоговую ставку.

Денежные расчеты налогов называются также начислением налогов. Начисляет налоги бухгалтерия организации.

Для расчета налога на прибыль бухгалтерия должна сначала определить прибыль организации. Сумма налога на прибыль, подлежащая уплате в бюджет государства, определяется умножением суммы прибыли на ставку налога на прибыль. Типовая ставка налога на прибыль составляет 24 %.

Если организация является некоммерческой и не занимается предпринимательской деятельностью, то, естественно, прибыли у нее не будет.

Для расчета налога на имущество бухгалтерия сначала должна определить стоимость имущества организации по данным бухгалтерского учета. Сумма налога на имущество определяется умножением стоимости имущества на ставку налога.

Чтобы рассчитать НДФЛ работников организации, бухгалтерия должна сначала определить сумму дохода каждого работника – его персональную базу налогообложения. Перед расчетом НДФЛ база налогообложения уменьшается на сумму льгот, персонально предоставляемых сотруднику государством, скорректированная база умножается на ставку налога. Типовая ставка НДФЛ составляет 13 %.

Налог на добавленную стоимость

Начисление каждого налога – весьма сложный процесс, выполняемый в пределах бухгалтерии и означающий для организации одну хозяйственную операцию.

В отличие от других налогов налог на добавленную стоимость (НДС) определяется по другим правилам.

Добавленная стоимость – это прирост стоимости продукта, произошедший в организации. На производственном предприятии добавленная стоимость – это стоимость проданной готовой продукции минус стоимость сырья, использованного на ее производство. На торговом предприятии добавленная стоимость – это разница между ценой проданных товаров и ценой их приобретения.

Получается, что в добавленную стоимость попадает зарплата сотрудников организации, прибыль предприятия и некоторые другие расходы.

Для исчисления НДС существует отдельный документ – счет-фактура.

Счет-фактура выписывается в организации при продаже товара другой организации, обычно одновременно с товарно-транспортной накладной.

В счете-фактуре содержится перечень отгружаемых товаров, по каждому из них указывается следующее:

• стоимость товара без НДС;

• ставка НДС;

• сумма НДС;

• цена товара с НДС.

По состоянию на 2009 г. обычная ставка НДС составляет 0,18, т. е. 18 % от стоимости товара или услуги без НДС.

То есть если общая стоимость товара, которую платит покупатель, составляет 1180 руб., то стоимость товара без НДС определяется по формуле: 1180: (1 + 0,18) и составляет 1000 руб., а НДС в составе общей стоимости товара определится по формуле: 1000 × 0,18 и составляет 180 руб.

Для льготных товаров и услуг действуют ставки 10 и 0 %. В организации, которая отгрузила товар, счет-фактура регистрируется в бухгалтерском журнале – книге продаж; в организации, которая товар получила, счет-фактура регистрируется в бухгалтерском журнале – книга покупок.

Счет-фактура не выписывается, если товар продается в магазине обычному покупателю – ему выдается кассовый чек, копия которого остается в кассовом аппарате.

Но все равно на основании кассовых чеков бухгалтерия магазина рассчитывает сумму НДС проданных товаров, при этом она должна вести книгу продаж.

Выводы

1. Еще одно определение понятия бухгалтерии – это структурное подразделение организации, которое ведет бухгалтерский учет.

2. Бухгалтерские записи событий хозяйственной жизни организации делаются только на основании документов, подтверждающих произошедшие события. Бухгалтерия организации обязана собирать и хранить указанные документы.

3. В организации периодически проводится инвентаризация – проверка соответствия имущества, числящегося в организации, данным бухгалтерского учета. Она проводится с целью профилактики возможных хищений и порчи имущества организации, а также с целью проверки правильности ведения бухгалтерского учета.

4. Организация периодически платит государству налоги, размер которых зависит от результатов ее деятельности.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Рассмотрим основные принципы бухгалтерского учета, ключевые понятия бухгалтерского языка, которые используются для описания хозяйственной жизни любой организации.

Базовым понятием бухгалтерского языка является понятие бухгалтерский счет.

Как в любой области человеческой деятельности, в бухгалтерском деле есть любимые слова. Обычно эти слова перегружены различными значениями.

В бухгалтерском деле таким перегруженным словом стало слово счет.

Счетом называется документ, который предприятие выставляет другому предприятию для оплаты товаров или услуг. Совсем другой документ, который составляется в момент отгрузки товаров, называется счетом-фактурой. Расчетный счет – это условная ячейка в коммерческом банке, где предприятие хранит свои безналичные деньги. И, наконец, бывает бухгалтерский счет, или счет бухгалтерского учета, о котором пойдет речь.

Бухгалтерский счет – это основной бухгалтерский измеритель для группировки информации о стоимости имущества организации, о ее долгах и должниках.

Бухгалтерский счет имеет номер и название. Полный список бухгалтерских счетов и субсчетов, которые могут использоваться в бухгалтерском учете организации, на бухгалтерском языке называется Планом счетов.

Каждая организация разрабатывает собственный рабочий план счетов. Но свобода организации в этом вопросе несколько ограничена законодательством. Рабочий план счетов организации должен быть построен на основании типового Плана счетов, утвержденного Министерством финансов Российской Федерации (Минфином России).

Рабочий план счетов организации – это важнейший компонент ее учетной политики; он должен быть утвержден приказом руководителя организации. Разработкой рабочего плана счетов занимается бухгалтерия организации.

В соответствии с типовым Планом счетов номер бухгалтерского счета представляет собой двузначное число – от 01 до 99. Некоторые числа из этого диапазона не используются. Не существует, например, бухгалтерских счетов с номерами 06, 09, 12, 13.

Организация не имеет права изменять названия бухгалтерских счетов, приведенных в типовом плане счетов, а также вводить счета, используя свободные номера.

Строго говоря, организация может ввести дополнительные счета, если согласует этот вопрос с Минфином России.

Бухгалтеры помнят номера счетов наизусть и в практической работе предпочитают называть счета по номерам, поскольку номер значительно короче названия.

Для нужд бухгалтерского учета того количества счетов, которое имеется в типовом плане счетов, недостаточно, поэтому к счетам открывают субсчета.

Субсчета могут нумероваться не только цифрами, но и буквами.

Номер субсчета записывается после номера счета и отделяется от него дефисом, точкой или косой чертой.

Организация может вводить в свой рабочий план счетов сколько угодно субсчетов по своему усмотрению. Типовой план счетов, утвержденный Минфином России, уже содержит некоторые субсчета, но они носят рекомендательный характер.

Новые субсчета вводятся исключительно для удобства бухгалтерского учета. Например, бухгалтерский счет 51 «Расчетные счета» предусмотрен типовым планом счетов и предназначен для учета денег на расчетных счетах в банках.

Если организация имеет два расчетных счета в двух разных банках (а обычно расчетных счетов бывает больше), то на счете 51 будет учитываться общая сумма денег на двух расчетных счетах. Это удобно для того, чтобы видеть общую сумму безналичных денег, но неудобно, чтобы разбираться с конкретным банком. Для решения этой проблемы бухгалтерия организации может ввести следующие субсчета к счету 51:

• 51-1 «Расчетный счет в банке АБВГД»;

• 51-Б «Расчетный счет в банке ЕЖЗ».

Если счет имеет субсчета, то денежная сумма на этом счете будет складываться из всех денежных сумм, числящихся на его субсчетах.

Например, если по данным бухгалтерии на субсчете 51-1 числится денежная сумма 33 000 руб., а на субсчете 51-Б – 10 000 руб., то на счете 51 будет числиться 43 000 руб.

Субсчета можно в свою очередь еще делить на субсчета, что особенно распространено в эпоху компьютеризации бухгалтерского учета. При этом понадобилось новое понятие – уровень счета.

Счет первого уровня – это бухгалтерский счет. Счет второго уровня – это субсчет, входящий в состав счета первого уровня, счет третьего уровня – это субсчет, входящий в состав счета второго уровня, и т. д.

Счет или субсчет, который не делится на другие субсчета, называется конечным счетом.

Типовой план счетов, утвержденный Минфином России, который мы будем рассматривать достаточно подробно, предназначен для организаций всех форм собственности и всех организационно-правовых форм, кроме кредитных и бюджетных организаций. Для кредитных и бюджетных организаций предусмотрены собственные типовые планы (в данной книге не рассматриваются).