Текст книги "Ассистент руководителя. Лайфхаки профессии. Книга-тренинг"

Качества ассистента

Моя мама – предприниматель с 20-летним стажем. Она умело ведет бизнес, властная и целеустремленная женщина. Поэтому, когда писала эту главу, я советовалась с ней и другими представителями бизнес-сообщества. Мне было важно взглянуть на профессию со стороны, встать на место руководителя и понять, какие человеческие качества для него важны в ассистентах.

Ведь ассистент – тот, кто стоит за спиной любого руководителя, топ-менеджера или владельца бизнеса. А какой он? Давайте разберемся.

Вот список важных качеств ассистента и требований к нему:

1) вовлеченный.

Вразрез с чужими списками качеств идеального ассистента вовлеченность я ставлю на первое место. Почему-то мало кто говорит об этом качестве, а оно очень важное.

На мой взгляд, не добьется успеха, признания и уважения руководителя невовлеченный ассистент, который ровно в 18:00 бежит домой, несмотря на важное письмо в почте, и не интересуется делами компании, а работает лишь ради денег.

Вы должны искренне тащиться (извините за сленг) от того, что делаете, понимать важность и нужность вашей работы.

Хороший ассистент – тот, кто думает, что еще предпринять для улучшения условий работы шефа; кто готов менять себя и бизнес-процессы, предлагать новшества во благо эффективности шефа и компании в целом;

2) преданный.

Неслучайно негласное требование кадровых агентств к ассистентам – два-три года непрерывной работы на одном месте.

Это показатель серьезности и преданности компании. Для руководителей выбор нового помощника тоже стресс: они привыкают, открываются, рассказывают о себе, учат и наставляют. А зачем это делать, если человек прыгает каждые три-шесть месяцев с места на место?

3) пунктуальный.

Ассистент должен уметь организовать не только день шефа, но и собственный. Время – самый ценный ресурс. Значит, нужно сделать так, чтобы ни минуты времени шефа не было потрачено в ненужном ожидании, пробках и т. д.;

4) грамотный.

Ассистент – лицо компании, ее визитная карточка. Грамотно писать и говорить в нашей профессии очень важно.

По телефонному звонку и письму нас оценивают как профессионала;

5) тактичный.

Это качество связано и с деловым этикетом. Нужно досконально знать правила хорошего тона, уметь начинать и поддерживать светскую беседу, быть безупречным во всем.

Мы работаем с большим количеством партнеров и клиентов.

Нас зачастую видят раньше, чем босса. Именно мы отвечаем за впечатление, которое наша компания производит на гостей. Поэтому уметь общаться и применять нормы этикета очень важно;

6) ответственный.

Я искренне считаю, что профессия ассистента – управленческая. Мы принимаем множество управленческих решений: работать или не работать с подрядчиком, какие подарки ВИП-партнерам выбрать и т. д. Но мало принять решение, важно нести ответственность за его последствия;

7) умеет работать с информацией.

В потоке информации ассистент вылавливает нужную, адаптирует ее и использует себе во благо. Услышали рекомендацию ресторана от друзей – записали: вдруг шефу пригодится;

8) умеет делегировать.

Руководителю, как правило, важен результат, а не исполнитель. Умение делегировать = передавать кому-то часть своих функций.

В 2018 году на канале «Муз-ТВ» шло очень стоящее шоу под названием «Собчак слезам не верит» – о том, как всем известная Ксения Анатольевна Собчак искала себе ассистента.

Советую посмотреть! Шоу снято в формате edutainment – смесь развлечения с обучением. Там множество дельных мыслей на тему – какой он, идеальный ассистент. А главное, много кейсовых ситуаций, которые могут возникнуть в его деятельности.

Одна из ситуаций была следующая. Ксения Анатольевна с двумя ассистентами (молодым человеком и девушкой) приехала в картинную галерею-бутик, чтобы выбрать картину в подарок ее другу.

Девушка начала ходить по галерее и рассуждать, опираясь на свои предпочтения и вкусы, в итоге остановила выбор на розовой картине с оранжевыми вставками. А молодой человек обратился за советом к галеристу. Вот вам пример грамотного делегирования.

Если есть кому передать свои функции и этот кто-то решит задачу качественнее и профессиональнее – делегируйте;

9) умеет хранить тайны.

Ассистент имеет дело с большим объемом конфиденциальной информации о бизнесе, руководителе и его семье, которую надо бережно хранить. Понимая, что помощника могут использовать в корыстных целях конкуренты и недоброжелатели шефа. Почитайте законы об информации и конфиденциальных данных, чтобы понимать, что не подлежит разглашению.

Умение работать с конфиденциальной информацией руководители часто ставят на одно из первых мест в списке требований к ассистентам;

10) следит за собой.

Ассистент – лицо компании, часто сопровождающее шефа на деловые встречи. Поэтому важно следить за собой и знать, что такое деловой дресс-код. Следует помнить: у партнеров и клиентов вы ассоциируетесь с руководителем. Какой образ вы хотите закрепить в их голове? Наверное, образ профессионала, уверенного и надежного. А внешний вид – хорошее подспорье в ассоциациях.

Если вы ищете работу, позаботьтесь о надлежащем фото в бизнес-стиле для резюме;

11) следит за трендами.

Здесь я имею в виду разные тренды. Например, вы должны интересоваться новыми технологиями, приложениями и техникой. Знать, какие книги стали бестселлерами в прошлом году, какие рестораны получили престижные награды и т. п.

Эти знания точно пригодятся для работы. Нужно быть увлекающимся и открытым для новой информации человеком;

12) доступен 24/7.

Ассистент должен быть на связи 24 часа 7 дней в неделю.

Именно этого боятся многие, ведь никто не отменял семью и личную жизнь. Однако, во-первых, не факт, что вас будут дергать в три ночи или семь утра воскресенья. Но ответить шефу удаленно сообщением, я думаю, можно и во внерабочее время.

Ассистент, готовый работать 24/7 и хорошо владеющий английским языком, может рассчитывать на зарплату на порядок больше своих коллег (эти два требования непосредственно влияют на величину заработка);

13) владеет английским.

Английский язык нужно знать на высоком уровне, особенно если вы претендуете на работу в международной компании. Благо сейчас изобилие инструментов по его изучению:

speaking-клубы, курсы, онлайн-программы.

Я уже писала, что в свое время училась в международных бизнес-школах, изучала предметы на английском языке и общалась со студентами. Считаю это глобальным вкладом в собственный уровень владения языком. Ты не только учишься и сдаешь экзамены на английском, но и коммуницируешь с людьми со всего света. Это 100 % погружение в языковую среду.

Еще одним важным вложением в мой уровень владения иностранным языком я считаю международную сертификацию.

Я сдавала экзамены и получила международный кембриджский сертификат BEC на знание бизнес-английского. Он бессрочный, везде признается и подтверждает знание языка на определенном уровне. Всем советую озаботиться получением именно международного сертификата – это прекрасное конкурентное преимущество. И пусть оно будет у вас;

14) разбирается в бизнес-процессах компании.

Ассистент должен разбираться в бизнес-процессах компании, знать ее структуру и понимать, какое подразделение за что отвечает. Без этих знаний даже входящий звонок, по ошибке попавший в приемную, грамотно не перенаправить;

15) обладает развитым эмоциональным интеллектом.

Про это сейчас много говорят. Раньше при отборе кандидатов в большую компанию (как я в свое время пришла в «Лабораторию Касперского») HR тестировали их на IQ, где упор сделан на логику, умение видеть связи и делать выводы. Теперь все больше говорят именно об эмоциональном интеллекте и развитой эмпатии – это когда вы умеете находить общий язык с разными людьми, считывать их эмоции и использовать нужные слова в тех или иных ситуациях.

Наверняка вы хорошо знаете своих близких (маму или сестру, мужа или брата) и можете по походке «считать», в каком настроении человек. Вот муж вернулся с работы, с грохотом ставит свой кейс на стул, грузно садится – значит, на работе сегодня не все гладко или он слишком долго стоял в пробке по пути домой. Вы знаете, как его приободрить: нальете чашку ромашкового чая, сделаете бутерброд и расскажете смешную историю. Это и есть эмоциональный интеллект.

А еще ассистент должен быть гибким, быстро подстраивающимся под изменения, сообразительным, интеллектуально развитым, стрессоустойчивым и т. д.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Найдите на YouTube видеозаписи шоу «Собчак слезам не верит» и посмотрите хотя бы два первых выпуска. В них коллеги и друзья Собчак и сама Ксения Анатольевна рассуждают, какой он, идеальный ассистент.

Ваша задача – выписать качества помощника руководителя, которые мы не обсудили на страницах этой книги.

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

Что делает помощник? Разбираемся в функционале

В качествах и требованиях к ассистенту мы разобрались. Теперь поговорим о его функционале. Что должен делать ассистент, или помощник руководителя?

Прежде всего он освобождает руководителя и создает надежный тыл, решает все административные и организационные вопросы.

В данной книге мы сделаем упор на организационно-административном блоке – это основной функционал, который неизменен в портрете профессии. Именно он востребован в большинстве компаний, независимо от специфики их деятельности.

Перечислим главные обязанности ассистента и его основной функционал:

• планирование рабочего времени руководителя;

• организация командировок и бизнес-поездок руководителя;

• работа с посетителями в приемной;

• подготовка, проведение и обслуживание переговоров и конферентных мероприятий;

• организация и поддержка комфортного рабочего места руководителя и приемной;

• осуществление цифровых коммуникаций (этикет в Сети) по ходу деятельности;

• работа в сервисах, приложениях, программах;

• ведение телефонных переговоров;

• составление и оформление управленческой документации;

• работа с документами в приемной. Чтобы лучше понять, что делает ассистент-помощник руководителя, я предлагаю познакомиться с очень полезным документом, профессиональным стандартом помощника. Профстандарт – это характеристика квалификации, навыков, знаний и умений, которые необходимы работнику, чтобы эффективно заниматься определенным видом профессиональной деятельности.

Профстандарт, регламентирующий деятельность ассистентов, утвержден приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н и раскрывает специфику квалификации «специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». В 2015 году я присутствовала на его слушаниях, где собрались представители профессии, эксперты и обсуждали, что прописать в документе.

Профстандарт – очень полезная вещь. Удивительно, что об этом документе мало говорят на специализированных курсах и в публикациях. Поэтому я выступаю в роли его адепта не только на своих занятиях, но и в этой книге. Все свои курсы обязательно адаптирую под требования профстандарта и рынка труда, чтобы не предлагать будущим помощникам-ассистентам то, что им не нужно.

Профстандарт – угроза или решение?

Прежде чем переходить к содержанию профстандарта, давайте разберемся, зачем он нужен.

Первая ситуация, когда полезен профстандарт.

Вы мечтаете о работе в крупной корпорации. Вам снится «Газпром», «Лукойл», «Интер РАО», «Транснефть»… Вы грезите стать помощником у руководителей этих компаний. Изучить профстандарт, прежде чем претендовать на подобные вакансии, – ваша основная задача.

Почему? Потому что крупные компании (государственные или с госучастием) переходят на профессиональные стандарты. Это значит, что они адаптируют все должностные инструкции, внутренние локальные документы и выбирают кандидатов в соответствии с требованиями профстандарта, которые для них обязательны.

Когда вы придете на собеседование или будете проходить кейс, вас станут оценивать на соответствие должности и профстандарту, показывающему знания, умения и навыки, которыми должен обладать соискатель, претендующий на ту или иную должность.

Вторая ситуация, когда полезен профстандарт.

Ура, мечта сбылась – вы работаете в крупной корпорации, испытательный срок пройден и вроде можно расслабиться. Но не тут-то было! Если в вашей компании ежегодно (или раз в три-пять лет) проходит аттестация, то, скорее всего, оценивать вас будут на соответствие занимаемой должности и профстандарту, где прописаны требования к сотруднику.

Третья ситуация, когда полезен профстандарт.

Вам хочется развиваться, учиться. Однако нет желания нагружать себя ненужными знаниями. Необходимо прицельное развитие и обучение на благо карьеры. Так вот, профстандарт – отличный документ для саморефлексии.

Когда я проходила испытательный срок в Минпромторге России, в департамент по кадрам мы каждую неделю сдавали документ-рефлексию: я сама анализировала свою работу и успехи за неделю – что сделала/не сделала, что удалось/не удалось, чем довольна/недовольна. А главное, в документе я размышляла, почему не удалось что-то сделать и что предпринять, чтобы результат стал положительным. Отличнейшая практика! Порой я применяю ее и сейчас.

Профстандарт позволяет провести рефлексию по поводу того, что вы знаете/умеете и что полезно в себе развивать, совершенствовать. Он поможет понять, что еще надо знать/уметь, чтобы быть/стать эффективным помощником.

Лучшая стратегия – рассматривать профессиональный стандарт как карьерную лестницу. Зная требования для конкретной должности, вы можете планировать свое обучение и развитие, будете максимально соответствовать профилю идеального сотрудника, успешно пройдете аттестацию и сертификацию.

Иными словами, профессиональный стандарт не угроза карьере. Наоборот, он дает возможность самостоятельно определять направление собственного карьерного развития и влиять на него.

Профстандарт, по сути, стандартная модель компетенций, «средняя температура по больнице», которая применима в большинстве компаний. Это базовый, общий и самый распространенный список требований и функций ассистента.

Другое дело, что поскольку модель усредненная – она не исчерпывающая. Это не значит, что, допустим, в «Лукойле» от помощника требуется лишь прописанное в профстандарте и ничего больше.

Каждая компания сама определяет, какие обязанности возложить на ассистента. А профстандарт описывает самые общие и распространенные функции.

И плюс, если вы претендуете на позицию персонального ассистента, то личные поручения, как вы помните, трудно спрогнозировать и описать заранее.

Разработчики профессионального стандарта присвоили должностям в стандарте три уровня квалификации – третий, пятый и шестой:

• третий уровень соответствует самому низкому уровню квалификации в должностной иерархии. В него входят действия, умения, знания и навыки для трудовых функций секретаря-администратора;

• пятый уровень соответствует должности делопроизводителя, который занимается документационным обеспечением деятельности организации;

• шестой уровень соответствует должностям секретаря руководителя и помощника руководителя. Персональный ассистент решает множество задач и является правой рукой шефа. Поэтому требования к его знаниям и навыкам достаточно высокие.

Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции

Ступени профессионального стандарта

Профстандарт рассматривает функционал и необходимые знания для четырех уровней должностей: секретаря-администратора, делопроизводителя, секретаря руководителя и помощника руководителя.

У вас может возникнуть вопрос: «А при чем тут секретарь-администратор и делопроизводитель, если книга о профессии ассистента?» Друзья мои, вопрос резонный и показывает ваше умение критически оценивать информацию. Я отвечу: мы рассматриваем секретаря-администратора и делопроизводителя потому, что их функции выполняет и ассистент на своем рабочем месте. Вы же встречаете гостей и принимаете звонки, а это функция администратора. Составляете деловые письма, оформляете приказы на бланках – это функция делопроизводителя. То есть помощник руководителя = функции администратора + функции делопроизводителя + пул дополнительных, характерных только для помощника обязанностей. С секретаря-администратора проще всего начинать работать в крупных корпорациях и известных компаниях, чтобы потом выстроить карьеру.

Делопроизводственные функции (составление и оформление документов и писем, документооборот и др.) рассматривать в данной книге не будем, поскольку это обширная тема, по которой есть много специализированной литературы. Составлению и оформлению документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016, организации документооборота учат эксперты по документационному обеспечению управления, изданы учебники и пособия.

Моя же задача – разобрать функционал помощника, не касающийся работы с документами. Поэтому мы будем рассматривать другие не менее важные темы и поднимать вопросы по работе ассистентов, по которым почти нет литературы.

Требования к образованию и опыту

Профессиональный стандарт формулирует требования к образованию и опыту работы для каждой должности: секретарь-администратор, делопроизводитель, секретарь руководителя, помощник руководителя. Они отличаются друг от друга по количеству и сложности функций.

Например, чтобы соответствовать должности секретаря-администратора, кандидат должен иметь среднее общее образование и пройти профессиональное обучение; для делопроизводителя – среднее профессиональное образование и обучение по программам подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

Самые высокие требования предъявляются к образованию и опыту работы секретарей и помощников руководителя.

Секретарь руководителя должен:

• иметь высшее образование (бакалавриат или среднее профессиональное образование);

• иметь дополнительное профессиональное образование;

• не менее двух лет работать по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя при среднем профессиональном образовании. От помощника руководителя профессиональный стандарт требует:

• высшее образование (бакалавриат);

• дополнительное профессиональное образование;

• не менее трех лет практической работы по профилю организации.

Как «читать» и использовать профстандарт

Перед вами – иллюстрация того, как каждая трудовая функция в профстандарте делится на знания, умения и действия. Говоря простым языком, тот перечень функций, данный в таблице выше, раскрывается подробно. Профстандарт четко описывает каждую функцию из перечня с помощью действий, умений и знаний.

Действия – то, что вы делаете в рамках функции.

Знания – то, что вы должны знать для успешного выполнения функции.

Умения – то, что вы должны уметь, чтобы эффективно выполнять действия в рамках функции.

Давайте разберем на примере одну из функций – «организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий».

Для начала поясню: конферентные мероприятия – это собрания, совещания, переговоры и даже семинары, то, что вы как помощник организуете для своего руководителя.

Профстандарт поясняет, что подразумевается под организацией и подготовкой названных мероприятий, какие действия обычно совершает ассистент, что он должен знать и уметь.

Представим себе ситуацию. Вы открываете известный сайт по поиску работу HeadHunter и видите, что в вакансии ассистента указано требование: «должен уметь организовывать конферентные мероприятия». Согласитесь, под организацией конферентного мероприятия каждый понимает свое. Поэтому профстандарт и является подспорьем – в нем четко прописано, что значит эта функция: оповещение и информирование участников совещания, проверка технической оснащенности, выбор места и времени проведения и т. д.

Каждая функция описана знаниями, умениями и навыками, что позволяет не додумывать, что именно под ней подразумевать.

Допустим, в рамках рассматриваемой нами функции ассистент должен уметь сервировать чайный/кофейный стол. Вы прочитали это в профстандарте и поняли, что есть трудности: офисное гостеприимство – не ваша сильная сторона. Значит вы пойдете искать статьи на эту тему, скачивать пособие по деловому этикету или запишитесь на практические курсы. Вот он, ваш вектор развития, позволяющий развиваться целенаправленно, сопоставлять реальные знания и навыки с теми, которые в идеале требуются от ассистента.

Далее в отдельной главе мы рассмотрим организационные аспекты подготовки мероприятий.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

1. Скачайте профессиональный стандарт помощника и изучите его. Было бы неплохо уметь в нем разбираться и правильно читать. Посмотрите все трудовые функции, которые там описаны.

2. Воспользовавшись профстандартом, выберите хотя бы три знания/навыка или функции целиком, в которых вам нужно совершенствоваться в первую очередь. Подумайте, почему есть такая необходимость (зачем вам это), и напишите краткий план действий, что будете делать.

Пример: