Текст книги "Методология календарно-сетевого и ресурсного планирования и управления в проектной организации"

Анна Воронцова
Методология календарно-сетевого и ресурсного планирования и управления в проектной организации

Благодарность за помощь и рекомендации при создании данной книги Соловьеву Е.А. и Артикульной Е.А.

Рецензент – к.т.н. Пиотровский А. С.

1. Назначение и область применения документа

Методология календарно-сетевого и ресурсного планирования и управления может применяться при планировании, актуализации и контроле календарно-сетевых графиков проектно-изыскательских работ проектными организациями.

В настоящей методологии содержится описание методов и подходов к планированию, актуализации и контролю календарно-сетевых графиков проектно-изыскательских работ. В том числе, в методологии содержатся подходы к созданию структуры декомпозиции работ графика, определению применимых типов работ, назначению ресурсов на работы графика, назначению технологических зависимостей между работами графика, учету ограничений при расчете графика. Описан порядок определения и внесения фактических и прогнозируемых данных, методика определения процентов выполнения работ. Также методология описывает структуры кодирования данных (проектов, работ, ресурсов).

Настоящая методология применима для целей внутреннего планирования и контроля, и подготовки отчетной информации внутри проектных организаций. На основании требований Заказчика по договору на выполнение ПИР могут быть реализованы методы календарно-сетевого и ресурсного планирования и управления, отличные от описанных ниже.

При реализации проектов с зарубежными Заказчиками потребуется разработка определенных контрактом процедур и документов, учитывающих требования Заказчика. При этом применимые положения настоящей методологии календарно-сетевого и ресурсного планирования и управления могут быть взяты за основу при разработке необходимых проектных документов.

2. Основные термины, определения и сокращения

Перечень основных терминов и определений представлен в таблице 1.

Таблица 1. Основные термины и определения

Перечень используемых сокращений в таблице 2. представлен

Таблица 2. Сокращения

3. Ранжирование уровней планирования и управления

ПРИ ПОСТРОЕНИИ системы календарно-сетевого и ресурсного планирования в проектной организации необходимо учитывать ранжирование уровней планирования и управления.

Каждый последующий уровень планирования и управления должен детализировать предыдущий уровень.

Первый уровень планирования и управления – это единый календарно-сетевой график реализуемых, планируемых к реализации и перспективных объектов проектирования, разработанный на основании информации о текущих и планируемых инвестиционных проектах отрасли. Может быть разработан как отдельный документ или сформирован автоматически из проектов, внесенных в информационную систему управления проектами.

Второй уровень планирования и управления детализирует график 1-го уровня до договоров (дополнительных соглашений) и этапов договоров.

Второй уровень планирования и управления – это единый календарно-сетевой график проектов, который формируется на основании производственного (тематического) плана проектной организации и календарных планов выполнения работ по договорам. Может быть разработан как отдельный документ или сформирован автоматически из проектов, внесенных в информационную систему управления проектами.

Каждый КСГ 3-го или 4-го уровня составляется как график объекта проектирования. Календарно-сетевой график третьего уровня планирования и управления формируется исходя из значимых для Заказчика результатов работ (комплект, том и пр.) и включает ресурсный план.

Календарно-сетевой график 4-го уровня планирования и управления детализирует график 3-го уровня до графика выдачи заданий в подразделения. Данному уровню управления соответствует принцип назначения одного исполнителя на каждую работу (самую простую структурную единицу) проекта.

В рамках данной методологии в состав каждого КСГ 3-го и 4-го уровня планирования и управления в состав пакета работ «Календарный план» включается информация о договорах и этапах договоров. Также все применимые работы календарно-сетевых графиков привязываются к определенным договорам, этапам договоров и уровню планирования и управления через коды работ. На основании назначенных кодов работ в информационной системе управления проектами можно сформировать единые календарно-сетевые графики проектов 1-го и 2-го уровня планирования и управления, включающие в себя, в том числе, ресурсную и стоимостную информацию.

В настоящей методологии детально рассматриваются подходы к разработке календарно-сетевых графиков 3-го и 4-го уровня планирования и управления, при использовании которых можно автоматически получить КСГ 1-го и 2-го уровня.

4. Исходные данные для разработки календарно-сетевого графика

4.1 Последовательность разработки календарно-сетевого графика

При разработке календарно-сетевого графика проекта и создании ресурсного плана применяется следующая последовательность:

1. Разрабатывается структура декомпозиции работ (СДР) графика. Подробное описание принципов создания структуры декомпозиции приведено в п. 5 настоящей методики;

2. К созданной СДР добавляются измеримые и управляемые элементы – работы, на них назначаются взаимосвязи и ограничения. Подробное описание принципов внесения работ проекта приведено в п. 6 настоящей методики;

3. На работы проводится назначение ресурсов и (или) ролей, указываются плановые трудозатраты, затраты нетрудовых ресурсов и расходы. Подробное описание принципов назначения ресурсов и расходов на работы проекта приведено в п. 7 настоящей методики;

4. Для обеспечения возможности группировки, сортировки и фильтрации данных по проектам, работам и ресурсам назначаются коды. Подробное описание принципов назначения кодов на проекты, работы и ресурсы приведено в п. 8 настоящей методики.

4.2 Подходы к разработке КСГ в условиях высокого уровня неопределенности

При высоком уровне неопределённости в проекте для каждого пакета работ можно внести сводную работу, даже если она заведомо не обеспечивает получения достаточно точных оценок и расписания для пакета работ.

Сводная работа на специально выбранном достаточно высоком уровне структуры декомпозиции работ:

– Отражает все затраты и потребности в ресурсах;

– Используется для укрупнённого планирования, если пакеты работ ещё не запланированы.

При планировании проекта с высоким уровнем неопределенности используется метод набегающей волны. Это способ планирования, при котором:

– Предварительно разрабатывается укрупнённое представление структуры декомпозиции и работ (в основном – контрольных событий);

– Последовательно, при поступлении более детальной информации о проекте, детализируются структура декомпозиции работ, состав и последовательность работ только для ближайших плановых периодов.

4.3 Минимально необходимые исходные данные

Перечень минимально необходимых исходных данных для начала разработки календарно-сетевого графика проекта приведены в таблице 3.

Таблица 3. Минимально необходимые данные для начала разработки КСГ

5. Разработка структуры декомпозиции работ

5.1 Общие сведения и определения

Декомпозиция всего проекта на более мелкие и более управляемые компоненты (пакеты работ) проводится для обеспечения более действенного контроля над выполнением работ.

Структура декомпозиции работ (СДР) – иерархическая структура, позволяющая разделить проект на отдельно либо совместно управляемые части – пакеты работ. Пакет работ может содержать более детальные пакеты работ или отдельные работы или и то, и другое. Каждому пакету работ должен соответствовать объективный и измеримый результат.

СДР должна включать в себя все работы по проекту.

5.2 Основание для разработки структуры декомпозиции работ

Структура декомпозиции работ формируется на основании:

– Задания на проектирование к договору или проекта задания;

– Требований Постановления Правительства Российской Федерации от 16.02.2008 № 87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию»;

– Корпоративных требований.

5.3 Типовая СДР. Подходы к разработке СДР по видам работ

Структура декомпозиции работ изменяется и дополняется по мере поступления новой информации в ходе выполнения работ по проекту.

Типовая СДР в зависимости от стадии проектирования включает в себя следующие пакеты работ верхнего уровня структуры декомпозиции:

– Ключевые вехи;

– Календарный план;

– Преддоговорная и договорная работа (включая работы по заключению основного договора с Заказчиком, проведение конкурсов и заключение договоров с подрядчиками);

– Управление проектом;

– Исходные данные;

– Сбор исходных данных;

– Инженерные изыскания;

– Основные технические решения (ОТР);

– Техническая часть закупочной документации на основное технологическое оборудование (ТЧДЗ на ОТО);

– Проектная документация;

– Согласования и экспертизы;

– Рабочая документация;

– Рассмотрение и согласование РД Заказчиком;

– Конкурсная документация по выбору исполнителя строительно-монтажных работ.

Пакеты работ верхнего уровня структуры декомпозиции могут быть при необходимости разбиты на этапы строительства или подобъекты в соответствии с требованиями технического задания.

Детальные структуры декомпозиции работ по сбору исходных данных и инженерным изысканиям разрабатываются на основании требований Заказчика по договору на выполнение проектно-изыскательских работ или на усмотрение ГИПа (руководителя проекта).

Для разработки детальной структуры декомпозиции пакета работ «Сбор исходных данных» необходимо:

1. Составить список зданий и сооружений, входящих в состав объекта на основании задания на проектирование или проекта задания;

2. Составить список исходно – разрешительной документации (справок), необходимой для разработки проектных разделов с распределением на книги (тома). При необходимости, для линейных объектов провести разбивку по территориальному признаку (районам);

3. Составить список технических условий на подключение и пересечение, необходимых для разработки проектных разделов с распределением на книги (тома). При необходимости, для линейных объектов провести разбивку по территориальному признаку (районам);

4. Составить список согласований с землепользователями, необходимых для разработки проектных разделов с распределением на книги (тома). При необходимости, для линейных объектов провести разбивку по территориальному признаку (районам);

5. Составить перечень документации по ППТ и ПМТ с распределением на книги (тома). При необходимости, для линейных объектов провести разбивку по территориальному признаку (районам);

6. Для каждой книги (тома) определить принадлежность ресурса (собственные силы или субподряд).

Для разработки детальной структуры декомпозиции пакета работ «Инженерные изыскания» необходимо:

1. Составить список зданий и сооружений, входящих в состав объекта на основании задания на проектирование или проекта задания;

2. На основании задания на проектирование (проекта задания) составить перечень видов инженерных изысканий;

3. Провести декомпозицию каждого вида инженерных изысканий на книги (тома). Для линейных объектов провести разбивку по территориальному признаку (районам).

4. При необходимости, провести разбивку видов инженерных изысканий по составу объекта (линейная часть, притрассовые объекты, площадные объекты);

5. Для каждой книги (тома) определить принадлежность ресурса (собственные силы или субподряд).

6. Если к моменту составления детальной структуры декомпозиции имеется программа инженерных изысканий, все необходимые сведения, указанные в п. 1–5, берутся из программы.

Для разработки детальной структуры декомпозиции пакета работ «Инженерные изыскания (поисково-оценочные работы на подземные воды)» необходимо:

1. Составить список площадочных участков, входящих в состав объекта;

2. Составить список первичной документации и картографических материалов, необходимых для производства работ;

3. Определить количество водопотребления площадочных участков (при наличии сведений);

4. Разработать техническое задание на выполнение работ по изысканиям источников водоснабжения;

5. Разработать календарный план выполнения работ;

6. Разработать программу работ по выполнению поисково-оценочных работ на подземные воды для целей водоснабжения площадочных участков;

7. Определить объём площадных геофизических работ с разбивкой по площадочным участкам;

8. Определить объём работ по маршрутному обследованию с разбивкой по площадочным участкам;

9. Определить объём буровых работ и ГИС с разбивкой по площадочным участкам;

10. Определить объём опытно-фильтрационных работ с разбивкой по площадочным участкам;

11. Для каждого вида работ определить принадлежность ресурса. Какие объёмы, в том числе лабораторные работы, будут выполняться собственными силами или передаваться на субподряд;

12. Для каждого вида работ определить количество книг (томов) полевых и технических отчётов;

13. Составить перечень документации по камеральным отчётам с разбивкой по площадочным участкам;

14. Для каждой книги (тома) определить принадлежность ресурса (собственные силы или силы субподрядной организации).

Для разработки детальной структуры декомпозиции пакетов работ «Проектная документация» и «Рабочая документация» необходимо:

1. Составить список зданий и сооружений, входящих в состав объекта на основании задания на проектирование или проекта задания;

2. На основании списка зданий и сооружений составить список комплектов чертежей (СВОК) и книг (состав проекта), которые планируются к передаче Заказчику;

3. Для каждого комплекта чертежей определить необходимость разработки сметной документации;

4. Для каждого комплекта чертежей определить принадлежность ресурса (комплект чертежей или книга будут выпускаться собственными силами или передаваться на субподряд);

5. Для каждого комплекта чертежей или книги (тома) определить компетенцию (буквенное обозначение в кодировке) в соответствии с корпоративными регламентами по обозначению, оформлению и комплектованию проектной и рабочей документации;

Примеры типовой структуры декомпозиции работ календарно-сетевого графика 3 уровня управления и 4 уровня управления с примерами работ для проектного института группы компаний «Газпром» приведены на рисунках 1 и 2 соответственно.

Рисунок 1. Типовая СДР календарно-сетевого графика 3 уровня управления

Рисунок 2. Типовая СДР календарно-сетевого графика 4 уровня управления

6. Подходы к созданию работ и установлению зависимостей ксг

6.1 Календари

Разработка календарно-сетевого графика проводится с учетом праздников и нерабочих периодов времени для отдельных работ и (или) ресурсов или графика в целом. Для этого используются различные календари с определением доступных рабочих дней и часов.

Календари бывают следующих видов:

– Календарь проекта;

– Календарь ресурса.

– Календарь работы.

Календари также могут учитывать доступность ресурсов и ограничения на выполнение работ.

Основным календарем для большинства проектов является календарь со стандартной пятидневной рабочей неделей – 5 дней в неделю с 8-ми часовым рабочим днем. Для полевых изыскательских работ – б дней в неделю с 8-ми часовым рабочим днём.

6.2 Типы работ

После создания структуры декомпозиции работ каждый пакет разделяется на измеримые и управляемые элементы – работы. Масштаб и длительность работ должны соответствовать применяемым в проекте плановым периодам. Характерная длительность работ не должна превышать 2–3 плановых периода.

При определении состава работ каждого пакета используется принцип одного ответственного (специалиста или подразделения) за одну работу. Ответственность за выполнение работы должна быть однозначно определена.

Каждая работа должна выполняться непрерывно одним составом исполнителей.

Тип работы выбирается исходя из функций этой работы в календарно-сетевом графике. Основные используемые типы работ приведены в таблице 4.

Таблица 4.Основные используемые типы работ

6.3 Технологические зависимости и задержки

После добавления работ в график и определения их типа устанавливается логическая последовательность выполнения этих работ с учетом указанных задержек между выполнением работ.

Зависимости между работами бывают следующих видов:

– Обязательные зависимости – вытекают из технологии выполнения работ;

– Произвольные зависимости – носят организационный характер;

– Внешние (межпроектные) зависимости – включают связи с работами других проектов.

Логическая последовательность работ определяется типом зависимостей между работами. Как правило, зависимости определяются от предшественника к последователю. Типы зависимостей и их описание приведены в таблице 5.

Таблица 5. Типы зависимостей

Если работа – последователь не может начаться или завершиться сразу после того, как работа – предшественник начнется или завершится, необходимо определить временную задержку этой зависимости.

Задержка – это время от старта или финиша текущей работы до старта или финиша работы – последователя. Задержка может быть положительной (задержка) или отрицательной (опережение).

Задержки применяются со всеми известными типами зависимостей между работами.

Все используемые в календарно-сетевом графике задержки должны быть обоснованными и обязательно документироваться. Документ, содержащий перечень задержек является приложением к календарно-сетевому графику.

В его состав включаются следующие сведения: список задержек, обоснование применения; работы, между которыми установлена задержка; тип зависимости и величина задержки.

При разработке календарно-сетевого графика необходимо, чтобы все работы были связаны между собой технологическими зависимостями.

Исключением из этого правила являются:

– Веха старта проекта. Для этой работы не назначаются работы – предшественники;

– Веха финиша проекта. Для этой работы не назначаются работы – последователи;

– Работы типа «гамак».

Все работы – последователи для вехи старта проекта должны быть связаны с ней типом зависимости «Старт-Старт». Все работы – предшественники для вехи финиша проекта должны быть связаны с ней типом зависимости «Финиш-Финиш».

6.4 Ограничения

Некоторые работы должны быть начаты или завершены к определенным срокам, а не к рассчитанным исходя из зависимостей с другими работами. В том случае, если работа должна начаться или завершиться к определенному сроку, используются ограничения.

Примером использования ограничений могут быть сезонные работы, которые не могут быть начаты раньше определенного срока.

Все используемые ограничения должны быть обоснованы и задокументированы. Документ, содержащий перечень ограничений является приложением к календарносетевому графику. В его состав включаются следующие сведения: список ограничений, обоснование применения; работы, на которые назначены ограничения; типы ограничений и даты.

Используемые виды ограничений дат начала и окончания работ:

– Не ранее;

– Не позднее;

– В срок.

6.5 Критические работы и критический путь

Критический путь – это самая продолжительная последовательность работ календарно-сетевого графика проекта. Длительность работ, лежащих на критическом пути, определяет длительность проекта в целом.

Длительность выполнения всего проекта в целом может быть сокращена за счет сокращения длительности работ, лежащих на критическом пути. Соответственно любая задержка выполнения работ критического пути повлечет увеличение длительности проекта.

Сокращение продолжительности проекта может быть реализовано за счет использования следующих подходов:

1. Сжатие расписания – сокращение длительности работ критического пути;

2. Изменение технологии – частичное или полное запараллеливание работ, применение более интенсивных технологий;

3. Увеличение детализации – сокращение длительности за счет разбиения и запараллеливания работ;

4. Добавление ресурсов – сокращение длительности работ за счет большего количества ресурсов;

5. Назначение более интенсивных календарей – увеличение рабочей недели, исключение некоторых дней из нерабочих периодов.

6. Изменение содержания проекта.

Работы критического пути требуют особого контроля для предотвращения срыва сроков всего проекта.

7. Подходы к назначению ресурсов, расходов и расчету стоимости

7.1 Назначение ресурсов

После создания структуры и работ календарно-сетевого графика, установления взаимосвязей и ограничений, необходимо провести назначение ресурсов и расходов на работы, а также рассчитать стоимость.

Ресурсы включают в себя персонал и оборудование, которые обеспечивают выполнение всех работ проекта.

По своим типам ресурсы делятся на трудовые (персонал), нетрудовые (техника, оборудование) и материалы. Трудовые и нетрудовые ресурсы обычно задействованы в нескольких работах или проектах, их работа всегда нормируется по времени. Материалы характеризуются стоимостью за единицу.

Для инженерных изысканий допускается считать единицей трудового ресурса бригаду, а не исполнителя (специалиста), и осуществлять планирование и контроль количества и стоимости ресурсов по бригадам, без дальнейшей детализации.

Назначение ресурсов на этапе планирования осуществляется в один или два этапа, в зависимости от полноты информации, доступной на момент формирования ресурсного плана.

Как правило, при долгосрочном и среднесрочном планировании (более двух месяцев) отсутствует возможность назначить конкретного специалиста или единицу техники на определенный вид работ. Поэтому на первом этапе на работы назначаются только роли (специальности, виды техники и оборудования), без назначения конкретных исполнителей и единиц техники, и определяется плановое количество по ролям.

Роли трудовых ресурсов – это определение требований к квалификации исполнителей. В рамках данной методики «роль трудового ресурса» – это должность исполнителя и его специальность, «роль нетрудового ресурса» – это вид техники, оборудования, обладающего определенными характеристиками.

Для структурных подразделений, сформированных в виде специализированных подразделений (отделов, групп в отделах), выбор и назначение на работу КСГ роли специалиста или нескольких ролей специалистов проводится из конкретного подразделения – филиала, отдела, группы. В таком случае, ролевая структура подразделений служит основой для группировки данных ресурсного плана.

Для структурных подразделений, сформированных в виде комплексных отделов, выбор и назначение ролей специалистов проводится аналогичным образом.

Для структурных подразделений, сформированных в виде проектного офиса, выбор и назначение специалистов проводится исходя из перечня участников проектной команды (сотрудников), определенных на этапе заключения контракта.

Вторым этапом планирования, как правило, это краткосрочное планирование в диапазоне от одной недели до месяца, является детализация назначений ресурсов до конкретных исполнителей или единиц техники и определения их планового количества. Детализация назначений ресурсов до исполнителей или единиц техники проводится по мере постановки задач на уровень руководителей структурных подразделений (отделов, групп) или ежемесячно (еженедельно) в начале месяца (недели).

При наличии детальной информации об исполнителях первый этап планирования (по ролям) может быть пропущен и назначение ресурсов может быть проведено сразу с детализацией до конкретного исполнителя или единицы техники.