Текст книги "Методология календарно-сетевого и ресурсного планирования и управления в проектной организации"

7.2 Определение планового количества ресурсов

Плановое количество ресурса определяется по следующей формуле:

Например: Планируемая длительность работы – 10 дней. При этом ресурс выполняет эту работу по 2 часа в день, т. е. его интенсивность – 2 часа в день.

Плановое количество = 10 * 2 = 20 часов.

Для расчета фактического или оставшегося количества ресурсов используется аналогичная формула, но с использованием фактических или оставшихся значений длительности и интенсивности использования.

Трудозатраты каждого ресурса на выполнение работ определяются на основании экспертной оценки ГИПа или руководителя структурного подразделения – исполнителя работ, в зависимости от установленного в проектной организации порядка определения трудозатрат. При наличии в проектной организации внутренней базы нормативов трудозатрат по видам работ, значения определяются на ее основании.

Плановое количество нетрудовых ресурсов определяется на основании оценки подразделений, ответственных за выполнение работ с использованием техники и оборудования. Как правило, в проектной организации это подразделения, выполняющие инженерные изыскания.

Значения плановых трудозатрат, затрат нетрудовых ресурсов и плановые сроки выполнения работ календарно-сетевого графика могут быть откорректированы с учетом информации о загрузке ресурсов по другим проектам организации.

7.3 Ресурсный план

На основании плановых сроков выполнения работ и планового количества ресурсов можно подготовить ресурсный план.

Ресурсный план представляет собой таблицу с указанием плановых данных по количеству ресурсов в разрезе должностей (квалификаций) специалистов и/или видов техники по каждому пакету работ, распределенных во времени.

С помощью ресурсного плана можно определить требуемое количество и квалификационный состав ресурсов, а также требуемые сроки их доступности для реализации календарно-сетевого графика проекта.

В таблице б представлен пример ресурсного плана в табличной форме.

Таблица 6. Пример ресурсного плана

Графическое представление ресурсного плана называется графиком загрузки ресурсов. На рисунке 3 представлен пример графика загрузки ресурсов.

Рисунок 3. Пример графика загрузки ресурсов

Ресурсный план можно дополнить группировкой по филиалу и подразделению филиала, если проектная организация включает в себя несколько филиалов или обособленных подразделений; номеру и этапам договора, типам ресурсов или другим параметрам.

На основании ресурсного плана по проекту, а также с учетом информации о загрузке ресурсов по другим проектам организации, проводится оценка достаточности и доступности ресурсов для реализации проекта.

При отсутствии достаточного количества ресурсов для реализации проекта могут быть использованы следующие подходы:

1. Назначение более интенсивных календарей – увеличение рабочей недели, исключение некоторых дней из нерабочих периодов. Данный подход требует проведения дополнительных расчетов стоимости с учетом коэффициентов переработки или повышенных расценок ресурсов в нерабочие периоды;

2. Передача работ субподряд или перераспределение работ между филиалами, если проектная организация включает в себя несколько филиалов или обособленных подразделений;

3. Изменение технологии (частичное или полное запараллеливание работ, применение более интенсивных технологий) и/или увеличение детализации (сокращение длительности за счет разбиения и запараллеливания работ) с учетом доступности ресурсов;

4. Привлечение временных сотрудников для выполнения некоторых видов работ;

5. Изменение содержания проекта.

7.4 Расчет стоимости ресурсов

Для расчета стоимости ресурсов используется следующая формула:

Например: Плановое количество ресурса – 20 часов. Расценка ресурса – 800 руб./час.

Плановая стоимость ресурса = 20 * 800 = 16 000 руб.

Для расчета фактической или оставшейся стоимости ресурсов используется аналогичная формула, но с использованием фактических или оставшихся значений количества ресурса.

Для каждого проекта расчет стоимости трудовых ресурсов проводится тремя методами:

– Расчет по себестоимости. Для расчета используется расценка ресурса, равная среднедневному окладу категории специалиста;

– Расчет по бюджету. Для расчета используется расценка ресурса, равная среднедневной заработной плате категории специалиста;

– Расчет по нормативам ставок для формы ЗП. Для расчета используется расценка ресурса, равная нормативу для формы ЗП в разрезе категорий специалистов.

На этапе предварительного расчета стоимости трудовых ресурсов для всех работ (и выполняемых собственными силами, и выполняемых субподрядными организациями) используются расценки категорий специалистов проектной организации. Затем, при необходимости, расчет стоимости субподрядных работ проводится с использованием расценок категорий специалистов субподрядной организации.

Общая стоимость трудовых ресурсов рассчитывается с учетом коэффициента отношения зарплаты к себестоимости и прибыли:

Например: Плановое количество трудового ресурса – 20 часов. Расценка ресурса – 800 руб./час. Коэффициент отношения зарплаты к себестоимости – 0,45 Уровень рентабельности по отношению к себестоимости – 0,08.

Плановая стоимость ресурса = 20 * 800 = 16 000 руб.

Себестоимость исходя из установленного коэффициента = 16 000 / 0,45 = 35 555,56 руб.

Прибыль = 35 555,56 * 0,08 = 2 844,44 руб.

Общая стоимость трудовых ресурсов = 35 555,56 + 2 844,45 = 38 400,00 руб.

Допускается при расчете общей стоимости трудовых ресурсов включать коэффициент отношения зарплаты к себестоимости и уровень рентабельности по отношению к себестоимости в расценку ресурсов. В таком случае, общая стоимость трудовых ресурсов считается по формуле для плановой стоимости ресурса (см. формулу выше).

Стоимость нетрудовых ресурсов и материалов складывается из следующих стоимостей:

– Стоимости эксплуатации техники и оборудования (собственного или арендованного). Стоимость эксплуатации техники определяется исходя из планового количества и расценки (см. формулу выше);

– Стоимости горюче-смазочных материалов (ГСМ);

– Стоимости расходных материалов.

7.5 Определение расходов

В общую стоимость проекта, кроме стоимости трудовых, нетрудовых ресурсов и материалов включаются также иные прямые расходы на реализацию проекта.

Примером иных прямых расходов могут служить командировочные расходы, оплата услуг сторонних организаций при выполнении СИД.

Для планирования расходов по временным периодам используются следующие варианты:

– Предоплата;

– Равномерно по работе;

– По факту выполнения работ.

Чаще всего расходы назначаются на работы типа «Гамак», что позволяет наиболее точно провести их планирование по временным периодам.

Расходы по проекту могут быть разнесены по статьям затрат и категориям для удобства их классификации и учета.

7.6 Расчет общей стоимости проекта

Общая стоимость проекта складывается из стоимости ресурсов и иных прямых расходов на реализацию проекта.

Для корректного расчета общей стоимости работ календарно-сетевого графика стоимость этапов пакета работ «Календарный план» вносится в отдельное пользовательское поле, значения которого не суммируются со стоимостью трудозатрат, нетрудовых ресурсов, материалов и расходами. Для этого в используемой информационной системе управления проектами создается пользовательское поле «Стоимость по этапам КП» с типом данных «стоимость». Также с использованием пользовательских полей в пакет работ «Календарный план» вносится информация по стоимости работ, выполняемых собственными силами и передаваемых на субподряд, а также об их процентном соотношении.

Для анализа стоимости проектов и принятия управленческих решений проводится сравнение стоимости по ресурсному расчету, приведенному выше, и расчету стоимости проекта по сборникам сметных цен.

В ситуации, когда сметная стоимость проекта, рассчитанная по сборникам сметных цен, ниже стоимости проекта по ресурсному расчету, от руководителя проектной организации требуется принятие решения о целесообразности заключения заведомо убыточного договора.

На основании сравнения ресурсных и сметных по всем заключенным, планируемым к заключению и перспективным договорам на среднесрочный или долгосрочный период можно провести оценку численности и квалификационного состава персонала проектной организации, а также принять необходимые решения о корректировке портфеля проектов организации.

8. Кодирование данных

СТРУКТУРЫ кодирования данных используются для группировки, сортировки и фильтрации данных по проектам, работам и ресурсам. Назначенные коды применяются при подготовке аналитических отчетов по требуемым показателям.

Структуры кодирования применяются для следующих типов данных:

– Проектов;

– Работ;

– Ресурсов.

В таблице 7 представлен перечень обязательных кодов с указанием типа кодируемых данных, описания и примеров для проектной организации, включающей в себя несколько филиалов или обособленных подразделений. При отсутствии в составе проектной организации филиалов или обособленных подразделений используются только применимые коды.

Таблица 7. Перечень обязательных кодов

На один проект, работу или ресурс может быть назначено только одно значение из каждой структуры кодов. Например, на одну работу может быть назначен только один этап договора, или на один проект – только один Заказчик из списка.

Перечень кодов может быть дополнен или изменён на основании требований к отчетным представлениям Главного инженера проекта (Руководителя проекта) или других заинтересованных лиц. Для внесения новой структуры кодов или внесения изменений или дополнений в существующую структуру должен быть назначен ответственный специалист.

При внесении изменений и дополнений в структуру кодов следует руководствоваться следующими общими принципами:

1. Удаление структуры кода, в т. ч. одного или нескольких кодов из существующей структуры кода возможно только в том случае, если он не назначен ни на один проект, работу или ресурс. При наличии хотя бы одного назначения код должен быть сохранен или должна быть произведена замена назначения кода на другое значение.

2. Корректировка списка значений кода «Договор» осуществляется при подписании дополнительного соглашения на существенные изменения к имеющемуся договору. При подписании дополнительного соглашения с отдельным календарным планом допускается создание нового значения кода.

9. Методика определения процента выполнения

ИЗМЕРЕНИЕ хода выполнения работ (прогресса) осуществляется для всех видов работ проекта, имеющих ненулевое плановое количество ресурсов. Ход выполнения работ по пакетам, не подлежащим оценке в затратах ресурсов или иных прямых затратах, не отслеживается.

По каждому пакету работ верхнего уровня используется методика оценки, позволяющая наиболее оптимальным и достоверным образом оценить ход выполнения работ.

Суммарные значения фактически достигнутого прогресса по каждому элементу структуры декомпозиции работ (пакету работ) определяются по формуле:

где n – порядковый номер подчиненного элемента структуры декомпозиции работ;

N – общее количество подчиненных элементов структуры декомпозиции работ;

v_n – фактически достигнутый прогресс выполнения n-го подчиненного элемента структуры декомпозиции, устанавливаемый на основании методики определения прогресса;

t – плановое количество ресурсов для выполнения n-го подчиненного элемента структуры декомпозиции;

T – плановое количество ресурсов для выполнения суммарного элемента структуры декомпозиции работ.

Для расчета планового суммарного прогресса по каждому элементу структуры декомпозиции работ (пакету работ) применяется аналогичная формула, но с использованием плановых значений vn.

Методика определения прогресса по каждому пакету работ верхнего уровня приведена в таблице 8.

Таблица 8. Методика определения прогресса по пакетам работ

* – исключением являются работы типа «гамак» (например, командировочные расходы, оплата сторонних организаций). Для такого типа работ процент выполнения определяется пропорционально длительности.

** – для особо значимых проектов (при необходимости ежедневного отслеживания прогресса), допускается проводить оценку выполненных работ на основании экспертной оценки в рамках максимальных значений процентов выполнения по диапазонам (назначаются промежуточные значения прогресса). При этом используется шкала по применимому пакету или виду работ.

На основании требований Заказчика по договору на выполнение проектно-изыскательских работ или на основании требований ГИПа (руководителя проекта) может быть определена индивидуальная методика расчета прогресса по пакетам работ для конкретного проекта или группы проектов.

10. Порядок определения и внесения фактических и прогнозируемых данных

10.1 Общие сведения и определения

Ввод фактических данных влияет на состояние проекта, отражая его выполнение. К фактическим данным относятся данные по срокам, ресурсам и затратам.

Фактические и прогнозируемые данные всегда вносятся по состоянию на текущую дату.

Текущая дата – это дата, относительно которой вносится информация о выполнении и с которой начинается расписание для будущих работ проекта.

Текущая дата:

– Используется как точка отсчета при расчете расписания;

– Всегда приходится на начало дня.

При работе с прогнозируемыми данными также используются такие оценки, как оставшиеся значения (длительность работы, количество или стоимость ресурсов) и значения по завершении.

Оставшееся значение – это оценка оставшейся длительности работы, оставшегося количества или стоимости ресурсов, необходимых для завершения работы.

Значение по завершении – это оценка длительности работы, количества или стоимости ресурсов по завершении работы. (Значение по завершении = Оставшееся значение + Фактическое значение).

10.2 Ввод фактических данных

По работам, которые уже завершены к текущей дате, необходимо ввести следующую информацию:

– Дату фактического старта;

– Дату фактического финиша;

– Фактическое количество потраченных на работу ресурсов;

– Фактическую стоимость ресурсов (рассчитывается автоматически исходя из ставки ресурса);

– Фактическую стоимость расходов.

По работам, которые еще не завершены к текущей дате, но уже выполняются, необходимо ввести следующую информацию:

– Дату фактического старта;

– Процент выполнения работы и (или) ее оставшуюся длительность (или зафиксировать дату прогнозируемого финиша);

– Фактическое и оставшееся количество ресурсов, необходимых для выполнения работы;

– Фактическую и оставшуюся стоимость ресурсов (рассчитывается автоматически исходя из ставки ресурса);

– Фактическую и оставшуюся стоимость расходов.

Фактические данные по срокам, ресурсам и затратам вносятся вручную, либо автоматически с использованием средств интеграции между информационной системой управления проектами и системами учета трудозатрат, затрат, и/или системой электронного документооборота.

Фактические данные по ресурсам и затратам вносятся ежедневно, либо суммарно по финансовым периодам (неделя, месяц). Периодичность внесения фактических данных определяется на этапе внедрения информационной системы управления проектами.

10.3 Подходы к определению фактических данных по срокам

Фактические данные по срокам определяются по факту начала или завершения работ.

Датой завершения работ, входящих в состав пакета «Управление проектом» является завершение всех работ по проекту.

Датой завершения работ, входящих в состав пакета «Календарный план» является дата отправки акта сдачи-приемки выполненных работ.

Датой завершения работ, входящих в состав пакета «Сбор исходных данных» является дата отправки документации Заказчику по накладной (3 уровень управления) и дата получения сведений, технических условий или согласований (4 уровень управления).

Датой завершения работ, входящих в состав пакета «Инженерные изыскания» является дата отправки документации Заказчику по накладной (3 уровень управления) и дата выполнения видов изыскательских работ (4 уровень управления).

Датой завершения работ, входящих в состав пакетов «Основные технические решения», «Техническая часть закупочной документации на основное технологическое оборудование», «Проектная документация», «Рабочая документация» и «Конкурсная документация по выбору исполнителя строительно-монтажных работ» является дата отправки документации Заказчику по накладной (3 уровень управления) и дата приемки отделом-исполнителем выданного задания (4 уровень управления).

Датой завершения работ, входящих в состав пакета «Согласования и экспертизы» является дата получения положительного заключения.

11. Управление изменениями

КАЛЕНДАРНО-СЕТЕВОЙ график проекта разрабатывается в соответствии со сроками подписанного календарного плана к договору. Исключением являются проекты, выпускаемые в соответствии с нереалистичными директивными сроками и/или сроками календарного плана. Для подобных проектов разрабатывается реалистичный календарно-сетевой график с учетом необходимых ресурсов.

Календарно-сетевой график проекта подлежит утверждению установленным порядком. После утверждения график сохраняется как базовый план.

Базовый план подлежит корректировке только в случае появления согласованных с Заказчиком изменений в договорных документах (подписания дополнительного соглашения к договору). В таком случае, сохраняется новый базовый план на дату согласования изменений.

В ходе работы над проектом базовый план сравнивается с фактическим выполнением для того, чтобы определить, находится ли выполнение в пределах допустимых колебаний.

При работе с основным графиком проекта все ревизии документов вносятся как новые работы. При этом в базовый план изменения не вносятся за исключением случаев, когда подобные изменения сопровождаются согласованными договорными документами (например, изменение технического задания).

12. Отчетные представления

В ТАБЛИЦЕ 9 представлены возможные варианты отчетных представлений по календарно-сетевым графикам проекта, ресурсам и стоимости.

Таблица 9. Варианты отчетных представлений

* – Отчетное представление может быть сформировано с использованием информационной системы управления проектами при условии реализации в системе возможности одновременной работы с несколькими проектами и при условии наличия в системе необходимой информации для формирования отчета. В противном случае, отчетное представление формируется в виде отдельного документа.

На основании требований Заказчика по договору, руководства проектной организации или ГИПа (руководителя проекта) перечисленные выше отчетные представления могут быть дополнены необходимыми полями или сформированы другие.

13. Список использованной литературы

1. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник / кол. авт.; под ред. Проф. М.Л. Разу. – М.: КНОРУС, 2006.

2. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство РМВОК*) – Четвертое издание, Project Management Institute, 2008.

3. Primavera* P6™ Project Management. Руководство пользователя, 2007

Об авторе

Воронцова Анна Сергеевна

Образование: высшее техническое (Санкт-Петербургский государственный политехнический университет – Энерго-машиностроительный факультет по специальности Гидравлические машины и гидропневмоагрегаты, магистр техники и технологии) и высшее экономическое (Санкт-Петербургский государственный политехнический университет – Факультет экономики и менеджмента по специальности Экономика и управление на предприятии энергетики).

Консультант в области управления нефтегазовыми проектами с более чем 15-летним практическим опытом.

В качестве главного специалиста и консультанта по проектному управлению принимала участие в реализации значимых проектов ПАО «Газпром» (Северо-Европейский газопровод, СМГ «Ухта-Торжок», Южный поток и др.), а также совместных проектов ПАО «Газпром» с компаниями Total, Statoil Hydro, Shell (Комплексное освоение Штокмановского газоконденсатного месторождения, Сахалин – 2, Северный поток – 2).

Разработчик методологии управления проектными работами при реализации нефтегазовых проектов с зарубежными партнерами и заказчиками (концепция выполнения проектных работ; порядок взаимодействия; методология отчетности, разработки календарно-сетевых графиков, планирования и контроля ресурсов, формирования стоимости; обеспечение системного подхода к планированию, контролю и отчетности). Консультант и руководитель проектов по внедрению систем управления проектами.

В настоящее время: основатель и руководитель консалтинговой компании. Сотрудничает с проектными и строительными организациями ПАО «Газпром» по вопросам проектного управления.