Текст книги "Диалог с компьютером. Пособие для пользователя"

Буфер обмена

Буфер обмена – это участок оперативной памяти, в который временно помещается вырезанный или скопированный фрагмент текста или рисунок, чтобы потом его вставить в нужное место один или несколько раз. При этом место можно изменить и повторить операцию в этом или в другом окне Word. Можно также вставить текст или картинку в файл Word, скопировав её в другой программе, почти в любом другом информационном окне.

Сейчас часто используется Интернет для поиска информации, а буфер для комплектования текста в программе Word.

Сохранение документов

Для сохранения файла на диске щёлкните по кнопке с изображением дискеты.

В момент первого сохранения на экране появляется диалоговое окно Сохранить как… При повторном сохранении документа в этом сеансе окно не открывается, программа Word считает, что файл сохраняется с теми же параметрами.

Для сохранения копии файла в другой папке надо его открыть и вызвать диалоговое окно Сохранить как… через меню Файл. Это окно содержит несколько полей, с помощью которых можно задать или изменить имя файла, указать другую папку или диск, а также формат – Документ Word или иной формат: txt, rtf, htm…

В случае необходимости документ можно сохранить на Рабочем столе – в системной папке, которую без нужды не используют.

Открытие, загрузка документов

Для редактирования ранее созданного документа его открывают средствами программы Word, кнопкой или командой меню. В появившемся диалоговом окне Открыть выбирается нужный файл и жмётся кнопка ОК. После чего файл просматривается на мониторе; реально он находится в оперативной памяти ПК. Иногда употребляется термин «загрузить файл» с флэшки, т.е. переместить копию файла в оперативную память.

Если необходимо файл редактировать, то сохраните его на диске в папке Мои документы или на Рабочем столе и продолжайте работу.

Тренировочный текст

Запустите Word и наберите простейший текст: заголовок – Ценности нажмите клавишу Enter, Здоровье – клавишу Enter и так далее после каждого слова (абзац в примере состоит из одного слова для удобства тренировки). Рекомендуется на панель быстрого доступа добавить кнопку «Отобразить все знаки» и при её помощи иногда включать просмотр непечатаемых символов конца абзацев.

После заголовка «Ценности» пропустите одну строку, введя пустой абзац, т.е. клавишу Enter надо нажать дважды. Удалите лишние абзацы клавишей Delete.

В окне программы Word 2007 открыт Документ2 с тренировочным текстом

Для оформления этого текста в виде плаката надо увеличить буквы текста. На вкладке Редактирование выберите команду Выделить всё, и после этого кнопками вкладки Шрифт установите размер 36 или 48, а кнопками вкладки Абзац расположите весь текст по центру.

При необходимости замените начертание или шрифт отдельных абзацев, подчеркните заголовок и вставьте внизу картинку вкладка Вставка – Рисунок – Картинки…

Примените к каждому абзацу (слову) своё форматирование, опробовав команды из группы Шрифт. Попробуйте переносить абзацы, захватывая их правой кнопкой «мышки» или через буфер обмена кнопками Вырезать и Вставить. После чего приступайте к созданию более сложных документов.

Сохраните документ с именем «Ценности» в папке «по умолчанию» – т.е. в той, которая указана в настройках ПК – обычно в папке Документы. Распечатайте текст на принтере и поздравьте себя с почином.

Наберите текст в веб-приложении Word Online и сохраните в облачном хранилище.

С помощью OneDrive вы можете обмениваться документами Microsoft Office, другими файлами и целыми папками. Файлы и папки, которые хранятся в OneDrive и являются частными, пока вы не предоставите к ним общий доступ.

При запуске веб-приложения основные модули Word перемещаются в оперативную память, но редактирование документа осуществляется с поддержкой сети интернет.

Окно сайта [битая ссылка] https://www.office.com/ в браузере Google Chrome для вызова программ

Окно веб обозревателя с шаблонами Word для создания документа в папке OneDrive

Тренировочный текст в Word Online

Есть и другие бесплатные средства для создания, редактирования и хранения документов. Однако, изучив классические средства от фирмы Майкрософт, пользователь сможет воспользоваться и ими.

Первый профессиональный текст

После тренировок откройте программу Word и в появившемся окне с условным названием Документ1 введите текст с клавиатуры букву за буквой.

Пусть это будет служебное письмо с приложением в виде таблицы, расположенной поперек листа (альбомная ориентация).

Общий вид делового письма

Исправьте ошибки, подберите синонимы и переместите реквизиты документа согласно правилам путём установки курсора вначале абзаца и нажатием клавиши Tab.

Реквизиты на своих местах

При этом в окне документа появятся стрелки – символы табуляции.

После этого устанавливаем курсор в конце первого листа документа и вставляем разрыв раздела со вкладки Разметка страницы – Разрывы – Разрывы разделов – Следующая страница.

При этом курсор перемещается на следующий лист. Для наглядности следующих шагов лучше установить масштаб изображения активного документа «Две страницы».

Активный документ в виде двух страниц

И после этого идём в Параметры страницы и на вкладке Поля выбираем ориентацию – Альбомная.

Вторая страница документа в альбомной ориентации

Устанавливаем для второго листа масштаб просмотра активного документа, например 75%, вводим название и другие реквизиты документа, переходим на новую строку и через команду меню Вставка – Таблица вставляем таблицу из 5 столбцов и 3 строк». Лучше сразу вставить нужное количество столбцов или больше. Удалять столбцы проще, после вставки столбцы заезжают за край листа.

На второй странице шаблон для таблицы

Заполним таблицу, передвигаясь по столбцам при помощи клавиши «Tab».

После заполнения 2 —3 строк таблицы ширину ее столбцов надо привести в соответствие со своими вкусами, захватив левой кнопкой «мышки» соответствующую границу столбца, переместите её в нужное направление. Если надо указать определённую ширину столбца, то его надо выделить и через команды меню Работа с таблицами… изменить ширину столбца.

Попробуйте вставить или удалить столбцы через команды меню Таблица…, предварительно выделив столбец, перед которым вставляется новый или который подлежит удалению.

Аналогично поступают и со строками.

Черновик таблицы готов

После отладки ширины столбцов и строк необходимо выделить строку заголовка, установить оформление строки заголовка таблицы «Полужирный». Через Свойства таблицы придать ей статус «Заголовки» для того, чтобы эта строка не могла участвовать в последующей сортировке строк. Через вкладку Работа с таблицами можно определить стиль таблицы по своему вкусу.

Обрамление можно применить ко всей таблице и к отдельным строкам.

Сортируют информацию в таблице после выделения одного или нескольких столбцов командой «Сортировка» из вкладки Работа с таблицами – Макет.

В таблицах WORD могут быть ячейки разной ширины, в таблицах EXCEL – только одинаковой. EXCEL предпочтительно использовать для документов, требующих сложных математических расчетов.

В работе с текстовыми редакторами достаточно часто приходится сталкиваться с упорядоченной информацией. Наилучшим способом хранения такой информации в документах являются таблицы.

Word предоставляет в ваше распоряжение широкий набор средств для работы с таблицами, упрощающий выполнение большинства практических задач. Команды, предназначенные для работы с таблицами, упрощают создание и редактирование таблицы, элемент документа, образованный столбцами и строками. Пересечения столбцов и строк образуют ячейки таблицы. Каждая ячейка независима от других элементов таблицы: для нее можно установить требуемый размер и формат.

Таблицы вставляются в произвольное место документа. Величина таблицы может превышать размер одной страницы, поэтому она может размещаться на нескольких последующих страницах. В этом случае надо выделить все или некоторые строки «шапки» таблицы, которые должны присутствовать на следующих листах таблицы и отдать команду «Таблица – Заголовки».

Для создания таблицы можно воспользоваться командой Вставка Таблица.

Можно определить ширину столбцов в процессе вставки таблицы или потом в ходе редакторских правок.

Новые строки и столбцы вставляются впереди предварительно выделенных строк или столбцов через вкладку Таблица. Удаляют выделенные строки и столбцы кнопкой Ножницы.

Объединение ячеек или их разбивка, выбор стиля обрамления или расположения букв в ячейке происходит после выделения соответствующих ячеек через группу команд Таблицы.

Формы и списки

Иногда удобны заранее подготовленные тексты – формы.

Форма ввода информации

Для этого через панель инструментов Формы вставляют таблицу и соответствующие поля, потом защищают форму. После чего в левую часть формы пользователь не сможет внести изменения.

В документах встречаются два типа списков:

Маркированные списки (или, как их еще иногда называют, списки-бюллетени) используются при перечислении или выделении отдельных фрагментов текста, нумерованные списки чаще применяют для жёсткой иерархии элементов в списке, для примера в таблице из дух ячеек представлены оба типа списков:

Нумерованные списки полезны в случаях, когда надо определить порядок, например, в таблицах строки первого столбца (графы) нумеруют путем выделения содержимого этого столбца и нажатия кнопки нумерованный список.

Списки

Нумерованный список для первой графы таблицы

Кроме того, можно создавать многоуровневые (или иерархические) списки, то есть имеющие несколько уровней. В таких списках допустимы как нумерованные элементы, так и символы маркера. Списки полезны для структурирования финансовых, юридических и технических документов.

Формат маркированного или нумерованного списка применяется последовательно к каждому абзацу. Каждый раз при нажатии Enter в начале нового абзаца добавляется очередной номер или символ маркера.

Вставка рисунков

Рисунки вставляются в слой текста или в собственный слой выше или ниже текста. Рисунок может находиться в поле колонтитулов, причём может занимать всё пространство листа документа.

Микроскоп

По умолчанию вставка рисунков производится «в тексте».

Если необходимо рисунок произвольно перемещать по тексту, то после его вставки правой кнопкой мышки из контекстного меню можно выбрать иной слой или обтекание текстом.

Пояснения к рисунку осуществляется через Вставка-Фигуры-Выноски. После вставки выноска заполняется текстом.

Название проще вставить через контекстное меню. Щелкаем правой кнопкой мышки по рисунку и выбираем опцию Вставить название.

Окно диалога Вставка названия

Это название можно использовать в качестве перекрёстной ссылки, вводя в документ ссылку, смотри.

Вставка перекрёстной ссылки

Перекрёстная ссылка устанавливается в место курсора командой Вставка – Перекрёстная ссылка… и выбирается из ссылок с названиями рисунков соответствующая ссылка.

Иногда для группы рисунков создаётся полотно, а потом на него вставляются рисунки. Для этого отдают команды Вставка – Фигуры – Новое полотно.

Все названия можно собрать после создания документа в области «Список иллюстраций», который автоматически формируется в указанном месте через команду Ссылки-Список иллюстраций.

В случае необходимости к рисунку можно вставить примечание через команду Вставка-Примечание, которое просматривается в режиме разметки страницы с включённым режимом «Разметка» меню Вид и печатается в режиме документа с исправлениями.

Шаблон

Большинство текстов в Word создается на основе шаблона «Normal.dot», который находится в папке «Шаблоны» и содержит предопределенные в момент установки программы на компьютер стили основных элементов будущего документа. Стили можно изменить, открыв шаблон как файл для редактирования или через кнопку По умолчанию в соответствующем окне для изменения настроек.

Заранее внесите в колонтитул (заголовок каждого листа документа) шаблона строчку – Фирма «Рога и копыта». Тогда документы на каждом листе будут иметь эту строку в качестве титула.

Понятие шаблона является фундаментальным в программе Word.

Итак, шаблон – это совокупность параметров документа, предназначенная для многократного использования.

В состав шаблона входят:

– Форматы элементов текста (стили).

– Форматы страницы (поля, отступы, колонтитулы и т.д.).

– Специальные панели инструментов.

– Элементы окна Word (вертикальная и горизонтальная линейки, полосы прокрутки, меню и т.д.).

– Элементы «Автотекста».

– Макросы.

– Дополнительные кнопки для макросов и команды меню, запускающие их.

Рекомендуется просмотреть встроенную коллекцию шаблонов, создав документы через команду Файл-Создать.

В случае коллективной работы в Word для увеличения производительности труда продвинутые пользователи или профессионалы на основе встроенных шаблонов готовят типовые шаблоны документов для конкретной фирмы.

Коллекция встроенных шаблонов для Word 2007

По умолчанию программа Word для создания текста использует шаблон «Обычный», хранящийся в файле «Normal.dot» папки «Шаблоны». Пользовательские шаблоны после создания по умолчанию располагаются среди общих шаблонов.

В текст на основе пользовательского шаблона вносится только конкретный материал, не меняя размеры и форму шрифта, абзацев и т. д. Так достигается единообразие в документообороте.

В качестве шаблона можно использовать типовые документы, сохраняя исходный файл командой «Сохранить как…», но модифицируя имя, таким образом создаётся копия файла, например «Образец приказа.doc».

Сравнение документов рядом

Откройте оба файла, которые нужно сравнить.

На вкладке Вид в группе Окно щелкните Просмотреть рядом.

Окно настройки для просмотра версий текста

Чтобы прокручивать одновременно оба документа нажмите кнопку Синхронная прокрутка.

Вставка объектов с помощью Автотекста

Для ввода в документы одинаковых блоков: названий компаний, стандартных заголовков писем и т. д. команду используют Экспресс-блоки.

Сначала блок выделяется и сохраняется командой Вставка—Экспресс-блоки.

Для блоков используется текст, графика и другие элементы документа.

Например:

Председателю Движения «Вперёд»

Господину Сидорову И. И.

В поле Имя элемента отображается имя заготовки предлагаемое Word. Оставьте это имя без изменения или введите своё, уменьшив количество символов справа. Элемент становится доступным во всех новых вновь редактируемых документах. Часть элементов после выбора в окне Автотекста можно удалить.

Создание элемента Автотекста

Просмотрите все вкладки окна Автозамена и самостоятельно установите те или иные флажки или создайте элементы автозамены.

Специальные средства редактирования

В процессе редактирования часто используется инструмент «Поиска и Замены» для замены по всему тексту.

Замена слова «Помимо» на слово «Кроме»

Удобно использовать этот механизм и для поиска лишних пробелов, табуляторов и пустых строк (абзацев).

Этот же диалог можно использовать для подсчёта тех или иных слов в готовом тексте, например в тексте Конституции России. Найдите слово с корнем «власт» и временно замените на какое-нибудь выражение, подсчитайте. Найдите корень другого слова и подсчитайте. Сделать небольшой анализ основного текста России, да и текстов других авторов всегда полезно.

Тезаурус – словарь синонимов

Стремясь сделать документ более читабельным, познакомьтесь с тезаурусом Word из вкладки Рецензирование в группе Правописание. Это весьма полезный сервис. С помощью этого средства можно подобрать синонимы для нужных слов и выполнить автоматическую замену слова на выбранное из предложенного списка синонимов.

Как правило, на заключительном этапе редактирования выполняется перенос слов, позволяющий более компактно разместить текст в документе.

Возможна ситуация, когда необходим запрет переноса сложного слова. В этом случае вместо обычного дефиса надо воспользоваться неразрывным дефисом. Вставка этого символа осуществляется с помощью команды Вставка-Символ-Неразрывный дефис или комбинации клавиш: Ctrl+Shift+ (-).

Для того чтобы запретить разрыв слов, между ними следует поставить символ неразрывного пробела, который вводится нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+Spacebar или командой: Вставка – Символ – Специальные знаки.

Использование стилей

Стиль – это совокупность параметров форматирования элементов текста, имеющая свое название.

Документ созданный одним шрифтом, без отступов, табуляций, заголовков трудно читать.

Стили позволяют ускорить выполнение работы над текстом. Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужных фрагментов текста и выбору из списка меню форматирования требуемого стиля для данного фрагмента.

В качестве основного для текста по умолчанию используется стиль «Обычный». Этот стиль служит основой и для создания других стилей. В случае необходимости можно изменить параметры обычного стиля.

Заголовки оформляются стилем Заголовок 1, Заголовок 2 и стиль для заголовка третьего уровня Заголовок 3.

Стили, используемые в текущем документе, представлены в списке Стиль на панели инструментов «Форматирование». Весь список встроенных стилей можно увидеть в окне диалога «Стиль» при установке в поле «Список:» параметра просмотра «Всех стилей».

В ряде случаев Word автоматически назначает встроенные стили. Это происходит при использовании команд: Примечание, Название, Оглавление и указатели и Сноска из меню, Вставка, а также «Сервис – Конверты и наклейки и Вид – Колонтитулы».

Установите курсор в пределах текста, для которого предполагается изменить стиль. В случае необходимости выделите в документе несколько абзацев или символов.

Нажмите кнопку, расположенную в правой части поля Стиль, – откроется список стилей, определенных для текущего документа.

Выберите в списке нужный стиль.

Выделенный фрагмент сразу же будет отформатирован с использованием указанного вами стиля.

Вставка и удаление номеров страниц и полей свойств документа

Номера страниц в документе появляются автоматически в поле колонтитулов (выше верхней или ниже нижней границы текста) если отдана команда Вставка – Номера страниц… Сюда же через команду Вставка – Поле можно вставлять заранее сформированные элементы свойств документа: название, автор, тема, дата создания и т. д.

Удаляют номера страниц через команду Колонтитулы в меню Вид, путём выделения номера страницы и нажатия клавиши DEL. Номера страниц будут удалены со всех страниц документа.

Чтобы убрать часть номеров страниц, следует разбить документ на разделы, а затем разорвать связь между ними.

Если текущий раздел содержит различные колонтитулы для первой страницы или для четных и нечетных страниц, следует удалить номера страниц из всех видов колонтитулов.

Нумерация страниц не отображается в обычном режиме. Расположение номеров на странице можно увидеть только в режиме разметки страницы или предварительного просмотра, а также, – выбрав команду, «Вид – Колонтитулы».

Если надо изменить положение номеров страниц удалите старые номера и вставьте новые в новом месте командой Вставка – Номера страниц… Создание оглавления, предметного указателя и запись исправлений

Оглавление к документу формируется на основе вставленных заголовков с указанным стилем. Например, в этой книге к заголовкам применён встроенный стиль Заголовок1 и Заголовок2 с добавлением параметра нумерованный.

Для установки требуемого стиля заголовка первого уровня надо выполнить команды: Формат – Стили и форматирование… – выбрать стиль Заголовок1 и поменять, если требуется его параметры: нумерацию, шрифт, размер шрифта и т. д.

Затем для Заголовка 2 (поменять, если требуется, выравнивание, шрифт и размер шрифта и т.д.). В окне «Стиль» нажать кнопку – Применить.

Перейдите в то место документа, куда хотите вставить оглавление и наберите заголовок Оглавление или Содержание, нажмите клавишу Enter и выберите команду Вставка – Оглавление и указатели… – Оглавление и щёлкните по кнопке ОК.

Для обновления оглавления (уточнения номеров страниц) щёлкните правой клавишей мыши в момент когда указатель находится на поле оглавления и выберите команду «Обновить поле целиком».

Другие возможности Word

Вставка диаграммы в документ осуществляется через меню Вставка.

Диалоговое окно вставки диаграммы

Вставьте диаграмму, а потом измените параметры.

Замените названия на свои

Для вставки организационной диаграммы выберите объект Smart Art.

Организационная диаграмма

Вставьте рисунок из файла через вкладку Вставка – Рисунок и в появившемся окне проводника выберете нужный файл с рисунком, например, Счастье.jpg.

Рисунок из файла Счастье.jpg

Вставку какого-либо символа из библиотеки установленных на ПК шрифтов входят на вкладку Вставка и из группы символов выбрают Символ. Интересен шрифт Webdings с типовым набором символов. В случае необходимости специфические шрифты и наборы символов надо приобретать и устанавливать их, копируя соответствующие файлы в папку Fonts.

Для ввода Н₂О надо ввести символы Н2О, после чего выделить цифру 2 и дать команду Формат-Шрифт-Подстрочный.

Для ввода 10 м² надо ввести символы 10 м2, после чего выделить цифру 2 и дать команду Формат-Шрифт-Надстрочный.

Для вставки формулы поступают аналогично – Вставка-Формула и в открывшемся полотне подбирают соответствующие параметры.

Так может выглядеть формула в тексте

Перевёртывать текст вертикально можно в ячейках таблиц

Художественный заголовок по команде Вставка– Wordart

Художественный текст

Word автоматически создает гиперссылки при вводе адресов существующих веб-страниц, таких как [битая ссылка] http://www.microsoft.com, если автоматическое форматирование гиперссылок не отключено.

Для вставки гиперссылки на существующий или новый документ выделите текст или графический объект, который предполагается использовать как гиперссылку, а затем нажмите кнопку Добавление гиперссылки на панели управления Стандартная и создайте связь с существующим или новым файлом, местом в текущем файле или адресом Электронной почты.

Для вставки гиперссылки на элемент этого или другого документа можно использовать стили заголовков или предварительно создать свою закладку через команду Вставка—Закладка, присвоив имя соответствующему элементу.

Из документов Word допускаются ссылки на отдельные элементы файлов Excel (с расширением XLS) и PowerPoint (с расширением PPT).

Чтобы создать ссылку на элемент книги Excel, присвойте этому элементу имя. Затем в конце имени файла в гиперссылке введите знак номера #, а вслед за ним искомое имя. Для создания ссылки на конкретный слайд презентации PowerPoint введите после имени файла знак # и номер слайда.

Для создания предметного указателя через команду Ссылки – Предметный указатель надо пометить термины в тексте и в конце документа, желательно с новой страницы создать предметный указатель через команду Ссылки – Предметный указатель

Список иллюстраций создаётся командой Ссылки – Список иллюстраций только в том случае, если правильно вставлены в тексте документа названия иллюстраций: рисунков, таблиц, схем и т. д.

Оглавление, указатель терминов и список иллюстраций являются автоматически формируемыми полями документа Word.

Ссылки на список литературы получаются после создания списка литературы и вставки закладок на каждый элемент списка командой Вставка – Ссылка – Оглавление и указатели… – Пометить… и последующей вставки в текст перекрёстной ссылки на закладку, т.е на элемент из списка литературы, например, см. [1. стр.45].

Формирование закладок на элементы списка литературы

Чтобы включить режим записи исправлений в случае, если надо редактировать авторский документ, на вкладке Рецензирование в группе Отслеживание изменений щелкните значок Исправления.

Элементы меню для рецензирования текста

Чтобы добавить индикатор исправлений в строку состояния, щелкните строку состояния правой кнопкой мыши и выберите команду Исправления. Для включения и отключения режима записи изменений можно щелкнуть индикатор Исправления в строке состояния.

Элементы строки состояния

В случае необходимости настройте формат просмотра документа с исправлениями через Рецензирование – Выноски – Показывать исправления…

Исправления (например, «тезисы на немецком, французском и английском языках») просматриваются, если указано в параметрах, что исправления в тексте, а примечания на полях.

Кстати, в документ можно вставлять примечания, которые могут просматриваться на полях документа и печататься в случае настройки команды печати, отдаваемой через меню Файл-Печать – Печатать – Документ с исправлениями.

Для проверки орфографии на других языках надо установить курсор в текст и дать команду: Сервис – Язык – Выбрать язык немецкий или английский. Например,

Немецкий Die Kinder gehen in die Schule.

Английский Children go to the school.

Редкостей в программе Word много, но все их не без нужды не изучают. Рекомендуется хорошо разбираться в основных понятиях: файл, каталог или папка, память оперативная и на диске (долговременная), программа.