Текст книги "Диалог с компьютером. Пособие для пользователя"

Рекомендации по оформлению и настройке редактора Word

Уточните рабочие параметры программы через меню Сервис – Параметры.

В параметрах проверьте папку для документов, обычно это – Мои документы.

Установите все поля страницы по 2 см., не менее или другие по своему выбору и нажмите на кнопку По умолчанию…

Включите расстановки номеров страниц, начиная со второй.

Включите автоматическую расстановку переносов.

Табуляцию можно оставить, по умолчанию это, примерно, – 1,25 см.

Обычные абзацы с красной строки 1,25 см., изменив стиль Обычный, если надо.

Интервал по умолчанию – одинарный, потом, перед печатью, можно изменить.

Шрифт по умолчанию Times New Roman Cyr, 14 пунктов.

Настройте другие параметры в стилях «Заголовок1, 2, 3» и «Обычный»:

Стиль «Заголовок» рекомендуется создавать без отступа первой строки, можно включить центровку и многоуровневую нумерацию, выключить разбиение абзаца между страницами, перед абзацем вставить 18 пунктов, после – 12 пунктов.

Можно создать свой стиль с названием «Без отступа», где убрать отступ, включить выравнивание абзаца по левой границе, выключить разбиение абзаца между страницами, установить интервал с множителем 0,8 и применять его, например, для подписей, указав в диалоговом окне добавить в шаблон.

Настройки записываются в шаблоне документа, в файле normal.dot путём нажатия на кнопку По умолчанию… в различных диалоговых окнах настроек. Внесение изменений в стили лучше осуществлять с панели задач Стили и форматирование, открыв её через команду Вид.

При оформлении документов в редакторе Word рекомендуется придерживаться правил согласно ГОСТ Р 6.30—2003:

Для установки пробела шире одного пробела применяется клавиша Tab – шаг.

Первая строка абзаца основного текста обычно имеет абзацный отступ (устанавливается в меню Формат – Абзац, пункт Первая строка, либо через верхний треугольник на линейке); в стандартной конфигурации это может быть уже настроено.

Заголовки можно центрировать при выключенном отступе через меню Формат, Абзац, пункт Первая строка – Нет, либо через верхний треугольник на линейке. В стандартной конфигурации для этого имеется стиль «Заголовок» (выбирается через меню Формат – Стиль, либо через панель форматирования).

При использовании стиля «Заголовок» в многострочном заголовке для перехода на новую строку рекомендуется использовать вставку разрыва строки (клавиши Shift-Enter), иначе каждая строка заголовка будет отделена от предыдущих и последующих строк большим отступом.

Текст в таблицах рекомендуется оформлять без отступа и выровненным влево (меню Формат – Абзац, пункты Первая строка и Выравнивание); в настроенной конфигурации для этого иногда создают стиль «Без отступа» и пользуются им через меню Формат – Стиль, либо через панель форматирования из списка Стиль.

Для форматирования реквизитов, расположенных справа на листе, можно вставить несколько табуляторов или сдвинуть вправо левую границу абзаца (через меню Формат – Абзац, пункт Слева, либо через нижний треугольник на линейке).

Реквизитам Кому, Название, Обращение и Подпись устанавливается полужирное начертание. Реквизиты Название, Приложение и Подпись рекомендуется делать без отступа.

Рекомендуемые форматы приложения к документу:

Заголовок приложения начинается с отступа от левой границы листа – 100 мм;

– ширина области текста – 95 мм;

– межстрочный интервал – одинарный.

Основной текст приложения:

– отступ от предыдущего текста – не менее двух интервалов;

– межстрочный интервал – полуторный, в таблицах лучше одинарный.

Нумерация страниц:

– все разделы документа (основной текст, лист согласования и приложения) должны иметь свою, независимую от других разделов нумерацию страниц;

– первые страницы не нумеруются, а номера последующих страниц должны располагаться вверху страницы по центру.

Для выделения текста рекомендуется использовать полужирное начертание.

Редактор LibreOffice Writer из пакета LibreOffice

Если на компьютере нет программы Microsoft Word, то можно воспользоваться бесплатным редактором LibreOffice, который входит в пакет программ LibreOffice. Этот редактор также позволяет проектировать и создавать текстовые документы, содержащие изображения, таблицы или графику. В нём можно сохранять документы в различных форматах, включая стандартизированный формат OpenDocument format (ODF), формат Microsoft Word. docx или HTML. Кроме того, вы можете без труда экспортировать ваш документ в формате переносимого документа (PDF).

Текст Ценности человека в редакторе LibreOffice Writer

Создание документов табличного вида в программе Excel

Окно программы Excel 2007

Окно программы Excel состоит из строки названия, строки меню, панелей инструментов. Ниже панелей располагается строка ввода данных и формул, ниже табличная область ввода данных в Лист1 и замыкает окно строка состояния.

Файл документа табличного вида, создаваемый в программе Excel, называется книгой и может состоять из таблиц различной структуры на отдельных листах книги. На одном листе книги обычно располагается одна таблица длинною от 1 до 1000 страниц формата А4, т.е. лист книги можно считать разделом файла, документа, в котором как правило одна таблица. На первом листе книги (в первом разделе) размещают главную информацию, а остальные листы используются в качестве обслуживающих и справочных к основной таблице на первом листе. Информация на листах может быть взаимозависимой; листы можно переименовать, добавлять, удалять.

Размер листа: 256 столбцов и 65536 строк, примерно 1000х1000 страниц А4. Высота строки до 409 точек, длина текста в ячейке 32767 знаков. Число уровней отмены -16. Точность чисел -15 разрядов. Наименьшая дата для расчётов – 1 января 1900г.; наибольшая – 9999:59:59.

В случае необходимости сложной обработки таблиц и с информацией большей, чем 65536 строк используют программы обработки баз данных, например, ACCESS. Эта программа создаёт документы, включающие в себя информацию из множества взаимосвязанных таблиц и гибкой системой обработки данных.

В ячейке таблицы Excel может находиться:

– число (целая и дробная часть числа отделяются запятой), дата как форма числа;

– текст в одну строчку или в несколько, разрыв строк производится Alt + Enter;

– формула (конструкция из ячеек, цифр и т.д., начинающаяся знаком =);

На ячейки можно накладывать рисунки, диаграммы, текст в рамке и другие редкие объекты, которые располагаются в отдельном графическом слое.

Программа Excel сложнее программы Word, её можно считать второй ступенью освоения диалога с компьютером и ниже приводятся лишь некоторые особенности. Более углубленное изучение Excel надо осуществлять целенаправленно, исходя из интересов дела.

Финансистам будут интересны некоторые экономические функции, инженерам соответственно математические, в школе можно изучать основы моделирования физических процессов при помощи Excel.

Справочная система

Для знакомства с Excel рекомендуется открыть справочную систему программы клавишей F1 в любом месте программы.

Окно справки

Определитесь со спецификой своей работы и посоветуйтесь с опытными специалистами по поводу необходимости использования этой программы, а не таблицы из программы Word.

Перед созданием таблицы в Excel нарисуйте эскиз будущей таблицы на бумаге, продумывайте содержимое ячеек (текст в одну строку или в несколько, способ выравнивания, формат чисел или даты), основные связи, логические и математические зависимости. Подберите для формул функции из готового набора Excel, как это показано выше на примере расчёта координаты (У) в зависимости от (Х).

Первая таблица

Таблицы в Excel имеют расширение *.xls или *.xlsx.

Изучение программы рекомендуется начать с проекта простой таблицы. В ячейке А1 введите заголовок, со второй строки введите текст и цифры, отделив дробную часть запятой, а просуммировать столбцы можно через команду Автосумма.

В столбцах А и С текст; в ячейках столбцов В и D цифры в финансовый формате

Завершить ввод текста или формулы в текущую ячейку рабочего листа можно следующим способом:

– нажать клавишу завершения ввода Enter;

– щелкнуть по другой ячейке;

– покинуть текущую ячейку с помощью клавиш управления курсором.

Ввод нескольких строк в одну ячейку Excel

В Excel в отличие от Word предусмотрена вставка разрыва строки ячейке клавишами ALT+ENTER и автоматический перенос текста Формат ячеек – Выравнивание – Переносить по словам. В результате данные в ячейках будут автоматически перенесены так, чтобы заполнить столбец по ширине.

Если текст, введённый одной строкой, не помещается в одной ячейке, то он будет показан поверх следующих ячеек, если они пусты и не задействованы параметры ручного или автоматического переноса. В противном случае текст будет обрезан границей следующей колонки (ячейки). Чтобы увидеть всю информацию, находящуюся в ячейке, надо установить курсор в эту ячейку и прочесть информацию полностью на строке ввода и правки содержимого ячейки. Можно сделать ячейку (колонку) шире.

Форматировать (изменять форму букв и цифр) таблицу не обязательно, но этот навык надо иметь из уроков с программой Word.

Сортировка строк по двум или более столбцам

Щёлкните по ячейке в сортируемом столбце (сделайте её активной), в примере это одна из ячеек Размер доходов или расходов. На вкладке «Данные» выберите команду «Сортировка» и нажмите кнопку ОК; пересортируйте с другими параметрами.

Для тренировки в сортировке создайте таблицу со столбцами: «Отдел», «Должность», «Фамилия», «Имя», «Рост» «Вес» и т. д.

Щёлкните по ячейке с фамилией в сортируемом столбце «Фамилия», в диалоговом окне команды «Сортировка» укажите столбцы сортировки в полях «Сортировать по» и «Затем по».

Для сортировки по более трех столбцам сортируйте в несколько приёмов, начиная с наименее значимых столбцов.

Если список содержит сведения о сотрудниках и его требуется сортировать по полям «Отдел», «Должность», «Фамилия», «Рост» и «Имя», то сортировку надо выполнить дважды. Сначала по «Имени» и «Росту». Затем выберите «Отдел» в поле «Сортировать по», «Должность» в поле «Затем по», «Фамилия» в поле «В последнюю очередь, по» и сортируйте список еще раз.

Уточните другие параметры сортировки и нажмите кнопку OK.

При сортировке строк, входящих в структуру, будут упорядочены группы самого верхнего (первого) уровня. Порядок расположения детальных строк или столбцов не изменится, независимо от того, являются они скрытыми или отображаются на экране.

Форматирование чисел и дат

Данные в ячейках Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию – в формате «Общий», т.е. смотрятся так, как вводятся.

Для изменения формата ячейки выполните команду «Формат – Ячейки». Появится окно диалога «Формат ячеек», в котором выберете основную вкладку «Число».

В левой части окна диалога «Формат ячеек» в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов. Для формата каждого типа приводится список его кодов.

Для создания нового пользовательского формата можно использовать уже существующий формат, который останется в списке без изменений.

Использование пользовательских форматов ячеек в Excel не является легкой задачей. Формат часто называют маской для ячейки, т.е. той формой в которой число или дата (дата является тоже числом) лучше смотрится в той или иной ситуации, хотя в ячейке для вычислений остаётся число в первоначальном виде. Для освоения форматов введите в ячейку число 10000 и переберите все пользовательские форматы и посмотрите результат, вызовите в случае необходимости Справку.

Число 10000 может предстать в виде: 10000; 10 000,00р.; $10 000; 10 000 и т. д.

Маска (описание) числового формата может состоять из 4 разделов отделённых точкой с запятой, например:

# ##0,00; [Красный] – # ##0,00;"-»???; @

где:

– первый раздел задаёт отображение для вводимых положительных чисел в форме с двумя знаками после запятой;

– второй раздел задаёт отображение отрицательных чисел, в данном примере красным цветом,

– третий раздел задаёт правило для отображения нуля, в данном примере программа Excel помещает в ячейку тире после трёх пробелов;

– четвёртый раздел разрешает вводить в числовую ячейку текст.

Форматирование (ячейки) облегчает ввод данных в таблицу

Создание собственного числового формата

В большинстве случаев пользователи создают собственные числовые форматы при помощи следующих символов: «#», «0»,»?»,»,» (запятая), «_» (символ подчеркивания), « « (пробел), «%» (знак процента). Допускается также использование различных цветов для выделения определенных чисел.

Запятая разделяет число на целую и дробную части. Если формат содержит слева от запятой только символы «#», то Excel отображает числа, не превышающие единицы, начиная с десятичной запятой. Чтобы избежать этого, используйте символ «0» в качестве первого (слева от запятой) символа кода формата.

Символ «#» работает следующим образом. Если число десятичных знаков превышает количество символов «#» в правой части формата, то Excel округляет число до указанного количества десятичных знаков после запятой. Если число имеет большее количество десятичных знаков слева от запятой, чем символов «#» в левой части формата, то Excel выводит большее количество цифр.

Для символа «0» справедливы те же правила, что и для «#», но кроме этого, если число десятичных знаков меньшее количество символов «0» в коде формата, то Excel выводит недостающие нули. Например, для того чтобы число 2,7 было отображено как 2,70; введите в качестве формата символы #,00.

Рассмотрим символ»?». Для него справедливы те же правила, что и для знака «0», описанные выше, за исключением того, что Excel выводит пробел вместо незначащих нулей с обеих сторон от десятичной запятой, так что числа, выводимые с использованием символа»?» оказываются выровненными по десятичной запятой. Можно использовать этот символ для вывода рациональных дробей, имеющих различное число десятичных знаков.

Символ (пробел) является разделителем тысяч. Excel разделяет тысячи пробелами, если формат содержит пробелы, окруженные с обеих сторон символами «#»,»?» или «0».

Символ «_» (подчеркивание) используется для пропуска места на ширину символа. Он выводит пробел на ширину, соответствующую ширине следующего за ним символа шаблона. Например, можно ввести символы «_)» в конце секции формата и Excel сделает пропуск на ширину символа закрывающейся скобки в конце числа.

При наличии в конце секции формата символа «%», Excel умножает число на 100 и добавляет знак %. Для использования символа «%» существует специальный числовой формат – Процентный.

Пример организации ввода телефонных номеров

Номер телефона в крупных городах состоит из 7 цифр. В других городах часто встречаются номера из 5 или 6 цифр. Создадим специальный формат для ввода номеров телефонов.

Создадим формат??? -00—00 или 000—00—00, или ###-##-##, или??? -?? -??.

Этот формат представляет (отображает) последовательность чисел, состоящую из 7 цифр для телефонного номера. В окне диалога «Формат ячеек» выберите строку (все форматы), нажмите «мышью» в поле ввода Тип и введите там любой набор из указанных символов формата.

Вводим в ячейку 1234567, (формат ячейки??? -00—00), результат 123—45—67.

Исправление содержимого таблицы

Для исправления опечаток во время заполнения ячейки, до того как ввод текста подтвержден, в вашем распоряжении клавиша Backspase. Можно установить текстовой курсор перед ошибкой и нажать клавишу Dеl. Для удаления всего содержимого ячейки можно выбрать команду меню Правка – Очистить или Del.

Если надо исправить уже подтвержденное содержание ячейки, выберите ее с помощью клавиш управления курсором. В строке формул просматривается содержимое ячейки. Для исправления щелкните «мышью» в нужном месте строки формул. Появится текстовой курсор. Теперь можно исправить текст или удалить его полностью, нажав на кнопку с крестом, находящуюся в строке формул перед полем ввода.

Для изменения содержимого ячейки дважды щелкните ячейку, содержимое которой необходимо изменить. Измените содержимое ячейки и нажмите клавишу ENTER. Для отмены изменений нажмите клавишу ESC.

Чтобы включить или выключить редактирование непосредственно в ячейке, выберите команду Параметры в меню Сервис, выберите закладку Правка и затем установите или сбросьте флажок Правка прямо в ячейке.

Чтобы быстро добавить в конец содержимого ячейки, выделите ее и нажмите клавишу F2.

Выделение строки, столбца или всего рабочего листа (таблицы)

Для выделения блока из нескольких ячеек, поставьте указатель мыши, например, в левый верхний угол блока, нажмите левую кнопку мышки и, удерживая её отпустите на ячейке нижнего угла блока. При этом, первая ячейка остается белой, а остальные выделенные ячейки затеняются.

Для форматирования выделенных ячеек нажмите соответствующую кнопки группе Шрифт Ж, К или Ч.

Для выделения всего рабочего листа нажмите кнопку, находящуюся перед заголовками столбцов и над заголовками строк в левом верхнем углу окна таблицы.

Выделение произвольных ячеек происходит совместно с клавишей Ctrl.

Для выделения длинного диапазона щелкают по первой ячейке диапазона, зажимают клавишу SHIFT и щёлкают по последней после прокрутки таблицы.

Ячейки с цифрами в столбце В выделены

После выделения через команду Формат-Ячейки… выбирается формат выделенных ячеек. На рисунке числа в столбцах В и D для удобства чтения представлены в финансовом формате.

Условное форматирование, выравнивание и ограничения ввода

Для выделения ячейки D7 красным цветом в случае её значения более 6000 необходимо сделать эту ячейку текущей и отдать команду Формат-Условное форматирование…

Элементы меню Excel

Для установки ограничений на ввод значений в текущую ячейку сделайте её активной и отдайте команду Данные-Проверка…

Настройка ограничений

При необходимости можно заполнить поля вкладки Сообщение для ввода, чтобы выдавалось напоминание о вводе числа в соответствующих пределах и Сообщение об ошибке.

Адреса ячеек

По умолчанию имя ячейки таблицы состоит из буквы столбца и номера строки, например, А1, В2, D7 и являются относительными, т.е. автоматически меняются в различных ситуациях. Для закрепления постоянного адреса за ячейкой и удобства манипулирования ими выделите ячейку и присвойте ей своё имя щелчком в поле Имя, расположенное у левого края строки формул. Например, имя ячейки в примере на стр. – (V) или Скорость, (а) или Угол для ячеек со скоростью и углом.

Заголовок таблицы, скрытие и отображение элементов книги

Заголовок таблицы помещается, как правило, в левую верхнюю ячейку будущей таблицы, например, в ячейку А1; после создания таблицы надо выделить ячейки от А1 до D1 и щёлкнуть по кнопке [а], обеспечивающей объединение выделенных ячеек и размещение введённого текста по центру.

Текст из ячейки А1 над ячейками столбцов А,В,С и D

Отменяется объединение ячеек через команду меню: Формат-Ячейка Выравнивание…. После чего можно изменить размер и начертание букв заголовка.

Скрытие и отображение строки или столбца

Выберите строки или столбцы, которые нужно скрыть.

Дайте команду через меню: Формат – Строка (Столбец) – Скрыть.

Выделите строки или столбцы по обе стороны скрытых строки или столбца, которые требуется показать.

Дайте команду через меню: Формат – Строка (Столбец) – Показать.

Если первая строка или столбец листа являются скрытыми, выберите команду Перейти в меню Правка. В поле Ссылка введите A1 и нажмите кнопку OK и в меню Формат и выберите команду Показать.

Кроме того, строка или столбец могут иметь нулевую высоту или ширину. Наведите указатель мышки на границу и перетащите границу.

Часто обрамляют ячейки таблицы через меню: Формат-ячеки..– граница или соответствующую кнопку на панели. На рисунке ниже показан выбор подчеркивания 6-ой строки линией.

После процедуры обрамления рекомендуется войти в режим просмотра таблицы перед печатью и посмотреть результаты. В случае неудовлетворительного результата снова обрамить и снова просмотреть результат.

Обрамляем снизу заголовок, находящийся в объединённых ячейках А,В,С и D

Иногда в таблицу вводят рисунки, в том числе и текстовое поле для заголовка таблицы над ячейками таблицы. Для этого на панели инструментов для рисования зажимают кнопку текстового поля, перемещают указатель мышки в поле таблицы и, удерживая левую кнопку мышки, растягивают до необходимых размеров будущее поле. После этого можно стандартными способами указать нужный размер текстового поля и отформатировать шрифт заголовка.

Если панели инструментов для рисования нет, то её надо вызвать командой меню «Вид – Панели инструментов»: