Текст книги "Диалог с компьютером. Пособие для пользователя"

Просмотр таблицы перед печатью

Первое впечатление о документе можно получить через команду Предварительный просмотр, нажав кнопку Microsoft Office и щелкнув по стрелке рядом с командой Печать, выберите Предварительный просмотр. Можно использовать клавиши быстрого доступа CTRL+F2. Однако лучше иметь кнопку на панели Быстрого доступа.

В окне предварительного просмотра можно увидеть количество страниц в документе, поля и отступы и в случае необходимости их изменить.

Предварительным просмотром начинающему пользователю надо пользоваться чаще и только после приобретения навыков можно уже в режиме редактирования таблицы представить её реальный внешний вид на бумаге.

Если таблица не размещается в заданных пределах, попробуйте изменить поля, ориентацию, размер столбцов и строк, размер и тип шрифта.

Для этого в режиме просмотра в Параметрах страницы и в открывающемся диалоговом окне установить нужные параметры.

Для приобретения навыков дизайна путём последовательной распечатки и внесения изменений добейтесь необходимого внешнего вида таблицы.

Окно для выбора параметров страницы

Создание таблиц целесообразно начинать с шапки и первых двух – трех строк информации в ней.

Тогда будет ясен принцип форматирования тех или иных ячеек, строк, заголовков и других элементов таблицы.

Если заголовок таблицы и боковик (если он есть), формат первых строк вас устраивает, приступайте к вводу остальной информации.

Окно настройки печати таблиц

Если физических листов при печати будет больше одного, то определите сквозные строки столбцы для печати на каждом последующем листе.

Вставьте в поле колонтитулов в соответствии со стилем организации символ фирмы, телефон, адрес и т. д.

Если предварительный просмотр таблицы указывает на множество пустых страниц, то выделите всё, кроме таблицы и удалите всё, включая и форматы ячеек.

Печатать сетку не рекомендуется. Те места, где должна быть сетка, надо выделить и обрамить в виде сетки. Однако обрамление лишних участков приводит к тому, что будут печататься лишние страницы. Увеличьте или уменьшите значения полей и области печати, в случае необходимости включите ручное разбиение на страницы.

Сохранение файлов

Команда Сохранить появляется от нажатия кнопки Microsoft Office. Однако и её следует также пометить на панель быстрого доступа.

При первом выборе команды «Сохранить» на экране появляется диалоговое окно «Сохранить как…», где надо указать: папку, имя и тип (формат) файла.

В папке Мои документы хранятся файлы документов, подготовленных на Excel

В поле Имя Файла вводится имя, под которым будет сохранен файл с типовым расширением. XLS или. XLSX, которое можно не вводить – оно запишется автоматически.

Выбранный файл можно сохранить в качестве копии под другим именем и в другую папку. Дайте команду из меню: Файл – Сохранить как. При необходимости можно изменить и другие параметры файла, экспериментируйте.

Печать таблицы

Для ускорения процесса печати, служит кнопка с изображением принтера. Щелчок по ней инициирует печать таблицы с параметрами принтера, установленными ранее, по умолчанию.

Некоторые таблицы могут проектироваться с ограниченной областью для печати, а остальные данные могут использоваться как справочные или для вычислений.

Задание области печати происходит выделением на листе ячеек, которые необходимо определить как область печати и на вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выбирается Область печати и затем жмётся кнопка Задать.

Область печати можно отменить если нужда в ней миновала.

Печать документов Excel во всю ширину страницы

Для этого выберите в меню Файл пункт Параметры страницы, а затем на вкладке Страница в группе Масштаб установите переключатель в положении «разместить не более чем на» и выберите, например, 1, страницу в ширину. Удалите число во втором поле «разместить не более чем на», которое определяет число страниц в высоту, это поле можно оставить пустым.

Построение диаграмм

Через вкладку Вставка группой команд Диаграммы можно построить любую диаграмму по выделенной области ячеек таблицы, тренируйтесь.

График иногда «говорит» больше чем слова

Автофильтр

В таблице Excel можно фильтровать информацию – показывать на мониторе и печатать только то, что указано в фильтре. Для этого выделяют ячейки с заголовками столбцов и командой меню Данные-Фильтр-Автофильтр устанавливают кнопки для фильтрования со списками соответствующих значений.

В Excel можно указать не одно значение из списка, а произвольное число наибольших или наименьших значений, или долю в процентах от общего количества.

Шапка таблицы с кнопками автофильтра

Нажимая на кнопку фильтра в ячейке «Должность», можно отобразить в таблице, например, только «Ведущих специалистов» или задать дополнительное условие, а затем распечатать на принтере.

Пример отображения данных в таблице Excel 2003

Использование расширенного фильтра оправдано при анализе данных в крупных структурированных таблицах с десятками полей, называемых иногда базой данных.

Просмотр или скрытие данных в структурированной таблице

Выделите одинаковые строки по смыслу и дайте команду Данные – Группа и структура – Группировать.

Чтобы просмотреть — Действие

детальные данные внутри группы – жмите кнопку +

определенный уровень структуры – жмите символ уровня 1 2 3…

Чтобы скрыть — Действие

данные внутри группы – щёлкните символ скрытия данных -.

все данные в структуре – щёлкните символ первого уровня 1.

Ввод последовательных рядов данных

В таблицах Excel под рядами подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.

Для создания ряда данных введите в ячейку начальное значение ряда, подведите указатель мышки к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный), и зажав левую кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца. После того как отпускается кнопка мыши, выделенная область заполнится данными.

Такой простой процесс ввода возможен только тогда, когда начальное значение данных допускает возможность построения ряда, т.е. список заранее определён.

Например, введем в ячейку A2 название месяца июль, захватим мышкой черную точку в правом нижнем углу ячейки и, удерживая ее нажатой, выделим ячейки A2:F2. После отпуска кнопки мышки, выделенная область заполнится названиями месяцев с июля по декабрь.

Для построения произвольного числового ряда необходимо в две соседние ячейки ввести два числа, определяющих шаг изменения, выделить их, захватить мышкой черную точку в правом нижнем углу, указать мышкой количество ячеек ряда и отпустить кнопку.

Например, 23 27 31 35…

Ряды дат и времени дня могут использовать приращения по дням, неделям, месяцам, годам. Чтобы получить ряд дат, надо указать повторяемость последовательности: дни, недели, месяцы или годы.

Для получения ряда 23.06.93 23.06.94 23.06.95 23.06.96 введите первую дату 23.06.93, выделите область расположения ряда дат и, дайте команду «Правка – Заполнить – Прогрессия». В диалоговом окне этой команды установите переключатель в положение Год, а для получения ряда 23.06.93 23.07.93 23.08.93 23.09.93 – установить переключатель в положение Месяц.

Автозаполнение, сортировка и выбор данных из списка

Функция автозаполнения делает ввод данных в Excel приятным занятием.

При вводе первых символов одинаковых данных второй раз Excel дописывает оставшуюся часть и при нажатии на стрелку клавиатуры данные вводятся в ячейку. Или в следующей ячейке из контекстного меню после нажатия правой кнопки мышки дать команду Выбрать из раскрывающегося списка….

Для последующей сортировки и заполнения рядов данных или списка в документ через команды Сервис – Параметры – Списки заранее вводят нужный список.

Дополнительный список в параметрах Excel

После чего надо выделить столбец таблицы с данными и отдать команду Данные – Сортировка – Параметры – Сортировать по первому ключу…, выбрав необходимый список сортировки из заранее введённых списков.

В результате данные в таблице будут отсортированы по указанным параметрам, т.е. сначала будут располагаться строки с данными по начальникам, потом по главным и т. д.

Возможность автозаполнения работает и при заполнении последовательности типа: Кв.3, Кв.4, Кв.5, для этого используется курсор заполнения или команда Правка – Заполнить – Прогрессия.

Наиболее интересным параметром в окне диалога «Прогрессия» является флажок Автоматическое определение шага. Если он установлен, то вычисляется значение шага, опираясь на значения в верхних или левых ячейках выделения, для создания наиболее близкой к ряду прямой (для линейного тренда) или экспоненциальной линии (для экспоненциального тренда). При установке этого флажка значение из поля ввода Шаг игнорируется.

Команда Автозамена

При использовании этого сервиса в процессе ввода слово или аббревиатуры автоматически заменяется текстом, который заранее подготовлен в окне «Автозамена», вызываемым нажатием кнопки Microsoft Office, а затем Параметры Excel.

В диалоговом окне Параметры Excel щелкните Проверка правописания, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены.

Автовычисление и просмотр примечаний

Этот сервис предоставляет дополнительный комфорт при проведении вычислений. Не надо вводить имена функций: СУММА, СЧЕТ или СРЕДНЕЕ. Достаточно просто выделить числа. Их сумма сразу появится в соответствующей ячейке строки состояния. Если надо вычислить не сумму, то нажмите на этой ячейке правую кнопку мыши. Появится список функций, в котором можно выбрать нужную.

Просмотр примечаний к данным, которые были введены в ячейку осуществляется перемещением мышки к красному квадратику в правом углу ячейки.

Стиль представления данных

Пока данных в таблице немного и проблем работы с ними тоже немного, но когда появится вкус работы с таблицами Excel, появится и желание упорядочить форматы данных, ибо, если этого не сделать, то простая задача автоматического изменения формата определённых данных может вызвать серьезные проблемы.

Например, для ввода телефонных номеров используете один стиль, для значений продаж – другой стиль, для адреса – третий стиль. В последующем, для изменения представления данных достаточно только изменить нужный стиль и данные, отображаемые этим стилем, изменятся автоматически.

В понятие стиля входят формат представления чисел, тип и размер шрифта, тип выравнивания, вид рамки, наличие узора и защиты. Можно применить определенный стиль к выделенной области ячеек и листу книги.

Для этого используется команда Формат—Стиль и в диалоговом окне Стиль изменяют соответствующие параметры. В этом окне можно просмотреть существующие стили и удалить лишние.

Поиск и замена данных

Результатом работы команды «Найти» по поиску слова (символов) является первая выделенная ячейка, содержащая это слово.

Повторный поиск начинается с этой ячейки и заканчивается на следующей, содержащей это слово (символы). Если указанные символы существуют, то поиск осуществляется «по кругу», а если они существуют только в одной ячейке, то при повторном поиске указатель позиционируется на этой же ячейке. При отсутствии указанных символов, выдается соответствующее сообщение.

Выбор команды «Правка – Заменить» предоставляет в ваше распоряжение еще одно поле, в котором вводится информация для замены найденной.

Окно диалога «Поиска и Замены»

Допустим, у вас есть таблица адресов. Перед выполнением команды выделен столбец с названиями улиц. Если ввести в поле ввода «Найти» символ «К», то будут найдены названия улиц, начинающихся на букву «К»: например, Красноармейская, Кирова пр-т, Кольцова, Космонавтов. Нажимая кнопку «Найти далее», будем перемещаться по четырем ячейкам, с названиями данных улиц. Если выделенная область на листе отсутствует, то поиск распространится на весь лист, и к четырем улицам добавятся еще слова, начинающиеся на букву «К»: например, Квартира и Казанский.

Если вместо символа «К» ввести символы « К», то ничего найдено не будет. Отсутствие или наличие пробела перед буквой «К» имеет решающее значение.

Если вести поиск по символам»? л», то будут найдены все названия улиц у которых есть какой-нибудь символ перед буквой «л». Наличие символа»?» означает, что поиск ведется по маске, в которой вместо этого знака стоит произвольный символ. Поиск по символам»? Л» оказался пустым и это понятно, так как слов с символом перед прописной буквой нет. Если вести поиск по маске»???????? л», то будут найдены улицы Севастопольская и Индустриальная, поскольку только в названиях этих улиц нашего столбца перед буквой «л» есть не менее восьми символов.

Наличие символа «*» в шаблоне поиска расширяет область поиска. Так, например, с помощью шаблона «*ская» будут найдены все улицы, оканчивающиеся на «ская». Шаблон «р*» выводит все улицы со строчной буквой «р».

При поиске по шаблону»? а?е*» – нашлись две улицы: Манежная и Заречная.

Поиск можно осуществлять в формулах ячеек, в значениях ячеек или в примечаниях ячеек. В режиме Ячейка целиком, который доступен только для рабочих листов, поиск ведется по совпадению всего содержимого ячейки с заданным набором символов.

После нажатия кнопки «Найти далее» ищется следующее вхождение заданного набора символов. Для возврата к предыдущему вхождению нажмите клавишу Shift и одновременно нажмите кнопку Найти далее.

Нажатие кнопки «Заменить» в окне диалога «Найти» также открывает окно диалога «Заменить». Оно отличается от окна диалога «Найти» полем с текстом для замены найденного в поле «Заменить на».

Функции и формулы

В программе Excel введён мощный аппарат функций, облегчающим обработку данных при суммировании, умножении, вычислении синуса, логарифма и т. д. Помимо чисто вычислительных действий можно находить среднее арифметическое, максимальное и минимальное значение, наиболее вероятное значение, доверительный интервал и многое другое.

С помощью функций даты и времени можно определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней. Логические функции в зависимости от выполнения тех или иных условий запускают различные виды обработки данных.

Ячейка F6 формируется логической функцией «ЕСЛИ»

Понятие функции

Функция – это заранее подготовленная формула, причём программа её выполнения скрыта от пользователя.

Excel содержит несколько сотен встроенных функций, которые вводятся через Мастер функций. При работе с этим средством надо выбрать нужную функцию из списка категорий, а затем в окне диалога ввести входные значения её аргументов.

Мастер функций вызывается командой «Вставка – Функции» или нажатием на кнопку fx строке формул.

Чтобы использовать функцию, надо ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Если нарушаются правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.

Округление чисел

Рассмотрим функцию ОКРУГЛ (арг1;арг2), которая возвращает число, округленное до заданного числа знаков после запятой. Эта функция имеет два аргумента: арг1 – адрес ячейки с числом (или само число), которое надо округлить; арг2 – количество цифр после запятой у числа после округления.

Для округления числа выполните следующие действия:

1.Введите число 2,71828 в ячейку A1. Это число мы будем округлять.

2.Введите в ячейки B1, C1 и D1 формулы следующего вида:

=ОКРУГЛ (A1;1); =ОКРУГЛ (A1;2); =ОКРУГЛ (A1;3)

Эти формулы округляют число 2,71828 находящееся в ячейке A1 до одной, двух и трех цифр после запятой. Результаты округления просматривается в ячейках B1, C1 и D1: 2,7; 2.72; 2,718.

Вычисление интервала времени между двумя датам

Для определения числа дней между датами достаточно вычесть одну дату из другой. Например, если ячейка A1 содержит дату 8.6.2000, а ячейка A2 – дату 20.6.2000, то формула =A2-A1 вычисляет число дней между этими датами (12).

Не забудьте установить числовой формат для ячейки, в которой вводится эта формула (в меню Формат выберите пункт Ячейки, а затем на вкладке Число в списке Числовые форматы выберите формат Числовой). Если формат этой ячейки отличается от числового, предполагается, что результат имеет тот же формат, что и ячейки, используемые при вычислении, то есть результатом будет дата, а не число.

Создание формулы для вычисления нарастающего итога

В программе Microsoft Excel имеется возможность вычислять нарастающий (или общий) итог в столбце или строке ячеек. В соответствующей формуле используется функция СУММ и комбинация абсолютных и относительных ссылок.

Пример формулы

Например, ячейка B1 содержит значение ячейки A1; B2 содержит значение A1+A2; B3 содержит A1+A2+A3 и т. д.

Для этого введите формулу = СУММ ($A$1:A1) в ячейке B1, как показано выше.

Выделите ячейки с B1 по B3 и в меню Правка выберите команду Заполнить вниз. Во всех ячейках абсолютная ссылка $A$1 останется неизменной, а относительная ссылка A1 будет обновлена в каждой следующей ячейке, указывая на смежную ячейку столбца A.

Для получения дополнительных сведений об использовании абсолютных и относительных ссылок в программе Excel воспользуйтесь справкой к программе.

Можно редактировать как параметры функций, используемых в формуле, так и непосредственно символы формулы. Для этого щёлкните по строке формул, внесите изменения и нажмите клавишу Enter. Если надо внести изменения в формулу непосредственно в ячейке, то дважды щелкните на ячейке с этой формулой.

Для отмены изменений нажмите кнопку Х в строке формул или клавишу Esc.

Постройте таблицу, показанную на рисунке ниже. В ней приведены основные приёмы работы.

Проект учебной страницы на Excel 2003

Примените функции, постройте диаграмму, сгруппируйте мужчин и женщин, присвойте имена ячейкам Ставка и Курс, примените условное форматирование для выделения цветом параметров января больших 20.

Анализ данных

В начале процесса анализа данных лучше всего использовать встроенные средства такие как просмотр зависимости формул и подбор параметра вызываемые из меню Сервис. Попробуйте проанализировать премии сотрудников и подобрать параметры премии для Папина, для чего выделите ячейку с премией и отдайте команду Сервис-Подбор параметра…. Это работа встроенной сложной функции для анализа.

Элемент анализа вычислений

В следующем поле укажите нужное значение, а в последнем поле ячейку от которой зависит результат.

Неплохие результаты даёт графический метод анализа данных через диаграммы, графики.

Например, постройте таблицу, моделирующую полёт ядра. Изменяя стартовую скорость или угол наклона пушки можно получить график той или иной траектории полёта для анализа. Здесь ячейка А4 поименована «а», ячейка С4 – «V».

Модель стрельбы из пушки

Для тех, кто интересуется надстройками для анализа после их дополнительной установки можно открыть файл примера для поиска решения SOLVSAMP. XLS и потренироваться с ним.

Заготовка Excel для поиска решений типовых задач

Опытные пользователи могут использовать такой инструмент анализа как сводные таблицы.

Ниже приведена таблица и результат работы сервиса сводной таблицы, который можно рассматривать как встроенную подпрограмму Excel.

Введите исходные данные, выделите таблицу и запустите этот сервис для анализа выделенной таблицы.

Защита книг и листов

В Microsoft Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Microsoft Excel и их изменением.

Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним. По умолчанию все ячейки листа заблокированы.

Защита ячеек и листа

Однако ввод в них возможен до тех пор пока не установлена защита листа. Перед тем как защитить лист надо разблокировать ячейки, в которые требуется вводить данные. Ячейки, оставленные заблокированными, станут защищенными только после защиты листа командой меню: Сервис-Защита-Защитить лист….

Пример сводной таблицы

Шаблоны (заготовки)

В Excel включены шаблоны для решения экономических, финансовых и деловых проблем. Их можно использовать в качестве готовых решений, выбрав из меню программы команду «Файл – Создать».

Эти шаблоны могут послужить в качестве дизайна таблиц, и пониманию логики взаимосвязи ячеек одной таблицы.

Шаблоны Excel

Чтобы изменить шаблон книги для использования по умолчанию надо настроить пустую книгу через Параметры и сохранить эту книгу с именем Книга. xlt, т.е. как шаблон в папке XLStart:

Обычно её адрес – C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice12XLStart

Если шаблон из этой папки удалить, то он генерируется автоматически.

Специальный шаблон книги сохраняется в папке «Шаблоны», которая обычно расположе в папке – имя_пользователя Application DataMicrosoftШаблоны.