Текст книги "Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль"

Насколько можно опускаться в оценке своего времени?

Я вырос в Огайо, где люди проводят свои выходные, сгребая снег зимой, подстригая траву весной и летом, сгребая листья осенью. Меня всегда бесило, если я, проезжая, замечал кого-нибудь из своих торговых агентов за сгребанием или подстриганием. «Черт возьми, – думал я, – если ты настолько не ценишь свое время, что не готов заплатить $5 соседскому мальчишке за тупую работу, тебя осталось только пристрелить. К тому же ты лишаешь мальчишку законного заработка».

Поселившись в Аризоне, я думал, что там песок, камни и кактусы. Нечего сгребать и подстригать. И что же? Некоторые чудики привозят туда свою траву, всюду сеют, а потом проводят дни либо за поливом, либо за подстриганием. А другие, у кого «пустынная лужайка», постоянно рыхлят на ней гравий, как коты в туалете!

Какой вывод я сделал из всего этого? У большинства людей всегда найдется способ увильнуть от продуктивной деятельности, и они всегда предпочтут тупо убивать свое время, даже если им придется для этого работать!

Что ж, мою систему оценки времени можно ужать до одного суждения: ни один час моего рабочего времени не может стоить дешевле установленной суммы; я, как только могу, обеспечиваю и защищаю ценность своего часа, и берегись всякий, кто вздумает мне в этом мешать.

Для продавцов важен еще один аспект – «проектная ценность», или «цена возможности», или «оценочная стоимость». Иначе говоря, «нечто» должно стоить как минимум Х долларов, какое бы значение Х вы себе ни установили, чтобы вы просто задумались о нем или согласились иметь к нему какое-то отношение. Это правило усвоили многие из моих самых успешных клиентов, и теперь у них есть своя лакмусовая бумажка, чтобы быстро и решительно ответить на предложение «да» или «нет».

Таков, например, Мэтт Фьюри, который лишь несколько лет назад открыл свое дело, взяв за минимум проектной ценности $10 000: будь то разработка нового продукта или новая маркетинговая кампания, планируемая прибыль должна быть не меньше $10 000, или он пас. Сегодня его минимум – $100 000. Мэтт понял мудрость: если ты увидел возможность, это еще не значит, что стоит ей пользоваться, если что-то можно сделать, это еще не значит, что это нужно делать именно тебе.

Многие продажники цепляются за клиентов, которые отнимают у них гораздо больше времени, чем сами стоят. Большинство предпринимателей берутся за проекты, пожирающие гораздо больше времени – предпринимателя или его наемных работников, чем могут окупить. Я брался за такие проекты столько раз, что всего не упомнишь. Но я с каждым годом все лучше научаюсь НЕ связываться с такими сюжетами. Моя подруга Ли Милтиер, бизнес-тренер и ведущая моей аудиопрограммы «Миллионер-отступник» (больше узнать о ней и ее ежегодном семинаре можно на сайте www.renegademillionaire.com), для напоминания подарила мне на 49-й день рождения настенную табличку, которая гласит:

Другой бизнес Дэна – ООО «Тогда Казалось, Что Дельце Выгорит».

Глава 2
Как вогнать кол в сердце вампира, жаждущего высосать ваше время до последней капли

И это чудовище у них на глазах растерзало горло Гуго Баскервилю и, повернув к ним свою окровавленную морду, сверкнуло горящими глазами. Тогда они вскрикнули, обуянные страхом, и, не переставая кричать, помчались во весь опор по болотам.

Артур Конан Дойл. Собака Баскервилей

Времясосущие вампиры – это жаждущие, алчные, эгоистичные, порочные создания, которые, дай им только волю, высосут все ваше время и энергию и оставят вас без сил, бледным, слабым. И если уж они нашли хорошую кормушку, то и будут возвращаться каждый день, так что, даже если вы восстанавливаете силы – едите, спите, принимаете витамины, это все напрасно – вампиры будут поджидать вас завтра на том же месте, где оставили вчера, с намерением снова высосать из ваших вен все до последней капли. Чтобы защититься от таких вампиров, их нужно научиться узнавать. А чтобы освободиться от них, нужно научиться видеть в них мерзких, злобных кровопийц, порожденных тьмой.

Пожалуй, самый коварный из всех хроновампиров – это господин Естьминутка. Он притаился в коридоре за дверью вашего кабинета, он караулит у лифта, у кафетерия, в кустах рядом с парковкой – в любом месте, где можно застать вас врасплох. Если вы ему раз-другой поддадитесь, он осмелеет и начнет «забегать» к вам в офис или домой. Он обезоруживает вас своим «Есть минутка?», или «Оторву на пару минут», или «Один малюсенький вопросик». У него редкий талант – проделывать это, когда вы целиком поглощены каким-то серьезным делом: например, собираетесь перед важным деловым звонком. Если же он целый день находится где-то рядом, то «заглядывает» к вам раз десять на дню, каждый раз занимая «всего минутку» вашего времени.

Каждый раз, когда он «заскакивает», представьте, что он погружает свои зубы в вашу шею и высасывает пол-литра, а то и литр. Ведь именно это он и делает.

Этому типу вампира особенно трудно сопротивляться. Во-первых, кажется, что «один малюсенький вопросик» гораздо проще быстренько решить, а не откладывать его болтаться на потом. Во-вторых, ты чувствуешь, что отказать – беспричинная грубость. Но правда в том, что этот персонаж не заслуживает вежливого обращения. Он показывает вам, что ваше время менее ценно, чем его, что вас всегда можно оторвать от любого занятия, потому что ваши занятия неважны. Он вас, говоря уличным языком, опускает ниже плинтуса. Так что вперед – без всякой жалости воткните ему прямо в сердце осиновый кол.

И вот вам кол:

Я сейчас занят.

Давай встретимся в 4 часа, у меня будет 15 минут, обсудим сразу все вопросы.

Это собьет кровожадного вампира с толку. Он замрет, как олень в свете фар. А еще это приучит его к порядку. Конечно, не с первого раза. И даже не со второго. Он еще не раз попытается в вас впиться. Но если каждый раз вы будете выхватывать свой кол и снова и снова уверенным движением вгонять ему прямо в грудь, в конце концов послание до него дойдет. Однажды он позвонит и скажет что-то вроде: «Мне нужно обсудить с тобой пять вопросов. Когда мы можем встретиться?» И после того как вы поднимете свою челюсть с пола, можете поздравить себя: вы вырвали у вампира клыки и приучили его проситься.

«Они на совещании»

Следующий по опасности времясосущий вампир – господин Совещание. Некоторые люди, кажется, только и делают, что сидят на совещаниях. Когда я уже заканчивал писать эту книгу, один из моих клиентов втянул меня в двадцатиминутное телефонное совещание на четверых, где обсуждалось, на какое время назначить новое, более долгое телефонное совещание, на котором предстоит решить, когда собраться посовещаться вживую. Жесть.

Совещание соблазнительно. Это способ почувствовать собственную важность. И отличный вариант не принимать решений и не отвечать за них. Совещазм – это болезнь, превращающая бизнес в пустой, бесполезный и растянутый треп. (Два самых успешных исполнительных директора, которых я знаю, проводят только стоячие совещания. Никаких стульев.)

По данным Соrporate Meetings Magazine, в конце 1990-х, когда я писал эту книгу, люди проводили в среднем от 20 до 40 часов в месяц на совещаниях – больше, чем в прежние годы. Руководители среднего звена в среднем совещались 1,7 часа в день, а высшее руководство просиживало на совещаниях половину рабочего времени. Участники опроса сообщили, что самые продуктивные совещания длились меньше часа, но большинство встреч продолжалось два часа и дольше. По моим наблюдениям, ситуация с каждым годом становится все хуже. Даже несмотря на то, что нам все время предлагают новые устройства, облегчающие общение, и большинство людей их охотно использует, с кем бы я ни захотел связаться, он обязательно оказывается на совещании.

Остановитесь и спросите себя: а нужно ли мне быть на этом совещании (или проводить его)? Нельзя ли решить вопрос с меньшей затратой времени? Провести телеконференцию? Разослать письмо? Вывесить объявление на доску, черт возьми? Или в интранете. Разослать электронку. В общем, что угодно, только НЕ совещание.

На днях я звонил в одну компанию, где мне срочно нужно было получить некоторые данные, и услышал от замотанной секретарши: «Все на совещаниях. Я ничего не знаю. Позвоните, пожалуйста, в какое-нибудь другое время, когда, может быть, здесь будет кто-то, кто что-то знает».

Если вам все же нужно провести совещание, вот несколько колов, которые вы можете пустить в ход, чтобы остановить бесконечные вампирские «кровавые посиделки». (Хроновампиры любят совещания: еще бы, столько сочной добычи в одном месте – настоящий фуршет.)

1. Назначайте совещание перед обедом или в конце дня, когда вампирам уже не терпится закончить дела, превратиться в нетопырей и вылететь вон.

2. Никакого кофе и чая!

3. Заранее раздайте всем повестку совещания.

4. Сформулируйте и доведите до всех четкую и достижимую цель совещания.

Кстати, насчет кофе и чая – это важный момент. В одной компании нам с Дэйвом Петито, великолепным рекламным продюсером и моим другом, платили за то, чтобы мы посещали их совещания. Эти совещания проходили в роскошном офисе в Беверли-Хиллз, а то и дома у генерального директора. И независимо от места проведения на совещаниях всегда был стол, сплошь уставленный разнообразными закусками.

Булочки, пять сортов сливочного сыра, семга, заграничные сыры, мясные закуски, круассаны, маффины, печенье. Первоклассный харч. Растягивающий встречу на добрый час и больше – в конце концов, как совещаться с набитым ртом?

Эта фирма давным-давно вылетела из бизнеса. Интересно почему?

Если вам приходится посещать совещания, тоже нужно иметь под рукой несколько колов для господина Совещания.

1. Заранее узнайте, какая информация от вас требуется, и подготовьте краткое и содержательное выступление.

2. Имейте запасной план отхода: попросите кого-то зайти и вызвать вас в определенное время или позвонить вам на сотовый и т. п. Вы можете выйти и, поговорив, если нужно, вернуться – только вряд ли вернетесь.

В погоне за пустяками

Еще один времясос, которого стоит опасаться, это господин Ерунда. Он не умеет или не хочет отличать важное от пустяков и большое от малого.

Его талант – сбить человека с толку и заставить вас отложить строго ранжированный список своих дел в угоду его делам – а дела у него чаще всего не стоят выеденного яйца. Господин Ерунда все равно оторвет вас от дел, чтобы сообщить, что в здании пожар, и чтобы пожаловаться, что со склада привезли не черные, а синие ручки. И обычно бывает второй вариант.

Лучший способ обойтись с таким вампиром – надеть ему на шею огромный серебряный крест и сбросить со стены вашего замка. Но если у вас такой возможности нет, тогда нужен еще один кол – перебить перебивалу:

У меня сегодня очень хлопотливый день, так что я могу отвлекаться только на дела девяти– и десятибалльной важности. Все остальное ждет до завтра.

Ты уверен, что твой вопрос тянет на 9 или 10 баллов по десятибалльной шкале?

Он скажет: «Нет, но…» – и тут вы снова должны его грубо перебить: «Никаких но. Спасибо. Вернемся к этому завтра». И идти прочь. (Если он в ВАШЕМ кабинете, выходите за дверь.)

Вампир оскорбится. И славно. Шанс, что он подождет со своей ерундой до завтра и снова принесет ее вам, меньше 50 %. Он пойдет и найдет для своих клыков другую шею. Или даже сам решит свои проблемы. Он не будет терпеливо ждать до завтра.

Ой, сериал начинается!

Вы видели, как переигрывает звезда сериалов Сьюзан Луччи?[3]3
  Сьюзан Луччи (англ. Susan Lucci, род. 23 декабря 1946 года) – американская актриса, вошедшая в историю благодаря роли в телесериале «Все мои дети», где она снимается с 1970 года. Она является самой высокооплачиваемой актрисой за всю историю дневного телевидения с зарплатой более $1 млн в год.


[Закрыть] Была ли реплика партнера «Рональда убили, он лежит возле дома, а из груди у нeго торчит огромный железный фламинго» или «На улице дождь», реакция Сьюзан неизменно бурная: рыдания, всхлипы, хватание за голову, вздымающаяся грудь, заламывание рук – переигрывание. Есть люди, которые в реальной жизни ведут себя точно как Сьюзан на экране. Они все превращают в истерический припадок. Они на все реагируют слишком эмоционально. Они преувеличивают значение любых событий. Если вы не поостережетесь, такой вампир и вас втянет в свою драму. И если у него это получилось, представьте, как он втыкает вам в шею клыки и высасывает пол-литра крови.

Другая беда от этого сорта вампиров – в самом лучшем случае они заставляют вас тратить время на попытки их утешить. Они заставляют вас чувствовать вину и подставлять им плечо поплакаться. Но как только они положат свою голову вам на плечо, они сразу вонзят свои зубы вам в шею.

Некоторые удивительно умеют превращать любую муху в слона. Если в вашей организации есть такие, болезненно реагирующие на все, взвинченные плаксы, избавляйтесь от них по мере возможности. Если не можете, тогда сами держитесь от них подальше. Есть два способа их отпугнуть:

1. Доберитесь до сути их проблемы (обычно она примитивна) и скажите им, что делать. Это не то, что им нужно. Им не нужны решения, они хотят драмы. Испортите им обедню, и они пойдут искать кровь в другом месте.

2. Перехватите нить разговора и пуститесь в долгие воспоминания типа: «Это напомнило мне, как мой дядя Гарольд, который жил во время Великой депрессии, оказался в Пыльном котле[4]4
  Пыльный котел – засушливый район на западе США, где часты пыльные бури.


[Закрыть]. Его история будет вам полезна. В общем…» Другими словами, сами превратитесь в вампира и начинайте сосать.

Есть ли еще какие-нибудь времясосущие вампиры?

Разновидностей времясосов примерно столько же, сколько разновидностей птиц или бабочек. Ваша продуктивность растет тем больше, чем лучше вы научаетесь определять хроновампиров и втыкать им в грудь осиновые колья.

Спросите себя, не делаете ли вы сейчас чего-то такого, что могло бы привлечь времясосов на пир. Если делаете – перестаньте.

Как я по глупости распахнул двери времясосущим вампирам и позволил им высосать меня досуха

В одном деловом журнале я прочел статью о смелом директоре, который, став президентом большого медицинского центра, первым делом снял с петель дверь своего кабинета и повесил ее под потолком в вестибюле, чтобы продемонстрировать свою приверженность политике открытых дверей. В журнале это было описано с восхищением, как акт неслыханной смелости и изобретательности. Я же, читая, хихикал. Сочувствую этому парню. А теоретикам менеджмента, которые писают кипятком, когда слышат о подобном, я скажу: выйдите в реальный мир, где хищники каждый день пожирают друг друга, и попробуйте сделать так же. Недели не продержитесь.

В этой тактике нет ничего новаторского и революционного. Черт возьми, я сам так опростоволосился 20 лет назад.

Едва взяв рычаги кое-как державшейся на плаву промышленной компании, я снял дверь кабинета с петель и прибил ее к стене, провозгласив, что отныне кабинет президента открыт для всех. Как театрально. И как невероятно глупо.

Весь день бесконечная вереница хроновампиров. Они сосали, сосали и сосали. К вечеру моя шея напоминала подушечку для булавок. Я был белее бумаги. Почти прозрачным. Сидел тюфяком, не в силах даже выпрямиться. Остекленевшие глаза. Слабое дыхание. Говорю вам, они просто входили строем и радостно по очереди сосали из меня соки. И только стрелки часов, приблизившиеся к пяти, не давали им нашинковать меня, как рагу, и съесть без остатка.

Я сам поманил их, они просто приняли мое приглашение. Безусловно, я сам был виноват.

Подобные выходки красивы только на бумаге. Увы, в книгах есть масса идей – вроде этой, – которые нам предлагают лунатики (!), не нюхавшие реальности, уютно угнездившие зады в буколических университетских кампусах и от души развлекающиеся выдумыванием всякой псевдонаучной абракадабры и новых острых теорий управления, от которых мы приходим в злобное недоумение. В общем, не верьте всему, что читаете.

Глава 3
Победить «разрывы продуктивности» раз и навсегда

Моя жизнь – это длинная полоса препятствий, где главное препятствие – я сам.

Джек Паар

Вынужденные перерывы в работе угнетают производительность многих клерков и кабинетных работников.

Прекратите отвлекаться и умножьте свою продуктивность. Все просто.

Прочитав в одной статье, что среднего бизнесмена отвлекают от работы каждые 8 минут, я попросил трех своих клиентов в один день, проведенный целиком на предприятии, посчитать, сколько раз их отвлекут. У одного вышло значение лучше среднего: раз в десять минут, второго отвлекали раз в шесть, а третий прорычал: «Да мне секундомером мерить надо!»

Когда я работал под одной крышей со своим персоналом, то чувствовал примерно то же – когда позволял себя отвлекать. Правило, доказанное практикой: чем больше у вас работников, тем чаще вас отвлекают. Несколько лет назад на меня неожиданно свалилось предприятие с 42 сотрудниками. Там меня отвлекали каждые 8 секунд, а не минут. Мне стало не по себе, когда я наконец понял, что виноват в этом только я сам. Я позволял себя отвлекать и даже поощрял это. Но теперь я научился пресекать подобные сюжеты.

Нас отрывают от работы тысячи причин, и почти никогда никакой необходимости отрываться на самом деле нет! Если вы хотите достичь максимальной персональной продуктивности в подобной обстановке, вот пять правил самозащиты, которые вам стоит усвоить:

1. Потеряйтесь.

2. Не берите трубку.

3. Поставьте факс на автомат.

4. Заведите часовой механизм на бомбе.

5. Будьте заняты, притом так, чтобы это было видно всякому.

Потеряйтесь

Ваша первая тактика – банальная недоступность. Когда я сидел в кабинете, люди без конца валили ко мне с вопросами, которые, я знаю, они прекрасно решили бы без моей помощи. То есть мое присутствие и свободный доступ ко мне снижали одновременно и мою, и их продуктивность. Правильный подход – вообще не показываться. Некоторые предприниматели думают, что они должны вдохновлять своих людей личным примером: первыми приходят в офис и зажигают там свет, последними уходят оттуда поздно вечером. Я тоже попадался в такую ловушку, и это правда ДОРОГО обходится. Вдохновлять – вовсе не значит работать больше всех.

Мне приходилось ездить, и я увидел, что в мое отсутствие люди работают не хуже, если не лучше, чем когда я рядом. Пока я был в дороге и со мной нельзя было связаться, сотрудники сами решали 80 % задач, и по большей части решали удовлетворительно, иногда с блеском, в редких случаях – неудачно, но вполне исправимо. Об остальных 20 % они спрашивали меня быстро и четко, короткими звонками или по факсу. Но раз уж они обходились без меня, когда это было нужно, значит, смогли бы обходиться и всегда. Так что я взял и перестал появляться в конторе. У меня дома стоял факс, так что если я был в городе, то просто работал дома, и меня практически никто не отвлекал. При необходимости я звонил или посылал факс, мои люди делали то же самое.

На сегодняшний день я живу и работаю по большей части в своем доме в Огайо. У меня только одна ассистентка, и она сидит в офисе в Финиксе. Чтобы уж точно не путалась под ногами. Мы созваниваемся практически ежедневно, говорим обычно не больше 20 минут. Если есть по-настоящему срочные факсы, она шлет мне их в тот же день, остальное – рассортированные факсы, письма и список вопросов – я получаю от нее в виде аккуратной пачки раз в неделю. Издалека она гораздо организованнее ведет со мной дела, чем если бы я сидел рядом или был доступнее. И я гораздо более организованно веду дела с ней. Я убежден, что это плюс два продуктивных часа в день для нас обоих, а в моем мире это приличная стопка банкнот. Гораздо более приличная, чем еженедельный счет за пересылку бумаг.

Десятки моих клиентов скопировали такой способ ведения дел и добились ценных результатов. Я могу назвать больше 30 предпринимателей – некоторые из них имеют малый бизнес типа моего, с одним-двумя сотрудниками, у других – предприятия с оборотом $30 миллионов в год, – которые установили себе режим редких появлений в офисе – от раза в неделю до раза в месяц. Например, Чет Роуланд владеет одной из самых больших и прибыльных флоридских компаний по борьбе с сельскохозяйственными вредителями и еще одной, которая занимается маркетингом, обучением и тренингами в той же самой антипаразитной отрасли. У него в штате есть и торговые агенты, и администраторы, и техники, и разъездные сервисники. Сам он появляется в конторе не чаще двух раз в месяц. Раз в неделю помощник приходит к нему домой. Ежедневно Чет получает отчеты и сообщения по интернету. Он ведет дела из своего просторного дома на берегу озера или из квартиры с видом на пляж. Он много путешествует, совершенно не волнуясь, как там без него дела в офисе, ведь он и так в нем не бывает. И успевает сделать неизмеримо больше, чем если бы он проводил «на работе» 8 часов в день.

У меня есть друг, генеральный директор предприятия с годовым оборотом $4–5 миллионов, который не может работать дома; у него там шестеро детей, две собаки и еще жена. Поэтому он снимает в городе офис за $200 в месяц, примерно на полпути между домом и своей фабрикой. В этом офисе нет ни телефона, ни факса. И большую часть времени мой друг проводит там. Мы с ним согласны в том, что:

Другой мой знакомый бизнесмен мучительно отучал персонал от присутствия босса, а себя – от постоянного толкания в конторе, сования носа во все дела и переспрашивания всех и каждого. К его удивлению, дела идут хорошо. Кто-то из работников отлично показал себя. Кто-то не сумел работать по-новому, и его пришлось уволить. Суммарные продажи и прибыли выросли. Теперь мой приятель находит время на изобретательство и работу над «особыми проектами», о которых мечтал годами. И он впервые берет отпуск на целый месяц, арендуя пляжный коттедж и уезжая за тысячи миль от своей конторы. Первый раз за тридцать лет он становится владельцем бизнеса, а не его собственностью.

Если вы все же будете делить офис с сотрудниками, тогда действуйте обратно моему идиотскому эксперименту с открытыми дверями: крайне важно установить политику ЗАКРЫТЫХ ДВЕРЕЙ. У вас должно быть время, когда всем ясно – по затворенной двери, зажженной красной лампочке или выставленному в холле фиолетовому плюшевому дракону – вас нельзя беспокоить ни в коем случае. И если вы хотите в это время подремать – пожалуйста. Не их собачье дело.