Текст книги "Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль"

Не берите трубку

Следующим шагом нужно установить власть над телефоном. По-моему, телефон – это враг номер один для вашей продуктивности, и ваши люди будут с ним в сговоре, пока вы их не отучите. Людей приучили, что нужно поднимать трубку, когда звонит телефон, и они думают, что вы должны поступать так же. Дома, в свое личное время, они в мыле выскакивают из ванны, срываются из-за обеденного стола и даже coitus interraptus, чтобы ответить на звонок. Удивительно, как затерроризировано изобретением мистера Белла большинство из нас. Звонит. Бежать. Отвечать. Бред.

Поэтому для начала позвольте немного философии: ни закон, ни мораль и ничто иное не обязывает вас брать трубку и отвечать на звонок, если вы этого не хотите. Дома я привычным движением отключаю телефон, чтобы принять душ, поесть, вздремнуть, посмотреть любимую телепередачу, ну, и для других вещей тоже.

В жизни нет ничего – понимаете, ничего – такого, что нельзя отложить на часок. Или на пару часов. Вам нужно перенести это отношение и в работу. У разных людей разные уровни контроля телефонных отвлечений, но, по-моему, никто не должен быть всегда доступным для входящих звонков. Это все равно что ходить с табличкой «Пни меня!» на спине. Если вы принимаете все входящие звонки, значит, постоянно прерываете работу над задачей известной вам важности в пользу вопроса или лица неизвестной важности. Вы отдаете контроль над своим временем неизвестному. И почти каждый день будет к вечеру выматывать вас, но вы так и не будете успевать сделать намеченное.

Лично я помню немного звонков, которым повредила бы задержка с ответом на день-другой. Большинство важных звонков поступает мне во время поездок, и я лишь в последнее время стараюсь перезванивать на следующий день. Многие звонки ждут три, четыре, даже пять дней. И знаете что? Иногда кого-то это раздражает – что ж, это их головная боль, не моя, – но я не заметил еще, чтобы промедление с ответом стоило мне денег. Ни цента. Парадоксально, но в моем бизнесе (как и во многих других), известная труднодоступность скорее помогает, чем мешает находить новых клиентов и к тому же сразу приучает их уважать и ценить ваше время и вашу работу. Правильно или нет, но большинство людей не видит особой ценности в походе к мудрецу, сидящему у подножия горы. (Я об этом писал, касаясь «продаж навынос» в моей книге «Жесткие продажи»[5]5
  Кеннеди Д. Жесткие продажи: Заставьте людей покупать при любых обстоятельствах. – М.: Альпина Паблишер, 2017.


[Закрыть].)

Мобильник

Теперь о дьявольской штуке, сотовом телефоне. Люди поголовно чувствуют себя обязанными отвечать на него круглые сутки семь дней в неделю. Это самый злостный проводник помех, обладающий поразительной таинственной властью над своим носителем. Как говорит комик Деннис Миллер, не хочу читать проповеди, но… все чаще приходится видеть мужчин, разговаривающих по мобильнику у писсуара. Слушайте, если вы не можете даже спокойно помочиться, вы не мистер Суперважный, вы мистер Суперидиот.

Лично я вообще отказываюсь владеть и пользоваться сотовым. У меня был один, целых две недели. Но в один прекрасный день я на ходу опустил стекло в машине и швырнул проклятую штуку за окно. Больше соблазна не было.

Если вам так уж хочется носить этот ошейник, имейте благоразумие хоть иногда его выключать. Как можно чаще. Например, чтобы пойти пообедать с коллегами или друзьями, поесть и по-настоящему переварить все, что вы съели. Или чтобы сходить по малой нужде. Или, скажем, проехать обледенелый горный серпантин на джипе-паркетнике. И имейте приличие выключать его и затыкаться, когда сидите рядом со мной в самолете, если не хотите, чтобы я затолкал вашу мобилу вам в глотку.

На моих семинарах, между прочим, мы штрафуем на $100 всякого, у кого зазвонит сотовый. И конфискуем телефон виновника до конца семинара.

А ведь нарушители платят от $2000 до $5000, чтобы поучаствовать в семинаре. И многие из них мои хорошие клиенты. Но мне плевать. Я не буду с этим мириться. Я всех предупреждаю и нанимаю бесцеремонного амбала на сбор штрафов. Если вы настолько не умеете упорядочивать свою жизнь, что не способны чем-то позаниматься не отвлекаясь и быть вежливым к другим, я предпочту, чтобы вы остались дома и раздражали кого-нибудь другого. Считаю, что в ресторанах и театрах сотовые следует собирать у посетителей и отдавать на выходе, как оружие у бандитов в порядочных салунах. Телефон-автомат в будке был отличным цивилизационным изобретением.

И еще пару слов для бизнесменов, продавцов и моих бедных загнанных параноидальных коллег-лекторов, которые истово верят, что должны в любую секунду немедля отвечать каждому клиенту или потенциальному клиенту, чтобы тот, не дай Бог, не набрал следующий номер, и не столковался с тем, кто быстрее ответил. Если вас настолько легко заменить, если вы настолько обыденный и непримечательный товар, то ваши проблемы гораздо, гораздо серьезнее, чем те, которые можно решить хватанием за сотовый на унитазе. Отключите телефон, пока не прочтете мою книгу «Жесткие продажи» – это по-настоящему срочно.

Попробую вам помочь: представьте, что бедняга, шагающий с сотовым в руке, или на ремне, или, хуже того, с гарнитурой за ухом, – это большая глупая собака с ошейником и на поводке. Ее тянут, она лает, язык на плече…

Если вы ходите на двух ногах, то должны вести себя достойнее и отказаться от поводка.

«Железный занавес» против телефона

Если вы со мной согласны, то вам понадобится подходящий защитный экран. ЧТО защитит вас от телефона? Если у вас есть живой человек, администратор или секретарь или секретарь и администратор, это лучше всего. (Если нет, то вам придется использовать голосовую почту или автоответчик.) Вашему помощнику понадобится постоянно обновляемый VIP-список, то есть список людей, на чьи звонки вы почти всегда ответите сразу, независимо от того, чем заняты. Так вы не пропустите звонки, которые вам по-настоящему важны, а ваш помощник не засомневается отфильтровать остальные. Имея в руках список, он не ошибется, однако, если даже ошибся, не попрекайте его. Человеку, который постоянно сортирует ваши звонки, нужно помогать. Сортировать может лишь тот, кто абсолютно уверен в своих действиях. Если вы хотите, чтобы ваш персонал слаженно выставил телефонный «железный занавес», сравнимый по силе и надежности с «железным занавесом» СССР, тогда нужно вооружить людей необходимыми инструментами и обеспечить всяческую поддержку.

Вам, наверно, интересно, кто значится в моем VIP-списке? Я удовлетворю ваше любопытство. В любой момент там будет с десяток моих ключевых клиентов – людей, выплачивающих мне ощутимые суммы денег; несколько самых близких партнеров; пара самых близких друзей. И всё. Я бы сказал, что VIP-список, вмещающий более двадцати человек, это вообще не VIP-список. В моем случае даже люди из списка не всегда могут дозвониться до меня немедленно, так как часто меня просто нет у телефона. Но я им обычно перезваниваю на следующий день. В тот же день клиента соединяют с моим рабочим телефоном только в исключительных случаях и только один раз в день. И даже моя сотрудница, которая сидит в своем офисе постоянно, отвечает вживую лишь раз в неделю, о чем уведомлены все клиенты. В остальных случаях они попадают на голосовую почту. У меня по-настоящему железный занавес против телефона.

Вам нужно решить, насколько сурова будет ваша телефонная защита. Что до меня, то мне каждый день звонят несколько человек из VIP-списка и до двадцати других абонентов неизвестной важности, включая возможных новых клиентов, книжных обозревателей, журналистов и торговых представителей. Если бы я был в конторе весь день и каждый раз брал трубку, а каждый звонок в среднем длился бы только три минуты, я потерял бы час. Но, что важнее, меня бы прервали 24 раза! Каждый трехминутный разговор стоил бы мне еще десяти минут, чтобы войти в рабочую колею после отвлечения; 13 × 24 = ПЯТЬ ЧАСОВ потерянного времени.

Однако из-за того, что я путешествую и редко нахожусь в офисе, большинство неважных звонков скапливается, и вот через неделю меня могло бы ожидать уже 220 неотвеченных звонков. С учетом этого я веду очень жесткую политику.

Во-первых, все звонящие должны назвать причину своего звонка. Люди, которые не могут представить достойную причину, никогда не дождутся моего ответа. Вообще, они даже не попадут в мой журнал учета звонков. Моя помощница проинструктирована выкидывать их в мусор; это отметает много ерунды.

Во-вторых, возможных клиентов просят посылать информацию о себе в письменном виде, по почте или факсом, чтобы я мог взглянуть, когда мне удобно, и выбрать удобный способ ответа – телефон, письмо, отправку дополнительных сведений – или препоручить ответ кому-то другому или перенаправить адресата куда-то еще. Если вы отказываетесь играть по моим правилам, вы никогда ко мне не пробьетесь. Вам откажут вежливым, но уверенным тоном. Обычно я отвечаю на звонки один раз или дважды в неделю, чаще всего заранее спланировав серию кратких ответных звонков.

Знаю, вы сейчас бормочете о 52 причинах, по которым вы так поступать не можете, потому что ваш бизнес устроен по-другому и ваши клиенты такого не потерпят. Ха!

Я ведь тоже не президент США, не папа римский и не Джей Ло. Я обычный сам себя продвигающий продавец. Я сделал три вещи, которые способен сделать каждый:

1. Принял решение.

2. Сознательно занял такую позицию и организовал такой маркетинг, которые требуют ограничивать доступ других к моему времени.

3. Выдрессировал клиентуру. Поверьте, она поддается дрессировке. Мальчиком я приучил своих домашних кроликов к лотку, и они каждый раз возвращались в вольер, чтобы сходить в туалет. Одну из своих лошадей я научил ходить к выключателю и зубами выключать свет в конюшне. Если можно научить кроликов возвращаться в клетку, чтобы сходить по-большому, или лошадь научить щелкать тумблером, то уж людей-то и подавно можно приучить уважать вас и ваше время и принимать к сведению несколько простых правил.

Может, вы захотите взяться так же круто, как я, а может, нет. Может, даже не захотите взять смягченный вариант моей тактики, как сделали многие из моих клиентов и членов клуба Inner Circle. Но могу поспорить на самый большой стейк в Техасе, что ваш доход только вырастет, если вы ужесточите фильтрацию входящих звонков. Подумайте об этом.

Факс на автомат

Следующим шагом вам надо освоить и начать продуктивно использовать факсимильную связь. Позвольте мне начать с того, что я не самый большой поклонник современных технологий. Но факс я по-настоящему люблю. По-моему, факс – это просто волшебно. Это мое любимое устройство. Между прочим, у меня нет ни малейшего представления о том, как эта чертова штуковина работает. Удивительно: я засовываю документ в Финиксе, нажимаю кнопку, и факс в Новой Зеландии выплевывает его через считаные минуты. А я-то считал, что ярлыки-самоклейки на посылках FedEx – это высокие технологии! В любом случае у этого магического ящика есть два отличных варианта применения, которые помогут поднять вашу продуктивность. Но прежде чем я поведаю вам о них, мы нейтрализуем темную сторону этой штуки – да-да, у факсимильной машины определенно есть темная сторона, которую я терпеть не могу.

Темная сторона мгновенного общения

Беда вот в чем. Посылая вам факсы, люди думают, что напрямую общаются с вами и ждут от вас немедленного ответа. Невероятно, но они думают, что отослать документ по факсу – это то же самое, что подать вам его прямо в руки. Видимо, они ожидают, что вы, не мигая, сидите у факса и ждете. Или, когда оттуда выходит письмо, ваши люди бросают все дела, хватают полученный факс, вламываются в ваш кабинет, прерывая вашу встречу с президентом, или тычут вам в нос свежим факсом. Такие представления были распространены, когда факсы только появились, но и до сих пор они преобладают среди пользователей факсимильной связи.

Для меня это создавало серьезную проблему (и до сих пор иногда создает). Каждое утро на факсе лежат 20, 30 или 50 вчерашних посланий, ждущих ответа, и еще 20–30 штук факс выплюнет в течение дня. Но меня, как вы помните, там нет. Поэтому осаду выдерживает моя помощница: она старается управляться с теми, которые в ее компетенции. Остальные делятся на срочные, по ее мнению, которые она направляет мне по факсу, и не срочные, которые она может отправить мне с еженедельной почтой. Даже когда я находился поблизости, я не хотел, чтобы на меня наседали по факсу и чтобы мой день прерывался из-за факсов: я отказывался подчинять свои приоритеты чужим. Вот этому вам нужно обучить своих клиентов.

С тех пор как я написал эту оду факсу, у нас появилась электронная почта. Но только не у меня. Я не стал бы пользоваться ей дольше, чем сотовым. Но у вас появилась электронная почта. Все, что я сказал о факсах, в кубе применимо к e-mail. Имейте в виду: вы не обязаны отвечать на входящее электронное письмо ни немедленно, ни вскоре, ни вообще когда-нибудь. Не мне вам объяснять, что, если не заткнуть эту расползающуюся пробоину, просто утонешь в море электронной почты, пытаясь ее разбирать. Будь суров или погибнешь.

Чем легче и быстрее новые технологии позволяют передавать информацию, тем больше люди шлют друг другу тупых и бессмысленных сообщений. Отправить электронное письмо можно вмиг, не надо даже вставать и идти до факса, вот люди и посылают e-mail каждый раз, когда у них происходит умственная отрыжка. Один мой друг, консультант, получал от 8 до 20 отдельных электронных писем в день от некоего клиента – всякий раз, как у того возникал вопрос или какая-то мысль, – бах! – новое письмо. В корпоративной среде электронные письма взяли на вооружение времясосущие вампиры: это менее трудоемкий вариант, чем забежать на огонек и, стоя в дверях, сказать: «Есть минутка?»

Да, вам, возможно, не хочется осваивать мои методы. Но если вы, как многие, подскакиваете всякий раз, когда пикает факс, у вас, безусловно, не все в порядке с продуктивностью. Если в ваш кабинет врываются с каждым новым факсом, вы обречены на низкую производительность труда. Если вы постоянно навязчиво проверяете свой электронный ящик или, еще хуже, если вы отвечаете на сообщения сразу же, как только они приходят, – вы рано сойдете в могилу.

Кабинетному работнику, думаю, подойдет практика тратить час после обеда на просматривание утренних факсов, электронных писем и телефонных звонков: реагируя ТОЛЬКО на срочные, остальные откладывая. Последний час рабочего дня уделите просмотру дневных входящих сообщений, быстренько разберитесь с неотложными, остальные впишите в свой план на следующий день. Ну а для тех, кто много ездит, больше подходит мой вариант.

Слишком у многих людей телефон, факс, e-mail, посылка по FedEx – а у некоторых даже простое письмо! – вызывают условный рефлекс вскочить и броситься отвечать. Вам никогда не приходило в голову смотреть на это, как на дурную привычку? Кто тут командует-то? Соберитесь уже!

Обрести власть с помощью факса

Теперь вернемся к вариантам использования факса для повышения вашей продуктивности. Во-первых, если вы приучите своих клиентов, покупателей, партнеров, дилеров и всех остальных общаться с вами по факсу, а не по телефону, это уже резко повысит вашу продуктивность. Конец телефонным догонялкам. Меньше канители с перезваниваем. И информация приходит в более организованном виде. Часто, пока люди строчат факс, у них проясняется в голове и даже появляются ответы на вопросы. С входящими факсами можно разобраться позже, когда вам удобно, во время поездки, хоть когда. Возвращаясь домой или в отель, я гораздо больше рад видеть стопку факсов, чем стопку телефонограмм. Случалось вам получить телефонограмму типа «Срочно позвони Биллу», не дозвониться до Билла, после ужина мучиться несварением и проворочаться всю ночь без сна, волнуясь о том, что же случилось у Билла? Если бы вы научили Билла сноситься с вами по факсу, такой истории бы просто не было.

В плане продуктивности факс также выгоднее электронной почты. Я видел, какие электронные письма получают люди, и сравнил их с факсимильными сообщениями, которые получаю я. В факсах больше мысли. Люди стараются сгруппировать информацию в одном факсе, а электронных писем шлют кучу, по одному мелкому вопросу в каждом. И когда за помощью приходится обращаться, печатая записку и отправляя ее по факсу, люди чаще находят решение проблемы сами; у электронной почты такого эффекта нет. С электронкой все запросто, а вы ведь не хотите, чтобы другие запросто тратили ваше время?

Если вы вдруг захотите пообщаться со мной, можете послать мне факс на номер 602 269–3113. Только не сидите, затаив дыхание, в ожидании моего ответа.

Решите, как вам все это использовать – факс, e-mail, сотовый. Будьте хозяином вещей, а не рабом.

Заведите бомбу с часовым механизмом

Если вы все же ответили на входящий звонок, будет хорошо назначить лимит времени на разговор. Например, я часто говорю:

– Том, у меня через 15 минут телеконференция, но я решил ответить на твой звонок – надеюсь, нам хватит времени все обсудить. Ты согласен? Или созвонимся позже?

Тик-так, тик-так.

Если к вам кто-нибудь «заскочил» и вы все же решили его принять, тогда, впуская его в свой кабинет, будет хорошо сразу обозначить время встречи.

– Боб, сейчас мне трудно принимать незапланированных посетителей, но я рад тебя видеть. Хотя у нас будет только полчаса и не больше: у меня на 4 часа назначена телеконференция. Управимся, надеюсь?

Тик-так, тик-так, тик-так.

Может, вы не получите награду за общительность, но ваши телефонные разговоры и встречи станут короче и содержательнее. Забегающие в конце концов поймут намек. Звонящие постепенно научатся предварительно звонить и назначать время звонка, ну или хотя бы готовиться к звонку и говорить по существу. Я называю это «завести бомбу с часовым механизмом». У меня даже есть часы, которые выглядят как связка из шести палочек динамита с прицепленным таймером, а на таймере мигает красная лампочка. Когда я ставлю их посреди стола на конференции, все обращают внимание. Если вы не хотите заводить таймер физически, задайте время хотя бы вербально.

Дело в том, что большинство людей отнимет у вас столько времени, сколько вы позволите. Продавцы довольны и чувствуют себя успешными, разговаривая с покупателем: они будут затягивать беседу с приятным клиентом просто для того, чтобы не переходить к разговору с новым потенциальным покупателем.

Наемные работники тоже оттягиваются за разговором: можно отвлечься от работы. У разговоров есть свойство растягиваться, заполняя все доступное время.

Делайте занятой вид

К очевидно занятым людям пристают реже, чем к незанятым. Точно как грабители проходят мимо одних домов и заходят в другие, выискивая самую легкую, самую безопасную цель, так же и те, кто крадет и поглощает время, отрывая его у других, имеют привычку фланировать по офису в поисках лучшей возможности и легкой цели. Если вы, удобно откинувшись, расслабились за своим столом – вы мишень. Конечно, вы можете в это время просчитывать алгоритм разоружения ядерной боеголовки, но это не спасет вас, потому что этого не заметно.

Когда вы на виду, лучше всего иметь занятой вид.

Глава 4
Самое мощное и первейшее в мире правило… и как оно поможет вам преуспеть сверх самых смелых надежд

На следующей неделе кризиса быть не может. В моем расписании уже нет места.

Генри Киссинджер

Не сомневаюсь, исключения бывают, но за 25 лет, что я веду наблюдения, каждый из круга моих знакомств, кто неукоснительно следует этому правилу, немало преуспевает в жизни, и КАЖДЫЙ, кто не следует, оказывается на обочине. Возможно ли, что одно-единственное правило само по себе настолько важно, что буквально определяет успех или неудачу?

Я говорю сейчас о пунктуальности. Будь пунктуальным. Всегда, каждый раз будь там, где должно, точно вовремя, как было договорено, без исключений, без отговорок. Не могу выразить, насколько важным я считаю это правило. Но могу привести несколько причин, почему я считаю его невероятно важным.

Во-первых, собственная пунктуальность дает вам право ожидать и требовать от других абсолютного уважения к вашему времени. Если вы не уважаете или недостаточно уважаете чужое время, у вас нет права рассчитывать, что другие будут уважать ваше. Словом, если вы сами непунктуальны, у вас нет никакого преимущества, никакого морального авторитета. Но пунктуальный человек автоматически получает преимущество перед своими работниками, партнерами, дилерами, клиентами и пр.