Текст книги "Секреты приложений Google"

Горячие клавиши

Работа над документом пойдет гораздо быстрее, если для выполнения основных действий над текстом не будет нужды отрывать руки от клавиатуры. Выучив основные комбинации клавиш для работы с Документами, вы сэкономите немало полезных минут в будущем. Как и в случае с Gmail, справка по горячим клавишам доступна по волшебной комбинации клавиш Сtrl+? в английской раскладке. Правда, в случае с Документами подсказка откроется в новом окне: сводная таблица по горячим клавишам Документов, Таблиц и Презентаций на одном экране просто не умещается.

Несколько полезных «горячих комбинаций» уже было упомянуто в этой главе. Добавим еще несколько акселераторов, составляющих мой личный хит-парад:

комбинация клавиш Ctrl+1, Ctrl+2 и так далее до Ctrl+6 включительно применяет к выделенному тексту необходимый стиль заголовка, от самого крупного до микроскопического. Ctrl+0 применяет стиль «обычный текст». А вот Ctrl-пробел, наоборот, лишает текста какого-либо форматирования: очень удобно для фрагментов, вставляемых из внешних веб-страниц;

Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V – скопировать, вырезать, вставить. Уверен, вы знали это и без меня;

Ctrl+K – вставить в текст гиперссылку. Если в вашем тексте много гипертекста (прошу прощения за невольный каламбур), то знание одной только этой комбинации спасает не минуты – часы;

Ctrl+Shift+K – проверка орфографии. Не делайте ошибок!

Навигация

При количестве документов, приближающемся хотя бы к двум десяткам, запомнить расположение того или иного фрагмента, идеи или мысли становится делом если не безнадежным, то в плане личной эффективности весьма сомнительным. Документам нужна определенная организация – и будет гораздо лучше, если вы создадите ее с самого начала, дорабатывая и улучшая по мере роста объема данных. Разделять и властвовать разработчики предлагают нам с помощью папок. Их главное отличие от ярлыков Gmail – невозможность «положить» один документ в несколько папок. В остальном они очень схожи – папки можно раскрашивать в любимые цвета, называть любыми именами и вкладывать друг в друга, что должно обрадовать любителей построения сложных иерархий. Для переноса документа в определенную папку просто перетащите его мышкой или, щелкнув правой клавишей и вызвав контекстное меню, выберите соответствующий пункт (рис. 2.18).

Рисунок 2.18. Локальное меню документа позволяет переместить его в нужную папку

Поиск документов организован по аналогии с Gmail: достаточно ввести ключевое слово или словосочетание в строке поиска в верхней части экрана и нажать кнопку «Поиск документов» и – вуаля, список файлов, удовлетворяющих критериям, появится на экране. Если же необходимо организовать более сложный поиск по различным условиям, таким как, например, дата создания, автор или признак публикации, на помощь придет опция расширенного поиска. Нажмите ссылку «Показать параметры поиска», расположенную рядом с поисковой строкой. Для уточнения запроса доступны следующие параметры.

1. Содержит слова: поиск определенных слов в тексте.

2. Под названием: с помощью этого критерия можно сузить область поиска лишь по файлам с определенным именем. Можно вводить лишь часть названия: так, по слову «Этапы» будут найдены файлы под названием «Этапы решения задачи» и «Наши этапы большого пути»

3. Тип: позволяет ограничиться одним из типов объектов – папками (Folders), файлами (Files), Документами (Documents), Презентациями (Presentations) и Таблицами (Spreadsheets).

4. Поиск: дает возможность еще сильнее сузить область поиска – можно ограничиться документами, принадлежащими лично вам (Принадлежит мне), отмеченными звездочкой (С пометкой), скрытыми с глаз долой (Скрыто) и даже удаленными в корзину (Корзина).

5. Общий доступ: позволяет ограничить поиск личными документами (вариант «Личные (с закрытым доступом)»), файлами, которыми вы поделились с другими (вариант «К которым мной был открыт доступ»), и файлами, которыми, в свою очередь, поделились с вами (вариант «К которым мне был предоставлен доступ»).

6. К которым есть доступ у пользователей: вы поделились с коллегой документом, но забыли, как он называется? Укажите электронный адрес человека, и отправленные ему документы появятся в результатах поиска. Просто здорово, что здесь работает подсказка адресной книги!

7. Дата: позволяет брать в расчет лишь определенный временно́й промежуток. При этом можно указать как период от одного дня до одного года, так и конкретную дату. Искать можно и по дате создания, и по дате изменения документа: просто выберите один из предложенных вариантов: «Изменено» или «Создано мной» (рис. 2.19).

Рисунок 2.19. Расширенные возможности поиска

После ввода необходимых условий нажмите кнопку «Поиск документов». Полезные фильтры, которые вы планируете использовать в дальнейшем, можно сохранить под произвольным именем, и тогда они всегда будут под рукой в разделе «Сохраненные результаты поиска». Для этого вместо нажатия кнопки «Поиск» щелкните по ссылке «Сохранить этот поиск». Какие фильтры стоит создать? Например, очень удобно просматривать документы, созданные не раньше, чем три дня назад. Полезно также отслеживать тексты, опубликованные лично вами, и те, над которыми ведется совместная работа.

Ревизии

Пожалуй, мы подошли к одной из самых важных и полезных особенностей Документов – механизму версий. Любое изменение файла, совершенное с любого компьютера любым пользователем, немедленно находит свое отражение в списке версий документа. Что это дает? Во-первых, теперь документ почти невозможно безнадежно испортить – его всегда можно восстановить, откатившись к предыдущей версии. Во-вторых, опция сравнения разных версий документа между собой дает возможность выяснить, когда и кем было внесено то или иное важное изменение. По собственному опыту могу сказать, что это отличный механизм разрешения споров по поводу авторства правок совместно редактируемого документа. На вопросы типа «Чья это была замечательная идея?» или «Кто исправил больше всего ошибок в документе?» теперь можно ответить предельно точно.

Для перехода к версиям документа выбираем пункт «Файл – Просмотреть историю изменений». На экране вместо знакомого текста возникнет список правок с именем автора, временно́й отсечкой и кратким фрагментом изменений. Версии можно сравнить между собой – для этого необходимо отметить флажками любые две из них и нажать кнопку «Сравнить отмеченные». Текст, добавленный в более поздней версии, будет выделен зеленым фоном. Текст, который в новой версии удалили, будет перечеркнут. Если же вы решите, что одна из предыдущих версий стоит того, чтобы сделать ее основной (помните историю про кошку, ходившую по клавиатуре? Новая версия за ее авторством нам не нужна!), то к ней всегда можно вернуться. Щелкните на гиперссылку с ее номером и нажмите на кнопку «Восстановить» (рис. 2.20).

Рисунок 2.20. К любой версии при желании можно вернуться

К хронологии документов непросто привыкнуть, но, начав использовать эту опцию, спустя некоторое время вы не сможете от нее отказаться: возможность отката на любую из предыдущих версий или выбора наиболее удачных фрагментов какой угодно из них избавляет от мучительной необходимости хранить множество копий одного и того же документа и дает принципиально новую степень свободы при работе с текстом.

Совместная работа

Если в создании текста участвуют несколько человек, то привычная модель работы может превратить творческий процесс в каторгу. Артем пишет первую главу, после чего отправляет копию файла электронной почтой редактору. Тот вносит свои правки, делает копию файла и отправляет документ обратно. Артем просит помочь с трудным фрагментом своего друга Олега, и тот уносит свою копию документа на флеш-диске, а затем отправляет ее, дополненную своими мыслями, обратно Артему… Сколько копий файла у нас получилось? Уже четыре? А сколько их образуется во время серьезной работы, скажем, над прототипом технического задания? Или сценарием голливудского боевика? 100, 200? А ведь гораздо лучше иметь ОДИН оригинал и работать над ним вместе. Какого количества проблем можно таким образом избежать! Именно такой подход предлагает совместный доступ к Документам. Принцип коллективной деятельности таков: создатель документа приглашает соавторов к работе над текстом, после чего может вести с ними переписку-обсуждение, приглашать читателей, публиковать все еще находящийся в процессе создания документ в блоге и даже создавать события с участием всех заинтересованных лиц.

Интригующе? Давайте разберем все эти функции подробно.

Итак, сначала мы создаем документ и наполняем его осмысленным текстом. Выбор команды «Добавить в общие "Открыть доступ другим пользователям"» выведет на экран окно для установки параметров (рис. 2.21).

Рисунок 2.21. Открытие доступа к документу

Вы сами выбираете, кем станут получатели приглашения, – соавторами с возможностью редактирования документа или просто читателями. Приглашение принять участие в работе над документом отправляется по электронной почте. Адреса получателей вводятся через запятую, а для облегчения процесса ввода сложных контактов вида [email protected] можно воспользоваться адресной книгой Gmail. Для этого достаточно щелкнуть по гиперссылке «Выбрать в контактах», расположенной под полем ввода адресов, и найти в появившемся окне нужное имя или заковыристый e-mail. Флажок «Соавторы могут приглашать других пользователей» определяет полномочия тех людей, кого мы пригласили для редактирования, – могут ли они в свою очередь раздавать приглашения «третьим лицам». Флажок «Приглашения может использовать кто угодно» отправляет по указанному электронному адресу ссылку, пройдя по которой читать или редактировать документ сможет любой желающий, а не только адресат. Этот параметр удобно устанавливать, если вы пока сами не знаете, кто именно будет вашим соавтором, – например, при отправке приглашения в почтовую рассылку или на форум. Несмотря на то что откликнуться на такое приглашение сможет каждый, для входа ему все равно необходимо будет воспользоваться аккаунтом Google.

Список уже приглашенных соавторов и читателей находится в правой части экрана – именно там можно удалить одного или всех пользователей, написать коллегам сообщение или создать событие (например, «Deadline работы над заданием») в Календаре Google.

Кстати, изменять права доступа тех или иных участников может только один человек – владелец документа. Изначально владельцем является его, документа, создатель. Но что делать, если вы, к примеру, желаете передать почетную обязанность по управлению правами другому человеку? Или вообще прекратить самостоятельную работу над документом? В этом случае вам просто необходимо сменить владельца файла. Для этого вернитесь к списку документов. В нем отметьте флажком один или несколько файлов, после чего выберите пункт «Дополнительные действия – Сменить владельца». Укажите электронный адрес нового обладателя и нажмите кнопку «Сменить владельца» – так почетная обязанность по организации совместного доступа перейдет к нему, а вы останетесь соавтором отданных документов – естественно, до той поры, пока новый «хозяин» не решит исключить вас из списка. Пользователи, с которыми вас связывает один или несколько документов, появляются в виде просмотра «Доступ совместно с пользователями» главного экрана – щелкнув на имени, вы увидите все документы, над которыми ведется общая работа.

Несмотря на все преимущества совместной работы с помощью веб-интерфейса, иногда документ все же требуется переслать по электронной почте – например, человеку, по тем или иным причинам не имеющему аккаунт Google. Команда «Добавить в общие – Отправить как приложение к сообщению электронной почты» решает именно эту задачу: в появившемся окне можно выбрать почтовый адрес получателя, а также формат вложения – документ можно сохранить в виде файла MS Word, pdf, rtf или odt (OpenDocument Format) или просто вставить его текст непосредственно в тело письма (рис. 2.22).

Рисунок 2.22. Документ можно отправить по электронной почте

Но вот работа над текстом завершена. Что дальше? Для его публикации в Сети у Документов есть два способа. Первый, самый простой: команда «Добавить в общие – Опубликовать как веб-страницу…» выведет на экран окно с перечнем типа публикации: смело выбирайте пункт «Опубликовать документ» (рис. 2.23).

Рисунок 2.23. При нажатии на кнопку «Опубликовать документ» у документа появится свой URL-адрес, по которому его сможет просмотреть любой желающий

При публикации документ получает постоянный адрес на серверах Google, и теперь кто угодно сможет без каких-либо препятствий ознакомиться с вашим текстом, будь то чудесный фантастический рассказ или отличный бизнес-план – для этого достаточно зайти по URL-адресу, появившемуся у документа при публикации. Установка флажка «Автоматически выполнять повторную публикацию после внесения изменений» позволяет менять вид опубликованной копии одновременно с редактированием оригинала – так читатели смогут быть в курсе самых последних правок текста. Если же вы предпочитаете публиковать обновления документа только после тщательной вычитки и проверки, то такой флажок устанавливать не нужно – в этом случае свежую версию читатели смогут увидеть лишь после нажатия кнопки «Опубликовать повторно».

Второй способ публикации документа сложнее и увлекательнее одновременно. Вы ведете блог? Да, тот самый дневник в «Живом журнале», Blogger или, скажем, LiveInternet. А может быть, у вас, как и у меня, отдельно стоящий ресурс на платформе, допустим, Wordpress? Документы Google умеют самостоятельно размещать ваши тексты в виде заметок в блоге. Однако для организации такой связки необходимо произвести несколько настроек. Для этого в пункте «Настройки» (напомню, что он находится в правом верхнем углу основного экрана) необходимо перейти по ссылке «Настройки блога – Изменить информацию». В окне настроек блога следует указать тип платформы, на которой функционирует журнал. Для выбора из списка доступны такие популярные на Западе сервисы, как BlogHarbor.com, BlogWare.com, SquareSpace.com, Wordpress.com, а также весьма успешный у нас Blogger.com и знаменитый LiveJournal. Для тех, чей сервис в список не вошел, а также тех, у кого блог функционирует на отдельном сервере, доступна опция «Мой собственный или указанный мною сервер». В этом случае необходимо будет указать тип API (Application Programming Interface, способ общения сторонних сервисов с блогом), а также адрес вашего ресурса с указанием страницы-шлюза (о ней лучше прочитать в документации к вашей блоговой платформе. Стандартный путь до шлюза на самом популярном блог-движке Wordpress такой: http://название_блога/xmlrpc.php). В качестве примера приведу свой блог: в моих настройках выбран Movable Type API, а в поле «URL» стоит http://www.lifehack.ru/xmlrpc.php (рис. 2.24).

Рисунок 2.24. Необходимые настройки для публикации документа в блоге

Естественно, для размещения записей необходимо указать имя учетной записи автора и пароль. Поле «Идентификатор/название блога» служит для размещения записи в блоге, найденном по данному названию, указывать которое в этом поле необходимо, если на одной платформе вы ведете несколько сетевых дневников. После завершения настроек в меню публикации можно смело выбирать пункт «Опубликовать в блоге» – новая запись с текстом документа не замедлит появиться.

Если же у вас возникла необходимость поделиться большим количеством документов, то гораздо удобнее открыть доступ к папке. С помощью такого приема вы сможете поделиться не только уже существующими в ней документами, но и любыми новыми, которые будут добавлены в эту папку в будущем. Для установки доступа к ней необходимо выбрать ее в левой панели, после чего остановиться на нужном способе доступа из выпадающего меню «Открыть совместный доступ к этой папке» в верхней части экрана, справа от названия папки.

Офлайн

Технология под названием Google Gears, обеспечивающая работу в автономном режиме почтовой службы Gmail, работает и в Документах. Механизм включения «Шестеренок» стандартен – необходимо щелкнуть по ссылке «Офлайн», расположенной в правом верхнем углу экрана, ответить согласием на предложение синхронизировать сетевое хранилище документов с локальным компьютером, подтвердить доверие к сайту и дождаться окончания процесса синхронизации. Готово: теперь можно отключаться и работать с документами как ни в чем не бывало – перемещать их между папками, переименовывать, редактировать и даже скрывать. Впрочем, отличия от онлайнового режима все же есть: в «автономке» невозможно создавать новые файлы (а потому для новых текстов стоит иметь в запасе пару-тройку пустых документов), проверять орфографию – здесь системе требуется помощь сервера, вести поиск связанной с выделенным словом информации в Интернете (ну, это очевидно), вставлять картинки и рисунки, а также удалять и просматривать версии документа.

Тем не менее и существующих возможностей хватает с лихвой! После выхода из автономного режима измененные документы синхронизируются автоматически – о выходе на просторы Всемирной сети просигнализирует вращающийся зеленый круг со стрелками, сменяющий серую иконку круга перечеркнутого. Впрочем, всегда остается возможность принудительной синхронизации: для ее выполнения достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на названии документа и в контекстном меню выбрать пункт «Синхронизировать сейчас».

Печать и экспорт

Какой бы прекрасной ни была электронная версия документа, иногда все же требуется создать его бумажную копию. Для печати документа применен гибридный подход: при нажатии на иконку с изображением принтера на локальный компьютер скачивается версия документа в формате PDF, который затем можно вручную распечатать на любом удобном принтере. Возможен и альтернативный вариант: команда «Файл – Распечатать как веб-страницу» выведет на экран печатный вид документа с возможностью отправки его на принтер непосредственно из браузера.

Настройка печати производится из меню «Файл – Параметры печати». В данной форме можно решить, выводить ли на печать колонтитулы и сноски, печатать ли номер страницы (в этом случае указанный выше пример с нумерацией страниц рекомендую удалить во избежание путаницы).

Кроме непосредственно печати документ можно экспортировать в один из распространенных форматов – доступны все те же HTML, HTML в архиве ZIP, простой текст (при таком сохранении все форматирование будет, естественно, потеряно), файл формата MS Word 2003 (.doc), общепризнанный rtf, а также формат документов OpenOffice (.odt) и, конечно, pdf. Экспортировать документ можно несколькими способами. Соответствующие пункты есть в контекстном меню, которое появляется при правом щелчке мыши на названии документа, а также из меню «Дополнительные действия» – при этом документы можно экспортировать пакетно, выделяя нужные флажками (рис. 2.25).

Рисунок 2.25. Документ можно распечатать или сохранить в одном из популярных форматов

Экстра

«На сладкое» у Документов для вас две возможности. Первая – мобильный доступ к документам. Читать на крошечном экране телефона сорокастраничный квартальный отчет – не самая удачная затея, но сколько раз я был готов отдать полцарства за возможность прочитать нужные слова важного текста, сидя где-нибудь в захолустном уголке нашей родины без ноутбука, настольного компьютера и прочих благ цивилизации! Доступ через мобильный телефон в этом случае – пожалуй, единственная возможность получить нужную информацию, а потому наличие так называемого мобильного доступа к документам оказывается как нельзя кстати. Отдельное приложение для работы с ними отсутствует: все, что нужно сделать, – пройти браузером мобильного телефона по адресу http://docs.google.com/m. Размеры экрана и маломощность браузера обычного телефона накладывают на функционал серьезные ограничения: в сущности, все, что можно делать в режиме мобильного доступа, – читать документы. Любое редактирование или манипуляция с текстами вроде удаления или переименования отсутствуют.

Вкусность вторая пригодится скорее весьма продвинутым пользователям, не понаслышке знающим о тонкостях создания веб-страниц. Речь пойдет о возможности полного контроля над документом. На самом деле Документы Google – не что иное, как весьма сложно сформированные HTML-файлы. Это значит, что их, как и любую веб-страницу, можно редактировать и менять до неузнаваемости в любом текстовом редакторе. Главное – получить доступ к коду! Нет ничего проще: выбираем пункт меню «Изменить – Изменить HTML», копируем появившийся на экране исходный текст в редактор, понимающий подсветку HTML-синтаксиса. (На самом деле редактировать код можно непосредственно в открывшемся окне, но для работы с HTML советую все же использовать специализированный редактор.) Таким образом можно, к примеру, вставить в документ видеоролик (современные видеохостинги умеют генерировать HTML-код для вставки видео непосредственно в веб-страницу), применить к тексту особо хитрое форматирование и даже менять фон документа. Сделанные изменения можно просмотреть в том же окне на закладке «Предварительный просмотр». Поскольку за изменение стилей HTML-файлов отвечают так называемые каскадные таблицы стилей (Cascade Style Sheets, CSS), то для того, чтобы отредактировать, к примеру, стиль «Заголовок 1», необходимо обратиться к функции «Изменить – Редактировать CSS» и, допустим, поменять у выбранного стиля размер шрифта. Возможности по тонкой настройке документа, таким образом, достаточно велики, но это скорее инструмент тонкого тюнинга, который стоит применять, когда все возможности по форматированию Документов с помощью стандартного интерфейса исчерпаны (рис. 2.26).

Рисунок 2.26. Редактирование HTML-кода документа поможет справиться даже с самой сложной версткой

Создание текстов – безусловно, одна из основных возможностей офисного пакета Google. Но только документами потенциал системы не исчерпывается – научиться обсчитывать солидные массивы данных, строить аналитические графики, планировать домашний бюджет и проводить опросы общественного мнения поможет другой компонент пакета – Таблицы.