Текст книги "Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса"

Для всех вещей и ситуаций, которые попадают в категорию «разное», могу дать следующее определение: это все, что вы впустили в свой физический или психологический мир, но что не нашло там адекватного места, а вы еще не поняли точно, что это значит для вас, каким должен быть желаемый результат и следующий конкретный шаг. Большинство систем планирования у большинства людей не работают потому, что люди еще не трансформировали все те вещи, которые они пытаются планировать. Пока эти вещи остаются «разным», они не поддаются контролю.

Практически все списки задач, которые мне довелось видеть за многие годы (если таковые списки имелись в принципе), представляли собой просто перечисление разных вещей, а никак не перечень реальных действий, ориентированных на результат, которые необходимо выполнить. Это было своего рода напоминанием о множестве незавершенных дел, не разложенных на результат и конкретные шаги, то есть не было реальным планом, что должен делать составитель этого списка.

Мы должны преобразовать все задачи, попавшие в категорию «разное», в четкую последовательность значимых действий, проектов и информации, готовую к применению.

Вот что обычно мы видим в стандартном списке задач: «Мама», «Банк», «Доктор», «Няня», «Вице-президент по маркетингу» и т. д. Чтение таких списков чаще вызывает еще больший стресс, а не облегчение. Да, это ценное напоминание о том, что вы должны что-то сделать или принять какое-то решение. Но чисто психологически это по-прежнему остается призывом: «Прими решение!» И если в данный момент у вас нет сил или возможности подумать и принять это решение, такой список задач просто напомнит вам, что у вас слишком много дел.

«Разное» само по себе не так уж и плохо. То, что привлекает наше внимание, по сути своей обычно и бывает «разным». Однако как только мы впускаем какие-то вещи в свою жизнь или работу, у нас появляется внутреннее обязательство перед самим собой определить и понять их значение. В профессиональной сфере от нас требуется, чтобы мы думали, оценивали, решали и действовали, причем каждую минуту, идет ли речь об электронном письме или пометках с утренней рабочей встречи. Это неотъемлемая составляющая работы. Если бы вам не нужно было думать над этими вещами, от вас бы этого и не требовалось. А в личной жизни мы обманываем сами себя, позволяя повседневным делам (дом, семья, здоровье, финансы, карьера или отношения) занимать наше сознание, потому что у нас нет понимания желаемого результата и необходимых действий.

Размышления полезны, когда они стимулируют действия, и становятся препятствием, когда подменяют собой действие.

Билл Рёдер

В конце одного из моих семинаров топ-менеджер крупной компании, занимающейся биотехнологиями, критически оценила список дел, который она принесла с собой, и сказала: «Бог мой, это же бесформенная, невыполнимая каша!» Это, пожалуй, лучшее определение, которое я когда-либо слышал, списков задач в большинстве систем планирования. Подавляющее большинство людей пытаются стать организованными, меняя местами неясные задачи в неполных списках. Они еще не осознали, сколько и что именно им необходимо организовать, чтобы получить реальную отдачу. Им нужно собрать вместе все, над чем требуется подумать, а затем сесть и подумать, чтобы их усилия по планированию и организации увенчались успехом.

Вы можете натренироваться (практически так, как это делают спортсмены), чтобы стать быстрее, активнее, более эффективно реагировать и концентрироваться на задачах, которые выполняете. Вы можете думать продуктивнее и проще управлять результатами. Можете свести к минимуму число открытых вопросов как в профессиональной деятельности, так и в личной жизни и успевать гораздо больше, прилагая меньше усилий. Вы также можете научиться сразу принимать решения по всем вопросам и создать для себя стандартную процедуру действий и на работе, и в личной жизни, отвечающую требованиям нового тысячелетия.

Однако прежде чем все это получится, нужно выработать привычку не держать в голове списки задач. А способ сделать это, как мы видели, заключается вовсе не в том, чтобы управлять временем, информацией или приоритетами. В конце концов:

• вы не можете управлять пятью минутами и на шестую все оставить;

• не можете управлять информацией, иначе просто умерли бы от похода в библиотеку или взорвались после первого же выхода в интернет;

• вы не управляете приоритетами – они просто у вас есть.

Начало – половина любого дела.

Греческая пословица

Ключ к управлению всем – это управление собственными действиями.

Ваши ресурсы ограничены, и вы должны определить, как тратить время, как пользоваться информацией, как управлять своим телом и распределять внимание в соответствии со своими приоритетами. Основной вопрос: как принимать верные решения о том, чем заниматься в каждый конкретный момент. Истинная работа заключается в том, чтобы управлять действиями.

Возможно, это кажется очевидным. Тем не менее большинство людей не в состоянии определить конкретные следующие шаги, которые нужно предпринять по очень многим проектам или обязательствам. Чрезвычайно сложно управлять действиями, если вы еще даже не решили, какими они должны быть. Большинству людей нужно выполнить десяток дел, чтобы продвинуться по многим фронтам, а они еще даже не поняли, что это за дела. Вполне стандартной является жалоба: «У меня не хватает времени на…» (нужное впишите сами), потому что многие проекты кажутся неподъемными. И они действительно неподъемные: невозможно делать проект целиком! Можно только выполнять конкретные действия по этому проекту. При этом в подходящих условиях многие действия занимают не больше одной или двух минут, чтобы проект продвинулся.

Проведя тренинги и консультации для нескольких тысяч клиентов, я понял, что их основной проблемой является не нехватка времени (как они сами считают), а отсутствие ясного понимания проекта и того, какими должны быть следующие шаги. Управление действиями приносит преимущества тогда, когда вы принимаете решение по конкретной ситуации сразу же, как только она возникла, а не откладываете его, пока она не обернулась проблемой.

Многие дела не могут сдвинуться с мертвой точки не из-за нехватки времени, а потому, что так и не было решено, что и где для этого нужно сделать.

Для того чтобы принять правильное решение, нужно сделать всего два основных шага – определить: 1) каким должен быть результат; 2) что конкретно для этого нужно сделать. К сожалению, большинству людей это не кажется очевидным.

За многие годы работы над улучшением личной продуктивности я в полной мере оценил преимущества подхода «снизу вверх», когда начинаешь с самых обычных повседневных дел и обязательств. Казалось бы, наиболее эффективной должна быть работа «сверху вниз»: сначала определить личные и корпоративные цели и видение, затем сформулировать главные задачи и, наконец, сфокусироваться на деталях реализации. Однако, как правило, люди настолько поглощены повседневной рутиной, что не в силах успешно сконцентрироваться на более широкой перспективе. Как следствие – подход «снизу вверх» обычно оказывается более эффективным.

Лучший способ раздвинуть горизонт – взять под контроль текущие дела и поток входящей информации и ввести в свою практику те методы работы, которые помогут вам осуществлять этот контроль на постоянной основе. В результате вы обретете поток творческой энергии, которая поможет сосредоточиться на новых перспективах. Повысится уверенность в себе, а это позволит справиться с новыми грандиозными задачами. Те люди, которые осознанно начинают использовать эту практику, сразу ощущают свободу, облегчение и вдохновение.

Ваше мышление станет более сфокусированным, а для этого нужно в корне изменить повседневный образ действий. Есть более важные вещи, требующие вашего внимания, чем повседневная рутина, однако не наладить максимально эффективное управление на этом уровне – все равно что пытаться плавать в неудобной одежде.

Многих руководителей, с которыми я работал над тем, чтобы в течение дня они более эффективно справлялись с повседневной рутиной, вечером одна за другой посещали блестящие идеи по поводу будущего компании и их собственного. Это происходит автоматически благодаря тому, что ничто не препятствует рабочему процессу.

Иметь перспективу недостаточно, нужно что-то делать. Недостаточно смотреть на ступеньки, по ним нужно подниматься.

Вацлав Гавел

Контроль над обязательствами, проектами и действиями необходимо осуществлять на двух уровнях: горизонтальном и вертикальном. Горизонтальное управление обеспечивает взаимосвязь между всеми процессами, в которые вы вовлечены. Представьте себе, что ваше сознание постоянно сканирует окружающий мир, как полицейский радар. В течение дня оно может остановиться на любом из тысячи самых разных вопросов, требующих вашего внимания: аптека, приятель вашей дочери, совет директоров, тетя Марта, SMS, стратегический план, обед, увядшее растение в офисе, недовольный клиент, грязная обувь, которую нужно привести в порядок. Вам нужно купить марки, решить, что делать с презентацией завтра, перевести деньги на счет, забронировать номер в отеле, отменить встречу и вечером посмотреть фильм. Наверное, вы удивитесь, когда осознаете, о каком количестве вещей вы думаете и чем занимаетесь в течение всего одного дня. Вам не обойтись без хорошей системы, которая поможет отслеживать как можно больше из этих дел, при необходимости предоставит информацию о каждой из задач и позволит быстро и эффективно переключаться между ними.

Вертикальное управление, напротив, обеспечивает обдумывание, развитие и координацию индивидуальных тем и проектов. Например, ваш внутренний «полицейский радар» останавливается на вашем следующем отпуске, когда вы и ваша вторая половина обсуждаете его за ужином: куда и когда вы отправитесь отдыхать, что будете делать, как подготовитесь к путешествию и так далее. Или вам необходимо обсудить с вашим начальником план реорганизации отдела. Или нужно собраться с мыслями перед предстоящим телефонным разговором с клиентом. Это и есть «планирование проекта» в широком смысле: сконцентрироваться на одной-единственной задаче, ситуации или человеке и собрать воедино все идеи, детали, приоритеты и последовательность действий – все, что необходимо, по крайней мере на данный момент, чтобы выполнить задачу.

Цель горизонтального и вертикального управления одна и та же: не держать никаких задач в голове и добиться их выполнения. Правильное управление действиями позволяет вам чувствовать себя уверенно и спокойно в самых разных ситуациях в вашей профессиональной деятельности и личной жизни. А правильное «проектное планирование» помогает прояснять для себя конкретные задачи и отслеживать их выполнение.

Невозможно достичь того состояния спокойствия и контроля, которое я вам обещал, если держать все в голове. Индивидуальные модели поведения, описанные в этой книге, – это то, что вы уже и так делаете. Разница между тем, что делаю я и что делают другие, в том, что я организую 100 процентов своих задач посредством подручных инструментов, а не держу их в голове. И это относится ко всем делам: серьезным или незначительным, личным или профессиональным, срочным или нет. Ко всем.

Как правило, количество того, что вы держите в голове, обратно пропорционально количеству сделанного.

Хотя, впрочем, не совсем ко всему. Значительную часть времени мой мозг просто «питается информацией»: замечает какие-то вещи, обдумывает их, потенциально повышает мою осведомленность о них. Я не записываю то множество мыслей, которые посещают меня в течение дня. Практически каждая из них является законченной сама по себе. Меня волнуют только те мысли, которые рождают эффект незавершенности: ресторан, о котором я прочитал и в который, возможно, захочу заглянуть; идея для дополненного издания этой книги; что-то, что я хотел сделать для жены; вопрос, который я хотел задать своему бухгалтеру; что-то, что нужно купить в строительном магазине, и т. д.

Я уверен, что хотя бы раз в вашей профессиональной или в личной жизни наступал момент, когда не оставалось иного выхода, как сесть и составить список. В результате вы чувствовали, что смогли хотя бы немного сконцентрироваться и взять ситуацию под контроль. Вспомните этот случай, чтобы понять, о чем я говорю. Вроде бы ничего не произошло, но все же вы почувствовали себя лучше. Зато коренным образом изменилось то, как вы взаимодействовали с миром. Так происходит всегда, когда вы перестаете держать важные вещи в голове. К сожалению, большинство людей составляют списки только тогда, когда дел наваливается невыносимо много. Но даже тогда они, как правило, составляют список дел в одной конкретной области, которая беспокоит их больше всего. Тем не менее, если вы перейдете к такому способу взаимодействия с внешним миром, пересмотрите свой образ жизни и работы, начнете применять его во всех сферах жизни (а не только в отношении «срочных» дел), то вы используете тот стиль управления с «сознанием как вода», который я описываю. По моему опыту, этот процесс всегда проясняет перспективы и улучшает наше самочувствие в настоящий момент. Так зачем же ждать?

Нет никакого смысла думать об одном и том же дважды, если только это не доставляет вам удовольствия.

Я стараюсь принимать интуитивные решения на основе имеющихся вариантов вместо того, чтобы их анализировать. Мне нужно единожды все обдумать и зафиксировать результаты в удобной для меня системе. Я не хочу тратить время на то, чтобы думать о чем-либо больше одного раза. Это неэффективное использование творческой энергии и источник расстройства и стресса.

Кроме того, вам не удастся быстро отделаться от мыслительного процесса. Ваш мозг будет продолжать работать над любым нерешенным вопросом. Однако уже доказано, что подобное бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать. К тому же есть ограничения, сколько нерешенных вопросов может поместиться в ваш мозг, прежде чем у вас сорвет крышу.

Любое обязательство типа «надо бы, мог бы или должен», которое находится только в сознании, создает иррациональное напряжение, от которого невозможно избавиться, 24 часа в сутки, семь дней в неделю.

Наша краткосрочная память – та часть мозга, где хранятся мысли обо всех незавершенных делах, непринятых решениях и неорганизованных вопросах, – функционирует подобно оперативной памяти компьютера. Сознание, как и монитор компьютера, – инструмент концентрации, а не хранилище данных. Вы можете думать лишь о двух или трех вещах одновременно. При этом незавершенные задачи по-прежнему хранятся в краткосрочной памяти. Как и оперативная память компьютера, краткосрочная память не безгранична: только вполне определенное количество информации может там храниться так, чтобы эта часть мозга по-прежнему функционировала на высоком уровне. У большинства людей их «оперативное запоминающее устройство» готово взорваться. Они не способны сконцентрироваться, а их эффективность снижена вследствие их собственной умственной перегрузки. Недавние исследования в области когнитивных наук это подтверждают: нашему мыслительному процессу мешает груз возложенной на мозг задачи отслеживать те вещи, которые мы должны доделать, не имея при этом надежного плана или системы, чтобы с ними справиться[13]13
  Этой теме (и многим другим) посвящена замечательная книга Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength Роя Баумейстера и Джона Тирнея (Penguin, 2011).


[Закрыть].

Скажите, за последние несколько минут вы не ловили себя на том, что ваши мысли находятся где-то далеко и это никак не связано с тем, о чем вы сейчас читаете? Весьма вероятно. И, скорее всего, вы размышляли о каком-то открытом вопросе или незавершенной ситуации, которые вас касаются. Эта ситуация всплыла из вашей оперативной памяти и напомнила о себе. Как вы поступили с этим? Если не записали ее в надежную систему, к которой вскоре вернетесь, вероятно, вы продолжаете переживать по поводу этой ситуации и испытываете напряжение. Не самое эффективное поведение, надо сказать: вы ни на шаг не продвинулись к решению проблемы, но зато увеличили уровень стресса.

Сознание продолжает напоминать вам о задачах, когда вы ничего не можете предпринять. Оно не делает разницы между прошлым и будущим. Это значит, что, как только вы думаете о том, что вам нужно что-то сделать, и не фиксируете это ни в какой внешней системе, часть вашего сознания считает, что вы должны делать это постоянно. Все, что вы решили когда-нибудь сделать, ваше сознание относит к категории дел, которые нужно сделать прямо сейчас. Откровенно говоря, как только вы помещаете в память две задачи, которые вам нужно выполнить, вы обрекаете себя на провал, потому что не можете решать их одновременно. Это становится фактором постоянного стресса, источник которого невозможно определить.

Непросто вести войну с тем, кто занимает аванпост в вашей голове.

Салли Кемптон, автор книги «Сердце медитации»

Большинство людей пребывают в этом состоянии стресса уже так долго, что даже не отдают себе в этом отчета. Это похоже на гравитацию, которая присутствует всегда, так что люди даже не осознают ее. Они смогут оценить, в каком напряжении находились, только тогда, когда от него избавятся и почувствуют себя совершенно иначе. Это словно постоянный фоновый шум в комнате: понимаешь, что было шумно, когда он прекращается.

Можно ли избавиться от этого стресса и фонового шума? Разумеется. Дальше вы узнаете как.

2. Жизнь под контролем: пять шагов управления рабочим процессом

ОСНОВНОЙ МЕТОД, с помощью которого вы сможете овладеть искусством спокойно и уверенно управлять рабочим процессом, разбит на пять шагов. Касается ли дело домашней кухни или компании, для того чтобы обрести контроль над ситуацией, нужно пройти эти пять шагов, причем для каждого из них есть лучшие практики и инструменты, но все они должны работать как единое целое, чтобы обеспечить себе то удивительное продуктивное состояние, когда вы сохраняете ясную голову в пучине хаоса. Речь не только о том, чтобы «стать организованным» или «определить приоритеты». Это полезные вещи, но они приходят как следствие совершения этих пяти шагов, а не сами по себе. Механизмы, о которых я расскажу дальше, работают как единое целое, и воспользоваться ими легче и в то же время сложнее, чем это может показаться на первый взгляд.

Не позволяйте жизни вставать у вас на пути.

Мы 1) собираем всё, что привлекло наше внимание; 2) обрабатываем, иными словами проясняем, для себя, что означает каждая деталь и что с этим делать; 3) организуем результат в виде различных вариантов; 4) в ходе обзора этих вариантов выбираем один; 5) этот единственный будем выполнять. Эта формула выражает горизонтальное управление, включающее все, что следует принять во внимание в любой момент по мере того, как мы шаг за шагом продвигаемся вперед.

Именно так мы поступаем, когда хотим взять ситуацию под контроль и стабилизировать ее, чтобы начать предпринимать эффективные действия. Предположим, вы решили приготовить ужин для друзей, но, придя домой, обнаружили, что на кухне царит полный беспорядок. Как вы поступите? Сначала посмотрите, какие вещи вообще не должны находиться на кухне (сбор); затем решите, что следует оставить, а что выбросить (прояснение); далее разложите все вещи по местам: что-то в холодильник, что-то в мусорное ведро, а что-то в раковину (организация); затем выберете рецепт в кулинарной книге в зависимости от того, какие у вас имеются продукты и кухонные принадлежности (обзор); наконец, возьметесь за дело и начнете с того, что растопите масло в сковороде (действие).

Получить полезное определение свободы можно, только если стремиться к нему в главном в человеческой жизни, то есть в процессе, в котором люди учатся управлять своей реакцией и контролировать обстоятельства.

Уолтер Липпман, писатель, журналист

Этот метод достаточно прост, и именно так все мы и поступаем. Однако мой опыт доказывает, что большинство людей могли бы значительно усовершенствовать свои навыки на каждом из этих пяти шагов. Качество управления рабочим процессом определяется самым слабым звеном в цепи этих пяти этапов, поэтому все звенья должны быть взаимосвязаны и стандартизированы.

Неэффективность процесса контроля у большинства людей сказывается на множестве рабочих и личных задач, однако современные стрессы делают менее заметными эти слабые места. Повсеместный доступ к информации и скорость происходящих изменений – даже в тот момент, когда вы это читаете, – постоянно усложняют вашу жизнь и работу. На этом фоне уборка грязной кухни кажется даже облегчением! Маленькие утечки усиливают напряжение и становятся большими. Одно пропущенное электронное письмо, невыполненное обязательство или непринятое решение способны вызвать колоссальные последствия. Поскольку объем полезной для вас информации, так же как и скорость ее поступления, не уменьшится, вы многим рискуете, если не попытаетесь овладеть боевым искусством управления рабочим процессом.

У большинства людей самым слабым звеном является первый шаг – сбор. Они держат в голове большую часть своих обязательств. То количество самых разных «должен», «мог бы», «следовало бы», которое они хранят в голове, значительно превышает количество обязательств, которые они где-то зафиксировали.

Многие люди осознают свои обязательства, но при этом не переходят ко второму шагу: не проясняют их и не решают, какой конкретный следующий шаг нужно сделать. Разбросанные тут и там случайные списки дел, записи после встреч, какие-то напоминания на стикерах на холодильнике, мониторе компьютера или в цифровом гаджете – все это, вместо того чтобы побуждать к действиям, вызывает оцепенение. Сами по себе такие списки дел скорее усиливают стресс, чем приносят облегчение.

Некоторые люди принимают правильные решения о том, что нужно делать в конкретный момент, однако не могут эффективно организовать результаты, то есть выполнить третий шаг. Они приходят к мысли, что им нужно что-то обсудить с боссом, но напоминание об этом лежит где-то на дне их сознания, недоступное в нужной ситуации, в надежном формате, чтобы они могли бы выполнить это намерение.

У кого-то есть хорошие системы, но они не уделяют должного внимания их содержанию, так что системы эти теряют свою эффективность. У таких людей могут быть списки дел, планы, разные способы напоминаний (созданные благодаря сбору, прояснению и организации информации), однако они не используются в полной мере. Многие вообще не заглядывают в свой календарь, чтобы справиться о предстоящих событиях и сроках, и, как следствие, становятся жертвами суматохи, когда все нужно успеть в последний момент.

Наконец, если хотя бы одно из предыдущих звеньев окажется слабым, то действие (пятый шаг), которое будет выбрано в итоге, может оказаться далеко не самым лучшим. Большинство решений выполнить конкретное действие принимаются на основе самой последней или самой «громкой» информации, при этом человек руководствуется, как правило, чувствами, а не разумом. Людей начинает преследовать мучительное ощущение, что они не делают того, что должны; что у них «не хватает времени» на потенциально важные вещи; они утрачивают ощущение значимости того, чем занимаются, а ведь именно в этом суть эффективности без стресса.

Спросите себя: «Когда и что я должен видеть, в какой форме, чтобы не держать это в голове?» Вы создаете систему для того, чтобы она работала, а не ради самой системы.

Очень важно понять смысл каждого из этих пяти шагов и для каждого подобрать правильные техники и инструменты, чтобы добиться максимального результата. Для меня очень полезным (и даже обязательным) является распределение этих шагов в течение дня. Бывают моменты, когда мне хочется только собирать информацию, но не решать, что с ней делать. В другое время хочется привести в порядок мои записи после деловой встречи. Или, может быть, я только что вернулся из долгого путешествия и мне нужно разобраться с тем, что я привез с собой. Бывает время, когда мне необходимо сделать обзор всей моей работы или какой-то ее части. И, разумеется, я трачу много времени просто на выполнение того, что должно быть сделано.

Одна из главных причин, по которой многим так и не удается стать организованными, заключается в том, что они просто пытаются сделать все пять шагов одновременно. Большинство людей, когда берут ручку, чтобы составить список дел, сразу же начинают выделять «самые важные» в порядке своих приоритетов, при этом не определяя ни одного конкретного действия. Однако если вы не решите, что нужно сделать в связи с днем рождения вашего секретаря, потому что прямо сейчас это «не так важно», этот открытый вопрос будет вытягивать из вас энергию и не позволит эффективно сфокусироваться на том, что действительно важно.

В этой главе вы подробно узнаете о каждом из пяти шагов; в главах с четвертой по восьмую найдете пошаговую программу для реализации оптимальной системы для каждой фазы, включая множество примеров и лучших практик.