Текст книги "Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса"

Важно знать, какую информацию собирать и как сделать это наиболее эффективно, чтобы потом должным образом ее обработать. Для того чтобы избавить свой мозг от задачи более низкого уровня – пытаться обращать внимание на все подряд, вы должны быть уверены, что действительно собрали всю информацию, связанную с тем, что вам нужно сделать или по какому поводу нужно принять решение, и что в какой-то момент в ближайшем будущем вы обработаете всю эту информацию и проанализируете ее.

Для того чтобы избавиться от «утечек», нужно собрать в одном месте все дела, которые вы считаете незавершенными: личные или профессиональные, большие или маленькие, срочные или неважные – все, что должно быть изменено и по поводу чего вы ощущаете любую степень внутреннего обязательства это изменить.

Многое из того, что вы должны сделать, уже собрано для вас, пока вы это читаете. Почта приходит в ваши многочисленные почтовые ящики, реальные и виртуальные. Скорее всего, дома вы получаете настоящие посылки и письма. Физическая корреспонденция по-прежнему попадает в вашу корзину «Входящие» наравне с электронными сообщениями, SMS и голосовой почтой. В то же время вы постоянно замечаете то, что нужно изменить. Даже не настолько очевидные, как полученное электронное письмо, эти вопросы все равно требуют решения: их нужно закрыть, что-то сделать. Стратегические идеи, так и оставшиеся лишь на бумаге, сломанные гаджеты в ящике стола, которые нужно или отремонтировать, или выбросить, старые журналы на кофейном столике – все это относится именно к этой категории вещей.

Незаконченное дело фактически остается незаконченным в двух местах: в действительности и у вас в голове. Незавершенные дела у вас в голове поглощают энергию вашего внимания, поскольку не дают покоя вашей совести.

Брахма Кумарис

Как только вы думаете в отношении какой-то задачи «я должен», «нужно», «следовало бы», эта задача переходит в категорию незавершенных. Решения, которые вы должны принять о том, собираетесь ли вы что-то делать или нет, уже можно считать открытым вопросом, а также все ситуации, когда вы уже решили что-то предпринять, но еще не совершили первого шага. И уж точно к этой категории относятся все задачи, которые у вас «в процессе» выполнения или по которым вы уже сделали все запланированное, но пока так и не признали их законченными.

Для того чтобы эффективно управлять незавершенными делами, их необходимо раскладывать по символическим «корзинам», где они будут надежно храниться, пока у вас не найдется минутка, чтобы определить, как вы будете решать эту задачу и будете ли вообще. Не забудьте периодически проводить ревизию этих «корзин», чтобы они оставались для вас эффективным способом хранения.

В широком смысле в основном вся потенциально полезная для вас информация уже собрана. Если вы не зафиксировали ее в какой-то удобной для вас внешней системе планирования, значит, она по-прежнему хранится у вас в голове. То, что вы не отметили какую-то задачу в списке дел, не означает, что этой задачи у вас нет. Однако сейчас мы говорим о том, что вся нужная вам информация должна храниться во внешней системе и всегда быть у вас под рукой.

Существует несколько типов инструментов, как традиционных, так и высокотехнологичных, которые можно применять для сбора информации о незавершенных задачах. Как корзину «Входящие», в которой накапливается информация из внешних источников, можно использовать:

• стандартный лоток для входящих документов;

• бумажные системы планирования и записи;

• электронные системы планирования и записи;

• электронную почту и разные устройства для быстрого обмена сообщениями.

Стандартный лоток для входящих документов

Обычный канцелярский лоток, который может быть пластиковым, деревянным, кожаным или проволочным, – самый привычный инструмент для сбора бумажных и иных документов, требующих работы с ними: почта, журналы, записи с деловых встреч, корпоративные отчеты, билеты, квитанции, карты флеш-памяти, визитки, даже фонари с севшими батарейками!

Блокноты и бумаги для заметок

Бумага для заметок, блокноты, стикеры для напоминаний всех форм и размеров отлично подходят для того, чтобы записывать случайные идеи, неожиданные мысли, напоминания, что нужно сделать, и т. д. Все на ваш вкус и в соответствии с вашими потребностями.

Цифровые записывающие устройства

Компьютеры, планшеты, смартфоны и все виды современных мобильных устройств вполне подходят для записи дел, к которым нужно вернуться позже.

Электронная почта и устройства для быстрого обмена сообщениями

Если вы связаны с окружающим миром с помощью электронной почты или обмена текстовыми сообщениями, у вас должно быть виртуальное пространство для хранения входящих сообщений и файлов, где они находятся, пока вы не сможете их прочитать и что-то предпринять.

Технологическая интеграция

Благодаря техническому прогрессу все эти различные каналы можно автоматически объединить. Заметки на бумаге или на доске моментально переводятся в электронный формат; голосовые сообщения можно записать, оцифровать и распечатать. Можно отправить какую-то идею себе на почту с мобильного устройства.

Все эти инструменты, и традиционные, и высокотехнологичные, действуют по принципу корзины «Входящие» и интегрируют потенциально полезную информацию, обязательства, идеи и соглашения.

К сожалению, наличие корзины «Входящие» не гарантирует ее функциональности. У большинства людей имеются те или иные инструменты сбора информации, однако, как правило, они не пользуются ими в полной мере. Остановимся на трех обязательных условиях, от которых зависит эффективность фазы сбора.

Все незавершенные задачи нужно хранить во внешней системе, а не в голове.

Количество мест для сбора и хранения информации должно быть минимальным.

Систему сбора информации необходимо регулярно очищать.

Если вы все еще стараетесь держать все задачи в голове, скорее всего, вас будет сложно убедить системно использовать и проводить ревизию ваших корзин «Входящие». Многие рассуждают так: какая разница, хранится ли информация о незавершенных делах во внешней системе или в голове, толку нет ни от того, ни от другого. Это все равно что пытаться играть в пинбол[14]14
  Пинбол – тип аркадной игры, в которой игрок набирает игровые очки, манипулируя одним или более металлическими шариками на игровом поле. Прим. ред.


[Закрыть] на игровом автомате с большими дырками на игровом поле, так что мячи постоянно в них проваливаются. Какой смысл продолжать играть?

Очисти свое сознание. Это полезнее, чем очистить желудок.

Мишель де Монтень, мыслитель

Инструменты сбора и хранения информации должны стать вашими постоянными спутниками, всегда находиться под рукой, чтобы вы в любой момент могли зафиксировать какую-то ценную мысль. Пусть они станут для вас столь же незаменимыми, как зубная щетка, водительские права или очки. Уверенность в том, что ни одна из потенциально интересных идей не потеряется, даст вам свободу и воодушевит на новые хорошие идеи.

Держите все либо исключительно в памяти, либо только во внешней системе. Нечто среднее не позволит вам доверять ни тому, ни другому.

Создайте столько мест для хранения информации, сколько вам необходимо, но при этом позаботьтесь о том, чтобы с ними можно было эффективно работать. Ваша система сбора и хранения информации должна быть доступна для вас в любом контексте, так как полезные идеи и мысли приходят где угодно и когда угодно. При этом, если у вас слишком много мест для хранения информации, нередко возникают сложности с ее системной обработкой.

Количество мест сбора и хранения информации может оказаться избыточным и если вы пользуетесь традиционными системами, и если используете высокотехнологичные инструменты. Большинство людей, привыкших к блокнотам для записей и стандартным лоткам для входящих документов, могут значительно усовершенствовать свою систему. Записи нужно систематизировать, а не позволять им копиться на листках бумаги, в блокнотах, в ящиках стола. Документы и другие физические материалы должны быть рассортированы по лоткам и папкам, а не лежать стопками во всех углах. Что касается высокотехнологичных инструментов, с развитием социальных сетей, многочисленных мобильных устройств и вездесущей электронной почты число потенциальных источников входящей информации значительно увеличилось. Сегодня у людей нередко больше одного адреса электронной почты, они участвуют в нескольких социальных сетях и имеют несколько цифровых устройств. Парадоксально, но теперь, когда цифровая революция стала повседневной реальностью, существенно укрепилась тенденция аккумулировать огромный резерв незавершенных задач из числа случайной входящей информации, а также увеличилось количество людей, для которых это становится источником стресса.

Вся потенциально полезная информация должна поступать к вам через минимальное число каналов, чтобы ее можно было легко получить и оценить.

Использование стандартных инструментов и процедур для сбора и хранения информации будет приобретать для вас все большее значение по мере усложнения вашей жизни и работы. Например, за годы работы, возможно, вы заметили, что самые удачные мысли о работе приходят в голову отнюдь не в офисе. Способность не упустить эти мысли благодаря удобной системе хранения информации, которая всегда под рукой, – это ключ к высокой эффективности.

Если не очищать систему и не обрабатывать собранную информацию, то единственная функция, которую вскоре начнет выполнять эта система, – это хранение беспорядочно наваленного хлама. Расчистить систему – не значит выполнить все собранные в ней дела. Это означает, что вы должны прояснить суть каждого пункта и решить, что должно быть сделано относительно него, а при невозможности завершить дело сразу – отложить конкретное действие по нему на будущее. Вы должны очистить ваши «корзины» хранения. Не оставляйте информацию там. Не расчищать ваши «корзины» для сбора информации – все равно что не выносить мусорное ведро или не вынимать корреспонденцию из почтового ящика: вам придется все время покупать новые, чтобы справиться с постоянно растущим объемом.

Тем не менее, чтобы очистить реальную или виртуальную корзину «Входящие», нужно иметь эффективную комплексную систему управления действиями: уж слишком много всего остается в этой корзине из-за отсутствия действенных методов ее очистки. Часто кажется, что информацию легче оставить в корзине, если вы знаете, что эта информация требует каких-то действий, но не имеете возможности заняться этим прямо сейчас. Корзина «Входящие», особенно для бумаг и электронных писем, – это лучшее, что многие люди могут сделать для организации процесса. По крайней мере они уверены, что где-то есть напоминание о том, что им все еще нужно сделать. К сожалению, эта страховка перестает действовать, когда за кипой бумаг становится не видно лотка или список входящих электронных писем перестает умещаться на одном экране монитора.

В любой сфере блокирование потока приводит к снижению способности полноценно и творчески участвовать в процессе.

Когда вы познакомитесь со следующими двумя шагами и научитесь легко и просто обрабатывать и организовывать вашу входящую информацию и незавершенные задачи, ваша корзина «Входящие» вновь начнет выполнять свою первоначальную функцию. А теперь перейдем к тому, как научиться обнулять системы сбора информации без необходимости выполнять всю работу прямо сейчас.

Практически для всех моих клиентов самым важным навыком, которому я их обучил, был пошаговый алгоритм мышления, необходимый для очищения «корзин» для сбора информации. Однажды мы провели обработку всех открытых вопросов вместе с руководителем ключевого департамента глобальной корпорации. После этого она откинулась в кресле и призналась, что раньше никогда не переживала по поводу своих деловых встреч благодаря надежному календарю, однако никогда не чувствовала подобного облегчения относительно многих других аспектов работы, которые мы только что вместе прояснили. Действия и информация, о которых ей нужно было помнить, теперь были определены и зафиксированы в надежной системе.

Лучше ошибаться, чем не иметь ясности.

Фримен Дайсон, ученый

Что вам нужно знать о каждом электронном письме, сообщении, голосовом сообщении, записке, записи после деловой встречи или возникшей идее? Что все это – компоненты системы управления действиями, которая лежит в основе вашей персональной организации. Многие люди стараются стать организованными, но допускают ошибку: они берутся за это, имея целый ряд незавершенных задач. Нельзя организовать входящую информацию – ее можно только собрать и обработать. Вместо этого вы пытаетесь организовать свои действия, которые нужно выполнить на основе принятых вами решений о том, что надо сделать. Весь процесс: сбор, обработка и организация информации – представлен в центральной части модели дерева принятия решений, описанной далее.

Это не праздный вопрос. Мы говорили о разной информации и о «корзинах» для ее сбора, но не о том, что представляет собой эта информация и что с ней делать. Например, многие бумаги, которые не вписываются в нашу систему самоорганизации, оказываются какими-то корпоративными документами; нужно ли нам что-то с ними делать? Как насчет того электронного письма из отдела кадров, уведомляющего, что бла-бла-бла по поводу бла-бла-бла теперь находится в компетенции бла-бла-бла? Я видел кипы бумаг, скопившиеся на столах и в ящиках столов, потому что клиент не потратил несколько секунд на то, чтобы выяснить, о чем, собственно, этот документ. Вот почему следующий шаг чрезвычайно важен.

На этот вопрос возможны только два ответа: да или нет.

Никаких действий не требуется. Если ответ «нет», возможны три варианта.

1. Эта информация больше не нужна (удалить).

2. Сейчас никаких действий не требуется, но может быть необходимо предпринять что-то позже (отложить).

3. Это потенциально полезная информация, которая может впоследствии понадобиться (сохранить как справочную).

Этими тремя категориями можно управлять, и мы еще вернемся к этому. Сейчас достаточно помнить о том, что вам нужны: мусорное ведро или клавиша Del для бесполезной информации; файл для хранения или календарь для информации, которая может понадобиться; эффективная система хранения справочной информации.

Диаграмма рабочего процесса – обработка

Требуются действия. В эту группу попадают те задачи, в отношении которых нужно что-то предпринять: от электронного письма с запросом тезисов вашего предстоящего выступления до записей в вашем блокноте после личной встречи с вице-президентом, где вы обсуждали важный новый проект, требующий привлечения внешнего консультанта.

Каждую задачу, требующую действий, необходимо рассмотреть в двух аспектах.

1. Какой результат вы хотите получить?

2. Каково следующее действие?

Если речь идет о проекте… Необходимо зафиксировать желаемый результат в списке «Проекты». Это станет вехой, которая будет напоминать вам об открытом вопросе, пока вы с ним не справитесь, при каждой еженедельной ревизии списка (см. раздел «Система хранения общей справочной информации»). Эта задача будет надежно храниться в системе управления (в отличие от вашей памяти), пока не будет завершена или исключена из списка дел.

Не так уж много надо сил, чтобы что-то делать; куда больше усилий требуется на то, чтобы решить, что делать.

Элберт Хаббард

Каково следующее действие? Это главный вопрос в отношении любой информации, которую вы собрали. Если вы ответите на него правильно, будет что организовывать. «Следующее действие» – это следующее конкретное, физическое действие, которое нужно выполнить, чтобы продвинуться к завершению определенной задачи.

Примеры следующего действия:

• перезвонить Фреду: название и номер телефона ремонтной мастерской, о которой он упоминал;

• составить повестку дня для совещания по бюджету;

• обсудить с Анджелой систему хранения документов, которую нам нужно внедрить;

• найти в интернете местные курсы по обучению рисованию акварелью.

Напоминания об этих действиях, требующих выполнения, станут важными элементами вашей персональной системы управления эффективностью.

Выполнить, делегировать, отложить. Вы приняли решение по поводу следующего действия, и теперь у вас три варианта.

1. Выполнить. Если это действие займет меньше двух минут, его стоит сделать, как только вы приняли такое решение.

2. Делегировать. Если это действие займет больше двух минут, то задайте себе вопрос: «Действительно ли я справлюсь с этой задачей лучше всех?» Если ответ «нет», делегируйте это действие нужному человеку.

3. Отложить. Если это действие займет дольше двух минут и выполнить его должны именно вы, следует отложить его, но отслеживать в одном или нескольких списках «Следующие действия».

Внешние элементы диаграммы рабочего процесса представляют собой восемь отдельных категорий напоминаний и материалов, которые получаются в результате обработки всей собранной информации. Вместе они образуют комплексную систему организации практически всех ваших повседневных задач, а также тех задач, которые могут к ним добавляться ежедневно или еженедельно.

Быть организованным просто означает, что положение вещей соответствует вашему представлению о нем.

Информация, не требующая никаких действий, попадает в одну из трех категорий: «выбросить», «обдумать», «сохранить для справки». Следовательно, вы избавляетесь от нее; откладываете, чтобы позже еще раз к ней вернуться; или храните, чтобы обратиться к ней в случае необходимости. Для того чтобы справиться с задачами, требующими дальнейших действий, потребуются список проектов, система хранения вспомогательной информации по проекту, календарь, список напоминаний о следующих действиях, а также лист ожидания.

Диаграмма рабочего процесса – обработка

Каждая из категорий должна быть организована физически в том или ином формате. Под словом «список» я понимаю любую систему напоминаний, которой легко воспользоваться, будь то список на листе в блокноте, или файл в компьютере, или даже обычная папка с разрозненными листками для записей по каждой задаче. Например, список текущих проектов может быть записан на отдельном листе бумаге в ежедневнике. Он также может храниться в специализированном программном приложении или же находиться в стандартной офисной папке с надписью «Список проектов». Напоминания об отложенных событиях (например, «Позвонить бухгалтеру после 1 марта и назначить встречу») можно хранить в бумажном календаре, в электронном файле или в мобильном приложении.

Под «проектом» я понимаю любой желаемый результат, которого можно добиться в течение года, требующий более одного действия. Таким образом, некоторые относительно небольшие задачи, которые вы обычно не считаете проектами, все-таки попадают в эту категорию и должны присутствовать в вашем списке проектов наравне с крупными. Моя логика такова: если одно действие не обеспечит решение задачи, необходимо установить напоминание о том, что вам нужно сделать что-то еще. Если у вас нет физического места для хранения подобных напоминаний, они вновь осядут у вас в памяти. Причина установления ограничения в один год состоит в том, что, если вы должны завершить что-то за этот период времени, вам необходимо отслеживать еженедельный прогресс, чтобы держать ситуацию под контролем. Этот список можно также считать списком незавершенных дел и открытых вопросов, независимо от их размера.

Нет необходимости составлять списки проектов в определенном порядке – по размеру или по приоритетам. Просто перечислите их, чтобы иметь возможность регулярно отслеживать, определено ли у вас для каждого из проектов правильное следующее действие.

Фрагмент списка проектов

Нанять нового менеджера по персоналу

Спланировать отпуск в августе

Организовать корпоративный тренинг для сотрудников

Опубликовать книгу

Закончить обновление компьютерных программ

Переписать завещание

Закончить составление бюджета

Закончить предложение нового продукта

Научиться пользоваться новыми CRM-программами

Получить репринт статьи в HBR

Найти специалиста по связям с общественностью

Посадить растения в саду

Найти ресурсы для видеопроекта

Сформировать график участия в конференциях на следующий год

Закончить контракты о найме на работу

Поставить новый фонарь на крыльце

Купить новый обеденный стол

Записать Марию в школу

Не обязательно создавать проект – можно просто выполнять те конкретные действия, которые к нему относятся. После того как было предпринято достаточное количество правильных действий, сложится ситуация, близкая к картине желаемого результата, так что вы сможете считать проект завершенным. Список проектов – это не что иное, как совокупность результатов, которые мы мысленно рисуем перед собой, чтобы продолжать двигаться в верном направлении.

Возможно, ваши проекты можно распределить по разным категориям в зависимости от фокуса вашего внимания. Однако если сначала составить список с простым перечислением всех проектов, впоследствии это поможет настроить систему под ваши требования, чтобы сделать пользование ею более удобным.