Текст книги "Excel. Легкий старт"

Защита рабочего листа

В Excel предусмотрено включение защиты рабочего листа от несанкционированного и неквалифицированного редактирования. Данную возможность удобно использовать, например, когда к одному компьютеру имеют доступ несколько пользователей.

Для перехода в режим настройки защиты рабочего листа следует выполнить команду Сервис → Защита → Защитить лист. При этом открывается диалоговое окно Защита листа (рис. 3.32).

Рис. 3.32. Окно настройки защиты рабочего листа

В первую очередь в данном окне следует обратить внимание на то, чтобы был установлен флажок Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек. Если он снят, то становится недоступной кнопка ОК, с помощью которой включается режим защиты.

В поле Пароль для отключения защиты листа можно набрать пароль для снятия устанавливаемой защиты. Пароль вводится дважды: сначала в данном поле, а затем в окне Подтверждение пароля, которое появляется после нажатия кнопки ОК. Такой порядок установлен для предотвращения возможных ошибок при вводе пароля. Следует отметить, что окно повторного ввода пароля открывается только в том случае, если в поле Пароль для отключения защиты с листа введено какое-либо значение.

Внимание!

При вводе пароля следует учитывать, что его восстановление в случае утери невозможно. Поэтому рекомендуется сохранить пароль в надежном месте, иначе существует вероятность того, что доступ к данным защищенного рабочего листа будет закрыт.

В области Разрешить всем пользователям этого листа путем установки соответствующих флажков определяются действия, которые разрешено выполнять на защищенном рабочем листе. Например, можно запретить любые операции, кроме вставки столбцов и строк, их удаления, использования автофильтра и т. д. По умолчанию в данном поле установлены флажки выделение заблокированных ячеек и выделение незаблокированных ячеек – это означает, что выполнение любых других действий на защищенном рабочем листе будет невозможно.

Чтобы снять защиту рабочего листа, нужно выполнить команду Сервис → Защита → Снять защиту листа (эта команда отображается для защищенных рабочих листов вместо пункта Защитить лист). При выполнении данной команды открывается окно, приведенное на рис. 3.33.

Рис. 3.33. Ввод пароля для снятия защиты листа

В поле Пароль данного окна следует набрать пароль, который был установлен при включении защиты рабочего листа, и после этого нажать кнопку ОК. При вводе пароля не стоит забывать, что программа различает регистр символов (прописные или строчные).

Если пароль введен неправильно, программа выдает соответствующее сообщение.

Если при включении защиты пароль не вводился, то для снятия защиты с рабочего листа достаточно просто выполнить команду Сервис → Защита → Снять защиту листа.

Защита рабочей книги

В программе реализована возможность защиты не только листов, но и рабочей книги. Для перехода в режим установки и настройки защиты книги Excel предназначена команда Сервис → Защита → Защитить книгу. При этом открывается диалоговое окно Защита книги (рис. 3.34).

Рис. 3.34. Окно настройки защиты рабочей книги

В данном окне имеются флажки структуру и окна. Если установлен флажок структуру, то будет включена защита структуры рабочей книги. В данном режиме невозможно внесение изменений в структуру книги: добавление и удаление рабочих листов, их переименование и т. д. При установленном флажке окна будет запрещено выполнение любых действий с окнами рабочей книги (сворачивание, закрытие, перемещение и т. д.).

В поле Пароль (не обязателен) можно ввести пароль для снятия защиты рабочей книги. Заполнять данное поле не обязательно. Если же пароль необходимо ввести, то это нужно сделать дважды: сначала в поле Пароль (не обязателен), а затем в окне Подтверждение пароля, которое появляется после нажатия кнопки ОК.

Для снятия защиты рабочей книги нужно выполнить команду Сервис → Защита → Снять защиту книги (эта команда отображается для защищенных книг вместо пункта Защитить книгу). При этом открывается окно Снять защиту книги, в котором нужно набрать пароль для снятия защиты и нажать кнопку ОК. Если при включении защиты пароль не вводился, то для снятия защиты рабочей книги достаточно просто выполнить команду Сервис → Защита → Снять защиту книги.

Сортировка табличных данных

При работе с табличными данными нередко возникает необходимость отсортировать их в порядке возрастания или убывания по определенному признаку. Чтобы избавить пользователя от необходимости делать это вручную, в программе реализована возможность автоматической сортировки данных в соответствии с заданными настройками.

Перед тем как приступить к сортировке, нужно выделить диапазон (таблицу), данные которого необходимо отсортировать. Затем для перехода в режим настройки сортировки следует выполнить команду Данные → Сортировка. В результате откроется диалоговое окно Сортировка диапазона (рис. 3.35).

Рис. 3.35. Настройка сортировки данных

Из раскрывающегося списка Сортировать по выбирается название столбца таблицы, данные которого будут использованы в качестве первого уровня сортировки. В поле Затем по аналогичным образом указывается второй уровень сортировки, а в поле В последнюю очередь по – третий, последний уровень. Например, если требуется отсортировать список сотрудников, то в качестве первого уровня сортировки можно указать фамилию, в качестве второго – имя, а третьего – отчество. Однако необязательно включать все уровни сортировки – можно настроить только один или два из них. В этом случае в незадействованных полях нужно указать значение не сортировать.

Справа от каждого из перечисленных полей расположен переключатель, с помощью которого устанавливается необходимое направление сортировки. Возможен выбор одного из двух вариантов: по возрастанию или по убыванию. Направление сортировки можно указывать отдельно для каждого уровня независимо от всех остальных.

В нижней части рассматриваемого окна расположен переключатель Идентифицировать поля по. Если он установлен в положение подписям (первая строка диапазона), то при сортировке данных первая строка таблицы будет игнорироваться. Это полезно в случаях, когда в первой строке диапазона содержатся не данные, а названия столбцов. Если же строки с именами столбцов в таблице нет, а сразу идут данные, то этот переключатель нужно установить в положение обозначениям столбцов листа.

С помощью кнопки Параметры выполняется переход в режим настройки дополнительных параметров сортировки. При ее нажатии открывается окно, представленное на рис. 3.36.

Рис. 3.36. Параметры сортировки

Из раскрывающегося списка Сортировка по первому ключу можно выбрать нестандартный порядок сортировки. Такая сортировка может учитывать, например, названия дней недели или месяцев.

При установленном флажке Учитывать регистр в процессе сортировки будет учитываться регистр символов (прописные или строчные).

Если необходимо отсортировать строки по значениям одного или нескольких столбцов таблицы, нужно установить переключатель Сортировать в положение строки диапазона. Если же нужно отсортировать столбцы по значениям одной или нескольких строк таблицы, то данный переключатель следует установить в положение столбцы диапазона.

Запуск процесса сортировки в соответствии с установленными параметрами осуществляется нажатием в окне Сортировка диапазона кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена выполняется выход из данного режима без сохранения внесенных изменений.

В процессе сортировки все пустые ячейки помещаются в конец диапазона (таблицы).

Настройка и использование автозамены

Механизм автозамены позволяет избежать случайных ошибок, возникающих при вводе данных (текстовых, в формате даты и др.). Его смысл заключается в том, что ошибочно введенные данные будут автоматически исправлены сразу после нажатия клавиши Пробел или Enter.

Для перехода в режим настройки автозамены следует выполнить команду Сервис → Параметры автозамены. При этом открывается диалоговое окно Автозамена (рис. 3.37).

Рис. 3.37. Окно параметров автозамены

Большинство параметров данного окна настраиваются на вкладке Автозамена. Их мы и рассмотрим в первую очередь.

В верхней части вкладки расположен флажок Показать кнопки возможностей автозамены. Если он установлен, то возле введенных данных, которые подверглись автозамене, при подведении указателя мыши будет отображаться маленький синий прямоугольник, который при наведении на него указателя принимает вид кнопки.

При нажатии данной кнопки открывается меню, с помощью команд которого можно отменить последнюю автозамену или вообще отключить ее применение в подобных случаях.

Если установлен флажок Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова, то при вводе слов с двумя прописными буквами в начале вторая из них будет автоматически преобразована в строчную.

В случае установки флажка Делать первые буквы предложений прописными следующее после каждой поставленной точки слово будет автоматически начинаться с прописной буквы.

При установленном флажке Названия дней с прописной буквы первая буква в названиях дней недели будет автоматически преобразовываться в прописную.

Установка флажка Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK используется для автоматического исправления ошибок, связанных со случайным включением на клавиатуре режима Caps Lock. Например, если введено слово рОССИЯ, оно автоматически будет преобразовано в Россия.

Excel предусматривает формирование пользовательского списка возможных ошибок и вариантов их устранения. Например, если в процессе работы пользователю приходится часто набирать слово «искусство» и он ошибается, вводя «искуство», то можно включить в список автозамены ошибочное написание этого слова и вариант его исправления. Подобные настройки задаются в нижней части вкладки, и в первую очередь для этого нужно установить флажок Заменять при вводе (при снятом флажке механизм автоматической замены в соответствии с пользовательским списком будет отключен).

Примечание

По умолчанию пользовательский список уже содержит значительное количество возможных ошибок и вариантов их исправления, но при необходимости в него можно добавлять новые данные и удалять введенные ранее.

Чтобы добавить в список автозамены новую позицию, нужно в поле заменять ввести слово или иное значение (число, дату и др.) в том виде, который является ошибочным и должен быть автоматически исправлен после ввода, а в поле на – вариант исправления этого значения. Например, в поле заменять можно набрать слово искуство, а в поле на – искусство. Для добавления введенной позиции в список следует нажать кнопку Добавить.

Для удаления из списка ненужной позиции следует выделить ее и нажать кнопку Удалить. При этом необходимо соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительного запроса о подтверждении операции удаления.

Однако, как известно, все предусмотреть невозможно. В процессе работы могут возникать ситуации, когда, например, не нужно исправлять две прописные буквы в начале слова или делать первые буквы предложений прописными. Для таких случаев механизм автозамены предусматривает ведение списка исключений. Для перехода в режим работы с этим списком следует на вкладке Автозамена нажать кнопку Исключения. В результате откроется окно, изображенное на рис. 3.38.

Рис. 3.38. Список исключений при автозамене

В данном окне на вкладке Первая буква формируется список исключений при исправлении первой буквы слова на прописную в начале предложения (то есть после точки). Чтобы добавить в список новую позицию, необходимо в поле Не заменять прописной буквой после ввести слово или его фрагмент (после слова или фрагмента обязательно нужно поставить точку) и нажать кнопку Добавить. Наиболее известные исключения подобного рода – т. д., водит., доп., повыш., нач., обл. и др. Для удаления позиции из списка нужно выделить ее и нажать кнопку Удалить.

На вкладке ДВе ПРописные аналогичным образом осуществляется ведение списка исключений при исправлении двух прописных букв в начале слова. В поле Не заменять вводится текст исключения, после чего для его добавления в список следует нажать кнопку Добавить. Ненужные позиции удаляются с помощью кнопки Удалить.

На вкладке Автоформат при вводе диалогового окна Автозамена находится флажок Заменять при вводе адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками. Если он установлен, то при вводе в документ интернет-адресов или сетевых путей они будут автоматически преобразовываться в гиперссылки.

Настройка доступа к рабочей книге

В программе реализована возможность разграничения прав пользователей на доступ к рабочим книгам Excel. Для каждой книги можно отдельно настроить параметры доступа. Разграничение прав доступа пользователей к информации позволяет решить следующие задачи:

• обеспечение неприкосновенности конфиденциальной информации;

• защита данных от несанкционированного и неквалифицированного доступа и, как следствие, сохранение их целостности;

• предотвращение возможных потерь важной информации (возникающих, как правило, в результате ошибочно выполненных операций удаления и корректировки данных);

• упрощение контроля деятельности сотрудников (например, в случае обнаружения ошибок легче будет определить виновного, что позволит избежать конфликтных ситуаций).

Для перехода в режим настройки прав доступа пользователей к рабочей книге следует выполнить команду Сервис → Доступ к книге. При этом откроется диалоговое окно Управление доступом к файлу (рис. 3.39).

Рис. 3.39. Параметры доступа к рабочей книге

На вкладке Правка данного окна в области Файл открыт следующими пользователями отображается список пользователей, работающих в данный момент с книгой. При этом указывается имя каждого пользователя, а также дата и время открытия рабочей книги.

В верхней части вкладки находится флажок Разрешить совместный доступ. Если он установлен, то текущая рабочая книга становится как бы общей, то есть в нее могут вносить изменения одновременно несколько пользователей (участников локальной сети) с последующим объединением всех выполненных правок. Только при установке данного флажка становятся доступными параметры, расположенные на вкладке Подробнее (ее содержимое показано на рис. 3.39).

В программе реализована возможность автоматического ведения журнала изменений, внесенных в рабочую книгу. Для этого нужно установить переключатель Регистрация изменений в положение хранить журнал изменений в течение и в расположенном справа поле указать количество дней, в течение которых будет храниться журнал. Если же этот переключатель установлен в положение не хранить журнал изменений, то журнал изменений вестись не будет.

Возможно, у вас возник вопрос: с какой целью ведется журнал изменений рабочей книги? Дело в том, что это позволяет через определенные промежутки времени просматривать все изменения текущей книги (то есть изучать историю изменений). Кроме того, с помощью журнала можно объединять в одной рабочей книге все изменения из разных ее копий.

В случае необходимости можно задать такие настройки, при которых будут периодически отображаться изменения, внесенные и сохраненные другими пользователями (использование данной возможности имеет смысл только при одновременной работе с книгой нескольких пользователей). Для этого нужно установить переключатель Обновлять изменения в положение каждые и в расположенном справа поле ввести интервал времени (в минутах), через который должно происходить автоматическое обновление изменений. Если переключатель установлен в положение каждые, то становятся доступными еще два значения: сохранить мои изменения и просмотреть чужие и только просмотреть чужие изменения. В первом случае через указанный выше интервал времени в рабочей книге будут отражены изменения, выполненные другими пользователями, с одновременным сохранением правок, сделанных данным пользователем. Во втором случае будет доступен только просмотр изменений, выполненных другими пользователями, без сохранения правок, внесенных данным пользователем.

Если же переключатель Обновлять изменения установлен в положение при сохранении файла, то все изменения, сделанные другими пользователями, будут отражены в рабочей книге только после ее сохранения.

В процессе работы в многопользовательском режиме могут возникать ситуации, когда изменения, сделанные данным пользователем, противоречат правкам, внесенным другими пользователями. Для настройки разрешения подобных конфликтных ситуаций предназначен переключатель Для противоречивых изменений. Если он установлен в положение запрашивать, чьи изменения имеют преимущество, то при возникновении конфликтной ситуации на экране появится запрос о том, чьи изменения имеют преимущество. Если же этот переключатель установлен в положение ранее сохраненные имеют преимущество, то в конфликтной ситуации запрос не выводится, а преимущество отдается изменениям, которые были сделаны ранее текущим пользователем.

Если установлен флажок параметры печати, то настройки печати будут автоматически записаны вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем. Под параметрами печати в данном случае понимаются настройки, выполненные в режимах предварительного просмотра (перейти него можно с помощью команды Файл → Предварительный просмотр) и параметров страницы (Файл → Параметры страницы), а также иные настройки (поля печати, разрывы страниц и т. д.).

При установке флажка фильтры вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем, будут автоматически записаны настройки фильтрации, для перехода к которым предназначены команды подменю Данные → Фильтр.

4. Использование справочной системы

Справочная система – неотъемлемая часть любого программного продукта, в том числе программы Excel. Она предназначена для получения оперативной помощи и подсказок, которые могут понадобиться пользователю в процессе эксплуатации программы при возникновении затруднительных ситуаций. Несмотря на то что справочная система представляет собой мощное средство для получения необходимой информации, практика показывает, что многие пользователи не умеют рационально ее использовать, а некоторые из них даже и не подозревают о существовании справки. Умение пользоваться справкой позволяет успешно эксплуатировать программу даже начинающим пользователям, поэтому в данном разделе мы подробно рассмотрим порядок работы со справочной системой Excel.

Вызвать окно с необходимой справочной информацией можно разными способами, один из самых популярных – нажатие клавиши F1. Кроме того, для вызова справки можно воспользоваться также командой главного меню Справка → Справка: Microsoft Excel. Достаточно удобная возможность получения справочной информации реализована в диалоговых окнах программы – там для получения справки сначала нужно щелкнуть левой кнопкой мыши на значке? который расположен в правом верхнем углу окна рядом с крестиком, предназначенным для его закрытия, а затем – щелкнуть на интересующем элементе окна. Аналогичным образом можно использовать команду главного меню Справка → Что это такое? (она вызывается также нажатием сочетания клавиш Shift+Fl) – при ее выполнении рядом с указателем мыши появится знак вопроса. Для получения справочной информации достаточно подвести указатель к требуемому месту интерфейса и щелкнуть кнопкой мыши.

Начинающим пользователям Excel на первых этапах работы с программой для получения справки будет очень полезен встроенный в программу помощник. Это забавный анимированный персонаж, дающий подсказки по выполняемым пользователем действиям.

Настройка помощника

Чтобы перейти в режим настройки помощника, нужно выполнить команду Справка → Показать помощника, затем щелкнуть правой кнопкой мыши на появившемся изображении помощника и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Параметры. В результате откроется диалоговое окно Помощник (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Настройка параметров справочной системы

Рис. 4.2. Помощник Скрепыш

На вкладке Коллекция данного окна можно выбрать встроенного системного помощника. На рис. 4.2 показан помощник, который называется Скрепыш (он используется в программе по умолчанию).

Просмотреть всех имеющихся в программе анимированных персонажей можно с помощью кнопки Далее – после каждого ее нажатия будет демонстрироваться новый помощник. Для выбора понравившегося помощника следует нажать кнопку ОК.

На вкладке Параметры настраиваются прочие параметры использования помощника. Все настройки, расположенные на данной вкладке, становятся доступными для редактирования только при установленном флажке Использовать помощника.

Если установлен флажок вызывать при нажатии клавиши F1, то при каждом нажатии клавиши F1 будет вызываться помощник. Если же данный флажок снят, то при нажатии F1 на экране будет отображаться окно справки (его описание приведено ниже, в соответствующем подразделе).

При установленном флажке отображать справку для мастеров справочная информация по использованию мастеров программы (например, мастера диаграмм) будет вызываться через помощника.

Если установить флажок отображать сообщения помощника, то при отображении на экране помощника рядом будет показываться выноска с его сообщением. Текст сообщения зависит от текущего режима работы.

Для удобства работы рекомендуется установить флажок не закрывать данные. При этом окно помощника располагается таким образом, чтобы не закрывать собой активные элементы на экране (например, диалоговые окна). Если в течение 5 минут пользователь не обращался к помощнику, то его окно автоматически уменьшается.

С помощью установки флажка подбирать разделы справки включается режим, при котором после вызова помощника будут автоматически подобраны подходящие разделы, исходя из текущих действий пользователя. Однако бывают ситуации, когда вывод тех или иных разделов справочной информации без предварительного запроса не требуется – в таком случае нужно снять данный флажок.

При установленном флажке звуковое сопровождение включается режим звукового оформления работы помощника. Использование данного флажка имеет смысл только при наличии соответствующих устройств (колонок или наушников).

В области Отображать советы содержатся параметры, позволяющие управлять отображением различных полезных советов, имеющихся в справочной системе:

• об использовании возможностей программы – при установке данного флажка на экран будут автоматически выводиться полезные советы по использованию малоизвестных возможностей программы, а также по более широкому применению имеющихся возможностей;

• об операциях с мышью – если установлен этот флажок, то будут выводиться полезные советы по использованию мыши для более быстрого выполнения определенных задач;

• о сочетаниях клавиш – этот флажок следует установить, если необходим автоматический вывод полезных советов по использованию сочетаний клавиш;

• отображать только важные советы – при установке этого флажка будут отображаться только наиболее важные советы (к ним относятся, например, советы, позволяющие экономить рабочее время);

• отображать полезный совет при запуске – если данный флажок установлен, то при каждом запуске программы будет автоматически открываться окно полезных советов.

Если нажать кнопку Очистить журнал, то станет возможным повторный вывод полезных советов, которые уже отображались ранее.

Чтобы все изменения, заданные в окне настройки параметров помощника, вступили в силу, нужно нажать кнопку ОК. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из режима настройки без сохранения внесенных изменений.