Текст книги "Excel. Легкий старт"
Автор книги: Дмитрий Донцов
Жанр: Программы, Компьютеры
сообщить о неприемлемом содержимом
Текущая страница: 4 (всего у книги 8 страниц)
Вставка, редактирование и удаление примечаний
В программе реализована возможность добавления к любой ячейке необходимого текстового комментария – примечания. Смысл данной операции заключается в том, что примечание может отображаться как постоянно, так и только при подведении указателя мыши к соответствующей ячейке. Управлять отображением примечаний можно в окне Параметры на вкладке Вид с помощью переключателя Примечания (см. рис. 2.13).
Пример примечания к ячейке показан на рис. 3.11.
Рис. 3.11. Примечание к ячейке
Чтобы добавить к ячейке примечание, нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Добавить примечание. Можно также установить курсор в ячейку и воспользоваться командой главного меню Вставка → Примечание. В результате откроется окошко примечания, в котором по умолчанию будет отображаться имя пользователя (на рис. 3.11 – Lesha). Текст примечания может быть абсолютно произвольным, он набирается с клавиатуры. Для завершения ввода примечания достаточно щелкнуть кнопкой мыши на любом месте рабочего листа.
Созданное ранее примечание в любой момент можно отредактировать. Для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши на ячейке с примечанием и выбрать в контекстном меню команду Изменить примечание. В результате откроется окошко примечания (см. рис. 3.11), в котором можно внести требуемые изменения. По окончании редактирования нужно щелкнуть на любом месте листа, чтобы окошко примечания исчезло.
Для удаления примечания нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на соответствующей ячейке и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Удалить примечание. При этом следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительного запроса о подтверждении операции удаления.
Внимание!
Команды Изменить примечание и Удалить примечание присутствуют в контекстном меню только тех ячеек, у которых имеются примечания.
При необходимости можно быстро выделить все ячейки текущего рабочего листа, у которых имеются примечания, – для этого следует нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+O. Чтобы удалить примечания из всех ячеек листа, нужно выделить их с помощью комбинации Ctrl+Shift+O, затем щелкнуть правой кнопкой мыши на любой из этих ячеек и выбрать в контекстном меню пункт Удалить примечание.
Использование автофигур
Иногда в процессе работы возникает необходимость добавления в документ графических объектов, предназначенных для выделения определенного фрагмента рабочего листа, создания схемы или выноски, указания на что-либо стрелкой и т. д. Для облегчения этой работы в программе реализована возможность использования автофигур. Ее суть заключается в том, что пользователь выбирает из предложенного перечня требуемую фигуру и затем указателем мыши обозначает границы, в пределах которых она должна размещаться.
Получить доступ к имеющимся в Excel автофигурам можно с помощью панели инструментов Рисование. Чтобы включить ее отображение, нужно выполнить команду Вид → Панели инструментов → Рисование. По умолчанию данная панель располагается в нижней части окна программы (рис. 3.12).
Рис. 3.12. Панель инструментов Рисование
Для работы с автофигурами на панели инструментов Рисование предназначена кнопка Автофигуры. При ее нажатии открывается меню, изображенное на рис. 3.13.
Рис. 3.13. Меню выбора автофигур
Данное меню предоставляет доступ к имеющимся в программе автофигурам. Все автофигуры объединены в тематические группы-подменю: Линии, Основные фигуры (это подменю открыто на рис. 3.13), Звезды и ленты и т. д.
Чтобы вставить в документ автофигуру, нужно выбрать ее в соответствующем подменю, затем подвести указатель мыши к тому месту рабочего листа, куда должна быть вставлена автофигура, и щелкнуть кнопкой мыши. При необходимости можно растянуть автофигуру до любых необходимых пользователю размеров. Для этого после выбора автофигуры следует нажать кнопку мыши и, удерживая ее, переместить указатель в требуемом направлении.
На рис. 3.14 показано несколько популярных автофигур (для примера взято по одному объекту из разных групп).
Рис. 3.14. Примеры автофигур
При необходимости с помощью инструментов панели Рисование автофигуру можно дополнительно оформить (например, раскрасить объект и его контур разными цветами, изменить толщину и тип линии). На рис. 3.15 показаны автофигуры с разными типами линий.
В любой документ можно вставлять любое количество автофигур произвольного размера в зависимости от потребностей пользователя.
Рис. 3.15. Применение к автофигурам разных типов линий
Настройка и использование формы для ввода данных
При работе с болыпими объемами информации может возникать необходимость заполнения самых разных таблиц значительных размеров. Для быстрого заполнения больших таблиц рекомендуется использовать форму ввода данных, которую пользователь настраивает самостоятельно в зависимости от текущей задачи.
Предположим, что нам нужно заполнить таблицу, состоящую из трех столбцов, которые называются Прибыль, Убытки и Налоги. Эта таблица расположена начиная с ячейки А1.
Сначала следует набрать названия столбцов таблицы. В нашем случае в ячейку А1 введем значение Прибыль, в ячейку В1 – Убытки, в ячейку С1 – Налоги. Затем необходимо вьщелить эти ячейки и выполнить команду Данные → Форма – в результате появится сообщение, показанное на рис. 3.16.
Рис. 3.16. Сообщение об использовании выделенных данных для формы ввода
В данном окне нужно нажать кнопку ОК. При этом откроется форма ввода данных (рис. 3.17).
Рис. 3.17. Форма ввода данных
На рисунке видно, что поля, расположенные в левой части данного окна, называются в соответствии с именами столбцов заполняемой таблицы.
Порядок работы по вводу данных следующий: в поля Прибыль, Убытки и Налоги вводятся необходимые значения, после чего нажимается кнопка Добавить. В результате первая строка таблицы будет заполнена, а поля очищены для ввода данных следующей строки и т. д.
Если необходимо вернуться к значению, внесенному в таблицу ранее, следует воспользоваться кнопкой Назад. Для перехода к следующим значениям предназначена кнопка Далее. После того как в таблицу введены все необходимые данные, следует нажать кнопку Закрыть.
Подобным образом можно заполнять любые таблицы, объем которых ограничен только размерами рабочего листа.
Рисование таблиц
Как известно, рабочий лист Excel представляет собой таблицу, состоящую из ячеек, каждая из которых расположена на пересечении строки и столбца. Однако в большинстве случаев требуется оформить визуальное представление конкретной таблицы (либо нескольких таблиц) на рабочем листе. В частности, нужно присвоить строкам и столбцам понятные названия, кратко отражающие их суть, определить границы таблицы и т. д. Для создания таких таблиц в программе реализован специальный механизм, для доступа к которому предназначена панель инструментов Граница (рис. 3.18).
Рис. 3.18. Панель Граница
В первую очередь следует определиться с тем, границы чего нужно нарисовать. Например, общую границу таблицы можно сделать толстой, а сетку таблицы – обычной. Чтобы создать общую границу, нужно нажать кнопку, расположенную слева на панели инструментов, и в открывшемся меню (оно показано на рис. 3.18) выбрать пункт Граница рисунка. Затем при нажатой кнопке мыши следует указателем (который примет форму карандаша) очертить границу таблицы. Чтобы каждая ячейка была отделена одна от другой границей, нужно в меню первой кнопки панели Граница (см. рис. 3.18) выбрать пункт Сетка по границе рисунка, после чего также очертить требуемый диапазон.
Вид и толщина линии границы выбирается в раскрывающемся списке. Здесь можно найти следующие виды линий: пунктирную, штрихпунктирную, двойную и т. д.
На рис. 3.19 показан пример таблицы, для оформления которой использовались три вида линий: толстая, двойная и штрихпунктирная.
Рис. 3.19. Нарисованная таблица
Каждой линии границы при необходимости можно назначить свой цвет. Для выбора цвета следует нажать расположенную справа на панели инструментов кнопку Цвет линии (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) и в открывшемся меню щелчком выбрать подходящий цвет. При этом образец выбранного цвета отобразится на данной кнопке.
Следует отметить, что границы таблицы не удаляются по обычным правилам, то есть с помощью клавиши Delete. Чтобы удалить границу, нужно на панели инструментов Граница нажать кнопку Стереть границу, после чего выполнить те же действий, что и при рисовании границы (то есть при нажатой кнопке мыши нужно указать линии, которые должны быть стерты). Для удаления линии в пределах одной ячейки достаточно подвести к этой линии указатель, который после нажатия кнопки Стереть границу примет форму ластика, и щелкнуть кнопкой мыши.
Расчет промежуточных итогов
При работе с таблицами нередко возникает необходимость подведения промежуточных итогов (например, в таблице с данными за год целесообразно рассчитать поквартальные промежуточные результаты). Это можно сделать, например, используя штатный механизм формул. Однако такой вариант может оказаться достаточно громоздким и не совсем удобным, ведь для этого нужно выполнить целый ряд действий: вставить в таблицу новые строки (столбцы), написать необходимые формулы и т. д. Поэтому для расчета промежуточных итогов целесообразно воспользоваться специально предназначенным механизмом, который реализован в Excel.
Внимание!
Чтобы расчет промежуточных итогов с помощью данного механизма был возможен, необходимо соблюдение следующих условий: первая строка таблицы должна содержать названия столбцов, а остальные строки – однотипные данные. Кроме того, в таблице не должно быть пустых строк и столбцов.
В первую очередь нужно выделить таблицу, с которой предстоит работать. Затем следует перейти в режим настройки расчета промежуточных итогов – для этого предназначена команда главного меню Данные → Итоги. При ее выполнении открывается диалоговое окно Промежуточные итоги (рис. 3.20).
Рис. 3.20. Настройка расчета промежуточных итогов
В данном окне определяются значения перечисленных ниже параметров.
• При каждом изменении в – из данного раскрывающегося списка (в него включены названия всех столбцов таблицы) нужно выбрать название столбца таблицы, на основании данных которого будет делаться вывод о необходимости добавления строки промежуточных итогов. Чтобы было понятно, каким образом обрабатывается значение данного поля, рассмотрим пример. Допустим, что нужный столбец называется Наименование товара, первые три позиции в нем занимает товар Брюки, следующие четыре – Туфли и еще две – Майки (все однотипные позиции различаются только по цене). Если в окне настройки расчета в поле При каждом изменении в выбрать значение Наименование товара, то в таблицу будут добавлены строки с итоговыми данными отдельно по всем брюкам, туфлям и майкам.
• Операция – здесь из раскрывающегося списка выбирается тип операции, которая должна быть применена для расчета промежуточных итогов. Например, можно рассчитать сумму, произведение, вывести среднее арифметическое, найти минимальное или максимальное значение и др.
• Добавить итоги по – в данном поле путем установки соответствующих флажков следует определить столбцы таблицы, по которым должны быть рассчитаны промежуточные итоги. Например, если в нашем примере в состав таблицы помимо столбца Наименование товара входят еще колонки Количество и Цена, то целесообразно установить только флажки Количество и Цена (названия данных флажков аналогичны именам столбцов таблицы), поскольку расчет промежуточных (да и общих) итогов по столбцу Наименование товара не имеет смысла.
• Заменить текущие итоги – данный флажок следует установить в случае необходимости замены имеющихся промежуточных итогов новыми. По умолчанию данный флажок установлен.
• Конец страницы между группами – при установке этого флажка после каждой строки промежуточных итогов будет автоматически вставляться разрыв страницы. По умолчанию данный флажок снят.
• Итоги под данными – если этот флажок установлен, то итоговые строки будут располагаться под соответствующими группами позиций, а если снят – то над ними. По умолчанию данный флажок установлен!
• Убрать все – при нажатии данной кнопки из таблицы будут удалены все имеющиеся строки с промежуточными итогами с одновременным закрытием окна Промежуточные итоги.
Нажатием кнопки ОК завершается процесс настройки расчета промежуточных итогов. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без выполнения расчета.
Создание фигурного текста с помощью Word Art
В процессе работы у пользователя может возникать желание (а иногда и необходимость) дополнительного оформления документа. Для улучшения наглядности и эстетичности представления информации в программе Excel реализована возможность вставки на рабочий лист текстовых объектов, которые созданы с применением специальных встроенных эффектов. Объекты такого типа имеют общее название WordArt.
Для работы с этими объектами предназначена панель инструментов WordArt (рис. 3.21), вызываемая на экран с помощью команды Вид → Панели инструментов → WordArt.
Рис. 3.21. Панель инструментов WordArt
Для вставки в документ текстового объекта WordArt следует на данной панели инструментов нажать кнопку Добавить объект WordArt (она первая слева). При этом откроется диалоговое окно Коллекция WordArt (рис. 3.22).
Рис. 3.22. Окно Коллекция WordArt
В данном окне содержатся образцы имеющихся в программе фигурных текстов. Основное отличие этих образцов друг от друга заключается в стиле начертания и цветовом оформлении. Для выбора подходящего образца нужно щелкнуть на нем кнопкой мыши (при этом выбранный стиль будет выделен рамкой) и нажать кнопку ОК. В результате откроется окно, которое показано на рис. 3.23.
Рис. 3.23. Настройка надписи WordArt
В данном окне можно изменить параметры надписи, которые предлагаются программой по умолчанию. Из раскрывающегося списка Шрифт выбирается требуемый шрифт. По умолчанию для большинства надписей установлен шрифт Arial, но могут предлагаться и другие гарнитуры (например, Impact или Times New Roman). Поле Размер позволяет задать требуемый размер шрифта (по умолчанию в нем установлено значение 36).
С помощью кнопок Ж и К можно включить полужирный и курсивный стили отображения соответственно. Для некоторых образцов надписи эти кнопки могут быть активны по умолчанию.
Все изменения параметров надписи сразу же соответствующим образом отображаются в области Текст. В этой же области из буфера обмена или с клавиатуры вводится произвольный текст надписи.
После выполнения всех описанных действий следует нажать в данном окне кнопку ОК. На рис. 3.24 показано несколько примеров объектов WordArt.
Рис. 3.24. Образцы фигурного текста
Созданный фигурный текст при необходимости можно переместить в любое место рабочего листа. Для этого нужно подвести к нему указатель и, когда он примет вид крестика со стрелками, нажать кнопку мыши и перетащить текст в требуемое место, после чего отпустить кнопку мыши.
Можно также изменять размеры объектов WordArt (например, растягивать или сжимать их в любом направлении). Для этого нужно щелкнуть на фигурном тексте, в результате чего вокруг него появятся маркеры (рис. 3.25). Каждый из белых маркеров можно потянуть в любом направлении, в результате чего текст соответствующим образом изменится.
Кроме того, есть возможность повернуть текст по часовой стрелке или против нее. Для этого предназначен зеленый маркер, расположенный вверху по центру надписи. Чтобы повернуть текст, следует подвести указатель мьпии к этому маркеру, нажать кнопку мьпии и изменить положение текста в требуемом направлении (в процессе поворота пунктиром будет обозначено положение надписи в настоящий момент).
Рис. 3.25. Маркеры объекта WordArt
Рис. 3.26. Примеры видоизмененного текста
На рис. 3.26 слева вверху показан исходный вариант надписи, а все остальные образцы – это его видоизмененные копии. При необходимости в любой момент можно изменить текст объекта WordArt. Для этого нужно навести на него указатель мыши и, когда он примет вид крестика со стрелками, щелкнуть правой кнопкой мыши. После этого в открывшемся контекстном меню следует выбрать команду Изменить текст. При этом появится окно Изменение текста WordArt (см. рис. 3.23), в котором следует отредактировать текст (можно также изменить шрифт, размер и другие параметры) и нажать кнопку ОК.
Для удаления фигурного текста нужно его выделить (чтобы появились маркеры) и нажать клавишу Delete.
С помощью пункта контекстного меню Формат объекта WordArt выполняется переход в режим форматирования фигурного текста. При этом открывается диалоговое окно Формат объекта WordArt (рис. 3.27), в котором выполняются необходимые действия.
Рис. 3.27. Окно форматирования объекта WordArt
В данном окне на вкладке Цвета и линии из раскрывающегося списка цвет можно выбрать цвет фигурного текста. Параметр прозрачность позволяет установить требуемую степень прозрачности надписи (ее можно определить с помощью ползунка, ввести с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика).
На вкладке Размер (ее содержимое показано на рис. 3.27) можно изменить размеры фигурного текста и масштаб его отображения. Поле поворот позволяет указать, на сколько градусов следует повернуть объект WordArt. Эти действия аналогичны тем, которые мы рассмотрели выше (см. рис. 3.26). Если на данной вкладке установить флажок сохранить пропорции, то высота и ширина надписи будут изменяться синхронно.
Вкладка Защита содержит только один параметр – флажок Защищаемый объект. Если он установлен, то при включенной защите рабочего листа (переход в режим настройки защиты листа осуществляется с помощью команды Сервис → Защита → Защитить лист) она будет распространяться и на фигурный текст. Если же защита листа отключена, то параметр Защищаемый объект не действует.
Если на вкладке Свойства окна Формат объекта WordArt установлен флажок Выводить объект на печать, то при распечатке рабочего листа фигурный текст выведется на печать. Если же данный флажок снят, то при печати листа фигурный текст будет игнорироваться.
Кратко рассмотрим назначение остальных кнопок панели инструментов WordArt.
Кнопку Коллекция WordArt удобно использовать для замены одного фигурного текста другим. При ее нажатии открывается окно Коллекция WordArt (см. рис. 3.22), в котором щелчком нужно выбрать требуемый образец и нажать кнопку ОК – в результате объект WordArt соответствующим образом изменится. Не стоит забывать, что предварительно следует выделить на рабочем листе фигурный текст, который должен быть заменен.
Для перехода в режим форматирования фигурного текста предназначена кнопка Формат объекта WordArt. При ее нажатии открывается диалоговое окно Формат объекта WordArt (см. рис. 3.27), в котором выполняются необходимые действия (описание основных параметров данного окна приведено выше).
С помощью кнопки Форма WordArt можно всячески видоизменять форму фигурного текста. При ее нажатии появляется меню, позволяющее выбрать подходящий стиль оформления надписи. При подведении указателя мыши к каждой позиции меню отображается соответствующая всплывающая подсказка. Для выбора стиля достаточно щелкнуть на нем (при последующем открытии меню указанный стиль будет выделен). На рис. 3.28 показан пример начертания текста при установленном стиле Волна 1.
Рис. 3.28. Изменение формы фигурного текста
При нажатии кнопки Выровнять буквы WordArt по высоте все символы фигурного текста станут одинаковыми по высоте. На рис. 3.29 показана та же надпись, что и на рис. 3.28, но после нажатия данной кнопки.
При повторном нажатии кнопки Выровнять буквы WordArt по высоте фигурный текст примет прежний вид.
Если нажать кнопку Вертикальный текст WordArt, то фигурный текст разместится вертикально таким образом, что будет читаться сверху вниз. На рис. 3.30 показана та же надпись, что и на рис. 3.28, но после нажатия данной кнопки.
Рис. 3.29. Выравнивание букв по высоте
Рис. 3.30. Вертикальное представление фигурного текста
Чтобы придать фигурному тексту прежний вид, нужно повторно нажать кнопку Вертикальный текст WordArt.
При нажатии кнопки Выравнивание WordArt открывается меню, в котором можно выбрать способ выравнивания фигурного текста:
• Выровнять по левому краю;
• Выровнять по центру;
• Выровнять по правому краю;
• Выровнять по обоим краям;
• Выровнять за счет интервалов;
• Выровнять за счет ширины.
С помощью кнопки Межзнаковый интервал WordArt можно установить требуемый интервал между символами фигурного текста. При нажатии данной кнопки открывается меню, содержащее следующие пункты: Очень узкий, Узкий, Обычный (данный режим включен по умолчанию), Широкий, Очень широкий и Настраиваемый. Для установки требуемого режима достаточно активизировать соответствующий пункт (немного иначе включается режим Настраиваемый, об этом рассказано ниже). На рис. 3.31 показана та же надпись, что и на рис. 3.28, но после выбора режима Узкий.
Рис. 3.31. Фигурный текст с узким межзнаковым интервалом
Если же в меню кнопки Межзнаковый интервал WordArt выбран пункт Настраиваемый, то в расположенном справа поле нужно с клавиатуры ввести необходимое значение. Как отмечалось выше, по умолчанию установлен режим Обычный, при котором межзнаковый интервал равен 100 %.
На основании изложенного выше материала можно сделать вывод, что в программе Excel заложены практически неограниченные возможности для использования фигурного текста при оформлении документов.
Правообладателям!
Это произведение, предположительно, находится в статусе 'public domain'. Если это не так и размещение материала нарушает чьи-либо права, то сообщите нам об этом.