Текст книги "Excel. Легкий старт"

Окно справки

В данном подразделе мы познакомимся с основным окном справочной системы – Справка Microsoft Excel (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Окно справочной системы

Данное окно состоит из двух областей: слева отображается перечень разделов справки, а справа – содержимое выбранного раздела. При необходимости левую область можно убрать из интерфейса – для этого предназначена кнопка Скрыть, расположенная на панели инструментов окна. Для возврата скрытой области на свое место следует нажать кнопку Показать (она появится вместо кнопки Скрыть сразу после удаления панели). Аналогичным образом можно управлять отображением левой области с помощью команды Скрыть/Показывать вкладки, которая находится в меню кнопки Параметры.

Примечание

Названия кнопок панели инструментов отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Левая область окна справки состоит из трех вкладок: Содержание, Мастер ответов и Указатель. Рассмотрим порядок работы на каждой из них.

Содержание

На вкладке Содержание представлен перечень всех разделов справки. Каждый раздел, помеченный символом закрытой книги, включает в себя перечень ссылок на страницы справки, соответствующие названию раздела. Чтобы открыть раздел, необходимо щелкнуть на нем левой кнопкой мыши – в результате значок раздела примет вид раскрытой книги и отобразятся входящие в него ссылки. Например, на рис. 4.3 открыт раздел Приступая к работе.

Чтобы в правой области окна отобразилась требуемая информация, нужно щелкнуть на соответствующей ссылке открытого раздела. На рис. 4.3 показана страница, открываемая с помощью ссьшки Новые ключевые возможности Microsoft Excel, которая выделена в левой области окна справки.

Содержимое текущей страницы справки можно вывести на печать с помощью команды Печать, которая находится в меню кнопки Параметры.

Мастер ответов

С помощью механизма, реализованного на вкладке Мастер ответов, пользователь может быстро найти ответы на вопросы, возникающие в процессе эксплуатации программы. Содержимое вкладки Мастер ответов показано на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Вкладка Мастер ответов

Поиск требуемой информации на вкладке Мастер ответов осуществляется следующим образом. В поле Выберите действие следует с клавиатуры ввести вопрос, который возник у пользователя в процессе выполнения тех или иных операций. Примеры таких вопросов: Создание формулы, Как ввести функцию, Как отформатировать ячейку, Добавление рабочего листа в книгу, Как настроить программу и т. д., в зависимости от текущей ситуации. На рис. 4.4 введен вопрос Создание формулы. После ввода вопроса нужно нажать кнопку Найти – в результате в нижней части вкладки в поле Выберите раздел отобразится перечень разделов справки, в которых может содержаться необходимая пользователю информация. Содержимое выбранного раздела отображается в правой области окна (например, на рис. 4.4 показано содержимое раздела Создание формулы).

Если в предложенном перечне разделов требуемую информацию найти не удалось, то рекомендуется попробовать изменить текст вопроса и провести повторный поиск.

Указатель

Вкладка Указатель предназначена для быстрого поиска требуемых страниц справки с помощью встроенного указателя. Содержимое данной вкладки показано на рис. 4.5.

Рис. 4.5. Вкладка Указатель

Текст для поиска (название страницы, термин и т. д.) вводится с клавиатуры в поле Введите ключевые слова. По мере ввода текста в расположенном ниже поле Или выберите ключевые слова курсор будет автоматически устанавливаться на той позиции списка, которая больше всего соответствует набираемому тексту (по алфавитному принципу). После ввода текста следует нажать клавишу Enter или кнопку Найти – в результате в нижней части вкладки в поле Выберите раздел отобразится перечень разделов, в которых может содержаться необходимая пользователю информация. Для просмотра содержимого того или иного раздела нужно выделить его в списке.

Чтобы удалить информацию из поля Введите ключевые слова, нужно нажать кнопку Очистить, которая расположена под этим полем.

5. Некоторые секреты Excel, или Полезные сочетания клавиш

В программе Excel реализована возможность использования большого количества сочетаний клавиш. Выполнять действия, используя клавиатурные сокращения, быстрее и удобнее, чем с помощью мыши. Кроме того, знание комбинаций клавиш может быть особенно полезным, например, если мышь вышла из строя. В этом разделе мы рассмотрим наиболее популярные и полезные сочетания клавиш. Для удобства восприятия они объединены в тематические подразделы в зависимости от функционального назначения.

Ввод и форматирование данных

Для завершения ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Enter. Нажатие Enter в ячейке с набранной гиперссылкой приведет к активизации этой гиперссьшки (подчеркиванию и вьщелению ее синим цветом). Для перехода на новую строку в рамках одной ячейки нужно воспользоваться сочетанием клавиш Alt+ Enter. С помощью сочетания Ctrl+Enter можно быстро заполнить выделенный диапазон значением, содержащимся в активной ячейке.

Если после ввода данных необходимо перейти к ячейке, расположенной справа, нужно нажать клавишу Tab. При нажатии сочетания Shift+Tab будет выделена ячейка, расположенная слева. С помощью клавиши Esc можно отменить ввод данных в ячейку.

Чтобы перейти к первой ячейке текущей строки, следует нажать клавишу Home.

Для быстрого ввода в ячейку текущего времени, которое соответствует системному времени компьютера, нужно нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+: (последний символ – двоеточие при английской раскладке). Для ввода в ячейку текущей даты удобно использовать сочетание клавиш Ctrl+; (последний символ – точка с запятой при английской раскладке).

Чтобы в текущей ячейке отобразился раскрывающийся список значений, нужно нажать сочетание клавиш Alt+↓.

С помощью сочетания клавиш Alt+= в текущую ячейку можно вставить формулу автосуммы с функцией СУММ.

Для быстрого копирования в текущую ячейку содержимого ячейки, расположенной над ней, можно применить сочетание клавиш Ctrl+Shift+».

Нажатием сочетания клавиш Ctrl+Shift+ Enter осуществляется ввод формулы как формулы массива.

Для быстрого вызова окна мастера функций (см. рис. 2.9) удобно использовать сочетание клавиш Shift+F3.

Чтобы быстро удалить весь текст до конца текущей строки внутри ячейки, нужно нажать сочетание клавиш Ctrl+Delete.

С помощью сочетания клавиш Shift+F2 можно перейти в режим создания нового либо редактирования имеющегося примечания текущей ячейки.

Для применения к активной ячейке или выделенному диапазону процентного формата удобно использовать сочетание клавиш Ctrl+Shift+%. Быстро применить числовой формат с двумя знаками после запятой можно с помощью комбинации клавиш Ctrl+Shift+!.

Чтобы включить полужирный, курсивный и подчеркнутый стиль начертания, следует использовать сочетания клавиш Ctrl+B, Ctrl+I и Ctrl+U соответственно.

Для зачеркивания введенных в ячейку данных можно использовать сочетание клавиш Ctrl+5. Повторное нажатие этой комбинации отменяет сделанное ранее зачеркивание.

Используя сочетание клавиш Ctrl+9, можно скрыть выделенные строки, а нажав сочетание Ctrl+0, можно скрыть выделенные столбцы.

Внимание!

В последних трех приведенных сочетаниях клавиш цифры не должны набираться на дополнительном цифровом блоке клавиатуры.

При нажатии сочетания клавиш Ctrl+C содержимое текущей ячейки (или выделенного диапазона) копируется в буфер обмена. Для вставки из буфера имеющейся в нем информации следует использовать сочетание Ctrl+V. С помощью комбинации Ctrl+X можно удалить данные из активной ячейки (выделенного диапазона) и поместить их в буфер обмена.

Выделение ячеек и диапазонов

Для выделения на рабочем листе диапазонов ячеек удобно использовать специально предназначенный для этого режим. Он предусматривает два варианта выделения диапазонов: первый включается и выключается нажатием клавиши F8, а второй – сочетанием клавиш Shift+F8.

После нажатия клавиши F8 следует с помощью клавиш управления курсором выделить необходимый диапазон. При этом никакие клавиши больше нажимать не требуется. Для выхода из режима выделения нужно повторно нажать клавишу F8.

С помощью сочетания клавиш Shift+F8 можно добавить к уже выделенному диапазону еще один или несколько диапазонов. Для этого после выделения первого диапазона нужно нажать это сочетание клавиш и затем выделить с помощью мыши необходимое количество диапазонов. Для выхода из данного режима следует снова нажать Shift+F8.

Быстро выделить диапазон от выделенной ячейки до начала текущей строки можно, используя сочетание клавиш Shift+Home, а от положения курсора до начала листа – с помощью комбинации Ctrl+Shift+Home.

Используя сочетание клавиш Ctrl+Shift+End, можно выделить диапазон от активной ячейки до последней ячейки с данными.

Чтобы выделить полностью текущую строку или столбец, следует воспользоваться сочетаниями клавиш Shift+Пробел и Ctrl+Пробел соответственно. Для выделения рабочего листа целиком можно нажать сочетание Ctrl + А.

С помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+O можно выделить все ячейки, содержащие примечания.

Сочетания клавиш Shift+Page Down и Shift+Page Up позволяют быстро расширить выделенный диапазон ячеек на один экран вниз или вверх соответственно.

Работа с книгами и листами

Одно из наиболее популярных сочетаний клавиш – Ctrl+Р. Многие пользователи знают, что при его нажатии появляется окно параметров печати текущего документа. Однако мало кто догадывается, что это окно можно также вызвать с помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+F12.

Чтобы вставить в рабочую книгу Excel новый лист, можно использовать одно из следующих сочетаний клавиш: Shift+Fll или Alt+Shift+Fl. Добавленный лист вставляется перед текущим. Для перехода по существующим листам удобно использовать сочетания клавиш Ctrl+Page Down и Ctrl+Page Up (переход на следующий и предыдущий лист книги соответственно).

С помощью сочетания клавиш Alt+G+V можно перейти в режим перемещения либо копирования текущего рабочего листа (см. рис. 2.15). Для удаления текущего рабочего листа можно воспользоваться сочетанием клавиш Alt+G+K.

Сочетание клавиш Alt+Page Down позволяет перейти на один экран вправо, a Alt+Page Up – на один экран влево.

Если окно программы разделено на несколько областей (для разделения окна на области следует воспользоваться командой главного меню Окно → Разделить), то для перехода в следующую область можно использовать клавишу F6, а для перехода в предыдущую – Shift+F6.

Для быстрого поиска активной ячейки (то есть для прокрутки листа до вьщеленной ячейки) можно применить сочетание клавиш Ctrl+Backspace.

При нажатии клавиши F5 или сочетания клавиш Ctrl+G появляется окно Переход (оно также вызывается командой Правка → Перейти).

Для открытия окна поиска можно воспользоваться сочетанием клавиш Shift+F5 или Ctrl+F (нажатие любой из этих комбинаций аналогично выполнению команды Правка → Найти).

Для быстрого перехода между незащищенными ячейками на защищенном рабочем листе рекомендуется использовать клавишу Tab.

Чтобы в выделенном диапазоне перейти из верхней ячейки в следующую ниже, достаточно нажать клавишу Enter. Для перехода из нижней ячейки в расположенную выше предназначено сочетание клавиш Shift+Enter. С помощью клавиши Tab можно перейти к ячейке справа, а нажатием сочетания клавиш Shift+Tab – к ячейке, расположенной слева.

Для перехода по углам выделенного диапазона по часовой стрелке удобно применять сочетание клавиш Ctrl+. (последний символ – точка при английской раскладке).

Если на рабочем листе имеется несколько выделенных диапазонов, то для перехода к следующему или предыдущему диапазону можно использовать сочетание клавиш Ctrl+Alt+→ или Ctrl+Alt+←.

Интерфейс программы

Очень часто у пользователей возникает вопрос: можно ли перейти в главное меню программы без помощи мыши. Можно, причем сделать это очень просто. Для этого достаточно нажать клавишу Alt или F10, а затем воспользоваться клавишами управления курсором для перемещения по пунктам и командам меню. Клавишу Alt или F10 можно использовать и для закрытия открытого меню.

Для перехода по панелям инструментов также можно применять сочетания клавиш. Сначала следует перейти в главное меню программы, после чего с помощью сочетания клавиш Ctrl+Tab переключиться на панель инструментов. Нажав Ctrl+Shift+Tab, можно перейти к предыдущей панели. Для перехода по кнопкам активной панели предназначены клавиши Tab и Shift+Tab (переход к следующей и предыдущей кнопке панели инструментов соответственно).

С помощью клавиши Enter можно открыть активный пункт главного меню программы либо активизировать выделенную кнопку панели инструментов.

Контекстное меню программы можно вызвать не только щелчком правой кнопкой мыши, но и с помощью сочетания клавиш Shift+F10.

При нажатии комбинации Alt+Пробел появляется меню управления окном, которое вызывается также щелчком кнопкой мыши на значке в левом верхнем углу окна программы.

Для управления отображением панели Стандартная можно использовать не только команду главного меню Вид → Панели инструментов → Стандартная, но и сочетание Ctrl+7 (при этом клавиша 7 должна быть нажата не на дополнительном цифровом блоке клавиатуры).

Чтобы из любого пункта меню программы выбрать какую-либо команду, можно либо выделить ее и нажать клавишу Enter, либо просто набрать на клавиатуре букву, которая подчеркнута в названии данной команды (при этом меню должно быть открыто). Аналогичным образом можно открывать и сами пункты меню – для этого нужно активизировать главное меню и набрать на клавиатуре букву, которая подчеркнута в названии пункта меню.

Для работы в диалоговых окнах программы также можно использовать «горячие» клавиши, что позволяет обходиться без мыши. Например, с помощью клавиши Tab можно перейти к следующему параметру или области настроек диалогового окна, а используя сочетание клавиш Shift+Tab – к предыдущему параметру (области настроек). Для перехода между параметрами можно также применять клавиши управления курсором, но следует отметить, что это возможно только в рамках области настроек (либо по элементам раскрывающегося списка).

Для перехода к следующей вкладке окна можно использовать сочетание клавиш Ctrl+Tab или Ctrl+Page Down, а для доступа к предыдущей вкладке – Ctrl+Shift+Tab или Ctrl+Page Up.

С помощью клавиши Пробел можно устанавливать либо снимать активные флажки.

Для перехода к тому или иному элементу раскрывающегося списка достаточно набрать на клавиатуре первую букву его названия. Нажатием клавиши Enter можно выбрать активный элемент раскрывающегося списка.

Для быстрого перехода к тому или иному параметру диалогового окна нужно нажать клавишу Alt одновременно с подчеркнутой буквой в названии параметра. Например, чтобы в окне, изображенном на рис. 2.13, быстро перейти к полю Цвет линий сетки, нужно нажать сочетание клавиш Alt+Ц, а к флажку ярлычки листов – Alt+Я. При этом следует учитывать, что при переходе таким способом к установленному флажку он будет одновременно снят, а при переходе к снятому флажку – установлен (при необходимости можно вернуть первоначальное состояние флажка нажатием клавиши Пробел). При переходе таким способом к переключателю он будет установлен.

С помощью сочетания клавиш Alt+↓ можно открыть активный раскрывающийся список.

При нажатии клавиши Enter выполняется действие, которое назначено в данном диалоговом окне по умолчанию (в большинстве случаев таким действием является нажатие кнопки ОК). С помощью клавиши Esc диалоговое окно закрывается без сохранения внесенных изменений.

6. Пример использования программы

Чтобы закрепить приведенный в предыдущих разделах материал, рассмотрим конкретный пример использования программы Excel. Последовательное его выполнение позволит научиться применять на практике наиболее популярные возможности и режимы работы Excel.

Постановка задачи

Предположим, что нам нужно сформировать таблицу, в которой будет отражена выручка от реализации продукции за первый квартал года. В строках таблицы будет представлена информация о видах продукции, в столбцах – о периодах времени. По каждой товарной позиции нужно указать сумму налога, который составляет 5 % от выручки.

Однотипные товарные позиции объединены в группы, и по каждой из них необходимо вывести промежуточные итоги.

Итоговые данные о выручке и налоге необходимо вывести в конце таблицы.

Для примера рассмотрим три группы товаров: Соки, Шоколад и Игрушки. В группу Соки включим товарные позиции Яблочный, Сливовый и Томатный, в группу Шоколад – Марс, Сникерс и Твикс, а в группу Игрушки – Конструктор, Кубики и Мяч. Эти позиции и будут расположены в строках таблицы. По столбцам будет показана выручка и налог за январь, февраль и март отдельно.

В первую очередь нам нужно нарисовать саму таблицу. Об этом рассказывается в следующем подразделе.

Создание таблицы

Для реализации поставленной задачи нам понадобится таблица, в состав которой будут входить 9 строк и 8 столбцов. Чтобы нарисовать таблицу, необходимо включить отображение панели инструментов Граница – для этого следует воспользоваться командой Вид → Панели инструментов → Граница.

В первую очередь нарисуем шапку таблицы. Для этого из раскрывающегося списка панели Граница выберем обычную сплошную линию, включим режим Сетка по границе рисунка (для выбора этого режима нужно нажать первую справа кнопку панели и в открывшемся меню выбрать соответствующий пункт) и с помощью мыши очертим диапазон из двух строк и восьми столбцов так, как показано на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Первый этап создания таблицы

Внимание!

При изучении данного раздела обращайте внимание на расположение таблицы на рабочем листе. На рис. 6.1 специально показаны заголовки строк и столбцов (слева и вверху), с помощью которых определяется точное расположение каждой ячейки Excel. Дальнейшее описание примера и формулы будут основаны именно на таком позиционировании таблицы.

Теперь отформатируем ячейки шапки таблицы и введем названия ее столбцов.

Выделим ячейки В5 и B6, затем выполним команду главного меню Формат → Ячейки и в открывшемся окне Формат ячеек перейдем на вкладку Выравнивание. На этой вкладке из раскрывающегося списка по горизонтали выберем значение по центру, из списка по вертикали – значение по высоте, установим флажок объединение ячеек и нажмем кнопку ОК. После этого в объединенную ячейку введем с клавиатуры название столбца – Группа товаров. Результат выполненных действий показан на рис. 6.2.

Рис. 6.2. Создание заголовка столбца

Аналогичным образом объединим и отформатируем ячейки С5 и С6, после чего введем в объединенную ячейку заголовок столбца – Наименование товара. При необходимости можно расширить границы столбца, чтобы его название отображалось полностью.

Рис. 6.3. Заполнение шапки таблицы

После этого выделим ячейки D6, Еб, F6, G6, Нб и 16, выполним команду Формат → Ячейки и в открывшемся окне на вкладке Выравнивание из списка по горизонтали выберем значение по центру. Затем в ячейках D6, F6 и Нб введем заголовок столбца – Выручка, а в ячейках Еб, G6 и 16 – Налог. В настоящий момент шапка таблицы будет выглядеть так, как показано на рис. 6.3.

Выделим ячейки D5 и Е5 и выполним команду Формат → Ячейки. В открывшемся окне на вкладке Выравнивание из раскрывающегося списка по горизонтали выберем значение по центру и установим флажок объединение ячеек. Затем в объединенной ячейке с клавиатуры введем значение Январь. Аналогичные операции выполним с ячейками F5 и G5, а также Н5 и 15: в первом случае в объединенную ячейку введем значение Февраль, а во втором – Март. На этом создание шапки таблицы можно считать завершенным (рис. 6.4).

Рис. 6.4. Готовая шапка таблицы

Рис. 6.5. Таблица с исходными данными

Продолжим создание таблицы. На панели инструментов Граница включим режим Сетка по границе рисунка и очертим диапазон оставшейся части таблицы на девять строк вниз. Затем в соответствующих ячейках с клавиатуры введем названия групп и наименования товаров, а также величину выручки от реализации по всем товарным позициям в каждом месяце. Для удобства восприятия информации можно оформить границы шапки таблицы толстой линией, выбрав ее из раскрывающегося списка панели Граница (предварительно следует выделить соответствующий диапазон и включить режим Сетка по границе рисунка). После выполнения всех перечисленных действий таблица примет вид, показанный на рис. 6.5.

Теперь можно приступать к созданию формул и расчету промежуточных итогов.