Текст книги "Soft skills для IT-специалистов. Прокачай карьеру и получи работу мечты"

Франческо Чирилло придумал особую технику Помодоро (mng.bz/O1wP), которую я использую, чтобы распределить свое время. Идея в том, чтобы распределять его на промежутки для выполнения задач. Автор использовал кухонный таймер, который был похож на помидор, и поэтому назвал ее на итальянский манер Помодоро.

Франческо работал по 25 минут (они и называются «помодоро»), между которыми отдыхал по 5 минут. У этого подхода двойная польза: вы успеваете выполнить большое количество работы за определенный промежуток времени, потому что максимально сфокусированы, а перерывы помогают отдохнуть морально и физически. Лично я меняю длину рабочих промежутков в зависимости от деятельности. Бывало, я работал и по 25 минут, и по 55, пытаясь найти подходящий интервал для выполнения конкретной задачи.

Как это работает: вы выбираете занятие и устанавливаете таймер. Работаете не отвлекаясь в течение всего выбранного промежутка времени. Когда звонит таймер, вы отдыхаете (для перерывов также можно устанавливать разное время), затем снова возвращаетесь к задаче. Я использовал трекер TimeFlip, чтобы определить, как долго выполняю ту или иную задачу, чтобы затем вносить записи в ежедневник. К примеру, у меня 8‐часовой рабочий день, который разделен на 16 помодоро по 25 минут, и выглядит он примерно вот так:

почта/задачи в Slack;

походить по офису, личное время;

запланированное собрание;

запланированное собрание (продолжение);

просмотреть журналы модульных тестов со вчерашнего вечера;

распланировать временные интервалы на завтра, основываясь на том, сколько времени заняли почта, собрания и ошибки тестирования;

обед;

обед (продолжение);

оценка эффективности работы с начальником;

программирование;

программирование (продолжение);

программирование (продолжение);

программирование (продолжение);

межкомандное стендап-совещание;

регистрация, развертывание и выполнение модульных тестов;

почта/задачи в Slack (с 16:30 до 16:55).

Конечно, я планирую не каждый свой день настолько точно. Иногда я работаю над одним проектом весь день, а потому распределение не нужно. Но если я знаю, что в течение дня мне придется переключаться между несколькими задачами, такое планирование помогает ничего не упустить.

Начиная свой день с наверстывания упущенных задач, я быстро понимаю, будет ли он многозадачным или найдется время выполнять что-то одно. В моем плане достаточно минут для отдыха головой и телом (в общей сложности 80), и это помогает легче переключаться между задачами (например, пока я иду за газировкой).

Конечно же, не каждый день проходит идеально. Однако когда что-то идет не по плану, я анализирую последствия. («Босс, собрание затянулось, и это значит, что мне придется либо сократить время программирования на полчаса, либо пропустить стендап-встречу сегодня днем. Что думаете?»)

Я работал с коллегами, которые делали еще один шаг к большей продуктивности. Они работали в офисах открытого типа, где любая мелочь могла отвлечь всех работников, и поэтому купили большой электронный таймер. Они установили таймер так, чтобы все проходящие мимо его видели. Рядом с таймером находилась табличка с надписью: «Минут осталось до того момента, когда вы сможете начать меня донимать». Остальные работники быстро поняли и приняли это соглашение. Ведь гораздо легче подождать со своим запросом от силы 25 минут. К тому же это побудило других работников отправлять электронные письма.

Использование TimeFlip и кухонного таймера помогли мне многое понять о самом себе. Теперь я знаю, что могу продуктивно программировать в течение 90 минут, после чего мне необходимо сменить вид деятельности (вот почему я больше не занимаюсь разработкой ПО); посвятить писательству я могу 3–4 часа подряд; эффективнее проходят 25‐минутные собрания, чем 50‐минутные; чтобы просмотреть почту, накопившуюся за ночь, мне нужно 20 минут, а чтобы разобраться с важными сообщениями из Slack – 25; для отдыха и расслабления мне необходимо около 75 минут в день небольшими порциями, плюс обеденный перерыв.

Эти знания помогают мне планировать свое время. Теперь у меня есть каталог задач, на каждую из которых я отвожу определенное количество времени. Я использую его, чтобы определить промежутки для задач в течение рабочего дня. Я знаю, что нет смысла выделять 25 минут на написание книги – на это мне нужно не меньше 3–4 часов, и только тогда я буду продуктивен. Я также знаю, что мне не нужно выделять час на разбор почты – хватает и 30 минут в день. Если я запланирую три помодоро для программирования, то после перерыва точно отвлекусь и не смогу вернуться к нему.

Эти факты о самом себе помогают улучшить процесс управления временем и позволяют мне быть более продуктивным.

7.3 Многозадачность

Можете ли вы выполнять несколько задач одновременно? Допустим, вы громко заявляете: «Да, конечно, я могу!». Нет, на самом деле не можете. В природе не существует такой вещи, как многозадачность. Этот термин появился в наше время благодаря компьютерам. Однако и компьютеры не выполняют несколько задач одновременно. Микропроцессор (мы говорим о ядре, которое можно сравнить с человеческим мозгом) может выполнять только одну задачу за раз. Настоящая многозадачность происходит в многопроцессорном компьютере, но в нем находится и множество «мозгов». У вас же он только один, а значит, вы можете выполнять одну задачу за раз.

Нам кажется, что компьютеры выполняют множество задач одновременно, однако они просто быстро переключаются между ними. Этот процесс так и называется – переключение задач. Суть в том, что компьютеры простаивают большую часть времени, ожидая команд пользователя, и отключаются или занимаются другими задачами. Компьютеры – это отличный пример переключения между задачами, потому что у них идеальная память, они никогда не забудут, на чем остановились и что должны делать дальше.

К сожалению, у людей нет такой феноменальной памяти. Мы легко теряем суть дела, забываем, чем должны заниматься, а потому мы – плохой пример для переключения задач. Однако люди умеют замечать, когда задачи простаивают, и могут переключиться. Но это не то, в чем сильно большинство, потому что мы искренне считаем себя многозадачными. Способность заметить, что вы застопорились («Я жду, когда Джейсон ответит на мое письмо»), позволяет переключиться с одной задачи на другую. Конечно, если у вас исключительно хорошая кратковременная память и глубокое внимание к деталям, вы можете вернуться к исходной задаче, создавая видимость многозадачности.

При необходимости я могу переключаться между задачами, как компьютер. Я в состоянии одновременно вести несколько обсуждений, списков, быть в разных контекстах и т. д. Я могу быть невероятно продуктивным в определенном смысле этого слова. Я имею в виду, что, если все мои повседневные задачи состоят из коротких, быстрых заданий с большим количеством свободного времени (например, сбор информации от коллег и принятие решений на основе этой информации), я могу многое успеть. Но передо мной стоят разные задачи. В процессе работы над статьей или книгой я не могу быстро переключаться, потому что в писательстве не случается простоев. Для этой задачи нет естественных конечных пунктов, и все остальное, кроме письма, меня отвлекает. Когда я пишу, отвлекающий фактор заставляет меня переключиться с задачи, требующей моего внимания, что приводит к снижению производительности. Поэтому, когда я не нахожусь в режиме переключения задач, я отключаю все отвлекающие факторы: закрываю дверь, выключаю всплывающие уведомления, даже отключаю Wi-Fi, если могу. Только нечто срочное, например, телефонный звонок, может заставить меня отказаться от выполнения задачи, когда я нахожусь в таком режиме работы.

Проблема в том, что большинство людей не управляют своими режимами работы. Они не переводят себя в режим выполнения одной задачи и не осознают, что многозадачный режим – на самом деле режим переключения – это тоже отличный подход к достижению целей. Люди не планируют для себя работу в этих режимах: возможно, они пытаются быть многозадачными по утрам, а всю вторую половину дня занимаются чем-то одним. Но если вы научитесь распознавать различные режимы, вы станете более продуктивными, удовлетворенными и разумными.

Как избежать путаницы в многозадачности?

Отследите, когда настало время перевести себя в режим одной задачи, например, когда вы программируете, пишете что-то или работаете над чем-то еще, что требует вашего полного внимания в течение длительного периода. Сократите все отвлекающие факторы. Если вы работаете в офисе, попробуйте придумать сигнал для ваших коллег и согласуйте его с ними, например: «Если я в наушниках, пожалуйста, не отвлекайте меня». Выключите уведомления приложений.

Когда придет время перейти в режим многозадачности, не погружайтесь в работу, которая потребует вашего внимания более чем на несколько минут. Вместо этого возьмитесь за множество тех задач, которые можете выполнить быстро. При необходимости делайте заметки: они помогут вспомнить, на какой стадии выполнения вы находились в каждой из задач. И записывайте все действия, за выполнение которых отвечаете.

Не смешивайте режимы. Если вы переходите в режим одной задачи, а остальные требуют вашего внимания, отложите свою однозадачную работу и смиритесь с необходимостью работать в многозадачном режиме еще некоторое время. Возвращайтесь к однозадачной работе, когда сможете выделить на нее достаточно времени.

7.4 Упражнения

Настал момент определиться с задачами и начать применять советы по управлению временем!

Начните с инвентаризации всех проектов вашей жизни, которые могут быть как рабочими, так и личными. Знаете ли вы, для чего ежедневно выполняете их? Можете ли вы четко сформулировать результаты, которых от них ожидаете, и объяснить, какую ценность, по вашему мнению, они принесут? Исключите те задачи, для которых вы не нашли ответа на вопрос «Для чего?».

Создайте свой каталог времени. Начните с отслеживания того, как вы сейчас проводите время, не осуждая себя. Если вы восемь часов в неделю смотрите видео с котиками на YouTube, то запишите это. Выполняйте упражнение в течение недели и постарайтесь определить дни, которые выдались хорошими лично для вас. Так вы увидите, где и как проводите свое время, и сможете найти время на другие цели.

Попробуйте технику управления временем Помодоро и посмотрите, эффективна ли она для вас. Может потребоваться несколько недель, чтобы привыкнуть, так что не волнуйтесь, если поначалу у вас не получится строго следовать отрезкам времени.

8
Удаленная работа

Как мы все понимаем, шансы на то, что кому-либо из технических специалистов в конечном итоге придется работать удаленно даже неполный рабочий день, очень высоки. Удаленная работа непроста – но и это очередной навык, который можно развить. Поскольку существует вероятность, что по ходу карьеры вы начнете работать удаленно, почему бы не спланировать все заранее и не начать развивать этот навык прямо сейчас?

8.1 Трудности удаленной работы

Если вы не привыкли трудиться удаленно и не разработали для себя эффективный план, знайте, что удаленная работа – будь то полный день или время от времени – может негативно сказаться на вашей работе и карьере. Честно говоря, она даже может морально вас истощить.

Дома легче забыть о желтой линии, которая отделяет ваше личное «я» от профессионального (см. главу 6). Когда вы работаете из дома, намного сложнее провести четкую грань между работой и домашней жизнью, из-за чего труднее «надеть» офисное лицо и проявить весь свой профессионализм. Можно запросто начать перерабатывать. Я работал из дома в течение многих лет, и иногда мне встречаются люди, которые думают, что это классно, пока я не перефразирую: «Я сплю в офисе». Я научился поддерживать баланс между работой и личной жизнью, используя методы управления временем, которые мы рассматривали в предыдущей главе.

Кроме того, удаленная работа изолирует от общения. Это может в итоге сделать вас несчастным, если вы привыкли ежедневно взаимодействовать с коллегами в офисе. Дома нет разговоров, случайных встреч в коридоре – как нет и возможности познакомиться с другими людьми, помимо вашей команды. Если большинство ваших коллег находятся в офисе, а вы работаете удаленно, может появиться чувство отчужденности, даже если это не так. Если вы не присутствуете в офисе каждый день, может показаться, что вас не будут продвигать по службе, не дадут хороших проектов и других возможностей внутри компании.

Даже участие в видеозвонках для удаленного сотрудника может стать утомительным. Они не передают тонкий язык человеческого тела, из-за чего люди, с которыми мы разговариваем, кажутся более безэмоциональными, а общение – затрудненным. В этот момент мозг тратит дополнительную энергию на то, чтобы участвовать в разговорах и считывать подсознательные сигналы, которые мы обычно без особых усилий различаем при очном общении [2]2
  В книге Zoom Gloom (mng.bz/YAZ7) Джулия Склар объясняет, как видеозвонки влияют на нас биологически и психологически


[Закрыть].

Правила удаленной работы непросто объяснить семье. Маленькие дети не всегда понимают, что даже если мама или папа дома, они могут быть заняты. Такая путаница расстраивает как детей, так и родителей.

В общем, удаленная работа совсем не похожа на работу в офисе. Если вы привыкли работать в офисе или только что устроились туда, переход на удаленный режим может стать трудным. Я считаю себя интровертом, но даже мне сложнее большую часть времени работать полностью из дома, чем в офисе. Итак, давайте разберем, как сделать так, чтобы удаленная работа стала частью вашего успеха?

8.2 Создайте пространство для работы

Первый шаг – создать пространство, которое будет использоваться исключительно для работы. В идеале это должна быть отдельная комната, дверь которой можно закрыть. Не каждый может себе это позволить, но, по крайней мере, вам нужно выделить отдельное пространство. У меня есть друг, который сейчас работает на дому, и у него нет свободной комнаты, которую можно было бы использовать в качестве офиса. Вместо этого он поставил письменный стол в определенной части дома и обмотал его желтой клейкой лентой. Теперь это его кабинет. Он никогда там не сидит, если не работает, а остальные члены семьи научились уважать невидимую стену в виде ленты.

Вряд ли вы сможете добиться успеха в долгосрочной перспективе, если будете использовать в качестве своего офиса диван и журнальный столик. Необходимо особое пространство, которое воссоздаст ощущение работы в офисе: рабочее кресло, где вы можете принять соответствующую позу, а также место для оборудования и любых необходимых аксессуаров (блокнотов, шариков для снятия стресса или чего угодно еще, что помогает вам пережить рабочий день). Обеденный стол тоже не подходит для удаленной работы. Либо вы навсегда отнимете его у своей семьи и превратите в свой офис, либо вам придется постоянно убирать свои вещи из этого импровизированного офиса и возвращать их обратно.

РАБОЧЕЕ ПРОСТРАНСТВО НЕОБХОДИМО!

Если у вас нет возможности выделить себе подходящее место, вы рискуете не добиться успеха в качестве удаленного работника в долгосрочной перспективе. Помните об этом, когда будете рассматривать как варианты жилья, так и вакансии.

Также, если вы работаете из дома, то по умолчанию «спите в офисе», и на самом деле это не смешно. Обязательно каждый день выбирайтесь из своего рабочего пространства, чтобы сохранить здоровый баланс между работой и личной жизнью. Именно в этом и заключается одна из важных причин, почему выделять отдельное рабочее пространство необходимо. Также важно выходить из дома, чтобы прогуляться одному или с собакой, выйти на пробежку или встретиться с друзьями. У одного моего друга было хобби – играть в игры на Xbox, но он занимался этим там же, где работал. В итоге он перестал играть и начал заниматься садоводством во дворике. Таким образом он разделил пространство для работы и отдыха и научился расслабляться иначе.

РАБОЧИЙ СТРЕСС НИКТО НЕ ОТМЕНЯЛ

Мы знаем, какой напряженной может быть работа. Большинство из нас с нетерпением дожидаются момента, чтобы прийти домой и сменить обстановку. Представьте себе, каково это – испытывать весь стресс дома, откуда вам некуда деваться! Это еще одна причина, по которой важно выделить рабочее пространство и иметь возможность регулярно выходить на улицу.

Каждому нужно отдельное рабочее место, но для всех оно может быть разным. Лично мне необходим полноценный офис с дверью, которую я могу закрыть. (Я отвратительно громко печатаю, и моей семье дверь нужна больше, чем мне.) Один мой друг обходится маленьким письменным столом, который раскладывается из настенного шкафа. Знакомая оборудовала рабочий уголок в подвале, где чувствует себя счастливой и продуктивной. Еще один приятель оплачивает аренду небольшого закрытого помещения в коворкинге рядом с домом. Как видите, есть множество вариантов.

Различия в создании эффективного рабочего места также включают в себя и пространство в компьютере. Возможно, работодатель предоставил вам ноутбук для работы на дому, но вы, скорее всего, захотите просматривать рабочую почту с личного телефона. Желание вполне понятное, однако имейте в виду, что таким образом можно легко нарушить баланс между работой и личной жизнью и перейти в режим «вечной работы». В этом, конечно, нет ничего плохого – при условии, что вы приняли сознательное решение вести такой образ жизни.

8.3 Создание рабочего пространства там, где нет места

Одна из серьезных проблем удаленной работы – невозможность создать отдельное пространство. Единоличный «захват» обеденного стола, работа на диване или в кресле на заднем дворике могут создать множество потенциальных проблем.

Работа в открытых для всей семьи помещениях создает трудности как в работе, так и в общении с родными (некоторые из них мы рассмотрим в разделе 8.4).

Отсутствие отдельного места затрудняет переключение между работой и личной жизнью. Они могут стать настолько взаимосвязанными, что возникнет ощущение, будто вы всегда на работе и никогда не отдыхаете вне офиса. А это, в свою очередь, может сильно повлиять на ваше психическое здоровье.

Конечно, я не могу говорить за всех людей, но я еще не встречал никого, кто успешно работал удаленно в течение продолжительного периода, при этом не создав для себя отдельное пространство. Однако я знаю тех, кто пытался так работать, и в итоге эти люди стали напряженными, несчастными и расстроенными. Я надеюсь, этого никогда не случится с вами. Перечислю несколько идей, как более творчески подойти к созданию пространства для работы.

Подумайте об аренде помещения. Даже если вам не нужно работать каждый день, полезно проводить значительную часть рабочего дня вне дома. Коворкинги часто сдают в аренду отдельные офисы на день, неделю или месяц, а также предоставляют рабочее место в опенспейсе, где у вас может быть собственный рабочий стол. Скорее всего, в некоторых районах вашего города предлагается недорогая аренда офисных помещений. В центре города, где я живу, есть несколько старых домов, которые были переоборудованы в офисные помещения, а бывшие спальные места стали сдаваться в аренду по довольно низким ценам.

Поищите особенную мебель. Одна моя подруга живет в однокомнатной квартире. Она не хотела устраивать рабочее место за обеденным столом, потому что в конце рабочего дня ей некуда было бы деться, ведь рабочий стол так и остался бы на кухне. Когда она поняла, что днем проводит мало времени в спальне, то купила раскладывающуюся кровать. Теперь по утрам она складывает кровать в настенный шкаф, а письменный стол опускает из нижней части кровати. На нем достаточно места для ноутбука; кроме того, она прикрепила к кровати пластиковый органайзер, в котором хранит записные книжки. Когда рабочий день окончен, она убирает ноутбук в сумку, раскладывает кровать и идет в другую часть квартиры, чтобы насладиться ужином, посмотреть телевизор и расслабиться.

Еще один мой друг превратил в офис деревянный сарай. Он установил небольшой кондиционер, прорезал окно в стене и нашел другое место для вещей, которые там хранились. (Более того, он устроил большую гаражную распродажу всего, что было в сарае, поскольку, как оказалась, многое ему не было нужно.) Благодаря этому он создал уединенное место, которое можно покинуть в конце дня.

Однако самый необычный подход применила моя знакомая, чей супруг всегда работал на дому. Их небольшая спальня служила обоим домашним офисом. Они пытались разграничить пространство, но из этого ничего не вышло. Поэтому, чтобы разделить комнату пополам, знакомая купила несколько направляющих для потолка (похожих на те, что используются в больницах) и повесила на них красивые занавески. Она приобрела журнальный столик, который может подниматься до высоты рабочего стола. По окончании рабочего дня она отодвигала занавеску за диван, перекладывала ноутбук на журнальный столик и опускала его до привычной высоты.

Подойдите к этой задаче творчески. Ищите места в доме, которые редко используются в течение рабочего дня, подбирайте мебель и другие решения, которые помогут превратить эти места в офис. Если у вас есть двор, воспользуйтесь этой возможностью: в постройке вроде сарая можно разместить небольшой обогреватель или кондиционер, чтобы сделать их более пригодными для жизни. Даже закрытая палатка (которые вы наверняка видели на фермерских рынках) поможет разделить работу и личную жизнь на какое-то время.

Если вы собираетесь навсегда перейти на удаленную работу, возможно, пришло время подумать о смене места жительства. Квартира побольше или дом с выделенным кабинетом или офисным помещением – отличное вложение в карьеру на долгосрочной перспективе при условии, что это соответствует вашему финансовому положению.