Текст книги "Коммерческие закупки: взгляд изнутри"

В наше время уже редко кто подписывает договоры ручкой с золотым пером, сидя за столом друг напротив друга. Подобная торжественность сохраняется только как лишний повод попозировать перед объективами прессы, когда подписание какого-нибудь рамочного договора о сотрудничестве происходит между главами государств или президентами каких-нибудь транснациональных холдингов.

На самом деле подписание договора является вполне будничной операцией, совершаемой на бегу, где-то между обедом и очередным совещанием. Настолько будничным, что менеджеры, фактически принимающие решения о судьбах сделок, частенько говорят что-то вроде: «Как только появится “генеральный”, я им подпишу договор и скину тебе последний лист»…

Эта загадочная фраза означает, что сделку можно считать заключенной, а формальности будут соблюдены, как только в пределах досягаемости появится первое лицо, уполномоченное ставить свою авторитетную закорючку на договорах и тому подобных документах.

То, что обмен судьбоносными документами идет по факсу или электронной почте, уже давно никого не смущает. И даже фразу о том, что все документы, переданные по факсимильной связи, имеют полную юридическую силу, уже почти не встретишь в современных договорах – настолько это стало естественным.

И тем не менее с завидной регулярностью усложняющиеся требования УФНС, встречные проверки, внутренние и внешние аудиты, необходимость приводить делопроизводство в соответствие с требованиями ISO, требование иностранных акционеров вести отчетность в соответствии с GAAP и прочие подобные причины заставляют компании следовать достаточно суровым правилам в отношении документооборота.

Эти правила возлагают на закупщика дополнительную порцию нечеловеческой нагрузки. Чуть что, сразу слышишь: «Это твои поставщики до сих пор не прислали оригинал счета-фактуры!», «Это ты не потребовал с и. о. директора фирмы-поставщика доверенность на право подписи договоров» или «Это твой поставщик снова неправильно указал НДС на транспортные услуги!» и т. д., и т. п.

Если бы вы только знали, сколько времени и сил уходит на урегулирование всех этих мелких и формальных недоработок!

Лично я после двадцатого по счету объяснения очередному поставщику правил заполнения счетов-фактур нашла для себя простой выход: составила небольшую памятку о том, как правильно оформлять документы при работе с нашей компанией, и в дальнейшем отправляла ее каждому поставщику, с которым заключались договоры. Это был очень простой, но очень полезный документ, благодаря которому мне удалось сэкономить кучу времени. Выглядел он примерно так.

Уважаемый поставщик!

Прошу Вас уделить особое внимание оформлению документов при работе с нашей компанией. Мы выдвигаем следующие требования к оформлению счетов-фактур и накладных.

1. Форма счета-фактуры должна соответствовать требованиям ____________.

2. В графе «Адрес покупателя» должен быть указан наш юридический адрес:

3. В графе «Грузополучатель» должен быть указан один из следующих грузополучателей, в зависимости от конкретного адреса поставки: _______________.

4. В графе «Дополнительные условия» должен быть указан номер вагона или машины.

5. Накладная должна быть выполнена по форме «Торг-12».

6. В графе «Основание» должен быть указан номер действующего договора.

7. Документы должны быть переданы по факсу ____________ в день отгрузки товара.

8. Оригиналы документов должны быть отправлены по нашему почтовому адресу в течение 2 дней по факту получения нами товара – сразу после уточнения фактически полученного количества и качества товара. Наш почтовый адрес: _____________________________________________________________.

Уточнить фактическое качество и количество товара можно по телефону ______, контактное лицо ______________ (Ф. И. О.)

9. Уточнить все другие интересующие Вас вопросы Вы можете у следующих сотрудников нашей компании:

по поводу оформления документов: ___________ (Ф. И. О.), телефон _______;

о произведенных в Ваш адрес платежах: ______________ (Ф. И. О.), телефон ________;

по поводу актов сверки, штрафов и просроченных задолженностей звоните _____________ (Ф. И. О.), телефон ________________.

Спасибо за сотрудничество.

Если вам приходится по несколько раз в день объяснять одно и то же разным людям, отвечать разным поставщикам на одни и те же вопросы, не проще ли будет разработать небольшую инструкцию, которая облегчит жизнь и вам, и вашим поставщикам?

У этой инструкции есть только один недостаток. Когда отправляешь ее кому-нибудь по факсу, а она плохо проходит, тут же перезванивает представитель поставщика и говорит: «Вы сейчас передавали нам факс, а он плохо прошел. Зачитайте мне, пожалуйста, вслух третью, седьмую, восьмую и двенадцатую строчки, я их впишу».

И вот тогда у вас есть реальный шанс наконец-то проверить, насколько вы терпеливый человек.

А вообще для того, чтобы минимизировать количество мелких проблем с оформлением документов поставщиками, такую инструкцию лучше включить в текст договора. Например, в специально добавленный пункт «Требования к оформлению документов».

Если ваш поставщик настолько мечтает сделать вас своим клиентом, что обещает вам все дополнительные услуги, которые только может придумать, не стесняйтесь ловить его на слове и вписывать его предложения в договор – либо в пункт «Обязательства поставщика/ продавца», либо в отдельный пункт «Дополнительные условия».

Лучше это сделать сразу, на стадии заключения договора, поскольку, как показывает практика, большинство сказочных обещаний забывается поставщиком либо сразу после его подписания, либо на следующий день после поступления оплаты за товар на его расчетный счет.

Кстати, иногда, вписав в договор какое-нибудь опрометчиво данное поставщиком обещание, можно получить от него неожиданный сюрприз в виде явного недоумения или даже возмущения по поводу облечения его необдуманных устных обещаний в печатное слово юридического документа.

Один крупный производитель растительного масла предложил как-то предприятию, где я работала, заключить с ним годичный контракт на поставку. Вопрос решался со скрипом, поскольку масло – товар, характеризующийся ярко выраженным сезонным колебанием цен. Когда осенью начинается сбор подсолнечника, цена на масло резко снижается вплоть до самого Нового года, поэтому мало кто рискует фиксировать цены на этот товар на весь год, тем более в период, когда масло продается по достаточно высоким ценам. В результате долгих и изнурительных переговоров поставщик согласился на пересмотр цены каждые 3 месяца, кроме того, в качестве дополнительного «бонуса» пообещал бесплатно поставлять антиокислитель в количестве, пропорциональном количеству поставляемого масла – чтобы оно не прогоркло за время хранения.

Условия были вполне приемлемыми, поэтому закупочный комитет склонился к заключению сделки. Однако когда поставщик увидел, что в договор в качестве обязательства вписано его обещание поставлять бесплатный антиоксидант, он был несказанно возмущен. Мол, как же так? У нас договор на поставку масла, зачем вы это вписали в договор? Разве моего слова недостаточно?

Уважаемый, а почему вас так напугало придание официального статуса вашему обещанию? Разве у вас слова расходятся с делом?..

В общем, много было эмоций и дискуссий по этому поводу, но в конечном итоге договор все-таки был подписан. И, если честно, я уверена, что, не будь обещание маслодела зафиксировано в договоре, со временем оно было бы им благополучно «забыто».

Очень часто в процессе чтения договора можно наткнуться на выражения и обороты, совершенно не свойственные обычной разговорной речи. Как вам, например, такой вариант: «Поставщик должен предоставить покупателю оригиналы отгрузочных документов в течение 5 дней с даты отгрузки товара, не считая времени пробега почты».

Или вот еще забавный вариант: «В случае если покупатель задержал оплату товара на срок более чем 3 банковских дня с даты платежа, установленной договором, покупатель имеет право изменить цену товара в одностороннем порядке, при этом договор считается ничтожным».

Как-то пришлось обсуждать договор, в котором была такая фраза: «Стороны считают пункты 4.1, 4.2, 4.3 и 4.4 пунктами-триггерами». Знаете, что это значит? Я долго ломала голову, пытаясь соотнести английское слово trigger (спусковой крючок, курок) с пунктами об отправке заявок, своевременном предоставлении документов и сроках оплаты. Оказалось, что триггеры – это условия договора, невыполнение которых автоматически влечет за собой определенные санкции.

В принципе, идеи понятны, но для чего, скажите, напускать столько тумана? Для чего эти сбивающие с толку вычурные словечки?

Однажды был сложный случай, когда поставщик насмерть стоял за то, чтобы включить в договор такую фразу: «Покупатель заявляет, что он со своей стороны предпринял все соответствующие действия для валидации данной сделки и получил все необходимые согласования, подтверждающие его полномочия по заключению настоящего договора».

На взгляд нормального человека – полный бред. Если договор подписывает генеральный директор, действующий на основании Устава компании, где перечислены все его полномочия, то какие такие еще «необходимые согласования» он должен получить? И главное – у кого?

Я не юрист, как уже было сказано в начале главы, и большинство закупщиков – не юристы, причем у некоторых нет возможности получить квалифицированную юридическую консультацию – например, если компания слишком маленькая и должность юриста в штатном расписании не предусмотрена. Или, наоборот, очень большая и юрист все время занят «более важными» делами.

Неудивительно, что многим закупщикам приходится самим обсуждать договоры с поставщиками и самим вносить в текст коррективы. Поэтому каждый раз, когда вам попадается непонятный текст в договоре, не бойтесь показаться невеждой и не удовлетворяйтесь устными объяснениями поставщика, а требуйте замены непонятного текста на более общеупотребительный эквивалент.

Ведь все то, что вам могут пояснить по поводу непонятной вам формулировки – это всего лишь толкование, которое вы можете понять приблизительно или неправильно. И в процессе заключения сделки этот неправильно понятый пункт может стать тем камнем преткновения, с которого начнется большая проблема. Заменив малопонятный оборот более ясной формулировкой, вы снижаете вероятность возникновения разных толкований спорного параграфа.

Например, то же выражение «договор считается ничтожным», которое я приводила раньше, не может быть применено с формулировкой: «Договор считается ничтожным, если одна из сторон нарушила свои обязательства». Просто потому, что ничтожным признать договор может суд. И то не в случае каких-то нарушений процесса выполнения договора, а в случае, если при его заключении было допущено нарушение, делающее его по определению недействительным. Например, если его подписал не директор, а какой-нибудь технолог, не имеющий соответствующих полномочий. Причем эти сведения я получила от юриста в процессе просмотра очередного договора, полученного от поставщика. Естественно, сама до таких тонкостей я бы не додумалась, поскольку такая информация не относится к разряду общедоступной.

Поэтому если вы хотите, чтобы в определенных ситуациях договор считался недействительным, прямо так и пишите. Либо пишите, что договор считается «утратившим силу», «допускается одностороннее расторжение договора». Не пытайтесь «разукрасить» договор малопонятными терминами. «Оферта» вполне переживет, если превратится в «предложение», а «твердая цена» совершенно не пострадает, если вы назовете ее «неизменной» или «не подлежащей изменениям», и т. д.

В общем, мой совет прост: в подписываемом договоре для закупщика не должно быть ни одного непонятного слова или формулировки.

1. Нужно ли подписывать каждую страницу договора?

Я считаю, что лучше всего подписывать каждую страницу. Поступая таким образом, мы вовсе не выказываем недоверия своим поставщикам, мы просто удостоверяем написанное. Это всего лишь дополнительная гарантия того, что ни у одной из сторон не возникнет соблазна что-нибудь «подправить» и «улучшить» в договоре после его подписания.

Если договор очень большой – а бывают договоры на 20, 30 и более листах – вместо подписания каждой страницы можно просто сшивать его суровыми нитками и скреплять их печатью на оборотной стороне последнего листа. Возможно, это выглядит не очень эстетично, зато экономит время…

2. Что лучше при многочисленных поставках разного товара одним и тем же поставщиком – каждый раз заключать новый договор или, заключив один договор, подписывать дополнительные приложения?

Я уже говорила, что не являюсь поклонницей излишней бюрократии. Вместо того чтобы каждый раз подписывать новый договор, гораздо удобнее один раз добиться соглашения по поводу текста и формулировок, подписать его на неопределенный срок, а потом отстранить юристов от процесса закупок, подписывая одностраничные спецификации на каждую новую поставку. Честное слово, иногда возникает стойкое ощущение, что договоры заключают не продавцы и закупщики, а юристы. Возможно, подписание бесконечных спецификаций менее правильно, чем подписание договоров, но это, бесспорно, очень удобно.

3. Стоит ли закупщику всегда настаивать на своем варианте договора?

Думаю, что не стоит. Есть ситуации, когда закупщик больше нуждается в закупке товара у конкретного поставщика, чем тот нуждается в продаже товара именно этому покупателю. Это раз. Есть ситуации, когда, достигнув принципиального согласия о закупке, стороны заходят в тупик, ведя бессмысленные споры о разных формулировках того или иного пункта. И вот тут неплохо было бы вспомнить одну детскую мудрость: «Кто умнее, тот уступит». В крайнем случае всегда можно создать протокол разногласий.

4. Как быть, если договор заключается с иностранным поставщиком?

Практика подписания таких договоров давно отработана. Они составляются на двух языках одновременно. Причем если у вас нет стандартной формы двуязычного договора и перевод на свой язык делает иностранная сторона, советую лично проверить перевод или полностью взять его под свой контроль.

А еще лучше указать в договоре, что в случае возникновения спорных ситуаций или претензий приоритетным является русскоязычный вариант. И пусть иностранцы лично проверяют перевод или берут его под свой контроль!

5. Каковы самые распространенные подвохи в договорах?

Подделка подписи и печати – при передаче договора по факсу (часто происходит не по злому умыслу, а из-за срочности вопроса или временной недоступности лица, имеющего полномочия на подписание договоров). Подмена отдельных листов договора при почтовом обмене оригиналов.

Как избежать таких подвохов? Самые простые способы: печатать текст договора на обеих сторонах листа, а не только на титульных; подписывать каждую страницу, сшивать листы.

Иногда при обмене договорами по факсу некоторые поставщики не спешат отправлять подписанный договор. Вас это должно насторожить. Бывают случаи, когда поставщики «продают» одну и ту же партию товара сразу нескольким покупателям. Это особенно характерно для растущего рынка или при появлении дефицита. Вы уже подписали договор, а у поставщика на примете есть еще один клиент, который почти согласился на сделку на более выгодных условиях. Поэтому он и тянет с подписанием договора.

В результате может получиться так, что вы считаете, будто «дело в шляпе» и вы получили необходимый товар, но когда звоните поставщику через неделю, чтобы узнать об отгрузке, неожиданно слышите: «Извините, но мы ведь не подписали со своей стороны договор, а значит, свободны от обязательств… ах, простите, забыли предупредить, но ведь вы и сами должны знать – мы же вам не скидывали подписанный договор».

В общем, если вы достигли договоренности и подписали документ со своей стороны, требуйте такого же оперативного подписания другой стороной.

Ну, а самый лучший способ избежать всяких подвохов – подписание договора не по факсу, а в присутствии обеих сторон.

Глава 3. От снабженца-одиночки – к отделу закупок. Плюсы и минусы разных закупочных структур

 
Я был когда-то странной
игрушкой безымянной…
Теперь я Чебурашка…
 

Из детской песенки

Главное в картине – это перспектива.

Неизвестный художник

Есть ряд профессий, в которых разбирается любой. Ну или, во всяком случае, считает, что разбирается. Большинство граждан имеет свое авторитетное мнение о том, как надо управлять государством, первый встречный может запросто посоветовать «хорошее лекарство» от всех болезней, каждый второй знает, чему и как должны учить детей в школе, и уж тем более все знают, как надо покупать, ведь покупки – неотъемлемая часть жизни любого человека.

Да, российский покупатель значительно «вырос» с советских времен: он почувствовал свою силу и разбирается в товарах, ценах и рыночной ситуации в целом не хуже продавца. Сегодня практически каждого, кто регулярно делает покупки, можно назвать профессиональным покупателем, что, согласитесь, очень близко к статусу профессионального закупщика.

У профессионального покупателя есть свои требования к процессу купли-продажи: он не приемлет давления и манипуляций в процессе общения, понимает и умело отстаивает свои интересы и выгоды, его стало трудно уговорить просто на «лучший» товар. Теперь ему необходимо убедиться в том, что товар является лучшим именно для него, он нуждается не столько в информации, сколько в консультационной помощи продавца в процессе выбора. Ему важно понять плюсы и минусы не в целом, а применительно к его ситуации.

Такое поведение типично и для профессиональных закупщиков на рынке, особенно при приобретении сложных и многофункциональных товаров, необходимых для решения новых задач.

Можно ли сделать из всего вышесказанного вывод, что хорошим закупщиком может стать любой современный покупатель, четко представляющий, что ему нужно, и умеющий грамотно торговаться?

Внутренний голос опытного закупщика требует написать что-то вроде: «Далеко не каждый покупатель может превратиться в успешного закупщика, потому что снабженцем надо родиться». Однако я не уверена, что этот голос прав.

Ведь как показывает практика, закупками в большинстве случаев занимаются люди, имеющие профессиональное образование совсем в других областях. Профессиональный (именно по образованию) закупщик – достаточно редкое явление для нашей страны. Этим занимаются инженеры, бывшие военные, экономисты, переводчики, доктора наук – да кто угодно. Часто встречаются варианты, когда генеральный директор небольшой коммерческой компании занимается закупками сам или поручает это ответственное дело кому-то из своей «старой гвардии», например бухгалтеру, технологу или даже водителю (и такое бывает). Мотивируется возложение новых обязанностей чрезвычайно просто: «Он честнейший человек, и я ему доверяю».

Из вышесказанного можно сделать простой и забавный вывод. Практически в каждой крупной компании есть снабженцы, отделы закупок или даже целые департаменты закупок. (В маленьких компаниях закупщики тоже есть, только они гораздо чаще совмещают свои обязанности еще с какой-нибудь работой.) Поскольку «фабрика закупщиков» в нашей стране еще не построена и массовый выпуск специалистов в области закупок не налажен, большая часть этих сотрудников является самоучками. То есть обычными покупателями, которые с «любительского» уровня перешли на профессиональный.

Это означает только одно: закупщиком может быть каждый!

Другой вопрос – на каком уровне этот человек будет производить закупки?

Возможно, это будет базарный уровень, с шумными спорами, эмоциональными выпадами, безудержным и страстным желанием торговаться до победного конца, с ожесточенной битвой за каждый рубль.

Возможно, это будет уровень супермаркета, при котором закупщик будет со спартанским спокойствием и спринтерской скоростью выбирать товар нужного ему качества и конфигурации, легко выкладывая суммы, указанные в прайс-листах, даже не пытаясь торговаться и отмахиваясь от рекомендаций продавцов, полагаясь только на свое мнение.

Есть вероятность, что закупки будут вестись на уровне скупщика краденого, при котором покупатель будет пренебрежительно-оценивающе разглядывать предлагаемый ему товар, смотреть на продавцов сверху вниз и навскидку назначать удобные лично для себя цены, нисколько не заботясь тем, чтобы они хоть как-то соотносились с реальной стоимостью товара.

А может быть даже так, что закупки будут производиться на уровне высшей дипломатии – так тонко, продуманно и расчетливо, как будто от этого зависит судьба человечества.

В закупках очень многое зависит от личности закупщика, особенности которой неминуемо отражаются на его деятельности и политике. Особенно это заметно, если на предприятии один-единственный снабженец.