Текст книги "Коммерческие закупки: взгляд изнутри"

Способ седьмой: инсценировка. Это достаточно сложный и вычурный способ, и прибегать к нему нужно крайне осторожно и только в исключительных случаях. Для начала вам, как и в предыдущем случае, нужно выяснить круг лиц, которые являются авторитетными для вашего руководителя.

Затем вам нужно ненавязчиво донести до них информацию о том, что на рынке ожидается резкое повышение цен по определенной товарной позиции либо снижение предложения и дефицит товара в силу ряда причин – например, введения госзапретов на ввоз, возникновения дефицита ресурсов, повышения спроса, увеличения экспорта и т. д., и т. п.

Лучше, если распространителем информации будете не вы, а кто-то другой – тот же поставщик, например. Думаете, ничего не получится? А это зависит от того, насколько хорошо вы все организуете.

Приведу один пример. Одна небольшая провинциальная компания, занимавшаяся оптовыми поставками питьевой воды в офисы, решила создать новое направление. А именно оптовую торговлю оздоровительными природными средствами. Компания заключила договор с производителем, завезла в свой городок небольшой грузовичок целебных грязей и стала пристраивать товар в аптеки. Аптечные сети отреагировали вяло и местами даже недружелюбно, не проявив особого интереса к предложенной продукции.

Конечно, фирма изначально допустила ошибку, не предприняв никаких мер по предварительному изучению возможного спроса и потенциального рынка сбыта. Однако везти грязи назад не было смысла: товар был оплачен и возврату не подлежал. После трехдневных размышлений выход был найден! Каждый из пяти менеджеров компании подключил к осуществлению задуманного широкий круг своих родственников и друзей, и они начали действовать. Уже через неделю в офис компании позвонили из одной аптечной сети и предложили заключить договор на поставку лечебных грязей. Еще через две недели разошелся весь ассортимент.

Догадываетесь, что было предпринято? Все вовлеченные в «проект» лица заходили в разные аптеки и спрашивали, нет ли у них в продаже «такой-то» лечебной грязи. А то они слышали, что это исключительно полезная вещь… и т. д., и т. п.

Сначала фармацевты отвечали «нет», а потом стали сообщать своим провизорам, что замечено появление спроса на отсутствующий в продаже товар. Более того, под влиянием этих «спрашивающих» они стали рекомендовать лечебную грязь другим покупателям, которые интересовались различными природными лечебными средствами, поэтому в итоге серьезных проблем с реализацией не возникло! Вот такая вышла инсценировка.

Этот способ не обязательно должен обусловливать какие-то широкомасштабные действия. Иногда достаточно знать, на каком профессиональном сайте «тусуется» ваш руководитель и заходит ли он на форумы. Обладая такой информацией, достаточно просто начать новую тему на форуме посещаемого вашим начальником сайта, которая привлечет его внимание. Например, такую: «Ожидается резкое повышение цен на бумагу. Что делать?» Или «Что происходит на рынке покрышек?» Или «Подскажите, где купить дешевый пластик?» Ну и т. д. Создав тему, пишите в ней то, что вам нужно, максимально сгущая краски. Наверняка кое-кто поведется. В том числе, возможно, и ваш руководитель.

Способ восьмой: переторжка. Забавный термин, в оригинале означающий процедуру, предусмотренную регламентом закупочного конкурса. Целью переторжки является добровольное снижение цены предложения участниками конкурса. Но я в настоящий момент имею в виду немного другое.

Представьте, что вы представляете начальству предложение о закупке какой-либо продукции у конкретной компании, а начальство колеблется. Один из способов ускорить принятие решения – предложить начальнику самому поставить логическую точку в процессе переговоров.

«Вы знаете, Максим Андреевич, я сделал все, что мог. Они уже скинули цену на 7 %, но у меня такое чувство, что это не предел. Вот если бы вы сами с ними переговорили и дожали их своим авторитетом…» Если после этого Максиму Андреевичу действительно удается лично «дожать» поставщика и заставить его скинуть еще 2–3 %, в 99 случаях из 100 договор будет заключен. Просто потому, что ваш начальник скорее всего с удовольствием воспользуется возможностью лишний раз потешить свое самолюбие и доказать себе и вам свою значимость.

Этот способ будет максимально эффективен, если вы предварительно договоритесь с поставщиком об этих самых последних 2–3 %, которые надо скинуть под давлением вашего босса.

Способ девятый: снятие пробы. Если у вас есть несколько равноценных предложений, из которых лично вы уже выбрали предпочтительное, а ваше руководство все еще не приняло окончательного решения, остается последнее, самое верное средство – дать ему возможность попробовать предлагаемый товар.

Если это продукты питания – можно устроить дегустацию, если это товар широкого потребления либо промышленный товар – например, детали или запчасти, то нужно предоставить образцы, если это программный продукт – необходима демо-версия, если крупное оборудование, механизм, недвижимость – его изображение, лучше в виде видеоролика на диске, который можно посмотреть.

Думаю, принцип понятен. Если вы на 100 % уверены в правильности своего выбора, дайте руководителю возможность увидеть, потрогать, понюхать, почувствовать предлагаемый товар. Оставьте его на какое-то время наедине с образцом и отстранитесь от ситуации. В конце концов, вы же не продавец этого товара, вы – его закупщик…

1. Всегда ли стоит убеждать руководство в необходимости закупки?

Конечно, не всегда. Это вопрос из серии «всегда ли стоит отстаивать свое мнение». Если вы болеете за интересы компании сильнее, чем за себя лично, можете стоять до последнего, даже если начальство категорически не разделяет вашу позицию.

Однако в большинстве спорных случаев единственно правильный вариант заключается в том, чтобы предоставить всю имеющуюся в наличии информацию руководителю и предложить ему самому принять решение.

При этом если руководство все-таки приняло явно ошибочное решение, надо сделать все возможное для того, чтобы в случае провала, последующего за ошибкой руководства, его праведный гнев не пролился на вашу голову.

Оставьте себе копии документов, сделайте пометку в еженедельнике о том, что босс отклонил предложение, напишите официальную записку на его имя, письмо поставщику за подписью руководителя о том, что «решение о закупке вашего оборудования откладывается на неопределенный срок по объективным причинам», и т. д., и т. п.

2. Как быть, если при отстаивании необходимости закупки у конкретного источника на закупщика пало подозрение в излишней заинтересованности, и ему явно дают это понять?

Такое случается сплошь и рядом, как говорится, «по поводу и без». Самое худшее, что можно сделать в такой ситуации, – это резко перестать предпринимать какие бы то ни было усилия. Тем самым вы только укрепите возникшие в отношении вас подозрения. Самый лучший вариант – аналогия со следователями, отстраняемыми от ведения дела, в котором они могут быть излишне заинтересованы.

В нашем случае лучше посторониться самому, пока вас не устранили другие. Причем это совсем не противоречит сказанному ранее – я имею в виду, что вы не оставляете свои усилия, вы предлагаете провести окончательный этап переговоров своему руководителю или вовлекаете в этот процесс других авторитетных сотрудников вашей компании, чтобы у них была возможность засвидетельствовать вашу беспристрастность и преданность интересам родной фирмы.

Глава 6. Человек-«офис». Портрет современного закупщика-профи

Иван Петрович на переговорах, позвоните на мобильный.

Дежурная «отговорка» секретарши

Обращайтесь к профессионалам.

Слоган каскадеров

Как вы думаете, что общего у закупщика и супруги императора?

Неожиданный вопрос, согласитесь. Однако вполне логичный.

Как уже говорилось в одной из предыдущих глав, худо-бедно заниматься закупками может любой более-менее толковый и заинтересованный человек. Но для того чтобы стать настоящим профессионалом, помимо опыта бытовых закупок и сильного желания, необходимы как минимум еще две вещи.

Настоящий закупщик – подобно жене Цезаря – должен быть вне подозрений, независимо от наличия или отсутствия у него таких качеств, как честность и порядочность. Это первое. Ибо закупщик, запятнавший свою профессиональную репутацию, в 99 % случаев может поставить жирный крест на мечтах о карьерном росте и вообще на своей дальнейшей карьере в сфере закупок.

Второе. По-настоящему профессиональный закупщик должен обладать определенным рядом личностных и деловых качеств, о которых хотелось бы поговорить немного подробнее.

Прежде всего закупщик-профи – это стратег. Именно стратег, а не тактик, потому что он умеет видеть главное и правильно расставляет приоритеты, а его аналитическому уму доступна вся картина целиком, а не отдельные фрагменты.

В одной крупной компании закупками руководила очень энергичная и деятельная дама. Специфика заключалась в том, что закупщикам приходилось обеспечивать регулярное поступление разных видов сырья, необходимого для непрерывного цикла нескольких производственных объектов.

Каждый день дама решала вселенские проблемы, виртуозно «затыкала дыры» в поставках, в течение получаса находила какие-то «спасительные» варианты, с кем-то скандалила, кого-то уговаривала, из кого-то выжимала одно-двухпроцентные скидки непосредственно перед поставкой и т. д., и т. п. В общем, жизнь в отделе закупок кипела и бурлила, и каждый день был похож на один нескончаемый аврал.

Когда дама ушла в отпуск, ее целый месяц замещал флегматичный молодой финансист. Надо было видеть, как она переживала и сокрушалась в последний день, давая ему массу всяких поручений и напутствий. Последние ее слова были: «Если что – звоните мне в любое время дня и ночи! Не представляю, как вы тут без меня справитесь…»

Однако ее опасения не оправдались.

Сообразительный юноша потратил 2 дня на изучение ситуации, выявил самые «слабые» места в системе организации поставок, поставил рядовым закупщикам новые задачи, сам обзвонил ведущих поставщиков, составил графики поставок по наиболее важным направлениям и организовал несколько дополнительных «страховых» поставок в группах быстро расходуемого сырья.

В результате целый месяц отдел работал практически без срывов – настолько спокойно и расслабленно, как будто это не начальница, а все остальные вдруг оказались в отпуске.

А все потому, что, будучи замечательным тактиком, находящим отличное решение в любых, порой самых сложных и критичных ситуациях, дама-закупщик была слабым стратегом, не желающим мыслить глобально и просчитывать вероятность развития событий хотя бы на один шаг вперед.

В закупках способность просчитывать ситуацию наиболее наглядно выражается в правильно организованном планировании. Потоки ехидства и сарказма были в свое время выплеснуты на старую добрую плановую экономику; настолько активно ей в качестве панацеи противопоставлялась экономика рыночная, что любое упоминание о планах почему-то до сих пор вызывает легкое напряжение аудитории.

Однако хороший закупщик никогда не будет пренебрегать планами. Ведь, как я уже говорила, правильное планирование на 80 % обеспечивает эффективность закупок. Причем необходимость планирования важна не только для бесперебойных и объемных закупок, но и вообще для любых закупок, поскольку нет ничего более непрофессионального и неправильного в этой сфере, чем стихийная внеплановая закупка. Когда вы планируете, ваши действия носят проактивный характер. А когда вы пытаетесь ликвидировать очередной «провал» поставок, ваши действия носят реактивный характер.

Планировать можно все: наиболее выгодные периоды закупок, количество и номенклатуру товаров, прогнозируемые цены и общие суммы расходов, которые ваша компания имеет возможность выделить на свои нужды, и т. д.

В любом случае, даже если вы специально не занимаетесь планированием, вам нужно иметь хоть какое-то представление об оптимальных графиках поставок и платежей и т. д., и т. п. Посмотрим, как подобное планирование выглядит на практике.

Как я планирую закупки (из отчета закупщика производственной компании)

Прежде всего при планировании закупок учитывается количество готовой продукции, которое нужно произвести в течение следующего месяца. Такую информацию дает ежемесячный «План-график выработки готовой продукции», составляемый производственным отделом в начале месяца на основании заявок, поступивших от клиентов.

Поскольку не все клиенты предоставляют заявки вовремя, а кроме того, бывает, что начало месяца приходится на конец производственного цикла, и они сами точно не знают, когда именно им понадобится наш товар, данный график очень редко дает стопроцентно точный прогноз. Тем не менее, я вношу его данные в составленную мной самим программу (Excel), которая используется для расчета необходимого количества сырья на месяц.

Я вношу туда информацию о каждом виде готовой продукции, после чего в зависимости от того, сколько какого сырья входит в состав каждого конкретного продукта, рассчитывается его общее количество в тоннах, необходимое на данный месяц.

Поэтому другой важный элемент планирования – это сырьевой состав готовой продукции. Мы меняем подобную «рецептуру» нечасто, в основном в экстренных случаях, поэтому наша потребность в определенных видах сырья достаточно стабильна. Если рецептура по каким-либо причинам меняется, я вношу соответствующие поправки в программу. Таким образом я получаю конкретную цифру по каждому виду сырья.

Это может выглядеть, как представлено в табл. 2, 3.

Таблица 2. Пример расчета необходимого количества сырья (I)

Таблица 3. Пример расчета необходимого количества сырья (II)

Следующий элемент планирования, который я использую в целях проверки правильности полученного с помощью графика и своей программы результата, – это «Отчет о расходе сырья на складах» за предыдущий месяц. Поскольку количество производимой продукции более-менее одинаково в смежные месяцы, этот отчет дает мне определенное представление об общем количестве необходимого сырья на следующий месяц.

Следующие факторы, влияющие на принятие решения о конкретном количестве сырья и материалов, которые подлежат закупке, – это текущие остатки на момент составления плана, наличие нужных товаров на рынке, возможные прогнозируемые изменения цены или предложения на рынке (если таковые ожидаются), а также вопросы логистики, а именно – доступность сырья во времени (т. е. время, необходимое для поступления этого сырья на наш завод).

Если товар поставляется железнодорожным транспортом и потребность в нем достаточно велика, после переговоров с поставщиками, определения цен и объемов поставки составляется заявка на месяц вперед с еженедельным графиком отгрузки.

Например, патока. В данный момент месячная потребность в ней составляет ориентировочно 350 т. Обычно поставщики настаивают на предоставлении им не менее 10 дней для заказа вагонов, при этом МПС зачастую подает вагоны с опозданием. День-два уходит на заливку цистерн и их перевеску. Время в пути составляет от 4 до 10 дней, в зависимости от местонахождения грузоотправителя. В результате закупку патоки мы планируем на месяц вперед по двум основным причинам: большой объем и длительный промежуток времени между подачей заявки и получением товара.

Если товар нужен в небольшом количестве и более доступен во времени, в начале месяца при составлении графика я указываю ориентировочную дату, а с поставщиком оговариваю условия и количество товара непосредственно за 4–7 дней до доставки.

И, наконец, последнее. Дважды в неделю (обычно в начале недели и в конце) я проверяю расход сырья по «Отчету о движении сырья и материалов по складам», который создает производственный отдел, и сверяю его со своими расчетами – не превышает ли расход планы? Не расходуется ли меньше сырья, чем было запланировано?

Подобные «проверки» помогают скорректировать график поставки сырья в зависимости от ситуации. Иногда приходится просить поставщиков ускорить или отложить отгрузку, а иногда даже сделать дополнительную, ранее не запланированную закупку товара.

Согласитесь, интересное сочинение. Лично мне особенно нравится термин «доступность во времени». Я думаю, это действительно один из важных параметров любой закупки. Бывают ситуации, когда реакция поставщика на потребность клиента должна быть молниеносной. И тогда «доступность во времени» становится одним из самых главных критериев отбора товара.

А вот неофициальное откровение закупщика одного крупного московского мельничного комбината.

Когда я планирую закупки зерна, я в первую очередь учитываю два основных фактора: потребность нашей мельницы в пшенице, ячмене, овсе и другом зерне; состояние рынка. Потребность рассчитывается на основании плана производства муки, который утверждается советом директоров, поэтому все, что от меня требуется, – это составить наиболее удобный с технологической и финансовой точки зрения график закупок. Ну, а основные факторы, определяющие состояние рынка, это урожай зерна в России и в мире, переходящий остаток зерна в стране (т. е. сколько зерна осталось с предыдущего зернового года), цены на горючее, запчасти, удобрения и т. д., железнодорожные тарифы, возможность и прогнозы на импорт зерна, вмешательство государства, ставка рефинансирования, стоимость хранения зерна на элеваторах и т. д.

За годы работы я вывел для себя три основные правила закупок зерна, которые, на мой взгляд, можно применить в любой сфере бизнеса. Вот они: «покупай много, когда дешево», «поддерживай остаток на безопасном уровне», «будь готов к худшему». Обоснования у этих правил самые простые: и экономические, и с точки зрения безопасности. Поясню на своем примере.

Большая часть зерна закупается нами в течение 8 месяцев: 50 % – с сентября по ноябрь – когда цены самые низкие, 40 % с декабря по апрель, ну и 10 % с мая по август. К сожалению, закупить весь нужный нам объем во время уборки урожая мы не можем, потому что наши складские возможности ограничены 5-месячным запасом.

Лично я считаю оптимальным запасом сырья количество, достаточное для 3 месяцев работы. Почему? Все просто. Запас первого месяца – оборотный, потому что он постоянно находится в употреблении. Запас 2-го месяца – гарантийный, т. е. это некий безопасный минимум, обеспечивающий бесперебойность работы, ведь мы не можем поставить свою работу в зависимость от поставщиков, которые по каким-то своим причинам могут задержать отгрузку, или от МПС, которое может продержать вагоны с зерном на узловых станциях в ожидании формирования состава.

Бывает и такое, что все вагоны отправляются куда-то на таинственные «стратегические перевозки» и поставщикам приходится возить зерно автотранспортом, что для нашего мелькомбината все равно, что пытаться накормить Гулливера лилипутскими чайными ложечками.

Ну, и запас третьего месяца – это резерв на случай непредвиденных обстоятельств. Из серии «на всякий случай». Что может случиться? Да все что угодно! Начиная с месячника «стратегических поставок» МПС, ремонта подъездного пути, введения местечковых административных запретов на вывоз зерна за пределы области, резкого повышения цен или временного отсутствия у мельницы средств на закупку зерна и заканчивая случайной утратой части хранящегося зерна или необходимостью его обработки, во время которой нежелательна приемка… Запас третьего месяца – это материальное воплощение принципа «будь готов к худшему»…

Тоже интересная точка зрения, хотя в последнее время все большей популярностью пользуется такое управленческо-хозяйственное направление, как управление складскими запасами, о чем подробнее будет рассказано в главе 8.

Суть его состоит в том, чтобы постоянно держать на складе оптимальное количество сырья или товара – ни грамма, ни штуки больше, чем нужно. И как, скажите, запасливому закупщику искать соглашения со своим руководством по условиям политики оптимизации товарных запасов и минимизации сырьевых остатков? Вопрос очень злободневный. Но вернемся к портрету идеального закупщика.

Закупщик-профи – обязательно хороший переговорщик. Он знает, как «обаять» собеседника, как «выжать» из него нужные ему условия, какие каверзные вопросы задать, о чем умолчать и т. д., и т. п. Причем закупщик не обязан быть виртуозом, он просто должен уметь четко видеть цель переговоров и не позволять собеседнику сбить его с нужного курса.

Современные закупки подразумевают гораздо меньше непосредственного «живого» общения, чем, скажем, 5 или 10 лет назад. Увеличивается количество электронных торговых площадок, проводятся электронные аукционы и торги, запросы котировок отправляются потенциальным поставщикам по факсу или электронной почте и точно через такие же каналы связи возвращаются к закупщикам в виде ответных предложений и т. д.

Однако какими бы быстрыми темпами ни завоевывали наше жизненное пространство новые технологии, переговоры были, есть и останутся одной из ключевых составляющих деятельности закупщика.

Основные переговорные правила закупщика

Переговорное правило № 1: ограничить возможного поставщика во времени. Это означает, что если инициатор переговоров – поставщик, лучше всего сразу после пожатия рук сообщить ему, что у «вас всего полчаса» или даже 15–20 минут. Это дисциплинирует и заставляет излагать информацию максимально коротко и по существу, избегая ненужных предисловий и лирических отступлений. Желательно по возможности вести протокол переговоров, поскольку, как я уже говорила, устные заявления и обещания бездоказательны.

Переговорное правило № 2: меньше говорить, больше слушать.

«Молчание – золото», «краткость – сестра таланта», «язык мой – враг мой», «ближе к делу», «не болтай», «рот на замок», «слово не воробей, вылетит – не поймаешь», «больше дела – меньше слов», «болтун – находка для шпиона»… Плакаты с этими и прочими крылатыми фразами и фразочками должны, на мой взгляд, украшать полы, стены, потолки, двери и окна в переговорных кабинетах закупщиков.

Умение слушать – это редкий дар, однако умение говорить, не сболтнув ничего лишнего, – еще более редкая способность. Дайте другой стороне возможность высказаться, не раскрывая при этом своих карт, и вы однозначно наберете дополнительные очки. Больше, чем закупщикам, этот талант нужен разве что дипломатам. При этом больше молчать совсем не значит быть покорным и ведомым. Старайтесь доминировать, будьте лидером – пусть и немногословным, и ни при каких обстоятельствах не забывайте о ваших целях и выгодах.

Переговорное правило № 3: всегда давать максимально точное описание необходимого товара, услуги, действия. Наличие точных сведений помогает избежать недопонимания и возможных недоразумений. Чем доходчивее и яснее вы опишете свою потребность, тем проще вам будет получить желаемое.

Переговорное правило закупщика № 4: не спешить с обещаниями. Давать конкретные обещания можно, только если получаете все необходимые вам условия! В остальных случаях серьезный закупщик оставляет себе возможность еще раз спокойно подумать, все взвесить, сравнить, проанализировать, посоветоваться с компетентными специалистами и только после этого дать окончательный ответ.

Список правил можно продолжать до бесконечности, но я не думаю, что это необходимо, ведь по искусству ведения переговоров написана масса книг, в которых можно найти гораздо более полезную и точную информацию.

Единственный минус всех этих книг – на их чтение нужно много времени, которого закупщикам катастрофически не хватает. А ведь 90 % всей их работы как раз и состоит из переговоров разных видов. И им приходится использовать их по максимуму, в большинстве случаев находя правильный тон и манеру чисто интуитивно. Давайте по ним вкратце «пробежимся».