Текст книги "Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения"

2. Документы, необходимые при приеме на работу

ТК РФ законодательно определен перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю.

Согласно ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4) документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы, установленной ТК РФ и иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (например, согласно Федеральному закону «О государственной гражданской службе РФ, гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта предъявляет представителю нанимателя:

1) заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы;

2) собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы;

3) паспорт;

4) трудовую книжку, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;

5) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;

6) свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации;

7) документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

8) документ об образовании;

9) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

В ст. 65 ТК РФ особо оговаривается, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Следует обратить внимание, какие документы вправе потребовать работник кадровой службы у будущего сотрудника, не нарушая при этом закона и не рискуя оказаться в поле зрения проверяющих инстанций. Статья 56 ТК РФ, давая определение трудовому договору, подчеркивает: работник должен лично выполнять возложенную на него трудовую функцию. Именно с учетом этой установки работнику кадровой службы следует потребовать у соискателя паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

На сегодняшний день паспорт обязаны иметь все граждане РФ, достигшие возраста 14 лет и проживающие на территории РФ. К иным документам, удостоверяющим личность, можно отнести любой документ, необходимый для регистрационного учета по местожительству или месту пребывания гражданина. К их числу относится, например, свидетельство о рождении (для лиц, не достигших возраста 14 лет), паспорт, удостоверяющий личность гражданина РФ за пределами РФ (для лиц, постоянно проживающих за территорией России). Одним из важнейших документов, на основании которых строятся ваши отношения с сотрудником, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Она, как правило, есть у каждого работника, имеющего хотя бы небольшой трудовой стаж. Если до поступления в организацию соискатель не работал, этот документ должны оформить ему работники кадровой службы. У будущего сотрудника работник кадровой службы вправе потребовать страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Этот документ свидетельствует о постановке гражданина на учет в органах Пенсионного фонда РФ. Он выдается по месту работы сотрудника или по его местожительству в территориальном пенсионном органе. При отсутствии у вновь поступающего пенсионной карточки обязанность по ее оформлению ложится на кадровую службу предприятия. В связи с изложенным целесообразно обратить внимание на следующее:

1) согласно ст. 65 ТК РФ перечисленные в ней документы только предъявляются работником, на хранение работодателю они не остаются, за исключением трудовой книжки. В соответствии со ст. 66 ТК РФ порядок хранения трудовой книжки устанавливается Правительством РФ;

2) в приведенном в ст. 65 ТК РФ перечне документов нет листка по учету кадров, т. н. анкеты. Как известно, при прежнем общественном строе обязательным условием поступления на работу было заполнение гражданином анкеты, содержащей сведения о его биографии, личной жизни, а также сведения о его родителях, а в ряде случаев – и о ближайших родственниках. Теперь разглашение на предприятии, в организации сведений о личной жизни работника противоречит положению ст. 23 Конституции РФ, согласно которому каждый имеет право на неприкосновенность личной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Поэтому работодатель не вправе требовать от гражданина, поступающего на работу, заполнения анкеты, иных документов, содержащих сведения о его личной жизни. Следует также учесть, что в настоящее время закон не связывает право поступления на работу с постоянным проживанием в определенной местности, а постоянная или временная прописка по местожительству заменена регистрацией;

3) точно так же не требуется личного заявления с просьбой (предложением) принять на работу;

4) согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Однако согласно ст. 309 ТК РФ документом, подтверждающим время работы у работодателя – физического лица, является письменный трудовой договор. Работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Следовательно, налицо явное противоречие между ст. 65 и 309 ТК РФ. Практически это означает, что лицо, впервые поступившее на работу к работодателю – физическому лицу, останется без трудовой книжки – основного документа гражданина РФ о его трудовой деятельности и трудовом стаже (ст. 66 ТК РФ)[7]7
  См.: Гаджиев Г.А. Конституционные принципы рыночной экономики. М., 2002.


[Закрыть].

Согласно указанной статье в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

В трудовом договоре фиксируются условия трудовой деятельности работника на момент его заключения. Перевод на другую работу у того же работодателя, перевод на работу в другую организацию, увольнение с работы, основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе в трудовом договоре содержаться не могут. Говоря другими словами, работник не в состоянии подтвердить свою трудовую деятельность и трудовой стаж иначе как при помощи различного рода справок, выдаваемых работодателем. Так или иначе, но он ущемлен в своих правах гражданина. Какие последствия для того это будет иметь в дальнейшем, можно только предполагать.

Оформляя нового сотрудника, не следует принимать вместо оригинала нотариально заверенную копию документа. Копия свидетельствует лишь о наличии соответствующего документа, не обладая при этом его юридической силой. Если требуемый документ утрачен или пришел в негодность, заменить его может только выданный в установленном порядке дубликат. Нельзя оформлять отношения с работником на основании копии документа и в том случае, если он обещает принести оригинал позднее. Оригинала можно и не получить. А вот сотрудника, не обладающего надлежащим документом, получите точно. Ведь в соответствии со ст. 67 ТК РФ фактический допуск к работе означает заключение с работником трудового договора.

А в личном деле сотрудника так и будет храниться сомнительный документ, дожидаясь очередной проверки Рострудинспекции.

Если работник военнообязанный, он должен предъявить работнику кадровой службы документы воинского учета. Для граждан, пребывающих в запасе, это военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), для подлежащих призыву на военную службу – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. А если предстоящая работа требует специальной подготовки, необходимы и документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний у будущего сотрудника. Если внимательно прочесть ст. 65 ТК РФ, то нельзя не обратить внимания на ее вторую часть: в отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов, т. е. в исключительных случаях при оформлении на работу (в связи с ее спецификой) могут понадобиться и иные документы, но только если указание на то содержится в нормативном акте.

Как известно, от ошибок не застрахован никто. Порой просчеты начинаются уже в самом начале оформления сотрудника на работу. Принимая от соискателя необходимые документы, всегда обращайте внимание на их юридическую состоятельность. Паспорта с истекшим сроком действия, трудовые книжки устаревшего образца (после введения в действие новых форм), копии диплома вместо оригинала – вот далеко не полный перечень «негодных» документов, которые иногда используют для заключения трудового договора, ставя при этом под сомнение его юридическую чистоту. Представим себе ситуацию. При зачислении на работу будущий сотрудник предъявил трудовую книжку старого образца. Полистав странички документа, работник кадровой службы обратил внимание на то, что оформлена она совсем недавно (после 1 января 2004 г.). Как следует поступить в этом случае? «Не заметив» отступления от закона, принять документ? Или же под благовидным предлогом отказать в приеме на работу? Получив от работника устаревший бланк, прежде всего следует объяснить ему, что документ недействителен и по этой причине отраженный в нем стаж не будет учтен органом Пенсионного фонда РФ. Постарайтесь, чтобы сотрудник понял – исправить положение можно, но для этого ему необходимо представить справку с последнего места работы о заработанном стаже. После этого необходимо оформить для сотрудника новую трудовую книжку и внести в нее запись о работе в организации под номером один.

Обратите внимание еще на один важный момент. К примеру, при приеме на работу работнику завели трудовую книжку. Он проработал несколько лет, а при увольнении в соответствии с законом получил трудовую книжку на руки. А спустя какое-то время потерял ее. После этого (опять же на вполне законных основаниях) он обратился с просьбой о ее восстановлении по последнему (в нашем примере – единственному) месту работы.

Причем ему удалось убедить кадровика выдать не дубликат утерянной трудовой книжки, а заполнить заново чистый бланк. В результате на титульном листе трудовой книжки в разделе «Дата заполнения» была поставлена не дата выдачи дубликата, а дата первичного приема на работу. При оформлении загранпаспорта у владельца этой трудовой книжки возникли серьезные проблемы. Работники ОВИРа поставили под сомнение ее подлинность на основании того, что серия и номер документа имеют более позднюю дату выпуска[8]8
  См.: Куренной А.М. Трудовое право: на пути к рынку. М., 1995.


[Закрыть].

Список ошибок, которые часто возникают при ведении трудовой книжки, можно продолжить и далее.

Порой работник убеждает работника кадровой службы пойти навстречу и выполнить в его интересах то или иное сомнительное действие. Тем самым он практически подталкивает работника кадровой службы к нарушению действующего законодательства. Работник кадровой службы должен в данной ситуации проявить непреклонность, ведь что бы ни случилось в дальнейшем, отвечать за допущенные нарушения придется именно ему. Давайте посмотрим, к каким неправомерным поступкам склоняет порой настойчивый сотрудник работника кадровой службы.

Вариант первый. Работник приносит кадровику две (бывает и более) трудовые книжки и просит заполнить обе. Что следует ответить на такую просьбу?

В этом случае, безусловно, необходимо предупредить работника, что его просьба по меньшей мере незаконна, впрочем, как незаконно и наличие нескольких трудовых книжек. Но для работников зрелого возраста такое обстоятельство имеет еще и жизненное объяснение.

В недалеком прошлом при поступлении на работу по совместительству требовалось разрешение с основного места работы. Получить такое разрешение было не так просто, и работники, не мудрствуя лукаво, заводили себе несколько трудовых книжек одновременно.

Работник кадровой службы должен взять для заполнения одну из имеющихся у сотрудника трудовых книжек, причем по его выбору, другие же погасить. Гашение производится путем перечеркивания страниц буквой «Z». Внизу страницы ставятся должность, подпись и расшифровка подписи специалиста, произведшего гашение, а также печать организации.

Второй вариант просьбы работника – внести в его трудовую книжку запись о периоде работы по гражданско-правовому договору (договору возмездного оказания услуг, договору подряда). Некоторые кадровые специалисты идут таким просьбам навстречу, забывая о существовании ст. 11 ТК РФ, в которой сказано, что ТК РФ, законы и иные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, не распространяются на определенный круг лиц указанный в этой статье, в т. ч. на лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера. Это значит, что вносить в трудовую книжку запись о работе на основании гражданско-правового договора не следует, невзирая ни на какие просьбы и аргументы работника.

Вариант третий. При приеме на работу в организацию по основному месту работы работник утверждает, что в период трудоустройства потерял трудовую книжку, и очень просит завести ее заново. Ни в коем случае не делайте этого, иначе вы нарушаете закон. Проинформируйте работника, что в соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек «лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы». И именно этот работодатель выдает работнику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Иногда организации ограничивают сроки для обращения за выдачей дубликата трудовой книжки. Например, они заявляют, что дубликат выдается работникам только в течение года после увольнения. Это, безусловно, незаконно. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек не оговаривается период обращения по поводу выдачи дубликата, так же как ничего не сказано и о количестве таких обращений. Работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата трудовой книжки даже через несколько лет после увольнения. Будьте внимательны. Случается, что работник т. о. «теряет» трудовую книжку при увольнении, которое рассматривается как взыскание. Так же могут поступать и некоторые инвалиды с нерабочей группой, скрывая причины своего увольнения, связанного с состоянием здоровья[9]9
  См.: Гаджиев Г.А. Конституционные принципы добросовестности и недопустимости злоупотребления субъективными правами // Государство и право. 2002. № 7. С. 54–62.


[Закрыть].

Глава 5. Заполнение трудовых книжек

1. Оформление и заполнение трудовых книжек

Трудовая книжка, пройдя сложный исторический путь становления и совершенствования, занимает центральное место в системе кадрового делопроизводства. Новое российское законодательство о социальном обеспечении и введение в 1997 г. индивидуального (персонифицированного) учета граждан в системе пенсионного страхования не изменили отношения государства к трудовой книжке.

С принятием Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» юристы и специалисты кадровых служб связывали перспективу отказа от практики ведения трудовых книжек, поскольку ее значение в качестве доказательства трудового стажа в системе индивидуального пенсионного страхования менялось. Однако ими совершенно напрасно упускалось из виду, что трудовая книжка – это не только совокупность сведений о продолжительности трудовой деятельности, но и документ, призванный фиксировать качественную сторону труда работника, документ, обладающий правовыми гарантиями подлинности и сохранности, которые столь необходимы, в т. ч. и в интересах социальной защиты трудящихся. Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г., имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Для начала обратим внимание на п. 3 и 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В соответствии с этим документом трудовые книжки положено оформлять на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, а для поступающего на работу впервые – не позднее недельного срока со дня приема на работу. Причем в последнем случае необходимо личное присутствие работника. Рассмотрим положения Инструкции по заполнению трудовых книжек. Этот нормативный акт, несомненно, должен стать для работника кадровой службы своеобразной азбукой по оформлению трудовой книжки. Так, в Инструкции сказано, что запись в книжке производится очень аккуратно. При этом используются гелевые, перьевые, шариковые ручки, ручки-роллеры со световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Однако стоит заметить, что некоторые отделения пенсионного фонда делают замечания относительно заполнения трудовых книжек пастой или чернилами черного цвета. Поэтому рекомендуется при заполнении трудовой книжки ограничиться стандартными цветами: синим и фиолетовым. Совершенно недопустимо заполнение трудовой книжки красными, зелеными, оранжевыми, коричневыми и другими цветными чернилами или пастой.

Запись дат во всех разделах трудовой книжки производится арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными).

Какие-либо сокращения указанная Инструкция делать не позволяет. Нельзя сокращать, например, имя и отчество, дату рождения и дату заполнения трудовой книжки. Пункт 2.1 Инструкции запрещает замену имени и отчества инициалами. Следует быть внимательным при написании таких имен, как Наталия и Наталья, Марианна и Марьяна, а также при указании сложных фамилий и отчеств. Дата рождения (число, месяц, год), как и сведения о фамилии, имени, отчестве работника, указывается строго в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.

Статья 66 ТК РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень регулирования основных вопросов, касающихся ведения трудовой книжки работника, предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Трудовая книжка – один из документов, предъявляемых при приеме на работу. Это общее правило закреплено в ст. 65 ТК РФ. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем.

Не заводятся и не ведутся трудовые книжки в отношении граждан, осуществляющих трудовую деятельность самостоятельно либо не на основании трудового договора:

1) индивидуальных предпринимателей;

2) частных нотариусов, детективов, адвокатов;

3) руководителей коммерческих организаций, которые являются единственными учредителями данной организации;

4) лиц, выполняющих работы или оказывающих услуги на основании договоров гражданско-правового характера;

5) аттестованных сотрудников органов внутренних дел, таможни, военизированной охраны, МЧС, органов, исполняющих наказание, и т. п. Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, производятся без каких-либо сокращений.

Необходимо писать полностью:

1) пункт;

2) статью Трудового кодекса Российской Федерации;

3) приказ (его дату, номер).

В трудовую книжку вносятся 3 группы сведений:

1) сведения о работнике;

2) сведения о работе;

3) сведения о награждениях (поощрениях). Все записи в трудовой книжке (о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях) вносятся работодателем после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)[10]10
  Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации. М., 1993.


[Закрыть].

Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора профессии, специальности, квалификации для рабочего или должности для служащего, по которой будет работать работник.

Профессия – это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций (например, строитель, врач, преподаватель и т. д.).

Специальность – это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования (например, строитель: плотник, каменщик, маляр; врач: терапевт, хирург, педиатр).

Квалификация – это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять (например, слесарь 3-го разряда), а для служащих – специальным образованием, опытом, занимаемой должностью, званием. О присвоении квалификации по определенной специальности свидетельствует диплом специалиста.

Необходимо обратить внимание на то, что постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст «О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора специальностей по образованию» утвержден Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст) (с изм. и доп. 1/2005).

Данные об образовании, профессии, специальности вносятся на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или иных надлежащим образом оформленных документов. Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена лишь на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании:

1) основное общее;

2) среднее общее;

3) начальное профессиональное;

4) высшее профессиональное;

5) послевузовское профессиональное образование.

Для студентов, обучающихся на дневных отделениях, образование указывается на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета, заверенных соответствующим образом. Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Например, профессиональная подготовка лиц, допущенных к обращению с опасными отходами, подтверждается свидетельством (сертификатом) на право работы с опасными отходами; специальным сертификатом, который выдается на основании послевузовского профессионального образования (ординатуры), или свидетельством о дополнительном образовании (повышении квалификации определенными видами, например медицинской и фармацевтической деятельности).

Согласно Типовому положению об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденному постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610 «Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов», слушателям, которые успешно завершили курс обучения, выдают следующие документы государственного образца:

1) удостоверение о повышении квалификации – для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 ч;

2) свидетельство о повышении квалификации – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 ч;

3) диплом о профессиональной переподготовке – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 ч;

4) диплом о присвоении квалификации – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 ч.

Сведения о результатах повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов направляются в кадровые службы по месту их основной работы. Возникает вопрос: что указывать в качестве профессии, специальности, если работник имеет среднее образование и предъявляет аттестат об окончании средней школы? На практике многие работники кадровой службы указывают в этом разделе должность, на которую принимается работник, но эта практика может показаться несколько спорной. Так что в приведенном выше случае можно оставить этот раздел незаполненным, т. к. в аттестате об окончании средней школы профессия, специальность по вполне понятным причинам отсутствуют. После заполнения трудовой книжки в соответствии с п. 2.2 Инструкции работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных записей.

Обращаем ваше внимание на то, что он ставит только свою подпись, никакой дополнительной информации типа «С записями ознакомлен» вносить не следует. Ниже расписываются сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное для ведения трудовых книжек должностное лицо. В левом нижнем углу титульного листа трудовой книжки ставится печать организации. Собственно, документ, не скрепленный личной подписью работника, таковым не является. На практике сотрудники Пенсионного фонда РФ обращают внимание на подпись должностного лица, закрывающего в трудовой книжке при увольнении работника блок записей о работе в конкретной организации. Ими неоднократно делались замечания о том, что трудовые книжки должны подписываться ответственным лицом в должности начальника отдела кадров, а при отсутствии в организации отдела кадров – первым руководителем, директором организации или его заместителем. Обсуждать законность подобных требований не будем, но считаем, что выполнить их значительно проще, чем создавать проблемы владельцу трудовой книжки. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с обязательным указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке соответствующей организации);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки. Печатью скрепляется подпись ответственного должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Место нанесения печати может обозначаться символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск т. о., чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Не рекомендуется ставить печать поверх личной подписи, а также ниже реквизита «Подпись» на свободном месте листа. В первом случае и подпись, и печать практически не прочитываются, во втором случае возникают подозрения, что печать была поставлена до подписания документа ответственным должностным лицом[11]11
  Куреннов А.М. «Трудовой договор: понятие, содержание и порядок заключения» // Законодательство., 1997. № 1.


[Закрыть].

Даты заполнения трудовой книжки и начала работы могут не совпадать. Дата заполнения трудовой книжки требует буквенно-цифрового обозначения, как этого требует строка («_______»_______________20____г.). После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой трудовая книжка заполнялась впервые. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть проставлена разборчиво.

В этой связи специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, целесообразнее не ставить свою личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию. Общие сведения о работнике, которые вносятся на первую страницу трудовой книжки, могут измениться, что требует уточнения соответствующих записей. Отметим, что в п. 2.3, 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек говорится именно об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным) и подлежит уничтожению.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании соответствующих документов.

При необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. Пункт 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусматривает, что изменение (дополнение) на первой странице трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. В названном пункте не сказано о необходимости сделать ссылку на соответствующий документ, дополняя ранее внесенные в титульный лист сведения об образовании или профессии и специальности.

Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а пояснение к дополнительной записи в строке «Профессия, специальность» должно располагаться на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Однако, во-первых, это не всегда возможно, т. к. размеры бланков трудовой книжки не позволяют фиксировать все изменения в профессии, специальности, а во-вторых, действующие правила такой фиксации не предусматривают. В практике встречаются многочисленные случаи, когда работники кадровых служб используют для фиксации информации о стаже работника, фактах ознакомления с записями в книжке, выдачи книжки в период работы и для других целей различные дополнительные вклейки на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Подобный опыт должен быть исключен, поскольку он не соответствует Правилам: никакие дополнительные страницы или сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в т. ч. и для внутреннего использования в рамках данной организации. Инструкция устанавливает порядок внесения записей об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности[12]12
  См.: Куренной А.М., Миронов В.И. Практический комментарий к законодательству о трудовых спорах. М., 1997. С. 95–97.


[Закрыть].