Текст книги "PROзакупки. Полный курс для предпринимателей"

11 Уровень зрелости закупочной функции

Достижение очередного уровня зрелости закупочной функции неразрывно связано с получением очевидных конкурентных преимуществ.

Коммерческие организации на регулярной основе предпринимают комплекс мер для сохранения своей конкурентоспособности и достижения финансовой устойчивости. На первых взгляд вопрос не должен вызывать затруднений – достаточно активно управлять внутренними процессами и максимизировать ценность от вложенных финансовых средств. Как показывает практика, это большое заблуждение. В стремительно развивающейся международной экономике, которая управляется сложными финансовыми моделями, отделы закупок могут стать основным локомотивом не только оптимизации затрат, но и создания стратегической ценности для коммерческой организации. Используя инструменты автоматизации, аналитические методы и метрику, команда закупщиков способна поднять на новый уровень как саму закупочную деятельность, так и компанию в целом. Но для начала необходимо понимать текущее состояние дел в компании, намеренной достичь повышения производительности, в том числе в закупках. Более того, необходимо знать, насколько компетентен и авторитетен отдел закупок, а также понимать, какими полномочиями он наделен. В связи с этим предлагаю рассмотреть понятие «зрелость» в закупках, какие уровни зрелости могут быть и как они могут расширить возможности компании для стимулирования инноваций.

Анализируя степень зрелости отделов закупок, стоит отметить, что большинство из них находится на базовом уровне. Мои многолетние наблюдения показывают: примерно в 80 % компаний службы закупок работают по устаревшим технологиям, у них отсутствуют процессы от закупки до оплаты, не внедрены автоматизация и интеграция с другими бизнес-подразделениями. Малая часть компаний имеет достаточно высокий уровень зрелости в сфере закупочной деятельности, характерная черта которой – широкое применение цифровых технологий с развертыванием электронного документооборота и облачных платформ для непрерывного обмена информацией и аналитическими данными. Как видите, достижение определенного уровня зрелости неразрывно связано с получением конкретных преимуществ:

● команда закупщиков может вести закупочную деятельность на стратегическом уровне;

● обмен информацией между отделом закупок и другими бизнес-подразделениями синхронизируется и автоматизируется;

● существенно увеличивается влияние закупок на финансовые показатели компании;

● повышаются прозрачность и точность расходов;

● снижаются риски цепочки поставок;

● углубляется коллаборация со стратегическими поставщиками;

● значительно повышается авторитет службы закупок.

Прежде чем выделить тот или иной уровень зрелости, отмечу важный момент. На определенном этапе развития отдел закупок может повысить свою ценность (зрелость) за счет улучшения функциональности и эффективности при поддержке компании. По мере увеличения возможностей закупок растет и зрелость закупок.

Вспоминая одну небольшую компанию, сотрудником которой я был, могу с уверенностью сказать, что есть организации с нулевым уровнем зрелости закупок. В таких компаниях процесс закупок в современном понимании просто отсутствует. Все решения принимаются генеральным директором, а закупки товаров и услуг производятся по мере необходимости с вовлечением любого сотрудника компании. Информация о расходах сосредоточена, как правило, в руках главного бухгалтера.

По мере развития и роста организации назревает необходимость пересмотра закупок. Компания переходит на следующую ступень зрелости закупок – операционный уровень.

Эта стадия развития закупок в компаниях развита весьма неравномерно. С одной стороны, специалисты отдела закупок обладают низким авторитетом. Они воспринимаются многими внутренними заказчиками как необходимое зло. Зачастую они – причина конфликтных ситуаций и корпоративных трений. Сама компания не рассматривает закупки как стратегически важную функцию, требующую развития, обучения и инвестирования. С другой стороны, на этом этапе начинают появляться традиционные закупочные функции и процессы. Закупщики внедряют принцип получения трех и более коммерческих предложений и стремятся наладить процесс поиска поставщиков. Они сосредоточены на сокращении расходов, приобретении товаров и услуг по максимально низкой цене и обеспечении точной и своевременной оплаты счетов, но не имеют полного представления или контроля за своими расходами. Цифровые решения, помогающие закупочным командам в управлении контрактами и товарными запасами, оптимизации от закупки до оплаты, отсутствуют. Аналитические данные главным образом сосредоточены в финансовом отделе. Отделы закупок помогают минимизировать затраты в краткосрочной перспективе, но не предоставляют инструментов и решений, необходимых для создания ценности, получения информации или снижения рисков на корпоративном уровне. Обработка заказов и продление контрактов составляют основную часть их ежедневной рабочей нагрузки.

На операционном уровне возникают задержки в поставках, обнажаются проблемные участки, а неконтролируемые и несанкционированные расходы могут стать большой проблемой для компании. В таких условиях ошибки и неточности неизбежны. Осознание того, что эти факторы влияют на рост прибыли, чаще всего – отправная точка для принятия компанией решения рассмотреть переход на более высокий уровень зрелости закупок.

Именно на этом – стратегическом – уровне отдел закупок начинает выделяться как функция, создающая ценность для компании. Безусловно, степень зрелости закупок на данном этапе отличается в каждой компании.

На стратегическом уровне службы закупок компаний практикуют отказ от бумажного документооборота и начинают внедрять автоматизированные системы закупок. Благодаря передовым технологиям большинство процессов подачи заявок на закупку и управления расходами оцифровано с централизованным доступом к документации и многоуровневыми рабочими процедурами согласования. Обладая хорошим уровнем поддержки со стороны высшего руководства, сотрудники отдела закупок используют стратегический подход к поиску поставщиков, который учитывает не только ценовую составляющую. Этот подход делает ставку на совокупную стоимость владения (англ. Total Cost of Ownership – TCO)[9]9
  Совокупная стоимость владения (англ. Total Cost of Ownership – TCO) – методология, учитывающая затраты, прямые и косвенные, понесенные в связи с закупкой в течение жизненного цикла товара. Она включает в себя первоначальную закупочную цену, а также расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание, ремонт и транспортировку.


[Закрыть]. При этом стоит сказать, что, несмотря на то что закупочная команда не всегда становится безусловной движущей силой, она укрепляет свой авторитет внутри компании, оптимизирует отношения с поставщиками и обеспечивает прозрачность. Более того, на этом этапе отдел закупок находится в постоянном поиске повышения результативности с помощью обучающих программ, обмена технологиями и сотрудничества с другими бизнес-подразделениями. В лице департаментов закупок компании сосредоточены на дальнейшем сокращении нестандартных или несанкционированных расходов, вплоть до полного их устранения. Коммерческие организации заинтересованы в ускорении всего процесса – от заявки до заказа на покупку. На этом уровне зрелости преимущества, обеспечиваемые автоматизированной системой закупок, становятся очевидными. В дополнение к этому коммерческие и финансовые департаменты намного прозрачнее контролируют денежные потоки, они лучше понимают, как уходят средства из организации и насколько рационально они тратятся.

Команды закупок устанавливают ориентиры и используют ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators – KPI) для анализа производительности поставщиков. А за счет использования искусственного интеллекта централизованного управления данными ряд компаний получают полный контроль над своими расходами и их прозрачность. В связи с этим резюмируем плюсы от зрелости закупок на стратегическом уровне:

● улучшенное управление взаимоотношениями с поставщиками;

● улучшенная операционная эффективность процесса от закупки до оплаты;

● экономия за счет эффективного управления контрактами;

● надежное управление рисками за счет более строгого контроля и устранения мошеннических схем;

● комплексный контроль за расходами путем искоренения несанкционированных закупок.

Говоря о стратегическом уровне зрелости, нельзя забывать, что существуют коммерческие отделы закупок, которые расширяют функционал и углубляют возможности закупочной деятельности, отдельно выделяя категорийных менеджеров. Эти сотрудники отдела закупок фокусируют свои навыки и рабочее время на конкретных категориях, чтобы обеспечить максимальную отдачу от вложенных средств и развивать прочные отношения с поставщиками. На качественно ином уровне категорийные менеджеры создают ценность не только за счет снижения затрат, но и при помощи активного вовлечения в разработку новых продуктов. Категоризация закупок как часть стратегического уровня интегрирует, стандартизирует и устраняет разрозненность данных, способствуя тесному сотрудничеству и эффективному общению с внутренними заказчиками в организации. Все это приводит к построению устойчивых и гибких цепочек поставок, приносящих пользу и стимулирующих устойчивость к возможным сбоям в бизнес-процессе.

Подведя итог зрелости закупок на стратегическом уровне, хотелось бы отметить один момент. Если ваша компания или отдел закупок ассоциируют себя с этим уровнем зрелости, я вас искренне поздравляю – вы уже на пути к тому, чтобы стать компанией с отделом закупок мирового класса.

На данном уровне зрелости высокоэффективный отдел закупок мирового класса начинает играть важную стратегическую роль в организации, занимая достойное место в корпоративной иерархии, в которой глава закупок – часть высшего руководства компании. Департамент закупок состоит из высококвалифицированных специалистов, его организационная структура связана с стратегическими и операционными функциями, его деятельность направлена на управление затратами с более высокой стоимостью. Используя цифровые технологии в сфере закупок, нацеленные на предотвращение необоснованных расходов, устранение мошенничества и позволяющие оцифровать процесс обработки счетов, отделы закупок сосредоточивают свое внимание на мониторинге эффективности поставщиков и обсуждении с ними взаимовыгодных условий. Точная аналитика по расходам на этом уровне зрелости дает возможность отделам закупок рационализировать свои базы поставщиков и углубить коллаборацию на техническом и технологическом уровнях. Будучи надежным партнером и источником стратегической ценности и инноваций, цели закупок на данном этапе зрелости полностью совпадают с целями организации и снабжают данными и идеями, стимулирующими инициативы на уровне предприятия. Непрерывное совершенствование за счет комплексной оптимизации процессов создает высокоэффективный отдел закупок мирового класса – источник постоянно растущей экономии. Закупочный блок мирового класса анализирует потоки данных как внутри компании, так и за ее пределами. Единая информационная платформа обеспечивает контроль над всеми направлениями закупок. Исторические данные о расходах и финансовые модели используются для постановки целей и контрольных показателей, оценки производительности и снижения рисков. Культура постоянного совершенствования позволяет отделам мирового класса оставаться в авангарде новых технологий и постоянно совершенствовать собственные внутренние процессы.

Теперь, когда вы располагаете разными моделями зрелости закупок, вы можете определить, на каком этапе находится отдел закупок вашей организации. Используя полученные знания, вы можете приступить к планированию следующего шага по совершенствованию закупочной стратегии в соответствии с конкретными особенностями бизнеса. Возможно, вам необходима только автоматизированная система закупок, чтобы управлять процессом получения заявок и их согласования. Или вы находитесь на уровне, требующем интеграции вашего программного обеспечения с бизнес-приложениями стратегических поставщиков. А может, ваши технологии исчерпали себя и не соответствуют требованиям современного бизнеса, и вы в поиске инновационных идей.

Проведя анализ зрелости в сфере закупок, вы, наверное, придете к пониманию, что состояние дел в вашей компании оставляет желать лучшего. И как показывает опыт, организация может поддаться искушению незамедлительно изменить текущую ситуацию. Но слишком быстрые изменения могут не только навредить вашему бюджету, но и вызвать организационное сопротивление и недовольство заинтересованных сторон внутри компании, нанося ущерб вашим планам по трансформации системы закупок.

Что делать в этом случае? Рекомендую учитывать не только корпоративную культуру, но и традиции вашей компании. Обращайте внимание на бюджет, наличие технологий, мнение людей и долгосрочные цели организации. Начиная с направлений, которые больше всего нуждаются в оптимизации (например, система управления взаимоотношениями с поставщиками), вы можете заложить прочную основу ценности и экономии, на которую сможете опираться с течением времени. Постепенная централизация управления данными может стать идеальной стартовой площадкой для более амбициозных планов и даст возможность выиграть время, требуемое для создания новых регламентов и процедур с участием всех заинтересованных сторон. Путь к зрелости в сфере закупок требует времени, навыков, самоотверженности и большого терпения.

12 Что такое прямые закупки?

Исторически прямые закупки всегда связаны с производством.

На сегодняшний день в большинстве компаний, где отсутствует централизованная система снабжения, закупками могут заниматься сотрудники разных отделов и департаментов. Они чаще всего не понимают значимости закупок как ключевого бизнес-процесса для функционирования компании. Так же как и большинство сотрудников, связанных с закупками, не знают, что для повышения производительности труда и создания максимальной ценности для компании большинство крупных компаний успешно разделили закупки на прямые (производственные) и непрямые (непроизводственные), проведя товарный водораздел. Для понимания причин этого разделения и его влияния на бизнес-процессы рассмотрим эти два вида закупок. В данной заметке речь пойдет о производственных закупках.

В чем состоит суть прямых (производственных) закупок?

Прямые закупки – вид деятельности, направленный на поиск и приобретение сырья, товаров и услуг, используемых компанией для производственных нужд. Исторически прямые закупки связаны с производством. Они осуществляются у квалифицированных поставщиков в большом объеме с регулярной частотой для поддержания производственных операций. Любая задержка в процессах, относящихся к прямым закупкам, может стать причиной приостановки конвейерных линий или привести к полной блокировке производственного процесса. Поскольку прямые закупки имеют приоритетное значение для функционирования компании, этим направлением занимается высококвалифицированная команда, перед которой стоят следующие цели, независимо от индустрии и рыночного положении предприятия.

Во-первых, снижение затрат. Компании всегда ищут возможность приобретения определенной товарной группы по наиболее низкой цене. Самый распространенный способ снижения издержек – консолидация объемов в целях получения дополнительных скидок.

Во-вторых, рациональное управление запасами. Эффективное управление запасами должно быть одним из приоритетных направлений в компании. В свое время мне приходилось сотрудничать с компаниями, уровень товарных запасов которых превышал все допустимые нормы и крайне деструктивно воздействовал на финансовый результат предприятия. Нереализованные запасы влияют на планирование и возможность приобретения новых товаров, а также тормозят весь закупочный процесс. В конечном счете регулярный сбыт таких товарных запасов по сниженной цене может привести к потере рентабельности коммерческой деятельности.

В-третьих, соблюдение тайм-менеджмента. Зачастую все проблемы закупщика связаны с несоблюдением сроков выполнения заказов поставщиком. При срыве поставок гнев, давление и негативные эмоции коммерческого, технического и производственных отделов не знают границ. В нашем быстро меняющемся мире скорость выполнения заказа становится важным преимуществом, поскольку то, насколько быстро компания сможет выпустить свой новый продукт на рынок, может существенно повлиять на ее рентабельность и рост.

В-четвертых, развитие поставщиков и их управление. Команда, ответственная за прямые закупки, регулярно взаимодействует с поставщиками для повышения качества и эффективности совместной работы. В работе с партнерами такие закупщики стремятся уделить больше времени углубленной кооперации для укрепления синергического эффекта, устанавливают долгосрочное взаимовыгодное сотрудничество. Зачастую без должной технической коллаборации с тем или иным поставщиком выпустить новый продукт на рынок не представляется возможным. Мир как никогда стал взаимозависим, и производственная кооперация двух и более компаний – свершившийся факт.

В-пятых, снижение рисков. Рынок нестабилен, и любая компания может оказаться в кризисной ситуации. На высшем уровне в компании должно быть закреплено решение сотрудничать с определенным количеством поставщиков, чтобы не только снизить риски, но и иметь возможность управлять ими. Если компания взаимодействует с несколькими поставщиками и один из партнеров сталкивается с проблемой, например наложен арест на банковские счета компании, то вам не придется в спешке искать альтернативных поставщиков, просто расширьте сотрудничество с имеющимися партнерами.

Компании, устанавливающие четкие закупочные цели, выгодно отличаются от компаний, не занимающихся планированием. Преимущество такого осмысленного подхода не вызывает сомнений. Для современных успешных предприятий это не дань моде, а жизненная необходимость. Прямые закупки непосредственно влияют на качество реализуемых товаров и услуг. Закупка сырья и материалов сомнительного качества влечет за собой не соответствующий требованиям конечный продукт. В данной ситуации стоит придерживаться принципа «золотой середины», поскольку, с одной стороны, специалисты в сфере прямых закупок нацелены на сокращение издержек, а с другой – закупка более дорогих и качественных материалов позволит произвести высококачественный продукт, что означает высокую потребительскую цену, а значит, и более высокую маржу компании.

Поиск баланса между доступными по цене материалами и их качественными характеристиками актуален всегда. Не забывайте выражение «скупой платит дважды». Товар низкого качества по невысокой цене вызовет лишь временное удовлетворение потребителя, так как при преждевременной утрате потребительских свойств покупателя ждет неминуемое разочарование, а компанию – подрыв авторитета. Однако высокая стоимость продукта не всегда означает его высокое качество, дорогостоящие товары также не застрахованы от производственных неудач, и им не гарантирован безусловный успех. В случае заинтересованности компании в производстве качественного продукта с высокой потребительской стоимостью убеждение конечного потребителя в приобретении данного дорогостоящего продукта – задача маркетингового отдела компании.

В заключение отмечу, что специалистам по закупкам и руководителям, которые ставят своей целью категоризацию закупочной деятельности, важно понимать необходимость создания централизованной системы закупок для реализации масштабных снабженческих проектов. Только вертикально интегрированная закупочная структура с единым центром принятия решений в состоянии заниматься прогнозированием, планированием и консолидацией, своевременно интегрировать бизнес-процессы, внедрять передовые технологии, соблюдать бюджетную дисциплину и сокращать сроки поставки за счет рационального управления поставщиками.

13 Что такое непрямые закупки?

Любая деятельность в компании должна быть запланирована и спрогнозирована, включая сферу непрямых закупок.

В данной заметке рассмотрим суть непрямых закупок и их значение для производственного процесса.

Непрямые закупки относятся к закупкам товаров и услуг, необходимых для поддержания повседневной активности компании. Это вспомогательные закупки, которые обеспечивают способность предприятий выполнять основную производственную функцию. Непрямые закупки включают очень широкий спектр позиций, таких как приобретение компьютеров и оргтехники, канцелярских товаров и офисной мебели, аренда офисов и складов, услуги по уборке офисных помещений и транспортные услуги.

Существует устоявшееся мнение, что непрямые закупки не влияют на прибыль компании, но вместе с тем затраты на непрямые закупки могут составлять до 30 % общих расходов.

При непрямых закупках основное внимание уделяется сохранению расходов компании в этой области на минимальном уровне. Что это значит? Сотрудники отдела, занимающегося непрямыми закупками, не обременяют себя долгосрочными контрактами. Они предпочитают менять поставщиков при возможности получить более привлекательные условия сотрудничества. Бывают и исключения, но смена поставщиков не влияет на рентабельность компании.

Концептуальный анализ непрямых закупок говорит о том, что их стратегия направлена на экономию одной из двух вещей – денег или времени.

С одной стороны, снижение затрат – цель номер один для компании, отделы закупок ищут поставщиков, которые предлагают товары и услуги по самым низким ценам. С другой стороны, есть компании, которые нацелены на экономию времени, а не денежных средств. Такая коммерческая компания может выбрать, например, дорогостоящие услуги агентства по организации деловых поездок для своего руководства. Предприятие готово идти на дополнительные расходы для сохранения непрерывной деловой активности. Можно привести много подобных примеров, что говорит о важном значении непрямых закупок. Ненадлежащее управление непрямыми закупками может вызвать серьезный сбой в работе предприятия.

Чем примечательны непрямые закупки?

Во-первых, это большая база поставщиков

Направления, охватывающие непрямые закупки, очень разнообразны, а внушительность базы поставщиков по непрямым закупкам в любой компании может вызвать удивление. К ним относятся: организация и управление офисными и складскими помещениями, программное обеспечение, командировочные расходы, услуги по эксплуатации, коммунальные услуги, управление персоналом и его развитие, консультационные услуги и услуги аутсорсинга, расходы на рекламу и маркетинг. Возможные непрямые закупки не исчерпываются вышеперечисленными – свидетельство высокой интенсивности деятельности закупщика, который отвечает за данную категорию закупок для обеспечения повседневных бизнес-процессов компании.

Во-вторых, это сотрудничество с поставщиками по территориальному признаку

Никому не придет в голову идея приобретения канцелярских товаров в Москве для последующей отправки в Новосибирск или поиск компании по оказанию клининговых услуг в Санкт-Петербурге для уборки филиала в Самаре. Сотрудники отдела непрямых закупок работают с различными локальными поставщиками для закупки товаров и услуг для нужд региональных производственных цехов и офисов.

В-третьих, это сложность планирования и прогнозирования

Любая деятельность в компании должна быть запланирована и спрогнозирована, включая организацию непрямых закупок. Несмотря на планирование закупок, существуют направления, трудно поддающиеся планированию. Никто не застрахован от внезапного выхода из строя системы кондиционирования или системы противопожарной безопасности, от обесточивания или засоров канализационной системы. Эти возникающие проблемы срочного характера ложатся на плечи сотрудников, занимающихся непрямыми закупками.

Непрямые закупки также могут влиять на успех бизнеса в целом. Например, если закупщики вовремя не подберут подходящее PR-агентство, которое будет представлять интересы компании, у нее могут возникнуть трудности с привлечением клиентов. Это затруднит продвижение продукции компании на рынке. Если закупщик, ответственный за поиск поставщика по подбору персонала, столкнется с проблемой задержки подписания пакета юридических документов из-за бюрократических процедур, это приведет к появлению кадрового дефицита и может нанести ущерб производственным процессам, прямо влияющим на прибыль компании.

Всегда следует помнить, что, хотя товары и услуги данной категории не оказывают сильного воздействия на прибыль от основной деятельности, коммерческие успехи компании не могут быть обеспечены без эффективного управления непрямыми закупками.