Текст книги "1С: Предприятие 8.1. Управление торговлей. Пошаговый самоучитель по бухгалтерскому учету на компьютере"

Заполнение классификаторов

Классификаторы – это справочники специального вида, которые запоняются на основе различных общероссийских классификаторов (валют, стран мира, банков, единиц измерения, видов документов, удостоверяющих личность, и т. д.). Классификаторы могут быть заполнены в любой момент работы с информационной базой, но некоторые программа рекомендует заполнить уже при первом запуске.

Рассмотрим справочник (классификатор) «Валюты».

Для этого выберем пункт меню «Справочники» → «Классификаторы» → «Валюты».

Откроется справочник «Валюты» (рис. 87):

Рис. 87

Изначально в справочник уже внесены две валюты «Российский рубль» и «Доллар США» с указанием для каждой ее кода и наименования согласно Общероссийскому классификатору валют. При этом для каждой валюты программа проставила курс 1,0000 и кратность 1.

Для добавления в справочник новой валюты надо щелкнуть по кнопке «Подбор из ОКВ» в верхней части окна. Откроется окно «Общероссийский классификатор валют» (рис. 88):

Рис. 88

Выбор валюты производится с помощью двойного щелчка по соответствующей строке классификатора. Выберем, например, валюту «Евро» с кодом 978. При этом открывается окно нового элемента справочника с уже заполненными реквизитами выбранной валюты. Для ввода этого элемента в справочник достаточно нажать на кнопку «ОК» в этом окне, а затем закрыть окно «Общероссийский классификатор валют». В справочнике «Валюты» появится новая строка, которая будет расположена по алфавиту (рис. 89):

Рис. 89

У каждой валюты есть курс и кратность по отношению к рублю.

Курс валюты устанавливается на определенную дату.

Кратность, отличающая от 1, устанавливается не за единицу валют, а за 10, 1000 и т. д. В этом случае сумма в рублях вычисляется следующим образом: сумма в валюте умножается на курс и делится на 10 (или 1000 – сколько указано).

Примечание

История изменения курса валют в программе хранится в регистре сведений «Курсы валют», который находится в меню «операции» → «регистр сведений» → «Курсы валют».

Выберем в справочнике «Валюты» вторую строку и двойным щелчком откроем окно элемента с наименованием «USD» (рис. 90):

Рис. 90

При первоначальном заполнении справочника для всех валют автоматически вводится запись о том, что на 01.01.1980 курс валюты составляет 1,000. А поскольку других записей пока нет, этот курс в окне справочника «Валюты» показывается и на ту дату, когда справочник открыт. Таким образом, если в организации ведется валютный учет, то курсы валют в информационной базе необходимо поддерживать в актуальном состоянии, т. е. вести их историю. Это можно делать вручную или путем загрузки курсов через Интернет.

Чтобы добавить новый курс вручную, необходимо щелкнуть по кнопке «Действия» в средней части окна конкретной валюты под строкой «История курсов» и выбрать пункт «Добавить» (рис. 91):

Рис. 91

В открывшемся окне в колонке «Период» укажем дату, с которой вводится новый курс, а в колонке «Курс» – значение курса (рис. 92), после чего щелкнем по кнопке «ОК»:

Рис. 92

Для загрузки курсов через Интернет в окне справочника «Валюты» (рис. 89) щелкнем на кнопке «Загрузить курсы»

(к сети Интернет компьютер уже должен быть подключен). Откроется окно, в котором укажем период и добавим с помощью кнопки

те валюты, курсы которых требуется загрузить (рис. 93). Затем щелкнем по кнопке «Загрузить» в верхней части окна.

Рис. 93

В результате загрузятся требуемые курсы.

Закроем окно загрузки курсов и в окне «Валюты» (рис. 78) двойным щелчком выберем конкретную валюту, например USD. Затем проверим, какие курсы были загружены.

Закроем окно конкретной валюты и справочник валют.

Рассмотрим справочник «Классификатор единиц измерения».

Для этого выберем пункт меню «Справочники» → «Классификаторы» → «Классификатор единиц измерения».

Откроется окно «Классификатор единиц измерения» (рис. 94):

Рис. 94

Изначально программа уже включила в этот справочник единицы измерения «Килограмм» и «Штука», как наиболее типичные для большинства организаций, а мы добавим единицу объема «Кубический метр». Если в организации используются другие единицы измерения, то их нужно включить в справочник «Классификатор единиц измерения». Добавить в справочник новую единицу измерения можно, щелкнув по кнопке «Подбор по ОКЕИ» в верхней части окна (рис. 94). Откроется окно «Общероссийский классификатор единиц измерения» (рис. 95):

Рис. 95

Выбор единицы производится двойным щелчком по соответствующей строке классификатора (например, выберем «Литр», код которого 112). При этом открывается окно нового элемента справочника с уже заполненными реквизитами выбранной единицы измерения (рис. 96):

Рис. 96

Для ввода этого элемента в справочник достаточно нажать на кнопку «ОК» на этой форме. Выбранная единица измерения добавляется в справочник, но окно «Общероссийский классификатор единиц измерения» остается открытым, поэтому можно добавлять следующую единицу измерения, а затем закрыть это окно.

В окне «Классификатор единиц измерения» появится новая строка (рис. 97):

Рис. 97

Закроем окно классификатора единиц измерения.

Рассмотрим справочник «Банки».

Для этого выберем пункт меню «Справочники» → «Классификаторы» → «Банки».

Откроется окно «Банки» (рис. 98), в котором уже заполнен список банков, сгруппированных по территориальной принадлежности:

Рис. 98

Чтобы найти нужный банк, надо сначала выбрать край или область и щелкнуть по этой строке дважды (например, выберем Ростовскую область). Откроется список банков данного региона (рис. 99):

Рис. 99

Чтобы выбрать конкретный банк и просмотреть его реквизиты (а при необходимости и отредактировать их), надо щелкнуть по соответствующей строке дважды.

В справочник «Банки» информацию можно вносить и вручную (см. ниже раздел «Работа со справочниками»).

Рассмотрим классификатор «Документы, удостоверяющие личность».

Для этого выберем пункт меню «Справочники» → «Классификаторы» → «Документы, удостоверяющие личность». Откроется соответствующее окно (рис. 100):

Рис. 100

Заполнение списка производится с помощью кнопки «Подбор» в верхней части окна. В результате откроется окно (рис. 101).

Рис. 101

Вид документа выбирается с помощью двойного щелчка по соответствующей строке появившегося классификатора. При этом открывается окно нового элемента справочника с уже заполненными реквизитами выбранного вида документа. Для ввода этого элемента в справочник достаточно нажать на кнопку «ОК».

Выберем поочередно элементы: паспорт России – код 21, военный билет – код 07 и свидетельство о рождении – код 03. Закроем окно (рис. 101).

Окно классификатора «Документы, удостоверяющие личность» примет вид (рис. 102):

Рис. 102

Рассмотрим справочник «Классификатор стран мира».

Для этого выберем пункт меню «Справочники» → «Классификаторы» → «Классификатор стран мира». Откроется соответствующее окно (рис. 103):

Рис. 103

В справочнике указана только одна страна – Россия. Список рекомендуется заполнять из Общероссийского классификатора стран мира, открываемого с помощью кнопки «Подбор из ОКСМ».

В результате открывается окно (рис. 104).

Рис. 104

Страна выбирается с помощью двойного щелчка по соответствующей строке появившегося классификатора. При этом открывается окно нового элемента справочника с уже заполненными реквизитами выбранной страны. Для ввода этого элемента в справочник достаточно нажать на кнопку «ОК».

Выберем поочередно элементы: Украина – код 804, Латвия – код 428. Закроем окно (рис. 104).

Окно «Классификатор стран мира» примет вид (рис. 105):

Рис. 105

Закроем окно классификатора.

Помощь при работе с типовой конфигурацией

При работе с конфигурацией пользователь может получить несколько видов помощи и подсказок.

Прежде всего, по клавише F1 можно вызвать на экран справочную систему «1С».

Чтобы получить справку по использованию конкретного объекта конфигурации (отчета, справочника, документа и т. д.), следует вызвать на экран описание конфигурации. Для этого необходимо выбрать пункт «Панель функций» в меню «Справка» главного меню программы. В левой части экрана появится окно, в котором можно выбрать требующийся раздел учета.

Надо отметить, что в системе «1С:Предприятие 8.1» разработана хорошая структура помощи и подсказок (меню «Справка»).

Добавлен краткий курс по быстрому освоению программы.

При работе с конфигурацией для ввода различной информации широко используются формы диалогов. При работе с формой можно вызвать подсказки, поясняющие назначение реквизитов диалога, с помощью кнопки

Настройка типовой конфигурации

Прежде чем вести работу в выбранной конфигурации, необходимо настроить ее на ведение учета конкретной организации и ввести начальные остатки.

Чтобы настроить типовую конфигурацию для работы, необходимо также ввести константы (внести сведения о своей организации и настроить параметры учета) и заполнить справочники (см. ниже).

Обратите внимание: заполняя справочники, вы определяете структуру своей базы – вводите классификацию номенклатуры, перечисляете возможные группы и подгруппы контрагентов и т. п.

После того как все константы заданы и необходимые справочники заполнены, можно приступать к вводу начальных остатков (см. ниже) и документов (см. ниже).

Константы

Константы предназначены для хранения информации общего характера, которая либо совсем не изменяется в процессе эксплуатации системы, либо изменяется достаточно редко.

Значения констант используются в типовой конфигурации при вводе документов, автоматическом формировании операций, формировании различных отчетов.

Некоторые константы периодические. Их значения задаются на разные даты, т. е. константа хранит историю изменения значения.

Обычно все требующиеся константы задаются при работе со стартовым помощником.

Справочники

Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список. Уровень иерархии каждого справочника задан в Конфигураторе. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более трех уровней, однако большинство справочников – одноуровневые списки. Ограничение количества уровней вложенности можно изменить.

Каждому элементу справочника соответствует уникальный код. Во всех справочниках при вводе нового элемента любого уровня ему автоматически присваивается код (порядковый номер во внутренней классификации), который пользователь при необходимости может изменить. Уникальность кодов контролируется программой при вводе каждого нового элемента справочника.

Некоторые справочники содержат поля, значениями которых служат элементы других справочников. Особое место занимает справочник «Договоры», который подчинен справочнику «Контрагенты».

Для просмотра и редактирования справочники доступны из главного меню программы. Заполнение и редактирование справочников возможно также в процессе работы с документами, но для некоторых справочников разрешен только выбор из ранее введенных значений без возможности ввода и редактирования элементов.

Большинство справочников можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода документов. Однако некоторые справочники целесообразно заполнить заранее.

Открыть нужный для заполнения справочник можно, выбрав пункт меню «Справочники».

Находясь в окне конкретного справочника, можно выполнять (либо с помощью пункта меню «Действия», либо с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов этого окна) следующие функции:

a. Ввести новый элемент. Для ввода информации о новом элементе справочника необходимо открыть форму для ввода нового элемента справочника, выбрав пункт «Добавить» из меню «Действия» или с помощью кнопки

«Добавить» на панели инструментов или клавиши Insert на клавиатуре.

b. Ввести новую группу. Ввести информацию о новой группе элементов справочника можно с помощью кнопки

«Добавить группу» на панели инструментов.

c. Войти в группу или выйти из нее. Чтобы войти в имеющуюся группу элементов, надо щелкнуть дважды по пиктограмме

а чтобы выйти из нее, надо щелкнуть дважды по пиктограмме

находящимся слева от нужной группы. Кроме того, войти в группу можно с помощью клавиши Enter, а выйти с помощью клавиши → Backspace.

d. Изменить имеющийся элемент или группу. Чтобы отредактировать ранее введенную информацию, нужно дважды щелкнуть мышью по соответствующему элементу справочника или выделить нужный элемент и воспользоваться кнопкой

«Изменить текущий элемент» на панели инструментов.

e. Скопировать элемент. Чтобы скопировать имеющийся элемент справочника, необходимо выделить нужный элемент и щелкнуть по кнопке

«Добавить копированием» на панели инструментов.

f. Включить или выключить иерархический просмотр. Для этого используется кнопка

«Иерархический просмотр» на панели инструментов. По умолчанию он включен, что также позволяет открывать группу с помощью клавиши Enter.

g. Перенести элемент из одной группы в другую. Для этого в правой части окна надо выделить тот элемент, который требуется перенести, и щелкнуть по кнопке

«Переместить элемент в другую группу». Откроется список групп этого справочника, в котором надо выделить ту группу, в которую переносится элемент. Затем следует щелкнуть по кнопке «Выбрать» в верхней части окна (либо щелкнуть дважды по соответствующей группе).

h. Пометить на удаление ненужный элемент. Для этого надо выделить ненужный элемент справочника и щелкнуть по кнопке

«Установить пометку удаления» на панели инструментов. Помеченный элемент отмечается красным крестиком. Чтобы снять пометку на удаление, надо щелкнуть по той же кнопке на панели инструментов.

i. Удалить все помеченные на удаление объекты. Для этого надо войти в меню «Операции» → «Удаление помеченных объектов». В окне удаления надо щелкнуть сначала по кнопке «Контроль», а затем уже в следующем окне по кнопке «Удалить». Потом закрыть окно удаления.

j. Производить отбор и сортировку по указанным критериям. Для этого используется кнопка

«Отбор и сортировка», после щелчка по которой открывается окно выбора критерия.

Справочник «Типы цен номенклатуры» предназначен для хранения типов отпускных цен продаваемых товаров (работ, услуг). Отпускные цены используются для подстановки по умолчанию в документы отгрузки, в заказы покупателей. Кроме того, каждая колонка прайс-листа задает цены определенного типа. Цены разных типов можно сравнивать между собой. В итоге каждая позиция номенклатуры может иметь столько цен, сколько в системе зарегистрировано типов цен.

Для входа в справочник выберем меню «Справочники» → «Номенклатура» → «Типы цен номенклатуры». Откроется окно справочника (рис. 106):

Рис. 106

Один тип отпускных цен в системе имеет специальное назначение. Он содержит не цены для покупателей, а значение плановой себестоимости номенклатуры.

Такой тип цен мы уже добавили в справочник «Типы цен номенклатуры», когда устанавливали общие параметры с помощью стартового помощника (рис. 106).

Плановая себестоимость номенклатуры в документах, оформляющих продажи, может выводиться как справочная информация и использоваться для контроля минимальных отпускных цен. В этом случае система автоматически может рассчитывать процент фактической наценки, исходя из указанной пользователем отпускной цены и плановой себестоимости номенклатуры.

Плановую себестоимость пользователь рассчитывает вручную для каждой позиции номенклатуры и вводит в систему с помощью документа «Установка цен номенклатуры» (см. ниже).

Чтобы в окне «Типы цен номенклатуры» (рис. 106) добавить новый тип цен, надо щелкнуть по кнопке

«Добавить» на панели инструментов этого окна.

Откроется форма ввода типа цены (рис. 107):

Рис. 107

Для каждого типа указывается его наименование (как элемента справочника), код (присваивается автоматически), валюта цены, признак учета НДС и метод округления цены.

Все отпускные цены с точки зрения способов их формирования и хранения делятся на три категории:

Базовые цены задаются для каждой номенклатуры только вручную. Эти цены определяются пользователем и хранятся в системе. При обращении к этим ценам в системе берется последнее по времени значение. Для этих типов цен в параметре «Расчет цен» указывается – «Цены назначаются и хранятся для каждой позиции номенклатуры»;

Расчетные цены также задаются пользователем и их значение хранится в системе. Отличие заключается в том, что существует автоматический способ расчета этих цен на основании базовых цен. То есть расчетные цены получаются из базовых путем некоторой процедуры, например, увеличения базовой цены на определенный процент наценки. Независимо от того, каким способом в итоге получена расчетная цена, в системе хранится только результирующее значение цены и тип базовых цен, на основе которых производился расчет. Расчетными ценами могут быть оптовые и розничные цены, полученные на основании заводских цен или плановой себестоимости продукции. Для этих цен в параметре «Расчет цен» указывается «Цены назначаются и хранятся для каждой позиции номенклатуры», а также задается значение базовой цены и наценки;

Динамические цены в системе не хранятся, хранится только способ их вычисления. Эти цены, как и расчетные, получаются из базовых цен с помощью специальных механизмов. Однако вычисление производится в момент обращения к этим ценам. Для этих цен в параметре «Расчет цен» указывается «Цены рассчитываются автоматически от цен базового типа», а также задаются значения базовой цены и наценки.

Это позволяет использовать цены, если отпускные цены жестко связаны с базовой ценой, которая достаточно часто меняется.

Добавим тип цен номенклатуры «Оптовая цена». Для этого заполним поля формы (рис. 107) следующим образом (рис. 108):

Рис. 108

Щелкнем по кнопке «ОК». В окно «Типы цен номенклатуры» добавится новый тип цен.

Еще раз щелкнем по кнопке

«Добавить» в окне «Типы цен номенклатуры» (рис. 106), чтобы внести тип цен «Розничная цена», и заполним поля формы (рис. 107) следующим образом (рис. 109):

Рис. 109

Щелкнем по кнопке «ОК». В результате окно «Типы цен номенклатуры» будет выглядеть следующим образом (рис. 110):

Рис. 110

Закроем данный справочник.

В этом справочнике описывается структура организации.

Подразделение является одним из основных разрезов учета затрат в управленческом учете. В дальнейшем можно проанализировать затраты организации в разрезе подразделений.

Подразделение заполняется во всех документах, оформляемых в информационной базе. В разрезе подразделений можно планировать продажи, закупки. Подразделение используется в качестве дополнительного аналитического признака во многих отчетах.

Для заполнения этого справочника выберем меню «Справочники» → «Предприятие» → «Подразделения» (рис. 111):

Рис. 111

Теперь щелкнем по кнопке

«Добавить». Откроется форма ввода, в которую внесем следующую информацию (рис. 112) и щелкнем по кнопке «ОК»:

Рис. 112

Теперь поочередно добавим следующие подразделения: «Администрация», «Бухгалтерия», «Розничный склад» (рис. 113):

Рис. 113

Закроем данный справочник.

Для заполнения этого справочника выберем меню «Справочники» → «Предприятие» → «Должности организаций». Учитывая, что при работе со «Стартовым помощником» мы уже внесли некоторые должности, окно «Должности организаций» пустым не будет (рис. 114):

Рис. 114

Теперь с помощью кнопки

добавим еще две должности поочередно: «Кондитер» и «Кладовщик». В результате окно «Должности организаций» примет следующий вид (рис. 115):

Рис. 115

Обратите внимание: должности сортируются по алфавиту. Закроем данный справочник.

Справочник «Физические лица» предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками организации.

В справочнике можно объединять физических лиц в произвольные группы и подгруппы, например, по отделам. Кроме того, в справочнике «Физические лица» предусмотрена возможность деления физических лиц в зависимости от определенных свойств и категорий. Свойства и категории – это дополнительные признаки, которые могут быть присвоены физическим лицам для проведения дополнительного анализа в отчетах.

Для заполнения этого справочника надо выбрать меню «Справочники» → «Предприятие» → «Физические лица». Учитывая, что при работе со «Стартовым помощником» мы уже внесли несколько физических лиц, открывшееся окно пустым не будет (рис. 116):

Рис. 116

Редактирование и ввод новой информации о физическом лице производится в отдельном диалоговом окне.

Выделим первого человека – Иванова Павла Семеновича и щелкнем по этой строке дважды.

Откроется форма для ввода информации о конкретном человеке.

Проверим уже внесенную информацию:

Имя: Иванов Павел Семенович

Дата рождения: 02.05.1954

Внесем новую информацию:

Чтобы заполнить поле «Удостоверение», щелкнем по кнопке выбора

рядом с этим полем и в открывшееся окно введем следующую информацию (рис. 117):

Удостоверение: паспорт гражданина Российской Федерации, серия 6001, № 351425, дата выдачи – 05.05.2003, кем выдан – ОВД Советского района г. Ростова-на-Дону, код подразделения – 612–005.

Дата регистрации по месту жительства: 05.05.2003 (рис. 117):

Рис. 117

Теперь щелкнем «ОК», и в результате окно ввода будет выглядеть следующим образом (рис. 118):

Рис. 118

Внесем телефон физического лица. Для этого щелкнем дважды в соответствующем поле в колонке «Представление» и в открывшейся форме заполним следующие поля (рис. 119):

Рис. 119

Щелкнем по кнопке «ОК». А затем еще раз по кнопке «ОК», чтобы закрепить внесенную информацию о данном человеке.

Теперь аналогично внесем информацию о следующих физических лицах:

Имя: Сидорова Анна Ивановна

Дата рождения: 12.06.1956

Удостоверение: паспорт гражданина Российской Федерации, серия 6001, № 452425, дата выдачи – 05.10.2003, кем выдан – ОВД Советского района г. Ростова-на-Дону, код подразделения – 612–005.

Дата регистрации по месту жительства: 05.10.2003.

Телефон: 2244520, код города 863

Имя: Петрова Елена Павловна

Дата рождения: 24.06.1968

Удостоверение: паспорт гражданина Российской Федерации, серия 6002, № 652425, дата выдачи – 05.03.2004, кем выдан – ОВД Ленинского района г. Ростова-на-Дону, код подразделения – 614–007.

Дата регистрации по месту жительства: 05.03.2004

Телефон: 2244670, код города 863

Если физическое лицо не было занесено в справочник, то его надо «Добавить» с помощью кнопки

Имя: Павлова Нина Андреевна

Дата рождения: 12.11.1976

Удостоверение: паспорт гражданина Российской Федерации, серия 6001, № 552425, дата выдачи – 15.02.2004, кем выдан – ОВД Железнодорожного района г. Ростова-на-Дону, код подразделения – 618–017.

Дата регистрации по месту жительства: 15.02.2004

Имя: Федоров Иван Андреевич

Дата рождения: 12.12.1972

Удостоверение: паспорт гражданина Российской Федерации, серия 6001, № 552428, дата выдачи – 15.02.2005, кем выдан – ОВД Железнодорожного района г. Ростова-на-Дону, код подразделения – 618–017.

Дата регистрации по месту жительства: 15.02.2005

В результате должно получиться пять строк в справочнике «Физические лица» (рис. 120):

Рис. 120