Текст книги "Налоги: законные способы оптимизировать налогообложение"

Часть 11
Как организовать работу бухгалтера?

Предпринимателю с самого начала важно организовать работу бухгалтерии. Бывает, предприниматель на упрощение вспоминает о бухучете через год после того, как он начал свою предпринимательскую деятельность. То есть когда нужно сдавать отчет по упрощение.

Какие последствия такого подхода?

1. Штрафы за нес данные ежеквартальные отчеты для ООО. Это отчеты в ПФ и ФСС РФ. Если вы занимаетесь розницей, то вы пропустите регистрацию компании в качестве плательщика торгового сбора, что повлечет за собой уплату штрафа.

2. Далее, за период вашей «забывчивости» набегут пени за несвоевременную уплату авансового взноса по упрощение. Как это происходит? К марту следующего за отчетным периодом года бухгалтер рассчитает налог по упрощение. И за тот период, когда бизнесмен не вел бухгалтерию, у него появится доход, с которого нужно было заплатить авансовый платеж по упрощение. Налоговики в любом случае начислят пени за просрочку уплаты этого взноса. Если бизнесмен вспомнит про бухгалтерию еще позже, уже после сдачи отчетности, ему придется заплатить еще и штрафы за несвоевременную сдачу отчетности.

Что самое важное при организации работы бухгалтерии?

Самое важное – описание процесса документооборота в компании, распределение ответственности внутри компании и контроль за этим.

Напишите, как все будет организовано, кто кому будет передавать документы, материальные ценности, кто что будет подписывать и в какой момент, кто за что отвечает.

Пример заполненного бланка документооборота:

Возможно, ваши менеджеры будут выписывать накладные или акты в офисе и постоянный бухгалтер в штате для выписки документов будет не нужен. Есть предприниматели, которые считают, что накладные должен выписать именно бухгалтер. Лично я рекомендую, чтобы бухгалтер не находился у предпринимателя целый день, так как это неоправданно дорого.

Для оформления первичных документов (далее – первички) можно назначить и менее квалифицированного сотрудника. Это может быть молодая девушка – студентка института. Или работник пенсионного возраста, который имеет огромный опыт, хочет и готов работать, ответственный и благодарный вам за все.

Сотрудник будет выписывать первичку под чутким руководством главбуха, пока не научится это делать достаточно квалифицированно. Главный бухгалтер может приходить в офис еженедельно или ежемесячно для того, чтобы собрать все документы, проверить правильность их оформления и дать обратную связь и свои рекомендации по ведению бухучета.

Выгоды такого подхода: во-первых, контроль и ответственность останутся у главбуха, а, во-вторых, вы сэкономите на зарплате главбуха, который запросит у вас высокую зарплату за нахождение целый день в офисе. Дополнительную экономию вы получите на аренде офиса, покупке дополнительного компьютера.

Здесь обратим ваше внимание на моменты работы с главным бухгалтером и с аутсорсинговой компанией.

Главный плюс работы с бухгалтером: возможно (но не обязательно), он будет заниматься только вашими делами. Скорее всего, у бухгалтера 2,3,5, а то и 10 компаний в зависимости от умения организовываться. Ваш главбух будет все знать про вашу компанию, выслушивать вас и давать рекомендации. Надеемся, что он будет все успевать.

Выслушивая возражения о работе с аутсорсинговой компанией, мы сталкиваемся с мнением о нашей невнимательности к нюансам бизнеса и бухучета. В частности, что нашим бухгалтерам некогда выслушивать и консультировать предпринимателя. Возможно, такое бывает, особенно в начале работы, когда мы стараемся вникнуть в главное и опускаем детали. Но наш бухгалтер приедет срочно по требованию или в соответствии с предварительной договоренностью. Наши бухгалтеры достаточно опытные, чтобы помнить нюансы работы с разными компаниями и быстро переключаться с одной компании на другую.

Минус работы с бухгалтерами в том, что они в основном сами себе предоставлены. Их никто не контролирует, не консультирует и не обучает. Такого требования к ним нет. Часто бухгалтер по незнанию пропускает изменения в законодательстве. Имеет свое не всегда верное представление о том, правильно ли он ведет бухучет, какие ошибки имеют фатальные последствия, а какие не нанесут серьезного ущерба вашему предприятию. Как результат – часто предпринимателю при увольнении главбуха достается такая бухгалтерия, за восстановление которой ему приходится платить второй раз. Конечно, аутсорсинг не всегда идеален. Но у вас есть договор, по которому вам будет кому предъявить претензии и защитить свои права в суде.

В противовес ответственности аутсорсинговой компании главбухи уже несколько лет не несут никакой ответственности за ведение бухгалтерского учета. Полную ответственность несет генеральный директор.

Аутсорсинговая компания несет ответственность в рамках договора за начисленные в период совместной работы штрафы и пени и возместит их при начислении госорганами.

Планируя затраты на бухгалтерию, учитывайте дополнительную экономию при работе с аутсорсинговыми компаниями на компьютерах, аренде, взносах с зарплаты бухгалтера, на работе со справочно-правовыми программами, бухгалтерскими и программе по сдаче отчетности дистанционно.

Часть 12
Как проверить работу бухгалтера?

По данной теме я проводила семинар в течение двух часов. Постараюсь на вопрос ответить коротко.

Действующее налоговое законодательство России позволяет малому бизнесу воспользоваться одним или несколькими режимами одновременно. Общество может использовать упрощенку, вмененку, традиционку, единый сельскохозяйственный налог и патент (только для ИП).

При проверке своего главбуха вне зависимости от выбранной вами системы обращайте внимание на оформлении документации, или первички, как говорят бухгалтеры. Проведите визуальный контроль. Небрежно оформленная документация – первый признак, что работа ведется некачественно.

Что такое некачественное оформление?

1. Отсутствие надписей на папках с документами или папок вообще нет.

2. Документы разбросаны на столе.

3. Не заполнены обязательные реквизиты в документах: дата операции, подпись, расшифровка подписи, печать на накладных, актах, договорах, отчетах.

Если более половины документов от поставщиков или покупателям не заполнены и без печатей, то считайте, что у вас бухгалтерии вообще нет.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ: ВИЗУАЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ

Хорошо, когда папки подписаны: на них указаны название вашей организации, перечень документов, за какой период.

Оформление документации

Если подписи и печать отсутствуют на менее 10 % документов, то все реально быстро восстановить, бухучет ведется.

Проверить бухгалтера можно в его отсутствие по ключевым точкам в базе «1C».

Итак, опишем по шагам процесс проверки.

1. Заходим в «1C» и формируем оборотно-сальдовую ведомость (далее – оборотку). Для этого зайдите в раздел «Отчеты», Оборотно-сальдовая ведомость.

Формируем оборотку. Выбираем в меню вид отчета

2. Следующий шаг зависит от того, на какой системе налогообложения вы работаете.

3. Если традиционка, проверьте правильность начисления НДС. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость (далее – оборотку) за квартал, который прошел. Все отчеты по НДС сдаются до 25 числа следующего за отчетным кварталом: срок сдачи 1-го квартала– 25 апреля, 2-го квартала – 25 июля, 3-го квартала – 25 октября, 4-го квартала – 25 января.

ПРОВЕРЯЕМ НДС

1) Выбираем один квартал (например, 1-й квартал 2018 г.).

2) Формируем за этот период оборотку.

3) Щелкаем по счету 68.2 левой кнопкой мыши два раза.

4) Выбираем анализ счета 68.2.

Например, в мае необходимо проверить 1-й квартал. Формируйте за этот период оборотку.

Формируем оборотку. Выбираем период

Далее, щелкните по счету 68.2 левой кнопкой мыши. В открывшемся окне появятся на выбор 5 отчетов, выберите «Анализ счета 68.2».

Анализ счета 68.2

Далее, в Word создайте табличку из 4 столбцов и 2 строк. Названия столбцов: период, начисление, вычет (уменьшение налога), сумма НДС к оплате.

В первую и вторую строки первого столбца заносим период – 1-й квартал.

В первую строку второго столбца заносим сумму, которую вы видите на экране при пересечении столбца «Кредит» и строки 76.

Во вторую строку второго столбца заносим число при пересечении столбца «Кредит» и строки 90.

В первую строку третьего столбца заносим то число, которое в отчете находится при пересечении столбца «Дебет» и строки 76. Если чисел нет, ставим 0.

Во вторую строку третьего столбца заносим число при пересечении столбца «Дебет» и строки 19. Если цифр нет, ставим 0.

Сумма налога, который вы должны уплатить в течение 3 месяцев квартала, следующего за отчетным, и которая отражена в декларации по НДС за отчетный квартал, должна быть такой (заполняем четвертый столбец): разница между суммами первой и второй строк второго столбца и суммами первой и второй строк третьего столбца.

ЗАНОСИМ ИНФОРМАЦИЮ ИЗ БУХУЧЕТА В ТАБЛИЦУ

4. Для того чтобы свериться с декларацией, в папке «Отчеты» находим раздел «Регламентированные отчеты», затем «Налоговая отчетность», НДС, выбираем период – 1-й квартал 2018 г.

ОТКРЫВАЕМ ДЕКЛАРАЦИЮ ПО НДС ДЛЯ СРАВНЕНИЯ

1) Отчеты/Регламентированные отчеты/ слева – Налоговая отчетность/НДС, внизу выбираем период.[1]1
  С 1 января 2019 ставка НДС – 20 % (вместо 18 %)


[Закрыть]

2) Открываем раздел 3.

Перечень отчетов

В самом отчете откройте раздел 3. Здесь указана сумма налога. Это и есть то, что должно было у вас получиться.

Образец заполнения раздела 3 декларации по НДС

С 1 января 2019 ставка НДС – 20 % (вместо 18 %)

Раздел 3

5. Для экспресс-проверки упрощении формируем оборотку в разделе «Отчеты», «Оборотно-сальдовая ведомость», выбираем период – прошлый год. Например, если сейчас март 2019 г., формируйте оборотку за 2018 г. Если февраль 2019 г., то, скорее всего отчет еще не сформирован за 2018 г., смотрите 2017 г.

6. Здесь коротко приведем алгоритм проверки упрощении 6 %.

7. Щелкните по счету 50.01 левой кнопкой мыши. В открывшемся окне появятся на выбор 5 отчетов, выберите «Анализ счета».

Столбец «Дебет»: суммируем данные по строкам 62 и 90 (если есть значения). Это ваш доход по кассе.

УСН проверяем налог. Проверяем доходы в кассе

Щелкните по счету 51 (51.01) левой кнопкой мыши. В открывшемся окне появятся на выбор 5 отчетов, выберите «Анализ счета».

Столбец «Дебет»: суммируем данные по строкам 62 и 90 (если есть значения). Это ваш доход по расчетному счету.

УСН проверяем налог. Проверяем доходы

8. Для того чтобы свериться с декларацией, в папке «Отчеты» находим раздел «Регламентированные отчеты», далее «Упрощенная система налогообложения».

Выбираем период – проверяемый год (2018).

В самом отчете откройте раздел 2.2. В строке 210 указана сумма дохода из пункта.

УСН 6 % проверяем налог. Проверяем декларацию

Сверяем данные бухучета и декларации

При умножении этой строки на 6 выйдет сумма налога.

Я коротко описала процесс экспресс-проверки по двум системам налогообложения. Ежеквартально вы можете это делать за 1–2 часа.

Часть 13
Что делать, если пропал бухгалтер с базой «1С», флешками: «Банк-Клиент» и для сдачи отчетности по интернету?

К нам обращаются клиенты с такой проблемой. Как правило, они в панике, рвут у себя на голове волосы. И задают обычно один и тот же вопрос: «Как же так произошло?»

Как же это происходит? Давайте проанализируем. Часто бухгалтера находят по Интернету, не тестируют, не анкетируют, не подписывают договор о материальной ответственности и не берут паспортных данных.

Поэтому неудивительно, что бухгалтер чувствует себя в этой ситуации безответственно и своевольно. Предприниматели жалуются, что специалист не подходит к телефону, заболела и не предупредила, уехала, вышла замуж и т. д. Факт остается фактом: бухгалтер недоступен и больше не работает.

Что делать? У вас не осталось ни базы, ни флешек, ни контактов, ни документов.

Во-первых, поменяйте пароль для входа в «Банк-Клиент», восстановите флешки при необходимости, обратившись в банк письменно либо лично.

Во-вторых, при утере флешки для сдачи отчетности по Интернету восстановите ее лично либо по доверенности, обратившись к поставщику услуг («Такском», «Контур», «СБИС»). Даже если на вашем компе данных не осталось, сданные отчеты остались в системе на сервере поставщика и в налоговой.

Самая неприятная ситуация – с базой «1C». Если базы нет, то ее восстановить точно под сданные отчеты практически невозможно.

Важно срочно восстановить отчеты в налоговой, так как они формируются почти все с нарастающим итогом с начала года. Все накладные, счета-фактуры и акты необходимо запросить у контрагентов. Банк надо загрузить в новую базу «1C», восстановить данные по расчету зарплаты из приказов и бухсправок.

Налоговая имеет право проверить вас за последние три года. Поэтому и документы, указанные выше, должны быть за три года.

Скорее всего, вам придется за это заплатить второй раз, т. е. первый раз бухгалтеру, который бросил, а второй раз – тому, кто исправляет косяки и восстанавливает. Это и будет урок за отсутствие осмотрительности и мер по защите бизнеса. Отчеты придется заново сдать за 3 года, налоги и пени доплатить.

Если вы уверены, что вас не проверят, то можете взять остатки из предыдущих отчетов и вести бухучет с момента сдачи последнего отчета. Тогда ваш учет будет без предыдущей истории. Вам будет непросто объяснить контрагентам, почему вы не можете сформировать сверку, а сотрудникам отказать в выдаче необходимых справок.

Часть 14
Как передать свою компанию на аутсорсинг?

Преимущества аутсорсинга:

1. Компания не несет расходы по оплате налогов и страховых взносов с зарплаты бухгалтеров.

2. В договоре четко прописана ответственность сторон. Напомню, что главбух не несет больше ответственности за бухучет, кроме уголовного наказания за умышленные деяния. Аутсорсинг несет ответственность за свою работу материально.

3. Бизнесмену нет необходимости платить за аренду и содержание рабочего места бухгалтера, за пользование справочно-правовой системой, программой «1C», программой сдачи отчетности дистанционно. Экономия – до 200 000 рублей в год.

4. Нет необходимости обучать, нанимать и контролировать своих бухгалтеров. Все это входит в компетенцию аутсорсинговой компании.

У нас есть опыт, когда наши специалисты сначала приходили в компании в качестве наемных бухгалтеров, а через год компания заключала договор на бухобслуживание с нашей компанией.

Завоевав доверие, проще объяснить предпринимателю выгоды аутсорсинга.

Дополнительным плюсом такого способа является то, что бухгалтер обслуживающей аутсорсинговой компании за год вникнет в проблемы и боли компании, у которой ведет бухучет.

В случае серьезных ошибок, приводящих к штрафу, такой бухгалтер предложит, посоветовавшись с руководителем, их исправление. Объяснит ответственность. А также может внести предложения по оптимизации налогообложения в рамках Законодательства.

Мы часто договариваемся исправлять ошибки в течение определенного периода с поэтапной оплатой.

У нас был такой опыт, когда предыдущий бухгалтер не сдавал отчеты в ПФ за 3,5 года. При этом предприниматель исправно платил взносы ежемесячно. Мы восстанавливали отчеты и отношения с ПФ одновременно.

Часто мы видим при экспресс-аудите компании, которая собирается переходить к нам, ошибки в расчетах с контрагентами, что приводит к занижению (либо завышению) НДС.

При подготовке компании к переходу к нам мы прописываем ответственность сторон в различных случаях, чтобы наши отношения были максимально прозрачными. Если предприниматель отказался от восстановления, мы это фиксируем в приложениях, давая пояснения о рисках и последствиях.

Выбирая компанию для передачи ей работ по ведению бухгалтерии на аутсорсинге, обращайте внимание на опыт, ответственность за работу, наличие в штате аудиторов для проверки, отзывы о работе компании, наличие статей, странички в соцсетях, проведение семинаров сотрудниками. То есть на открытость и общественную работу компании.

Часть 15
Как сэкономить на аутсорсинге?

В чем фишка работы с аутсорсинговой компанией? Почему стоит обратиться к такому способу ведения бухучета? Я расскажу об этом, обратившись к опыту России и других развитых стран, в которых до 80 % компаний передали свой бухгалтерский учет на аутсорсинг.

Для этого есть объективные причины.

1. В договоре с аутсорсинговой компанией четко прописана ответственность сторон. Главбух же по закону не несет ответственности за бухучет, кроме уголовного наказания за умышленные деяния. Аутсорсинг несет материальную ответственность за свою работу.

2. Деятельность аутсорсинговых компаний может быть застрахована, в отличие от работы бухгалтера. Если аутсорсеры совершают ошибку, то страховая компания возмещает вам ущерб.

3. Сотрудники аутсорсинговой компании более профессиональны, так как постоянно повышают свою квалификацию. Бухгалтеры, юристы, кадровики и аудиторы проводят внутренние собрания, где дают обратную связь и самообучаются. Аудиторы, бухгалтеры высшей квалификации, проверяют работу бухгалтера и выявляют его ошибки. Бухгалтер исправит их, для того чтобы отчеты были сданы правильно. Вы как бизнесмен не будете оштрафованы.

4. Важным является экономия на рабочем месте. При работе с аутсорсинговой компанией вы экономите примерно 200 000 рублей в год на аренде офиса, рабочем месте бухгалтера, его компьютере, на приобретении программ «1C», справочной правовой системы, программе сдачи отчетности в электронном виде.

5. В аутсорсинговой компании часто используют современные технологии, позволяющие быстро, удобно и безопасно работать с базой «1C». Например, работа с облачными технологиями в «1C» позволит оперативно контролировать работу по ведению бухучета, вносить первичные документы на своем компьютере, экономить место в памяти компьютера, автоматически обновлять программу «1C» и делать автоматически резервное копирование базы для ее сохранности. Вы застрахованы от пропажи бухгалтера с вашей базой навсегда.

6. Экономия на обучении, подборе и контроле бухгалтера. Аутсорсеры сами подбирают, контролируют, обучают и меняют бухгалтеров. А вам можно будет сосредоточиться на развитии бизнеса.

7. Аутсорсинговая компания поможет вам пройти камеральные и выездные проверки своего периода.

8. Вы получите в комплексе не только бухгалтерскую, налоговую помощь, но и правовую, кадровую помощь. Вам помогут в анализе финансово-хозяйственной деятельности и в управленческом учете. Обратившись один раз, вы будете иметь целый комплекс услуг.

У нас все ваши отчеты проходят двухступенчатую проверку. После работы бухгалтера отчеты проверяют два аудитора. У нас различные способы связи: по телефону, в скайпе, через систему Bitrix, по почте.

Часть 16
Как планировать налогообложение, если работает группа зависимых компаний?

Если работает группа зависимых компаний – есть риск, что налоговая инспекция проверит суммы сделок между данными компаниями.

Что вообще такое – «группа зависимых компаний»? Это те компании, в которых один и тот же человек встречается несколько раз в качестве руководителя или учредителя. Например, в одном месте он генеральный директор, в другом он индивидуальный предприниматель, в третьем он учредитель.

То есть одно и то же лицо в нескольких компаниях встречается несколько раз и его функции меняются. Данные компании могут рассматриваться как зависимые.

Также существует перечень параметров, по которым компании могут быть зависимы.

1. Они зарегистрированы по одному и тому же адресу.

2. Открыты счета в одном и том же банке.

3. Компании занимаются одной и той же деятельностью, у них один и тот же генеральный директор, работают в одном и том же банке, продают друг другу один и тот же товар.

Согласитесь, это странно и неправдоподобно. Налоговый орган будет стараться выяснить, что это за общий бизнес, его экономический смысл.

Поэтому организуйте группу компаний, применяя принципы целесообразности и экономической оправданности.

Например, если одна из компаний занимается поставкой, а другая – продажей, то у них должен быть разный директор, разный банк и место нахождения. Компании необходимо разделить, для того чтобы не привлекать внимание налоговых органов.

Как применить принцип экономической целесообразности? Одна компания покупает импортные товары, материалы, работы и перепродает их другой. Вы должны четко понимать, в чем экономическая выгода этих сделок: разное географическое положение, разные целевые аудитории, изменения в товаре, в сопровождении сделок, в механизме продажи. Что-то должно обязательно отличаться, причем значительно.

Налоговый орган обязательно спросит, зачем вы имеете две компании. Почему они зависимы?

Если у вас есть понимание экономической выгоды, то продолжайте вести такой бизнес с зависимыми компаниями.

Почему налоговая инспекция придирается к данным сделкам?

Она проверяет цену сделки. То есть как платятся налоги этими юридическими лицами при продаже товаров. Есть вероятность, что сумма сделки между такими зависимыми юридическими лицами завышена или занижена в зависимости от того, как удобно собственнику.

Цена сделки раньше регулировалась Налоговым кодексом РФ очень строго. Сейчас это регулирование снизилось и стало более узким и направленным.

В статье 40 НК РФ говорится о том, что при купле-продаже по заниженным или завышенным рыночным ценам необходимо иметь подтверждение цены сделки в любом источнике: в средствах массовой информации или цену сделки в сопоставимых условиях.

Налоговая инспекция могла поинтересоваться ценой сделки, которая сильно отличается от рыночной. На практике налоговый орган редко мог доказать отклонения от рыночной стоимости. Поэтому данная глава с ценами ушла в прошлое.

Сейчас цена сделки проверяется только между определенными группами компаний. Для ее подтверждения необходимо следующее:

1. Сделка должна иметь экономический смысл.

2. Цена сделки должна соответствовать рыночной или цене в сопоставимых условиях для товара определенного качества.

3. При взаимозависимости компаний цели их создания должны быть четко определены.

Например, одна компания поставляет продукты, другая – хозяйственные товары для ресторанного бизнеса, третья – производит продукцию на кухне. При таком разделении можно планировать налогообложение.

Если компании занимаются разными видами деятельности, то можно регистрировать одну из них как ИП, например, на патенте. Можно открывать компании на упрощение 6 % и 15 %, регистрировать в других регионах с пониженной или нулевой налоговой ставкой.

Все зависит от того, чем вы занимаетесь, к чему стремитесь и какие у вас есть возможности, единая команда.

При работе группы зависимых компаний можно планировать налогообложение и организовать эффективный и экономически целесообразный бизнес.