Текст книги "PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере"

Неточно спланированная программа требует в три раза больше времени, чем предполагалось; тщательно спланированная – только в два раза.

Законы мира ЭВМ по Голубу[5]5
  Законы Мэрфи. Искусство проектирования.


[Закрыть]

Время, которое займет презентация, необходимо определить до того, как вы начнете составлять собственно план презентации. Всем известно, что при ускорении темпа жизни становится все более и более актуальной старая истина: время – деньги, а денег всегда не хватает. Презентации обычно посещают люди занятые, у которых множество других дел, поэтому затягивать представление товара (продукта, идеи, услуги) совершенно излишне. Желание презентатора высказать абсолютно все, что он знает о данном товаре (продукте, услуге, идее), показать свою эрудицию в разнообразных вопросах может привести к довольно предсказуемому результату: посетители презентации начнут скучать и посматривать на часы, прикидывая, какие же именно мероприятия они пропустили из-за посещения презентации. Их внимание будет вовсе не у предмета презентации, а рассеется на собственные мысли о нехватке времени. И если презентатор, составляя пространный доклад, думал о том, что привлечет новых клиентов (партнеров, спонсоров) с помощью дополнительной информации, то результат оказывается прямо противоположный. Информация становится не дополнительной, а излишней.

Презентация должна занимать ровно столько времени, сколько было заявлено изначально. Не стоит это время увеличивать. Кроме того, презентационный доклад обязательно должен включать в себя вступление и заключение. Дальше мы поговорим об этом подробнее, но пока поверьте на слово – без вступления и заключения доклад может потерять смысл.

Кроме времени, отведенного на вступление и заключение, необходимо выделить время на вопросы и ответы. Следует учитывать, что отсутствие вопросов аудитории гораздо хуже, чем их изобилие. Ведь если человек заинтересовался чем-то, то у него естественным образом возникают и вопросы по теме, если же интереса нет, то нет и вопросов. Бывает также, что аудиторию требуется немного «разогреть», чтобы слушатели начали задавать вопросы. Для этого используются «подсадки» – сотрудники компании, проводящей презентацию, друзья и знакомые, которые и задают нужные вопросы докладчику, привлекая к теме презентации внимание остальной аудитории. Однако, как вы понимаете, это занимает время – то самое время, которое нужно рассчитать заранее.

Если планируется использование раздаточных материалов, то нужно учесть еще и время на их вручение слушателям. Но это время не должно быть слишком маленьким. Представляя, что раздаточные материалы сами впорхнут в руки слушателей, презентатор сделает ошибку. Да и аудитории потребуется время, чтобы с этими материалами ознакомиться.

С учетом всего, что следует сделать в процессе презентации, и нужно рассчитывать общее время презентации. Потом следует прибавить еще некоторое время дополнительно, ведь вопросов у аудитории может оказаться гораздо больше, чем представлялось презентатору изначально, и отсутствие ответов на эти вопросы не добавляет презентации успешности, а отнимает ее. Кроме того, следует учитывать еще и непредвиденные обстоятельства, например неожиданно вышедшую из строя технику, сбой в подаче электроэнергии и т. д. Время презентации лучше рассчитывать с запасом, ведь недостаток времени гораздо хуже, чем его избыток.

Сложная система, спроектированная наспех, никогда не работает, и исправить ее, чтобы заставить работать, невозможно.

16-й закон системантики[6]6
  Законы Мэрфи. Системантика.


[Закрыть]

Составление плана презентации – один из наиважнейших этапов при создании презентации. Если вы, считая презентацию процессом творческим, вовсе отказываетесь от какого-либо планирования, то рискуете практически стопроцентной неуспешностью задуманного мероприятия. Ведь давно известно, что самый хороший экспромт тот, что тщательно продуман заранее. Что уж говорить о том, что экспромтом не является!

Многие считают, что план презентации – это, в первую очередь, план презентационного доклада. Конечно, доклад является существенной частью презентации, но ведь презентация не состоит из одного доклада. Более того, если оставить только доклад, то можно гарантировать отсутствие интереса аудитории, неуспешность презентации. Ведь даже на научной конференции докладчик не только монотонно бубнит формулы, записанные на бумаге, но и демонстрирует слайды, видеоролики, плакаты и фотографии, то есть проводит самую настоящую презентацию идеи. Еще в большей степени это относится к коммерческой презентации, когда речь идет о повышении уровня продаж либо о поиске потенциального партнера (спонсора).

Планируя презентацию, следует учесть все, что входит в само понятие презентации: доклад, интерактивные упражнения, слайды, видеофильмы, плакаты, вопросы для дискуссии, раздаточные материалы, сувениры и подарки, возможность банкета после презентации для VIP-гостей, поддержку СМИ, рекламную поддержку и т. д.

Составляя план презентации, нужно заранее знать, будет презентация открытой или закрытой. Ведь в случае закрытой презентации отпадают многие вопросы, которые необходимо разрешать, если презентация открытая. При закрытой презентации заранее известно количество посетителей, легко определяется состав аудитории, не требуется рекламная поддержка (ведь о презентации каждый посетитель будет извещаться без помощи СМИ) и т. д. Если же планируется открытая презентация (особенно если это презентация-выставка), то необходимо задуматься о рекламной поддержке. Ведь если о презентации никто ничего не будет знать заранее, то и посетителей ожидать бессмысленно. В этом случае презентатор будет напоминать неудачливого кавалера, который и костюм выгладил, и цветы купил, и к условленному месту пришел заранее, а девушка свидание проигнорировала. Причем презентатору будет еще более неловко, чем молодому человеку, оставленному девушкой без объяснения причин. Ему ведь придется объяснять если не начальству, то хотя бы самому себе, почему деньги, затраченные на презентацию (а это не такие маленькие суммы, если презентация соответствующего уровня), оказались выброшенными на ветер.

Планируя рекламную поддержку СМИ и размещение наружной рекламы, следует помнить простые правила:

• эффективность рекламы в периодических изданиях зависит от их периодичности (ежедневник, еженедельник, ежемесячник) и тиража;

• следует обращать особое внимание на целевую аудиторию, которой адресовано издание;

• эффективность наружной рекламы зависит от места ее размещения, от вида (световая вывеска, электронное табло, рекламный щит, афиша, экран, реклама на транспортном средстве) и от способа подачи.

Реклама в ежемесячном печатном издании является наиболее долговременной – подобные издания чаще всего хранят и перечитывают. Однако если до запланированного мероприятия осталось немного времени, то ежемесячное издание для привлечения посетителей не подходит – оно продается и покупается в течение длительного времени, и мероприятие уже может стать не будущим, а прошедшим, пока издание дойдет до потенциальных посетителей презентации. Поэтому размещение рекламы в ежемесячных печатных изданиях наиболее эффективно в том случае, если эта реклама представляет собой статью, описывающую продукт (товар, идею, услугу), а наилучшим вариантом является скрытая реклама. Например, если в статье не написано прямо: «Покупайте наши пылесосы, самые лучшие в мире!», а тщательно (но в популярной форме!) рассматриваются проблемы производства пылесосов, а в качестве примера удачного дизайна, удобства модели и т. д. приводится тот самый пылесос, который и требуется рекламировать. Очень неплохие результаты дает размещение в подобной статье фотографии рекламируемого товара. Но опять же – в качестве обычной иллюстрации, а не рекламного снимка. Дело в том, что разнообразная реклама стала настолько навязчивой, что у многих потенциальных потребителей уже возникает мысль: «Ни за что не куплю, потому что это рекламируют!» Если компания-презентатор не имеет возможности постоянно давать навязчивую рекламу, которая обращается уже не к сознанию, а к подсознательному запоминанию товара потенциальным потребителем, то лучше всего использовать именно скрытый вариант рекламы как более действенный для таких случаев. Размещение иллюстративной фотографии пылесоса при статье о предприятиях, производящих данный вид бытовой техники, позволит потенциальному потребителю запомнить предлагаемую модель, но не вызовет у него отрицательных эмоций, как навязчивая реклама.

Обращение внимания на целевую аудиторию, которой адресовано периодическое издание, используемое для рекламной поддержки презентации, очень существенно. Журнал для женщин не очень подходит для рекламы (или презентации) строительных материалов и техники, а специализированное издание для автолюбителей не годится для рекламы (или презентации) новых моделей одежды – и это несмотря на то, что такие издания с удовольствием покупают и читают. Однако женщина, купившая соответствующий журнал, не хочет читать в нем о стройматериалах, а мужчина, приобретающий издание для автолюбителей, совершенно не заинтересуется информацией о последних веяниях моды. Если же не учитывать целевую аудиторию издания, то окажется, что рекламная поддержка, несмотря на затраты, в сущности, равна нулю.

Использование наружной рекламы для поддержки презентации следует продумывать еще тщательнее, чем поддержку СМИ, ведь наружная реклама имеет довольно длительное действие и, если она окажется неудачной, ее не так скоро забудут, как неудачную рекламу в периодическом печатном издании.

Основные правила для использования наружной рекламы довольно просты.

• Краткость – сестра таланта. Наружная реклама должна быть ясной, понятной и краткой, чтобы без труда читаться на ходу (очень мало людей останавливается, чтобы внимательно рассмотреть рекламный щит).

• Шрифт, выбираемый для наружной рекламы, должен быть такого размера, чтобы его можно было легко рассмотреть издали.

• Размещать наружную рекламу следует в таких местах, где она наиболее часто будет попадаться на глаза и привлекать к себе внимание.

• Если текст наружной рекламы слишком велик, чтобы уместиться в одну быстрочитаемую строку, то наилучшее место для размещения такой рекламы – рекламные панели в вагонах метро или в общественном транспорте.

Прежде чем начинать создавать рекламные ролики, планировать их содержание, размещение и график, нужно ознакомиться с федеральным законом РФ от 13 марта 2006 года № 38-ФЗ «О рекламе», в котором оговорены специфические требования, принципы, правила создания и распространения рекламы. Одной из целей закона «О рекламе» является «реализация права потребителей на получение добросовестной и достоверной рекламы, предупреждение нарушения законодательства Российской Федерации о рекламе, а также пресечение фактов ненадлежащей рекламы». Поскольку презентация включает в себя рекламу как основную составляющую часть, то она естественным образом подпадает под данный закон (общие требования к рекламе см. в приложении 1).

Кроме того, согласно закону «О рекламе» в целях защиты несовершеннолетних от злоупотребления их доверием и недостатком опыта в рекламе не допускаются некоторые утверждения (см. приложение 1), что также следует учитывать, готовя презентацию.

Готовя план презентации и поддерживающую рекламную кампанию, следует также убедиться в том, что презентуемый товар не является товаром, реклама которого не допускается (см. приложение 1).

Если в качестве рекламной поддержки презентации планируется установка наружной рекламы, то следует учитывать и те ограничения, которые законодательство устанавливает для рекламных конструкций (см. приложение 1).

Сопоставив планируемое мероприятие с законодательством, можно приниматься непосредственно за составление плана.

Для планирования презентации существуют различные методы:

• составление плана с разбивкой на части и указанием краткого содержания этих частей;

• составление общего плана без уточнения содержания каждой части (например, доклад, раздаточные материалы, фуршет);

• описание краткого содержания каждой части на отдельной карточке с последующим манипулированием этими карточками для определения наибольшей эффективности последовательности.

Можно выбрать один из этих методов, составить комбинацию из них или изобрести свой собственный – выбор варианта определяется удобством пользователя, то есть того, кто составляет план. Когда же план составлен, то ясно виден объем работ, который предстоит, и в большинстве случаев из плана следуют методы решения поставленных задач. К примеру, если в плане указана рекламная поддержка СМИ, то ясно, что нужно выбрать соответствующие издания, пригласить на презентацию журналистов, заказать рекламные статьи в выбранных изданиях, обратиться к спонсорам за бонусной поддержкой (если это необходимо) и т. д.

Еще одна рекомендация для составления плана – всегда следует учитывать, что практически любая презентация направлена на утверждение какой-либо идеи. Иначе говоря, если целью презентации является увеличение продаж пылесосов определенной марки, то основной задачей такой презентации будет утверждение для потенциальных потребителей идеи о том, что данная марка пылесосов является предпочтительнее остальных. Таким образом, составляя план презентации, следует учитывать то, что презентация является искусством построения доказательств необходимой идеи, а не рекламой в чистом виде, хотя и использует рекламные средства.

Сложные системы приводят к неожиданным последствиям.

Обобщенный принцип неопределенности[7]7
  Законы Мэрфи. Системантика.


[Закрыть]

Средства представления – это то, с помощью чего предлагается презентуемый товар (продукт, услуга, идея), то есть это оборудование, материалы, наглядные пособия, используемые при презентации. Казалось бы, все просто, ведь с техникой сейчас умеют обращаться даже малые дети. Но, оказывается, считая компьютер частью повседневной жизни в той же степени, в какой наши предки привыкли к обыденности печей, можно споткнуться о самую обычную доску для мела и маркеров. Есть и еще один нюанс: в последнее время появилась тенденция к усложнению оборудования и наглядных пособий, используемых для презентации, причем без всякой необходимости, а исключительно из желания некоторых презентаторов продемонстрировать размах своей компании. Мне как-то довелось присутствовать на одной презентации, организованной в стиле шоу. Центральной частью этого шоу была пьеса в стиле фэнтези с множеством сказочных атрибутов: там были колдуны, драконы, летающие феи, рыцари с мечами и т. д. Звучит подобное красиво, еще лучше эта идея смотрится на бумаге, но вот в реальной жизни очень многое теряется. Не в каждом кинофильме удается избавиться от «кукольности» сказочных персонажей, что уж говорить о театральном действии. В результате презентация, задуманная как демонстрация возможностей компании, привела к прямо противоположному эффекту: зрители вместо восхищения испытывали скуку, как взрослые люди, по ошибке попавшие в кукольный театр с плохой пьесой и неудачно исполненными «ролями». Но техника, оборудование, задействованные для «фэнтезийной» презентации, были выше всяких похвал. К сожалению, они не принесли ожидаемого результата. В данном случае гораздо больший эффект был бы от обычного доклада с демонстрацией слайдов, не сопровождающегося полетами драконов или взмахами рыцарского меча.

Планируя использование какого-либо оборудования в процессе презентации, лучше всего следовать принципу бритвы Оккама: «Не умножай сущностей без нужды». Иначе говоря, если возможно использовать доску для мела и маркеров, то не стоит использовать компьютер; если имеется компьютер и приложение PowerPoint, то можно обойтись без оверхед-проектора. Кроме того, следует учитывать, что сложное оборудование имеет обыкновение выходить из строя в самый неподходящий момент, поэтому, прежде чем использовать хоть что-либо, кроме листа бумаги и собственного голоса, презентатор должен убедиться, что все работает, и точно знать, как оно работает и как с этим оборудованием обращаться.

Рассмотрим некоторые виды оборудования и вспомогательных материалов, обычно используемые при презентациях.

Доски для мела и маркеров, флипчарты

Данное оборудование чрезвычайно просто в использовании, но требует умения писать четко и крупными буквами. Если почерк плохой и неразборчивый, то не рекомендуется пользоваться подобным оборудованием. Кроме того, нужно внимательно относиться к подбору цвета маркеров. Светлый маркер на белом фоне практически неразличим. При использовании досок для мела и маркеров нужно также тщательно соразмерять длину фразы, которую необходимо написать. Лучше потренироваться заранее, так как если во время презентации оказывается, что доски не хватает для написания нужного сообщения, то это производит негативное впечатление. Доски для мела и маркеров нежелательно использовать в случае большой аудитории – тем, кто сидит дальше, будет сложно различить написанное, тем более что не все обладают настолько хорошим зрением, чтобы уверенно прочесть расположенный достаточно далеко текст. Перед тем как пользоваться досками для мела и маркеров на презентации, следует убедиться, что написанное на них четко видно с самой дальней точки помещения для презентации. Как вы понимаете, посетитель, который не смог рассмотреть предлагаемую информацию, испытывает как минимум чувство обиды, а это отрицательно сказывается на его отношении к предмету презентации.

При использовании досок для мела и маркеров не рекомендуется дословно зачитывать вслух написанное: каждый посетитель презентации умеет читать и вполне может самостоятельно прочесть сообщение. Кроме того, подобное дублирование информации производит отрицательный эффект на слушателей.

Проектор с использованием прозрачных листов (оверхед-проектор)

Основная проблема при использовании оверхед-проектора – это положение докладчика. Не рекомендуется поворачиваться спиной к залу, продолжая говорить, так как это производит впечатление невоспитанности докладчика и его неуважения к аудитории, что не может положительно повлиять на слушателей. Чтобы избежать подобного, рекомендуется держать под рукой копию текста, тогда не придется поворачиваться к экрану. Как и при использовании досок для мела и маркеров, не следует полностью дублировать голосом информацию на экране.

Перед использованием оверхед-проектора следует внимательно проверить его работоспособность, настройку, сфокусировать его нужным образом. Если изображение окажется размытым и не поддается настройке, то лучше отказаться от использования оверхед-проектора – любые мелочи такого рода могут отрицательно повлиять на аудиторию. Как и в случае использования досок для мела и маркеров, следует проверять, видно ли написанное с самой дальней точки помещения для презентации.

Проектор со слайдами или диапозитивами

Перед использованием проектора следует проверить его фокусировку, настройку, подготовить лоток для слайдов, пронумеровать каждый слайд и уложить в лоток. Размещать проектор следует так, чтобы он не загораживал ни презентатора, ни изображение ни для одного из посетителей презентации.

Основное, о чем нужно помнить, используя показ слайдов при презентации, – это паузы, которые нужно делать между слайдами. Аудитория должна воспринять информацию, переизбыток которой приведет лишь к тому, что она может ускользнуть от внимания слушателей. Если слайды менять слишком быстро либо если их слишком много, то информация начинает сливаться в «белый шум» и не воспринимается аудиторией. Зачитывать дословно текст слайдов не рекомендуется, но во избежание неприятных пауз можно сопровождать показ комментариями, которые не помешают воспринимать текст, но подчеркнут его.

Основной недостаток слайдов в том, что для их демонстрации требуется затемнение помещения. К сожалению, в этом случае внимание аудитории зачастую рассеивается. При демонстрации диапозитивов затемнение помещения не нужно, однако использование диапозитивов ограничено размерами помещения – при большой аудитории не все могут рассмотреть диапозитивы.

Телевизор и видеомагнитофон

Данное оборудование используется для показа фильмов. Перед использованием следует проверить работоспособность оборудования, произвести необходимую настройку. Особенно тщательно следует проверять звук – слышимость должна быть одинаково хорошей во всех местах помещения для презентации. Устанавливать оборудование нужно таким образом, чтобы экран был виден с любой точки помещения. Если помещение большое и ожидается много посетителей, то следует использовать несколько телевизоров, устанавливая их так, чтобы обеспечить максимальное удобство просмотра для всей аудитории.

Использовать лучше всего телевизоры с большим экраном, особенно в просторном помещении. Перед началом презентации нужно проверить наличие и работоспособность батареек в пультах – как ни странно, это та мелочь, о которой обычно забывают и которая может сорвать демонстрацию.

Презентатор обязан внимательно ознакомиться с содержанием фильма, который он собирается демонстрировать на презентации. Пленку следует отмотать на тот момент, с которого нужно начинать показ, так как нет ничего хуже, чем перематывание пленки во время презентации.

Плакаты

Для использования плакатов необходимы лишь скотч и клей, а также выбор мест на стенах помещения для презентации таким образом, чтобы плакаты были видны максимальному количеству слушателей. Оптимально повесить плакаты до начала презентации – в этом случае они будут создавать у аудитории необходимый настрой на тему презентации. Прибегать к использованию плакатов следует с осторожностью: если они напрямую не соответствуют теме презентации либо докладчик не ссылается на них как на иллюстративный материал, то плакаты могут послужить отвлекающим фактором, что не может способствовать достижению цели презентации. Иными словами, если проводится презентация новой модели пылесоса, то размещение на стенах аудитории плакатов с изображением этой модели оправданно, а вот плакаты с фирменным знаком компании либо с изображением других моделей пылесосов (пусть даже их продажей занимается та же компания) будут только мешать презентации. Точно так же отвлекающим фактором – причем чрезвычайно отрицательным – являются чужие плакаты и наглядные пособия. Если что-либо подобное имеется в помещении для презентации, то это необходимо удалить. В противном случае в сознании аудитории информация презентационного доклада может спутаться с информацией, которую предлагают чужие плакаты и наглядные пособия.

Графики, схемы и диаграммы

Чтобы использовать в презентации графики, схемы и диаграммы, следует внимательно изучить их виды и оптимальные методы их применения.

Гистограммы особенно полезны в том случае, если требуется сравнение информации (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Гистограмма

Как видно из рисунка, с помощью гистограммы легко продемонстрировать практически любой сравнительный анализ с максимальной наглядностью: разница в среднегодовых температурах, уровень продаж, результат опроса общественного мнения и т. д.

Круговая диаграмма предназначена для демонстрации процентных соотношений, сравнения количественных показателей и т. д. (рис. 1.2). Использование круговых диаграмм ограничено количеством информации – слишком большое дробление круга не очень хорошо воспринимается визуально. Следует соблюдать пропорции, разделяя круговую диаграмму: сектор, обозначающий 5 % и занимающий 50 % площади круга, производит на аудиторию довольно неприятное впечатление, и доверие к информации, которую несет в себе диаграмма, теряется.

Рис. 1.2. Круговая диаграмма

Линейная диаграмма, как и гистограмма, может быть использована для сравнительного анализа различных показателей в процентном либо во временном соотношении (рис. 1.3). Очень удобно использовать линейную диаграмму, если требуется продемонстрировать изменение какого-либо показателя за определенный промежуток времени.

Рис. 1.3. Линейная диаграмма

Точечные диаграммы лучше всего использовать при презентации научной идеи либо работы, например для демонстрации распределения физических величин (рис. 1.4). Для коммерческой же презентации существуют более наглядные виды диаграмм.

Рис. 1.4. Точечная диаграмма

Лепестковая диаграмма может отражать достаточно сложные процессы и события, взаимодействие между ними (рис. 1.5). Такая диаграмма предназначена в основном для объемной интерпретации какого-либо описания.

Рис. 1.5. Лепестковая диаграмма

График может быть использован для иллюстрации практически любой информации, выражаемой в числах: график продаж, физических величин, рост компании и т. д. (рис. 1.6). Используя графики, следует помнить, что они достаточно обыденны, к ним привыкают еще со школьных времен, и обычно графики ассоциируются в сознании практически каждого человека именно со школьными задачами. Поэтому в презентации графики следует использовать исключительно функционально, и если есть возможность заменить график более наглядным и зрелищным видом диаграммы, то лучше так и сделать.

Рис. 1.6. Объемный график

Блок-схемы удобно использовать для отображения любой последовательности действий, иерархической зависимости, связи между процессами, структурных особенностей. Блок-схемы наглядны и зрелищны.

Простой блочный список предназначен для отображения несгруппированных либо связанных блоков информации, например для отображения списка продукции, производимой предприятием (рис. 1.7). Для больших объемов текста такой список непригоден (рис. 1.8).

Рис. 1.7. Простой блочный список

Рис. 1.8. Трапециевидный список

Непрерывный блочный процесс – блок-схема, используемая для отображения хода событий, последовательности шагов решения задачи, выполнения какого-либо процесса (рис. 1.9). Подобная блок-схема не подходит для большого количества текста, но весьма наглядно демонстрирует пошаговую стратегию.

Рис. 1.9. Пример непрерывного блочного процесса

Блок-схема «Шестеренки» используется для демонстрации взаимосвязи идей либо взаимосвязи последовательности действий (рис. 1.10). Такая блок-схема очень наглядна и зрелищна, однако не подходит для больших объемов текста.

Рис. 1.10. Блок-схема «Шестеренки»

Блок-схема «Простой цикл» служит для отображения непрерывного цикла этапов, задач или событий (рис. 1.11). Подобная блок-схема не подходит для больших объемов текста, но наглядно демонстрирует взаимосвязь событий либо этапов. Например, круговорот веществ в природе прекрасно может быть описан с помощью блок-схемы простого цикла.

Рис. 1.11. Блок-схема «Простой цикл»

Блок-схема «Расходящаяся радиальная» используется для отображения отношения к центральной идее либо событию (рис. 1.12). Такая блок-схема не подходит для больших объемов текста, но наглядно демонстрирует взаимосвязь периферии с центром. С помощью блок-схемы «Расходящаяся радиальная» удобно показывать взаимоотношения между отделами и руководством в иерархии компании, связь филиалов с центром и т. д.

Рис. 1.12. Блок-схема «Расходящаяся радиальная»

Блок-схема «Иерархия» используется для отображения иерархической информации и отношений сверху вниз, а также для отображения взаимосвязи таких отношений (рис. 1.13). С помощью подобной диаграммы удобно показывать отношения внутри компании, внутри различных отделов и филиалов.

Рис. 1.13. Блок-схема «Иерархия»

Диаграмма «Простая целевая» служит для отображения вложенности, градаций и иерархических отношений (рис. 1.14).

Рис. 1.14. Диаграмма «Простая целевая»

Как вы могли заметить, диаграммы и блок-схемы обычно не подходят для размещения больших объемов текста. И это не случайно: при больших объемах они теряют свою наглядность и уже не могут служить полноценным наглядным пособием для наилучшего представления и запоминания аудиторией информации. Поэтому, если в презентации в качестве наглядных пособий для отображения информации на плакатах или слайдах планируется использование диаграмм, графиков, блок-схем, то объем текста для них нужно ограничивать, оставляя лишь функциональные данные, которые легко могут быть восприняты аудиторией и отложатся в памяти.

Раздаточные материалы

Основная проблема при использовании раздаточных материалов – их нехватка. По этой причине, если для презентации запланированы раздаточные материалы, лучше изготовить их с запасом. Копий должно хватить на всех посетителей презентации. Материалы должны быть напечатаны достаточно крупным шрифтом, не утомляющим глаза, форма подачи информации должна быть максимально доступна.

Если в качестве раздаточного материала планируется использование компакт-диска как носителя информации, то необходимо проверить, не требуется ли для его прочтения специфической программы. Наилучшим вариантом будет, если для прочтения такого диска может быть использована одна из стандартных программ Windows, ведь далеко не каждый человек будет устанавливать на свой компьютер какую-либо программу только лишь для просмотра презентационных раздаточных материалов.

Во время презентации не рекомендуется раздавать те материалы, которые содержат большое количество печатной информации, ведь их начнут просматривать сразу же, а в процессе чтения аудитория уже не обращает внимания на докладчика. Все раздаточные материалы, кроме буклетов с картинками, лучше всего выдавать посетителям презентации после окончания доклада.

Следует помнить, что к раздаточным материалам относятся и визитные карточки. Сам презентатор и его помощники обязательно должны иметь при себе достаточное количество визитных карточек, чтобы вручить их каждому посетителю презентации.

Компьютер

Данный вид оборудования может заменить практически все остальное. Если презентация оформлена в формате PowerPoint, то она будет иметь все необходимые эффекты, слайды, видеоролики, диаграммы, графики и блок-схемы – все наглядные материалы, которые требуются для наилучшего представления презентации. Чтобы использовать компьютер для презентации, нужно знать, как пользоваться им, а также приложением PowerPoint, иметь представление о его функциях и возможностях (данный вопрос подробно будет освещаться во второй части книги).