Текст книги "PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере"

Этап шестой. Выбор помощников для презентации

Шансы на выполнение работы обратно пропорциональны числу лиц, по долгу службы обязанных это сделать.

Закон Кушнера[8]8
  Законы Мэрфи. Иерархология и наука заседать.


[Закрыть]

Первое правило для помощников презентатора гласит: помощники должны быть незаметны, но четко выполнять свои обязанности. Ошибку делают те презентаторы, которые берут в качестве ассистентов для презентации симпатичных девушек в мини-бикини (разумеется, это не относится к показу мод или другим подобным мероприятиям). Заметность помощника презентатора создает дополнительный отвлекающий фактор, рассеивающий внимание аудитории. Такое отвлечение внимания хорошо для иллюзиониста, который вытаскивает кролика из-за спины и укладывает его в шляпу, в то время как ассистентка демонстрирует зрителям новую модель купальника – в данном случае отвлечение внимания аудитории является неотъемлемой частью шоу. Но во время презентации все внимание аудитории должно быть направлено на предмет презентации. Именно поэтому помощники должны быть незаметны.

Однако это вовсе не означает, что симпатичная девушка не может быть помощником презентатора в принципе. Но если она выносит к зрителям предмет презентации, например тот же пылесос, то они должны видеть в первую очередь пылесос, а уже потом девушку. Для этого помощники презентатора должны исключить яркую, броскую одежду, привлекающую внимание, для помощников-женщин не рекомендуется обувь на высоких каблуках, мини-юбки, декольтированные платья либо блузки. Одежда помощника презентатора должна быть выдержана в строгом, консервативном стиле. Если презентация проводится перед аудиторией, придерживающейся так называемого «богемного» стиля в одежде, то консервативность костюмов помощников презентатора не является обязательным фактором, однако незаметность их, слияние с фоном продолжают оставаться основным требованием.

Помощники презентатора должны четко знать свои обязанности и грамотно выполнять их. Если девушка, выносящая к зрителям предмет презентации, допустит ошибку (споткнется, что-либо уронит, растеряется и не будет знать, куда ей идти, и т. д.), то подобная ошибка сразу станет фактором, отвлекающим внимание аудитории.

Желательно, чтобы у помощников были дублеры, ведь перед презентацией кто-либо может заболеть, и отсутствие дублера приведет к тому, что его функции выполнять будет некому.

Помощники презентатора должны знать предмет, цели и задачи презентации не хуже самого докладчика, ведь вопросы зачастую задают не только докладчику, но и его помощникам. Они должны уметь втягивать публику в разговор на нужную тему – особенно если планируется предварительное собеседование с аудиторией (что, кстати, весьма желательно – публика собирается еще до начала презентации, поэтому, если помощники презентатора предварительно побеседуют с людьми и расскажут им о предмете презентации, это создаст дополнительный настрой у посетителей и помешает конкурентам провести подобное собеседование, рекламируя свой товар (продукт, услугу, идею), что довольно часто встречается на презентациях).

Помощники презентатора должны быть готовы к экспромту, если вдруг будет задан какой-либо неординарный вопрос, касающийся предмета презентации. Как и сам докладчик, они должны изучать посетителей презентации, готовить список вопросов и ответов, тренироваться в ораторском искусстве – все это может им и не понадобиться, но готовыми они должны быть в любом случае.

Нельзя выбирать в помощники презентатора людей, неуверенных в себе, косноязычных, не умеющих держаться на публике либо боящихся большого скопления людей. Помощник презентатора, страдающий агорафобией, способен свести на нет все положительное впечатление от презентации только выражением своего лица.

Выбирая помощников для презентации, желательно составлять небольшую анкету:

• какими навыками должен обладать кандидат в помощники презентатора;

• каковы будут функции помощника презентатора, чем он должен будет заниматься;

• личностные характеристики кандидата в помощники презентатора (общительность, ответственность, трудолюбие, целеустремленность, коммуникабельность, инициативность, внимательность, настойчивость и т. д.);

• специальные пожелания и требования (возраст, пол, рост, цвет волос, наличие/отсутствие хобби и т. д.).

Зачастую от помощников презентатора требуется умение и желание общаться. Для проверки этого качества можно предложить рекомендованный психологами тест «Общительный ли вы человек».

Вопросы и варианты ответов на них.

1. Если вас приглашает к себе в гости человек, которому вы не симпатизируете, примете ли вы это приглашение?

A. Да.

Б. Только в исключительном случае.

B. Нет.

2. Представьте, что в гостях вы вынуждены сидеть около человека, которого считаете своим недругом. Как вы себя поведете?

A. Не будете обращать на него внимания.

Б. Будете отвечать только на его вопросы.

B. Попытаетесь завязать с ним непринужденный разговор.

3. Вы собирались позвонить в дверь одной квартиры. Внезапно услышали, что в квартире возник семейный спор. Что вы сделаете?

A. Все-таки позвоните.

Б. Подождете, пока спор прекратится.

B. Уйдете.

4. Что вы сделаете, если вам в гостях предложат нелюбимое блюдо?

A. Съедите его, несмотря на отвращение.

Б. Скажете хозяевам, что не можете съесть это блюдо.

B. Пожалуетесь на отсутствие аппетита.

5. Какой бутерброд со стола вы обычно выбираете?

A. Самый лучший.

Б. Самый маленький.

B. Ближайший к вам.

6. Что вы предпримете в том случае, если в компании внезапно наступит пауза во время разговора?

А. Подождете, пока кто-нибудь не начнет разговор вновь.

Б. Сами найдете какую-нибудь тему для продолжения разговора.

7. Представьте себе, то вы попали в неприятное положение. Расскажете ли вы об этом своим знакомым?

A. Обязательно расскажете первому попавшемуся знакомому.

Б. Расскажете только самым близким друзьям.

B. Не расскажете ни одному человеку.

8. Добавляете ли вы от себя что-либо в рассказы, которые слышали от других людей?

A. Да.

Б. Совсем немного для того, чтобы их улучшить.

B. Почти ничего не добавляете.

9. Носите ли вы с собой фотографию своей возлюбленной (возлюбленного) и охотно ли вы показываете ее окружающим людям?

A. Да.

Б. Иногда.

B. Никогда.

10. Что вы сделаете, если, будучи среди других людей, не поняли рассказанного анекдота или шутки?

А. Будете смеяться вместе с остальными, которые поняли суть рассказанного.

Б. Останетесь серьезным и не будете смеяться.

В. Попросите, чтобы кто-нибудь объяснил вам смысл этого анекдота или шутки.

11. Что вы предпримете, если, оказавшись в компании, вдруг ощутите резкую головную боль?

A. Не будете показывать вида.

Б. Попросите у кого-нибудь таблетку от головной боли.

B. Покинете компанию и уйдете домой.

12. Что вы сделаете, если, находясь в гостях, узнаете, что по телевидению скоро должны передавать интересную только для вас программу?

A. Попросите, чтобы хозяин дома включил вам телевизор.

Б. Начнете смотреть телепередачу в соседней комнате, чтобы не мешать остальным гостям.

B. Откажетесь от интересующей телепередачи.

13. Вы находитесь в гостях. Когда вы чувствуете себя лучше?

А. Когда развлекаете гостей.

Б. Когда вас самих развлекают другие.

14. Обладаете ли вы привычкой заранее решать, как долго сможете оставаться в гостях?

A. Нет.

Б. Иногда думаю об этом.

B. Всегда думаю об этом.

15. Допустим, что корреспондент какой-либо газеты берет у вас интервью.

A. Вы будете довольны, если интервью напечатают в газете.

Б. Будете стараться, чтобы этого не произошло.

B. Вам совершенно безразлично, будет или не будет напечатано в газете интервью с вами.

16. Способны ли вы внешне беспристрастно относиться к людям, которых внутренне не можете терпеть?

A. Да.

Б. Иногда, только в виде исключения.

B. Не задумывались над этим вопросом.

17. Соглашаетесь ли вы с мнением других людей, если оно справедливо, но для вас неблагоприятно?

A. Всегда.

Б. Только в том случае, если оно соответствует вашему собственному мнению.

B. Никогда.

18. Когда вы прекращаете спорить?

A. Чем скорее, тем лучше.

Б. Когда спор не имеет никакого смысла.

B. После того как убедили своего оппонента.

19. Если вы знаете стихи, то будете ли их читать в незнакомой компании?

A. С удовольствием.

Б. Да, если об этом попросят.

B. Никогда.

20. Представьте себе, что вы живете во времена графа Монте-Кристо, сидите в тюрьме и внезапно узнаете, что в соседней камере заключен ваш самый злейший враг. Начнете ли вы с ним перестукиваться?

A. Немедленно.

Б. Только тогда, когда не сможете переносить одиночество.

B. Никогда.

21. Есть ли у вас привычка или желание встречать Новый год среди большого скопления людей, например на городской площади?

A. Да.

Б. Нет.

B. Новый год я обычно встречаю один или просто сплю.

В табл. 1.1 приведен ключ к ответам на данный опросник. После расшифровки ответов вы получите определенную сумму баллов, по которой выясняется степень развитости у соискателя такого личностного качества, как общительность.

Таблица 1.1. Ключ к ответам на вопросы теста «Общительный ли вы человек»

Если по результатам ответов на вопросы набрано в сумме от 233 до 310 баллов, то такое качество, как общительность, считается сильно развитым. Такой человек может не просто общаться с людьми, но и получать от этого удовольствие. Более того, при сильно развитой общительности человеку просто требуется общение, он не в состоянии находиться в одиночестве долгое время. Если же общения оказывается недостаточно, то возникает чувство постоянного дискомфорта.

Если сумма набранных баллов оказалась в интервале от 78 до 232, то это качество считается развитым средне. Человек с таким уровнем общительности может с равной долей вероятности находиться в одиночестве и в компании. Он получает удовольствие от общения, но вполне комфортно чувствует себя наедине с книгой или телевизором. Такие люди предпочитают в качестве домашних животных держать кошек, а не собак, потому что кошки требуют минимум личного внимания от хозяина, в то время как собакам необходимо постоянное общение.

Наконец, если сумма баллов оказалась равной 0-77, то общительность считается слаборазвитой. Такой человек лучше всего чувствует себя в одиночестве, нахождение в шумной компании, особенно среди малознакомых людей, может привести к стрессу. В качестве домашних животных малообщительный человек предпочтет скорее волнистых попугайчиков, чем четвероногого друга. Работа, связанная с постоянным общением с людьми, такому человеку не подходит.

Кстати сказать, подобный тест-проверку неплохо пройти и самому презентатору.

Этап седьмой. Сравнительный анализ и составление сметы презентации

Неважно, что вам говорят, – вам говорят не всю правду.

Неважно, о чем говорят, – речь всегда идет о деньгах.

Первые два политических принципа Тодда[9]9
  Законы Мэрфи. Государственная мэрфология.


[Закрыть]

Верное составление сметы презентации – один из тех китов, на которых стоит успех. Неточный подсчет будущих расходов может привести к тому, что попросту не хватит денег, чтобы реализовать задуманный план презентации, а перестройки плана в процессе работы отрицательно влияют на окончательный результат. Неоправданно большая сумма, выделенная на презентацию, может привести к тому, что презентационные расходы не окупятся впоследствии. Следует соблюдать баланс между необходимым и достаточным, составляя смету презентации.

Планируя смету презентации, рекомендуется провести сравнительный анализ с конкурентами, предлагающими аналогичный продукт (товар, услугу, идею).

Причем этот анализ должен касаться не только презентаций, проводимых конкурентами, либо затрат, сделанных ими на такие презентации, но и затрагивать общее состояние рынка в том, что относится к презентуемому продукту (товару, услуге, идее). Для проведения такого анализа нужно найти ответы на следующие вопросы:

• цель сбыта, если речь идет о продажах (если презентуется идея, то вопрос можно сформулировать как «цель идеи», аналогичным же образом изменяются последующие вопросы);

• планируемый предел сбыта;

• пути и методы сбыта;

• собственная доля компании на рынке в настоящее время в той части, которая касается презентуемого товара (продукта, услуги, идеи);

• конкуренты компании в той части, которая касается презентуемого товара (продукта, услуги, идеи);

• доля конкурентов компании на рынке в той части, которая касается презентуемого товара (продукта, услуги, идеи);

• пути и методы сбыта конкурентов;

• цена презентуемого товара (услуги, продукта);

• цена аналогичного товара (услуги, продукта) конкурентов;

• портрет потенциального покупателя;

• мотивация покупок;

• средства рекламы презентуемого товара, применявшиеся до настоящего времени;

• средства рекламы аналогичных товаров, применяемые конкурентами;

• расходы на рекламные кампании;

• расходы конкурентов на рекламные кампании.

Естественно, что презентация, которая окажется хуже, чем презентация либо реклама конкурентов, не только не принесет положительного эффекта, но однозначно произведет негативное впечатление. Поэтому анализ конкурентов приобретает огромное значение. Можно пойти путем «лобовой атаки» и попросту постараться переплюнуть конкурентов в сумме, затраченной на презентацию (либо на любую другую рекламную кампанию). Но данный путь явственно порочен: накручивая вместе с конкурентами стоимость рекламных кампаний, можно прийти к тому, что они не только перестанут себя окупать, но и начнут приносить убытки – этакая своеобразная «гонка вооружений», приводящая лишь к затратному, но не прибыльному механизму. Ведь цель презентации (или любой рекламной кампании) – это повышение уровня продаж, получение дополнительной прибыли. Естественно, в данном случае мы говорим о коммерческой презентации, связанной именно с товаром (продуктом, услугой, идеей), которая посвящена поиску потенциальных клиентов (покупателей, партнеров, спонсоров). Если же прибыль от презентации отсутствует, то какая разница, была она лучше, чем у конкурентов, либо нет. Поэтому исследования рекламных кампаний конкурентов не должны останавливаться лишь на затраченных ими суммах; в гораздо большей степени эти исследования относятся к используемым конкурентами методам и средствам, а также к анализу эффективности конкурентных рекламных кампаний. Используя конкурентов в качестве примера, можно создать собственную презентацию, отличающуюся от конкурентных, и с наименьшими затратами.

В смету затрат на презентацию нужно включать следующее:

• стоимость оборудования и материалов, необходимых для проведения презентации, либо стоимость их аренды;

• аренду помещения для презентации;

• оплату привлеченных консультантов и специалистов;

• стоимость поддержки СМИ;

• рекламные кампании;

• стоимость раздаточных материалов;

• стоимость памятных подарков и сувениров;

• аренду банкетного зала;

• стоимость продуктов и напитков для банкета;

• другое (к примеру, если презентация планируется в стиле шоу, с привлечением актерского состава, то следует в смету расходов включить и оплату этого состава, костюмы и т. д.).

В смете расходов на наружную рекламу следует учитывать стоимость регистрации и оформления, арендную плату за пользование недвижимым либо движимым имуществом, к которому будет присоединяться рекламная конструкция, стоимость художественного оформления и монтажа самой конструкции.

Включая в смету расходов памятные подарки, сувениры и расходные материалы, нужно заранее знать следующее: либо эти подарки, сувениры и материалы будут стандартными изделиями, либо они будут изготавливаться на заказ, либо это будет комбинация из предложенных вариантов (например, стандартная ручка, на которую наносится логотип компании).

Составляя смету расходов, следует определить: будут ли у презентации спонсоры, придется ли оплачивать рекламу в СМИ, на телевидении и наружную рекламу, или это окажется бесплатным бонусом.

Если после презентации планируется банкет, то следует заранее определиться, какого рода будет это мероприятие: только для специально приглашенных, VIP-гостей либо общий фуршет и т. д.? Следует заметить, что заказ рекламных статей в соответствующих тематических изданиях и оплата подобных публикаций обходится гораздо дешевле, чем приглашение на презентацию журналистов с последующим их приглашением на банкет (если же журналисты приглашены на презентацию, но двери банкетного зала перед ними закрылись, то вряд ли статьи в периодических изданиях будут такими, какие требуются компании-презентатору; эту особенность журналистской психологии следует учитывать любому презентатору). Планируя банкет как заключительный этап презентации, следует знать, что стоимость напитков обычно составляет 70 % от общей стоимости банкета.

При определении общей суммы, выделяемой на презентацию, следует учитывать, что маркетинговые исследования, информационные и консультационные услуги, связанные с созданием новых видов товара (продукта, услуг), не включаются в себестоимость данного товара (продукта, услуг). Финансирование подобных исследований, информационных и консультационных услуг производится за счет средств, направляемых на развитие производства, а норматив расходования средств на рекламу и маркетинговые услуги составляет 5 % от объема выручки.

Определяя впоследствии эффективность презентации, можно воспользоваться следующей формулой вычисления дополнительного товарооборота:

Здесь:

• Т_д – дополнительный товарооборот под воздействием презентации, руб.;

• Д – количество дней учета товарооборота;

• Т_c – средний товарооборот в день до проведения презентации, руб.;

• П – прирост среднедневного товарооборота, %.

Экономический эффект от проведенного мероприятия можно рассчитать следующим образом:

Здесь:

• Э – экономический эффект презентации, руб.;

• Т_д – дополнительный товарооборот, руб.;

• Н_т – торговая надбавка на товар, %;

• Р_п – расходы на презентацию, руб.;

• Р_д – дополнительные расходы по приросту товарооборота, руб.

Этап восьмой. Составление доклада для презентации

Когда не знаешь, что именно ты делаешь, делай это тщательно.

Правило для лаборантов[10]10
  Законы Мэрфи. Умение вести научные исследования.


[Закрыть]

Презентационный доклад должен быть полностью подчинен достижению определенных целей и задач. В качестве примера можем вновь рассмотреть презентацию новой модели пылесоса. Если докладчик, увлекшись собственными знаниями об этом предмете, составит доклад таким образом, что львиная доля времени презентации будет посвящена истории разнообразных очистных сооружений и приспособлений, а остальное время – технологии производства пылесосов, то можно быть уверенным, что нужной цели презентация не достигнет и задачи, поставленные изначально перед презентатором, решены не будут. Нельзя забывать, что презентация новой модели пылесоса не является курсами технологов и инженеров, как не является и археологическим симпозиумом. Цель такой презентации – повышение уровня продаж, и римский водопровод не имеет к этому ни малейшего отношения, как бы докладчику ни хотелось провести параллель между данным сооружением и маркой своего пылесоса.

Планируя доклад, нужно учитывать, что человеческая память имеет особенности: обычно слушатели запоминают из доклада от четырех до шести позиций. Поэтому оптимальным решением является, если основные идеи занимают 80–85 % всей презентации. В противном случае аудитория вместо основных идей может запомнить второстепенные. Исходя из количества наиболее запоминающихся позиций, следует весьма тщательно выбирать те ключевые идеи, на которых будет строиться доклад.

Еще одна особенность человеческой памяти заключается в том, что человек запоминает:

• 20 % того, что слышит;

• 30 % того, что видит;

• 50 % того, что слышит и видит;

• 70 % того, что слышит, видит и о чем говорит;

• 90 % того, что слышит, видит, о чем говорит и что делает.

Следовательно, чтобы презентационный доклад был успешен, недостаточно просто изложить нужные мысли, требуется, чтобы аудиальное изложение подкреплялось визуальной информацией – таким образом, будет достигнуто запоминание 50 % изложенной в докладе информации. Кроме того, при наличии обратной связи с аудиторией (подобную связь могут обеспечить вопросы, задаваемые слушателями) достигается запоминание уже 70 % изложенной информации. При наличии интерактивных упражнений – запоминание 90 % изложенной информации. Таким образом, для достижения максимального эффекта презентационный доклад должен включать в себя, кроме изложения необходимых фактов и идей, вопросы и интерактивные упражнения.

Первое, что требуется от презентатора, – владение темой доклада. Причем владение это должно быть таким, чтобы докладчик мог ответить практически на любой вопрос аудитории, который касается темы презентации. Иначе как можно ожидать от слушателей, что они воспримут предлагаемую им идею, если сам презентатор не вполне уверенно знает, что же именно он предлагает аудитории. Чтобы овладеть темой, нужно научиться собирать информацию.

Источники информации, которые можно и нужно использовать при подготовке доклада, следующие:

• библиотека;

• статьи в тематических изданиях;

• Интернет;

• консультанты компании-производителя (если речь идет о презентации товара либо продукта);

• отдел по связям с общественностью компании-производителя (если речь идет о презентации товара либо продукта);

• статистические справочники (источниками статистической информации могут быть и местные органы власти).

Кроме вышеуказанных источников, любой презентатор может обратиться к своей фантазии и изобрести и отыскать еще несколько источников информации – это только к лучшему, потому что информация лишней не бывает.

Совет

Материалов для презентации нужно набирать куда как больше, чем используется при ее создании. Во-первых, в самом начале создания презентации еще не до конца и не точно известно, какие из материалов могут понадобиться обязательно, а какие дополнительно. Во-вторых, «лишние» материалы, не использовавшиеся при создании презентации, могут пригодиться при ответе на вопросы слушателей презентации. В-третьих, если понадобится создавать еще одну презентацию на подобную же тему либо презентацию того же товара (продукта, услуги, идеи), но для другой аудитории, то запасные материалы помогут оперативно провести необходимую работу.

Каждый человек, готовящий доклад, должен уметь обращаться с источниками информации. Источники, связанные с живым общением, – самые простые, главное – правильно сформулировать вопрос и внимательно выслушать ответ, а также не стесняться уточнять и переспрашивать, если что-то осталось неясным, ведь переспросить гораздо проще, чем еще раз встречаться с человеком и вновь задавать ему вопросы. Проводя интервью с «живыми справочниками», следует помнить, что каждый человек с радостью поговорит о себе, но не очень любит выслушивать чужие излияния. Чтобы получить нужную информацию, следует навести человека на тему, связанную с ним лично. Этот метод особенно хорошо работает, если «информатором» является торговый агент компании, ответственный по продажам, маркетолог. Жизнь этих людей тесно связана с их работой, и разговор о работе для них, по сути, разговор об их жизни. Для наибольшей эффективности интервью можно рекомендовать четыре правила Глеба Жеглова, сформулированные в кинофильме «Место встречи изменить нельзя»:

• разговаривая с людьми, всегда улыбайтесь, люди это любят;

• будьте к человеку внимательны и старайтесь подвигнуть его к разговору о нем самом;

• найдите тему, которая интересна для собеседника;

• проявляйте к собеседнику искренний интерес, вникните в него, узнайте, чем он живет.

Да, подобное интервью может не стать «пятиминутным экспрессом», но зато оно даст такое количество и качество информации, о котором можно только мечтать. Глеб Жеглов уверял, что если со свидетелем обращаться таким образом, то он будет счастлив рассказать все, что знает, а оперативник, «который не может влезть в душу свидетеля, зря получает свою рабочую карточку». Презентатор, разыскивающий информацию, – это тот же следователь, и он просто обязан уметь «влезать в душу» к своим «живым» источникам информации. К тому же это качество чрезвычайно полезно – даже необходимо! – при проведении презентации, так что интервью с информаторами можно считать неплохой тренировкой.

Источники информации, связанные с книгами или Интернетом, в использовании сложнее. Компьютер не понимает нюансов и полутонов, он отвечает только на тот вопрос, который ему задан, причем в той формулировке, в которой это сделано. То, что человек подразумевает под этой формулировкой, компьютеру недоступно. К компьютеру «влезть в душу» невозможно, и на улыбки он не реагирует. То же относится и к книгам: в них имеется только та информация, которая заложена изначально, и можно задавать книге множество вопросов, ответить на них она все равно не в состоянии. Поэтому необходимо учиться верно формулировать вопросы, чтобы не было разочарования от якобы бесполезных источников информации.

В библиотеке очень удобно работать, если известно, какая именно книга требуется. Если это неизвестно и даже неизвестен автор, то можно воспользоваться тематическим каталогом библиотеки и попробовать подобрать литературу, ориентируясь на названия книг и аннотацию при ее наличии в каталожной карточке. Однако самый оптимальный метод в этом случае – просто задать вопрос библиотекарю. Разумеется, не следует рассчитывать, что библиотекарь тут же скажет все, что требуется. К примеру, если нужно отыскать сведения по технологии выплавки стали, то естественно, что библиотекарь об этой технологии не имеет ни малейшего понятия. Однако по сравнению с любым сталепрокатчиком у библиотекаря есть несомненное преимущество – он точно знает, где находятся нужные книги, и даже может порекомендовать сопутствующую литературу, которая тоже не окажется лишней.

Самый продуктивный метод поиска информации в наше время – это поиск через Интернет. С помощью поисковых сайтов Интернета можно отыскать и необходимые книги, и статьи, и другую информацию, которая размещается на различных сайтах и порталах, но не существует в «бумажном» варианте. Самое главное при работе с поисковыми сайтами Интернета – правильное формулирование вопроса. К примеру, если требуется отыскать информацию для создания презентации томатного соуса, то задавать вопрос «Томатный соус» и ожидать, что на мониторе компьютера появятся необходимые данные, не стоит. Информация-то появится, но ее количество и качество не обрадуют никого. Общая формулировка вопроса приведет к тому, что информации будет слишком много, а выбрать из нее нужную – довольно сложно, да и займет это очень много времени. В первую очередь отыщутся, разумеется, рекламные объявления, из которых можно будет узнать, кто продает томатный соус и по какой цене, но подобные объявления вряд ли помогут при создании презентации, особенно если создателю презентации нужна рецептура изготовления соуса.

Лучше всего формулировать уточняющие вопросы. Например: «Производитель томатного соуса „Краснодарский“», «Рецепт приготовления лечо», «Технология производства томатного соуса» и т. д. Формулировка вопроса может быть незаконченной, например: «При изготовлении томатного соуса температура смеси должна быть…» – в этом случае будут найдены фразы, включающие в себя части данного вопроса, и в результате можно будет узнать, какова же искомая температура. Конечно, на каждый подобный вопрос (полный или неполный) будет дано большое количество информации, как и на самую общую формулировку, но информация будет уже гораздо более конкретизированной, и из нее можно выбрать необходимое. Для поиска удобно пользоваться сайтом www.yandex.ru или любой другой поисковой системой, которую предлагает Интернет.

Если для создания презентации требуются чьи-либо биографические данные, то также можно воспользоваться поиском через Интернет. Наилучшее изложение биографий имеется в книжной серии «Жизнь замечательных людей», и если необходимая биография есть в этой серии, то очень хорошо именно ею и воспользоваться. Для поиска разнообразной литературы и справочных материалов можно также рекомендовать библиотеку Мошкова – http://lib.ru/; национальную юридическую энциклопедию – http://determiner.ru/, «Википедию» – http://ru.wikipedia.org/, портал http://mega.km.ru/, на котором можно найти разнообразные энциклопедии и словари.

Но доклад, тем более презентационный, – это далеко не только набор различной информации, расставленной в определенной последовательности. Составляя доклад для презентации, следует сразу же определять, какая визуальная информация будет сопровождать аудиальную, подготовить ее, расставить в нужные места. Если во время презентации планируется показ фильма, видеоролика, слайдов, то необходимо ознакомиться с этими материалами, убедиться, что они подходят к докладу, не включают в себя «идеи-паразиты», которые могут оказаться отвлекающим от цели презентации фактором.

Каждый, кто желает успешно провести презентацию, должен помнить: доклад читает тот, кто его готовит. В противном случае может оказаться, что докладчик уже в процессе презентации обнаружит, что текст выражает вовсе не его мысли и он сам сказал бы все иначе – подобное состояние докладчика мгновенно отображается на качестве презентации. Конечно, можно поручить кому-то подобрать материал, но свести его в единое целое – это уже задача самого докладчика. Ведь каждый человек имеет собственные любимые обороты речи, стиль изложения мысли, свои правила построения фраз и т. д. Если стиль доклада, даже самый гладкий, красивый и изящный, разительно отличается от общего стиля докладчика, то это обязательно становится заметно (хотя бы во время ответов на вопросы аудитории), а подобное различие производит негативное впечатление. Если же доклад все же полностью готовит кто-то другой, то тот, кто будет его читать, должен научиться имитировать стиль доклада во время всей презентации: и при обратной связи с аудиторией, и в мимике, жестах, и даже во время презентационного банкета, чтобы не нарушать целостности впечатления.

Доклад для презентации содержит три основные части: введение, изложение сути презентационного доклада и заключение. Введение и заключение являются обязательными частями доклада. В некоторых случаях (к примеру, при нехватке по какой-либо причине времени для полного изложения всей запланированной информации) лучше сократить изложение сути презентационного доклада, чем удалить введение либо заключение. Большинство людей воспринимают любой доклад именно по введению и заключению. Это эмоциональное восприятие, не имеющее отношения к сути самого доклада. Однако презентация обращается не только к логическому мышлению аудитории, но в большей части именно к человеческим эмоциям, к подсознанию, и основная задача презентации состоит именно в замене на подсознательном уровне каких-то базовых «картин», сформированных опытом человека, другими «картинами», предлагаемыми в процессе презентации.