Текст книги "PowerPoint 2007. Эффективные презентации на компьютере"

Простую работу откладывают, считая, что всегда найдется время сделать ее позже.

Аксиома Дехая[14]14
  Законы Мэрфи. Умение работать и конторская мэрфология.


[Закрыть]

К сожалению, выбор и подготовка помещения для презентации – та самая задача, которая традиционно считается легко, чуть ли не сама собой решаемой. К сожалению – потому что ни одна задача не решается сама собой, а если к ней относиться подобным образом, то решения и вовсе не найти, по крайней мере верного.

Традиционная ошибка, которую делают многие презентаторы, – слишком красочное и богатое убранство помещения. Конечно, презентация – это шоу, но оно имеет своей целью не развлечение публики, а донесение до нее определенной идеи, будь то идея о мировой революции либо о качестве новой модели пылесоса. Выбор помещения для презентации и его оформление должны подчиняться общей идее презентации и ее цели, как и все остальное. Вспомним, как Ленин проводил презентацию своих революционных тезисов. Даже не в зале – на вокзале, с броневика. Конечно, можно сказать, что у него не было выбора, поэтому место для презентации было столь необычным. Однако о товарище Ленине никак нельзя сказать, что он полагался на случайности. Напротив, все его действия были тщательно продуманы. Место для революционной презентации тоже не было выбрано случайно, якобы под влиянием момента, хотя и выглядело экспромтом (следует заметить, то, что выглядит экспромтом, наилучшим образом воздействует на эмоции аудитории). Целью ленинской презентации было не просто изложение определенных идей, но увлечение данными идеями как можно большего количества людей, и с этой точки зрения привокзальная площадь была наилучшим местом для презентации. Броневик же, выбранный в качестве трибуны для докладчика, олицетворял будущую революцию, фактически указывал дальнейшее направление развития и воплощения в жизнь высказанных презентатором идей. Кроме того, раз слушателями данной презентации были рабочие и солдаты, то есть люди, не обремененные излишней собственностью, то столь скудное оформление «зала для презентации» импонировало аудитории. Таким образом докладчик становился похож на них, принадлежал к их среде, что всегда производит положительное впечатление и вызывает чувство доверия у аудитории.

Выбирая помещение для презентации и планируя его оформление, презентатор должен отталкиваться от состава будущей аудитории. Например, если слушателями презентации будут потенциальные спонсоры (партнеры), то «броневик на вокзале» их увлечь не сможет – это оформление не для такой социальной среды. Солидное, со вкусом (но не слишком броско) оформленное помещение только поддержит презентацию.

Конечно, далеко не всегда можно выбрать то помещение, которое представляется идеальным. Зачастую приходится довольствоваться тем, что оказывается под рукой. Однако это не означает, что все настолько безнадежно. Ведь можно оформить даже самый непрезентабельный зал таким образом, что он будет по вкусу наиболее привередливой публике.

Оформляя помещение для презентации, следует учитывать, что все бросающееся в глаза является отвлекающим фактором. К примеру, если помещение выглядит совсем уж тускло, то можно украсить его букетом цветов, поставленным в самый «несмотрящийся» угол. Однако если этот букет будет излишне шикарным, то вместо украшения помещения презентатор получит отвлекающий фактор. Роскошные букеты хороши на цветочных выставках, а помещения для презентации лучше украшать непритязательными цветами (тем не менее букет должен быть тщательно составлен, чтобы одновременно служить украшением и оживлением помещения, но не настолько бросаться в глаза, чтобы оказаться отвлекающим фактором).

Внимательно следует подходить не только к «вещественному», но и к цветовому оформлению помещения для презентации. Известно, что цветовая гамма влияет на физиологическое и психологическое состояние человека, и в иных случаях это влияние гораздо более эффективно, чем медикаментозные препараты.

Цвет влияет на человека следующим образом:

• вызывает психологическую реакцию;

• подчеркивает качество, настроение, чувство;

• создает либо теплую, либо холодную среду, отражает времена года;

• имеет физиологическое влияние на человека;

• придает объемность среде и предметам.

Можно провести эксперимент. Предложите людям для дегустации четыре чашечки кофе, стоящие рядом с коробками коричневого, голубого, красного и желтого цвета, и не предупредите о том, что кофе во всех коробках и чашках одинаков. Большая часть дегустаторов решит, что наиболее крепкий кофе тот, что стоит рядом с коричневой коробкой, наиболее ароматный и вкусный – стоящий около красной коробки, кофе, стоящий около голубой коробки, представится мягким, а около желтой – слабым. Кстати сказать, подобный эксперимент проводился, и в результате было неоспоримо доказано, что восприятие цветовой символики придает различный вкус абсолютно идентичным продуктам.

Каждый человек имеет закрепленную в подсознании ассоциативную цепочку, связанную с различными цветами, и, естественно, автоматически избегает таких цветовых сочетаний, которые вызывают раздражение, чувство дискомфорта, беспокойство. Кроме того, правильно подобранная цветовая гамма может зрительно расширить (например, желтый и желто-зеленый цвет) либо сузить (например, красно-оранжевый) помещение. Точно так же цвета воздействуют на температурное восприятие: в красной комнате человеку кажется, что температура выше на 3–4°, чем в оранжевой, а в оранжевой – на 3–4° выше, чем в сине-зеленой. Если помещение для презентации излишне прохладно либо, напротив, излишне тепло, то можно воспользоваться этой особенностью цветовосприятия человека.

Выбор подходящего цвета для оформления помещения зависит еще и от возрастного состава будущей аудитории. Например, дети отдают предпочтение ярким и чистым цветам: красному, синему, желтому. Если цвет не входит в привычную цветовую гамму (не является обыденным, стандартным), то он вызывает у ребенка повышенный интерес. Чем старше человек становится, тем более сдвигается для него предпочтительная цветовая гамма в сторону холодных цветов.

Каждый цвет имеет свою символику, и неудачно подобранная цветовая гамма для презентации может не привлечь аудиторию к товару (продукту, услуге, идее), а отвратить, несмотря на блестящий презентационный доклад и безошибочность других действий организаторов презентации. Просто цветовая символика определяется на уровне подсознания, и если эта символика говорит: «Не покупать! Опасно!» – то при реакции сознания «Купить!» возникает внутренний конфликт, дискомфорт и, разумеется, ни о каком положительном воздействии презентации уже речи быть не может.

Можно порекомендовать некоторые цветовые сочетания для различных видов презентаций. Например, по утверждению психологов, синий, золотой, белый, черный и красный цвета – это те цвета, которые ассоциируются с элитным сегментом товара. Эти цвета еще в древности считались «дорогими» и отождествлялись с общественной элитой. С помощью черного цвета можно удачно выделить логотип компании или изображение товара (продукта). Таким образом внимание потенциального покупателя концентрируется не на упаковке, а на ее содержимом. Подобное использование черного цвета помогает показать значимость и престижность товара (продукта). С помощью сочетаний холодных цветов (например, зеленого и голубого) показывается свежесть продукта: в молочной промышленности обычно используются зеленые тона, а для морепродуктов – различные оттенки голубого.

Но не все цвета, а особенно их сочетания, можно использовать при презентации. В табл. 1.2 указаны некоторые сочетания цветов и их воздействие на эмоции человека.

Таблица 1.2. Сочетания цветов и их воздействие на человека

По степени ухудшения восприятия цветовые сочетания располагаются в следующем порядке:

• синий на белом;

• черный на желтом;

• зеленый на белом;

• черный на белом;

• желтый на черном;

• белый на черном;

• зеленый на красном;

• синий на белом;

• красный на желтом;

• белый на синем;

• красный на белом;

• синий на желтом;

• оранжевый на черном;

• желтый на синем;

• зеленый на белом;

• оранжевый на белом;

• белый на зеленом;

• красный на зеленом;

• коричневый на белом;

• белый на коричневом;

• коричневый на желтом;

• желтый на коричневом;

• красный на белом;

• белый на красном;

• желтый на красном.

Иногда необходимо учитывать национальный состав аудитории (например, при презентации-выставке). В каждой стране есть свой наиболее популярный цвет. Наилучшие цвета для стран:

• красный – для России, Ирака, Мексики и Норвегии;

• оранжевый – для Голландии;

• желтый – для Китая;

• зеленый – для Австрии, Болгарии и Мексики;

• голубой – для Индии;

• белый – для Мексики;

• коричневый – для Болгарии.

Специалисты утверждают, что если цвета, наиболее часто встречаемые в магазинах России, расположить по степени воздействия на покупателей, то распределение их по эффективности будет следующим:

• сине-фиолетовый– 100 %;

• темно-синий – 90 %;

• бирюзовый – 85 %;

• лимонный – 60 %;

• черный – 47 %;

• темно-фиолетовый – 42 %;

• желтый – 22 %;

• голубой – 17,5 %;

• синий – 14,5 %;

• коричневый – 9,5 %;

• рубиновый – 7,5 %;

• красно-розовый – 3,5 %.

Как видите, российский покупатель тяготеет к нежности, тонкости и романтике.

Кроме цветовой гаммы, при оформлении помещения для презентации следует учитывать музыкальное сопровождение. Первое и последнее правило для музыкального сопровождения презентации гласит: музыка не должна быть навязчивой. К сожалению, в основном пользуются другим правилом: «Банкирам – классику, торговцам – попсу». Но в наше беспокойное время торговцем может оказаться человек, имеющий высшее музыкальное образование, закончивший консерваторию и бывший дирижером оркестра (мне приходилось встречать завскладом – бывшего дирижера, который просто не нашел другой работы). В этих условиях пользоваться правилом о банкирах и торговцах просто нелепо. Ведь музыка, как и цвет, оказывает на человека влияние на подсознательном уровне, стимулирует определенные поведенческие моменты и социальные процессы. Прежде чем предлагать торговцам попсу, а банкирам классику, следует определить состав аудитории не только по настоящему социальному положению, но и по прошлому, что иногда весьма затруднительно. Чтобы избежать подобных трудностей, лучше всего руководствоваться ненавязчивостью музыкального сопровождения.

Медитативная музыка для презентации не рекомендуется как излишне расслабляющая. Агрессивные стили тоже не подходят, как отвлекающие внимание. Таким же отвлекающим фактором оказываются песни либо просто музыкальное сопровождение какой-либо известной песни (аудитория автоматически начнет вставлять слова в мелодию). По аналогичной причине не стоит использовать и музыку из известных кинофильмов. Следует указать, что классическая музыка является символом и синонимом крепких традиций, устойчивости, богатства и блеска. Причем вне зависимости от состава аудитории подобный стереотип присутствует у всех слоев населения. Негромкая динамика и не привлекающий внимание тип выразительности оказываются наилучшими для создания музыкального фона презентации.

Оформляя помещение для презентации, следует учитывать, что наилучшим вариантом является наибольшая приближенность докладчика к аудитории. «Я – с вами, я – один из вас, я – такой же, как и вы!» – подобное сообщение на уровне подсознания должно быть девизом любого презентатора. Использование докладчиком трибуны является при презентации нежелательным. Трибуна словно поднимает докладчика над аудиторией, а это хорошо для президента страны, но никак не для презентатора, который, наоборот, должен приблизиться к своим слушателям как можно ближе, вступить с ними в эмоциональный контакт. Если без трибуны никак не обойтись, то возможно использование прозрачных пюпитров или трибун: для максимального снижения эффекта отдаления, «приподнятости» презентатора.

При оформлении помещения для презентации следует учитывать наличие либо отсутствие президиума. Следует заметить, что любой предмет, человек, находящийся за спиной у докладчика, является отвлекающим фактором. По этой причине, если без президиума уж никак нельзя обойтись, то не следует его размещать за спиной докладчика. Тут можно взять пример с КВН: обратите внимание, где находится жюри конкурса. Никак не на сцене и даже вне поля зрения аудитории, а в первых рядах зала, но зрители фактически не видят жюри. И главный ведущий КВН тоже находится сбоку от сцены, чтобы не отвлекать внимание аудитории от разворачивающегося шоу. Подобное размещение идеально подходит для презентации: докладчик – на сцене, в центре внимания аудитории; все сопутствующие, помогающие, «заседающие» (президиум) люди расположены сбоку либо в первых рядах зрительного зала таким образом, чтобы не отвлекать аудиторию.

Перед проведением презентации необходим тщательный осмотр помещения, проверка работоспособности нужных электроприборов и источников питания. Довольно часто случается, что какая-нибудь розетка – обычно самая удобная для подключения оборудования – не работает. Еще более внимательно следует подходить к размещению кабелей. Докладчик, который неловко путается в кабелях, спотыкается о них, производит удручающее (и что еще хуже – развлекательное) впечатление. Кабели лучше всего располагать вдоль сцены (либо, если сцены нет, там, где за них невозможно зацепиться докладчику) и вдоль стен, а также закреплять их.

Покупки стремятся заполнить все доступное для хранения пространство.

Приложение закона Паркинсона, выведенное Рьяном[15]15
  Законы Мэрфи. Мэрфология домашнего хозяйства.


[Закрыть]

При подготовке раздаточных материалов, сувениров и памятных подарков часто допускают следующую ошибку – подготовленные материалы бывают обезличенными. Причем совершенно неважно, изготавливаются раздаточные материалы по заказу компании-презентатора либо приобретаются готовые. Конечно, практически любой посетитель презентации с удовольствием возьмет памятную мелочь – зажигалку, блокнот, авторучку, календарь и т. д. Но далеко не всегда на этих сувенирах будет даже логотип компании, а уж о каком-то индивидуальном отличии и говорить нечего. Более того, подобная же ошибка делается при заказе визитных карточек. Фамилия, имя, отчество, телефоны – вот и вся информация, которая имеется на карточке. В лучшем случае еще название компании. Но при посещении, например, выставки у любого посетителя скапливается довольно много подобных карточек, и различить через несколько дней, которая из карточек к какому товару (продукту, услуге, идее) относится, становится практически невозможно.

Попробуйте просмотреть набор накопившихся у вас визитных карточек и определить, что производит, продает и т. д. какая-либо из компаний, указанных на карточке. Если вы не обращаетесь в эту компанию регулярно, то нужно обладать поистине безупречной, абсолютной памятью, чтобы вспомнить, при каких обстоятельствах получены некоторые визитные карточки и кому они принадлежат.

Обычно считается, что достаточно разместить на любом сувенире, подарке и пр. логотип компании, и это обеспечит бесспорное узнавание. Однако, что может сказать календарь или пепельница с надписью «Компания А»? Конечно, если «Компания А» – это «Кока-Кола», то тут все ясно. Но если это компания, занимающаяся грузоперевозками и особо неизвестная? В этом случае потенциальному клиенту безразлично: что компания А, что компания Б – он все равно не отличает одну от другой, даже если компания А – это грузоперевозки, а компания Б – продажа пылесосов.

Как вы понимаете, решить этот вопрос можно довольно просто: достаточно рядом с логотипом компании разместить маленький рисунок, пылесос или автомобиль, и сразу станет ясно, что компания А (с автомобилем) – это грузоперевозки, а компания Б (с пылесосом) – это продажа бытовой техники. Причем подобный рисунок нужно размещать не только на сувенирах, но и на визитных карточках, на коробках с компакт-дисками, на обложках рекламных буклетов, то есть на любом раздаточном материале, даже на пакетах. В этом случае каждый посетитель даже спустя продолжительное время после посещения презентации сможет уверенно вспомнить тему презентации. Если же раздаточные материалы безлики, то лучше отказаться от их использования, потому что это будут напрасно потраченные деньги. Задача раздаточных материалов, сувениров и памятных подарков – обеспечить наилучшее запоминание компании наибольшим количеством людей (не зря ведь – памятные подарки!). Однако не всегда достаточно указания, чем занимается компания, грузоперевозками или пылесосами. Если услуги либо товары, предлагаемые компанией, имеют какие-либо особенности, к примеру грузоперевозки осуществляются только по дальнему зарубежью, то в этом случае «особенную» информацию тоже следует указывать. В противном случае в компанию, осуществляющую перевозки по дальнему зарубежью, будут обращаться все, кто желает перевезти кирпичи с заводского склада на дачу.

По той же причине сувениры лучше выбирать такие, которые могут пригодиться долгое время: пепельницы, заправляемые зажигалки, ручки, блокноты, брелоки-фонарики и т. д. Раздаточными материалами могут быть и фирменные упаковочные материалы. Они обеспечивают достаточно длительную и широкую рекламу компании, ведь пакет, папку, сумку с логотипом компании видит не только тот человек, который получил ее на презентации, но и прохожие на улице, друзья, родственники, знакомые. В результате использования подобных раздаточных материалов компания может перейти в разряд известных, название которых знакомо многим людям.

Вероятность попадания в лицо дыма от сигареты или от костра прямо пропорциональна вашей чувствительности к дыму.

Закон сэра Уолтера[16]16
  Законы Мэрфи. Ситуативная мэрфология.


[Закрыть]

Фуршет обычно является самой любимой посетителями частью презентации. Разговоры, доклады – работа – уже закончились, и можно расслабиться, получить удовольствие. Но это с точки зрения посетителя презентации. Для организаторов работа все еще продолжается. Ошибку делают те презентаторы, которые заканчивают презентацию у входа в банкетный зал. Сразу возникает вопрос: а какова же цель фуршета? Пообедать либо поужинать? Так для этого существуют кафе, рестораны, собственный дом, в конце концов. Приятно провести время? Но при чем здесь в таком случае презентация? Всегда следует помнить, что фуршет является составной частью презентации, естественным продолжением презентации, а не самодостаточным явлением, никак не связанным с презентацией. Назначение фуршета вовсе не в предоставлении гостям бесплатных закусок и напитков, а в продолжении знакомства с посетителями презентации и беседы с ними в более неформальной, располагающей к дружескому общению обстановке. Однако, несмотря на неформальность и дружественность обстановки, не следует забывать об основной цели презентации и, как следствие, общения.

Оформление фуршета подчиняется тем же правилам, что и вся презентация в целом. Это относится и к цветовой, и к звуковой гамме. Для подчеркивания цели презентации, непосредственно связанной с банкетом, хорошо подходят логотипы, размещенные на посуде, салфетках, скатертях. Шоу-программа фуршета должна быть тщательно спланирована в соответствии с целью презентации. Например, если речь идет о поиске партнеров (спонсоров) компании либо проекта, то фуршет – это продолжение переговоров, начавшихся на презентации (а возможно, и заключение контрактов). В таком случае категорически не подходит эстрадная программа, громкая музыка, любое отвлечение внимания потенциальных партнеров (спонсоров) от продолжающейся беседы. Однако шоу, непосредственно связанное с предметом презентации, будет очень уместно – оно не отвлекает потенциального партнера (спонсора) от ключевой мысли, а, напротив, подчеркивает ее. Для послепрезентационных банкетов хорошо подходят шоу-программы, которые не являются навязчивыми, не требуют активного участия зрителей и, разумеется, перекликаются с темой презентации.

Отдельно следует упомянуть о напитках и закусках. Вкус, как цвет и музыка, вызывает подсознательную ассоциативную цепочку, ассоциируется в сознании человека либо с приятными, либо с неприятными событиями его жизни. По этой причине к выбору банкетных блюд следует относиться с особой тщательностью. Кроме того, вкус оказывает психологическое воздействие на человека. Например, морепродукты ассоциируются со свежестью, прохладой и молодостью; мясо – с добротными, устойчивыми традициями; излишне острые блюда вызывают стремление к борьбе, повышают агрессивность (по психологическому воздействию их можно сравнить с насыщенным красным цветом), а мягкие и сладкие блюда ассоциируются с воздушной нежностью; твердое, труднопрожевываемое блюдо (например, орехи) ассоциируется с преодолением трудностей.

Кроме того, следует заметить, что человеческий язык различает только пять вкусовых направлений: сладкое, соленое, умами (напоминает вкус мясного бульона), кислый и горький. Сигналы, подаваемые телом, в зависимости от вкуса можно представить следующим образом.

• Сладкий – богат калориями: обязательно съесть!

• Соленый – содержит жизненно необходимый хлорид натрия: есть, но в меру!

• Умами – богат протеинами: обязательно съесть!

• Кислый – вероятно аппетитный, но может также указывать и на несвежесть: сначала попробовать, потом есть!

• Горький – вероятно ядовитый: осторожно попробовать, в сомнительных случаях оставить!

Зная о том, какие подсознательные ассоциации вызываются блюдами и как организм реагирует на различные вкусы, можно составить меню банкета таким образом, чтобы оно соответствовало теме презентации. Например, представляя товары для детей, можно использовать для фуршета сладкую, воздушную вкусовую гамму, а проводя презентацию автомобиля-внедорожника, предлагать гостям хорошую водку в сочетании с соленым огурцом (подобное выстраивает в сознании четкую ассоциативную цепочку, связанную с туристическими походами, ночевками в палатках, небом, усыпанным звездами, – такая ассоциация очень хорошо подходит для автомобиля-внедорожника).

Еще одно правило для банкетов: не следует непосредственно перед застольем либо уже после начала банкета читать официальные доклады. Их никто не воспринимает, а оттягивание банкета производит отрицательное впечатление.