Текст книги "Краткое содержание «Принцип пирамиды Минто»"

Принцип пирамиды Минто

Введение

Работая консультантом в McKinsey&Company и составляя деловые письма, Барбара Минто выработала свой способ подготовки документов. Структура, подчиненная принципу пирамиды, направлена на создание текста, максимально понятного для читателя. Используемый метод предполагает взаимосвязь идей по трем направлениям: вниз, вверх и в стороны. Принцип пирамиды – стандарт McKinsey&Company и других компаний.

Любой документ создается для донесения единственной, главной мысли. Начните с нее, двигаясь вниз и в стороны. Структура пирамиды формулирует идеи, устанавливает четкие взаимосвязи между высказываниями, доводит анализ до закономерного вывода. Она помогает донести до читателя основные утверждения и создать легкий для восприятия текст.

Принцип пирамиды позволяет создавать за короткое время ясные и лаконичные письма.

Логика в письме

Почему именно пирамида?

Текст наиболее легко воспринимается, когда сначала идут более абстрактные и общие понятия, после – второстепенные, раскрывающие основную мысль. Примеры, доказательства и пояснения поддерживают главные суждения. Причина в том, что человек воспринимает информацию, мысленно выстраивая пирамиду, и начинает с верхушки.

Из этого следует, что структура идеального документа должна повторять обозначенную фигуру. В ней мысли взаимосвязаны вертикально (информация на любом уровне объединяет идеи, расположенные ниже в этой группе) и горизонтально (суждения одной категории создают в совокупности единый логический аргумент).

Текст, систематизированный таким образом, легко воспринимается читателем, который постепенно двигается от вершины пирамиды вниз. Главные утверждения вызывают неосознанный вопрос, а ответы на него приводятся уровнем ниже. Подобный «диалог» продолжается до того момента, пока все мысли, которые вы хотели донести до читающего, не будут высказаны.

В своих работах американский психолог Джордж Миллер приводит данные о том, что кратковременная память человека воспринимает не более семи предметов. Большее количество информации необходимо разбивать на логические группы, основанные на пирамидальной структуре. Любые высказывания, построенные по этому принципу, более простые и удобные для понимания.

Умственные способности читателя, каков бы ни был уровень его интеллекта, все же ограничены. Частично они используются для распознавания и понимания слов, частично – для поиска взаимосвязей, оставшаяся же «часть» осмысливает значение идей. Вы можете сэкономить время читателя, излагая мысли таким образом, чтобы на их восприятие приходилось затрачивать меньше усилий. Со стороны составителя текста невежливо располагать предложения в такой последовательности, чтобы их приходилось перечитывать по несколько раз в поисках логики. Большинство читателей просто отказывается это делать.

Расположение идей сверху вниз и снизу вверх

При чтении мозг неосознанно запоминает текст сверху вниз. Представленные по такой структуре идеи воспринимаются лучше. Таким образом, наиболее понятна статья, которая составлена по принципу пирамиды.

Автор текста действует наоборот: он излагает мысли снизу вверх – сначала рождаются предложения, которые объединяются в абзацы. Они, в свою очередь, группируются в разделы, а разделы – в единый документ письма. Служебная записка несет одну идею, которая высказывается в самом начале.

«Золотые правила» помогают проверить текст на грамотное расположение элементов и их необходимое количество для полного восприятия.

1. Информация любого уровня должна обобщать идеи, сгруппированные ниже. Для восприятия главной мысли мы все время обобщаем данные в ходе мыслительного процесса. Этот метод подводит читателя через второстепенные высказывания к вершине пирамиды – основному утверждению.

2. Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, иметь нечто общее. Для объединения информации в категории необходимо правильно ее отсортировать. Она должна группироваться по определенному критерию, а высказывания – быть закономерно взаимосвязанными. Предварительная сортировка информации происходит на этапе ее отбора для пирамиды.

3. Идеи каждой группы должны быть представлены в логической последовательности. Основа ваших рассуждений – структурная, дедуктивная, хронологическая или сравнительная последовательность. Она отображает аналитическое развитие и помогает увидеть недостающие элементы системы.

Основной принцип составления ясных документов – предварительное выстраивание идей в форме пирамиды и проверка на соответствие изложенным правилам.

Об ошибочности рассуждений, неполном раскрытии идеи или неправильном порядке написания говорит невыполнение хотя бы одного закона. Если вы не хотите в дальнейшем переделывать текст, необходимо сразу пересмотреть мысли так, чтобы они подчинялись этим трем условиям.

Составляющие пирамиды

Настоящие пирамиды состоят из камней. Элементы мысленных пирамид – идеи. Это слово может трактоваться по-разному. Определение Барбары Минто: идея – утверждение, вызывающее у читателя вопрос.

В пирамиде все элементы ведут к одной главной информации, расположенной на высшей точке. Элементы прочно соединены горизонтальными и вертикальными связями.

Как у пирамиды только одна вершина, так и у любого текста должна быть только одна, единственная мысль, которую автор хочет донести до читателя. Все остальные элементы играют роль помощников, поясняя или доказывая основную идею. Как этого добиться?

Необходимо предусмотреть следующие части пирамиды во время ее составления:

□ идеи разного уровня с вертикальной связью;

□ идеи одной группы с горизонтальной частью;

□ вводную часть.

Вертикальная связь выстраивает диалог автора и читателя в форме вопросов и ответов. У читателя на каждое новое высказывание возникает мысль «Почему вы это говорите?», «Почему это важно?», «Что это значит?». Он находит ответ на него уровнем ниже. Вопросы формируются автоматически на уровне подсознания. По сути, чтение напоминает разговор автора и читателя по схеме «вопрос – ответ».

В процессе повествования автор раскрывает неизвестные подробности, которые вызывают у читателя новые загадки, и разгадку на них он находит на следующей ступени рассказа. Так продолжается до тех пор, пока он не дойдет до финальной информации, которая не вызывает вопросов.

На горизонтальном уровне все высказывания должны иметь четкую связь. Для этого используется один из двух способов – индукция или дедукция.

□ Дедукция – рассуждение от общего к частному. Суть заключается в том, что второе суждение уточняет первое, а третье – вывод из первых двух. Пример дедуктивного рассуждения: Все люди смертны. Сократ – человек. Следовательно, Сократ смертен.

□ Индукция – метод, предполагающий общий вывод на основе нескольких схожих рассуждений или взаимосвязанных действий, которые имеют общий признак. Человек, мыслящий индуктивно, объединяет мысли в группу и исключает из нее лишние, не вписывающиеся элементы.

Вводная часть выполняет функцию подготовки читателя к изучению аргументов на следующих уровнях. Ее задача заинтересовать публику и познакомить с ситуацией. Оптимальная подача вводной части – история или рассказ о событии в хронологической последовательности.

Являясь рассказом о неких событиях, она должна быть выстроена по принципам повествования. То есть сначала читатель должен узнать о времени и месте, в котором существует или существовала определенная Ситуация. Затем должно что-то произойти (определим это как Развитие Ситуации), что, в свою очередь, вызовет у читателя Вопрос, на который дается Ответ в документе.

Введение может содержать неоспоримое и самодостаточное утверждение в служебной записке или письме, когда вы знаете своего читателя. В случае написания текста для широкой аудитории необходимо подвести разговор к главной мысли.

В начале документа необходимо представить утверждение, которое вызовет вопрос «Почему?», «Что из этого следует?». После ответа на него можно перейти к следующей части повествования.

Структура из вводной части, горизонтальных и вертикальных контактов наглядно демонстрирует автору недостающие в рассказе элементы для построения пирамиды.

Правила вертикальной взаимосвязи необходимы для обнаружения идей, которые можно объединить в одну группу на основе определенного критерия. Соединение элементов на горизонтальном уровне помогает оценить, насколько логически правильно построены мысли. Самое главное: если вы знаете вопрос читателя, то всегда поймете, что в документе нет ничего лишнего.

Построение пирамиды

Построение пирамиды легче начать с вершины. Сначала вы представляете публике предмет разговора – информацию, в которой максимально уверены, и которая знакома читателю.

Об объекте обсуждения говорит вводная часть. Ее структура постепенно высказывает одну за другой необходимые идеи.

1. Попробуйте мысленно создать портрет своего читателя. Кому адресован текст, что может быть интересно вашей аудитории? Если у вас есть ответ на этот вопрос, переходите к шагу № 2. В противном случае обратитесь к пункту № 3.

2. Сформулируйте ответы на вопросы или отметьте, что дадите их на другом уровне.

3. Расскажите об объекте повествования и ситуации вокруг него. Выскажите первую неопровержимую идею, с которой читатель согласится, потому что это всем известный факт, или он о нем что-то знает.

4. Попробуйте развить ситуацию: обозначьте логическую несовместимость или некую проблему. После этого переходите к диалогу с аудиторией. Не забывайте, что высказанные суждения должны вызывать у публики мысленные вопросы: «Да, я знаю. А что дальше?».

5. Проанализируйте вопрос и ответ. Если утверждение не инициирует вопрос, необходимо его заменить. Такая ситуация возникает, если развитие ситуации или задача определены неверно.

Пример проработки структуры служебного письма, в котором поднимается проблема больших финансовых расходов на набор текста.

1. Предмет = Расходы, связанные с набором текстов.

2. Вопрос = Являются ли они слишком высокими?

3. Ответ = Да.

4. Ситуация = Расходы на наборные процессы являются основной составляющей общих расходов.

5. Развитие Ситуации = Неизвестно, является ли их доля в общей сумме расходов завышенной, но не исключено, что неконкурентоспособность обусловлена именно этим.

Вопрос (2) = Можно ли их снизить?

Ответ (3) = Да, можно.

6. Новый Вопрос = Как?

7. Главный Уровень = Исключить ненужные этапы в процессе набора и поднять зарплату исполнителям до уровня конкурентов.

Метод помогает убедиться в том, что вы знаете, на какой вопрос требуется ответить. На размер вводной части влияет осведомленность читателя об описываемом предмете. Чем больше информации у аудитории об объекте повествования, тем короче может быть введение.

Когда автор не знает главный вопрос или основную мысль рассказа, можно выбрать метод изложения снизу вверх. Для этого необходимо перечислить все идеи, которые вы хотите высказать в документе, выстроить между ними связи и сделать вывод.

Автор дает еще несколько советов по написанию текста по принципу пирамиды:

1. Начинайте подавать информацию, используя метод «сверху вниз». Он отнимает больше времени на анализ, но дает уверенность в оптимальной структуре и логике документа.

2. Никогда не пренебрегайте вводной частью. Если вы сразу выскажете основную мысль, то можете быть уверены, что читатель понимает вас, концентрируется на раскрытии темы.

3. Во введении обозначьте всю предысторию, но не вдавайтесь в рассуждения. Передайте все факты, которые послужили основой для главной идеи текста, а подробности раскройте на следующих ступенях.

Дедукция и индукция: отличия

Для большинства людей свойственно дедуктивное мышление, поэтому для автора естественно стремление изложить мысли в порядке их появления. Но на письме высказывать идеи лучше индуктивным способом.

Текст, написанный с помощью дедукции, заставляет аудиторию воспроизводить ваш мыслительный процесс с самостоятельным выстраиванием связей. Более удобен для восприятия индуктивный метод. В этом случае читатель начинает с главной задачи «как», постепенно переходя к следующему вопросу «почему».

Основа умозаключений – оценка идей и установление логической взаимосвязи между ними. Знакомство с методами дедукции и индукции позволяет отличить рассуждения от простого перечисления фактов.

Не забывайте, что:

□ в текст необходимо вносить только ту информацию, которая поясняет или доказывает утверждение на более высоком уровне;

□ переходить на более важную ступень можно только тогда, когда все данные на предыдущем этапе связаны между собой дедуктивно или индуктивно.

Логика в рассуждениях

Установление логической последовательности

Золотое правило № 3 гласит, что идеи группы всегда выстраиваются в логической последовательности. Это залог того, что все элементы связаны между собой, и ни один из них не забыт.

Дедуктивное доказательство не вызывает затруднений в установлении закономерного порядка, он определяется самой его системой. Индуктивное изложение требует от автора самостоятельного выбора очередности.

Выделяют три вида индуктивной расстановки идей:

□ Хронологическая последовательность. Метод предполагает первичное определение цели, затем описание действий для ее достижения.

□ Структурная последовательность. Способ пригодится, если документ необходимо составить на основании структуры определенной отрасли или фирмы. Когда требуется проанализировать точки роста или причины успеха компании, представьте ее структуру, после чего найдите факторы развития и положительных результатов в каждом элементе.

□ Сравнительная последовательность. Вариант применяется, когда необходимо исследовать небольшой круг проблем, которые имеют общий признак. Метод не предполагает решения других вопросов.

Если ни одна из очередностей не применима к документу, либо между идеями нет связи, либо вы не смогли их обнаружить, ваши рассуждения неверны. Попробуйте их пересмотреть и проверить на соответствие правилам.

Обобщение сгруппированных идей

Детального рассмотрения требует еще одно золотое правило: идеи на любом уровне должны обобщать убеждения, сформулированные ниже, так как извлекаются непосредственно из них. На завершающем этапе мыслительного процесса человек суммирует сгруппированные мысли.

При дедукции прийти к итоговому суждению несложно: необходимо только подвести вывод для всей цепочки, опираясь в основном на ее последний элемент. Если перед вами группа размышлений, составленная индуктивным способом, главная задача утверждения – в поиске связи между составляющими.

Часто публика сталкивается с незавершенным рассуждением, в котором отсутствует логический вывод. Такое повествование сбивает с толку и мешает формированию полного понимания текста. Важно всегда уделять внимание подведению итога, подытоживающего предыдущие рассуждения.

Не используйте пустых размышлений, они не заинтересуют читателя и не заставят сосредоточиться на проблеме, а только спутают мысли и оставят от документа ощущение незавершенности.

Джон Уэйн считает, что он имеет полное право описать биографию Сэмюэла Джонсона в силу трех причин: одинаково несчастное детство, проведенное в Стаффордшире; одинаковое оксфордское образование; одинаковые литературные предпочтения.

«В силу трех причин» в приведенном примере – и есть пустое утверждение, которое делает дальнейшую информацию сложной для понимания. Продолжение предложения раскрывает критерии, по которым один герой похож на второго. Поэтому обобщающая фраза «потому что они похожи» была бы более логичной.

В работе над текстами часто приходится перечислять события, действия, меры, которые необходимы для достижения определенного результата. Установить взаимосвязь между ними и выдать общий признак не всегда просто. Алгоритм решения подобных проблем:

1. Точное и лаконичное описание каждого пункта рекомендаций. Прежде чем изложить действия, представьте, в какой последовательности их необходимо выполнять, а затем запишите предполагаемый итог.

2. Разделение мер на главные и вспомогательные категории. Главные события реализуются прежде, чем все остальные. Вспомогательные приемы необходимы для осуществления главных. Обратите внимание на классификацию предметов, не переусердствуйте с методологическими приемами.

3. Итог работы – обобщение всех перечисленных мер. Это самый сложный пункт для выполнения, но задача облегчается, если предыдущие шаги выполнены правильно.

Нельзя надеяться, что читатель сам поймет принцип объединения, и бездумно включать в группы несколько идей. Высказывания должны иметь единую мысль, которая отображает их взаимосвязь. Прежде чем составлять документ, найдите этот общий признак.

Наиболее популярные принципы объединения идей:

□ приуроченность к одному субъекту или описание одного действия;

□ указание на один объект или на одно утверждение.

Логика в решении проблем

Длинные проблемно-ориентированные документы составляются по принципу пирамиды, так как она позволяет повысить эффективность исследования и поиска решения проблемы. Логическая последовательность написания текста выглядит следующим образом:

1. Определение проблемы.

2. Структурирование анализа и сбор информации.

3. Анализ и поиск решения вопроса.

4. Подготовка письма на основе пирамиды рассуждений.

Определение проблемы

Проблема – разница между действительностью и тем, что вы хотите иметь. Это результат текущей ситуации, представленной взаимосвязанными причинами или обстоятельствами. Решение задачи невозможно без определения причин расхождения между реальностью и желаниями. Также нужно определить меры для устранения различия.

Определите структуру проблемы, разбив ее на элементы:

□ Область, в которой возникла проблема – отправная, начальная точка.

□ Действие, которое нарушило равновесие (внутреннее или внешнее событие, повлиявшее на стабильность).

□ P1 (итог, который есть в реальности – нежелательный результат).

□ P2 (желание – исход, к которому вы стремитесь).

Перечисленные выше пункты дают четкое понимание проблемы и ее описание. После определения задачи перейдите к вопросу и запишите возможные способы решения. Поиск необходимого ответа сводится к анализу, нахождению причин возникшей трудности и оценке возможных вариантов для ее устранения.

Структурирование процесса анализа

Сбор информации в хаотичном порядке и отсутствие анализа полученных данных в самом начале создает много лишней работы по обработке в будущем. Структурированный процесс получения материала оптимизирует работу. В этом поможет модель исследования, организующая процесс оценки.

Любая сфера, любой процесс имеют четкую структуру. Это система, состоящая из различных элементов, каждый из которых выполняет свою функцию. Если вы изобразите на листе бумаги, как система функционирует или должна функционировать, то полученный рисунок поможет вам определить вопросы, на которые вы должны ответить для установления причин имеющейся проблемы.

Схема исследования визуально показывает процессы в анализируемой области и помогает найти действия и события, которые станут основой рассуждения. Рисунок – эффективный инструмент, позволяющий находить слабые звенья и стороны, определять вопросы, которые помогут в поиске причины неудовлетворительного исхода. Порядок действий:

1. Изображение связей между структурными элементами в пределах системы.

2. Установление причинно-следственных связей.

3. Поиск и классификация вероятных причин возникшей сложности.

4. Сбор дополнительной информации для подтверждения или опровержения найденных источников проблемы.

Следующий этап анализа – подготовка материала, который укажет на правильность или ошибочность вашей гипотезы о причинах неудачи и на возможные способы решения.

В предложенной модели исследования за основу взят системный подход. Он эффективно помогает в выявлении главного вопроса, предлагает варианты ответа, облегчает процесс составления документа, заранее задавая логику и выстраивая пирамиду размышлений.

Логика в презентациях

Принцип пирамиды – полезный инструмент при составлении материала для презентации и докладов. Он помогает облегчить восприятие текста и повышает наглядность информации.

Структурность идей в длинных докладах можно отобразить несколькими способами форматирования текста. Наиболее популярные варианты:

□ выделение структуры документа с помощью иерархии заголовков;

□ выделение главных утверждений, использование нумераций;

□ индексационная нумерация идей;

□ выделение утверждений в отдельный блок;

□ маркированные списки.

Вы можете выбрать любой способ форматирования, если он выполняет главную функцию – упрощает восприятие текста. Структура документа составляется с учетом отображения хода ваших мыслей, а переход от одной группы идей к другой оформляется связующими фразами.

Читатель должен понимать смысл обращения даже после беглого знакомства с документом. Этого можно добиться, используя несколько принципов:

1. Выдерживайте логику модели «вопрос – ответ». Ответы на вопросы текущего уровня должны быть расположены на ступени ниже. Схема не предполагает использование обширных комментариев и изысканных высказываний, они только вредят прозрачности логики. В заключительных и вводных абзацах раздела автор может перечислить исходные данные или необходимые пояснения.

2. Четко формулируйте утверждение. Не используйте более 30 слов для его обозначения, иначе будет сложно уловить нить размышления. Главную мысль лучше обозначить в 10 слов, дополнив ее максимум одним субъектом и предикатом.

3. Утверждение должно строиться на дедуктивном или индуктивном методе, а не представлять собой обычное перечисление идей. При этом дедуктивная цепочка должна включать максимум четыре элемента, а индуктивная – пять. Если правило нарушается, вы где-то упустили возможность объединения в группу.