Текст книги "Адаптация в коллективе, или Как грамотно себя зарекомендовать"

Мазилкина Елена Ивановна, Паничкина Галина Георгиевна
Адаптация в коллективе или Как грамотно себя зарекомендовать

Предисловие

Подбор и прием на работу представляет собой довольно длительный и дорогостоящий процесс. К первому дню работника компания уже затрачивает на него значительные средства. Поэтому компания заинтересована, чтобы принятый сотрудник не уволился через несколько месяцев. Однако, как показывает статистика, большинство работников покидает организацию в течение трех первых месяцев. Основные причины ухода – несовпадение реальности с ожиданиями, сложность интеграции в новую организацию. Зачастую новичок приходит в организацию, а его рабочее место не подготовлено и новичкам предоставляют право «выплывать» самим.

Подобный опыт может объяснить высокую текучесть кадров в первые месяцы работы и причины, по которым новый сотрудник может испытывать чувство отчуждения и занять негативную позицию по отношению к организации с первого дня работы. Если новые сотрудники предоставляются сами себе, то организация не может влиять на то, что они случайно узнают, и потеряет возможность сформировать у них положительное отношение к работе и преданность традициям.

Облегчить процедуру вхождения сотрудников в организацию призваны процедуры адаптации.

Глава 1. С чего начинается адаптация

Тот, кто воображает, что может обойтись без других людей, очень ошибается, но тот, кто воображает, что без не могут обойтись люди, ошибается еще больше.

Ф. Ларошфуко.

1.1. Необходимые документы

Всем известна фраза, что «театр начинается с вешалки». Так и ваша трудовая деятельность в любом коллективе начинается с предоставления потенциальному работодателю необходимой информации о вас как о специалисте, в котором они испытывают острую потребность. К документам, содержащим подобную информацию можно отнести резюме, автобиографию и характеристику с прежнего места работы. Наиболее распространенной практикой считается применение резюме.

Резюме – это документ, содержащий сведения биографического характера, который предоставляет лицо при трудоустройстве.

Его задачей является заинтересовать потенциального работодателя в вашей кандидатуре. В нижней части листа можно сделать пометку, что остальную информацию вы готовы представить по требованию или предоставить на собеседовании.

Классическая форма резюме имеет следующую структуру:

– наименование вида документа– РЕЗЮМЕ;

– дата;

– фамилия, имя, отчество;

– почтовый адрес претендента;

– телефон;

– текст;

– подпись.

Креативная форма резюме может выглядеть следующим образом:

Цель – сформулируйте, на какую должность вы претендуете, на каких стартовых условиях? Почему именно вам потенциальный работодатель должен сделать предложение о работе в компании?

Анкетные данные – семейное положение, контактная информация.

Образование — среднее, высшее, неоконченное высшее.

Основное образование: дата поступления и окончания, название ВУЗа, специальность.

Дополнительное образование: дата поступления и окончания, название ВУЗа, специальность.

Трудовая деятельность (начиная с последнего места работы):

– дата приема и увольнения;

– полное название и профили деятельности компании;

– занимаемая должность с указанием подразделения;

– описать основные функции и задачи подразделения;

– указать основные обязанности на занимаемой должности;

– перечислить и описать ваши основные достижения, указать проекты и задания которые вы выполняли и за которые вы отвечали, приведите примеры состояния дел на момент вашего прихода и вашего ухода;

– причина смены места работы.

Рекомендации – предоставляются по усмотрению.

Личные качества – трудолюбие, творческий подход к делу, пунктуальность, обязательность, ответственность и т.д.

При составлении текста вам необходимо учесть, что его излагают по разделам:

– цель резюме – место, на которое претендует составитель;

– образование – сначала указывают высшее образование (оконченный вуз и полученную специальность), затем перечисляют в обратном порядке виды образования до года окончания школы;

– трудовая деятельность – места указывают с настоящего времени до момента окончания школы, в обратном порядке;

– специальные знания – умение работать на компьютере, знание иностранных языков;

– семейное положение.

Грамотно составленное резюме должно отвечать нескольким требованиям:

– точность – все, что изложено в резюме, должно соответствовать заявленной должности и требованиям к данной вакансии;

– лаконичность – резюме должно занимать одну страницу;

– структурированность – если резюме написано сплошным текстом его трудно читать;

– дизайн – резюме необходимо хорошо оформить;

– оформление – оформляют резюме на бумаге хорошего качества.

Альтернативой резюме может служить автобиография.

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиографию пишут собственноручно, в произвольной форме, без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности.

Структура автобиографии может быть представлена в следующем виде:

– наименование вида документа – АВТОБИОГРАФИЯ;

– текст;

– дата;

– подпись и расшифровка.

В тексте автобиографии следует отразить образование, начало трудовой деятельности, причины перехода на другую работу, награды и поощрения, семейное положение, домашний адрес.

Если работодатель будет заинтересован в вашей характеристике с предыдущего места работы, в ваших интересах иметь положительную характеристику, иначе вашей репутации будет нанесен непоправимый ущерб. Даже ваш безупречный внешний вид и дипломатичное поведение во время собеседования не смогут исправить положение.

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт работника и отражает мнение администрации о нем. Характеристику составляет администрация по просьбе работника, по запросу других организаций или по инициативе работника. Оформляют на стандартном листе бумаге в свободной форме.

В структуру характеристики входят:

– наименование вида документа – ХАРАКТЕРИСТИКА;

– текст;

– подпись;

– дата;

– печать.

Текст характеристики состоит из двух частей:

– вводной, в которой указывают фамилию, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

– основной, в которой описывают деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения. Подпись заверяют печатью.

1.2. Собеседование

Если первый этап вами был успешно пройден, вас пригласят на собеседование.

Собеседование – это личная беседа претендующего на вакантную должность с самим работодателем или его представителями.

Ваша цель участия в собеседовании – произвести положительное впечатление на потенциального работодателя, как своими ответами, так и вопросами, которые вы будете задавать по ходу его проведения. Этим вы продемонстрируете свою заинтересованность и покажете, что пришли не только узнать, что смогут предложить вам, но и продумали заранее, чем вы можете быть полезны.

К собеседованию следует хорошо подготовиться. Для этого необходимо заранее собрать информацию об организации, в которой предстоит собеседование. Выясните все, что можете об организации. Прочитайте любые сообщения и брошюры, которые сможете найти. Выясните, имеется ли Веб-страница в Интернете. Попробуйте войти в контакт с кем-то, кто там работает. Не считайте собеседование испытанием, считайте его возможностью. Работа проводящего собеседование – нанимать людей, нужных организации и вы должны его убедить, что вы относитесь к их числу.

Прежде чем войти в дверь для прохождения собеседования, удостоверьтесь, что знаете правильное произношение организации, профиль ее деятельности, является она национальной, международной или региональной. Если это возможно, то посетите офис до собеседования. Выясните сколько времени нужно, чтобы добраться до работы, где можно припарковаться и как найти кабинет человека, с которым необходимо встретиться. Это уменьшит беспокойство в день собеседования и укрепит уверенность, а также даст возможность увидеть, как одеты другие сотрудники. Выясните, имеет ли организации кодекс одежды, поскольку у вас есть только один шанс произвести приятное впечатление. В день собеседования распланируйте свое время. Лучше прийти на собеседование на несколько минут раньше, что позволит вам в дальнейшем сориентироваться. Представьтесь регистратору или секретарю, скажите, что вам назначена встреча, и спросите куда вы можете повесить свое пальто. Если вас не встретил секретарь, постучите в дверь, прежде чем войти. Четко представьтесь. Не стоит проходить собеседование с пальто на коленях. Если вас направили в кабинет, подождите у двери, пока вас не пригласят войти, а затем целеустремленно входите. Если вам при этом протягивают руку – пожмите ее. Не садитесь, пока вам не предложат сесть. Садитесь прямо, полностью опираясь на спинку стула. Поставьте свой портфель или сумку на пол около стула, положите свои папки, если они есть, на колени. Не комкайте носовой платок в руках и не прижимайте судорожно сумочку к груди. Удерживайтесь от искушения брать какие-либо предметы со стола и постукивать ими о столешницу. Чем спокойнее и увереннее вы будете себя вести, тем больше ваши шансы трудоустроиться. Лучшая стратегия поведения – сидеть прямо и смотреть собеседнику в глаза.

Работодатель вправе задать любой вопрос, поскольку его основная задача получить как можно больше информации о претенденте и не сделать ошибки при выборе кандидата на должность. А уж отвечать на вопрос или нет должен решить сам собеседник. Не стоит избегать прямоты и откровенности и сразу обговорить все нюансы, чем это делать после принятия на работу.

Среди задаваемых вопросов могут быть следующие:

1. Почему вы ищите работу?

Позволяет определить скорость реакции претендента и его скрытые мотивы. Если претендент реагирует на подобный вопрос раздраженно, это является признаком неустойчивой нервной системы? Вам нужен такой сотрудник?

2. Почему вы обратились именно к нам?

Вопрос дает возможность определить, как претендент узнал о вакансии: из объявления в газете или от знакомых (родственников).

3. Какие у вас были достижения на прошлой работе?

Отражает степень работоспособности и увлеченности своим делом.

4. Почему мы должны принять на работу именно вас?

Вопрос позволяет определить самооценку претендента.

5. Что вас не устраивало в предыдущей работе?

Помогает выяснить степень болтливости и порядочность претендента.

Во время собеседования работодателю рекомендуется поддерживать «контакт глазами» и следить за мимикой претендента. Это позволяет определить, насколько собеседник откровенен.

Практически в каждой организации есть люди, приближенные к руководителю. Таким работникам многое прощается, многое поощряется в то время как с других сотрудников спрашивается строже. Но всегда следует помнить, что не всегда в начале свей карьеры хороший работник был таковым. Нужно время, чтобы стать хорошим специалистом. Многому начинающий специалист учиться у своего руководителя. Из чего можно сделать вывод, что хороших специалистов можно воспитать в организации (о чем разговор пойдет далее).

Будьте готовы ответить на «вопрос – ледокол», который предназначен для того, чтобы начать беседу. Например – Вы легко смогли нас найти? У вас не возникло проблем с транспортом?

Отвечать на подобные вопросы следует кратко, не прерывая говорящего, смотря во время разговора ему в глаза.

После вопроса – ледокола и обычных вопросов о вашей базовой подготовке, опыте и образовании вам могут быть, а скорее всего будут заданы вопросы – эссе. Не стесняйтесь продать себя и будьте готовы поговорить о ваших достижениях, интересах и хобби. Отвечайте активно, избегайте неопределенных вопросов и будьте позитивны. Будьте готовы отвечать на вопросы личного характера. Если вы сочтете вопрос некорректным, спросите, имеет ли отношение к работе. Если вас кому-то представят, приложите все усилия, чтобы правильно услышать и запомнить имя человека. Не браните своего предыдущего начальника, коллег по работе.

На собеседование лучше одеваться более официально. Избегать экстравагантных драгоценностей, тесных брюк и коротких юбок. Не стоит пользоваться парфюмерией с резким ароматом. Одежду для собеседования следует подготовить с вечера. Женщинам рекомендуется надевать на собеседование костюм (допускается брючный).

Если работодатель встал, это является знаком, что визит окончен. После окончания собеседования поблагодарите за уделенное время.

1.3. Ваш первый день на работе

Первый рабочий день самый важный и самый сложный с психологической точки зрения. От того, как вы себя в первый день поведете, будет зависеть, как будут складываться ваши отношения с коллегами в дальнейшем. Уместно вспомнить народную пословицу «мягко стелет – да жестко спать». В данном случае она хорошо отражает, каким должно быть ваше поведение в новой организации в первое время, а оно должно быть в высшей степени дипломатичным.

В первый рабочий день руководитель обязан представить коллективу его нового члена. Далее опытные сотрудники должны ввести нового коллегу в курс дела. Нельзя отрицать тот факт, что есть люди, испытывающие удовольствие при виде мучений нового сотрудника. Ваша задача доставить им как можно меньше удовольствия. Однако и новый сотрудник не должен при любом затруднении отвлекать коллег от их собственных дел. У каждого есть свои обязанности, поэтому не стоит постоянно дергать кого-то, мешая ему работать. Старайтесь быть наблюдательным и берите на заметку, как остальные решают те или иные проблемы.

Каким бы высоким профессионалом вы ни были, хорошие отношения с людьми в коллективе играют не последнюю роль. К новичку в коллективе сначала будут присматриваться и даже могут относиться пристрастно. Сразу же покажите, что вы пунктуальны – не опаздывайте на работу и не покидайте рабочее место до окончания рабочего дня. Не слоняйтесь без надобности по комнатам. Если вы в числе первых вошли в лифт на первом этаже и вам нужно выйти на одном из нижних, встаньте возле двери в углу и позвольте другим занять пространство кабины позади вас. Если вы находитесь рядом с панелью управления, нажмите соответствующую кнопку, чтобы держать двери открытыми, пока не войдут все; потом нажмите кнопки необходимых этажей.

В первые дни от вас требуются дружелюбное приветствие и короткие вежливые и доброжелательные контакты. Такое начало рабочего дня помогает забыть домашние проблемы, преодолеть тягостные впечатления от транспортных неудобств, легче войти в нормальное рабочее состояние. Не следует вводить нового сотрудника в хитросплетения личных отношений между некоторыми членами коллектива. Форма обращения всех сотрудников организации зависит от традиций и от личных симпатий каждого, однако не принято обращаться к кому-либо по фамилии.

Воспитанные люди всегда интересуются делами своих коллег. Их успехи должны искренне радовать, а неудачи огорчать. Личные обиды, симпатии и антипатии не должны сказываться на деловых отношениях с коллегами. Не следует надоедать сослуживцам рассказами о своих заботах и личных неприятностях. Особо следует сказать о взаимоотношениях противоположного пола. Мужчины не должны забывать, что даже на службе женщина остается женщиной. В присутствии женщин мужчины не должны допускать нецензурных выражений.

Рабочее место сотрудника также может многое рассказать о нем. Воспитанный человек никогда не заставит окружающих любоваться беспорядком на своем столе. Не следует заниматься макияжем на рабочем месте, тем более, если в комнате находится несколько человек. Не рассматривайте бумаги на чужом столе, ничего не ищите там. Не ведите долгих личных разговоров по служебному телефону недопустимо и не прислушивайтесь к чужим телефонным разговорам.

Если кто-то подходит к вам, немедленно уделите этому человеку внимание. Постарайтесь вспомнить его имя, тихо повторив его про себя. Если вы не уверены в имени, попросите человеку сразу же назвать его. Слушайте все, что вам говорят, выделяя особо интересное, чтобы продолжить разговор. Если в разговоре нет ничего интересного, попытайтесь уцепиться хоть за что-то. Если кто-то представляет вас, посмотрите сначала на того, кому вас представляют, а потом на того кто представляет. Единственным допустимым физическим контактом в мире бизнеса является рукопожатие. Мало внимания уделяется рукопожатию, хотя практически оно является универсальным и к тому же весьма важным для восприятия.

Доброжелательное рукопожатие крепкое, но безболезненное; сопровождается взглядом в глаза и улыбкой; осуществляется правой рукой; длиться не более двух – трех секунд. Не нужно пожимать руку все время, пока вас представляют и использовать рукопожатие, чтобы притянуть человека к себе.

Рукопожатие необходимо выполнять в следующих ситуациях:

– если другой человек протягивает вам руку;

– если вы встречаете кого-либо;

– если вы приветствуете гостей или хозяйку дома;

– если вы возобновляете знакомство;

– если вы прощаетесь.

Во время беседы необходимо не только внимательно слушать, но и выглядеть внимательно слушающим. Это достигается при помощи языка тела. Смотрите на говорящего, слегка наклонившись вперед.

В ходе беседы:

– не сутультесь, но и не стойте «по стойке смирно»;

– не складывайте руки на груди;

– не рассказывайте длинные скучные анекдоты;

– не играйте роль;

– не смотрите, как другие люди перемещаются по комнате, в то время как кто-то говорит с вами;

– не переполняйте свой разговор непонятными и загадочными словами.

В полном конкуренции мире бизнеса недостаточно быть вежливым. Нужно быть готовым к управлению кризисными ситуациями, личными конфликтами, критикой и другими проблемами, когда люди собираются в одном месте для выполнения какой-либо работы.

Если вы являетесь руководителем и согласно своей должности должны координировать работу подчиненных, может случиться так, что кто-то выполнит свою работу ненадлежащим образом. В таком случае не избежать критики. Однако и здесь следует обратить внимание на несколько правил:

– критикуйте только наедине и не в коем случае не при свидетелях;

– критикуйте проблему, а не человека;

– говорите конкретно;

– цель критики – улучшить работу, а не уничтожить доверие.

Воспринимая критику, не изворачивайтесь и не прячьтесь. Если критика необоснованная, вы имеете право сказать об этом, но только спокойно. Если критика переходит в нанесение личной обиды, не отвечайте тем же.

Воспитанный человек всегда отметит, что коллега сегодня выглядит очень хорошо. И «костюмчик сидит» и улыбка сияет на его лице. И снова, прежде чем сделать комплимент, вспомните о правилах:

– будьте искренним;

– будьте конкретным;

– комплименты нужно говорить вовремя;

– не делайте сравнений.

Принимая комплименты:

– просто скажите «спасибо»;

– не скромничайте и не говорите что-то вроде: «О, это был пустяк»;

– не говорите, что вы могли бы сделать еще лучше при большем количестве времени;

– не модернизируйте комплимент со своей стороны.

Будьте внимательны к коллегам, сходите за лекарством, если это необходимо. Если кто-то долго болеет, позвоните ему или навести. Постарайтесь влиться в коллектив. Если на работе принято пить чай или кофе, поздравлять с днем рождения, участвуйте во всех мероприятиях, помогайте в их организации, вносите деньги. Тем, кто собирает деньги на подарок имениннику, не следует настаивать, если кто-то из коллег отказывается сдавать деньги. В ответ на поздравления обычно предлагается угощение, однако нежелательно устраивать слишком пышных торжеств на рабочем месте. Не старайтесь поразить окружающих своей щедростью и кулинарными талантами.

Практикум

Цель: научиться правильно определять и практически демонстрировать навыки и характеристики, которые требуются для успешного устройства на работу.

В группе формируется отборочная комиссия (из трех человек). Члены комиссии объявляют о конкурсном наборе в персонала во вновь создаваемый филиал престижной фирмы по производству и сбыту компьютерного оборудования. Каждому кандидату дается на выступление 5 минут на подготовку и 10 минут на выступление.

В своем выступлении кандидат должен:

– охарактеризовать мотивы, побудившие его принять участие в конкурсе, объяснить свой выбор конкретной группы;

– продемонстрировать профессиональную компетентность;

– рассказать о том, что нового и полезного он может принести фирме.

Отборочная комиссия оценивает кандидатов в специальных карточках по пятибалльной шкале. Набравший наибольшее количество баллов, объявляется победителем.