Текст книги "Слайдхаки. 84 рабочих приема для лучших презентаций"

13. Когда отчитываемся

Опытный менеджер/консультант знает: отчет = работа. Как отчитался – так тебя и оценили.

У слайдинга для отчетов есть особенности.

Во-первых, всегда важно понимать, перед кем ты отчитываешься (клиент, босс, босс босса…) и что их интересует. Попал слайдами в их интересы – продал идею, получил бюджет, выиграл контракт, ускорил свою карьеру.

Во-вторых, чем выше уровень человека, перед которым ты отчитываешься, тем меньше будет/должно быть времени и слайдов на отчет. Так, если вы на заседании совета директоров, у вас будет от 5 до 10 минут. Ваш непосредственный руководитель для того, чтобы заслушать ваш отчет, может выделить от 30 минут до часа.

Помним: старше руководитель/клиент – хуже зрение. Поэтому делаем слайды крупнее.

Теперь рекомендации по оформлению слайдов для отчетов. Большинство отчетов – это баррикада из таблиц, графиков и цифр, за которыми спрятан основной вывод.

Со школы нас учат писать так: вступление – основная часть – вывод. С отчетами это работает плохо. Попробуйте по-другому: вывод – вступление – основная часть (подробности).

Предлагаем два варианта отчетов «по-новому» в зависимости от вашей ситуации.

1. Показатели в норме, и мы хотим, чтобы начальство или клиент это оценили.

Размещаем новость о результате/победе на первом слайде – сразу. Например: «Мы это сделали! Отчет о внедрении Битрикс24» или «И снова перевыполнение. +12 % к напряженному плану».

На следующих слайдах подробно объясняем свои достижения, хвастаемся и гордимся, показываем «план-факт».

Во второй половине презентации размещаем подробности, которые для читателя/слушателя второстепенны: дополнительная статистика и сведения.

2. Не достигли нужных показателей, объясняем причины и предлагаем меры.

Показываем план, который был установлен, и полученный результат. Объясняемся. Рассказываем, почему не удалось выполнить план. Переводим стрелки, валим все на форс-мажоры . Предлагаем меры по исправлению ситуации.

14. Последний слайд

Он трудный самый. Когда вы его показываете, слушатели решают, будут ли они покупать или принимать нужное вам решение. Но лютое количество презентаций заканчивается «за упокой»:

● Надеемся на многолетнее*/плодотворное/взаимовыгодное сотрудничество.

* Люблю играть словами. Работал с компанией, которая производила и продавала снегоуборочную технику. Предложил им использовать слова: «Уверены в многозимнем сотрудничестве». И им понравилось. И клиентов цепляло

● Спасибо/благодарим за внимание

● Контактные данные

● А теперь вопросы

● Конец

Некоторые вообще умудряются закончить презентацию без последнего слайда.

Помните, что мы начали книгу с того, что вы хотите убедить читателя/слушателя совершить нужное действие. Всей вашей презентацией вы подводите его к этому. А сейчас апофеоз. Чтобы его не завалить, рекомендуем учесть следующее.

Главное правило последнего слайда:

Например:

● Прошу выделить ресурсы.

● Давайте обсудим условия контракта.

● Дайте обратную связь.

● Каким будет ваше положительное решение? (Главное – улыбнуться.)

● Разрешите действовать.

● Благословите наш проект…

Обратите внимание на следующие моменты.

● Контакты. Если даете их, то укажите почту и телефоны, включая мобильные; напишите, в каких мессенджерах с вами можно связаться (лучше иконками). Пишите крупно, так легче записать или сфотографировать. Еще лучше вынести контактные данные в QR-код.

● Карта проезда и время работы. Если нужно, чтобы клиент пришел или приехал к вам на встречу, дайте полную информацию. Сделайте скрин с картой проезда, дайте ссылку на Яндекс. Карты, Google Maps или 2GIS, подскажите, где лучше припарковаться, где точно работают эвакуаторы. Для этого можно использовать и видео.

Один из наших клиентов сделал так: отправил секретаря к выходу из метро и попросил вернуться в офис, снимая дорогу на телефон. Видео в ускоренном формате в виде ссылки размещено на сайте и последнем слайде презентации.

И про рабочие часы. То, что вы работаете с 10 до 19, для клиента лучше подать так: «Ждем вас с 10:15 до 18:30». Положа руку на сердце, многие опаздывают. И вряд ли ваши сотрудники будут рады увидеть клиента в 18:55.

● Ссылка на сайт. Если читатель должен зарегистрироваться на вашем сайте, покажите сам сайт и раздел, в котором происходит регистрация. См. главу 44 «Мокап».

● Фотография. Если используем фото контактного лица, то оно должно быть деловым, в офисной одежде и с приветливым выражением лица. Обратите внимание на разрешение изображения, особенно когда презентация отправляется по почте.

Мы отдельно обсудим тему фотографий в главе 60 «Изображения в помощь», а сейчас несколько табу для фотографии контактного лица. Фу-фу-фу:

○ на фоне ковра

○ фото с отдыха

○ спортзал

○ с другими людьми

○ не деловая одежда

○ фото в маске (тренд-2021)

Вам кажется, что мы сгущаем краски? Вовсе нет. Бывало и хуже. Золотые цепи, майка-алкоголичка, фото в стиле Tinder…

● Кнопка с действиями. Актуально для почтовых презентаций (напоминаем: это те, которые отправляются по почте или в мессенджерах). Получатель нажимает кнопку на последнем слайде и переходит на сайт за один клик. Кнопка может называться «подписаться», «заполнить спецификации», «смотрите отзывы клиентов». Подробнее расскажем об этом в главе 66 «Гиперссылка».

● QR-код. Загрузите презентацию или дополнительные материалы в облако и дайте ссылку в виде QR-кода. Читатель скачает презентацию прямо в конце выступления. Один из сервисов, которым мы активно пользуемся и рекомендуем, – flowсode.сom

Каким бы ни был последний слайд – продающим или сильно продающим, – сделайте его позитивным. Перефразируя известное выражение «Когда клиент смеется, он проще расстается с деньгами», можно сказать: «Когда слушатель смеется, он проще принимает нужное вам решение».

Пошутить в конце будет уместно даже на самом серьезном совещании. На самом высоком уровне. Президенты это делают – и мы можем.

15. Промежуточный финиш

Иногда сложно угадать точный тайминг выступления. Например, вас попросили выступить на онлайн-форуме, дали 30 минут – но вас гложет предчувствие, что не будет у вас получаса, срежут в последний момент до 20 минут.

Или вы выступаете перед потенциальным клиентом – и тут вообще непонятно, как ситуация обернется. То ли вы сможете говорить 10 минут, то ли вас остановят в любой момент, то ли вы понравитесь и вас с удовольствием будут слушать и дальше.

В этих случаях поможет прием «промежуточный финиш».

Например, вы делаете 100 слайдов. На всякий случай предусматриваете промежуточный финиш где-то на слайде 70–75. И делаете так, чтобы после того, как вы покажете якобы финальный слайд, вы могли бы легко перейти к продолжению, если оно будет уместно.

Это поначалу непросто, но, потренировавшись и набив руку, вы сможете сделать это без проблем.

Помните, я говорил, что свои выступления заканчиваю словами «Пожалуйста, сделайте хоть что-нибудь»? Казалось бы, логичная концовка.

Если у меня вдруг остается время или я вижу, что организаторы и участники не против, чтобы я продолжал выступать, я быстро переключаюсь на следующий слайд, на котором заголовок «Сделайте хотя бы эти три вещи», – и начинаю рассказывать о них.

А если у меня есть время, то еще один слайд «А если все сделаете, то еще эти две».

Тут уже публика смеется и аплодирует. Конечно, такое бывает редко – но бывает.

И благодаря приему «промежуточный финиш» я готов к любому развитию событий.

На этом же приеме были построены и многие выступления Стива Джобса. Он, казалось, уже логически завершал свою презентацию о новостях и новинках Apple – и вдруг показывал слайд One more thing («И еще кое-что») и затем представлял какую-то громкую новость.

Есть еще один трюк.

Иногда спикеру приходится пропускать слайды или возвращаться к тем, которые уже обсудили. Приходится судорожно щелкать кликером или выходить из режима показа, чтобы найти нужный. Хотя это не занимает много времени, аудитория воспользуется паузой, чтобы заняться своими делами.

Мы работаем на MaсBook Pro с Touсh Bar (небольшой сенсорный экран в верхней части клавиатуры). На этом экране мы настроили показ слайдов из Keynote в миниатюре. Когда надо быстро найти или пропустить слайд, мы нажимаем на нужную миниатюру в Touсh Bar. Так не приходится прерываться на поиск.

Попробуйте использовать промежуточный финиш для того, чтобы всегда быть уверенным в тайминге.

Промежуточный финиш – спокойствие спикера.

Инструкция к Keynote

P. S. Бывает наоборот. У вас выступление на целый день, и есть основания для опасений, что вы закончите намного раньше запланированного времени. Например, должны закончить в 18:00, а последний слайд появляется в 16:45. Вот несколько способов спасти ситуацию.

● Начать подводить итоги и написать резюме на флипчарте (вообще, флипчарт – отличный способ тянуть время: пока сказал… пока написал…).

● Перейти к вопросам и ответам (если вопросов нет, их всегда можно стимулировать подарками).

● Тест. Попросите слушателей написать изложение: какие выводы сделал, что понравилось, что применю в ближайшее время.

Главное, не переживайте. 95 % слушателей будут рады, что их отпустят раньше. А с 5 % других вы можете остаться и поговорить отдельно.

16. Карта презентации

Трудно запоминать информацию, не понимая логики.

Если в вашей презентации больше 20 слайдов и вы отправляете ее по почте – размещайте карту презентации в начале: расскажите, из каких блоков она состоит, по какой логике строится. Когда читатель ухватит структуру, он не потеряется в большом количестве информации и не отключится.

Это же актуально и для выступления в больших залах, если у вас больше 50 слайдов.

Внимание: ограниченный ресурс. Один из критериев правильной презентации – можно бегло просмотреть слайды и быстро найти нужную информацию.

История из жизни: владелец крупного холдинга «нашумел» на сотрудников: они не включили важный раздел в презентацию. На самом деле этот раздел там был, но шеф его не нашел. Сотрудники обиженно оправдывались. Но каждый ковбой в прерии знает: проблемы индейцев шерифа не интересуют.

Владелец холдинга получает по нескольку презентаций в день. Просматривает их бегло: на телефоне и в перерыве между встречами. Поэтому прямая обязанность автора презентации – сделать навигацию и поиск максимально удобными.

Когда высылаете презентацию, вынесите всю ключевую информацию на один слайд. Читатель сразу понимает, какие блоки информации включены, видит, в какой последовательности их стоит читать, получает ключевые факты и цифры и может быстро перейти в нужный раздел с помощью кнопки с гиперссылкой. См. главу 66 «Гиперссылка».

Вот удачный пример, на котором вся информация имеется на верхнем уровне. В любой момент можно быстро перейти в нужный раздел.

Любой путешественник знает, что с картой добраться до пункта назначения проще и быстрее. То же и с презентацией, когда есть карта и понятный маршрут движения.

17. Экзотика

Форматы, о которых мы расскажем, хорошо подходят для тендеров, защиты проектов и продающих презентаций, на которые организаторы дают, как правило, 10–30 минут.

Организаторов можно удивить. Вам дают 30 минут на выступление, а вы просите не 30 минут, а «18, в формате TED». Или у вас будет 10 минут на выступление, а вы встречно предложите сделать презентацию в формате печа-куча (это примерно 7 минут). Или Ignite (5 минут).

TED

Формат, известный многим. Его особенность – выступление 18 минут.

Приглашение выступить на ивенты TED – подтверждение вашего спикерского профессионализма и звездности (я, Игорь Манн, выступал три раза).

Почему 18 минут?

Считается, что больше времени внимание слушателей не удержать.

ПЕЧА-КУЧА

Этот формат придумали в Японии для того, чтобы избавиться от традиционно длинных и скучных выступлений (так в Японии принято). Выступление в формате печа-куча длится всего 6 минут 40 секунд, и за это время участники видят всего 20 слайдов, которые автоматически меняются каждые 20 секунд.

Формат хорош. Спикер держит темп, картинка меняется нон-стоп. А у слушателей нет шансов оторваться от экрана.

Минусы: очень непростая подготовка. Придумать сценарий, уложить его в прокрустово ложе 20 слайдов и на каждом не держаться больше 20 секунд – это вызов.

Я выступал в таком формате три раза: один раз меня попросили, два раза была моя инициатива. Меньше полутора часов такие презентации не готовятся. А тренировка занимает еще час.

IGNITE

Формат еще более динамичный, чем печа-куча. На все про все у вас 20 слайдов и 15 секунд на каждый. Готовить такой формат непросто, но смотрят не отрываясь! Сказать «затаив дыхание» преувеличением не будет.

Я выступал на Ignite с рассказом о своем Ironman. Сделать слайды было легко: они состояли из картинок, много текста в таком формате не напишешь. Уложились за час. Зато на репетицию выступления ушло два вечера. Будут приглашать выступать в таком формате вас – учтите.

18. Сколько пользы?

Держа в голове цель вашей презентации, постарайтесь во время выступления принести как можно больше пользы слушателям.

Отправляете почтовую презентацию или выступаете в переговорной у клиента? Не продавайте сразу – дайте пользу, начните с пользы.

Выступаете на конгрессе или форуме? Дайте пользы в ваших слайдах – если можно, то в каждом.

Я, выступая на семинарах или конференциях, отфильтровываю слайды так: есть польза для слушателей – есть слайд; нет пользы – убираю слайд.

Прекрасный способ оставить самое полезное и сделать свое выступление лучшим.

Да, есть слушатели, которым бы хотелось больше шоу, – но это к другим. Ко мне за пользой. Думаю, это отличное позиционирование для других выступающих.

Как понять, что есть польза для слушателей?

Нужно знать свою аудиторию. Когда вы выступаете перед школьниками – там одна польза. Перед директорами – другая. Просто быть полезным, когда знаешь, чего ждет твоя аудитория.

Совет: если вас просят выступить перед аудиторией, которую вы не знаете, то поговорите с организаторами, спросите, что будет полезно для слушателей. Или заранее пообщайтесь с теми, кто относится к вашей аудитории. Это очень полезно.

Перед выступлением еще раз просмотрите свои слайды – и подсчитайте пользу. Можно даже вывести свой «коэффициент пользотЫ»: например, вы не выступаете, если он меньше 50 % (каждый второй слайд полезный).

Вы или сокращаете количество слайдов («режете» их), или добавляете больше пользы.

Это правильный подход.

4
Текст

19. Заголовок – это реклама слайда

Обычно заголовки большинства презентаций лишь описывают информацию на слайде, но редко сообщают что-то по сути. Это надо исправлять.

Заголовок должен стать рекламой слайда, заинтриговать слушателей, заставить их слушать и смотреть. Для этого можно использовать несколько подходов. Но главное – заголовок должен быть. Исключение, когда заголовок превращается в основную идею слайда: заголовок есть, а текста нет.

Итак, приемы создания удачного заголовка:

● Цифры

● Интрига

● Суть

● Глагол

● «Как?»

● Вывод

Теперь подробнее.

Цифры всегда привлекают внимание, поддерживают интерес к выступлению, помогают передать главное.

Интрига – без комментариев. Один из лучших способов заставить слушателя не отрываться от слайда. Самый простой способ – задать вопрос.

Умению интриговать можно научиться у авторов спам-рассылок. Вот уж кто это умеет…

Суть. Высшее мастерство создания заголовков – когда вы смогли заголовком донести основную мысль слайда.

Глагол. Наша речь построена на глаголах: он увидел, она сказала, они передали… Глаголы в заголовках задают динамику и помогают передать результат.

«Как?» В живой речи мы постоянно используем это слово. «Как это сделать?», «Как туда добраться?», «Как починить эту штуковину?». В Yandex и Google «как» используется в большинстве поисковых запросов. Это отличный прием и для заголовков.

Вывод. Большинство слайдов с графиками, диаграммами, таблицами или схемами строятся по принципу «Прочитай в заголовке, о чем слайд → изучи график/схему → самостоятельно сделай вывод». Мы же рекомендуем представлять сложную информацию на слайдах в такой последовательности: «Прочитай в заголовке вывод слайда → изучи на графике/схеме визуальное отображение того, что написано в заголовке».

А теперь давайте поговорим о неудачных заголовках. Вот что их объединяет:

● о-о-о-о-о-очень длинный заголовок;

● сложный заголовок;

● шаблонный заголовок.

Как избежать?

О-о-о-о-о-о-очень длинный заголовок. Не получается впихнуть в заголовок все желаемое? Сделайте подзаголовок.

Очень сложный заголовок слева. Прочтите заголовок слайда вслух. Если вы понимаете, что никогда не произнесете такое в живой речи, не стоит это и писать.

Шаблонный заголовок. Одни и те же заголовки слайдов кочуют из презентации в презентацию. Возьмите самые избитые варианты заголовков и представьте их под другим углом. Это отличный способ не делать презентацию «как у всех».

20. Разделяй и властвуй

Если презентация выступающего состоит из сплошного мелкого текста, это значит, что автор презентации случайно ошибся программой: хотел открыть Word или Pages, но вместо этого открыл Power Point или Keynote.

Презентация – это априори «кусочки» текста. А если информации в презентации вам нужно много, то следует разделить ее на небольшие порции. Слушателю/читателю удобнее переваривать информацию, если она разделена – и визуально, и по смыслу.

Пожалуй, самый распространенный способ разделить информацию на логические блоки в презентации – использовать списки. Каждый тезис в списке отмечают буллитами (так называются те самые «точечки» в перечнях) или другими маркерами. Например:

● Первый тезис

● Второй тезис

● Третий тезис

Если выбирать между двумя вариантами: писать сплошным текстом или разделить текст буллитами, то второй вариант, безусловно, лучше. Так слушатель сразу увидит, сколько тезисов содержится в абзаце – на сколько частей разделен текст на слайде.

Как говорит один из нас, все всегда можно сделать лучше. Поэтому, если 1) между тезисами добавить «воздуха» – вставить пустые строки и сделать свободное пространство более явным и 2) выделить главное в каждом тезисе, то слушателю будет удобнее читать текст. Он сразу увидит:

● сколько тезисов на слайде,

● главное в каждом тезисе.

Тезисы в списке чаще всего обозначают

● буллитом («точкой»).

Есть и другие способы маркировки списков:

1. цифры;

a. буквы;

тире;

встроенные (штатные) изображения;

«свои» изображения.

Однако делить текст на слайде при помощи списков и маркеров – это не самый удачный способ. Несмотря на то что он самый распространенный.

Более удобный для восприятия информации способ – разделение текста на самостоятельные блоки (колонки).

Деление текста на небольшие горизонтальные или вертикальные блоки позволяет уйти от чрезмерно длинных строк и рационально использовать место на слайде.

Улучшить визуальное восприятие информации, разделенной на блоки, также помогают:

● заголовки;

● иконки;

● геометрические фигуры.

ЗАГОЛОВКИ

Если каждому блоку дать собственный заголовок и написать его крупно, слушатель сможет прочитать только их и сразу понять, о чем идет речь.

ИКОНКИ

Если рядом с каждым блоком вставить иконку по теме блока, то она позволяет быстро задать нужный контекст.

ГЕОМЕТРИЧЕСКИЕ ФИГУРЫ

Каждый блок можно визуально отделить от других прямоугольником. Или использовать прямоугольник для акцентирования внимания на подзаголовках.

21. Приправа

Кейсы, истории, авторские примеры, анекдоты – это как приправа к блюду. Даже умело приготовленное блюдо, но без специй и пряностей, – это не то. Хорошо, когда выступление поддерживается опорной картинкой, цифрой или словом.

Например, на слайде только одна цифра восемь. Представили? Вы, спикер, теперь можете рассказывать о том, как ваша команда увеличила оборот вашего клиента в восемь раз.

Или на слайде изображен коробок спичек.

Вы рассказываете о том, как важно вовремя запустить в компании процесс инноваций. Кто был на моем выступлении, то должен был слышать эту историю.

Или анекдот к месту.

Например, вы оговорились – причем так серьезно, что даже обидели кого-то этим в аудитории. Вы быстро реагируете: «Простите, пожалуйста. Прямо как в анекдоте про психологию получилось. Хотел сказать: „Дорогая, передай мне, пожалуйста, соль“ – а вырвалось: „Сука, ты мне всю жизнь испоганила“».

Аудитория смеется, вы продолжаете выступление – и поверьте, все забывают о вашей оговорке, но помнят анекдот.

Собирайте истории – свои, чужие.